Образец письма в налоговую

Образцы писем в ифнс

ИФНС требует: подготовка документов для налоговой

Налоговики не вправе требовать нотариального удостоверения представляемых в ИФНС документов. Однако если число запрашиваемых инспекторами бумаг велико, то и обычное удостоверение их копий отнимает массу времени и сил. Вправе ли при таких обстоятельствах налогоплательщик оптимизировать процесс, заверив подшивку истребуемых документов, а не копию каждого из них в отдельности?

Пунктом 12 ст. 89 Налогового кодекса предусмотрено, что налогоплательщик обязан обеспечить налоговым инспекторам, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов (Письмо Минфина России от 17 ноября 2011 г. N 03-02-07/1-395). Однако, поскольку ревизорам необходимо приобщить документы, подтверждающие их выводы, непосредственно к материалам проверки, как правило, ознакомлением с ними на территории хозяйствующего субъекта они не ограничиваются. В частности, Налоговый кодекс позволяет им в том числе истребовать у налогоплательщика необходимые для ревизии бумаги в порядке, установленном ст. 93 Кодекса (Письмо Минфина России от 22 февраля 2012 г. N 03-02-08/16). Помимо этого документы у хозяйствующего субъекта могут быть истребованы налоговиками как у контрагента проверяемого налогоплательщика или просто как у лица по тем или иным причинам, обладающего информацией о нем (п. 1 ст. 93.1 НК).

Обратите внимание! Налоговики не вправе требовать нотариально удостоверенных копий документов, если это не предусмотрено законодательством РФ (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК, Письмо Минфина России от 7 декабря 2009 г. N 03-04-05-01/886). Кроме того, ими не могут быть истребованы документы, которые ранее им уже были представлены в рамках иных проверок.

При этом если в первом случае на исполнение требования налоговой инспекцией предоставляется 10 дней с момента его получения, то во втором — лишь 5 дней (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК). Нарушение первого срока является налоговым правонарушением, ответственность за которое установлена ст. 126 Налогового кодекса (п. 4 ст. 93 НК). Согласно данной норме штрафные санкции в этом случае составят 200 руб. за каждый непредставленный документ. За нарушение второго срока предусмотрен штраф в размере 5000 руб. (п. 6 ст. 93.1, ст. 129.1 НК).

Что касается порядка оформления документов для ИФНС, то для обеих ситуаций он одинаков (п. 5 ст. 93.1 НК).

Порядок оформления документов

Представить в ИФНС истребуемые документы можно как в бумажном, так и в электронном виде (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК). Однако в последнем случае речь идет только о документах, составленных по установленным электронным форматам. Порядок их направления по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@. Однако на сегодняшний день лишь единицы могут похвастаться налаженным электронным документооборотом, позволяющим обмениваться документами с налоговой инспекцией по ТКС.

Бумажный вариант предполагает, что сдать документы в ИФНС необходимо в виде копий, заверенных проверяемым лицом. Иными словами, если речь идет об организации, потребуются подпись руководителя (или уполномоченного им лица) и печать компании. Если же документы представляются предпринимателем, достаточно его личной подписи.

Порядок оформления заверительной надписи на копии документа установлен п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (далее — ГОСТ). В частности, она должна содержать слово "Верно", должность заверяющего, его подпись с расшифровкой и дату. Впрочем это лишь рекомендации по оформлению заверительной надписи, а не обязательные требования.

Сопутствующие издержки

Подготовка документов для налоговой отнимает много времени, сил и расходов. При этом возмещения последних, понесенных налогоплательщиком в связи с представлением истребуемых документов, Кодексом не предусмотрено.

Образцы заявлений и сопроводительных писем, прилагаемых к декларациям 3-НДФЛ

На это указал Минфин России в Письме от 10 мая 2012 г. N 03-02-07/1-116. Между тем финансисты не рекомендуют представлять копии истребуемых налоговиками документов на черновиках. Как указали они в Письме от 1 февраля 2010 г. N 03-02-07/1-35, сославшись на п. 3.27 ГОСТа, на оборотной стороне документа должна быть отметка об исполнителе документа (инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя). Правда, во-первых, данной нормой установлено, что такая отметка может располагаться и на лицевой стороне документа. Во-вторых, как уже упоминалось, положения ГОСТа в данном случае имеют рекомендательный характер и не более того. Но не учитывать рекомендации финансового ведомства — всегда определенный риск.

К сведению! Налогоплательщик вправе обратиться в ИФНС с просьбой о продлении срока, отведенного на сбор и подготовку запрошенных документов (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК).

При этом чем большее количество бумаг требуется инспекторам, тем сложнее уложиться в срок с их представлением и тем выше штраф за его нарушение. Конечно, при определении его величины судьи, скорее всего, учтут в качестве смягчающих обстоятельств как нехватку работников, так и само количество подлежащих обработке документов. Именно так, в частности, поступили представители ФАС Центрального округа от 21 мая 2012 г. в Постановлении N Ф10-1470/2012. Сумма штрафа, начисленная компании налоговиками, была снижена судьями в 100 раз — 144 000 руб. до 1440 руб. В пользу организации был засчитан также тот факт, что она располагала лишь одним ксероксом, среднее время изготовления на котором одной копии — 1,5 минуты. Однако полностью от штрафа в рассматриваемой ситуации арбитры не освободят.

Оптимизировать процесс оформления истребуемых документов для налоговой можно было бы, хотя бы заверяя не каждую копию в отдельности, а их подшивку, но…

"Незаконная" оптимизация

В Письме от 11 мая 2012 г. N 03-02-07/1-122 эксперты Минфина России указали, что права представлять в ИФНС заверенные подшивки копий так нужных инспекторам документов у налогоплательщиков нет. На сей раз аргументы чиновники нашли в Госстандарте "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). Им предусмотрено, что копией является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их. Но она не имеет никакой юридической силы. Таковой обладает лишь заверенная копия документа, то есть с внесенными необходимыми реквизитами (обязательными элементами оформления документа). В рассматриваемом случае таким обязательным реквизитом является заверительная надпись. По мнению финансистов, из указанных положений ГОСТа Р 51141-98 и ст. 93 Налогового кодекса следует, что заверена должна быть каждая копия документа, а отнюдь не их подшивка. Причем Минфин России высказывает такую точку зрения уже не раз. Свидетельством тому Письма ведомства от 24 октября 2011 г. N 03-02-07/1-374, от 30 ноября 2010 г. N 03-02-07/1-549. Аналогичную позицию заняли и представители ФАС Московского округа в Постановлении от 5 ноября 2009 г. N КА-А41/11390-09.

Б.Пасторин

При представлении неформализованных документов в ФНС в электронном виде, часто возникает необходимость представления графических файлов изображений этих документов в различных форматах (jpeg, tiff, pdf и прочие).

Предназначение и особенности составления сопроводительного письма в ИФНС, а также образец документа

При этом ФНС установлены требования к формату представляемых графических файлов. Так в приказе ФНС России № ММВ-7-6/535@ от 09.11.2010 "Об утверждении унифицированного формата транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи" в пункте 3.3 унифицированного формата транспортного контейнера указано следующее:

Для неформализованных документов в форматах JPEG, TIFF, а также изображений, вложенных в документы формата PDF, RTF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Document Text, Document Spreadsheet, Open XML Word и Open XML Spreadsheet, содержащих отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.

Однако не всегда файлы изображений соответствуют этим требованиям. Каким образом можно привести отправляемые файлы в соответствие с требованиями ФНС? Ряд специалистов рекомендуют для редактирования изображений воспользоваться бесплатной программой XnView.

Для редактирования параметров изображения после запуска программы XnView в подменю Файл нужно выбрать пункт Открыть.

После чего выбрать требуемый файл изображений в появившемся окне:

Для изменения глубины цвета нужно в подменю Изображение выбрать пункт Преобразовать в серое и затем выбрать подпункт 256 оттенков серого.

Для того, чтобы изменить разрешение необходимо в подменю Изображение выбрать пункт Задать кол-во точек/дюйм.

В открывшемся окне нужно ввести требуемое значение разрешения:

После чего сохранить файл с новыми параметрами (подменю Файл  пункт Сохранить).

В результате будет получен файл, соответствующий требованиям ФНС.

К списку статей

Ответ на требование о предоставлении документов в налоговую

Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что:

  • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
  • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

  • Направляем Вам…
  • Высылаем Вам…
  • Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  • Просим подтвердить получение…
  • Просим передать…
  • Просим информировать…
  • Просим возвратить…
  • Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Образец сопроводительного письма к документам

Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину

27.07.2013 № 23

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Директор Дыков С.М. Дыков

Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов: образец

Налоговая служба  имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов. Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….». В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика. Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст. 126 Налогового кодекса РФ.