Обобщение данных текущего учета

Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, а также для проверки правильности записей хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета обобщают сведения за отчетный период (месяц) по каждому счету, и составляют оборотные ведомости.

Оборотная ведомость – способ обобщения данных учетной регистрации на счетах бухгалтерского учета. Она представляет собой таблицу, содержащую остатки по всем задействованным счетам на начало отчетного периода, суммарные обороты по месяцам и выводимые на их основе сальдо на начало следующего месяца и т.д. в течение отчетного периода.

Различают следующие виды оборотных ведомостей: оборотная ведомость по синтетическим счетам; оборотная ведомость по аналитическим счетам; шахматная оборотная ведомость.

Оборотные ведомости составляются по всем счетам синтетического учета, используемым в учете предприятия. В этой ведомости имеется три пары колонок, в которых показываются сальдо и обороты по дебету и кредиту.

Итоги оборотной ведомости должны быть попарно равны. Дебетовый оборот но всем счетам должен быть равен соответственно кредитовому обороту. То же относится и к месячным оборотам (дебетовые обороты равны кредитовым). Итоги остатков на начало месяца по дебету и кредиту равны, так как для открытия счетов использован начальный баланс, в котором итог актива равен итогу пассива (обязательное условие баланса). Итоги оборотов за месяц по дебету и кредиту равны, поскольку вследствие используемой двойной записи каждая сумма фиксируется дважды: по дебету одного счета и кредиту другого. Данные суммы должны также совпадать с итогом журнала регистрации операций; несовпадение говорит о пропуске операции или допущенной ошибке. Равенство остатков (сальдо) на конец месяца по дебету и кредиту имеет место вследствие получения их на основе начальных остатков и оборотов; эти остатки (сальдо) и используются для составления нового баланса.

Таким образом, при правильном ведении учета должно соблюдаться попарное равенство следующих итогов:

  • • дебетовых и кредитовых начальных сальдо;
  • • дебетовых и кредитовых оборотов по счетам;
  • • конечных дебетовых и кредитовых сальдо.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета (оборотный баланс) представляет собой регистр, в котором сведены итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Поэтому она отражает как состояние, так и изменения в средствах и их источниках. Данная ведомость используется для проверки правильности учетных записей, составления нового баланса и имеет следующий вид (табл. 6.23).

Таблица 6.23

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за март 201___г.

Наименование счета

Начальный остаток (Сн)

Обороты за месяц (О)

Конечный остаток (Ск)

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

В первой колонке зафиксированы названия всех счетов баланса, имеющих остатки: активных и пассивных. Начиная со второй колонки (2, 3, 4, 5) и далее отражают соответствующие дебетовые и кредитовые суммы по каждому счету. Итоги в колонках 6 и 7 выводятся на основании начальных остатков и оборотов (в активных счетах дебетовые остатки складываются с дебетовыми оборотами за вычетом кредитовых, в пассивных счетах кредитовые остатки – с кредитовыми оборотами за вычетом дебетовых оборотов; в итоге соответственно получается в первом случае дебетовое, во втором – кредитовое сальдо).

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета используются отдельно к каждому счету синтетического учета, по которому ведется аналитический учет. Они представляют собой сальдо (остатки) и итоги оборотов по аналитическим счетам, объединяемым в один синтетический.

Данные ведомости служат для наблюдения за состоянием и движением отдельных средств и их источников, а также применяются при проверке правильности учетных записей по соответствующим счетам. Оборотная ведомость по счетам аналитического учета ведется в денежном и натуральном измерении (табл. 6.24).

Таблица 6.24

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за апрель 201 г.

п/п

Наименование поставщиков

Остаток на начало апреля

Обороты за апрель

Остаток на конец апреля

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Возможности использования сальдовых оборотных ведомостей по синтетическим счетам ограничены. По данным этих ведомостей нельзя определить, откуда, например, ценности поступили, куда они направлены. Невозможно установить содержание увеличения и уменьшения активов и источников их образования, необходимых для руководства хозяйственной деятельностью организации. Такие сведения получают из шахматной оборотной ведомости.

Шахматная оборотная ведомость обобщает данные по оборотам на счетах и служит для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов. В шахматной ведомости записи ведутся таким образом, что просматривается корреспонденция счетов (видно, откуда ценности поступили, куда они направлены). При этом сумма оборотов по дебету всех счетов равняется сумме кредитовых оборотов, что обусловлено принципом двойной записи на счетах (табл. 6.25).

Таблица 6.25

Шахматная оборотная ведомость

Дебет счетов

Кредит счетов

Поставщики

Доходы будущих периодов

Расчетные счета

Расчеты по краткосрочным кредитам и займам

Итого по дебету

Материалы

14 000

14 000

Основные

средства

21 000

21 000

Касса

12 000

12 000

Расчетный

счет

Итоги по кредиту

14 000

21 000

12 000

50 000

Одним из способов обобщения данных бухгалтерских счетов в балансе организации является составление оборотной ведомости.

Учетная информация, поступающая в течение месяца, оказывается разобщенной по многим счетам синтетического и аналитического учета.

Оборотная ведомость позволяет обобщить учетную информацию, отражаемую на счетах бухгалтерского учета.

Оборотные ведомости имеют большое оперативно-хозяйственное значение. Сводя обороты счетов за отчетный период и их остатки на начало, и конец этого периода, оборотные ведомости дают в наглядной и доступной форме важнейшие сведения о состоянии, движении и изменениях хозяйственных средств и их источников. При этом по аналитическим счетам они показывают такие сведения в детальной, а по синтетическим счетам – в укрупненной группировке.

Оборотные ведомости являются важнейшими внутрихозяйственными оперативно-отчетными документами, имеющими значение не только для бухгалтерии. Они могут также быть использованы для контроля и руководства любым структурным подразделением организации.

Оборотная ведомость составляется в конце месяца и представляет собой свод оборотов и сальдо по всем работающим счетам.

Оборотная ведомость представляет собой таблицу, в которую записывают наименования и номера счетов, суммы начального (дебетового или кредитового) сальдо по каждому счету, суммы оборотов по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо (дебетовое или кредитовое).

Оборотные ведомости бывают двух видов:

1) по счетам синтетического учета;

2) по счетам аналитического учета.

При составлении оборотных ведомостей необходимо выполнение следующих действий:

а) в бланк оборотной ведомости следует перенести наименование каждого счета, сальдо начальное (дебетовое или кредитовое), дебетовые и кредитовые обороты и сальдо конечное (дебетовое или кредитовое) по каждому работающему счету;

б) подсчитать итоги по всем колонкам заполненной оборотной ведомости;

в) обеспечить сверку полученных итогов с учетом того, что:

— в оборотной ведомости по счетам синтетического учета должны получиться три пары равных итогов, из которых итоги начальных остатков (сальдо начальных) должны равняться итогу начального баланса, а итоги оборотов – итогу по журналу хозяйственных операций;

— в оборотной ведомости по счетам аналитического учета итоги начальных остатков (сальдо начальных), оборотов и конечных остатков (сальдо конечных) должны быть равны начальному остатку (сальдо начальному), оборотам и конечному остатку (сальдо конечному) соответствующего синтетического счета.

В оборотную ведомость по счетам синтетического учета записываются все используемые в организации синтетические счета, при этом на каждый счет отводится одна строка.

В оборотной ведомости по счетам синтетического учета имеются три пары колонок, в которых по каждому синтетическому счету показываются начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту счета и конечное сальдо.

Оборотная ведомость по счетам синтетического

учета за __________ месяц 20_ _ года

№ счета

Наименование синтетических счетов

Сальдо на начало месяца

Оборот за месяц

Сальдо на конец месяца

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Основные средства

20 000

50 000

30 000

40 000

Материалы

1 500

2 500

2 000

2 000

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

11 000

50 000

70 000

31 000

и т.д.

Итого

При правильной организации бухгалтерского учета обязательно должно быть достигнуто попарное равенство итогов в колонках оборотной ведомости по счетам синтетического учета, а именно:

— итог дебетовых сальдо на начало месяца должен быть равен итогу кредитовых сальдо на начало месяца (гр. 3 = гр. 4), что обусловлено строением бухгалтерского баланса (равенством его актива и пассива на начало месяца). Итог дебетовых сальдо по счетам показывает сумму имущества организации, а итог кредитовых сальдо – сумму источников образования этого имущества и обязательств организации;

— итог дебетовых оборотов по счету за месяц должен быть равен итогу кредитовых оборотов (гр. 5 = гр. 6) по всем синтетическим счетам, что следует из сущности метода двойной записи, согласно которой каждая хозяйственная операция записывается дважды по дебету одного счета и кредиту другого счета в одинаковых суммах;

— равные между собой итоги дебетовых и кредитовых оборотов по синтетическим счетам в оборотной ведомости должны быть также равны итогу в журнале регистрации хозяйственных операций. Это равенство объясняется тем, что сумма каждой хозяйственной операции находит отражение как в журнале регистрации хозяйственных операций, так и на счетах бухгалтерского учета по дебету и кредиту;

— итог дебетовых конечных сальдо должен быть равен итогу кредитовых конечных сальдо (гр. 7 = гр. 8), так как это уже новый бухгалтерский баланс.

Попарное равенство итогов оборотной ведомости по счетам синтетического учета имеет большое контрольное значение, так как отсутствие указанного равенства свидетельствует о наличии ошибок в учетных записях, которые необходимо выявить и устранить.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета имеет существенное значение и для оценки общего состояния имущества и источников его образования, а также обязательств организации за отчетный месяц.

Информация оборотной ведомости по счетам синтетического учета об остатках используется при составлении бухгалтерского баланса организации.

Кроме того, известна еще и так называемая шахматная оборотная ведомость по счетам синтетического учета, которая составляется по шахматной форме. В отличие от рассмотренной выше оборотной ведомости шахматная оборотная ведомость включает корреспонденцию счетов и является более сложной и громоздкой по строению. Шахматная оборотная ведомость применяется на практике, как правило, при ручной обработке учетных данных и составлении бухгалтерского баланса вручную.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета существенно отличаются от оборотных ведомостей по счетам синтетического учета.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются раздельно к каждому синтетическому счету, по которому ведется аналитический учет. Они составляются по каждой группе аналитических счетов, объединяемых конкретным синтетическим счетом.

Они имеют различную форму в зависимости от особенностей объектов аналитического учета. Традиционно оборотные ведомости по счетам аналитического учета имеют две формы графления:

1) если объект учета отражается на аналитических счетах только в стоимостном выражении, то оборотные ведомости по этим счетам составляются по такой же форме (суммовая форма), что и оборотные ведомости по счетам синтетического учета, например по счетам учета расчетов;

2) если объект учета отражается на аналитических счетах не только в стоимостном выражении, но и в натуральном или трудовом измерителе, то показатели оборотных ведомостей по таким счетам приводятся также в денежном, натуральном или трудовом измерителе (количественно-суммовая форма или товарно-материальная форма), например по счетам учета товарно-материальных ценностей.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета – это свод оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, открытым к данному синтетическому счету.

Примером первой формы графления может служить оборотная ведомость по счетам аналитического учета, например, к счету 10 «Материалы».

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета

к счету 10 «Материалы»

п/п

Наименование материалов

Ед.

изм.

Цена, руб.

Сальдо на начало месяца

Обороты за месяц

Сальдо на конец месяца

Дебет

Кредит

количество

сумма, руб.

количество

сумма, руб.

количество

сумма, руб.

количество

сумма, руб.

Пуговица 15 мм

Шт.

Пуговица 21 мм

Шт.

Корсаж

М

Подплечики

Пар.

Нитки

Шт.

И т.д.

Итого

Примером второй формы графления может служить оборотная ведомость по счетам аналитического учета, например к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета к

счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

№ п/п

Наименование поставщиков

Сальдо на начало месяца

Обороты за месяц

Сальдо на конец месяца

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Фирма «Спектр»

ООО «Сириус»

ООО «Евродент»

и т.д.

Итого

Итоги оборотных ведомостей по счетам аналитического учета сверяются с данными соответствующего синтетического счета в оборотных ведомостях по счетам синтетического учета.

Основная особенность оборотных ведомостей по счетам аналитического учета состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам соответственно равны оборотам и остаткам объединяющего их счета в оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

Данное равенство следует из взаимосвязи между аналитическими и синтетическими счетами и объясняется параллельностью записей на них.

Если итоговые данные за месяц можно получить прямо из документов (подсчетом), аналитический учет может вестись непосредственно в оборотных ведомостях (без записей в таблицах аналитических счетов).

Оборотные ведомости имеют важное контрольное значение, являясь средством проверки записей по счетам и сверки данных аналитического и синтетического учета.