Нужно ли ИП хранить первичные документы

Любой бизнес имеет бумажную документацию. Индивидуальные предприниматели не стоят в стороне, а также накапливают разные договора, справки, бланки, отчеты и т.д. Все ли из этих бумаг следует хранить? Как долго надо хранить? И каким образом?

Ответы на эти вопросы содержатся в 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, вопрос хранения документов ИП регулируется также статьей 23 НК РФ, 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», 212-ФЗ, Приказом №86 Минфина и Приказом № 558 Минкультуры.

Требует хранения

По закону ИП должен хранить документы, касающиеся бухгалтерии, уплаты налогов, полученных доходов и произведенных расходов, а также первичные документы регистрации и учета ИП и Книгу учета расходов и доходов не меньше четырех лет.

Бухгалтерская отчетность и первичные бухгалтерские документы хранятся пять лет.

Платежные документы о выплате страховых взносов хранятся шесть лет.

Личные же дела и карточки ваших работников, трудовые договора с ними, документы о принятии на работу и об увольнении хранить вообще следует 75 лет.

Сроки хранения касаются всех ИП, в том числе и тех, кто закрыл свое ИП!

Как хранить

Место хранения документов законом никак не регламентируется, то есть каждый решает сам. Можно хранить в офисе, можно дома, можно и на даче. Следует знать, что на рынке есть и специальные компании, занимающиеся архивированием документов. И эти компании с удовольствием окажут эту услугу и вам. И если у вас большой документооборот, то вы оцените данное рыночное предложение.

Одним словом, хранить можно где угодно, важно, знать это место и в случае необходимости найти нужные документы, так как закон все же описывает правила хранения и систематизации документов. Это означает, что вы несете ответственность за сохранность документов: как их содержания, так и их внешнего вида.

Отсутствие документов

Если вы не справились со своей обязанностью по хранению того или иного документа, то вы виновны в грубом нарушении НК РФ. Наказание за это — штраф от 10 тысяч рублей.

Однако заплатив штраф, вам все равно придется восстанавливать потерянные или испорченные документы:

-договоры, акты и товарные накладные можно повторно запросить у своих контрагентов;

-при утере учетных документов проводится расследование и по его окончанию составляется акт, который и относится в налоговую при необходимости;

-регистрационные документы повторно можно запросить у налоговой, подав соответствующее заявление и заплатив нужные госпошлины.

Кроме того, обнаружив, что тот или иной документ утерян, вам необходимо составить соответствующий акт и хранить уже этот документ.

Если документ был испорчен, то вы обязаны написать справку об этом, указав сам документ, период его составления, а также причину порчи.

Срок хранения истек

Документы старее срока, установленного законом для хранения, можно утилизировать: сжечь или воспользоваться шредером. Однако перед утилизацией проверьте, что не собираетесь уничтожить заодно и действующие документы, которые еще могут понадобиться.

Одним словом, ИП, как и юридические лица, обязаны хранить документацию. Ее объем зависит от системы налогообложения, а также от того, есть ли у вас свой штат сотрудников или нет. И, безусловно, никто не возбраняет вам собирать вообще все документы или хранить их дольше, чем предписывает закон.

Многие документы ИП подлежат длительному хранению — как налоговые, по которым Вы считали налоги и отчитывались по ним, так и кадровые, документы по страховым взносам — их перечень будет приведен ниже в статье.

За любой непредоставленный документ проверяющая организация может выписать штраф, начислить недоимку или насчитать пеню. Сроки хранения документов предусмотрены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Документы для трудовой инспекции

Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Документы, которые могут быть затребованы Срок хранения С какой даты считать срок
Трудовые договоры, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках Зависит от того, когда составили документ: 75 лет, если до 2003 года и 50 лет — если позже 2003 года С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ.
Штатное расписание Постоянно С даты составления документа.
Журналы учета рабочего времени 5 лет С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал.
График отпусков 1 год С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график.

Документы для налоговой инспекции

Во время камеральных проверок ФНС может изучить налоговые декларации, документы по вычетам НДС, льготы.

Также налоговая может запросить любые документы, связанные с деятельностью ИП — регистры по расчету налогов, «первичку», книги учета КУДИР по УСН или патенту, договоры с контрагентами.

ФНС также может запросить индивидуальные карточки по расчету страховых взносов.

Документы, которые могут быть затребованы Срок хранения С какой даты считать срок
Декларации, налоговые регистры, например, по расчету ЕНВД, УСН 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, «первичка», акты сверки с ИФНС 5 лет Срок по регистрам, «первичке» и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2018 года.
4 года Сроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2018 года по 31 декабря 2020 года.
Книги учета по УСН и патенту 4 года или 11 лет Т.к. книга нужна для составления и обоснования декларации то её следует хранить 4 года. Налогоплательщики могут перенести убытки прошлых лет или подать уточненку за любой период, поэтому желательно её хранить 11 лет.
Индивидуальные карточки по расчету взносов 6 лет С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку.
Отчеты по страховым взносам Постоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формам С 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2018 года. Он закончится 31 декабря 2022 года.
Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи) 5 лет С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП самортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года.
Договоры и соглашения по сделкам 5 лет С даты, когда договор или соглашение прекратили действовать.

Документы для ФСС

Фонд вправе изучить отчетность по взносам на травматизм, больничные, приказы на «детские» отпуска, иные документы на пособия.

Годовые расчетные ведомости 4-ФСС по отчислению страховых взносов в ФСС РФ хранятся постоянно. Квартальные – 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно. С нарастающим итогом за IV квартал – постоянно).

Документы для Росалькогольрегулирования

Росалькогольрегулирование могут затребовать товаросопроводительные документы на алкоголь, если ИП торгует пивом. На их основании заносятся записи в ЕГАИС.

5 лет (Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558)

Штрафы за отсутствующие документы

Кто требует Размер штрафа
ИФНС От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ
ФСС От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ)
Трудинспекция От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Росалькогольрегулирование От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ)

Хранение документов после закрытия ИП

Если ИП закрывается, то ему необходимо сдать документы, сроки хранения по которым еще не прошли, в архив.

Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет.

ФНС вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.