Недостача по кассе

Компания «Гарант»

Организация одновременно применяет два режима налогообложения: УСН и ЕНВД (розничная торговля). В организации произошла кража сейфа с наличными денежными средствами, сданными в этот день из кассы. Лицо, виновное в краже имущества, не установлено. На какой счет должна списаться эта сумма и где в налоговой отчетности ее нужно отразить?

Рассмотрев данный вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Сумма ущерба должна учитываться на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» до появления у фирмы оснований, позволяющих покрыть недостачу за счет соответствующих источников. Если виновное лицо не установлено, суммы ущерба бухгалтер относит на финансовый результат.

В налоговом учете стоимость украденных материальных ценностей в расходах учитываться не будет, следовательно, и отражения в налоговой отчетности не найдет.
Обоснование вывода:

После того, как представители ОВД провели следственные мероприятия, фирма должна организовать полную инвентаризацию имущества в помещении, где была совершена кража. Проведение внеплановой ревизии в случае кражи предусмотрено п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее- Закон N 129-Ф). Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. При этом инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40. Общие правила проведения инвентаризации таковы.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав, как правило, входят должностные лица, главный бухгалтер и ответственные за сохранность материальных ценностей.

О проведении внеплановой ревизии руководитель фирмы издает приказ по форме N ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

В нем следует указать:

— состав инвентаризационной комиссии;

— имущество, подлежащее ревизии;

— дата начала и окончания инвентаризации.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Председатель инвентаризационной комиссии визирует их с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным и кассовой книге.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие деньги оприходованы, а выданные — списаны в расход.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для ревизии денежных средств предназначена опись N ИНВ-15.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

Итоги проверки обобщаются в форме N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». Бланк этого документа утвержден постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26. Она подписывается главным бухгалтером и директором фирмы.

Затем издается приказ об утверждении результатов инвентаризации, который и будет служить основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.

Результаты инвентаризации в бухгалтерском учете отражаются в том месяце, в котором она была закончена (п. 5.5. Методических рекомендаций). Таким образом, недостача похищенного имущества отражается не в том месяце, когда обнаружена кража, а в том, когда завершилась ревизия. Сумма убытка будет равна общей выявленной сумме похищенных денежных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о суммах недостач материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В бухгалтерском учете делается следующая запись:

Дебет 94 Кредит 50 — выявлена недостача денег в кассе.

Сумма недостачи должна учитываться на счете 94 до появления у организации оснований, позволяющих покрыть недостачу за счет соответствующих источников.

Если виновное лицо не установлено, суммы ущерба бухгалтер относит на финансовый результат (пп. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ):

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94 — списана сумма недостачи на прочие расходы.

Обратите внимание, что сумма ЕНВД не зависит от реальных доходов и расходов организации. Налог рассчитывается исходя из вмененного дохода. Следовательно, учесть в расходах стоимость украденных ценностей и отразить ее в налоговой отчетности не представляется возможным.

При применении УСН стоимость украденных ценностей также не удастся принять на расходы, учитываемые при налогообложении, так как этого не предусматривает закрытый перечень расходов, содержащийся в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Следовательно, в налоговой декларации сумма ущерба отражаться не будет.
К сведению:

Если стоимость похищенного имущества будет компенсироваться за счет виновного лица (сотрудника организации), то в бухгалтерском учете это будет отражено следующими проводками:

Дебет 73-2 Кредит 94 — списан убыток за счет виновного лица;

Дебет 50 Кредит 73-2 — внесена виновником сумма ущерба в кассу.

В том случае, когда сумма недостачи удерживается из зарплаты работника, в учете делается запись:

Дебет 70 Кредит 73-2 — удержана из зарплаты работника сумма недостачи.

Порядок взыскания суммы причиненного ущерба с работника определен в ст. 248 ТК РФ.

Если у организации заключен договор с охранной фирмой, то она может взыскать убытки с нее, но при условии, что в соглашении должно быть оговорено, что охранники несут ответственность за украденную собственность. В этом случае нужно сделать такую проводку:

Дебет 76, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 — списан убыток за счет охранного предприятия.

Однако, если ущерб возмещает охранное предприятие, то полученные деньги включаются в состав внереализационных доходов на основании п. 3 ст. 250 НК РФ (ст. 346.15 НК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сосновская Татьяна

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей
Компания «Гарант», г.Москва

«Главбух». Приложение «Учет в торговле», 2006, N 2
СПИСАНИЕ ФАЛЬШИВЫХ КУПЮР
Рассмотрим ситуацию, к сожалению, нередко встречающуюся на практике: покупатель рассчитался фальшивыми купюрами. Кассир подделки не заметил. Фальсификация обнаружилась позже, когда он готовил наличные к сдаче в банк. Эти купюры организация сдала на экспертизу в банк. Как кассиру торговой организации правильно оформить их списание? И за чей счет спишет недостачу бухгалтер?
Порядок действий организации
Торговая организация может по собственной инициативе сдать сомнительные денежные знаки для их передачи на экспертизу в расчетно-кассовый центр Банка России. Прием таких купюр и выдача результатов экспертизы осуществляются кредитной организацией бесплатно. Кассиру предприятия следует составить докладную записку на имя руководителя организации о наличии в кассе сомнительных денежных знаков. На этом основании банкноты по распоряжению руководителя изымают из кассы и передают уполномоченному работнику для предъявления их на экспертизу.
Примечание. Если фальшивки обнаружены банком
Обращаем внимание, что кассирам кредитных организаций запрещено возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки. Сомнительные денежные знаки направляются ими на экспертизу в расчетно-кассовый центр. А о факте обнаружения таких денежных знаков кредитная организация обязана незамедлительно известить орган внутренних дел, на что указано в разд. 10 Положения, утвержденного ЦБ РФ 9 октября 2002 г. N 199-П.
Бухгалтерский учет
Рассмотрим последовательность отражения операций по списанию фальшивых купюр в бухгалтерском учете и порядок их документального подтверждения.
При выдаче банкнот из кассы для проведения экспертизы бухгалтер делает проводку:
Дебет 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (аналитический счет «Представитель предприятия»)
Кредит 50
— выданы из кассы денежные знаки для передачи на экспертизу.
Понятие подотчетного лица здесь неприменимо, поскольку деньги выдаются не в целях осуществления хозяйственно-операционных расходов.
Исполнение поручения представителем подтверждается мемориальным ордером кредитной организации о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков с приложением их описи и отражается следующей проводкой:
Дебет 76 субсчет «Экспертиза»
Кредит 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (аналитический счет «Представитель предприятия»)
— денежные знаки переданы на экспертизу.
Полученное торговой организацией заключение о неплатежеспособности денежных знаков является основанием для отражения суммы недостачи:
Дебет 94
Кредит 76 субсчет «Экспертиза»
— списаны неплатежеспособные банкноты на основании акта экспертизы.
Хотя с работником-кассиром и заключается договор о полной материальной ответственности, руководство торговой организации до принятия решения о возмещении ущерба обязано выяснить причины его возникновения. Для этого необходимо потребовать от кассира объяснение в письменной форме (ст. 247 Трудового кодекса РФ).
Предположим, что касса не была оснащена техническими средствами контроля подлинности денежных знаков, позволяющими выявить подделку. И работодатель принял решение освободить кассира от ответственности, а недостачу списать как внереализационный расход. Это решение нужно оформить приказом, на основании которого бухгалтер запишет:
Дебет 91 Кредит 94
— списана недостача при отсутствии виновных лиц.
Примечание. В целях налогообложения прибыли данный расход не признается как не соответствующий критерию экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Если же кассир недобросовестно исполнял трудовые обязанности, например не применял имеющийся детектор валют, то недостача возникла по его вине. И руководитель вправе принять решение о возмещении ущерба за счет виновного лица, то есть кассира. На основании соответствующего приказа в такой ситуации делается проводка:
Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
(аналитический счет «Виновное лицо»)
Кредит 94
— списана недостача за счет виновного лица (кассира).
Далее сумма ущерба либо удерживается из зарплаты виновного лица, либо вносится им в кассу:
Дебет 70 (50)
Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» (аналитический счет «Виновное лицо»)
— удержана недостача из заработной платы сотрудника (либо внесена в кассу недостача).
Примечание. Размер удержания при каждой выплате не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 Трудового кодекса РФ).
Необходимо отметить, что работник вправе не согласиться с приказом и отстаивать свою невиновность в суде.
Е.Ю.Диркова
Генеральный директор
ООО «БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР»
Подписано в печать
27.03.2006

Последнее изменение: Июнь 2020

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

  • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
  • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
  • В ходе аудиторской проверки;
  • В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

  • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
  • Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
  • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
  • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
  • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
  • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
  • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
  • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы?

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  • Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
  • Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
  • Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных?

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

  • Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
  • Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
  • Если, выявлены излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
  • После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
  • В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

  • Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
  • Небрежного исполнения должностных обязанностей;
  • Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

  • Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
  • Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Когда кассир может избежать ответственности?

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

  • Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
  • В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
  • В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
  • В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

  • Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
  • При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).

Девушки, спасибо огромное.если не трудно можете, пожалуйста, проверить и эти проводки?
1)Поступил деньги в кассу с расчетного счета на оплату труда и другие операционно-хозяйственные расходы — Д50-К51
2)Оплачено с расчетного счета за авиабилеты по счету авиакомпании- Д76-К51
3) Выданы из кассы заработная плата работникам предприятия по платежной ведомости- Д70-К50
4) Поступила наличными арендная плата авансом от ООО «Прогресс»Д50-К60
5)Поступили на расчетный счет деньги от покупателей -Д51-К62
6)Выявлены и оприходованы излишки денежных средств при инвентаризации кассы Д50-К91
7)Выданы из кассы в подотчет денежные средства на приобретение хозяйственного инвентаряД73-К50
8) Оприходована выручка от реализации товаров за наличный расчет Д50-К11
9)Открыт аккредитив за счет средств расчетного счета Д55-К51
10)Зачислен на расчетный счет краткосрочный кредит банка Д51-К76
11)Оплачено наличными поставщику Д60-К50
12)Выплачена из кассы стипендия студентам, обучающимся за счет предприятия Д73-К50
13)Оплачены из кассы расходы по доставке материалов в организацию Д60-К50
14)Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы Д50-К73
15)Получены от авиакомпании авиабилеты в т.ч. НДС – 18%
16)Оплачено поставщикам за счет средств аккредитива Д60-К55
17)Поступили в кассу деньги от работника в счет погашения ранее предоставленного ему займа Д50-К73
18)Перечислена с расчетного счета сумма задолженности в бюджет Д68-К51
19)Перечислены денежные средства страховой компании за страхование работников предприятия Д69-К51
20)Поступила на расчетный счет сумма задолженности от учредителя по взносам в уставный капитал Д51-К75
21)Перечислена заработная плата работникам на их лицевые счета Д70-К51
22)Поступили в кассу деньги от поставщиков по предъявленным им претензиям Д50-К60
23)Неиспользованная сумма аккредитива зачислена на расчетный счет Д51-К55
24)Перечислена с расчетного счета сумма задолженности перед Пенсионным фондом Д69-К51
25)Остаток денег в кассе сдан в вечернюю кассу банка в последний день месяца Д57-К50
26)Оприходована выручка наличными от продажи основных средств, в том числе НДС Д50-К01
27)Оприходованы на расчетный счет безвозмездно поступившие денежные средства (по договору дарения) Д51-К98
28)Поступили суммы в кассу по ранее предъявленным претензиям Д50-К60
29)Оплачены некомпенсируемые расходы в связи со стихийными бедствиями Д99-К50
30)Перечислено обслуживающему банку за услуги Д76-К51
Буду очень благодарна за Вашу помощь!

Случается, что выявленная при инвентаризации кассы недостача денег к отчетной дате еще не возмещена. Например, если факт недостачи был установлен в последний день отчетного периода или продолжается внутреннее расследование либо следственные мероприятия правоохранителей. Значит, наличие непогашенной задолженности нужно обязательно отразить в бухгалтерской отчетности (письмо Минфина России от 2 сентября 2019 г. № 02-06-10/67478).

Прежде всего, сумма выявленной недостачи должна быть правильно отражена в учете:

Дебет

Кредит

Отражена суммы выявленной недостачи денежных средств в кассе

0 209 81 567

0 201 34 610

увеличение счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)

В Отчете (форма 0503737) сумму не возмещенной недостачи по АнКВИ 610 нужно отразить в графе 7 раздела 3 «Источники финансирования дефицита средств учреждения»:

  • по строке 520 – как выбытие денежных средств, со знаком «минус»;
  • по строке 720 – как уменьшение остатков средств, в положительном значении.

В Отчете (форма 0503723) сумма выявленной недостачи, учтенная по коду 610 КОСГУ, подлежит отражению в разделе 3 «Изменение остатков средств» по строке 5020. Инструкция № 33н прямо предусматривает равенство показателей строки 5020 Отчета (форма 0503723) и строки 720 по графе 9 Отчета (форма 0503737).

Кроме этого показатели счета 0 209 81 000 должны найти отражение в Сведениях (форма 0503769) и в текстовой части раздела 4 Пояснительной записки (форма 0503760), где следует раскрыть информацию о причинах наличия показателей по счету 0 209 81 000.

Порядок отражения информации о не возмещенной недостаче средств кассы казенного учреждения в Отчете (форма 0503123) и Отчете (форма 0503127) будет таким же, поскольку номера и назначение указанных строк в них идентичны.