Научно техническая обработка документов

Научно-техническая обработка документов – это комплекс работ по проведению экспертизы их ценности, оформлению и описанию. При этом следует знать, что обработке подвергаются все виды документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации.

Приступая к этой работе, необходимо внимательно изучить номенклатуру дел организации, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, и которая является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Далее в соответствии с номенклатурой дел отбираются отдельно дела с документами постоянного хранения, отдельно – временного (свыше 10 лет) хранения, отдельно – временного (до 10 лет и включительно) хранения.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к архивному хранению документов в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание образующихся в их деятельности документов, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

— отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

— отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

— выделение к уничтожению документов за предыдущие годы сроки, хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится, как уже говорилось выше, на основании номенклатуры дел организации, а также Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Типовой перечень).

Типовой перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от форм собственности. При проведении экспертизы ценности документов, отражающих специфические функции организации, следует руководствоваться ведомственными перечнями. Так, например, при определении сроков хранения документов кредитных организаций следует руководствоваться Примерным перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Типовой и ведомственные перечни являются основными нормативными документами при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в деятельности организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет.

Организации применяют указанные в перечнях сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми организациями, которые передают свои документы на государственное, муниципальное хранение.

Для организаций, документы которых не поступают на хранение в архивные учреждения, предусмотрен следующий порядок применения постоянного срока (в соответствии с перечнями): государственные и муниципальные организации хранят эти документы в течение 10 лет, негосударственные – не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечнях к отдельным видам документов, означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение и подлежит постоянному или длительному хранению.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения определяет сама организация (но он должен быть не менее 1 года).

Снижение предусмотренных перечнями сроков хранения документов не допускается.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в перечнях, провести полистный просмотр дел. Отбор документов на хранение или уничтожение только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел не допускается. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) изымаются. Уточняется также характер повторения и поглощения информации, содержащейся в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хотелось бы подчеркнуть, что на хранение отбирают документы только в виде подлинников, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это имеет существенное значение при их дальнейшем использовании. Особенно это касается ситуаций, связанных с возникновением правовых и имущественно-хозяйственных вопросов.

Документы, отобранные на постоянное или длительное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций. При этом дела заключаются в твердые обложки. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола (или переплетаются). Листы нумеруются черным грифельным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается, в случае ошибки старый номер зачеркивается, рядом с ним ставится новый. В конце каждого дела делается заверительная надпись (о количестве листов, включенных в дело, и особенностях нумерации) на отдельном чистом листе бумаги. Запрещается делать заверительную надпись на оборотной стороне последнего документа или на обложке дела. Обложки дел оформляются светостойкими, как правило черными, чернилами, можно маркером.

При оформлении обложки дела следует соблюдать следующие требования:

· указывать полное наименование организации (в скобках – официально принятое сокращенное, как в учредительных документах);

· указывать полное наименование структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы (запрещается – ОМТ, ОГМ и т.д.);

· заголовок дела должен точно и в краткой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела;

· к разновидностям документов указывать их крайние даты (к приказам, распоряжениям, протоколам, актам и т.д.). При обозначении даты дела указывается сначала число, затем месяц и год. Как правило, употребляется сокращенное цифровое написание, при этом необходимо применять арабские цифры;

· не указывать даты на обложках дел, содержащих планово-отчетную документацию, так как их даты содержатся в заголовках;

· количество листов проставлять на основании заверительной надписи дела;

· срок хранения дела проставлять в соответствии с перечнями или номенклатурой дел.

Архивный шифр дела проставляется после включения дел в описи, согласованные экспертной комиссией организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то архивный шифр проставляется после одобрения экспертной комиссией организации и согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

По результатам экспертизы ценности документов и оформления дел проводится их описание, то есть составляются описи. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются по установленной форме, в соответствии с правилами работы архивов организаций.

Описательная статья описи имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части) – по номенклатуре дел;

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения (для документов долговременного — свыше 10 лет — хранения).

При этом необходимо следовать основному правилу описания документов: заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения документов дела должны строго соответствовать этим элементам, указанным на обложке дела.

При составлении описи необходимо также знать, что каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под своим номером.

Порядок нумерации дел в описи – валовый.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. В том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, описи и акт после одобрения экспертной комиссией организации направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, после чего отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке.

Нормальный ритм работы любой организации во многом зависит от качества делопроизводства.

Научно-техническая обработка документов.

Систематическое упорядочивание документов необходимо как для службы управленческого аппарата, так и для кадровых, финансовых служб, а также всех остальных подразделений предприятия, работающих с документацией. Кроме того, важно регулярно проводить упорядочивание архива: систематизировать вновь поступившие на хранение документы и изымать для уничтожения документы с истекшим сроком хранения. Если же предварительно проведена научно техническая обработка архива, то последующая работа с ним будет легкой и эффективной.

Результат обработки документов

Научно-техническая обработка документов — это довольно сложный и трудозатратный процесс. Вместе с тем, он дает весьма качественный результат — полностью систематизированную документацию предприятия.

Систематизированная документация предприятия

С такой документацией легко работать, в ней молниеносно находятся все необходимые документы, и что важно, порядок в документах делает организацию безупречной перед лицом проверок любого уровня. Научно-техническая обработка документов предполагает тщательное, полистное изучение всего объема накопленной документации. В ходе него проводится экспертиза ценности каждого документа и распределение их на группы: для постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного хранения, а также документов по личному составу. Отбираются только подлинники документов, а копии бумаг, не несущие никакой дополнительной информации, и дублирующие экземпляры документов — изымаются как лишние.

Этапы проведения обработки документов

Подобное упорядочивание документов сразу делает документальную собственность предприятия гораздо более компактной, рациональной и информативной. Однако для того, чтобы научно-техническая обработка архива и текущих бумаг была действительно квалифицированной, ее должны проводить специалисты архивного дела, сведущие в актуальных нормативах классификации документов по срокам хранения и способные констатировать ценность каждого документа в соответствии с постоянно меняющимся законодательством.

После процедуры экспертизы и первичной систематизации происходит собственно упорядочивание архива либо упорядочивание текущих документов путем формирования из них дел, снабженных внутренними описями, переплета дел, оформления их обложек по установленной форме. В каждой группе хранения формируется отдельный корпус дел. Также, научно-техническая обработка документов подразумевает составление описей дел (номенклатуры), а научно-техническая обработка архива включает еще, как правило, составление научно-справочного аппарата (написание предисловий, пояснений, справок), позволяющего эффективно пользоваться данным архивом.

Определенные стандарты и правила

Каждый из этих этапов подчиняется определенным стандартам и правилам, верно соблюсти которые возможно лишь имея постоянный практических опыт научно-технической обработки документов.

Доверить обработку архива специалистам

Крайне сложно качественно провести упорядочивание документов, занимаясь этим эпизодически, и потому сами сотрудники компании редко могут обеспечить удовлетворительный результат. Гораздо целесообразнее доверить научно-техническую обработку архива квалифицированным специалистам архивной службы. Это позволит сэкономить время и средства, так как при сдаче документов предприятия в государственный архив их научно-техническая обработка является обязательным требованием, и рациональнее делать эту работу один раз и качественно.

Исполнители — заведующий архивом, старший методист, методист, старший архивист, архивист I категории, архивист II категории. ┌───────────┬────────────┬────────────────────────┬───────┬──────┐ │ N нормы │Наименование│ Содержание работы │Единица│Норма │ │ │ работы │ │измере-│време-│ │ │ │ │ния │ни, │ │ │ │ │объема │чел.-ч│ │ │ │ │работы │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.1. │Составление │Изучение нормативной, │ │ │ │ │исторических│методической, справочной│ │ │ │ │справок │литературы, архивных │ │ │ ├───────────┼────────────┤документов, определение ├───────┼──────┤ │3.4.1.1. │ на фонды │дат создания, реоргани- │1 ис- │ │ │ │ учреждений │зации, ликвидации │тори- │ │ │ │ краевого и │фондообразователя; напи-│ческая │ │ │ │ областного │сание справки с харак- │справка│ │ │ │ значения │теристикой функций и │ │ │ ├───────────┼────────────┤структуры учреждения, ├───────┼──────┤ │3.4.1.1.1. │ за период │состава и содержания │ │64,00 │ │ │ свыше 10 │документов фонда, сте- │ │ │ │ │ лет │пени полноты их сохран- │ │ │ ├───────────┼────────────┤ности; доработка справки├───────┼──────┤ │3.4.1.1.2. │ за период │по замечаниям │ │40,00 │ │ │ от 5 до 10│ │ │ │ │ │ лет │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.1.1.3. │ за период │ │ │16,00 │ │ │ от 1 года │ │ │ │ │ │ до 5 лет │ │ │ │ │ │ или допол-│ │ │ │ │ │ нение ра- │ │ │ │ │ │ нее соста-│ │ │ │ │ │ вленной │ │ │ │ │ │ справки │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.1.2. │ на фонды │ │1 ис- │ │ │ │ учреждений │ │тори- │ │ │ │ городского │ │ческая │ │ │ │ и районного│ │справка│ │ │ │ значения │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.1.2.1. │ за период │ │ │40,00 │ │ │ свыше 10 │ │ │ │ │ │ лет │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.1.2.2. │ за период │ │ │24,00 │ │ │ от 5 до 10│ │ │ │ │ │ лет │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.1.2.3. │ за период │ │ │8,00 │ │ │ от 1 года │ │ │ │ │ │ до 5 лет │ │ │ │ │ │ или допол-│ │ │ │ │ │ нение ра- │ │ │ │ │ │ нее соста-│ │ │ │ │ │ вленной │ │ │ │ │ │ справки │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.2. │Разработка │Изучение методической, │1 │15,00 │ │ │схем систе- │справочной литературы, │схема │ │ │ │матизации │архивных документов, │ │ │ │ │документов │выбор принципов систе- │ │ │ │ │фондов уч- │матизации; написание │ │ │ │ │реждений │схемы, доработка схемы │ │ │ │ │ │по замечаниям │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.3. │Предвари- │Группировка документов │ │ │ │ │тельная │по фондовой принадлеж- │ │ │ │ │системати- │ности, внутри фонда — │ │ │ │ │зация доку- │по годам, по структурным│ │ │ │ │ментов фон- │подразделениям или │ │ │ │ │дов учреж- │по видам документов, по │ │ │ │ │дений │алфавиту авторов, имен, │ │ │ ├───────────┼────────────┤корреспондентов ├───────┼──────┤ │3.4.3.1. │ пофондовая │ │100 дел│1,20 │ │ │ системати- │ │ │ │ │ │ зация доку-│ │ │ │ │ │ ментов │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.3.2. │ внутрифон- │ │100 дел│2,60 │ │ │ довая сис- │ │ │ │ │ │ тематизация│ │ │ │ │ │ документов │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.3.3. │ системати- │ │100 дел│1,30 │ │ │ зация доку-│ │ │ │ │ │ ментов по │ │ │ │ │ │ алфавиту │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.4. │Проведение │ │ │ │ │ │экспертизы │ │ │ │ │ │и практи- │ │ │ │ │ │ческой цен- │ │ │ │ │ │ности управ-│ │ │ │ │ │ленческой │ │ │ │ │ │документации│ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.4.1. │ без полист-│Изучение методической, │100 дел│32,00 │ │ │ ного прос- │справочной литературы, │ │ │ │ │ мотра доку-│перечней документов со │ │ │ │ │ ментов │сроками хранения; выбо- │ │ │ │ │ │рочный просмотр дел, │ │ │ │ │ │содержащих дублетные │ │ │ │ │ │или трафаретные по со- │ │ │ │ │ │держанию документы; оп- │ │ │ │ │ │ределение научной и │ │ │ │ │ │практической ценности │ │ │ │ │ │документов, отбор доку- │ │ │ │ │ │ментов на постоянное │ │ │ │ │ │или временное хранение │ │ │ │ │ │и к уничтожению; груп- │ │ │ │ │ │пировка документов и │ │ │ │ │ │дел в соответствии со │ │ │ │ │ │статьями перечня │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.4.2. │ с полистным│То же; с полистным │100 дел│87,00 │ │ │ просмотром │просмотром документов, │ │ │ │ │ документов │подлежащих экспертизе │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.5. │Проведение │ │ │ │ │ │экспертизы │ │ │ │ │ │научной и │ │ │ │ │ │практической│ │ │ │ │ │ценности │ │ │ │ │ │документов │ │ │ │ │ │по личному │ │ │ │ │ │составу │ │ │ │ │ │учреждений │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.5.1. │ без полист-│Содержание см. │100 дел│13,00 │ │ │ ного прос- │п. 3.4.4.1 │ │ │ │ │ мотра доку-│ │ │ │ │ │ ментов │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.5.2. │ с полистным│Содержание см. │100 дел│41,00 │ │ │ просмотром │п. 3.4.4.2 │ │ │ │ │ документов │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.6. │Составление │Написание акта по уста- │1 акт, │8,00 │ │ │актов о вы- │новленной форме, оформ- │вклю- │ │ │ │делении к │ление акта, подготовка │чающий │ │ │ │уничтожению │к рассмотрению акта на │до 40 │ │ │ │документов, │заседании ЭК — ЦЭК │позиций│ │ │ │не подлежа- │ │ │ │ │ │щих хранению│ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.7. │Определение │Полистный просмотр до- │100 дел│2,25 │ │ │фондовой │кументов, установление │ │ │ │ │принадлеж- │исторических и логичес- │ │ │ │ │ности доку- │ких связей между доку- │ │ │ │ │ментов и дел│ментами, определение, │ │ │ │ │ │уточнение периода дея- │ │ │ │ │ │тельности фондообразо- │ │ │ │ │ │вателя, хронологических │ │ │ │ │ │рамок документов фонда, │ │ │ │ │ │выделение непрофильных │ │ │ │ │ │материалов │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.8. │Системати- │ │ │ │ │ │зация доку- │ │ │ │ │ │ментов из │ │ │ │ │ │россыпи │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.8.1. │ по фондам │Просмотр документов, │10 кг │11,00 │ │ │ │группировка по фондам, │доку- │ │ │ │ │с проведением экспертизы│ментов │ │ │ │ │научной и практической │ │ │ │ │ │ценности документов │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.8.2. │ по струк- │Просмотр документов, │10 кг │18,35 │ │ │ турным под-│определение их внутри- │доку- │ │ │ │ разделениям│фондовой принадлежности,│ментов │ │ │ │ │проведение экспертизы │ │ │ │ │ │научной и практической │ │ │ │ │ │ценности документов, │ │ │ │ │ │уточнение сроков │ │ │ │ │ │хранения документов, │ │ │ │ │ │группировка по структур-│ │ │ │ │ │ным подразделениям │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.9. │Формирование│Изучение документов, │ │ │ │ │дел из │отбор документов, сис- │ │ │ │ │россыпи и │тематизация документов │ │ │ │ │переформи- │по хронологии, по груп- │ │ │ │ │рование дел │пам, по алфавиту; выде- │ │ │ ├───────────┼────────────┤ление дублетных и неп- ├───────┼──────┤ │3.4.9.1. │ управлен- │равильно присоединенных │1000 │9,00 │ │ │ ческая до- │документов; формирование│листов │ │ │ │ кументация │дел │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.9.2. │ документы │ │1000 │8,00 │ │ │ по личному │ │листов │ │ │ │ составу │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.9.3. │ табуляграм-│ │1000 │14,00 │ │ │ мы по зара-│ │листов │ │ │ │ ботной пла-│ │ │ │ │ │ те │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.10. │Оформление │Проверка соответствия │100 дел│50,50 │ │ │дел постоян-│содержания документов │ │ │ │ │ного и │дела его заголовку (по │ │ │ │ │временного │номенклатуре дел), ре- │ │ │ │ │хранения │дактирование заголовка, │ │ │ │ │(сформиро- │описание дела на облож- │ │ │ │ │ванных в │ке; подшивка дела на 4 │ │ │ │ │делопроиз- │прокола │ │ │ │ │водстве), │ │ │ │ │ │без нумера- │ │ │ │ │ │ции листов │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.11. │Оформление │То же; с подшивкой дела │100 дел│38,50 │ │ │дел по лич- │на 3 прокола │ │ │ │ │ному составу│ │ │ │ │ │(сформиро- │ │ │ │ │ │ванных в │ │ │ │ │ │делопроиз- │ │ │ │ │ │водстве), │ │ │ │ │ │без нумера- │ │ │ │ │ │ции листов │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.12. │Систематиза-│Систематизация листов в │1000 │8,00 │ │ │ция листов │соответствии с выбранным│листов │ │ │ │в деле │принципом формирования │ │ │ │ │ │дела │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.13. │Составление │Полистный просмотр │ │ │ │ │заголовков │дела, изучение состава │ │ │ │ │дел │и содержания документов,│ │ │ ├───────────┼────────────┤определение авторства, ├───────┼──────┤ │3.4.13.1. │ управлен- │крайних дат дела; │100 │25,00 │ │ │ ческая до- │формулирование текста │заго- │ │ │ │ кументация │заголовка, написание │ловков │ │ ├───────────┼────────────┤заголовка на карточке ├───────┼──────┤ │3.4.13.2. │ личные дела│ │100 │5,00 │ │ │ │ │заго- │ │ │ │ │ │ловков │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.14. │Составление │Чтение документа, │100 │33,00 │ │ │аннотаций │изложение его │анно- │ │ │ │на документы│содержания, написание │таций │ │ │ │ │аннотации │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.15. │Системати- │Группировка карточек в │ │ │ │ │зация кар- │соответствии с принятой │ │ │ │ │точек с за- │схемой систематизации │ │ │ │ │головками │дел фонда │ │ │ │ │дела │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.15.1. │ по струк- │ │100 │2,50 │ │ │ турному или│ │карто- │ │ │ │ тематичес- │ │чек │ │ │ │ кому приз- │ │ │ │ │ │ накам │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.15.2. │ по номи- │ │100 │1,30 │ │ │ нальному, │ │карто- │ │ │ │ хронологи- │ │чек │ │ │ │ ческому или│ │ │ │ │ │ алфавитному│ │ │ │ │ │ признакам │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.16. │Системати- │Составление заголовков │100 дел│2,50 │ │ │зация дел │на делах и на │ │ │ │ │внутри фон- │карточках, расположение │ │ │ │ │дов учреж- │дел в соответствии с │ │ │ │ │дений с │архивными шифрами на │ │ │ │ │составлением│карточках │ │ │ │ │заголовков │ │ │ │ │ │дел │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.14.17. │Редактиро- │Анализ содержания заго- │ │ │ │ │вание заго- │ловка, уточнение полноты│ │ │ │ │ловков дел │информации, унификация │ │ │ ├───────────┼────────────┤формы изложения сведений├───────┼──────┤ │3.14.17.1. │ с выбороч- │в заголовке, внесение │100 │6,70 │ │ │ ным прос- │изменений в текст │заго- │ │ │ │ мотром дел │заголовка │ловков │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.14.17.2. │ без просмо-│ │100 │3,40 │ │ │ тра дел │ │заго- │ │ │ │ │ │ловков │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.18. │Простановка │ │ │ │ │ │архивных │ │ │ │ │ │шифров │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.18.1. │ на карточ- │Написание архивных шиф- │100 │1,75 │ │ │ ках │ров на предварительно │карто- │ │ │ │ │отсистематизированных │чек │ │ │ │ │карточках │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.18.2. │ на обложках│Сверка заголовка дела с │100 дел│2,50 │ │ │ дел │описью или карточкой, │ │ │ │ │ │проставление штампов, │ │ │ │ │ │написание архивных шиф- │ │ │ │ │ │ров; по два архивных │ │ │ │ │ │шифра на каждой обложке │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.19. │Подшивка │Подшивка документов в │ │ │ │ │дел │твердую обложку │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.19.1. │ на четыре │ │100 дел│28,00 │ │ │ прокола │ │ │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.19.2. │ на три про-│ │100 дел│16,00 │ │ │ кола │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.20. │Оформление │Написание наименования │100 дел│12,75 │ │ │обложек или │фондообразователя, │ │ │ │ │титульных │структурной части, │ │ │ │ │листов дел │заголовка дела, крайних │ │ │ ├───────────┼────────────┤дат, количества листов │ │ │ │3.4.20.1. │ без проста-│(на основании описи или │ │ │ │ │ новки ар- │карточки) на обложке │ │ │ │ │ хивных шиф-│или на титульном листе, │ │ │ │ │ ров │изготовленных типограф- │ │ │ │ │ │ским способом │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.20.2. │ с проста- │То же, с проставлением │100 дел│16,50 │ │ │ новкой ар- │архивных шифров │ │ │ │ │ хивных шиф-│ │ │ │ │ │ ров │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.21. │Оформление │Написание наименования │100 дел│15,50 │ │ │обложек дел │фондообразователя, │ │ │ │ │долговремен-│структурной части, │ │ │ │ │ного хра- │заголовка дела, крайних │ │ │ │ │нения, с │дат на основании описи, │ │ │ │ │простанов- │карточки или номенклату-│ │ │ │ │кой архив- │ры дел; проставление │ │ │ │ │ных шифров │архивного шифра на обло-│ │ │ │ │ │жке, по одному архивному│ │ │ │ │ │шифру на каждой обложке │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.22. │Нумерация │Полистная нумерация де- │ │ │ │ │листов в │ла, составление листа- │ │ │ │ │делах │заверителя по установ- │ │ │ │ │ │ленной форме │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.22.1. │ объемом до │ │1 дело │1,15 │ │ │ 250 листов │ │объемом│ │ │ │ │ │250 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.22.2. │ объемом до │ │1 дело │0,70 │ │ │ 150 листов │ │объемом│ │ │ │ │ │150 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.22.3. │ объемом до │ │1 дело │0,25 │ │ │ 50 листов │ │объемом│ │ │ │ │ │50 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.23. │Перенумера- │Гашение старой нумерации│ │ │ │ │ция листов │листов; полистная │ │ │ │ │в делах │нумерация дела, состав- │ │ │ ├───────────┼────────────┤ление новой заверитель- ├───────┼──────┤ │3.4.23.1. │ объемом до │ной записи по установ- │1 дело │1,50 │ │ │ 250 листов │ленной форме │объемом│ │ │ │ │ │250 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.23.2. │ объемом до │ │1 дело │0,95 │ │ │ 150 листов │ │объемом│ │ │ │ │ │150 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.23.3. │ объемом до │ │1 дело │0,33 │ │ │ 50 листов │ │объемом│ │ │ │ │ │50 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.24. │Проверка │Полистная проверка пра- │ │ │ │ │нумерации │вильности нумерации │ │ │ │ │листов в │листов дела, исправление│ │ │ │ │делах │ошибок нумерации, │ │ │ ├───────────┼────────────┤составление новой заве- ├───────┼──────┤ │3.4.24.1. │ объемом до │рительной записи │1 дело │1,25 │ │ │ 250 листов │ │объе- │ │ │ │ │ │мом │ │ │ │ │ │250 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.24.2. │ объемом до │ │1 дело │0,85 │ │ │ 150 листов │ │объемом│ │ │ │ │ │150 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.24.3. │ объемом до │ │1 дело │0,30 │ │ │ 50 листов │ │объемом│ │ │ │ │ │50 │ │ │ │ │ │листов │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.25. │Составление │Изучение нормативной, │1 пре- │16,30 │ │ │предисловий │методической, справочной│дисло- │ │ │ │к описям │литературы, НСА, │вие │ │ │ │фондов уч- │архивных документов по │ │ │ │ │реждений │истории фондообразова- │ │ │ │ │ │теля и фонда; выявление │ │ │ │ │ │сведений о наличии и │ │ │ │ │ │составе НСА к фонду, об │ │ │ │ │ │особенностях описания │ │ │ │ │ │фонда и систематизации │ │ │ │ │ │его документов, опреде- │ │ │ │ │ │ление дат создания, ре- │ │ │ │ │ │организации, ликвидации │ │ │ │ │ │учреждения, его функций,│ │ │ │ │ │особенностей деятель- │ │ │ │ │ │ности, изменений │ │ │ │ │ │подчиненности; написание│ │ │ │ │ │текста предисловия, │ │ │ │ │ │доработка по замечаниям │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.26. │Составление │Изучение описи, выявле- │ │ │ │ │указателей │ние, отбор понятий, │ │ │ │ │кратких, │составление карточек │ │ │ │ │глухих, к │для указателя, состав- │ │ │ │ │описям дел │ление отсылочных карто- │ │ │ ├───────────┼────────────┤чек, систематизация ├───────┼──────┤ │3.4.26.1. │ предметных │карточек в пределах од- │100 │10,00 │ │ │ │ного понятия, по валовой│карто- │ │ │ │ │нумерации; составление, │чек │ │ ├───────────┼────────────┤редактирование указателя├───────┼──────┤ │3.4.26.2. │ наименова- │ │100 │7,00 │ │ │ ний учреж- │ │карто- │ │ │ │ дений │ │чек │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.26.3. │ географи- │ │100 │6,70 │ │ │ ческих │ │карто- │ │ │ │ │ │чек │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.26.4. │ именных │ │100 │6,70 │ │ │ │ │карто- │ │ │ │ │ │чек │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.27. │Составление │Просмотр описательных │1 │2,05 │ │ │списков │статей описи, НСА к │список │ │ │ │сокращенных │ней, выявление сокращен-│ │ │ │ │слов к опи- │ных слов, установление │ │ │ │ │сям дел │их полного написания, │ │ │ │ │ │систематизация сокраще- │ │ │ │ │ │ний в алфавитном поряд- │ │ │ │ │ │ке, написание, редакти- │ │ │ │ │ │рование списка │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.28. │Составление │Написание старых номеров│100 │1,70 │ │ │переводных │дел с указанием новых │номе- │ │ │ │таблиц ар- │номеров или сведений о │ров │ │ │ │хивных шиф- │передаче дел в другие │дел │ │ │ │ров дел │фонды │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.29. │Составление │Внесение в опись заго- │ │ │ │ │внутренних │ловков или наименований │ │ │ │ │описей до- │документов в соответст- │ │ │ │ │кументов в │вии с их расположением в│ │ │ │ │делах │деле, с указанием номе- │ │ │ ├───────────┼────────────┤ров листов дела; сос- ├───────┼──────┤ │3.4.29.1. │ управлен- │тавление итоговой записи│100 │15,00 │ │ │ ческая до- │ │заго- │ │ │ │ кументация │ │ловков │ │ │ │ │ │доку- │ │ │ │ │ │ментов │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.29.2. │ комплексы │ │100 │5,00 │ │ │ или наряды │ │заго- │ │ │ │ личных дел,│ │ловков │ │ │ │ сформиро- │ │доку- │ │ │ │ ванных в │ │ментов │ │ │ │ одной еди- │ │ │ │ │ │ нице │ │ │ │ │ │ хранения │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.30. │Составление │Заполнение описательных │ │ │ │ │сводных опи-│статей описи в соответ- │ │ │ │ │сей дел │ствии с номенклатурой │ │ │ ├───────────┼────────────┤дел, сдаточной описью ├───────┼──────┤ │3.4.30.1. │ сводных │или карточками на дела; │100 │8,00 │ │ │ описей дел │написание титульного │описа- │ │ │ │ постоянного│листа, оглавления, ну- │тельных│ │ │ │ хранения │мерация листов описи, │статей │ │ │ │ │составление итоговой │описи │ │ │ │ │записи, листа-заверителя│дел │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.30.2. │ сводных │ │100 │5,00 │ │ │ описей дел │ │описа- │ │ │ │ по личному │ │тельных│ │ │ │ составу │ │статей │ │ │ │ │ │описи │ │ │ │ │ │дел │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.31. │Каталогиза- │Отбор дел по НСА и опи- │ │ │ │ │ция доку- │сям, полистный просмотр │ │ │ │ │ментов с │дел, выявление докумен- │ │ │ │ │полистным │тов для каталогизации, │ │ │ │ │просмотром │составление аннотаций │ │ │ │ │дел │на карточках, редакти- │ │ │ ├───────────┼────────────┤рование аннотаций, ин- ├───────┼──────┤ │3.4.31.1. │ тематичес- │дексирование, система- │100 │55,00 │ │ │ кие карто- │тизация карточек; вклю- │карто- │ │ │ │ теки │чение карточек в карто- │чек │ │ ├───────────┼────────────┤теки ├───────┼──────┤ │3.4.31.2. │ именные │ │100 │23,50 │ │ │ картотеки │ │карто- │ │ │ │ │ │чек │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.31.3. │ алфавитные │ │100 │20,00 │ │ │ картотеки │ │карто- │ │ │ │ по именным │ │чек │ │ │ │ спискам ра-│ │ │ │ │ │ бочих и │ │ │ │ │ │ служащих │ │ │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.32. │Каталогиза- │Выявление документов по │ │ │ │ │ция доку- │описям, составление ан- │ │ │ │ │ментов без │нотаций на карточках на │ │ │ │ │полистного │основании заголовков │ │ │ │ │просмотра │дел в описях, редакти- │ │ │ │ │дел │рование аннотаций, ин- │ │ │ ├───────────┼────────────┤дексирование, система- ├───────┼──────┤ │3.4.32.1. │ тематичес- │тизация карточек; вклю- │100 │28,00 │ │ │ кие карто- │чение карточек в карто- │карто- │ │ │ │ теки │теки │чек │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.32.2. │ именные │ │100 │14,00 │ │ │ картотеки │ │карто- │ │ │ │ │ │чек │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.33. │Составление │Установление идентичнос-│ │ │ │ │отсылочных │ти понятий и написание │ │ │ │ │карточек │отсылочных карточек с │ │ │ ├───────────┼────────────┤указанием всех понятий ├───────┼──────┤ │3.4.33.1. │ тематичес- │ │100 │4,00 │ │ │ ких │ │карто- │ │ │ │ │ │чек │ │ ├───────────┼────────────┤ ├───────┼──────┤ │3.4.33.2. │ именных │ │100 │2,00 │ │ │ │ │карто- │ │ │ │ │ │чек │ │ ├───────────┼────────────┼────────────────────────┼───────┼──────┤ │3.4.34. │Составление │Написание второго │100 │1,20 │ │ │дублетных │экземпляра карточки, │карто- │ │ │ │карточек │тождественного оригиналу│чек │ │ └───────────┴────────────┴────────────────────────┴───────┴──────┘ ——————————— <*> Проводится в случаях бессистемного хранения документов в учреждениях, предшествует экспертизе научной и практической ценности документов, см. п. п. 3.4.4, 3.4.5, 3.4.6, 3.4.7, 3.4.8.