Направление в командировку

Служебная командировка: условия направления, льготы, компенсации

“Кадровик. Трудовое право для кадровика“, 2008, N 2

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА: УСЛОВИЯ НАПРАВЛЕНИЯ, ЛЬГОТЫ,

КОМПЕНСАЦИИ

Часть 2 ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации предоставляет полномочие Правительству Российской Федерации определять порядок установления особенностей направления работников в служебные командировки. Данная норма предполагает принятие Правительством Российской Федерации специального постановления, определяющего порядок направления работников в командировку, которое должно заменить действующую в настоящее время Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“.

Нередко для выполнения трудовой функции работнику необходимо выехать за пределы территориального расположения своей организации. Например, поездки для заключения договора поставок, участия в семинаре, совещании, конференции, проверки работы филиала, дочерней организации, повышения квалификации, а также и во многих других разных случаях в процессе трудовой деятельности.

Направляясь в такую поездку в другой населенный пункт, город или страну, работник испытывает ряд неудобств, связанных с проездом, проживанием и питанием, которые влекут за собой дополнительные расходы.

Трудовое законодательство предусматривает определенные гарантии и компенсации для таких работников, и в первую очередь ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации дает понятие служебной командировки как поездки работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом трудовое законодательство не признает служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (например, проводник пассажирского вагона поезда дальнего следования) или имеет разъездной характер (например, курьер организации).

Ограничения при направлении в командировку

Перед тем как подписать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, руководителю (работодателю) следует убедиться в том, что данного работника он может командировать без каких-либо ограничений.

Дело в том, что Трудовой кодекс Российской Федерации прямо запрещает направление в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ) и работников в возрасте до восемнадцати лет (ст. 268 ТК РФ).

Хотя при этом трудовое законодательство из указанного запрещения направления в командировки делает исключение для тех молодых людей, которые являются творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами и которые поименованы в Перечне, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.04.2007 N 252.

Также в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством. Это предусмотрено ст. 203 Трудового кодекса Российской Федерации.

Только с письменного согласия и при условии медицинского заключения, выданного в установленном порядке, можно направить в служебные командировки:

— женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;

— работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;

— работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

— матерей и отцов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет без супруга (супруги).

Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

В остальных случаях направление в командировку оформляется приказом, работник, нарушивший приказ, подлежит привлечению к дисциплинарной ответственности.

Увольнение работника за нарушение приказа о направлении в командировку возможно в случаях, предусмотренных п. п. 5 и 10 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Необходимо отметить, что ч. 2 ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации предоставляет полномочие Правительству Российской Федерации определять порядок установления особенностей направления работников в служебные командировки. Данная норма предполагает принятие Правительством Российской Федерации специального постановления, определяющего порядок направления работников в командировку, которое должно заменить действующую в настоящее время Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“ (в дальнейшем будет именоваться — Инструкция N 62).

Продолжительность пребывания работника в командировке

Трудовой кодекс Российской Федерации максимальную продолжительность служебной командировки не определяет.

Срок командировки может быть любым, но должен быть оптимальным для выполнения работником командировочного задания. Организация может определить такой срок самостоятельно локальным нормативным актом.

Однако необходимо помнить, что в соответствии с п. 4 Инструкции N 62 срок командировки (по территории Российской Федерации) не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути).

Поэтому во избежание возможных разногласий и различных споров с работниками, специалистами налоговых органов и т.п.

Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов

организациям не следовало бы оформлять командировки выше этого срока.

Исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.

Документы для оформления командировки

Документальное оформление служебной командировки производится в соответствии с формами, установленными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“.

В соответствии с указанным нормативным документом направление работников организаций в командировку производится руководителем организации и оформляется:

а) приказом о направлении работника в командировку.

Приказ о направлении в командировку заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При этом на одного командированного работника составляется приказ по форме N Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку“. При направлении в командировку нескольких человек используется форма N Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку“;

б) командировочным удостоверением.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

— фамилия, имя и отчество;

— структурное подразделение;

— должность (специальность, профессия) командируемого лица;

— цель командировки;

— место назначения (страна, город, организация);

— время командировки (не считая времени нахождения в пути).

Необходимо отметить, что Госкомстат России при отправке работника в командировку предлагает оформить несколько документов. Однако Минфин России Письмом от 06.12.2002 N 16-00-16/158 “О порядке документального оформления служебных командировок“ указал, что параллельное составление двух документов (приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Однако, несмотря на такое разрешение, следует исходить, прежде всего, из специфики командировок.

Если работники постоянно ездят в одну и ту же организацию (например, в фирму, являющуюся постоянным крупным поставщиком сырья или комплектующих изделий для данной организации), то им нетрудно подписать у ответственного лица командировочные удостоверения, поставить на них штампы. Это будет подтверждение необходимости направления работников в служебные командировки.

Когда работники направляются не в организацию, а, к примеру, для изучения рынка сбыта и прогнозирования покупательского спроса на производимую продукцию, то штампы поставить будет некому и, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку;

в) служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждаются руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаются в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).


Гарантии при направлении работников в служебные
командировки

Направляя работника в служебную командировку, ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Средний заработок за работником, направленным в командировку, сохраняется как за время пребывания в месте командировки, так и время нахождения в пути туда и обратно. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Он исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 Трудового кодекса Российской Федерации.

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

В случае направления в служебную командировку в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Необходимо отметить, что ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Таким образом, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов, установленные Правительством Российской Федерации, обязательны в полной мере только для бюджетных организаций. Иначе говоря, организации, не финансируемые из бюджета, могут устанавливать размеры командировочных расходов, отличные от тех, которые установлены Правительством Российской Федерации.

Теперь подробно рассмотрим порядок и размеры возмещения работодателем командировочных расходов.

Расходы на проезд

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

— при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

— расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

— расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

Можно возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов.

Для этого можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов.

Руководитель организации в случае командировки работника по территории Российской Федерации на основании п. 19 Инструкции N 62 имеет право (но не обязан!) разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

Затраты по проживанию

Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и расчетного часа, принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах — 12.00 по местному времени.

Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 “Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации“ при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

— наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

— фамилию, имя, отчество потребителя;

— сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

— цену номера (места в номере);

— другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Если, вернувшись из командировки, работник не может документально подтвердить расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна.

Размер такого возмещения следует прописать в локальном нормативном акте организации.

Суточные

При расчете суточных, которые полагаются командированному работнику по количеству дней, необходимо руководствоваться Инструкцией N 62, но при этом следует иметь в виду, что она применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству и в первую очередь Трудовому кодексу Российской Федерации.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки.

Следует отметить, что при служебных поездках в местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Об этом сказано в п. 15 Инструкции N 62.

Иные расходы

Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.

К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:

— расходы по оплате услуг связи;

— дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);

— расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

— расходы на получение визы;

— сборы за услуги аэропортов;

— комиссионные сборы;

— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

— другие расходы.

Возмещение командировочных расходов для работников
бюджетных организаций

Нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций определены Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.

В соответствии с указанным Постановлением возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

— расходы по найму жилого помещения — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;

— расходы на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Б.Чижов
Начальник отдела
Федерального агентства
по здравоохранению и социальному развитию

Подписано в печать
25.01.2008