Наименование экономического субъекта

Содержание

3(171) — 2014

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

НОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА: УНИВЕРСАЛЬНЫЙ ПЕРЕДАТОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ

Г. Н. ГАФУРОВА,

кандидат экономических наук,

старший преподаватель кафедры финансов и кредита Российский государственный гуманитарный университет

Существует множество определений термина «первичный документ», но все они свидетельствуют о наличии первоначальных сведений, связанных с хозяйственными процессами и явлениями1.

О том, какие сведения должен содержать в себе первичный учетный документ, подробно изложено в ст. 9 гл. 2 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1 Первичный документ — бухгалтерский документ, составляемый в момент проведения хозяйственных операций и являющийся свидетельством их совершения.

Первичный бухгалтерский документ—это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цеха.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например расчетно-платежной ведомости .

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Наконец, согласно п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государс-

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

3(171) — 2014

твенного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Таким образом, п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ дает возможность фирме самостоятельно разработать формы первичных документов, но и не отменяет ранее утвержденные типовые формы, т. е. руководитель экономического субъекта по своему усмотрению может применять как унифицированные формы документов, так и разработать свои, а организации имеют право заменять одни унифицированные формы другими2 при условии, что это отражено в их учетной политике.

Так как на практике унифицированных форм или самостоятельно разработанных первичных документов, используемых бухгалтером в повседневной деятельности организации, образуется достаточное количество и, следовательно, времени на обработку или составление таких документов требуется немало, то целью любой бухгалтерии является по возможности сократить количество таких документов и сделать работу более эффективной.

То есть потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно, поэтому ФНС России и был разработан универсальный передаточный документ (УПД) (см. формы 1 и 2 ), который совместил в себе функции двух документов и, как планируется, существенно сократит документооборот организации (см. письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»).

Необходимо обратить внимание на следующие основные аспекты УПД:

1) применение УПД — это право, а не обязанность организации;

2) начать применение УПД можно в любой момент;

3) налоговые органы привели перечень наиболее распространенных хозяйственных операций, при оформлении которых может применяться универсальный передаточный документ. В их число вошли:

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

— отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с

2 Необходимо помнить, что с 01.01.2013, действительно, унифицированные формы первичных учетных документов можно не использовать. Однако формы первичных документов, которые приняты на основании других федеральных законов, остались обязательными (например, кассовые документы).

передачей их покупателю, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);

— отгрузка товаров с транспортировкой и передачей их покупателю либо транспортной компании, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);

— передача имущественных прав;

— передача результатов выполненных работ подрядчиком (субподрядчиком), а также исполнителем научно-исследовательских работ, и принятие их заказчиком (генподрядчиком) или заказчиком научно-исследовательских работ;

— подтверждение факта оказания услуг исполнителем, экспедитором (при составлении документа на вознаграждение экспедитора), финансовым агентом, хранителем, доверенным управляющим, комиссионером, поверенным или агентом (при составлении документа на вознаграждение комиссионеру, поверенному или агенту) и принятия услуг заказчиком, клиентом, поклажедателем, доверителем управления, комитентом или принципалом;

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, которые решат перейти на УПД, возможны несколько вариантов его применения:

— документу присваивается в верхнем левом углу бланка УПД статус «1» 3 — это означает, что данный документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную либо акт. Следовательно, в этом случае УПД служит для расчетов по НДС и для признания расходов при налогообложении прибыли;

— документу присваивается в верхнем левом углу бланка УПД статус «2» 4 — это означает, что данный документ заменяет собой только накладную либо акт. Следовательно, в этом случае УПД служит для признания расходов в налоговом учете. В свою очередь для расчетов по налогу на добавленную стоимость (НДС) необходим обычный счет-фактура;

— вариант, при котором УПД заменял бы только счет-фактуру, не предусмотрен.

3 В настоящий момент УПД со статусом «1» передавать в электронном виде нельзя, поскольку такой формат пока еще не утвержден.

4 Универсальный первичный документ со статусом «2» можно передавать в электронном виде так же, как и любой неформализованный первичный документ.

Универсальный передаточный документ

Статус: | |

1 — счет-фактура и передаточный документ (акт) 2-передаточный документ (акт)

Счет-фактура № Исправление №

_(1) _ (1а)

Продавец

Адрес

ИНН/КПП продавца Грузоотправитель и его адрес Грузополучатель и его адрес К платежно-расчетному документу Покупатель Адрес

ИНН/КПП покупателя Валюта: наименование, код

Форма 1

Приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137

_ (2)

__(2а)

_ (26)

__(3)

__(4)

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

__(5)

_ (6)

__(6а)

(7)

№ п/п Код товара/ работ, услуг Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права Единица измерения Количество (объем) Цена (тариф) за единицу измерения Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего В том числе сумма акциза Налоговая ставка Сумма налога, предъявляемая покупателю Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом -всего Страна происхождения товара Номер таможенной декларации

код условное обозначение (национальное) Цифровой код Краткое наименование

А Б 1 2 2а 3 4 5 6 7 8 9 10 10а 11

Всего к оплате X

Документ составлен на _листах

Руководитель организации или иное уполномоченное лицо

Индивидуальный предприниматель

(подпись) (подпись)

(ф.и.о.)

Главный бухгалтер

или иное уполномоченное лицо

(подпись)

(ф.и.о.)

(ф.и.о.)

(реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)

Основание передачи (сдачи) / получения (приемки) Данные о транспортировке и грузе

Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал

(договор; доверенность и др.)

(транспортная накладная, поручение экспедитору, экспедиторская / складская расписка и др. / масса нетто/ брутто груза, если не приведены ссылки на транспортные документы, содержащие эти сведения)

(должность) Дата отфузки, передачи (сдачи) Иные сведения об отгрузке, передаче

(ф.и.о) _ 20_

(ссылки на неотъемлемые приложения, сопутствующие документы, иные документы и т.п.) Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни

(должность) (подпись)

Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т.ч. комиссионера / агента)

(может не заполняться при проставлении печати в М.П., может быть указан ИНН / КПП) М.П.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял

(должность) Дата получения (приемки) Иные сведения о получении, приемке

(информация о наличии/отсутствии претензии; ссылки на неотъемлемые приложения, и другие документы и т.п.) Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни

(должность) (подпись)

Наименование экономического субъекта — составителя документа

(может не заполняться при проставлении печати в М.П., может быть указан ИНН / КПП) М.П.

Универсальный передаточный документ

Статус: | 1 |

1 — счет-фактура и передаточный документ (акт) 2- передаточный документ (акт)

Счет-фактура от 30 ноября 2013№ 111 Исправление № _-_от_-_

Продавец

Адрес

ИНН/КПП продавца Гоузоотправитель и его адрес Грузополучатель и его адрес К платежно-расчетному документу Покупатель Адрес

ИНН/КПП покупателя Валюта: наименование, код

ЗАО «СтройАльянс»

118456, г. Москва, Каширское ш., д. 45, корп. 3, оф. 14 7724227803/77240100

ООО «Мастер-ОК»

143294, Московская область, г. Наро-Фоминск, пл. Победы, д. 18

Российский рубль, 643

Форма 2

Форма документа утверждена приказом ЗАО «СтройАльянс» от 29 октября 2013 г. № 42

(2) (2а) (26)

(3)

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

(4)

(5)

(6)

(ба)

(бб) (7)

№ n/n Код товара/ работ, услуг Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права Единица измерения Количество (объем) Цена (тариф) за единицу измерения Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего В том числе сумма акциза Налоговая ставка Сумма налога, предъявляемая покупателю Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом -всего Страна происхождения товара Номер таможенной декларации

код условное обозначение (национальное) Цифровой код Краткое наименование

A Б 1 2 2а 3 4 5 6 7 8 9 10 10а 11

1 Услуги генерального подрядчика за ноябрь 2013 г. 200 000,00 — 18 36 000,00 236 000,00

Всего к оплате 200 000,00 X 36 000,00 236 000,00

Документ составлен на 1 листе

Руководитель организации или иное уполномоченное лицо

Индивидуальный предприниматель

Кораблее

(подпись)

(подпись)

А.Н. Кораблее (ф.и.о.)

Главный бухгалтер

или иное уполномоченное лицо

Свиридова

(подпись)

Е.К. Свиридова (ф.и.о.)

1U.O.)

(реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)

Основание передачи (сдачи) /получения (приемки) Данные о транспортировке и грузе

Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал Генеральный директор Кораблее

(должность) (подпись)

Дата отгрузки, передачи (сдачи)

Договор субподряда от 01.11.2013№ А-4/08 (договор; доверенность и др.)

(транспортная накладная, поручение экспедитору, экспедиторская /складская расписка и др. /масса нетто/брутто груза, если не приведены ссылки на транспортные документы, содержащие эти сведения)

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

» 30″ ноября 2013 г.

А.Н. Кораблее (ф.и.о)

Иные сведения об отгрузке, передаче

Основание — акт о приемке оказанных услуг от 30.11.2013

(ссылки на неотъемлемые приложения, сопутствующие документы, иные документы и т.п.)

Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни

Генеральный директор (должность)

Кораблее

(подпись)

А.Н. Кораблее (ф.и.о)

Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т.ч. комиссионера /агента)

ЗАО «СтройАльянс»

(может не заполняться при проставлении печати в М.П., может быть указан ИНН/КПП) МЛ.

Товар (груз) получил /услуги, результаты работ, права принял

Гпавный инженер Степанов

(должность) (п од п ись)

Дата получения (приемки) «_»

В.Ю. Степанов (ф.и.о)

_20_г.

Иные сведения о получении, приемке

Приложение — доверенность на приемку оказанных услуг от лица субподрядчика от 25.11.2013 №18

(информация о наличии/отсутствии претензии; ссылки на неотъемлемые приложения, и другие документы и т.п.)

Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни

Гпавный инженер (должность)

Степанов (подпись)

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

В.Ю. Степанов (ф.и.о)

Наименование экономического субъекта — составителя документа

ООО «Мастер-ОК»

(может не заполняться при проставлении печати в М.П., может быть указан ИНН /КПП) МЛ.

Ист о чни к: http: //www. m osbuhuslugi. ru/m ater ial/upd-dokum ent-zapolnenie-blank-obrazec.

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

3(171) — 2014

Бухгалтеру необходимо обратить внимание на основные отличия счета-фактуры от первичного учетного документа :

— счет-фактура необходим для целей учета НДС. По общему правилу его выставляют только плательщики данного налога. Что касается первичных учетных документов (накладной, акта), то их при реализации товаров (работ, услуг) должны выставлять все продавцы независимо от применяемой системы налогообложения. На основании первичных бухгалтерских документов происходит списание ценностей в бухгалтерском учете и формируется доход от продажи;

— обязательные реквизиты счета-фактуры установлены ст. 169 Налогового кодекса РФ (НК РФ), а показатели, необходимые для первичного учетного документа, перечислены в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. В них реквизиты не идентичны. Например, при продаже товара в счете-фактуре должна быть указана страна его происхождения (исключение — российские товары), а вот для первичного документа такое требование не предусмотрено. С другой стороны, ряд позиций, обязательных для первичного учетного документа, отсутствуют в счете-фактуре. Например, наименование организации, составившей документ;

— чтобы внести исправления в счет-фактуру, необходимо оформить новый счет-фактуру по той же форме и с теми же номером и датой, что и неверно составленный документ, но уже с корректными данными. В специальной строке «1а» такого счета-фактуры следует указать порядковый номер и дату исправления. Ошибки в первичном учетном документе исправляются проще: неверная сумма

зачеркивается, а рядом пишется правильная. Также указывается дата исправления и ставится подпись руководителя организации или предпринимателя с расшифровкой.

Подводя итоги основных аспектов универсального передаточного документа, необходимо отметить, что все новое — это, как известно, хорошо забытое старое, и, безусловно, на сегодняшний день еще остались вопросы, связанные с заполнением, хранением, обработкой УПД и др., требующие дополнительных разъяснений со стороны ФНС России.

Список литературы

Издательский дом «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ» информирует

о продолжении подписки на II полугодие 2014 г.

Все издаваемые журналы и отдельные статьи, публикуемые в наших изданиях, доступны и в электронном виде на сайте и нтерн ет-магазина www.dilib.ru.

По всем вопросам подписки либо приобретения предыдущих выпусков журналов

обращаться в отдел реализации.

Василий Гавриленко

Ведущий юрист, направление «Налоги и право» Группы компаний SRG

специально для ГАРАНТ.РУ

С 1 октября 2019 года вступил в силу закон, который внес ряд важных «цифровых» нововведений в Гражданский кодекс (Федеральный закон от 18 марта 2019 г. № 34-ФЗ «О внесении изменений в части первую, вторую и статью 1124 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»; далее – Закон № 34-ФЗ).

В качестве основных новелл можно выделить:

  • введение нового объекта гражданских прав – цифровых прав;
  • изменение правил о соблюдении формы сделки. Теперь сделка считается соблюденной, если она совершена в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести содержание сделки на материальном носителе в неизменном виде. При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее свою волю.

Давайте рассмотрим новые правила об электронной форме сделки подробнее.

Формы совершения сделок – «было»

Для начала предлагаю вспомнить основные условия совершения сделок, которые действовали до вступления в силу рассматриваемого Закона № 34-ФЗ. Как установлено ГК РФ, сделки могут совершаться в устной или письменной форме. Устные сделки совершаются в том случае, когда законом или соглашением сторон не установлена письменная форма (п. 1 ст. 159 ГК РФ). При этом раньше письменная форма имела две разновидности: простая письменная и нотариальная.

СПРАВКА

Цифровые права – обязательственные и иные права, содержание и условия осуществления которых определяются в соответствии с правилами информационной системы, отвечающей установленным законом признакам. Осуществление, распоряжение, в том числе передача, залог, обременение цифрового права другими способами или ограничение распоряжения цифровым правом возможны только в информационной системе без обращения к третьему лицу (п. 1 ст. 141.1 ГК РФ).

Главным условием соблюдения письменной формы сделки является составление единого документа, который отражает содержание такой сделки. Подписывают его лица, совершающие сделку или должным образом уполномоченные на это (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Кроме того, п. 2 ст. 160 ГК РФ позволял при совершении сделок использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровую подпись либо иной аналог собственноручной подписи.

Данное положение находило дальнейшее раскрытие в п. 2 ст. 434 ГК РФ (в старой редакции), согласно которому договор в письменной форме мог быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документацией посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признавалась информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Таким образом, согласно положениям ГК РФ, действовавшим до вступления в силу рассматриваемых нововведений, сделка в письменной форме могла быть заключена в виде:

  • единого документа, подписанного собственноручно обеими сторонами;
  • единого документа, подписанного с помощью факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования;
  • единого документа, подписанного с помощью электронно-цифровой подписи (простой или усиленной);
  • единого документа, подписанного с помощью иного аналога собственноручной подписи (какого-либо персонального идентификатора, например, адреса электронной почты);
  • обмена документацией посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Формы совершения сделок – «стало»

Закон № 34-ФЗ устанавливает новый способ заключения письменной сделки – с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки. Причем допустимо использовать любой вариант, благодаря которому можно установить заключившее сделку лицо – в этом случае требование о наличии подписи считается выполненным (п. 1 ст. 160 ГК РФ в редакции Закона № 34-ФЗ).

Пункт 2 ст. 434 ГК РФ также претерпел изменения. Новая редакция данной нормы устанавливает, что договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными.

Основное различие рассматриваемых правил о совершении письменной сделки:

  • по старым правилам письменная сделка могла быть совершена либо путем составления единого документа, либо путем обмена документацией (в том числе и в электронной форме);
  • по новым правилам сделка может быть совершена, помимо вышеуказанных способов, еще и с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести ее содержание в неизменном виде, без указания на обязательное составление какого-либо документа.

По моему мнению, это кардинально меняет условия совершения сделки в практической сфере. Согласно пояснительной записке к законопроекту, данные нововведения вводятся для целей облегчения совершения сделок с цифровыми правами. Выражение лицом своей воли с помощью электронных или иных технических средств (например, при заполнении формы в интернете) приравнивается к простой письменной форме сделки. По замыслу законодателя, это должно стать основой для заключения так называемых «смарт-контрактов», а также упростить совершение односторонних сделок.

Письменная форма будет считаться соблюденной при выражении воли с помощью технических средств, если:

  1. Согласно условиям принятия волеизъявления достаточно совершения указанных действий (например, из условий вытекает, что нажатия клавиши «ОК» достаточно для полноценного волеизъявления);
  2. Из сложившегося в соответствующей сфере деятельности обычая следует, что таких действий достаточно.

Часть волеизъявлений сегодня совершаются путем отправки сигналов с помощью клавиш на смартфонах или компьютерах. Такие действия являются юридически значимыми сообщениями (ст. 165.1 ГК РФ), причем большинство из их представляют собой еще и односторонние сделки.

Включение уточнений в ст. 160 ГК РФ позволит дать толчок новым способам выражения воли субъектов гражданского права при выдаче доверенностей, выдаче согласия на совершение сделки, отказе от договора и т.п.

«Смарт-контракты»

А теперь рассмотрим нововведения относительно такой разновидности сделки, как «смарт-контракт».

Закон № 34-ФЗ ввел в ст. 309 ГК РФ пункт, согласно которому при наступлении определенных обстоятельств сделка может быть исполнена без направленного на исполнение обязательства отдельно выраженного дополнительного волеизъявления его сторон путем применения информационных технологий, определенных условиями сделки. Тем самым данная норма вводит новый способ обеспечения исполнения обязательств – применение информационных технологий.

Если говорить простым языком, то «смарт-контракт» представляет собой программу для ЭВМ, которая отслеживает и обеспечивает исполнение обязательств. Стороны прописывают в таком «контракте» условия сделки, сроки, ответственность за их невыполнение и подписывают ее цифровыми подписями.

Далее «смарт-контракт» (компьютерная программа):

  • самостоятельно устанавливает, все ли условия исполнены, какие нарушения допущены;
  • принимает соответствующие решения об исполнении и завершении сделки, выдаче денег либо иного имущества, наложении и списании неустоек, блокировке счета и т.д.

По замыслу законодателя, после идентификации пользователей в системе дальнейшее их поведение подчиняется алгоритму компьютерной программы, организующей сеть, а лицо, «покупающее» тот или иной виртуальный объект (цифровое право), получит этот объект автоматически при наступлении указанных в пользовательском соглашении обстоятельств. Тем самым воля, направленная на заключение договора, в такой сделке включает в себя и волю, направленную на исполнение возникшего обязательства.

На мой взгляд, данные нововведения должны повлечь революционные изменения в сфере заключения, исполнения и расторжения сделок, что затронет целый пласт отношений в гражданском правовом поле.

Применение электронных видов сделок, таких как «смарт-контракты», может найти широкое применение в таких сферах, как интернет-продажи, поставка товаров и сырья, перевозки и логистика, страхование, сфера исключительных прав и интеллектуальной собственности и др.

Сфера применения «смарт-контрактов» в настоящее время обширна и фактически не освоена ввиду отсутствия законодательного регулирования таких форм сделок. Но эта ситуация определенно изменится в связи с вступлением в силу Закона № 34-ФЗ.

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН), а также:

  • учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
  • использовать право на налоговый вычет по НДС;
  • подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).

УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:

  • «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
  • «В том числе сумма акциза» (графа 6);
  • «Налоговая ставка» (графа 7);
  • «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
  • «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
  • «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.

Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):

Оформляемый факт хозяйственной жизни Под продавцами/покупателями в этих случаях понимаются
Факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транс­портировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу) Факты отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверен­ному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров Под продавцами и покупателями понимаются прямо поименованные стороны хозяйственных отношений, в том числе, если продавцами в рамках сделки купли-продажи выступают комиссионеры (агенты, поверенные)
Факт передачи имущественных прав — правообладатель, передающий исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализа­ции, и приобретатель этих прав;
— лицензиар и лицензиат;
— правообладатель и пользователь по договору коммерческой концессии;
— кредитор, передающий права (требования) на возмездной основе, и лицо, к которому переходит право (требования)
Факты передачи результатов выполненных работ — подрядчик (субподрядчик) и их заказчик (генподрядчик) по договору подряда;
— исполнитель научно-исследовательских работ и их заказчик
Подтверждение фактов оказания услуг — исполнитель услуг и их заказчик;
— финансовый агент и клиент;
— доверительный управляющий и доверитель управления;
— экспедитор и клиент (при составлении документа на вознаграждение экспедитора);
— поверенный и доверитель (при составлении документа на вознаграж­дение поверенному);
— комиссионер и комитент (при составлении документа на вознаграж­дение комиссионеру);
— агент и принципал (при составлении документа на вознаграждение агенту)
Подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала) Продавцы — налогоплательщики НДС, реализующие товары (работы, услу­ги) действовавшему от своего имени комиссионеру (агенту), которые при­обретаются комиссионером (агентом) для комитента (принципала). Покупатели — комитенты (принципалы), для которых были приобретены товары (работы, услуги) комиссионерами (агентами) от своего имени.

УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД – первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.

Составление и форма УПД

Рекомендуемая форма УПД приведена в письме ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.

А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:

Наименование строки (графы) в УПД Значение строки, графы
1 2
«Статус» Возможные значения: «1» и «2». Они выбираются в зависимости от цели использования документа: «1» — УПД заменяет счет-фактуру и передаточный акт; «2» — УПД заменяет только передаточный акт (т. е. является первичкой)
Строки (1)-(7) графы 1-11 Для УПД со статусом «1» они все должны быть заполнены. Если счета-фактуры в организации подписывает не директор, а иное лицо, уполномоченное на то приказом (доверенностью), то в счете-фактуре можно указать этот документ или должность уполномоченного лица. Допускается уточнение показателей по строкам (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоот­правителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» можно заполнить строки (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 для отражения факта хозяйственной жизни и величины натурального и денежного измерения. А также заполнить показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
Графа А «№ п/п» Проставляется порядковый номер записи в таблице
Графа Б «Код товара/ работ, услуг» Если в УПН отражается товар, то нужно указать его артикул. Если же отражаются работы или услуги — то ОКВЭД, или ОКУН
Строка «Основание передачи (сдачи)/полу- чения (приемки)» Нужно указать информацию, идентифицирующую возникающие отношения сторон: виды отно­шений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и пр.
Строка «Данные о транспортировке и грузе» В ней отражают реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другую уточняющую информацию о перевозке. Например, можно указать наименование организации, несущей транспортные расходы. Так же в строке отражают сведения о грузе: масса нетто/брутто
Строка «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» Проставляется подпись с указанием фамилии и инициалов: — должность лица, совершившего отгрузку; — или лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, иму­щественных прав) от имени экономического субъекта. Если лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и под­писавшее документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке указывают только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи
Строка «Дата отгруз­ки, передачи (сдачи)» Нужно указать дату совершения факта хозяйственной жизни, то есть фактическую дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав
Строка «Иные све­дения об отгрузке, передаче» В этой строке указывают дополнительную информацию. Например, данные о паспортах, серти­фикатах продукции. Если имеются неотъемлемые приложения к УПД — указывают количество этих документов и их вид
Строка «Ответ­ственный за правиль­ное оформление сдел­ки, операции» Здесь нужно записать должность лица, ответственного за правильное оформление сделки (операции) со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если это лицо одновременно является лицом, совершившим отгрузку или уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то (при наличии подпи­си в строке ) в этой строке можно указать только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если это лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и подписавшим документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке также указывают только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку­мент нужно ввести дополнительную строку () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Строка «Наимено­вание экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комис­сионера (агента)» Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца. В этой строке указывают: — сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора; — или сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени (в этом случае в стро­ке указываются реквизиты договора между комитентом (принципалам) и посредником). Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова­ние экономического субъекта, составившего документ.
Строка «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» Указывается должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; а также его подпись с указанием фамилии и инициалов
Строка «Дата полу­чения (приемки)» В ней указывают фактическую дату получения товара (груза), принятия результатов выполнен­ных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем. Имейте в виду, дата получения не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке
Строка «Иные све­дения о получении, приемке» В этой строке отражают сведения о наличии либо отсутствии претензий; а также данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например: без претензии. При наличии претензий указывают сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров
Строка «Ответ­ственный за правиль­ное оформление сдел­ки, операции» Указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. В случае если лицо, ответственное за оформление сделки, одновременно является лицом, уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в этой строке заполняют только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку­мент нужно ввести дополнительную строку, () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица
Строка «Наимено­вание экономического субъекта — составителя документа» В строке может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции). Например, сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основа­нии договора. Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова­ние экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двусторон­него документа.
«М.П.» Ставятся печати (или ИНН/КПП) экономических субъектов — составителей документа. Однако отсутствие печатей (при наличии всех обязательных реквизитов) не будет основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету

Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур

Рассмотрим, как нужно регистрировать универсальный передаточный документ со статусом «1» при выставлении или получении у продавца и покупателя.

Отражение УПД у продавца

Напомним, что счета-фактуры регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). Если документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), то моментом определения налоговой базы является день их отгрузки или передачи.

Также счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Особенности составления и использования УПД в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки. Но при этом создаются две ситуации, когда день составления УПД совпадает с днем отгрузки и, наоборот, не совпадает. Рассмотрим их.

День составления УПД совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД:

  • в день передачи (перевозки, доставки) товара покупателю;
  • в день передачи имущественного права;
  • в день оказания услуг (при длящихся услугах – последний день налогового периода (письмо Минфина России от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142);
  • в день сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача) товаров, работ, услуг, имущественных прав. В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ).

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры. За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления.

Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 3:

Продавец в зависимости от вида передаваемого: Регистрация в книге продаж Регистрация в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
— при передаче товара; — при передаче имущественных прав; — при оказании услуг Графа 1 книги = дата строки (1) УПД Графа 2 журнала = дата строки (1) УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД
— при передаче результатов работ Графа 1 книги = дата строки (1) УПД Графа 2 журнала = дата строки УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД

День составления УПД не совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД в день, не совпадающий с датой (раньше или позже):

  • передачи товара (перевозки, доставки) покупателю;
  • передачи имущественного права;
  • оказания услуг;
  • сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара, услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца. В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата фактической отгрузки (дата строки УПД). За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 4:

Продавец в зависимости от вида передаваемого: Регистрация в книге продаж Регистрация в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
— при передаче товара; — при передаче имущественных прав; — при оказании услуг Графа 1 книги = =дата строки (1) УПД Графа 2 журнала = дата строки УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД
— при передаче результатов работ Графа 1 книги = дата строки (1) УПД Графа 2 журнала = дата строки УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД

Отражение УПД у покупателя

Напомним, что покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

УПД со статусом «1» позволяет определить эту дату как дату оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара, имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ – это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Что касается книги покупок, то покупатели регистрируют в ней счета-фактуры после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ), то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

При составлении и использовании УПД со статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав совпадают – это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Какие даты нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге покупок, наглядно показано в таблице 5:

Покупатель в зависимости от вида получаемого: Регистрация в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур Регистрация в книге покупок
— при передаче товара; — при передаче имущественных прав; — при оказании услуг; — при получении результатов работ Графа 2 журнала = дата строки УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД Графа 2 книги = дата строки (1) УПД Графа 4 книги = дата строки УПД

Отражение УПД со статусом «1» в налоговом учете

Рассмотрим, как продавцу и покупателю определить доходы и расходы в налоговом учете при применении УПД со статусом «1».

Налог на прибыль у продавца

Напомним, что в целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).

С учетом правил статьи 39 Налогового кодекса, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества, работ, услуг, имущественных прав) в их оплату.

Доходы определяются на основании первичных документов или других документов, подтверждающих полученные доходы, а также документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Внимание

УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу, и поэтому отражается в налоговом учете в обычном порядке.

Применим эти правила к УПД со статусом «1» и получится, что датой признания дохода для включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль, будет считаться:

  • дата оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю (заказчику) или уполномоченному им лицу, или перевозчику;
  • дата оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;
  • дата оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и

Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца (исполнителя, правообладателя) будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.

Налог на прибыль у покупателя

Аналогичные даты используются покупателем (заказчиком) при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по УПД ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 Налогового кодекса для различного вида затрат.

Имейте в виду, что дата признания отраженной в УПД со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем (заказчиком, правополучателем) не может быть ранее показателя строки , если только иное не следует из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе.

Для контрактов по 44-ФЗ с 01.11.2019 г. в системе ПИК ЕАСУЗ ЗАБЛОКИРОВАНО применение в качестве документов приёмки документов, отличных от формата ФНС (ТОРГ-12, Акт, УПД) и Акт КС-2 (для стройки).

Ограничение установлено по признаку ОКПД2.

Перечень ОКПД2, к контрактам с которыми не будет применяться блокировка, по ссылке:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pVt1gTgjt33j9ojwaHkIWmm1wfJZzBsrwYtAw4An5z8/edit#gid=0

Ограничение касается только новых карточек контрактов, создаваемых начиная с 01.11.2019.

Общие сведения о структурированных документах

Под структурированными документами исполнения подразумеваются документы, точная структура которых определена законодательством РФ (приказы ФНС России), в отличие от неструктурированных документов, в которых законодательно закрепленная форма заполнения не предусмотрена. Структурированные документы могут быть загружены из специализированных файлов (в формате .xml).

В настоящий момент в качестве документа приемки можно выбирать только структурированные документы по формату ФНС. Исключением являются федеральные контракты, принадлежность к которым определяется по коду ОКДП 2. С полным перечнем кодов можно ознакомится по

Электронная форма структурированного документа исполнения

Рассмотрим электронную форму структурированного документа исполнения на примере Акта о выполнении работ (оказании услуг) унифицированного формата, приказ ФНС России от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/552@). Пользователю доступен функционал, который позволяет загрузить документ в формате ФНС или, заполнив поля, сформировать его самостоятельно. Электронная форма разделена на блоки.

Вкладка «Общие сведения»

Блок «Сведения об обязательстве и контракте (основание)»

Блок является информационным, в нем отображаются сведения из контракта.

Поле «Идентификатор государственного контракта» требуется заполнять при наличии государственного контракта, договора о предоставлении из федерального бюджета юридическому лицу субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал. Если заказчик предоставляет этот номер исполнителю, то последний должен указать его в документе исполнения.

Блок «Сведения о документе»

В данном блоке указывается информация о документе исполнения. Пользователю необходимо заполнить следующие обязательные поля:

Номер документа — указывается номер документа исполнения (текстовое поле); Дата составления – указывается регистрационная дата документа (заполняется из календаря); Дата предоставления результатов – указывается фактическая дата предоставление результатов (заполняется из календаря); Кнопка «Импортировать документ» — кнопка позволяет выбрать с ПК пользователя файл в формате .xml по форме ФНС для загрузки в ПИК ЕАСУЗ.

Флажок последнего документа необходимо оставить только в том случае, если текущий документ является единственным или последним в данном обязательстве. Если будет подписываться еще документ такого типа, то необходимо снимать данный флажок.

Блок «Сведения о заказчике»

В данном блоке указывается информация о заказчике и его банковских реквизитах. Сведения о заказчике автоматически заполняются из справочной информации. Флажок «Включить сведения о банковских реквизитах» — включает или отключает отображение банковских реквизитов. Если флажок стоит, то реквизиты видны в электронной и печатной форме документа исполнения.

Кнопка «Выбрать» — открывает окно с перечнем банковских реквизитов, которые были добавлены пользователем в разделе «Моя организация» — «Сведения об организации».

Блок «Сведения об исполнителе»

В данном блоке указывается информация об исполнителе и его банковских реквизитах. Сведения об исполнителе автоматически заполнены из справочной информации, указанной в системе. Флажок «Включить сведения о банковских реквизитах» — включает или отключает отображение банковских реквизитов. Если флажок стоит, то реквизиты видны в электронной и печатной форме документа исполнения.

Кнопка «Выбрать» — открывает окно с перечнем банковских реквизитов, которые были добавлены пользователем в разделе «Моя организация» — «Сведения об организации».

Блок «Сведения об основании»

В блоке указывается информация о том, на основании какого документа формируется текущий документ исполнения. Поле «Наименование документа» — указывается наименование документа- основания (текстовое поле, обязательно для заполнения). Поле «Номер документа» — указывается номер документа-основания (текстовое поле, обязательно для заполнения). Поле «Дата составления» — указывается дата подписания документа (заполняется из календаря, обязательно для заполнения).

Поле «Дополнительные сведения» — указывается дополнительная информация о документе-основании.

Блок «Сведения о выполненных работах (оказанных услугах)»

В данном блоке указывается информация об объемах исполнения по выбранным объектам закупки. При заполнении полей «Период исполнения с» и «по» , необходимо указать даты начала и окончания исполнения обязательства. Поля являются обязательными и заполняются с использованием электронного календаря. Остальная информация в блоке представлена в табличном виде. Количество и состав колонок может меняться в зависимости от режима, единицы измерения и количества, которые выбрал заказчик на вкладке «Предмет, стороны, условия». В стандартном режиме «С указанием количества и цены единицы поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг» пользователю будет доступен следующий состав колонок: Флажки выбора объекта закупки – позволяет указать, по какому объекту закупки будет учитываться указанный объем; Колонка «Объект закупки контракта» — отображает перечень доступных объектов закупки; Колонка «Количество (план)» – отображается плановая сумма по объекту закупки; Колонка «Количество (факт)» – пользователь указывает фактическое исполненное количество по данному объекту закупки; Колонка «Единица измерения» – отображает единицу измерения каждого объекта закупки; Колонка «Цена единицы, руб.» – отображает цену за единицу по каждому объекту закупки; Колонка «Включение НДС в цену единицы» – заполняется автоматически в зависимости от выбранной ставки НДС; Колонка «Размер НДС» — отображает ставку НДС. Может быть задана заказчиком на вкладке «Объекты закупки», в противном случае, устанавливается исполнителем самостоятельно при формировании документа; Колонка «Общая стоимость без НДС, руб.» — необходимо указать общую стоимость по объекту закупки без учета НДС; Колонка «Размер НДС, руб» — размер НДС в денежном выражении; Колонка «Общая стоимость с НДС, руб» — отображается общая стоимость по объекту закупки с НДС. Кроме того, пользователю доступны следующие кнопки:

Кнопка «Заполнить количество для выбранных из плана» — заполняет колонку «Количество (факт)» значениями колонки «Количество (план)» у выделенных объектов.

Кнопка «Скопировать из другого документа» — позволяет скопировать сведения об исполненных объектах из другого документа. При нажатии на кнопку открывается всплывающее окно «Выбор документа», которое содержит перечень документов текущего типа в статусах «Утвержден», «На согласовании», «Отменен». Для копирования необходимо нажать кнопку «Выбрать» напротив нужного документа.

Кнопка «Заполнить НДС для выбранных» — позволяет проставить значение ставки НДС для выбранных объектов. Если НДС указан заказчиком на вкладке «Объекты закупки», то кнопка неактивна.

Кнопка «Добавить» — позволяет добавить еще одну строку с текущим объектом.

Блок «Сведения о составителе информации исполнителя»

В данном блоке указывается информация о составителе данного документа с указанием основания для полномочий. Если составителем является директор, то указывается устав, если сотрудник, то указывается доверенность, на основании которой имеются полномочия. Поле «Наименование экономического субъекта» — обязательное для заполнения текстовое поле, в котором указывается название экономического субъекты (название организации).

Поле «Основание полномочий» — указывается основание полномочий лица, которое составляет текущий документ. Поле не является обязательным для заполнения.

Блок «Подписание вне ПИК (только для случаев технического сбоя)»

Данный блок заполняется исполнителем только в случае технического сбоя. В остальных случаях блок исполнителем не заполняется.

При исполнении контракта вне ПИК документ исполнения формирует заказчик. Флажок «Документ был ранее подписан на бумажном носителе» будет проставлен автоматически.

Пользователю необходимо заполнить фактические даты подписания документа сторонами. Заполнение полей происходит с применением электронного календаря.

При этом, ниже будет доступен блок «Добавление файла». Здесь заказчику необходимо прикрепить скан-образ подписанного на бумаге документа.

Блок «Запросы о предварительном согласовании»

В данном блоке создаются запросы на согласование. Если согласование не требуется, то блок остается незаполненным. При нажатии кнопки «Добавление запроса» пользователю необходимо выбрать получателя запроса. Это может быть либо пользователь ПИК, либо группа подписантов. После, для сохранения информации, необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Отправление запроса происходит при нажатии кнопки «Отправить неотправленные». Запрос на предварительное согласование будет отправлен указанному пользователю.

Блок «Выбор групп подписантов и групп доступа»

В блоке указывается информация о группах подписантов, которые отвечают за подписание текущего документа исполнения. Для выбора группы необходимо поставить флажок напротив верной группы подписантов. После этого пользователь сохраняет свой выбор кнопкой «Сохранить». В блоке «Подписанты выбранных групп» отобразятся сведения о подписантах выбранной группы.

Если подписант не включен ни в одну группу подписантов, то можно добавить его в блоке «Подписанты, не включенные в выбранные группы доступа».

Кнопка «Добавление подписанта» открывает форму для добавления подписанта. После заполнения обязательных полей пользователю необходимо сохранить изменения. Подписант будет добавлен.

Кнопка «Добавить текущего пользователя» открывает форму для добавления текущего пользователя в качестве подписанта. Форма заполняется автоматически из сведений о пользователе.

Блок прикрепленных документов

После заполнения всех обязательных полей и сохранения информации пользователь нажимает кнопку «Сформировать печатную форму». Будет сформирован блок с прикрепленными документами: печатная форма документа приемки в pdf-формате и документ приемки в xml-формате. После подписания в ЭДО в этом блоке будет добавлен еще один документ — Лист подписания с электронными подписями сторон.

При формировании документа приемки по формату ФНС у исполнителя отсутствует возможность для прикрепления своего документа.

Блок доступных кнопок

При формировании документа пользователю доступны следующие кнопки: Сохранить – сохраняет, указанную ранее, информацию; Удалить – удаляет документ в статусе «Формирование»; Сформировать печатную форму – позволяет сформировать печатную форму документа; Связать с внешним документом – позволяет в ручном режиме связать текущий документ с документом, который был загружен из внешней системы; Распечатать – распечатывает текущий документ; Подписать в ЭДО – отправляет документ на подписание в ЭДО;

Вернуться к списку документов обязательства – возвращает пользователя к списку документов исполнения.

После утверждения документа пользователю доступны следующие кнопки: Сторнировать – позволяет сторнировать (исправить) текущий документ. Сформировать печатную форму повторно – формирует печатную форму повторно. Сформировать лист подписания повторно – формирует лист подписания повторно.

Вернуться к списку документов обязательства – возвращает пользователя к списку документов исполнения.

Статусы документов исполнения

На разных этапах работы с документом, пользователь может столкнуться со следующими статусами документов:

Формирование – документ сформирован, но не подписан.

Сформирован – документ сформирован, отправлен на подпись, но у оператора ЭДО ещё не подписан.

На согласовании – документ подписан одной из сторон у оператора ЭДО.

Утвержден – документ подписан с обеих сторон.

Отклонен– документ отклонен второй стороной от подписания у оператора ЭДО.

Отменен – документ отменен в ПИК инициатором данного документа.

Отозван – документ аннулирован обеими сторонами.

Вкладка «Информация покупателя»‘

После того, как пользователь формирующей стороны заполняет ФНС документ исполнения (ТОРГ-12, УПД или Акт), отправляет документ в ЭДО и подписывает, а пользователь второй стороны открывает документ и нажимает кнопку «Подписать», в документе появляется новая вкладка «Информация покупателя» (для ТОРГ-12 и УПД) или «Информация заказчика» для Акта.
Более подробно по ссылке: Информация покупателя

На вкладке выводятся сведения об информации продавца, сведения о лице, принявшем товар, Сведения о формировании информации продавца, результат приёмки, сведения о закупке для государственных (муниципальных) нужд, сведения о денежном обязательстве.

После подписания документа в ЭДО поля автоматически заполняются данными, указанными в ЭДО.

Структурированные документы ПИК ЕАСУЗ

В ПИК ЕАСУЗ доступны для формирования следующие структурированные документы:

Акт о выполнении работ (оказании услуг), унифицированный формат, приказ ФНС России от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/552@

ТОРГ-12, унифицированный формат, приказ ФНС России от 30.11.2015 г. № ММВ-7-10/551@

Акт (ДОП), унифицированный формат, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155@

Универсальный передаточный документ (СЧФДОП), унифицированный формат, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155@

Счёт-фактура (СЧФ), унифицированный формат, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155@

Вернуться к Работе с документами исполнения

— письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции или право на ее совершение. Бухгалтерские документы, как правило, составляются по установленным формам на бланках, отпечатанных типографским способом. В отдельных случаях, когда для документального оформления какой-либо хозяйственной операции нет утвержденной формы документа (бланка), допускается составление документов произвольной формы. Оформление хозяйственных операций Б.д. называется документацией. От качества ее зависит достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, ибо все записи в учете основываются на документах. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственных операций, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. Записи в документах производятся чернилами, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Кассовые документы оформляются в соответствии с Положением о ведении кассовых операций. Ошибки, допущенные в документах, исправляются установленными способами. Для упрощения и облегчения составления, обработки и использования бухгалтерских документов производится их унификация и стандартизация. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами банка. Все документы должны представляться в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным (старшим) бухгалтером предприятия. Распоряжения последнего о порядке составления и представления документов являются обязательными для всех работников предприятия. Должностные лица, подписавшие документ, несут ответственность за правильность всех его данных (реквизитов). Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость применения множества различных документов. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, то есть совершают документооборот.