На штатном расписании ставится печать

Штатное расписание

Штатное расписание представляет собой внутренний документ организации, в котором находят отражение:

  • штатный состав сотрудников, их численность;
  • наименование всех существующих на предприятии должностей и необходимая для их занятия квалификация;
  • размер заработной платы (оклад, ставка и пр.);
  • надбавки для каждой должности (при их наличии на предприятии).

Обратите внимание! Для удобства его ведения разработана унифицированная форма Т-3 (ОКУД 0301017). Однако применение этого бланка не носит обязательного характера, его рекомендовано использовать, поскольку он содержит все необходимые реквизиты и соответствующие поля для заполнения. Утвержден этот бланк постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1.

Штатное расписание может состоять как из одной страницы, так и из нескольких листов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

О том, как составить штатное расписание и какие задачи решаются с его введением, читайте в материале Составляем штатное расписание для ООО в 2020 г. (образец).

Кто подписывает штатное расписание. Нужна или нет печать на штатном расписании

При заполнении унифицированной формы расписания потребуется проставление подписей следующих лиц:

  • руководителя кадровой службы;
  • главного бухгалтера.

В том случае, если указанные должности отсутствуют на предприятии либо эти обязанности исполняет сам руководитель фирмы или иное лицо, возможно заполнение этих строк оформить следующим образом:

  • оставить пустыми и незаполненными соответствующие поля;
  • внести поправки в форму и указать должности лиц, ответственных за составление указанного документа, например специалиста по кадрам.

Подписи перечисленных лиц должны быть проставлены на последней странице документа, однако не запрещается визирование каждой страницы расписания путем добавления в него соответствующих строк.

Важно! Утверждение данного документа должно происходить путем издания приказа. При этом лицо, обладающее правом издания распорядительного документа, должно быть закреплено в учредительных документах фирмы. В правом верхнем углу формы Т-3 или иного бланка штатного расписания необходимо проставление реквизитов приказа, никаких подписей иных лиц указанный документ содержать не должен.

Ставить ли печать на штатном расписании, если предприятие использует эту форму? Нет, указанный бланк такого реквизита в себе не содержит.

***

Штатное расписание подписывается соответствующими лицами, уполномоченными на это. Необходимости в утверждении этого документа печатью предприятия или иной печатью нет.

Казалось бы, о печати уже все сказано, и вряд ли можно что-то добавить. Что может быть проще, чем «штамповать» принесенные документы? Однако, столкнувшись с обучением практикантов, я поняла, что даже такая простая манипуляция порою вызывает сложности и вопросы, а потому требует определенных разъяснений.

На каких документах и в каких случаях нужно ставить оттиск печати?

Прежде всего необходимо помнить о том, что основной печатью организации заверяются подписи только первых лиц: руководителя, его заместителя, главного бухгалтера.

Для заверения подписей руководителей управлений/департаментов/отделов в структуре организации служат вспомогательные печати – печати структурных подразделений, например, «Отдел кадров», «Управление кредитования» и др. При этом наименование подразделения на печати и в организационно-штатной структуре организации должны быть идентичны.

Перечень основных документов, подлежащих заверению печатью, был разработан ВНИИДАД в 80-х годах прошлого века. На него можно опираться при разработке внутренних правил использования печатей вашей организации. Однако не стоит забывать, что за три десятка лет многое изменилось. Кроме того, в перечне приведены документы, подлежащие заверению головной печатью, и оставлены без внимания их вспомогательные коллеги – печати структурных подразделений.

Так, согласно ГСДОУ головной печатью заверяются следующие документы:

• копии учредительных документов;

• договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;

• штатное расписание и изменения к нему;

• акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);

• гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);

• доверенности;

• соглашения;

• чековые книжки;

• платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);

• банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;

• архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;

• отчеты установленной формы и пр.

Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).

А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.

При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений) и запись об увольнении.

Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.

Обратите внимание

Много споров возникает по поводу печати на счетах-фактурах. Точку в этом вопросе поставило постановление Правительства РФ от 16.02.2004 № 84, пунктом 12 которого реквизит «М.П.» был исключен из типовой формы счета-фактуры.

Где проставить оттиск?

Вне зависимости от вида печати, существуют универсальные правила их проставления на документах: печать проставляется либо на специально обозначенном месте (М.П.), либо так, чтобы она захватывала окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Данное требование закреплено в п. 2.6.22 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Если требуется удостоверить заверительную надпись на прошитом документе, оттиск печати должен захватывать как часть листочка-заверителя, так и поверхность, к которому приклеен лист.

Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации.

Недопустимо ставить печать поверх личной подписи.

И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, т.к. это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности.

Как ставить печать?

  • При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
  • После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике. Иногда печать необходимо промокнуть от излишней краски, чтобы избежать размытости или смазанности оттиска.
  • Готовясь «проштамповать» документ, убедитесь, что под ним ничего нет. Скрепка, неровно сложенные листы многостраничного документа или иной инородный предмет, лежащий под стопкой документов, могут послужить помехой для оттиска. В результате вы получите его половинку или смазанный отпечаток.

Уход за печатью

В результате эксплуатации резиновое клише забивается грязью, буквы становятся похожими на кляксы. Неряшливый вид печати на документах не только не красит организацию, но и является основанием для отказа в приеме тех или иных документов, например платежных поручений. Поддержать печать в надлежащем виде можно при помощи обыкновенной зубной щетки, которой можно мягко очистить клише, не повредив нанесенного рисунка. После чистки печать надо промыть под струей проточной воды и промокнуть.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

Иногда организации, имеющие филиалы, делегируя полномочия своему представителю, оформляют доверенность неправильно: вместо печати головной компании они ставят штамп подразделения. Такая доверенность недействительна.

Согласно п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

Штатное расписание — нормативный акт, в котором закреплены состав и штатная численность компании, а также фонд заработной платы. Если этот документ правильно составлен, он:

  • Существенно упрощает ведение кадрового учёта;
  • Является подтверждением расходов для ФНС.

ВАЖНО: Многие работодатели считают, что штатное расписание не является обязательным документом — это неверно. Да, в Трудовом Кодексе нет прямого требования о наличии штатного расписания, но есть вполне недвусмысленная ссылка на него в 15-й статье и статье 57 ч. 2.

Там указано, что, если в условиях трудового договора указана должность работника (а она указана всегда), эта должность должна соответствовать штатному расписанию. Соответственно, при любой проверке у вас это расписание попросят. Кроме того, штатное расписание необходимо для успешного прохождения налоговых проверок и проверок из Фонда социального страхования.

Отсутствие штатного расписания проверяющие обычно трактуют как нарушение ТК РФ и выставляют штраф в размере 50 000 рублей. Именно поэтому мы настоятельно рекомендуем разработать и утвердить штатное расписание сразу же при открытии организации, а впоследствии поддерживать его актуальность.

Как составить штатное расписание?

Обычно для разработки этого документа используется унифицированный бланк Т-3. Эта форма в данный момент является рекомендованной, а не обязательной, но тем не менее, её очень удобно использовать: просто заполняете бланк и не переживаете о возможных ошибках.

Вам нужно будет заполнить:

Шапку. Стандартная для форм первичной учётной документации шапка:

  • Наименование организации (в точном соответствии со свидетельством о регистрации);
  • ОКПО;
  • Номер документа;
  • Дату вступления документа в силу (указывается в поле «Штатное расписание на период»);

Содержательную часть (таблицу). Графы пронумерованы, поэтому с ними очень удобно работать:

  • Графа 1, «Наименование». Указываете название структурного подразделения компании. Располагать подразделения лучше всего согласно их иерархии;
  • Графа 2, «Код». Код подразделения (внутренний код, который присвоен руководителем);
  • Графа 3, «Должность». Должность и разряд/класс/категория квалификации. Указываются согласно Общероссийскому классификатору профессий. Обратите внимание: в трудовом договоре, штатном расписании и трудовой книжке должно быть указано одно и то же название должности;
  • Графа 4, «Кол-во штатных единиц». Число штатных единиц по данной должности. Неполные единицы указываются в дробных числах (например, «3,5»). Учтите, что вакантные должности тоже указываются;
  • Графа 5, «Тарифная ставка». Оклад, доля, процент от выручки – в любом случае вы должны указать сумму в рублёвом эквиваленте, которая будет не меньше, чем МРОТ;
  • Графы 6, 7, 8, «Надбавки». Премии, поощрительные выплаты, доплаты. Также могут быть процентными надбавками или фиксированными суммами;
  • Графа 9, «Всего». Общая сумма заработка сотрудника (оклад + все надбавки), в рублях;
  • Графа 10, «Примечания». Чаще всего остаётся незаполненной.

Подпишитесь на блог и получите скидку
на ближайшее мероприятие! Получить скидку

Итого. Сумма всех показателей по вертикальным столбцам таблицы: общее число штатных единиц, сумма окладов, сумма надбавок и общий ежемесячный фонд заработной платы.
Документ подписывают начальник ОК и главный бухгалтер, заверять его печатью не обязательно. Утверждает штатное расписание руководитель организации, выпуская соответствующий приказ.

Как внести изменения в штатное расписание?

Мы рекомендуем составлять штатное расписание на полгода-год. Если нужно скорректировать документ в середине выбранного периода, можно воспользоваться двумя вариантами:

  • Составить приказ руководителя «Об изменении штатного расписания» с указанием соответствующих корректировок;
  • Составить новое штатное расписание (на основе действующего) и ввести его в действие с начала следующего месяца.

Кстати, мы специализируемся на Управленческом учете

Аккуратно составьте штатное расписание, поддерживайте его в актуальном состоянии, и у проверяющих инстанций не будет к вам никаких вопросов.

Если в требовании не указан контрагент, в отношении которого необходимо представить все указанные в вопросе документы или документы в требовании касаются только самого налогоплательщика, такое требование можно обжаловать. Однако это не отменяет необходимости его исполнения.

Обоснуем ответ.

Если за пределами налоговых проверок у ИФНС возникает обоснованная необходимость в получении документов (информации) относительно конкретной сделки, то в соответствии с положениями п. 2 ст. 93.1 НК РФ она вправе истребовать эти документы (информацию). Требование направляется участникам сделки или иным лицам, у которых есть информация (документы) по сделке.

Никаких ограничений по составу этих документов и (или) информации НК РФ не содержит.

Фактически не ограничен в НК РФ и круг лиц, у которых налоговые инспекторы вправе истребовать документы (информацию) в порядке п. 2 ст. 93.1 НК РФ. Адресатом может стать как участник сделки, так и иные лица, располагающие документами (информацией) по такой сделке. При этом указывать реквизиты (даты, номера и т.п.) в требовании ИФНС не обязана – достаточно общей информации, позволяющей идентифицировать конкретную сделку. Требование о предоставлении сведений по сделке считается законным, если в нем есть общее указание на ее стороны, а информация, идентифицирующая конкретную сделку, может быть извлечена налогоплательщиком из перечня запрашиваемых документов (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 27.09.2018 № Ф09-5656/18 по делу № А76-3566/2018).

В то же время в рамках п. 2 ст. 93.1 НК РФ налоговые органы не вправе истребовать документы (информацию), которые непосредственно не относятся к конкретной сделке. При этом под «конкретной сделкой» понимается договор с контрагентами (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 22.02.2019 № Ф08-213/2019 по делу № А32-23758/2018).

Также в рамках п. 2 ст. 93.1 НК РФ не допускается истребование документов, которые никак не относятся к взаимоотношениям с проверяемым налогоплательщиком (постановление Верховного Суда РФ от 26.04.2019 № 9-АД19-10). При этом только должностное лицо инспекции (а не налогоплательщик – получатель требования) вправе определить, относятся запрашиваемые сведения к деятельности налогоплательщика или нет (постановление Арбитражного суда Московского округа от 13.09.2018 № Ф05-14465/2018 по делу № А40-39081/2018).

Обосновывать запрос тех или иных документов в требовании, а также предоставлять пояснения, как именно указанные в требовании документы (или информация) относятся к сделке, указанной в требовании, ИФНС не обязана (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.05.2018 № Ф07-4963/2018 по делу № А21-5988/2017).

Таким образом, если налогоплательщик считает, что полученное требование в части запрашиваемых документов не соответствует положениям п. 2 ст. 93.1 НК РФ (в т.ч. если эти документы относятся исключительно к деятельности самого налогоплательщика либо никак не связаны с соответствующим контрагентом и (или) соответствующей сделкой, либо из содержания требования невозможно определить конкретную сделку, по которой нужно представить документы или информацию), он вправе обжаловать это требование в вышестоящем налоговом органе, а затем в суде в порядке, предусмотренном ст. 138 и 139 НК РФ.

При этом следует учитывать, что обжалование требования не приостанавливает его действие. Поэтому за неисполнение такого требования (в т.ч. и в случае его обжалования) налогоплательщик может быть привлечен к налоговой ответственности. Решение о привлечении к ответственности также может быть обжаловано в указанном выше порядке и подлежит отмене в случае признания незаконным соответствующего требования о предоставлении документов.