Методические рекомендации свидетельствование копий

Утверждены
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
от 25 апреля 2016 г., протокол N 04/16

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЮ ВЕРНОСТИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ И ВЫПИСОК ИЗ НИХ

1. Общие положения

1.1. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них в соответствии с положениями ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы).

Нотариальное действие представляет собой свидетельствование верности копии документа с представленным нотариусу его оригиналом.

Для свидетельствования верности копии нотариусу может быть представлен документ любого содержания, назначения, независимо от его юридической и практической значимости, за исключением случаев, установленных законом.

Положения, установленные настоящими методическими рекомендациями для свидетельствования верности копий документов, применяются для свидетельствования верности выписок из документов, а также копий с копии документов, если иное не установлено законом и настоящими методическими рекомендациями и не противоречит существу нотариального действия.

1.2. Действующее законодательство не содержит единого определения понятия документ. Термин «документ» содержится лишь в отдельных нормативных правовых актах, применительно к конкретным правоотношениям. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» <1> использует наиболее широкое понятие документированной информации, под которым подразумевается «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» <2>. Применительно к области делопроизводства понятие документированной информации детализировано «ГОСТом Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <3> (в дальнейшем — ГОСТ Р 7.0.8-2013).

<1> См. пункт 11 статьи 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

<2> См. статью 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

<3> Утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст., введен в действие с 01.03.2014.

ГОСТом Р 7.0.8.-2013, в частности, определены понятия:

— «документ» — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

— «официальный документ» — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

— «подлинный документ» — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

— «подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа <1>.

<1> См, Раздел 3 Термины и определения, подраздел 3.1 Общие понятия, пункты 7, 8, 20 ГОСТа Р 7.0.8-2013.

С учетом содержания этих понятий нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий документов на бумажном носителе, содержащих текстовую <1> и/или изобразительную <2> информацию, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.

<1> См. Раздел 3 Термины и определения, подраздел 3.1 Общие понятия, пункт 28 ГОСТа Р 7.0.8-2013.

<2> См. Раздел 3 Термины и определения, подраздел 3.1 Общие понятия, пункт 29 ГОСТа Р 7.0.8-2013.

Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено <1>.

<1> В соответствии со статьями 103.8 и 103.9 Основ нотариус удостоверяет равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе и равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу. В соответствии со статьями 102 и 103 Основ нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в случае возникновения споров в судебных и административных органах.

1.3. Основные требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, предусмотрены статьей 45 Основ.

Документы, представленные для свидетельствования верности копии, не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. К таким способам, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа автором с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др.

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих исправления, в том числе оговоренные, в которых они недопустимы <1>.

Постановление Правительства РФ от 17.04.1999 N 432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» (п. 49); Федеральный закон от 22.07.2008 N 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» (ст. 147 п. 27);

Приказ Минобрнауки России от 14.02.2014 N 115 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов» (п. 9);

Письмо Минобразования РФ от 16.04.2001 N 14-52-235ин/13 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании» (п. 2);

Приказ Минобрнауки России от 25.10.2013 N 1186 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов» (п. 11);

Приказ Минобрнауки России от 13.02.2014 N 112 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов» (п. 15);

Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей свидетельствования верности копии, нотариус вправе совершить данное нотариальное действие.

Существенными недостатками признаются, в том числе:

— подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления, влияющие на содержание и искажающие смысл документа;

— нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;

— повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности;

— иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.

1.4. Нотариус, свидетельствуя верность копий документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами, не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.

Обязанности нотариуса по проверке документа, представленного для свидетельствования верности его копии, ограничиваются проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора.

В случае невозможности идентифицировать автора документа нотариус отказывает в свидетельствовании верности копии документа.

1.5. Верность копии документа, исходящего от физического лица, подлежит нотариальному свидетельствованию на общих основаниях — в документе должны содержаться реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Например, из положений Гражданского кодекса Российской Федерации (статьи 19, 20) следует, что к идентифицирующим признакам гражданина отнесены его фамилия, имя, отчество (при наличии) и место жительства.

1.6. В случаях, когда документ наряду с информацией на бумажном носителе содержит электронный носитель информации (например, биометрический паспорт), нотариус может свидетельствовать верность копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся на бумажном носителе.

1.7. Свидетельствование верности копий документов, удостоверяющих личность гражданина (в том числе служебные удостоверения), документов, содержащих медицинскую или иную охраняемую законом тайну либо персональные данные, производится на общих основаниях, в том числе по просьбе третьих лиц, представивших эти документы нотариусу. При этом предполагается (если нотариусу не известно иное), что лицо, представившее документ нотариусу, владеет документом добросовестно.

1.8. Засвидетельствованная нотариусом копия документа должна отвечать требованиям, предъявляемым статьей 45.1 Основ к нотариально оформляемому на бумажном носителе документу. Она может быть изготовлена с помощью технических средств или написана от руки и быть легко читаема, должна соответствовать оригиналу: содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Удостоверительная надпись на копии должна соответствовать формам, утверждаемым Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Если свидетельствуется верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи. Например, «Листы N ___ N ___ представленного документа являются копиями».

1.9. Свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно» не допускается <1>.

1.10. В случае сомнений в документе, представленном нотариусу, нотариус вправе, применив нормы статей 15 и 41 Основ, отложить совершение нотариального действия и направить запрос для установления подлинности документа, добросовестности владения документом.

2. Лицо, обращающееся за совершением нотариального действия

2.1. За свидетельствованием верности копии документа может обратиться лицо, достигшее 14-летнего возраста, в том числе не являющееся владельцем документа.

По общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия.

3. Свидетельствование верности копии с копии документа. Свидетельствование верности выписки из документа

3.1. Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, что верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

По смыслу статьи 77 Основ нотариально засвидетельствованная копия документа тождественна понятию «документ». Поэтому не может быть ограничено количество последовательных свидетельствований верности копии с нотариально засвидетельствованной копии или копии, выданной в ином установленном законодательством Российской Федерацией порядке.

Нотариальное свидетельствование верности копий с копий документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами, в пределах своей компетенции, производится на общих основаниях. В частности, нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий с копий документов, исходящих от судов, органов внутренних дел, прокуратуры, следственных органов, органов, осуществляющих государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, органов, осуществляющих государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. При этом нотариусу следует иметь в виду установленный законодательством Российской Федерации порядок оформления копий документов, выданных указанными органами. Например, порядок оформления копий судебных актов предусмотрен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 N 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде», порядок оформления копий документов органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, установлен приказом Минэкономразвития России от 14.05.2010 N 180 «Об установлении порядка предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним», приказом Росреестра от 07.09.2010 N П/491 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии». Нотариальное свидетельствование верности копий с копий документов, выданных иными юридическими лицами (корпоративными и иными), допускается, если копия документа оформлена в установленном законом порядке. Законодательными актами о корпоративных юридических лицах предусмотрено право и обязанность этих юридических лиц свидетельствовать верность копий документов, образующихся в процессе их деятельности. Например, соответствующими полномочиями обладают общества с ограниченной ответственностью <1>, акционерные общества <2>.

<1> См, пункт 3 статьи 12, пункт 3 статьи 36, пункт 6 статьи 37, пункт 4 статьи 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью.

В соответствии с действующими в настоящее время нормами Указа Президиума Верховного совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X <1> государственные и общественные предприятия, учреждения и организации свидетельствуют по заявлениям граждан верность копий документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

<1> См. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» с изменениями, внесенными Федеральным законом от 08.12.2003 N 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР».

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут свидетельствовать верность копий имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации свидетельствуют также верность копий имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

3.2. Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна содержать необходимые реквизиты данного документа и воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

3.3. Нотариус вправе свидетельствовать верность выписки из трудовой книжки, когда имеется необходимость у гражданина представить только одну или несколько записей о стаже его работы на конкретной занимаемой должности.

3.4. Нотариус вправе свидетельствовать верность выписки из паспорта гражданина Российской Федерации, поскольку в паспорте гражданина содержатся не связанные между собой сведения: информация о регистрации брака (о расторжении брака), о наличии несовершеннолетних детей, регистрации по месту жительства. Для свидетельствования верности выписки нотариусу следует включить в ее текст полное содержание второй и третьей страницы паспорта с указанием названия документа, фамилии, имени и отчества его владельца, даты и места его рождения, даты и места выдачи паспорта, его реквизитов.

4. Свидетельствование верности копий документов, составленных за границей

4.1. Свидетельствование верности копий документов, составленных за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации (консульской или осуществленной путем проставления апостиля). Без легализации такие документы принимаются нотариусом в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.

4.2. Учитывая, что в соответствии со статьей 10 Основ нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов, для свидетельствования копии документа, составленного за границей, он должен быть переведен на русский язык или язык республики в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов.

Для свидетельствования верности копии документа, составленного за границей и имеющего перевод на соответствующий язык нотариального делопроизводства, нотариусу может быть представлен перевод такого документа как помещенный на одной странице с иностранным текстом и их вертикальным разделением, так и на отдельном листе, сшитом с документом. Следует учитывать, что переведенным должен быть весь текст документа, составленного за границей, в том числе имена и должности лиц, подписавших документ, оттиск печати при их наличии. Если перевод совершается переводчиком, его подпись помещается под переводом и должна быть засвидетельствована в установленном порядке. Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии или одновременном свидетельствовании верности копии и подлинности подписи переводчика (верности перевода нотариусом, знающим соответствующий язык иностранного государства) излагается под текстами документа и перевода с него.

При совершении нотариального действия, связанного с заверением подписи переводчика, переводчик присутствут не как носитель профессии; а как лицо, владеющее языком и способное перевести содержание документа с одного языка на другой. При свидетельствовании подлинности подписи переводчика рекомендуется проверить, есть ли документ, подтверждающий владение им соответствующим языком, исключая русский язык, если переводчик является гражданином России. Переводчик, являющийся гражданином (подданным) иностранного государства, подтверждает владение русским языком, но может не подтверждать факт владения официальным государственным языком страны, гражданином (подданным) которой он является.

Например, документами, подтверждающими факт владения языком, могут быть:

  • диплом о высшем филологическом образовании по соответствующей языковой специализации,
  • диплом об окончании гражданином Российской Федерации иностранного высшего учебного заведения с преподаванием на иностранном языке,
  • диплом об окончании гражданином (подданным) иностранного государства высшего учебного заведения Российской Федерации с правом преподавания на русском языке,
  • справка с места работы о том, что лицо работает переводчиком,
  • свидетельство о повышении квалификации переводчика, прохождении курсов переводчиков,
  • справка официального государственного органа или учреждения, в том числе органа или учреждения иностранного государства, о подтверждении квалификации переводчика, иной равнозначный документ.

Хотя среди нотариусов существует мнение, что переводы могут выполнять только дипломированные специалисты-лингвисты.

При этом может быть такая ситуация, что нужно перевести документ с английского языка на французский, нотариус обязан предложить перевести документ на язык делопроизводства (русский), затем с русского на требуемый язык. При этом совершаются два отдельных нотариальных действия, во втором случае документом, подлежащим перевод, будет являться нотариально удостоверенный перевод документа на русский язык.

Не следует забывать, что переводчику разъясняются требования действующего законодательства о сохранении в тайне сведений, ставших ему известными при привлечении к совершению нотариального действия, ответственность за заведомо неверный перевод и умышленный обман потребителя услуг переводчика.

Переводчики, профессионально занимающиеся переводом документов, как в качестве предпринимателей, так и на безвозмездной основе, регистрируются нотариусом в специальной книге регистрации переводчиков. В книге записываются:

— установочные данные переводчика: имя, место регистрации по месту жительства, данные паспорта;

— контактные данные: телефон, адрес;

— реквизиты документов, на основании которых нотариусом проверен факт владения соответствующим языком (языками);

— перечень языков, которыми владеет переводчик.

Нотариус может рекомендовать лицам, обращающимся в нотариальную контору за переводом документов, зарегистрированного у него переводчика. Нотариус не вправе заниматься рекламой деятельности переводчика. Нотариус не проверяет законность предпринимательской деятельности переводчика и обоснованность тарифов на его услуги.

.Если с оригиналом документа к нотариусу за свидетельствованием своей подписи обращается сам переводчик, предъявляя свои собственные документы либо документы, принадлежащие третьим лицам, то в графах «3» и «4» указываются его данные, и он же расписывается в получении нотариального документа на руки. В графе «Содержание нотариального действия» указывается: «Свидетельствование подлинности его подписи как переводчика на переводе с русского языка на английский язык текста…» (указывается переводимый документ и его реквизиты). Перевод документа, выполненный переводчиком, излагается на отдельном листе, который прикрепляется к подлиннику переводимого документа, причем перевод располагается после оригинала. В конце перевода переводчик помещает надпись: «Перевод выполнен переводчиком Ивановым Иваном Ивановичем». После чего переводчик расписывается. Надпись выполняется на двух языках либо только на русском языке, если русский является языком перевода.

Удостоверительная надпись о свидетельствовании подлинности подписи переводчика помещается нотариусом после подписи переводчика. Листы подлинного документа и его перевод сшиваются нотариусом, нумеруются и скрепляются печатью нотариуса. Размещение перевода непосредственно на листах оригинала документа не допускается.

Перевод паспорта совершается и подписывается переводчиком на отдельном листе без прикрепления его к оригиналу.

При свидетельствовании подлинности подписи переводчика на переводе документа с языка, которым владеет нотариус, нотариус по просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, может одновременно свидетельствовать верность копии данного документа по правилам свидетельствования верности копии. В таком случае текст документа и все его реквизиты на языке оригинала излагаются на левой стороне листа, на правой стороне листа воспроизводится перевод, надпись переводчика и его подпись помещаются посередине после изложения копии текста оригинала и текста перевода. Свидетельствование верности копии документа,

изложенного на языке, не известном нотариусу, недопустимо.

Если лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не желает, чтобы перевод, сделанный переводчиком, прикреплялся к оригиналу документа (например, к документу об образовании или свидетельству органов загс), а свидетельствование верности копии нотариусом невозможно (из-за незнания языка), нотариус может рекомендовать обратиться к нотариусу, владеющему языком документа, а при отсутствии в регионе такого нотариуса — к нотариусу либо консулу государства, в котором данный язык является официальным.

Утверждены

решением Правления

Федеральной нотариальной палаты

(Протокол N 03/03 от 26 — 27 марта 2003 г.)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЮ ВЕРНОСТИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

И ВЫПИСОК ИЗ НИХ

1. Общие положения

1.1. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них в соответствии с положениями ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы). Нотариальное действие представляет собой свидетельствование тождественности текста предъявленной нотариусу копии с оригиналом. Нотариальное действие совершается по устному обращению при условии, что:

— содержание документа не противоречит действующему законодательству;

— свидетельствование копии или выписки из документа данного вида не запрещено действующим законодательством;

— документ составлен на языке, которым владеет нотариус, или имеет надлежащим образом оформленный перевод.

1.2. Определение понятия «документ» в общем значении, применяемое в гражданских правоотношениях, в законодательстве отсутствует. Имеются лишь определения этого термина применительно к конкретным правоотношениям. Например, Федеральные законы «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене» определяют термин «документ» как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Аналогично определяет данное понятие и Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28. При свидетельствовании верности копий нотариусу следует использовать это определение с учетом требований, содержащихся в ст. 77, 78 Основ. То есть в рамках бесспорной нотариальной юрисдикции термин «документ» используется в узком значении как письменный документ, исходящий от органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных, административных, иных публичных органов, юридических лиц, граждан, составленный в установленном порядке и имеющий юридическое значение. Верность копии или выписки из документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется при условии, что подлинность подписи этого гражданина «засвидетельствована» нотариально либо уполномоченным должностным лицом организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. Не могут быть засвидетельствованы копии со сделок в простой письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию в учреждениях юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан на указанных сделках не засвидетельствована в порядке, установленном ст. 78 Основ.

Не подлежат нотариальному свидетельствованию копии нормативных актов.

1.3. Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств, в том числе способом свето- либо фотокопирования. Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законодательством к нотариальному документу. Копия должна строго соответствовать оригиналу: содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Удостоверительная надпись на копии должна соответствовать установленным формам, утвержденным Министерством юстиции РФ. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.

1.4. Нотариус не вправе свидетельствовать верность копии документа или выписки из него, если:

— в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления (либо оговоренные исправления в документе, в котором они недопустимы, см. разд. 4 п. 4.2);

— документ либо его отдельные фрагменты или реквизиты исполнены карандашом;

— документ в силу повреждений имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности. Оттиск печати на документе, предоставленном для свидетельствования верности копии, должен быть четким, позволяющим установить название организации, выдавшей документ;

— нарушена целостность документа;

— документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;

— документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором, либо не соответствует иным требованиям международного договора;

— подпись должностного лица, подписавшего документ, выполнена светокопированием либо при помощи факсимильного штампа или иным техническим способом;

— документ, поверхность бумажного носителя которого заламинирована либо скрыта иным техническим способом, не позволяющим сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам оригинала.

В настоящее время в соответствии с Федеральным законом от 12 июня 2002 г. N 67 «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» документами, заменяющими паспорт гражданина (документ, удостоверяющий личность гражданина, выданный уполномоченным государственным органом), на территории Российской Федерации являются:

— военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);

— временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта;

— документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, по которому он осуществляет въезд в Российскую Федерацию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории РФ);

— паспорт моряка (удостоверение личности моряка);

— справка установленной формы, выдаваемая гражданам РФ, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемых и обвиняемых. Кроме того, документами, заменяющими паспорт гражданина Российской Федерации за пределами территории РФ, являются документы, по которым граждане Российской Федерации вправе пребывать на территории иностранного государства в соответствии с международным договором РФ.

1.7. Запрещено свидетельствование верности копий документа, содержащего государственную либо медицинскую тайну и имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно».

2. Лицо, обращающееся за совершением нотариального действия

2.1. За свидетельствованием верности копии документа или выписки из него может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.

При совершении данного нотариального действия по общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Установление факта обладания гражданином полной дееспособностью при совершении данного нотариального действия не требуется.

3. Свидетельствование верности копии с копии документа. Свидетельствование верности выписки из документа

3.1. Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. Нотариальное свидетельствование копии с копии документа, исходящего от организации, допускается, если копия документа изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и имеет отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

3.2. Количество последовательных свидетельствований верности копии с копии документа ограничено ст. 79 Основ. Согласно ст. 51 Основ формы удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции РФ. Действующими формами удостоверительных надписей предусмотрено лишь одно последовательное свидетельствование верности копии с копии документа.

3.3. Верность выписки из документа может свидетельствоваться при условии наличия в документе решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов и воспроизведения в представленной выписке полного текста части документа по определенному вопросу, необходимые реквизиты данного документа.

4. Особенности свидетельствования верности копий отдельных видов документов

4.1. Свидетельствование верности выписки из трудовой книжки возможно при условии воспроизведения в выписке записей, заполненных в соответствии с требованиями порядка ведения трудовых книжек.

4.2. Действующее законодательство содержит случаи, когда в документе не допускаются какие-либо, в том числе оговоренные, исправления, например:

— в документах об образовании (Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) образовании, утвержденное Приказом Министерства образования РФ от 2 апреля 1996 г. N 143; письмо Министерства образования РФ от 16 апреля 2001 г. N 14-52-235 ин/13 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании»; Инструкция о порядке ведения, заполнения и выдачи государственных документов о среднем профессиональном образовании, утвержденная Постановлением Государственного комитета РФ по высшему образованию от 10 апреля 1996 г. N 6; Инструкция о порядке выдачи документа государственного образца о высшем профессиональном образовании, изготовлении, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная Приказом Министерства общего и профессионального образования РФ от 13 января 1999 г. N 46; Требования к образцу государственного документа о послевузовском профессиональном образовании, к его заполнению и выдаче, утвержденные Приказом Министерства образования РФ от 15 октября 1999 г. N 568);

— в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния (Правила заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 17 апреля 1999 г. N 432).

При свидетельствовании верности копий документов о среднем образовании и приложений к ним, выданным начиная с 2001 г., следует обращать внимание на то, что выданные аттестаты и приложения к ним подписываются только руководителем общеобразовательного учреждения (с расшифровкой подписи) и скрепляются гербовой печатью.

При свидетельствовании верности копий документов (дипломов) о высшем профессиональном образовании следует иметь в виду, что дата выдачи диплома указывается в нижней части левой стороны бланка диплома после регистрационного номера.

4.3. В связи со вступлением в силу Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ следует иметь в виду, что свидетельствование верности копий учредительных документов юридических лиц возможно только после регистрации юридических лиц в установленном законом порядке.

4.4. Если в свидетельстве о рождении, о браке есть штамп отметки о выдаче паспорта или в свидетельстве о смерти — отметка о выдаче компенсации на ритуальные услуги в удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии, не следует это отражать как особенность, поскольку порядок постановки таких штампов и отметок предусмотрен действующим законодательством.

5. Свидетельствование верности копий документов, предназначенных для действия за границей

5.1. При заполнении удостоверительных надписей о свидетельствовании верности копий документов, предназначенных для действия за границей, необходимо полностью указывать фамилию, имя, отчество нотариуса, его нотариальный округ, не допуская сокращений, в строгом соответствии с оттиском печати нотариуса. Печать ставится на свободном месте документа, под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. Документы должны быть изготовлены на качественной бумаге, полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования не допускается.

5.2. Копии документов нельзя сгибать, вносить в них какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

Судебная практика и законодательство — «Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них» (утв. Решением Правления ФНП от 26 — 27.03.2003, Протокол N 03/03)

<Письмо> ФНП от 14.05.2015 N 1327/03-16-3 «О свидетельствовании верности копии паспорта гражданина РФ»

При этом в качестве обоснования отказов в свидетельствовании верности копий паспортов гражданина Российской Федерации нотариусами приводится пункт 1.5 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утверждены решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 26 — 27 марта 2003 г., протокол N 03/03), согласно которому свидетельствование верности копии паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений не допускается (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-Х), кроме случаев, указанных в законе, например, Федеральные законы от 20.12.2002 N 175-ФЗ, статья 38 (пункт 11), статья 41 (пункт 15) и от 10.01.2003 N 19-ФЗ, статья 34 (пункт 11) и статья 35 (пункт 13). В связи с этим Федеральная нотариальная палата считает необходимым высказать свою позицию по вопросу свидетельствования верности копий паспортов гражданина Российской Федерации.

Утверждены методические рекомендации по свидетельствованию нотариусами копий документов и выписок из них.

Нотариальное действие представляет собой свидетельствование верности копии документа с представленным нотариусу его оригиналом. Для свидетельствования верности копии нотариусу может быть представлен документ любого содержания, назначения, независимо от его юридической и практической значимости, за исключением случаев, установленных законом (в частности, не допускается свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего гриф на недопустимость его копирования, а также грифы «Секретно» и «Совершенно секретно». Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих существенные недостатки, также верность копий документов, имеющих исправления, в том числе оговоренные, в которых они недопустимы. Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино-и фонодокументов законодательством не предусмотрено.

Обязанности нотариуса по проверке документа, представленного для свидетельствования верности его копии, ограничивается проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора. В случае невозможности идентифицировать автора документа нотариус отказывает в свидетельствовании верности копии документа.

Если свидетельствуются верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи.

Свидетельствование верности копий документов, составленных за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии легализации. Без легализации такие документы принимаются нотариусом в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ и международными договорами РФ.Источник: Подробнее >>>

  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 25.04.2016 (протокол № 04/16) утверждены «Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них».

Нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий документов на бумажном носителе, содержащих текстовую и / или изобразительную информацию, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами (п. 1.2).

Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено, т.к. в соответствии со ст. 103.8 и 103.9 Основ нотариата нотариус удостоверяет либо равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе, либо равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу.

Если документ наряду с информацией на бумажном носителе содержит электронный носитель информации (например, биометрический паспорт), нотариус может свидетельствовать только верность копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся на бумажном носителе (п. 1.6).

Основные требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, предусмотрены статьей 45 Основ нотариата (п. 1.3), согласно которой целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. В методических рекомендациях отмечено, что к таким способам могут относиться:

  • использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа;
  • подписание каждого листа автором с нумерацией листов;
  • проставление печатей или штампов на пересечении листов документа;
  • простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др.

Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих исправления (в том числе оговоренные), в которых они недопустимы 1 . Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей свидетельствования верности копии, нотариус вправе совершить данное нотариальное действие. Существенными недостатками признаются, например:

  • подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления, влияющие на содержание и искажающие смысл документа;
  • нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;
  • повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности;
  • иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.

Нотариус, свидетельствуя верность копий документов, не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц (п. 1.4). Он лишь ограничивается проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора.

Не допускается свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно» (п. 1.9).

В случае сомнений в представленном документе нотариус вправе отложить совершение нотариального действия и направить запрос для установления подлинности документа, добросовестности владения документом (п. 1.10).

Отдельные разделы Методических рекомендаций разъясняют порядок свидетельствования верности:

  • копии с копии документа и выписки из документа (п. 3);
  • копий документов, составленных за границей (п. 4).

Вопрос заверения копии с копии документа (а не с его оригинала) часто всплывал в судебных разбирательствах и вот Методические рекомендации внесли в него ясность.

Теперь нотариус может засвидетельствовать верность копии с «предыдущей» копии, если она была заверена нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке (п. 3.1). При этом «не может быть ограничено количество последовательных свидетельствований верности» таких копий.

Нотариусу следует иметь в виду установленный законодательством РФ порядок оформления копий документов, выданных судебными органами 2 , а также осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним 3 .

Нотариальное свидетельствование верности копий с копий документов, выданных иными юридическими лицами (например, АО 4 и ООО 5 ), допускается, если копия оформлена в установленном законом порядке. Одновременно разъясняется применение положений Указа Президиума Верховного совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (здесь речь идет об изготовлении уже копий с подлинников любых имеющихся у них документов и не только касающихся прав граждан) – верность копии свидетельствуется 6 :

  • подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью;
  • на ней указывается дата ее выдачи и
  • делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Федеральная нотариальная палата грамотно подошла к выработке рекомендаций. Во-первых, даются разъяснения, что делать можно, а чего нельзя и почему, со ссылками на нормативные акты. Во-вторых, более подробно разъясняется, как правильно исполнить требования, содержащиеся в законодательстве.

Сноски

В Методических рекомендациях перечислены нормативные акты, в которых установлены запреты на наличие исправлений в отдельных видах документов:
приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» (п. 56, за искл. п. 65);
постановление Правительства РФ от 17.04.1999 № 432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» (п. 49);
Федеральный закон от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» (ст. 147 п. 27);
приказ Минобрнауки России от 14.02.2014 № 115 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов» (п. 9);
письмо Минобразования РФ от 16.04.2001 № 14-52-235ин/13 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании» (п. 2);
приказ Минобрнауки России от 25.10.2013 № 1186 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов» (п. 11);
приказ Минобрнауки России от 13.02.2014 № 112 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов» (п. 15);
Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (п. 3). Вернуться назад

Порядок оформления копий судебных актов предусмотрен приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 29.04.2003 № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде». Вернуться назад

Порядок оформления копий документов органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, установлен приказом Минэкономразвития от 14.05.2010 № 180 «Об установлении порядка предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним», приказом Росреестра от 07.09.2010 № П/491 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии». Вернуться назад

См. пункт 4 статьи 11, пункт 3 статьи 52, пункт 3 статьи 77 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Вернуться назад

См. пункт 3 статьи 12, пункт 3 статьи 36, пункт 6 статьи 37, пункт 4 статьи 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Вернуться назад

Прим. ред. : как видите, состав элементов заверительной надписи на копии по ГОСТ Р 6.30-2003 отличается от предписываемого Указом Президиума Верховного совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «в меньшую сторону». Почему нужно следовать предписаниям именно Указа, мы подробно разобрались в статье «Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?» в № 11 и 12 за 2012 г. Вернуться назад

Горячая линия

Нотариальное действие представляет собой свидетельствование верности копии документа с представленным нотариусу его оригиналом. Для свидетельствования верности копии нотариусу может быть представлен документ любого содержания, назначения, независимо от его юридической и практической значимости, за исключением случаев, установленных законом (в частности, не допускается свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего гриф на недопустимость его копирования, а также грифы «Секретно» и «Совершенно секретно». Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих существенные недостатки, также верность копий документов, имеющих исправления, в том числе оговоренные, в которых они недопустимы. Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено.

Обязанности нотариуса по проверке документа, представленного для свидетельствования верности его копии, ограничивается проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора. В случае невозможности идентифицировать автора документа нотариус отказывает в свидетельствовании верности копии документа.

Если свидетельствуются верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи.

Свидетельствование верности копий документов, составленных за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии легализации. Без легализации такие документы принимаются нотариусом в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством РФ и международными договорами РФ.

  • Что такое нотариальный перевод?
  • Как выглядит удостоверительная надпись нотариуса на переводе?
  • Какие документы не заверяются нотариально?
  • Что такое нотариальная копия?
  • Что такое наборная или техническая копия?

Что такое нотариальное заверение перевода или нотариальный перевод?

Это свидетельствование подлинности подписи переводчика на переводе документа.

В данном случае нотариус свидетельствует не верность или правильность перевода (иначе нотариус должен быть настоящим полиглотом и знать как минимум несколько десятков языков), а подлинность подписи переводчика, т.е. такой переводчик был у нотариуса и расписался в его присутствии.

Обязательным условием для этого нотариального действия является наличие у переводчика паспорта и диплома.

Согласно последним изменениям, внесенным нотариальной палатой, нотариусы имеют право заверять перевод только тех языков, которые указаны у переводчика в дипломе, хотя ранее нотариусы при наличии диплома заверяли совершенно любой язык, даже если переводчик им не владел, а только расписывался за него.

Переводчик, поставивший свою подпись под переводом, несет за него административную ответственность, так как после нотариального заверения перевода у нотариуса документ становится легальным на территории России.

Стоимость нотариального заверения перевода
от 600 руб./документ.

НОТАРИАЛЬНОЕ ДЕЙСТВИЕ Стоимость
Удостоверение подлинности подписи переводчика на одном документе 700р.
Заверение нотариальной копии (1 страница)* 100р.
Наборная копия (техническая копия) (1 страница) 400р.

И независимо от того, в какие инстанции вы будете подавать переведенные и заверенные в нашем бюро переводов документы, мы уверены, у вас не будет проблем!!!

Как выглядит удостоверительная надпись нотариуса на переводе?

Удостоверительная надпись нотариуса выглядит так:

Город Москва.
Тридцатого октября две тысячи десятого года.

Я, Иванов Иван Иванович, нотариус города Москвы, свидетельствую подлинность подписи, сделанной переводчиком Петровым Петром Петровичем в моем присутствии. Личность его установлена.
Зарегистрировано в реестре за №

Взыскано по тарифу: 100 руб. 00коп.
За правовую и техническую работу: 500 руб. 00 коп. Всего взыскано: 600 руб. 00 коп.

Нотариус ____________________________И.И. Иванов

Не заверяются нотариально…

У нотариуса нельзя заверить перевод следующих документов:

  • перевод медицинских справок, кроме справок с круглыми печатями;
  • перевод документов, на которых заламинирована печать;
  • перевод документов, выданных органами власти иностранных государств, без Апостиля или консульской легализации;
  • перевод документов с неоговоренными исправлениями, зачеркиваниями и т.д.;
  • перевод договора между юридическими лицами, если на нем не стоит печать или подпись (если у иностранного юридического лица нет печати в соответствии с законом той страны, где оно учреждено, то это не является основанием для заверения этого документа у нотариуса, т.к. согласно нашему законодательству у юридического лица должна быть печать);
  • перевод документа на нескольких страницах, если он не прошит и не скреплен печатями;
  • перевод документа, где в печатный текст вписано имя лица от руки;
  • перевод документа, подписанного лицом, не имеющим на это право в силу должности, полномочий и компетенции.

Нотариальные копии

Заверение копии считается самым простым и распространенным нотариальным действием.

Но, несмотря на всю простоту, на ее заверение требуется много времени.

Дело в том, что сначала нужно снять саму копию на ксероксе. Представьте, что у Вас документ, состоящий из 60 страниц. Сколько потребуется времени на ксерокс? Затем нужно сшить документ, пронумеровать каждый лист, записать его в реестре.

Именно поэтому заверение копии достаточно трудоемкий процесс.

Здесь Вы можете поступить двумя способами:

1. Снять копии самостоятельно и заверить их у любого нотариуса.

2. Перед тем как заверить перевод, попросить наше бюро переводов о том, чтобы мы заверили копию или копии с данного документа.

Стоимость нотариального заверения копии