Маршрутная карта бизнес процесса

Содержание

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать – эта статья для вас.

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании – платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

1 – Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать – обозначить события начала и окончания.

2 – Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

3 – Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4 – Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие «роль”. Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 – Разместите на схеме документы

Документ – это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ – это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 – Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7 – Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант – составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

8 – Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9 – Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес процесс – это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

Связь бизнес процесса с другими процессами

10 – Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

  • С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
  • С какими процессами он связан? Чем обменивается?
  • Какие операции выполняются? В каком порядке?
  • Кто выполняет операции в процессе?
  • Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
  • Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
  • Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес процессов. Оставайтесь на связи.

В марте и апреле в Москве я буду проводить несколько обучающих курсов по моделированию и управлению бизнес процессами. Приглашаю присоединиться.

Проектирование маршрутных точек корпоративных процессов являются неотъемлемой частью автоматизации бизнес-процессов. Точки корпоративных процессов размещаются в визуальной схеме выполнения процесса и соединяются между собой стрелками. Для соединения точек посредством стрелок схемы используется компьютерная мышь. После запуска бизнес-процесса на выполнение прохождение маршрута производится в точном соответствии с настроенным соединением маршрутных точек. На рисунке ниже показаны четыре маршрутные точки, соединительные линии показаны серым цветом (пример обозначен красной стрелкой).

Точки маршрута изначально проектируются в виде бизнес-процесса. При создании экземпляра процесса соответствующего вида все точки и их параметры копируются в экземпляр процесса, где могут быть дополнительно изменены и настроены перед запуском экземпляра процесса на выполнение.

Точки корпоративных процессов предназначены для описания разнообразных параметров маршрута бизнес-процесса. Набор параметров зависит от типа точки. Ниже будут рассмотрены все типы точек маршрута бизнес-процесса.

Точка маршрута «Старт»

Данная точка используется для определения точки начала выполнения экземпляра бизнес-процесса. Из данной точки маршрута выполнение идет далее по указанной соединительной стрелке.

Точка маршрута «Действие»

Точка маршрута «Действие» является точкой, в которой выдаются задачи сотрудникам предприятия. В точке маршрута «Действие» определяются различные параметры выдаваемых задач.

Описание текста заданий для выдаваемых задач можно указать на закладке «Параметры задач». Существует два варианта указания текста создаваемых задач. В случае выбора варианта «Соответствует тексту бизнес-процесса» текст задач исполнителям будет соответствовать тексту, заданному в параметрах экземпляра бизнес-процесса. Такой вариант обычно подходит для не очень сложных бизнес-процессов, тем не менее он позволяет эффективно автоматизировать бизнес-процессы предприятия. В случае выбора варианта «Определяется в данной точке действия», проектировщик бизнес-процесса может определить отдельный текст формируемых задач для данного действия маршрута бизнес-процесса.

Другие параметры точки процесса определяются в группе «Параметры действия» закладки «Параметры задач»:

Параметр «Высылать повторные задачи по одобренным результатам». Установка данного параметра приводит к тому, что если в точке контроля результатов контролером были отмечены как одобренные задачи некоторых исполнителей, то им все равно будут высланы новые задачи на выполнение. Такая высылка происходит при общем отклонении всех результатов контролером, если же данный флажок не установлен, то высылка повторных задач по одобренным результатам производиться не будет. Стоит также заметить, что если контролер одобрил выполнение данной точки в целом, то повторной выдачи задач не будет ни у одного исполнителя этой точки, вне зависимости от установки данного параметра.

Параметр «Не учитывать заместителей исполнителя». В случае установки данного флажка при выдаче заданий не будет анализироваться наличие действующих заместителей исполнителя. В случае, если исполнителем в данной задаче является контролер или автор, то текст заголовка данного флажка соответственно изменяется на «Не учитывать заместителей контролера» и т.д.

Состав исполнителей данной точки определяется на закладке «Исполнители». Возможно несколько вариантов определения исполнителей:

Состав исполнителей определяется основным списком. В данном случае состав исполнителей полностью соответствует списку основных исполнителей процесса

Состав исполнителей определяется фиксированным списком. В таком случае можно определить свой состав исполнителей в данной точке маршрута процесса

Состав исполнителей определяется переменной бизнес-процесса. В качестве переменной бизнес-процесса может участвовать значение контролера процесса, автора процесса, а также произвольный реквизит процесса (переменная) с типом «Пользователь»

Для точки маршрута «Действие» необходимо указать ссылку на требуемый отчет исполнителей задач. Состав требуемого отчета исполнителей определяется в соответствующем справочнике.

Наименование задач данной точки маршрута зависит от выбора варианта наименования задач. Возможные варианты: «Использовать наименование точки» и «Использовать наименование процесса». В первом случае можно указать произвольное наименование точки и, соответственно создаваемых исполнителям задач, а во втором случае наименование задач будет полностью соответствовать наименованию экземпляра бизнес-процесса (обычно такой вариант используется в простых бизнес-процессах).

В точке маршрута «Действие» можно указать наименование элементов формы задач. Наименования элементов определяются на закладке «Форма задач». Существует два варианта формы задач. Вариант «Форма исполнителя задач» представляет собой стандартную форму для ввода результатов выполнения для исполнителя задач, а вариант «Форма контроля результатов» представляет собой форму с возможностью просмотра результатов выполнения задач исполнителями (дополнительно указывается ссылка на контролируемую точку маршрута), в форме контроля результатов также существует возможность одобрить или отклонить выполнение как конкретного исполнителя, так и всей точки маршрута в целом. Подробнее о форме контроля результатов смотрите в разделе «Контроль результатов исполнения», о форме исполнения задач можно прочитать в разделе «Выполнение заданий».

На странице «Форма задач» можно указать, какие реквизиты процесса будут отображаться в форме задач исполнителей, какие из них будут доступны исполнителям только для чтения, а какие будут обязательны для заполнения исполнителями. Кроме того, на данной закладке можно переопределить наименования элементов формы задач.

Проектировщики видов корпоративных бизнес-процессов могут разработать произвольные тексты программных функций, которые будут автоматически выполняться при создании, перед выполнением и после выполнения задач исполнителями. Тексты программных функций указываются на закладке «События» формы точки «Действие». Для установки текстов таких функций служат следующие закладки:

Закладка «При создании». На этой закладке может быть размещен текст функции, выполняющейся при создании каждой задачи исполнителя данной точки. Разработчик может программно установить параметр «Отказ» в значение «Истина» («Отказ=Истина»), в таком случае, задача не будет создана.

Закладка «Перед выполнением». На этой закладке может быть размещен текст функции, выполняющейся в процессе нажатия исполнителем на кнопку «Выполнить» в форме задач. Разработчик может программно установить параметр «Отказ» в значение «Истина» («Отказ=Истина»), в таком случае, задача не сможет быть выполнена, а исполнитель получит соответствующее предупреждение

Закладка «После выполнения». На данной закладке может быть размещен текст функции, выполняющейся после выполнения исполнителем задачи. Разработчик может установить значение переменной функции «ЗавершитьДействие» в значение «Истина» для автоматического признания данной точки действия выполненной, вне зависимости от состояния других задач других исполнителей данной точки. Разработчик также может установить значение переменной «ЗавершитьПроцесс» в значение «Истина» для автоматического завершения всего текущего экземпляра бизнес-процесса, вне зависимости от состояния других задач этой и всех других точек экземпляра бизнес-процесса.

На рисунке ниже показаны примеры программных обработчиков задач.

Одним из удобных инструментов автоматизации бизнес-процессов СЭД «Корпоративный документооборот» является возможность определить состав требуемых от исполнителя результатов. Требуемый результат задается в реквизите «Основной отчет исполнителя» на закладке «Исполнители». Для каждого исполнителя можно задать и его индивидуальный требуемый отчет. Требуемые отчеты настраиваются в специальном справочнике «Требуемые результаты исполнителей». Форма справочника содержит список видов результатов, которые будут требоваться от исполнителя.

Включение флажка «Исп.» включает данный вид результата в список требуемых от исполнителя результатов. В списке видов результатов можно определить строковое наименование реквизита формы задачи для данного результата. В случае, если в состав требуемых результатов входит необходимость приложить внешний файл, то необходимо указать шаблон корпоративных документов, который будет использоваться при создании новых корпоративных документов при загрузке из внешних файлов.

В форме справочника также можно указать тип контроля заполнения результатов при выполнении задачи исполнителем. В реквизите «Тип контроля» можно указать, что от исполнителя будет требоваться заполнение всех результатов либо что исполнителю будет достаточно заполнить хотя бы один из результатов в форме его задачи. Так же можно установить переключатель типа контроля в положение «Не проверять заполнение результатов».

Точка маршрута «Условие»

В точке с типом «Условие» определяется, по какому из двух вариантов пойдет дальнейшее исполнение бизнес-процесса. Выбор варианта производится после проверки указанных в настройке точки «Условие» параметров. Если проверка пройдена успешно, то маршрут выполнения процесса продолжается по ветви «Да», в противном случае, по ветви «Нет». В точке «Условие» можно определить способ анализа условий.

Ниже приведены возможные способы анализа условий:

Условие на основе анализа состояния реквизитов. При выборе такого варианта, необходимо указать, какие реквизиты будут анализироваться, и указать виды сравнения (сравнение на больше-меньше, сравнение на заполненность и прочее) со сравниваемым значением. В случае, если используется анализ состояния нескольких реквизитов, то можно выбрать вариант признания всего условия выполненным, например указать вариант признания всего условия выполненным по критерию «ИЛИ», в таком случае условие считается выполненным и процесс идет по ветви «Да» если хотя бы один из реквизитов удовлетворяет заданному условию. В случае варианта признания всего условия выполненным по критерию «И» необходимо, что бы все реквизиты успешно прошли сравнение с заданными условиями.

Условие на основе контроля исполнителей. В таком случае необходимо указать в реквизите «Точка контроля» другую маршрутную точку. В такой точке контроля создается задача сотруднику-контролеру для контроля результатов задач исполнителей. В случае, если контролер в этой точке одобрил выполнение задач сотрудниками, процесс продолжается по ветви «Да», в противном случае по ветви «Нет». Подробнее о контроле результатов смотрите в разделе «Контроль исполнения».

Условие на основе результатов исполнителей. В данном варианте производится автоматический анализ результатов исполнителей. Для анализа результатов необходимо заполнить реквизит «Точка действия» и табличную часть «Результаты выполнения исполнителями». В табличной части необходимо указать вид сравнения и значение требуемого результата. В случае, если все результаты всех исполнителей данной точки удовлетворяют требуемым результатам, то процесс продолжается по ветви схемы «Да», если хотя бы один из результатов одного из исполнителей не удовлетворяет требуемым результатам, то процесс продолжается по ветви схемы «Нет». Для более гибкого контроля результатов можно использовать условие на основе контроля исполнителей (см. выше), где решение принимает сотрудник-контролер.

Условие на основе доступности ресурсов. В случае варианта на основе анализа доступности ресурсов необходимо заполнить список анализируемых ресурсов предприятия. В табличной части указывается требуемый ресурс предприятия, вид сравнения и требуемое значение ресурса. В случае, если состав всех указанных в табличной части ресурсов предприятия удовлетворяет требуемым значениям, процесс продвигается по ветви «Да», в противном случае, по ветви «Нет».

Условие на основе программной функции. Проектировщики бизнес-процессов могут разработать свой алгоритм вычисления результатов условия на языке «1С:Предприятие 8.3 / 8.2». Для этого можно написать свой программный код функции. В случае если данная функция вернет «Истина» (выполнив директиву «Возврат=Истина;»), то процесс продолжится по ветви «Да», если же программная функция вернет значение «Ложь», то процесс продолжится по ветви «Нет». Внутри программной функции можно обращаться к экземпляру процесса через переменную «СсылкаНаПроцесс», а также к реквизитам процесса через структуру «СтруктураРеквизитовПроцесса.<ИмяРеквизита>» и к параметрам процесса через структуру «СтруктураПараметровПроцесса.<ИмяПараметра>».

Точка маршрута «Выбор варианта»

В отличие от точки типа «Условие», в точке маршрута типа «Выбор варианта» можно указать несколько ветвей схемы для продолжения выполнения экземпляра процесса. Количество вариантов продолжения схемы процесса может быть неограниченным. Данная точка очень полезна при автоматизации бизнес-процессов средней степени сложности.

Существует два варианта определения ветви варианта процесса.

Определение на основе простого условия. В данном варианте в табличной части указываются все возможные варианты значения реквизитов процесса, сами реквизиты процесса (рекомендуется проводить анализ одного реквизита для одной точки выбора варианта), а также тип сравнения и требуемое значение реквизита. В случае, если значение реквизита удовлетворяет требуемому, процесс продолжается по той ветви, которая указана в колонке «Вариант перехода» соответствующей строке условия. При определении условий важно помнить, что обработка вариантов начинается с первой строки и прекращается при первом успешном сравнении с заданным значением. Кроме того, необходимо задавать условия так, что бы при любом возможном значении реквизита произошел выбор одного из вариантов продолжения процесса. В противном случае процесс будет остановлен и будет произведена запись в журнал выполнения процесса.

Определение на основании программной функции. В таком случае проектировщикам данного вида процесса необходимо разработать программную функцию на языке «1С:Предприятие 8.3 / 8.2». Результатом выполнения такой функции должно быть числовое значение с требуемым вариантом выполнения процесса. Внутри программной функции можно обращаться к экземпляру процесса через переменную «СсылкаНаПроцесс», а также к реквизитам процесса, через структуру «СтруктураРеквизитовПроцесса.<ИмяРеквизита>» и к параметрам процесса через структуру «СтруктураПараметровПроцесса.<ИмяПараметра>».

Точка маршрута «Обработка»

Точка предназначена для выполнения обработки данных в базе данных СЭД «Корпоративный документооборот». В точке «Обработка» может быть выполнена обработка данных по различным вариантам.

Варианты выбираются из списка реквизита «Тип обработки». Все варианты перечислены ниже:

Установка реквизитов процесса. В данном варианте производится установка значений реквизитов экземпляра бизнес-процесса. В табличной части необходимо указать реквизиты бизнес-процесса и значения, которые необходимо установить в этой точке.

Обработка списка документов. В точке обработки с данным типом происходит обработка списка документов. Список документов может быть задан в экземпляре бизнес-процесса. Для каждого корпоративного документа из этого списка можно провести установку состояния. Для этого необходимо заполнить реквизит точки обработки «Установить состояние документа». Например, можно добавить точку обработки документов в начало бизнес-процесса согласования документов и установить в ней состояние для всех документов «На согласовании», после прохождения согласования, добавить в маршрут точку обработки для установки состояния всех документов «Согласован». Кроме того, в данной точке можно отправить весь список корпоративных документов экземпляра бизнес-процесса на подпись. Для этого отметьте флажок «Отправить документы на подпись» и укажите ссылку на сотрудника, который будет подписывать документы. При прохождении маршрута выполнения экземпляра процесса через эту точку будет создан специальный документ «Подпись документов» с табличной частью, заполненной по списку корпоративных документов экземпляра бизнес-процесса.

Использование ресурсов предприятия. В случае выбора данного типа для точки обработки бизнес-процесс проведет автоматическое изменение ресурсов предприятия. Возможен выбор одного из двух вариантов обработки ресурсов. Первый вариант «Захват ресурсов». В таком случае бизнес-процесс произведет использование (захват) ресурсов предприятия. При этом количество доступных ресурсов будет уменьшено на указанное в табличной части количество, а дата начала использования отражена в диаграмме «Использование ресурсов» (диаграмма находится в подсистеме «Отчеты и статистика»). Вариант «Освобождение ресурсов» производит обратную процедуру. Количество ресурсов будет увеличено на количество ресурсов, указанных в табличной части, а дата окончания отражена в диаграмме «Использование ресурсов». Общий отчет по использованию ресурсов доступен в подсистеме «Отчеты и статистика», пункт «Ресурсы предприятия».

Изменение точки маршрута. С помощью точки обработки данного типа можно изменить другую выбранную маршрутную точку. В выбранной в реквизите «Точка маршрута» точке можно указать тип изменения «Установить новые данные» и определить новый текст задания в точке. В случае установки типа изменения «Восстановить исходные данные» в выбранной точке будет восстановлено то значение, которое было изначально указано в виде экземпляра бизнес-процесса.

Произвольная программная функция. При выборе типа обработки «Произвольная программная функция» будет выполнен произвольный программный код на языке «1С:Предпрятие 8.2». Разработчики программных функций могут использовать для обращения к экземпляру бизнес-процесса аргумент функции СсылкаНаПроцесс, доступ к данным осуществляется в виде: «СтруктураРеквизитовПроцесса.<ИмяРеквизита>» и «СтруктураПараметровПроцесса.<ИмяПараметра>». При необходимости можно изменить данные, присвоив значения элементам структуры «СтруктураРеквизитовПроцесса. <ИмяРеквизита> = <ЗначениеРеквизита>» и, соответственно «СтруктураПараметровПроцесса. <ИмяПараметра> = <ЗначениеРеквизита>»

Таймер для приостановки процесса. Проектировщики процессов могут использовать данный тип обработки для установки временной задержки выполнения процесса. Возможны два варианта указания типа даты. Вариант «Фиксированная дата» позволяет указать точную дату и время, до которых будет приостановлено выполнение экземпляра бизнес-процесса. Вариант «Реквизит с датой» позволяет указать реквизит (переменную) процесса, в котором хранится дата, до которой необходимо приостановить выполнение экземпляра бизнес-процесса. Данный вариант является более гибким и позволяет исполнителям бизнес-процесса самим устанавливать даты, до которых будет приостановлено выполнение бизнес-процесса. Например, организаторы совещания могут установить дату начала совещания, в таком случае таймер приостановит процесс выполнения совещания да даты проведения совещания и будет продолжен после даты проведения совещания для выполнения необходимых, после проведения совещания действий (например, рассылки протокола совещания).

Для обработки таймеров необходим запуск регламентного задания «Системное: Обработка таймеров процессов», регламентное задание находится в подсистеме «Автоматическая обработка».

Точка маршрута «Подпроцесс»

В точке маршрута «Подпроцесс» выполняется передача управления в указанный подпроцесс. При передаче управления в подпроцесс необходимо указать вид подпроцесса, выбрав ссылку на один из элементов из справочника «Виды процессов». В случае, если текущее выполнение экземпляра бизнес-процесса необходимо остановить до момента выполнения указанного подпроцесса, то необходимо отметить флажок «Ждать окончания подпроцесса».

В системе СЭД «Корпоративный документооборот» существует возможность предать значения реквизитов (переменных) в бизнес-процесс. Для такой передачи заполните табличную часть реквизитами процесса. Если нажать кнопку «Заполнить подходящие», то произойдет анализ типов данных реквизитов процесса и подпроцесса и, при совпадении типов данных, будет произведено добавление реквизитов в таблицу. В таблице также можно отметить флажки «Передавать в подпроцесс» для передачи данных в подпроцесс и «Возвращать в процесс» для присвоения значения процесса значению соответствующего реквизит подпроцесса.

На создание подпроцесса также влияют следующие параметры, указанные в разделе «Инициализация подпроцесса»:

Параметр «Скопировать список объектов в список подпроцесса». При установке данного флажка происходит копирование списка объектов (корпоративных документов и ссылок на объекты внешней базы данных) в список объектов подпроцесса.

Параметр «Скопировать документы из реквизитов в список подпроцесса». При установке флажка происходит копирование всех реквизитов, имеющих тип ссылки на корпоративный документ в табличную часть подпроцесса «Ссылки на объекты»

Параметр «Установить основной список исполнителей по рабочей группе». В случае отметки данного флажка становится доступным поле «Рабочая группа». Разработчик бизнес-процесса может указать рабочую группу, сотрудники которой будут скопированы в список основных исполнителей создаваемого подпроцесса

Параметр «Переопределить текст подпроцесса». В случае отметки данного флажка станет доступным поле для ввода нового текста подпроцесса который заменит текст, указанный в подпроцессе.

Точка маршрута «Разделение»

Точка маршрута «Разделение» предназначена для разделения линии выполнения маршрута на две или более ветвей. Таким образом, точка «Разветвление» на входе имеет одну линию, а на выходе две и более. Маршрут выполнения процесса разделяется на несколько ветвей и каждая последующая маршрутная точка в каждой ветви получает управление.

Точка маршрута «Слияние»

Точка маршрута «Слияние» предназначена для ожидания выполнения всех ветвей маршрута и слияния их в одну исходящую линию. Таким образом, выполнение процесса продвигается далее точки слияния только в том случае, если все входящие в неё ветви выполнены.

Если одна из входящий ветвей не выполнена, то процесс ждет её выполнения и не продвигается дальше.

Точка маршрута «Завершение»

В этой точке маршрута происходит завершение выполнения экземпляра бизнес-процесса. В точку завершения могут вести несколько соединительных линий. После передачи управления по одной из входящих линий в данную точку бизнес-процесс завершается вне зависимости от состояния других ветвей маршрута.

Экземпляр бизнес-процесса после завершения маршрута получает статус «Завершен» и его реквизит «Дата завершения» заполняется текущей датой. Мы рассмторели основные виды точек маршрута, применяемых при автоматизации бизнес-процессов на предприятии.

Владимир Репин

Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент»

Член ABPMP Russia

Доцент

Консультант по управлению

Бизнес-тренер

Кандидат технических наук

Существуют различные инструменты повышения эффективности организации. Один из них — процессный подход к управлению. Но ключевое ограничение при его использовании — это вовлечение руководителей верхнего и среднего уровня в работу с бизнес-процессами. С чего стоит начать Генеральному директору, чтобы решить эту задачу? Тотальное описание процессов в виде графических схем и их регламентация — не самый короткий и простой путь. Периодически он приводит к бумажно-электронным завалам. Руководителям же нужен простой и эффективный инструмент для работы, для оценки изменений при внедрении процессного управления. Возможно, «карточка бизнес-процесса» («паспорт бизнес-процесса») как раз то, что необходимо руководителям для более глубокого, системного понимания своих процессов и организации работы по управлению и совершенствованию.

В статье В. В. Репина предлагается структура «Карточки бизнес-процесса» и метод автоматизации работы с карточкой при помощи инструментальной среды моделирования процессов Business Studio 4.0.

Управление процессами — основа эффективности и выживания компаний в будущем

Нет смысла спорить о том, что управление бизнес-процессами — один из важнейших инструментов управления в современной компании. В будущем роль управления процессами будет только возрастать. Виртуализация, автоматизация производства, повсеместное использование роботов приведут к тому, что ограничением при повышении эффективности бизнеса будут не сырье и оборудование, а применяемые способы создания ценности. Другими словами, алгоритмы создания продуктов и услуг. Умение управлять бизнес-процессами станет одной из ключевых компетенций менеджеров среднего звена. Для того, чтобы обеспечить эффективность и выживание компании в будущем, Генеральному директору уже сейчас стоит задуматься над тем, как обеспечить получение необходимых компетенций сотрудниками организации.

В условия быстрого роста рынка, возможно, не стоит слишком много времени уделять внутреннему развитию — отладке бизнес-процессов и получению нужных навыков управления. Большие усилия целесообразно направить на захват рынка, открытие новых торговых точек, филиалов, расширение производства и т. п. Однако в условиях стагнации или медленного падения экономики самое время заняться работой с бизнес-процессами компании. Бизнес-механизм отлажен. Руководителям не нужно прикладывать титанических усилий для захвата рынка. Появляется время подумать о бизнес-процессах и инструментах, которые помогут сделать их более эффективными.

Графическая схема или управляемый бизнес-процесс?

Внедрение процессного управления не должно сводиться к тотальному описанию и регламентации процессов. Велик риск, что схемы останутся только игрушкой в руках руководителей, а не реальным инструментом повышения эффективности. Бизнес-аналитики, профессионально описывающие процессы, тем самым только помогают руководителям, но не могут управлять бизнес-процессами за них. Графические схемы процессов полезны, спору нет. Но «рисование» технологии выполнения процесса в графическом виде не гарантирует автоматического повышения эффективности. Почему? Дело в том, что эффективность зависит от ряда факторов, которых мы почти не касаемся, описывая модель процесса «как есть» в графическом виде. К ним относятся:

  • Понимание своего внутреннего и внешнего клиента и ценности, которую представляют для него наши продукты/услуги;
  • Понимание места и роли нашего процесса в цепочке сквозных процессов компании (цепочке создания ценности);
  • Понимание целей и показателей, на основе которых управляется процесс;
  • Выявление и устранение ограничений процесса;
  • Понимание требуемых для выполнения процесса ресурсов;
  • Наличие механизма учета операций, очередей, ресурсов и производительности процесса;
  • Знание рисков, возникающих при выполнении процесса;
  • Прочие.

Все эти аспекты сложны в той степени, что не могут быть описаны при формировании простой графической схемы процесса. Что толку детально описывать процессы на 3-4-м уровне, если существует несколько системных ограничений, которые существенно снижают эффективность сквозного бизнес-процесса в целом? В связи с этим возникает мысль, что руководителям верхнего и среднего уровня важно системно (так сказать «по Демингу») посмотреть на свои процессы. Заниматься детальным описанием процессов в графической форме стоит тогда, и в ровно в той степени, когда это реально необходимо.

Пример. Невозможно получить значительный практический эффект, приняв на работу 10 бизнес-аналитиков и заставив их от зари до зари описывать процессы в графическом виде, при том, что руководители верхнего и среднего звена с процессами реально не работают.

Генеральный директор одной весьма крупной и известной торговой сети, с которым мне довелось поработать, в рамках совместных рабочих сессий с руководителями подразделений предложил создать и использовать так называемую «карточку процесса». Речь идет о том, что руководителю подразделения нужно, прежде всего, ответить на ряд ключевых вопросов об управляемом им процессе (процессах). Эти ответы должны помочь получить объективную картину происходящего и определить приоритетные направления по совершенствованию процессов. В данном случае о тотальном описании процессов в виде графических схем и их последующей регламентации речь не идет.
«Карточка бизнес-процесса» позволяет системно взглянуть на процесс и понять:

  • Насколько хорошо мы знаем (идентифицировали) своего клиента и требуемые им продукты/услуги;
  • Узкие месте и ограничения в процессе;
  • Каких ресурсов не хватает для эффективного выполнения процесса;
  • Метод мониторинга процесса и учета выполняемой деятельности;
  • Прочее.

Результатом такого анализа являются выявленные ключевые проблемы и ограничения, рабочий план совершенствования процесса, утвержденный Генеральным директором.

В следующем разделе мы рассмотрим возможную структуру карточки бизнес-процесса, которая должна заполняться каждым руководителем подразделения при выполнении системного анализа своих процессов.

Карточка бизнес-процесса

Предлагаемая вниманию читателя «карточка бизнес-процесса» содержит 10 разделов:

  1. Владелец процесса;
  2. Выходы и потребители процесса;
  3. Входы и поставщики процесса;
  4. События;
  5. Цели и показатели по процессу;
  6. Ограничения;
  7. Технология выполнения процесса;
  8. Ресурсы процесса;
  9. Риски;
  10. Графические схемы процесса.

Рассмотрим назначение каждого из этих разделов. На Рис. 1 показаны разделы 1–4. В первом разделе приводится краткая информация о владельце процесса — руководителе, отвечающем за выполнение и результаты процесса.

Рис. 1. Разделы 1–4

Во втором разделе необходимо указать всех потребителей (клиентов) и продукты/услуги, которые они получают. Клиенты сгруппированы по двум типам: внешние и внутренние. При заполнении данного раздела важно выявить и обсудить ценность, которую представляют продукты/услуги подразделения для внешних/внутренних клиентов.

В разделе 3 должна быть представлена информация о поставщиках процесса и соответствующих входах (продукты/услуги, используемые при выполнении процесса).

При заполнении раздела 4 необходимо идентифицировать инициирующие и завершающие процесс события. Определение входов/выходов и инициирующих/завершающих событий позволяет руководителю четко определить границы процесса.

Рис. 2. Раздел 5

В разделе 5 необходимо описать существующие цели и показатели для управления процессом. В соответствии с методическим подходом (см. статью «Процессное управление: границы применимости») показатели могут быть следующего вида:

  • Общие показатели;
  • Показатели выхода процесса;
  • Показатели выполнения процесса;
  • Показатели входа процесса;
  • Показатели ресурсов процесса.

Классификация показателей по указанным видам не является обязательной, но она полезна при выполнении анализа процесса со всех важных точек зрения.

Последние три столбца таблицы заполняются следующим образом — ставится либо «ДА», либо «Нет». Если в подразделении (компании) существует (в какой-либо форме) документ, в котором сформулированы правила (методика) расчета показателя, в то в столбце «Наличие метода расчета» ставится «Да». Если для расчета показателя есть фактические данные, то в следующем столбце «Наличие данных» так же ставится «Да». Последний столбец — «Наличие интерфейса» — показывает, можно ли автоматически сформировать отчет по показателю в какой-либо программе (кроме MS Excel). Если показатели рассчитываются вручную в данном столбце ставится «Нет».

Рис. 3. Раздел 6

В разделе 6 нужно описать ограничения по процессу в целом. В соответствии с подходом теории ограничений Э.Голдрата (ТОС), в таблице представлено три типа ограничений. Первый тип («зона контроля») — это ограничения, которые связаны с факторами, которые полностью находятся под нашим контролем. Например, расстановка оборудования в производственном помещении (при условии, что есть возможность его переставить). Второй тип («зона влияния») — это ограничения, которые связаны с факторами, на которые мы можем повлиять. Например, требования к запасным частям для оборудования. Мы можем попросить/потребовать внешних поставщиков изменить некоторые параметры этих зап.частей и/или условий их поставки. Третья группа — это ограничения, которые связаны с факторами, на которые мы никак не можем повлиять. Например, тарифы на электроэнергию.

Для каждого ограничения нужно сформулировать его название, сделать текстовое описание самого ограничения и возможных последствий для процесса.

Корректное заполнение раздела 7 очень важно для системного понимания факторов, ограничивающих повышение эффективности процесса.

Рис. 4. Раздел 7

Раздел 7 служит для «ревизии» технологии выполнения процесса. В первую очередь необходимо определить состав внутренних нормативно-методических документов, которые регламентируют процесс. Затем нужно определить внешние НМД. Далее необходимо обратить отдельное внимание на нормативные документы, которые устанавливают требования к продуктам/услугам процесса со стороны потребителей («стандарты качества потребителей»). Это важно для понимания требований, предъявляемых потребителями.

Далее в таблице раздела 7 представлены четыре вида учета. Если определенный вид учета реализован при выполнении процесса, то в первом столбце ставится «Да». Во втором столбце приводится краткое текстовое описание существующей системы учета.

Учет операций означает, что мы учитываем все операции, выполняемые по ходу процесса. Если выполнение какой-то части или вида операций не учитывается, то в первый столбец ставим «НЕТ». Это означает, что технология выполнения процесса (а значит, и сам процесс) не полностью находится под нашим контролем. В зависимости от требований ГД, данный критерий может более или менее жестким. Например, можно считать, что учета операций нет, если в одном из подпроцессов процесса отсутствует учет 10% выполняемых операций. «Жесткость» критерия зависит от требовательности руководителя. В принципе, все операции всех подпроцессов процесса должны учитываться (т. е. учет операций должен быть на всех уровнях).

Учет очередей означает, что фиксируется размер очереди обрабатываемых объектов перед каждой операцией процесса. Наличие очереди перед операцией означает, что выполняющий эту операцию ресурс загружен (не простаивает). Учет очередей необходим для понимания узких мест при выполнении процесса и возможности его последующей оптимизации (как, впрочем, и учет операций).

Учет расхода ресурсов дает нам возможность анализировать затраты ресурсов, связанные с выполнением процесса и рассчитывать различные показатели эффективности.

Учет производительности необходим для понимания и анализа результатов выполнения процесса.

Корректное заполнение раздела 7 является очень важным для понимания текущего уровня управляемости процесса.

Рис. 5. Раздел 8

В разделе 8 следует представить информацию о ресурсах, которые необходимы для выполнения процесса. К ним относятся: персонал, оборудование, ИТ-инфраструктура, среда, измерительный инструмент. При заполнении таблицы указывается тип ресурса, количество, приводится список НМД, устанавливающих требования к данному ресурсу.

Рис. 6. Раздел 9

В разделе 9 описываются риски, связанные с выполнением процесса. Как и в Разделе 6, здесь представлено три вида рисков: в зоне контроля, в зоне влияния, во внешней среде (вне зоны нашего влияния).

Рис. 7. Раздел 10

В разделе 10 представлены схемы процесса. Если процесс ни разу не описывался в графическом виде, то данный раздел можно не заполнять. Обратим внимание, что для одного процесса может быть создано несколько различных графических схем. Такой подход может быть удобен в случае, если технология выполнения процесса может отличаться в различных ситуациях: разные внешние потребители, разные города, разные сезоны года и т. п. Конечно, различие в технологии выполнения процесса можно показать при помощи ветвлений на самой схеме. Но подчас бывает удобно сделать это, создав отдельную графическую схему.

Структура карточки процесса не является догмой. При ее внедрении в каждой компании наверняка будут выявлены какие-то свои особенности и предпочтения. Просто надо помнить ее основное назначение — системный, комплексный анализ процесса руководителем подразделения для понимания текущего состояния процесса и степени его управляемости.

Реализация карточки процесса в Business Studio и вывод информации в web через BS Portal

Работу по заполнению карточки процесса (паспорта процесса) можно автоматизировать. Удобно это сделать в специализированной среде моделирования процессов Business Studio 4.0. Фактически, при помощи Business Studio можно построить базу знаний компании по бизнес-процессам.

Рассмотрим пример настройки карточки процесса на условном примере. Схема процесса, для которой была создана карточка, представлена на Рис. 8.

Рис. 8. Схема процесса для тестирования карточки

Для того, чтобы можно было занести необходимые данные по процессу в Business Studio, необходимо создать ряд новых атрибутов для процесса. Для этого были выполнены определенные доработки модели данных при помощи инструмента Meta Edit (входит в комплект поставки Business Studio в версии Enterprise). Например, был создан новый класс для описания ограничений процесса — см. Рис. 9.

Рис. 9. Пример настройки структуры данных для карточки процесса

Дополнение структуры данных в Meta Edit и формирование необходимого для вывода карточки отчета заняло около 2-х рабочих дней. После того, как все необходимые доработки были сделаны, мы заполнили соответствующие поля для тестового процесса (примеры представлены на Рис. 9 и 10).

Рис. 10. Внесение информации о внешних потребителях (клиентах) и потребляемых ими продуктах

Рис. 11. Внесение информации об ограничениях процесса

Далее был сформирован web-портал при помощи Business Studio Portal. Карточка тестового процесса была выгружена из Business Studio при формировании портала при помощи специально разработанного шаблона отчета. На Рис. 12 показано, как выглядит web-портал и карточка нашего тестового процесса.

Рис. 12. Карточка для тестового процесса на Business Studio Portal

Каждый руководитель подразделения может заполнить карточки для своих процессов прямо в Business Studio. Информация фактически сразу будет доступна всем заинтересованным руководителям и сотрудникам через web-портал. Например, Генеральный директор может оперативно посмотреть, как идет заполнение карточек, правильно ли определены клиенты, ограничения и риски, насколько хорошо поставлен учет по процессу, определены ли показатели для управления и т. п.

Выводы

Резюмируя материал статьи подчеркнем, что карточка (паспорт) процесса может стать хорошим инструментом для вовлечения руководителей в работу по внедрению процессного подхода. Заполняя карточки своих процессов руководители должны внимательно проанализировать текущую ситуацию, понять потребности внутренних и внешних клиентов, определить ограничения и риски, понять степень управляемости процесса и т. п.

Для того, чтобы обсуждать и согласовывать процессы вдоль цепочки создания ценности компании важны налаженные коммуникации между руководителями. Наличие актуальной информации по каждому процессу в виде карточки процесса на web-портале компании существенно повышает эффективность коммуникаций.

Автоматизация работы с карточкой (паспортом) процесса в Business Studio — путь к созданию единого репозитория (базы знаний) компании по бизнес-процессам. Настройка структуры данных и шаблона отчета для вывода информации из Business Studio в web делается просто и быстро. Вывод информации через web-портал обеспечивает легкий доступ к нужной информации всех заинтересованных руководителей и специалистов компании.

Команда BPM3.RU может помочь руководителю компании в проведении рабочих сессий с руководителями верхнего и среднего уровня по заполнению карточек бизнес-процессов, а так же внедрить среду Business Studio для автоматизации работы с карточками и BS Portal для выгрузки информации на интернет-портал организации.

Опубликовано по материалам:
Среда общения профессионалов FineXpert.ru

Поделиться:

Рекомендуемые материалы по тематике

Процессное управление в период трансформации

Нотации моделирования процессов в Business Studio: «Процедура», eEPC и BPMN. Что выбрать?

Управляемый рост: как процессный подход способствует повышению продаж, прибыли, NPS (на примере СТД «Петрович») — интервью с директором по качеству Андреем Краснобаевым

Референтные (типовые) модели банковской деятельности

Карта процесса «Управление стандартами СМК» предназначена для регламентации работы с внутренними стандартами организации.
Стандарты СМК — это стандарты, которые создаются внутри организации и определяют порядок работы персонала. К стандартам СМК относятся: руководство по качеству, документированные процедуры, положения, карты процессов, инструкции.
Данная карта процесса определяет порядок создания, изменения, утверждения и распространения всех указанных выше документов.
Положения данной карты процесса могут применяться для разработки маршрутизации документов в ходе внедрения системы электронного документооборота организации.
Карта процесса «Управление стандартами СМК» содержит:

  • общие положения — в данном разделе указывается ответственность за процесс, основные термины и определения, применяемые в карте процесса, обозначения и сокращения;
  • основные характеристики процесса — положения этого раздела включают в себя регламентируемые параметры процесса и контролируемые показатели процесса управления стандартами СМК;
  • графическая схема процесса — этот раздел представляет порядок действий по управлению стандартами СМК, ответственных лиц за выполнение этих действий, взаимосвязь с другими процессами;
  • описание операций процесса — в данном разделе приводится подробное описание каждой из операций процесса с указанием входов и выходов операций, а также результатов выполнения каждой операции.

Документ включает в себя 8 страниц.
Формат документа — pdf.

Создание схем и моделирование бизнес-процессов нередко путают. Конечно, эти инструменты в чем-то схожи, но давайте рассмотрим их поближе, чтобы увидеть разницу.

Схемы бизнес-процессов, также известные как шаблоны или карты, стали довольно популярными в последнее время. Они могут использоваться в любой сфере бизнеса для демонстрации этапов какого-либо процесса. Схема отображает задачи процесса, действия, которые нужно принять для их решения, а также отношения между элементами. Все действия, элементы и отношения обозначаются графическими символами: фигурами, стрелками и линиями.

Впервые структурный метод описания процессов в виде фигур или блок-схем в 1921 году представлен Американскому обществу инженеров-механиков Франком и Лилиан Гилберт в работе «Схемы процессов — первые шаги в поиске единственного лучшего пути».

Приведем цитату, описывающую функциональное предназначение схемы процесса: «Цель создания схемы — представить информацию о существующих и предложенных процессах в простой форме — так, чтобы она стала доступна и могла быть использована наибольшим количеством сотрудников организации».

Составление схемы помогает понять процесс и сфокусироваться на действиях. Благодаря её использованию каждый видит процесс одинаково, поэтому риски ошибок и излишних усилий устраняются, становятся видны возможности для автоматизации.

Примеры стандартных символов в блок-схемах

Графическая модель тоже фиксирует бизнес-процесс компании, но включает в себя больше, чем просто визуальное отображение его этапов. Это аналитическое представление процесса, предназначенное для его улучшения и оптимизации. Модель на самом деле подразумевает и создание схемы процесса, поскольку она следует такой же структуре и требует визуализации.

Моделирование зачастую основывается на BPMN — графическом стандарте отображения шагов и действий процесса. Он включает стандартизированный набор символов для отображения событий, действий, шлюзов, маршрутов и объектов.

Графическая модель процесса содержит информацию о взаимодействиях участников, может быть внедрена, исполнена, отслежена и, в итоге, оптимизирована (так как является частью жизненного цикла BPM), тогда как схема является всего лишь простым изображением бизнес-процесса. Можно сказать, что схема дает понимание процесса, тогда как модель — позволяет автоматизировать его и управлять им.

Сегодня бизнес заинтересован во внедрении цифровых технологий, поэтому существует специальное программное обеспечение для создания схем и моделей процессов. Инструменты (например, SmartDraw) имеют шаблоны и позволяют рисовать индивидуальные схемы процессов, редактировать их неограниченное количество раз, экспортировать в Word, Excel и другие приложения.

ИТ-решения для управления бизнес-процессами, такие как ELMA BPM или Bizagi, позволяют создавать графические модели процессов, показывать их как схемы, добавлять участников, взаимоотношения, документы и использовать модели, как исполняемые процессы для автоматизации бизнеса.

Модель процесса в ELMA BPM

Контекст процесса в ELMA BPM

Такие системы охватывают все аспекты работы компании, а также могут служить хранилищем документов, упрощать коммуникацию между отделами, контролировать KPI и управлять взаимоотношениями с клиентами благодаря объединению бизнес-процессов.

В зависимости от потребностей, вы можете выбрать либо простой путь к пониманию бизнес-процессов и начать создавать схемы, либо выбрать более комплексный и глубокий подход, выбрав моделирование бизнес-процессов. В любом случае, структурирование бизнес-процессов и понимание, как они работают, поможет вашему бизнесу развиваться быстрее, сохранять ресурсы и добиваться лучших результатов.

Как видите, мы сделали лишь краткое описание двух методов для того, чтобы показать — создание схемы (карты) процесса и процессное моделирование — не одно и то же. В этой теме можно осветить гораздо более широкий круг вопросов. Прояснив отличие графических моделей от схем, вы, возможно, захотите почитать про использование различных символов, а также ознакомиться с лучшими BPM-практиками и примерами автоматизации.

Здесь материалы, которые могут быть вам полезны:

Практический курс по BPMN и описанию бизнес-процессов

27 причин внедрить BPM-систему