Командировка с начальником

Иногда у работодателя возникает необходимость направить сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку (ст. 166 ТК РФ). И перед направлением работником в командировку иногда составляется служебная записка на командировку.

Служебная записка о направлении в командировку

Служебная записка о согласовании командировки, как правило, составляется непосредственным начальником работника, которого планируют направить в командировку. Пишется такая служебная записка на имя руководителя организации.

В служебной записке на командировку нужно указать служебную необходимость, в связи с которой работника необходимо отправить в командировку, место, а также период командирования.

Если руководитель организации согласен с необходимостью командировки, то издается соответствующий приказ.

Служебная записка на командировку: образец-2019

Приведем образец служебной записки о командировке.

Служебная записка на командировку генерального директора (образец)

Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.

Служебная записка о продлении командировки: образец

Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.

В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.

На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.

Служебная записка об отмене командировки (образец)

Командировка может быть отменена, например, в связи с болезнью работника, которого планировали направить в деловую поездку. Тогда в служебной записке нужно отразить причину отмены командировки. Затем на основании такой служебной записки руководитель издаст приказ об отмене командировки.

Сколько хранить служебные записки о командировках

Документы о командировании работников нужно хранить 5 лет (п. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Кроме того, служебные записки о командировке могут пригодиться в налоговых целях для подтверждения обоснованности командировки и ее отмены. Срок хранения документов, используемых для налоговых целей, тоже 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Как организовать деловую поездку руководителя, чтобы командировка прошла успешно и начальник чувствовал себя на высоте, разберем подробнее далее.

Организация деловой поездки руководителя: обязательная функция секретаря

В любой компании случаются командировки и поездки директора по делам бизнеса. Такие визиты часто называют «деловыми».
Вся нагрузка по подготовке к ним ложится на плечи секретаря, так как планирование командировок его непосредственные должностные обязанности. В этом деле мелочей не бывает.

Итак, с чего начать? С места назначения. Если руководитель собрался в зарубежную командировку, то алгоритм подготовки будет немного отличаться от планирования поездки внутри страны.

Для зарубежных деловых поездок понадобится виза, а для ее оформления секретарь должен иметь минимальное знание английского языка.
Сбор необходимых для визы документов займет некоторое время, потребуется уточнить, что именно требуется предоставить в пакет на сайте ведомства или посредством звонка в посольство.

Важно! Телефонные звонки в посольство платные, счет выставляется на физлицо, а оплачивается в Сбербанке. Оплатить счета нужно в указанные сроки в них, иначе следующий звонок может не состояться, либо необходимые данные не предоставят.

И еще, у всех посольств единая база. Не оплатили счет после звонка в одном, не получится дозвониться в другое.

Важно! Чтобы получить деловую визу потребуется приглашение от иностранных партнеров.

После уточнения поездки, оформления визы и других документов, следует позаботиться об гостинице или отеле для проживания на время пребывания.
Это можно сделать позвонив в отель или через специальную форму на сайте гостиницы.

Также существуют сервисы по бронированию гостиниц, через которые достаточно легко подобрать подходящий вариант.

Третий этап подготовки руководителя к деловой поездке — покупка билетов. Когда гостиница определена и забронирован номер, нужно позаботиться о трансфере.

Если планируется перелет, то конечно самое важное выбрать удобный рейс и авиакомпанию. Купить билеты на самолет можно, как на сайте перевозчика, так и через специальные сайты-сервисы.
По прилету руководителя должны встретить. Ответственность за это ложиться на организатора встречи. Но при каких-либо накладках начальнику придется добираться до отеля самостоятельно.

Секретарь должен заранее продумать такие ситуации и в случае форс-мажора быстро все организовать.
Например, договорится с отелем, где бронировался номер, чтобы они прислали машину и встретили руководителя с табличкой. На ней обычно указывается его фамилия или название компании.

Хотите узнать все об организации деловых поездок и командировок, научиться чему-то новому?

Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!

Вам, новичку в немецкой компании, предстоит командировка c шефом. Как себя вести? На какие темы можно общаться с начальником? Как выйти из неловкого положения? Об этом лучше задуматься до того, как вы начнете собирать чемоданы.

Все — на благо фирмы

Даже в эпоху электронной почты и видеоконференций командировки остаются излюбленной формой делового общения. Встречи с партнерами помогают установить взаимное доверие и повысить эффективность работы.

Командировка помогает наладить коммуникацию

Во время деловой поездки придется смириться с тем, что жизнь и работа — одно целое. «Не следует забывать, что в командировку вы едете не ради удовольствия. К ней надо тщательно готовиться. Следует продумать содержание встреч: о чем вы будете говорить с партнерами по бизнесу, какую роль вы возьмете на себя», — подчеркивает Анна Гвош (Anna Gwosch), консультант по вопросам карьеры из Берлина.

Командировка способствует и улучшению отношений в рабочем коллективе. Вот только, если вам предстоит деловая поездка с шефом, следует проявить особую бдительность.

Особые отношения

Отправляясь в командировку с начальником, вам предстоит проводить с ним наедине гораздо больше времени, чем обычно. Некоторых сотрудников это смущает. Как показывает многолетний опыт Йорга Миколаевски (Jörg Mikolajewski) из компании AXIT International Coaching, в Германии большинство сотрудников, занимающих руководящие посты, стараются сохранять дистанцию по отношению к своим подчиненным.

Исключением можно назвать творческую сферу: здесь начальник и подчиненные быстро переходят на «ты». Эксперт по вопросам международного бизнеса рекомендует обратить внимание на характер корпоративной культуры: какое значение в компании придается иерархии, какая атмосфера царит в коллективе.

Решающим фактором нередко является возраст менеджера. «Пожилой начальник, как правило, придерживается консервативного стиля общения с подчиненными», — отмечает Йорг Миколаевски. Новое поколение менеджеров в Германии ценит открытые и доверительные отношения с сотрудниками. Командировки они воспринимают как возможность ближе познакомиться с подчиненными в нерабочей обстановке. Однако, расслабляясь после успешного подписания контракта, главное — не нарушить правила делового общения.

Приглашение на тет-а-тет

Деловой ужин — правило хорошего тона

К таким правилам относится соблюдение границы между деловым и личным общением. Время до прибытия в пункт назначения можно использовать для детального обсуждения предстоящей встречи. Если эта тема для разговора будет исчерпана и начальник станет интересоваться подробностями вашей жизни, главное — проявлять сдержанность и не разглашать о себе слишком много информации.

Конечно, если шеф будет задавать конкретные вопросы, вам придется на них ответить. «Cледует ориентироваться на сигналы, исходящие от начальника. Например, если в ходе разговора он расскажет о недавнем отпуске в горах, а вы уже бывали на этом курорте, почему бы не поделиться своими впечатлениями», — поясняет Анна Гвош. А вот разговоры о проблемах на работе, связанных с другими коллегами, как и просьба о повышении зарплаты, окажутся неуместными. Лучше использовать командировку как возможность рассказать о ваших достижениях и о том, каких знаний и навыков вам не хватает.

Соблюдение бизнес-этикета также предполагает участие в совместном завтраке во время командировки. «Это дружеский жест. За завтраком можно еще раз обсудить предстоящий день», — отмечает Гвош. Ужин в компании шефа, как и другие вечерние мероприятия, тоже входят в обязательную программу командировки.

Ненужный подтекст

Самоуверенность — лучший помощник

По словам консультантов по вопросам карьеры, в целом командировка вызывает беспокойство у сотрудников скорее женского пола, чем мужского.

«Могу себе представить, что некоторые опасения касаются отношений между мужчиной и женщиной. Например, начальник-мужчина может неправильно интерпретировать слова или поступки сотрудницы и увидеть в них сексуальный подтекст», — говорит Йорг Миколаевски. Его коллега Анна Гвош советует женщинам в подобных ситуациях не терять уверенность в себе: «Это деловая поездка. Если вам что-либо покажется странным, главное — сохраняйте дистанцию».
Татьяна Вайнман
Редактор: Марина Борисова