Канцелярские расходы

Бумагу и ручки вычеркнули из канцтоваров

Журнал «Расчет»

Возмущению фирмы по поводу акта налоговой проверки, в котором расходы на ручки и бумагу не были признаны как расходы на канцтовары, не было предела. Однако в конечном итоге налоговики оказались правы.

Канцтовары вне закона

В одной столичной фирме по выпуску пиццы и других полуфабрикатов проходила обычная налоговая проверка. Инспекторы не доставляли особого беспокойства: приходили, смотрели документы и ни о чем особо бухгалтера не спрашивали.

В акте отметили всего одно нарушение, но на очень ощутимую для небольшой фирмы сумму. Вместе с пенями и штрафом получилось больше 100 тысяч рублей. Оказалось, что налоговые инспекторы «вычеркнули» из затрат компании ручки, бумагу, карандаши и ножницы. Обоснование — без каких-либо ссылок на закон: «данные материалы не относятся к канцтоварам».

Компания эта небольшая. Оборот ее составляет около 500 тысяч долларов в год. А основные затраты приходились на транспорт и пищевое сырье для приготовления продуктов. Федор Загоруйко, главный бухгалтер фирмы, был очень удивлен таким решением налоговиков. Потому как расходы на канцтовары фирма на самом деле несет немаленькие. Ручки и бумага необходимы при доставке пиццы в городские кафе и на дом, а также для выписки счетов и чеков.

Поэтому бухгалтер компании занялся поиском утвержденного хоть какой-нибудь госструктурой перечня канцтоваров. Но поиск не дал результатов. Плюс ко всему на одном из бухгалтерских форумов в интернете появилась информация, что такого списка просто не существует. Там же посоветовали попробовать обратиться за консультацией в налоговую, чтобы избежать подобных прецедентов в будущем. Мол, поймут налоговики, что маху дали, и если не покаются, то в будущем приставать не будут.

Так Федор Иванович и сделал. Только инспекторов отсутствие утвержденного каким-нибудь законом перечня канцтоваров не смутило. Они объяснили, что в некоторых случаях бумага и ручки не относятся к офисным принадлежностям по ряду причин. Основная из них — соотношение вида деятельности фирмы и экономической обоснованности затрат по этой деятельности. Например, если в компании, занимающейся строительством, закупают 10 тысяч ручек — это экономически необоснованно. И на затраты это отнести нельзя.

Обоснованная ошибка

Загоруйко решил доказать экономическую обоснованность расходов на канцтовары и проанализировал затраты на ручки и бумагу. Итог оказался весьма интересным. В штате фирмы работало три курьера-доставщика пиццы. В основном пишущие принадлежности нужны как раз им. Ручки же закупались в количестве около одной тысячи штук в месяц.

Оказалось, что компания периодически проводила рекламные акции, когда вместе с товаром как подарок выдавалась ручка или карандаш с логотипом и адресом фирмы. По закону о рекламе таковой считается любая форма публичного представления товаров, работ, услуг через визуальные, звуковые, фактически какие угодно средства распространения информации.

Как рекламная продукция ручки и карандаши через бухгалтерию не проводились, налог на рекламу никто не платил. Поэтому естественно, что чрезмерное количество канцтоваров в маленькой пищевой фирме насторожило налоговиков.

По мнению инспекторов, были завышены и объемы закупаемой фирмой бумаги. Однако опять же не был учтен тот факт, что к каждому счету на доставляемый продукт прилагались листки с рекламной информацией, распечатанные на офисном принтере.

Главный бухгалтер, довольный, что нашел «ошибку» налоговиков, и совершенно забыв про налог на рекламу, подготовил возражения по акту проверки. В налоговой ему объяснили, что фирма не только уклонялась от налога на рекламу, но еще и маскировала рекламные расходы под затраты на канцтовары…

Тем не менее эта история кончилась благополучно. Налоговики простили неопытность бухгалтера фирмы и решили не штрафовать. Теперь, по словам бухгалтера, фирма изменила схему отражения расходов на канцтовары. Ручки закупаются в тех же объемах, однако те, что с логотипами, теперь проводятся как рекламная продукция. То же — с бумагой. «Недолго нам мучиться осталось, — делится впечатлениями Федор, — со следующего года налог на рекламу, наконец, отменят!»

Налога нет, но проверять его будут еще три года

С аналогичной ситуацией не так давно столкнулись в компании, занимающейся поставкой кондиционеров и вентиляционного оборудования. Но там действовали сознательно. Поэтому и решилась ситуация плачевнее — пришлось платить внушительный штраф за попытку ухода от налогов.

Это компания среднего размера. Оборот — порядка трех миллионов долларов в год. Штат — 50 человек постоянных работников. Понятно, что при таком виде деятельности канцтовары более необходимы, чем для приготовления пищевых полуфабрикатов. Помимо счетов и договоров большое количество офисных принадлежностей идет на чертежи и схемы вентиляции. Поэтому налоговики не слишком жестко проверяли фирму на предмет затрат на ручки и бумагу.

Эта фирма, как и в предыдущем случае, вместе с поставляемыми товарами обеспечивала клиентов бланками с рекламной информацией и ручками с логотипами. Однако только тут все пошло гораздо дальше.

Раз или два в месяц фирма проводила рекламные акции, в которых к определенным наименованиями товаров клиент получал недорогие, но приятные подарки — зажигалки, кружки, значки, подставки под канцтовары. Затраты на такие презенты бухгалтерия проводила как затраты на расходные материалы.

Естественно, фискалов насторожило, что в этой компании так много курят и так часто бьют кружки. В результате проверки затрат на экономическую обоснованность выяснилось, что большая часть этих товаров закупается в рекламных целях и маскируется под расходы на ведение деятельности фирмы. По словам экономиста этой компании, схему расходов тоже пришлось изменить.

Похоже, что хотя налог на рекламу и отменят с 2005 года, однако нарушения, связанные с ним, налоговики будут находить все последующие три года, доступные для проверки. «Проскочить» удастся, пожалуй, лишь барам, ресторанам и кафе, где сувенирные зажигалки, кружки и прочее очень легко отобразить как расходные материалы. Да еще компаниям, которые занимаются организацией конференций и семинаров. Они могут «замаскировать» ручки, бумагу и карандаши с логотипами как канцтовары, которыми обеспечиваются участники семинаров.

Фаина ФИЛИНА
Материал предоставлен журналом «Расчёт», №11 2004 г.

Что относится к хозяйственному инвентарю и принадлежностям

Что может входить в список инструментов, хозяйственного инвентаря и принадлежностей (далее — материальные ценности, МЦ), никем не определено. Организация сама это регулирует. Обычно в него включаются:

  • офисная мебель и техника;
  • осветительные приборы;
  • канцелярские товары;
  • бытовые приборы;
  • средства, связанные с пожарной безопасностью;
  • средства гигиены;
  • уборочный инвентарь и материалы;
  • инструменты и т. п.

Приобрести подобные товары возможно как по безналичному расчету, так и через подотчетных лиц.

Как учесть покупку материалов через подотчетных лиц, читайте в ст. «Какой проводкой отражается приобретение материальных ценностей под отчет».

Чтобы организовать бухгалтерский учет, необходимо правильно классифицировать МЦ.

Возможны 2 варианта учета инвентаря:

  • в составе основных средств (ОС);
  • в составе МПЗ.

При любом варианте объекты принимаются к учету по стоимости приобретения, которая складывается из всех связанных с покупкой затрат. В общем случае НДС в эту сумму не входит. В стоимость его включают, только если МЦ используются для необлагаемой этим налогом деятельности (пп. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н).

Бухучет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в составе ОС

Инвентарь относят к ОС, если срок его полезного использования — более 12 месяцев, а стоимость — свыше 40 000 руб. (п. 4 ПБУ 6/01). При меньшей стоимости допускается учитывать его в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). При этом стоимостную границу между ОС и МПЗ при указанном выше пределе организация может установить свою. Например, как ОС учитывать объекты стоимостью свыше 20 000 руб., а как МПЗ — более дешевые. Порог стоимости нужно закрепить в учетной политике.

Рассмотрим образец бухгалтерских проводок, которые формируются при поступлении, движении и выбытии ОС.

Бухгалтерская проводка

Действие, документ

Дт 08 Кт 60 (10, 71, 76)

Приобретается ОС. Товарная накладная, форма ОС-1

Дт 19 Кт 60

Выделен НДС. Счет-фактура

Дт 01 Кт 08

Сформирована стоимость ОС. Ему присваивают инвентарный номер и заполняют инвентарную карточку ОС-6

Дт 20 (23, 25, 26…) Кт 02

Начислена амортизация. В бухгалтерском учете есть 4 способа начисления амортизации. Выбранный способ фиксируют в учетной политике

Дт 02 Кт 01

Списана амортизация. Это происходит в момент выбытия, продажи, безвозмездной передачи, недостачи или порчи ОС

Дт 91.2 Кт 01

Списана остаточная стоимость. В случае если ОС полностью амортизировано, остаточная стоимость равна 0. Форма ОС-4

Это лишь небольшая часть из возможного комплекта проводок по учету ОС в организации.

Более подробно об учете ОС читайте в ст. «Учет основных средств — бухгалтерские проводки».

Что касается документального оформления, в данном случае для инвентаря нужно использовать документы, обычные для оформления ОС либо утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Например, такие как:

  • ОС-1 — акт о приеме-передаче объекта ОС;
  • ОС-2 — накладная на внутреннее перемещение объектов ОС;
  • ОС-3 — акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов ОС;
  • ОС-4 — акт о списании объекта ОС (кроме автотранспортных средств) и т. д.

Либо организация может разработать такие документы самостоятельно. Они, напомним, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее будем приводить только унифицированные формы.

Какие еще документы могут потребоваться для оформления движения ОС, читайте .

Учет инструментов и хозяйственного инвентаря в составе МПЗ и проводки к нему

Инвентарь со сроком полезного использования до 12 месяцев нужно учитывать в составе МПЗ. Причем независимо от его стоимости.

Он приходуется на склад организации на основании соответствующей первички:

  • ТН (ТОРГ-12);
  • приходника по форме М-4 (можно заменить соответствующим штампом на накладной продавца).

После этого на оприходованные объекты заводят карточки учета, используя, к примеру, форму М-17.

Какие именно данные заполняют в форме М-17 читайте в ст. «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

В этот момент в бухгалтерском учете делается запись по дебету счета 10.9. Корреспондирующий счет зависит от способа поступления МПЗ в организацию.

Во время передачи инструментов и принадлежностей со склада для нужд организации оформляют требование-накладную по форме М-11. Также в качестве первичных учетных документов используют формы М-8, М-15 (утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а).

Какие именно данные указывают при заполнении форм М-11, М-15, читайте в статьях:

  • «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная»;
  • «Унифицированная форма № М-15 — бланк и образец».

Чтобы передать специальные инструменты со склада, необходимо предварительно установить лимиты, которые разрабатываются организацией по решению руководителя.

Форма М-8 применяется как для отпуска специальных инструментов, так и для контроля соблюдения лимита. Ее выписывают в 2 или 3 экземплярах.

МПЗ могут отпускаться со склада в промежуточные подразделения и без указания точного количества необходимого инвентаря. По мере его использования подразделение составляет акты (отчеты) в произвольной форме, но с обязательным раскрытием таких реквизитов, как наименование, количество, стоимость, подтверждение целесообразности его использования. На основании этих актов стоимость МПЗ будет списываться в затраты (пп. 97, 98 Методических указаний).

Способ списания инвентаря в производство необходимо закрепить в УП организации (п. 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, п. 16 ПБУ 5/01):

  • по себестоимости каждой единицы запасов;
  • ФИФО;
  • по средней себестоимости.

Подробное описание каждого из вышеприведенных методов см. .

В случае если МПЗ испорчены или потеряны, составляют акт списания с указанием причины выбытия, а потери списывают.

Подробнее о списании читайте в статье «Порядок списания материалов в бухгалтерском учете (нюансы)».

Списание инвентаря в учете отражается следующими бухгалтерскими проводками.

Рассмотрим учет инвентаря в составе МПЗ на примере.

Пример

ООО «ЛЕС» в феврале приобрело для работников компьютерные стулья (5 штук) стоимостью 16 155 руб., в т. ч. НДС — 2 464,32 руб.

В УП организации указано, что для целей БУ объекты ОС стоимостью менее 40 000 руб. списывают на расходы при их передаче в эксплуатацию. Одновременно с этим делают запись на забалансовом счете 012 «Материалы, переданные в эксплуатацию». Как только стулья доставили, бухгалтер списал их стоимость на расходы и отразил их передачу в эксплуатацию на забалансовом счете.

В октябре руководством ООО «ЛЕС» было принято решение переехать в новый офис, в котором уже была вся необходимая мебель. В связи с этим было решено продать стулья одному из работников. Сумма сделки составила 11 150 руб. (в т. ч. НДС — 1 700,85 руб.).

В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки.

В феврале:

  • Дт 10.9 Кт 60 — 13 690,68 руб. (приходуем компьютерные стулья);
  • Дт 19 Кт 60 — 2 464,32 руб. (начисляем НДС);
  • Дт 68 Кт 19 — 2 464,32 руб. (принимаем НДС к вычету);
  • Дт 26 Кт 10.9 — 13 690,68 руб. (учитываем в затратах стоимость компьютерных стульев);
  • Дт 012 — 13 690,68 руб. (учитываем компьютерные стулья, переданные в эксплуатацию).

В октябре:

  • Дт 62 Кт 91.1 — 11 150 руб. (отражаем выручку от продажи компьютерных стульев);
  • Дт 91.2 Кт 68 — 1 700,85 руб. (начисляем НДС с выручки);
  • Кт 012 — 13 690,68 руб. (списываем проданные компьютерные стулья).

При формировании расчета по налогу на прибыль за 12 месяцев ООО «ЛЕС»:

  • включаем в расходы за февраль стоимость компьютерных стульев, отнесенную в затраты, — 13 690,68 руб.;
  • включаем в доходы выручку от реализации компьютерных стульев — 8 474,58 руб.

Документальное сопровождение

При отпуске инструментов со складских помещений необходимо оформить требование-накладную. Документ выполняется по форме № М-11. Требование учреждены Госкомстатом РФ от 1997 года (постановление № 71а). В документе указываются, согласно приказу Минфина РФ №119н, следующие сведения:

  • Название подразделения, которое запросил инвентарь.
  • Номер счета по учету затрат на обеспечения деятельности подразделения.

Принадлежности могут передаваться промежуточному подразделению (под этим понятием понимаются бухгалтерские отделы, отделы закупок). В такой ситуации сложно установить точный объем инвентаря, который будет использован подразделениями. Выход из положения – оформление актов по мере расхода принадлежностей. Акты составляются в свободной форме, однако в них должна быть указана следующая информация:

  • название подразделения;
  • количество выдаваемых принадлежностей;
  • стоимость;
  • цели, для которых запрашивается объект.

На основании составленных актов производится списание объектов на траты. Порядок утвержден МУ №119н.

Учет в упрощенной форме

Компании, относящиеся к субъектам малого бизнеса, могут вести бухучет по упрощенной форме. Отпуск объектов предполагает связь со счетом «Производственные траты» или счетом 44 «Траты на реализацию». Бухгалтер должен оформить требование-накладную. Выполняется она по форме № М-11. Одновременно выполняется проводка: ДТ 25, 26, 44 КТ 10-9 (отпуск объектов).

Списание принадлежностей предполагает установление цены, по которой они будут списаны. Операция производится со счета 10-9. Стоимость определяется на базе следующих методов:

  • По себестоимости одной штуки.
  • ФИФО.
  • Усредненная себестоимость.

Методики утверждены пунктом 16 ПБУ. Используемый метод нужно отразить в политике осуществления учета. Нужно это для осуществления бухучета. Данное положение введено пунктом 73 МУ №119н.

При отражении используется контроль сохранности. Связанно это с тем, что при переводе объекта в эксплуатацию происходит перенос стоимости в затраты.

Контролируются только объекты, срок эксплуатации которых превышает год, поставленные на учет в перечне материалов.

В законе не оговаривается порядок учета объектов, переведенных в использование. Поэтому он устанавливается самим предприятием. Для отслеживания передвижений объектов по отделам используются следующие документы:

  • Ведомость.
  • Забалансовый учет.

Избранный вариант ведения бумаг фиксируется в политике компании. Документация ведется сотрудником с материальной ответственностью. В Плане отсутствует индивидуальный забалансовый счет, а потому он создается самостоятельно. Например, на предприятии открывается счет 013 «Хоз. принадлежности».

При переводе инвентаря в использование выполняются проводки следующего вида:

  • ДТ 25, 26, 44 КТ 10-9 (отпуск объектов со склада).
  • ДТ 013 (учет объектов).
  • КТ 013 (списание инвентаря).

Когда объекты выбывают, требуется создать акт о списании. Форма его не устанавливается законом. Допускается ее самостоятельное утверждение. Порядок фиксирования сопутствующих расходов определяется в зависимости от принятой на предприятии системы обложения налогом.

Как исчисляется налог

Объекты, срок эксплуатации которых составляет больше года, стоимостью свыше 100 тысяч рублей, должны быть включены в состав основных средств.

Это амортизируемое имущество, что оговорено пунктом 1 статьи 256 НК РФ. Траты на принадлежности, не включенные в состав амортизируемых объектов, учитываются в составе материальных трат. Порядок списания оговаривается самим предприятием. К примеру, данная операция может происходить единовременно или частями. Если на предприятии ведется кассовый метод, производится снижение налоговой базы после перевода объектов в эксплуатацию.

Все затраты должны обосновываются экономической политикой предприятия. К примеру, целесообразность их приобретения может быть оговорена внутренним договором. В документе указывается необходимость поддержания санитарно-гигиенических норм. В связи с данным правилом выполняется покупка принадлежностей для туалета. Иные статьи трат могут обосновываться прочей внутренней документацией.

Пример

Предприятием были закуплены следующие принадлежности для туалета:

  • Туалетная бумага на 1180 рублей (НДС составит 180 рублей).
  • Полотенца на сумму 11 800 рублей (налог равен 1 800 рублям).
  • Мыло на 3 540 рублей (НДС – 540 рублей).
  • Освежитель на 2 950 рублей (налог – 450 рублей).

Совокупная стоимость составила 19 470 рублей. НДС – 2 970 рублей). Было отпущено со склада принадлежностей на сумму 1 650 рублей. Требуется выполнить следующие проводки:

  • ДТ 10-9 КТ 60 (16 500 рублей).
  • ДТ 19 КТ 60 (2 970 рублей).
  • ДТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КТ 19 (налог к вычету в размере 2 970 рублей).
  • ДТ 60 КТ 51 (19 470 рублей).
  • ДТ 26 КТ 10-9 (1 650 рублей).

Все траты должны быть записаны в соответствии с отчетным периодом, месяцем. Перед учетом производятся все соответствующие расчеты. В частности, нужно определить совокупность затрат, вычесть из полученной суммы НДС. Затем производится сам учет на основании первичной документации.