Как вести кассу в обособленном подразделении

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ). В упрощенном порядке кассовые операции могут вести:

  • индивидуальные предприниматели.

Это следует из пункта 1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Упрощенный порядок заключается в следующем. Организации, которые относятся к малым предприятиям, и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

  • приходные ордера;
  • расходные ордера;
  • кассовую книгу.

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Совет: индивидуальным предпринимателям лучше не отказываться от ведения кассовой книги и кассовых документов. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Кассовые операции

Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:

  • прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);
  • хранение наличных денег в кассе;
  • соблюдение лимита расчетов наличными;
  • ведение кассовой книги;
  • сдачу наличности в банк.

Свободные денежные средства организации должны хранить на банковских счетах (абз. 7 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации лимита (абз. 1–9 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Из данного правила есть исключение. Предприниматели и организации, отнесенные к субъектам малого предпринимательства, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

  • выдачу зарплаты;
  • социальные выплаты;
  • оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
  • выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
  • выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
  • выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
  • использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Об этом сказано в пунктах 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.

Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за такие нарушения:

  • расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;
  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
  • накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.

При применении административных наказаний должны соблюдаться основания и порядок привлечения к ответственности (ч. 1 ст 1.6 КоАП РФ). Таким образом, нецелевое использование денежных средств по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушением не является. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, от 4 июля 2007 г. № А56-36244/2006, от 14 мая 2007 г. № А56-51773/2006 и Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).

Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов?

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.

Если организации или предпринимателю надо выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то необходимо поступить следующим образом. Сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее со счета и использовать на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.

Ситуация: можно ли расходовать наличные денежные средства, принятые от учредителя в виде беспроцентного займа, на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет?

Нет, нельзя.

Наличные денежные средства, поступившие в кассу, организация может расходовать на выплату зарплаты. Однако данная норма предусматривает ограничения относительно источника поступления денежных средств. А именно деньги на целевое расходование должны поступить в кассу организации от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Иных источников поступления наличных денежных средств, которые разрешено расходовать из кассы, минуя банковский счет, не предусмотрено. Такой порядок следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Таким образом, если организация получила заем от учредителя наличными деньгами, то их нельзя использовать на выплату зарплаты сразу. Сначала организация обязана сдать эти деньги в банк.

Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.

Ситуация: можно ли в случае возврата товара выдать покупателю наличную выручку из кассы? Гражданин-покупатель оплатил товар банковской картой.

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, в этот перечень не входит. Следовательно, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя.

Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. Такой позиции придерживается и налоговая служба (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Это правило действует и в том случае, если покупка была частично оплачена наличными деньгами, а частично – с использованием банковской карты. Деньги возвращаются из кассы в той же пропорции, в какой они были внесены при покупке. Такой вывод, в частности, содержится в письме УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931.

При этом, если покупатель вернул товар в день покупки, кассир отменяет операцию по покупке товара (п. 3.6, 4.8 приложения 5 к протоколу заседания ГМЭК от 19.12.2002 № 7/72-2002). Если покупатель возвращает товар не в день покупки, деньги перечисляются в соответствии с договором эквайринга (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Однако ответственность за выплату наличных денег в случае возврата оплаченного банковской картой товара не установлена.

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

  • заключить договор о полной материальной ответственности;
  • взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Об этом сказано в пункте 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Аналогично следует поступать и в том случае, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер).

Дополнительные требования к оформлению документов объясняются тем, что кассир является материально-ответственным лицом (перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). В частности, он обязан в полном размере возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине (ст. 242 и 244 ТК РФ).

Обособленные подразделения

Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации?

Нет, нельзя.

В указаниях о порядке ведения кассовых операций прямо не прописано, что уполномоченный представитель одного обособленного подразделения вправе вносить наличные деньги в кассу другого. Там лишь сказано, что организация самостоятельно определяет порядок ведения кассовых операций со своими обособленными подразделениями. И при этом уполномоченные представители обособленного подразделения могут только:

  • вносить наличные деньги в головную кассу организации или в банк для зачисления на расчетный счет организации;
  • получать из головной кассы наличные для совершения кассовых операций.

Это следует из пунктов 3 и 6.4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Получается, что обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации, нельзя.

Совет: можно разработать внутренний порядок движения денег между подразделениями без участия головной кассы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.

В свою защиту можно привести следующий довод. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не запрещает обособленным подразделениям организации передавать наличные деньги друг другу напрямую. Поэтому такую возможность предусмотрите во внутреннем порядке кассовых операций между структурными подразделениями, который организация разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер.

Это следует из пункта 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Поступление или выдачу наличных денег отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

Аналитический учет по счету 50 ведите по каждому обособленному подразделению отдельно. К субсчету «Касса организации» счета 50 «Касса» откройте субсчета второго порядка, например:

  • «Главная касса организации»;
  • «Касса обособленного подразделения № 1»;
  • «Касса обособленного подразделения № 2».

Передавая деньги между кассами обособленных подразделений, сделайте проводки:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 1»
– выданы деньги кассой обособленного подразделения № 1 представителю обособленного подразделения № 2;

Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 2» Кредит 57 «Переводы в пути»
– поступили деньги в кассу обособленного подразделения № 2.

Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов (счета 50 и 57).

Давыдова О. В., редактор журнала

Журнал «Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение» № 4/2019

Организация на ОСНО занимается бизнесом в сфере оказания услуг связи и имеет три розничных магазина, которые зарегистрированы как обособленные структурные подразделения, территориально находятся в одном городе на разных улицах, в каждом из них используется ККТ. Как организовать и оформить документально кассовые операции в обособленных подразделениях (ОП)? Чем грозит отсутствие кассовых книг в ОП либо ведение одной книги на все подразделения? Как организовать движение разменной монеты в ОП?

Сколько должно быть кассовых книг?

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением Центрального банка и кредитных организаций) установлен Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание). Под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и выдаче наличных денег.

Если ОП ведет кассовые операции, то есть осуществляет прием и выдачу наличных денег, то в таком подразделении должно соблюдаться требование о ведении кассовой книги (ф. по ОКУД 0310004). Как в свое время заявил ЦБ РФ, данное требование должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций таким подразделением (см. Письмо от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Следовательно, в каждом обособленном подразделении, осуществляющем кассовые операции, должна вестись отдельная кассовая книга. Записи в книгу вносятся на основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров (ф. по ОКУД 031000, 0310002 соответственно). Копия листа кассовой книги (после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня) передается обособленным подразделением юридическому лицу в порядке, установленном юрлицом с учетом срока составления им бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп. 4.6 п. 4 Указания).

Оформление движения денежных средств.

Согласно п. 4 Указания кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица (кассиром), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. При наличии в ОП нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира, который фиксирует в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. по ОКУД 0310005) факты передачи наличных денег между ним и кассирами в течение рабочего дня. Книга применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по осуществленным операциям.

Таким образом, движение денежных средств между старшим кассиром и кассирами ОП фиксируется в специальной книге.

Наличные деньги, поступившие в кассу ОП, могут сдаваться уполномоченным представителем данного подразделения (при этом юридического лицу необходимо установить порядок сдачи денежных средств уполномоченным представителем ОП):

  • в кассу юридического лица;

  • в банк;

  • в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, которая занимается перевозкой, инкассацией наличных денег, осуществляет операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка.

Если наличные деньги сдаются ОП в кассу юридического лица, данная операция сопровождается оформлением ПКО. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, производится по РКО. Юридическое лицо должно установить порядок сдачи и выдачи денежных средств (пп. 5.3 п. 5, пп. 6.4 п. 6 Указания).

Оформление и подписание кассовых документов и кассовой книги.

По общему правилу, установленному п. 4.2 Указания, кассовые документы (ПКО и РКО) оформляются:

  • главным бухгалтером;

  • бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), указанным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В связи с этим в обособленном подразделении кассовые документы может оформлять один из работников этого подразделения: бухгалтер, кассир или руководитель (при отсутствии бухгалтера в ОП). Это следует закрепить в распорядительном документе организации (например, в приказе) и прописать при необходимости в должностной инструкции.

На основании п. 4.3 Указания кассовые документы подписывают главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир. В обособленном подразделении кассовые документы подписывает бухгалтер ОП (если есть) или руководитель ОП (при отсутствии в ОП бухгалтера) и кассир ОП (работник, осуществивший кассовую операцию).

Что касается кассовой книги ОП, записи в нее могут вноситься кассиром ОП (лицом, уполномоченным на ведение кассовых операций). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в книге своей подписью. Далее записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) ОП и подписываются лицом, проводившим такую сверку.

Лимит остатка наличных денег.

Согласно п. 2 Указания, если обособленное подразделение работает с наличными деньгами, юридическое лицо должно установить лимит остатка наличных денег для ОП. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом ОП в установленном им порядке.

Здесь же уточняется: ОП, сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном для юридического лица Указанием. В свою очередь, это лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Если в состав юридического лица входят ОП, сдающие наличные деньги в его (юридического лица) кассу, то организация должна определить лимит остатка наличных денег в целом по организации с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим ОП.

Оставлять в кассе ОП наличные деньги сверх установленного лимита нельзя (в течение и (или) конце рабочего дня поступившие денежные средства должны быть сданы в кассу юридического лица либо в банк), за исключением:

  • дней выплат заработной платы, стипендий, выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;

  • выходных и нерабочих праздничных дней (если в эти дни ведутся кассовые операции).

Если лимит остатка наличных денег для ОП не установлен, то он равен нулю.

К сведению:

Если организация является субъектом малого предпринимательства, то лимит остатка наличных денег можно не устанавливать.

Одна кассовая книга на все ОП.

Отсутствие кассовых книг в ОП либо ведение одной кассовой книги на все подразделения чревато привлечением к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Данной нормой установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

  • в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

  • в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

  • в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;

  • в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 4 000 до 5 000 руб., юридические лица – от 40 000 до 50 000 руб.

Причем при выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, протоколы о нарушении составляются в каждом случае. Административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20/16322).

Озвученную позицию подтверждает судебная практика. Один из примеров – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.03.2016 № 17АП-1072/2016-АКу по делу № А60-51606/2015, оставленное без изменения Постановлением ВС РФ от 08.06.2016 № 309-АД16-5686 по делу № А60-51606/2015. Общество в свою защиту привело следующие доводы:

  • фактически и юридически каждая хозяйственная операция оформлялась первичным документом;

  • наличные денежные средства своевременно и в полном объеме были оприходованы в головную кассу предприятия отдельно по каждому подразделению, поэтому общество не допустило нарушений порядка кассовых операций;

  • законодательный запрет на ведение единой кассовой книги по всем подразделениям установлен не был;

  • два магазина, которые посчитали обособленными подразделениями в связи с их расположением на территории функционирования одной налоговой инспекции, таковыми в контексте вмененного нарушения не являлись.

Судьи отклонили доводы общества об отсутствии обязанности вести кассовую книгу по каждому подразделению как безосновательные. Действующим законодательством, регулирующим ведение кассовых операций на территории РФ, вменена обязанность для юридических лиц, имеющих обособленные подразделения, вести кассовую книгу по каждому подразделению. Невыполнение данной обязанности, повлекшее неоприходование (неполное оприходование) в кассу обособленных подразделений юридического лица денежной наличности, правомерно было квалифицировано налоговым органом как обстоятельство, свидетельствующее о наличии объективной стороны правонарушения по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ в действиях (бездействии) заявителя.

Приведем еще несколько примеров.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2018 № 09АП-53986/2018 по делу № А40-85393/18: если организация не ведет кассовую книгу или не отражает поступающие суммы в кассовой книге обособленного подразделения, значит, она не приходует наличную выручку. За такое нарушение на организацию может быть наложен штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335/2017 по делу № А40-166498/17: каждое обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, совершать определенные операции по оприходованию наличных денежных средств в день их поступления (оформлять ПКО о поступивших наличных денежных средствах в кассу подразделения, вносить запись в кассовую книгу обособленного подразделения) и передавать лист кассовой книги (после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня) юридическому лицу. Порядок ведения кассовых операций не предусматривает других условий учета поступающих в кассу наличных денежных средств. Поэтому невнесение в кассовую книгу обособленного подразделения записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления (в том числе в связи с отсутствием кассовой книги) является неоприходованием этих средств в кассу и образует объективную сторону состава правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Судебный подход о том, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции, взят на вооружение ФНС (см. Письмо от 05.06.2013 № АС-4-2/10250 «О направлении арбитражной практики»).

Срок давности привлечения к ответственности.

Административное правонарушение, связанное с неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности, относится к правонарушениям в сфере финансов, в отношении которых КоАП РФ не установлены специальные сроки давности.

По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинают исчислять со дня его обнаружения (ч. 2 указанной статьи).

В пункте 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 разъясняется: срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого обязанность, предусмотренная правовым актом, не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления такого срока.

В рассматриваемой ситуации моментом начала и окончания административного правонарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу, следовательно, такое правонарушение является разовым и не относится к категории длящихся.

Значит, в отношении правонарушения, которое выразилось в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, применяется общий срок давности (два месяца), исчисляемый со дня, на который установлен факт ее неоприходования в кассу. Подтверждение можно найти в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.07.2018 № 09АП-32251/2018 по делу № А40-47777/18.

Движение разменной монеты в ОП.

Если в каждом обособленном подразделении организовано ведение кассовой книги и для ОП установлен лимит остатка денежных средств, то разменная монета может оставаться в кассе ОП (остаток по кассе). Тогда кассир, получив в основной кассе организации разменную монету, может не сдавать ее ежедневно в основную кассу. Движение разменной моменты фиксируется в кассовой книге ОП.

Если наличные денежные средства ОП в полном объеме в конце смены (рабочего дня) сдаются в основную кассу организации (в ОП остаток не хранится), то разменная монета выдается кассиру из основной кассы по РКО. В конце смены денежные средства, в том числе в сумме полученной ранее разменной монеты, сдаются в основную кассу. При этом в основной кассе оформляются два ПКО: один – на сумму выручки по ОП, другой – на сумму возвращаемой разменной монеты.

Еще один возможный вариант: из основной кассы разменные монеты выдаются одному работнику (раздатчику), чтобы он уже раздал их кассирам подразделений. Тогда выдача разменной монеты оформляется в основной кассе РКО, а передача раздатчиком разменной монеты кассирам и прием денежных средств обратно могут фиксироваться в книге учета принятых и выданных кассиром (раздатчиком) денежных средств (для этих целей используется книга по форме КО-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

* * *

Если обособленным подразделением организации связи принимаются и выдаются наличные деньги, порядок ведения кассовых операций должен быть организован в порядке, установленном Указанием. В частности, в каждом обособленном подразделении, работающем с наличными денежными средствами, должны вестись:

  • отдельная кассовая книга (нарушение данного требования чревато привлечением к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ);

  • книга учета принятых и выданных старшим кассиром денежных средств (если в ОП в течение рабочего дня трудится несколько кассиров, один из которых назначен старшим).

Для каждого ОП необходимо установить лимит остатка наличных денег (данное требование можно не исполнять, если организация является субъектом малого предпринимательства).

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

С января этого года постепенно меняется порядок проведения кассовых операций, поэтому для многих эти изменения не стали неожиданностью. Но некоторые пояснения от НБУ все-таки были нужны. Именно их мы предлагаем вашему вниманию.

Согласно п. 11 постановления Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148, которым утверждено Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (далее – Постановление № 148, Положение № 148), до 30 июня этого года (включительно) все субъекты хозяйствования (далее – СХ):

  • имели право использовать в своей деятельности формы, приведенные в приложениях к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637);
  • должны были разработать и утвердить порядок оприходования наличности в кассе и порядок расчета лимита кассы с учетом норм Положения № 148, а также пользоваться лимитами кассы, установленными и утвержденными до вступления в силу Постановления № 148.

Итак, начиная с 1 июля 2018 года все СХ при проведении кассовых операций в национальной валюте должны соблюдать разработанные на основании Положения № 148 собственные документы – Порядок оприходования наличности в кассе и Порядок расчета лимита кассы. Все будто бы понятно, но осталось много вопросов, на которые НБУ предоставил ответы на своем официальном веб-сайте. Рассмотрим их подробнее.

Как оприходуется наличность в кассах учреждений, предприятий и их обособленных подразделений?

Согласно пп. 18 п. 3 Положения № 148 оприходование наличности – это проведение СХ учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге/книге учета доходов и расходов/книге учета доходов/фискальном отчетном чеке/расчетной квитанции (далее – РК).

Как установлено п. 11 Положения № 148, наличность, которая поступает в кассы, оприходуется в день ее получения в полной сумме.

Оприходованием наличности является:

  • в кассах учреждений, предприятий и их обособленных подразделений, которые проводят наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, – осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров (далее – ПКО);
  • кассах обособленных подразделений учреждений, предприятий, которые проводят наличные расчеты с применением РРО и/или книг учета расчетных операций (далее – КУРО) без ведения кассовой книги, – осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений на основании данных расчетных документов путем формирования и печати фискальных отчетных чеков и их подклеивания к соответствующим страницам КУРО/занесения данных РК в КУРО.

СХ, которые проводят наличные расчеты с применением РРО и/или КУРО, используют КУРО:

  • для подклеивания и хранения фискальных отчетных чеков на соответствующих ее страницах;
  • осуществления операций из РК в случае выхода из строя РРО или отключения электроэнергии;
  • учета ремонтов, работ по техническому обслуживанию, проверок конструкций и программного обеспечения РРО.

При этом согласно п. 29 Положения № 148 документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк и подтверждающим оприходование наличности в кассе СХ, являются:

  • квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, подписанная ответственными лицами банка и удостоверенная оттиском печати банка;
  • квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания;
  • экземпляр сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличностью), удостоверенный подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика;
  • чек платежного терминала в случае проведения инкассации средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов.

Каковы особенности разработки порядка оприходования наличности в кассе предприятия и его обособленных подразделений?

В соответствии с п. 12 Положения № 148 учреждение, предприятие на основании этого Положения обязаны разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличности в кассе учреждения, предприятия, максимально учтя в нем особенности работы как учреждения, предприятия, так и их обособленных подразделений (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики сменности, порядок и особенности сдачи наличной выручки (наличности) в банк).

Для обособленных подразделений учреждения, предприятия порядок оприходования наличности в кассе устанавливается и доводится внутренними документами учреждения, предприятия.

Помните: разработанный порядок должен соответствовать требованиям Положения № 148 и не противоречить законодательству Украины.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия-юрлица (в т. ч. в выходные и праздничные дни), внутренним документом определяют порядок взаимодействия таких подразделений с бухгалтерией предприятия-юрлица согласно требованиям законодательства Украины (п. 40 Положения № 148).

Что такое обособленное подразделение предприятия в понимании Положения № 148?

Как определено пп. 2 п. 3 Положения № 148, обособленные подразделения – это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины.

Как нумеруются приходные и расходные кассовые ордера? Как заполняется реквизит «№ п/п» кассовых документов (приложения к Положению № 148) и отдельные их реквизиты?

Бланки ПКО (типовая форма № КО-1) и расходного кассового ордера (типовая форма № КО-2) (далее – РКО) приведены в приложениях 2 и 3 к Положению № 148.

Нумерация ПКО (в реквизите «Приходный кассовый ордер от «___» _______ 20__ года № ___») может осуществляться в хронологическом порядке с начала каждого следующего месяца в порядке роста с номера «1» в течение календарного месяца и заканчиваться в конце месяца соответствующим номером.

Например:

  • 01.03.18 г. – № 1, № 2, № 3;
  • 02.03.18 г. – № 4, № 5, № 6;
  • 03.03.18 г. – № 7;
  • 30.03.18 г. – № 49, № 50, № 51.
  • 02.04.18 г. – № 1, № 2, № 3 и т. п.

Аналогично могут нумероваться и РКО (в реквизите «Номер документа»).

В реквизите «№ п/п» ПКО и РКО проставляется номер по порядку таких ордеров. При этом учитывая, что эти ордера оформляются на каждую операцию по приему/выдаче наличности, в реквизите «№ п/п» проставляется цифра «1».

В реквизите «№ п/п» форм кассовых документов проставляется номер по порядку, а именно применяется единая сквозная нумерация:

  • в Ведомости на выплату наличности (приложение 1 к Положению № 148, п. 18);
  • Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по типовым формам № КО-3, № КО-3а (приложение 4 к Положению № 148, п. 33). Образцы заполненных журналов см. ниже;
  • Книге учета выданной и принятой старшим кассиром наличности (приложение 6 к Положению № 148, п. 43).

В реквизите «№ п/п» Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3а) используется единая сквозная нумерация, которая не предусматривает отдельной нумерации для ПКО и РКО. В колонке 3 приводятся порядковые номера приходных документов, а в колонке 7 – расходных. Причем номера в колонках 3 и 7 могут не совпадать с нумерацией, указанной в реквизите «№ п/п» Журнала.

В реквизите РКО «Приложение» отражаются документы, которые прилагаются к нему и являются основанием для выдачи наличности, например расходная ведомость с указанием номера и даты, приказ на командировку с указанием номера и даты и т. п.

В реквизите ПКО «Приложение» указываются документы, которые прилагаются к нему и являются основанием для внесения наличности, например отчет об использовании средств, выданных на командировку, с указанием номера и даты и т. п.

Полный текст консультации см. в «Баланс-Бюджет» № 38, который вышел из печати 17.09.18 г.