Как в 1С подключить электронный документооборот

Рассылка техподдержки: Подписаться Дата обновления: 19.02.2020 Настройка ЭДО для БЭД 1.6.2 и выше (на примере БП 3.0)
Перед началом настройки ЭДО убедитесь, что:

  1. Открыт доступ к ресурсам сервиса 1С-ЭДО (1С-Такском):

Протокол HTTPS

! Обращаем Ваше внимание, что при использовании серверной версии программного продукта 1С доступ к указанным адресам должен быть открыт с того компьютера, где размещена информационная база.

  1. программа 1С обновлена до актуального релиза;
  2. есть логин и пароль интернет-поддержки 1С (http://login.1c.ru)
  3. установлен крипто-провайдер (КриптоПро или ВипНет) и есть ключ усиленной квалифицированной электронной подписи, например от системы электронной отчетности в ФНС (открытый и закрытый ключ, пин-код от контейнера закрытого ключа)
  4. в карточках организации и контрагентов, с которыми предполагается вести обмен электронными документами, корректно заполнены следующие поля:
    • Название
    • ИНН/КПП
    • Адрес (обязательно по классификатору, а не «одной строкой)
    • Телефон (не более 20 символов)
    • Код налогового органа (для организации)

Создание учетной записи участника ЭДО.
Для начала использования сервиса 1С-ЭДО (1С-Такском) пользователю необходимо активировать работу с электронными подписями и сервиса ЭДО. Все сервисы включаются через панель «Администрирование», в разделе «Обмен электронными документами».

После активации сервисов, пользователь может приступить к регистрации организации в сервисе 1С-ЭДО. Регистрация включает в себя регистрацию квалифицированного сертификата ключа электронной подписи, а также получение идентификатора участника ЭДО у одного ли нескольких операторов ЭДО из списка подключенных. Для удобства пользователей, функционал получения идентификатора учетной записи ЭДО был добавление в справочник Организации. Подключить организацию можно, как из самой карточки организации, так и из общего справочника, нажав на соответствующую кнопку.

Нажав на кнопку «Подключить организацию», перед пользователем открывается окно Помощника подключения к сервису 1С-ЭДО, в котором необходимо выбрать сертификат электронной подписи, а также осуществить выборе между существующим идентификатором или созданием нового:

  • Сертификат — в данном окне пользователю предстоит выбрать сертификат ключа электронной подписи, который будет использоваться для авторизации и подписания документов. Если сертификат уже добавлен в ПП 1С, то он автоматически выберется для регистрации. Если у пользователя нет сертификата или он еще не добавлен, то пользователь может добавить новый сертификат или отправить заявление на выпуск нового сертификата. Добавить или отправить заявление на выпуск сертификата можно через меню Администрирование-Обмен электронными документами-Настройки электронной подписи и шифрования.


Для добавления имеющегося сертификата, нажмите кнопку «Из установленных на компьютере» и далее выберите свой сертификат из списка представленных:

Для отправки заявления на выпуск нового сертификата, необходимо нажать кнопку «Заявление на выпуск сертификата» и далее следуя мастеру подачи заявления пройти все шаги и дождаться выпуска сертификата.

  • Выбрать существующий – при выборе данного пункта, пользователю будут предложены уже имеющиеся идентификаторы, которые ранее могли быть получены на данную организацию.
  • Новый – при выборе данного пункта, пользователь может получить новый идентификатор участника ЭДО, предварительно указав оператора ЭДО.


При выборе получения нового идентификатора, пользователю необходимо поставить галочку «Получить новый» и нажать кнопку «Далее».
В следующем окне требуется заполнить данные по организации, которые будут отправлены на сервер оператора ЭДО для регистрации организации.

Раздел «Данные организации» предлагает заполнить:
· Юридический адрес – указывается юридический адрес организации.
· Код налогового органа – поле является обязательным. По данному коду будет отправлен сертификат пользователя для регистрации в налоговой инспекции по месту регистрации организации.
Раздел «Уведомления» предлагает заполнить:
· Email для уведомлений – почтовый адрес, на который будут приходить уведомления по окончанию срока действия сертификата, новых входящих документах, наличию новых приглашений для установления обмена от контрагентов.
Раздел «Сведения об абоненте» предлагает заполнить:
· Назначение учетной записи – можно указать краткое обозначение учетной записи. Если контрагент пользователя захочет отправить приглашение для настройки обмена, при выборе учетной записи высветится назначение, которое поможет контрагенту определиться с выбором учетной записи, в случае использования нескольких идентификаторов.
· Описание учетной записи – пользователь может заполнить более подробную информацию для своего контрагента.
После заполнения всех данных пользователю необходимо согласиться с условиями использования сервиса, поставив соответствующую галочку внизу окна помощника подключения к сервису.

После заполнения всех данных, пользователю необходимо нажать кнопку «Подключить», и далее дождаться окончания регистрации организации. При отправке запроса на регистрацию организации может выскочить окно ввода пароля от контейнера закрытого ключа используемого сертификата. После ввода пароля регистрация продолжится.

Учетная запись создана. Просмотреть данные созданной учетной записи можно прямо из карточки организации, нажав кнопку ЭДО / Учетные записи.
Далее перед пользователем откроется окно со списком его учетных записей. Учетных записей может быть несколько, если пользователь для каких-либо целей получил несколько учетных записей. Получить несколько учетных записей можно, как у одного оператора ЭДО, так и у разных.
Каждую учетную запись можно просмотреть, открыв ее двойным щелчком мыши. В карточке учетной записи ЭДО пользователь может увидеть данные по организации, которые заполнял при подаче заявки на регистрацию организации у оператора ЭДО, идентификатор своей учетной записи, а также сертификаты, которые зарегистрированы в этой учетной записи.
На странице Сертификаты пользователь может добавить новый сертификат или удалить ненужный/устаревший.
Настройка обмена между участниками ЭДО
Для создания настройки обмена документами с контрагентами, пользователям необходимо отправить своим контрагентам приглашения на установление связи. Сделать это можно:
— из карточки контрагента в справочнике Контрагенты:

— Из списка контрагентов справочника Контрагенты:
Обратите внимание, что напротив контрагента стоит значок в столбце ЭДО. Этот значок уведомляет пользователя о том, что его контрагент уже использует сервис 1С-ЭДО и ему можно отправить приглашение прямо в ПП 1С. Если значок окрашен в зеленый цвет, это означает, что настройка обмена с этим пользователем уже заведена.
Из справочника Контрагенты можно сделать массовую отправку приглашений. Для этого пользователю нужно выделить нескольких контрагентов и нажать кнопку «Пригласить к обмену электронными документами».
Сформировать правила обмена можно, просто отправив электронный документ своему контрагенту. Для этого, в базе Отправитель на странице созданного и проведенного документа реализации необходимо нажать кнопку ЭДО / Отправить электронный документ.
Если настройка обмена с данным контрагентом не обнаружится, сервис предложит сформировать приглашение контрагенту для настройки обмена. Помимо формирования приглашения, сервис проверит, настроен ли у пользователя криптопровайдер, есть ли доступные сертификаты электронной подписи, есть ли учетная запись у оператора ЭДО. Если какой-то пункт не пройдет проверку, сервис предложит исправить ситуацию прямо из окна проверки.
В Учетной записи контрагента нужно выбрать идентификатор Получателя. После выбора идентификатора, пользователю необходимо нажать кнопку Готово, ввести пароль от сертификата ключа электронной подписи для подписания приглашения. После подписания приглашения, пользователю потребуется подписать электронный документ.
Как только контрагент пользователя примет приглашение, документ отправится автоматически. Пока контрагент не принял приглашение, статус документа будет в стадии «Ожидается согласие контрагента». Если контрагент откажется от приглашения, готовый к отправке документ сменит состояние на Отказано.
Прием приглашений.
Для получения и приема приглашения нужно перейти в Текущие дела ЭДО для получения информации с сервера по наличию новых документов или новых приглашений. Текущие дела ЭДО можно открыть из вкладок «Продажи» или «Покупки» основного меню программы в разделе «Сервис».
Открыв Текущие дела ЭДО, пользователю нужно нажать кнопку «Отправить и получить», по которой запрашивается информация с сервера.
После получения информации с сервера, у пользователя в разделе «Приглашения», появится новая запись в папке «Требуется согласие». Это означает, что у организации есть новое приглашение от контрагента.
Пользователь может либо принять, либо отклонить приглашение. При отклонении приглашения, настройка связи будет прекращена. Пользователю нужно принять приглашение, чтобы настройки обмена создались, и на сторону Отправителя приглашения пришла информация о приеме приглашения его контрагентом.
Созданную настройку обмена можно увидеть и отредактировать, перейдя в справочник Контрагенты, и выделив контрагента нажать на кнопку «Настройки отправки документов» в меню ЭДО.
На стороне Отправителя для получения информации о статусе приглашения необходимо нажать кнопку «Отправить и получить» в текущих делах ЭДО. Отправитель получит информацию с сервера о принятом приглашении, на основании которого автоматически создастся настройка обменом с Получателем.

На этом настройка обмена между двумя контрагентами завершена. Можно приступать к обмену документами.

Современные проблемы требуют современных решений

Сейчас в деловом мире наблюдается паника, в связи со вспышкой нового коронавируса.

Люди перестают здороваться за руку, пользоваться общественным транспортом. Медики призывают отказаться от наличных и избегать посещения общественных мест. Настороженность вызывает и доставка документов, причем неважно курьером (а вдруг переносчик), или почтой (вирус в конверте). Даже сама процедура подписания «бумажки» (передача от человека к человеку), может быть небезопасной.

В ближайшее время, доставка документов может быть в принципе, приостановлена, более того по возможности организациям рекомендуется организовывать удаленный режим работы сотрудников.

В тоже время, на носу сроки сдачи отчетности за год и первый квартал, многие компании серьезно относятся к вопросу и формируют отчетность только на основании конкретных, документально подтвержденных сделок.

В сложившейся ситуации красивым и надежным выходом является срочное подключение ЭДО, как для организации (Клиента), так и для его ключевых контрагентов. Если сервис подключен, то документы будут доставлены и подписаны моментально, безошибочно, безопасно.

1С-ЭДО подходит всем

ЭДО в решениях 1С пригоден для малого, среднего и крупного бизнеса. Не нужно платить за внешние модули, обработки и услуги по интеграции – отправляйте и получайте документы прямо в своей программе 1С.

Кроме 100% защиты от распространения вируса через курьеров и «бумаги», при подключении ЭДО организация получает еще ряд преимуществ:

  • Снижение ошибок, связанных с человеческим фактором, за счет автоматического формирования документов
  • Отказ от «ручного» ввода в учетную систему (1С) данных из полученных документов
  • Сокращение времени обмена документами со своими контрагентами на 75% (в среднем)
  • Сокращение затрат на ведение документооборота (оплата труда, бумаги, картриджей, место хранения документов и пр.), поскольку все документы формируются и отправляются в электронном виде (общее снижение издержек предприятия на 2%)
  • Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются, так как они хранятся в электронном виде
  • Приглашение контрагентов к обмену реализовано непосредственно в учетной системе 1С

Сервис для отправки важных для хозяйственной деятельности документов в электронной форме прямо из 1С.

«1С-ЭДО» — решение фирмы 1С для организации электронного документооборота счет-фактур и других юридически значимых документов из программ «1С». Отправка осуществляется по интернету с помощью оператора электронного документооборота, поддерживающим технологию «1С-ЭДО».

Бумажный обмен требует массу времени, затрат и усилий для создания документа, подписания, его учета, печати и рассылки. Более того, бумажный архив также создает нагрузку на ведение, сохранение и поиск в нем нужной информации.

Благодаря сервису «1С-ЭДО» Вы сможете значительно повысить скорость документооборота. Отправка электронного файла занимает считанные секунды. Вы сможете:

• Сформировать, подписать и отправить электронный документ в пару кликов.

• Организовать обмен счетами-фактурами и всеми остальными документами – накладными, актами, счетами, заказами и т. д.

• Операторы ЭДО, использующие технологию «1С-ЭДО», предоставляют гарантию по доставке электронного документа адресату согласно требованиям нормативных актов, определяющим деятельность операторов электронного документооборота.

• Входящие документы в программах «1С» будут автоматически созданы на основе электронных документов – их остается только провести.

• Система работает с любым количеством пользователей, имеющих сертификаты электронной подписи.

• Обмен электронными документами органично встроен в регламент внутреннего документооборота.

• Электронные документы можно удобно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис «1С-Отчетность».

• Для подписания электронных документов может применяться квалифицированный сертификат электронной подписи (ЭП), выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России.

Преимущества

Преимущества безбумажного обмена электронными документами:

  • Значительное ускорение обмена документами с организациями.

  • Сокращение расходов по статье «документооборот». Вы снизите расходы на оплату труда, бумаги, картриджей, мест хранения документов и т.д., поскольку документы будут создаться и храниться в электронном виде.

  • Уменьшение времени на ввод входящих документов в вашу систему.

  • Уберете человеческий фактор в создании ошибок. Система сама автоматически сформирует документы.

  • Исчезнет бумажный архив и документы не потеряются, поскольку они хранятся в электронном виде.

Организационные преимущества «1С-ЭДО»:

  • Отказ от «ручного» ввода в 1С данных из полученных документов.

  • Автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов.

  • Автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя.

  • Чтобы начать обмен электронными документами, достаточно направить контрагенту приглашение прямо из 1С:Предприятия и получить от него подтверждение.

  • Возможен обмен с фирмами, которые используют другие учетные программы (не 1С).

  • Можно использовать сертификат ЭП, выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России. В частности, можно использовать сертификат, полученный с помощью продукта «1С:Подпись» или при подключении к сервису «1С-Отчетность». Для пользователей ИТС ПРОФ «1С:Подпись» и «1С-Отчетность» предоставляются на льготной основе.

  • Возможность создать несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов ЭДО, а затем настраивать обмен с разными контрагентами под разными учетными записями.

  • Возможность обмена электронными документами между контрагентами-пользователями «1С-ЭДО», если они подключены через разных операторов ЭДО (роуминг).

Технические преимущества 1С-ЭДО по сравнению с другими решениями ЭДО:

  • Вы сможете отправлять документы прямо из программных продуктов 1С . Вам не придется приобретать и встраивать сторонние решения. 1С-ЭДО интегрируется естественным путем.

  • Доступна функция работы в режиме в клиент-сервер – поддерживается любое количество сертификатов и пользователей с правом подписи.

  • Есть разные права доступа: функция подготовки и подписания документов могут быть разделены.

  • Возможно подписание электронной подписью сразу группу документов, определенных нужных вам фильтров.

  • Отправите приглашение контрагентам для организации обмена сразу из программ 1С.

  • Механизмы работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) уже интегрированы непосредственно в популярные программы 1С.

  • Архив электронных документов является заранее предусмотрен в «1С:Предприятия». Таким образом, в ходе стандартных процедур по резервированию информационной базы Вы можете создавать резервную копию электронного архива.

Условия получения

Для подключения и использования «1С-ЭДО» необходимо обратиться в компанию «Объединенные КриптоСистемы».

Программы, в которых реализован сервис

  • С «1С-ЭДО» можно работать в следующих программах «1С:Предприятия»:

  • 1C:Управление небольшой фирмой

  • 1С: Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)

  • 1C:Управление холдингом

  • 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11

  • 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0

  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0

  • 1С:Управление производственным предприятием 8

  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0

Стоимость

Состав сервиса ЭДО ИТС ПРОФ ИТС ТЕХНО Старт ЭДО
Подключение к сервису бесплатно бесплатно бесплатно
Входящие документы (получение) бесплатно бесплатно Бесплатно
Исходящие документы (отправка) Бесплатно
100 компл.док. в мес.
Бесплатно
50 компл.док. в мес.
Бесплатно
20 компл.док. в мес.
Стоимость отправки документа сверх тарифа начиная со 101 комплекта – 10 руб. за комплект начиная со 51 комплекта – 10 руб. за комплект начиная со 21 комплекта – 10 руб. за комплект
Условия предоставления сервиса Включен в состав ИТС ПРОФ, дополнительная оплата не требуется Включен в состав ИТС ТЕХНО, дополнительная оплата не требуется от 250р./мес.