Как учесть фискальный накопитель в бухгалтерском учете

Повсеместное внедрение онлайн-касс привело к значительному росту расходной статьи по содержанию и обслуживанию ККТ. Какая бы техника ни применялась в компании: автономные устройства или фискальные регистраторы, требующие подключения к компьютерной системе, в ее составе находится фискальный накопитель, сохраняющий данные о транзакциях. Его необходимо отразить в учете.

Фискальные накопители в соответствии с законодательством требуют периодической замены. Эти операции бухгалтер также обязан отразить в учетных данных.

Материальные запасы или основное средство?

Фискальный накопитель (ФН), как часть ККТ, при приобретении учитывается в ее составе. Техника, в свою очередь, может быть учтена как ОС и как МПЗ стандартными проводками по приобретению имущества. Фискальный накопитель в проводках не выделяется, он входит в стоимость приобретаемой ККТ.

В 2019 году лимит отнесения к ОС в бухгалтерском учете — 40 тыс. руб., а в налоговом – 100 тыс. руб. Бухгалтерский лимит может быть и ниже, если принято такое решение и отражено в учетной политике. Лимит НУ неизменен.

ККТ ниже лимита БУ и выше 100 тыс. руб. учитывается в налоговом и бухгалтерском учете одинаково: как МПЗ в первом случае и как ОС – во втором. ККТ стоимостью 40-100 тыс. руб. НУ к основным средствам не относят, а в бухгалтерском учете они являются ОС.

При работе на ОСНО образуется отложенное налоговое обязательство (ОНО). К примеру, если стоимость ККТ с фискальным накопителем — 46000 руб. (без НДС), то ОНО составит 46000*20%= 9200 руб. Дт 68/расчеты по налогу на прибыль Кт 77 и Дт 77 Кт 68/РНП – начисление ОНО и списание при погашении ОНО, исчисленного в отчетном периоде.

При замене ФН пользуются такими корреспонденциями счетов:

  • Дт 10 Кт 60 (76) – приобретение;
  • Дт 08 Кт 10 или Дт 26 (44) Кт 10 – списание в расходы – в зависимости от отнесения ККТ к ОС.

Среди специалистов нет единого мнения, можно ли применять для учета фискального накопителя (в том числе и при его замене) субсчета 10-5 (в плане счетов для сельхозпредприятий это 10-6) «Запасные части».

Одни считают, фискальный накопитель можно отнести к запчастям, предназначенным для замены изношенных частей машин и оборудования. Другие полагают, к запчастям относить эту часть ККТ некорректно, поскольку согласно плану счетов на с/счете 5 учитываются запчасти в запасе и обороте для основных производственных, хозяйственных нужд, ремонтов. Очевидно, использование указанного субсчета зависит от характера ее деятельности и сформированной учетной политики.

Важно! При замене фискального накопителя требуется перерегистрация техники в ФНС.

В составе основных средств

Фирма решила учитывать в БУ контрольно-кассовую технику как основное средство. Стоимость ККТ как основного средства в учете может быть сформирована:

  • из стоимости ККТ, в том числе фискального накопителя;
  • из услуг консультационного характера;
  • из услуг по установке и отладке оборудования.

Пример

Приобретена ККТ с фискальным накопителем стоимостью 46000 руб. плюс НДС 20% и произведена ее настройка сторонней фирмой, услуги стоимостью 12000 руб. плюс НДС 20%.

Проводки будут такими:

  • Дт 08 Кт 60 46000,00 руб. – приобретено кассовое устройство;
  • Дт 19 Кт 60 9200,00 руб. – входной НДС по приобретению;
  • Дт 08 Кт 60 12000,00 руб. – услуги настройки кассового устройства;
  • Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – входной НДС по услугам;
  • Дт 68 Кт 19 11600,00 руб. (9200+2400) – к вычету НДС;
  • Дт 01 Кт 08 – 58000,00 руб. – оприходована ККТ как ОС.

Через 10 месяцев после приобретения у ФН оказалась заполненной память, и производится его замена. Срок полезного использования устройства — 72 месяца. Амортизация в месяц — 58000,00/72 = 805,56. За 10 мес. амортизация составила 805,56*10 = 8055,60 руб.

Операции отразятся в БУ так:

  • Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
  • Дт 08 Кт 10 4166,67 руб. – включен в расходы фирмы приобретенный ФН;
  • Дт 08 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
  • Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
  • Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
  • Дт 01 Кт 08 5833,34 руб. – увеличение стоимости ККТ;
  • Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Амортизация: (58000 + 5833,34 — 8055,60)/(72-10) = 899,64 руб. Дт 26 (или 44) Кт 02 899,64 – начисление амортизации.

Важно! После замены использованный накопитель хранят 5 лет.

В составе материальных запасов

Если стоимость позволяет, ККТ вместе с фискальным накопителем ставят на учет как материальные ценности и списывают сумму на затраты в начале эксплуатации. Фискальный накопитель учитывают на сч. 10 детализацией его аналитических данных или за балансом.

Пусть теперь стоимость ККТ при приобретении — 25 тыс. руб. плюс НДС. Воспользуемся данными предыдущего примера и сформируем проводки:

  • Дт 10 Кт 60 25000,00 руб. – оприходована ККТ с фискальным накопителем;
  • Дт 19 Кт 60 5000,00 руб. – отражен НДС по ККТ;
  • Дт 26 (44) Кт 60 12000,00 руб. — услуги настройки кассового устройства;
  • Дт 19 Кт 60 2400,00 руб. – отражен НДС по услугам;
  • Дт 68 Кт 19 7400,00 руб. (5000+2400) – налог к вычету;
  • Дт 44 Кт 10 25000,00 – списана стоимость введенной в эксплуатацию ККТ.

При замене накопителя данных проводки, по сравнению с предыдущим примером, значительно упрощаются:

  • Дт 10 Кт 60 4166,67 руб. – куплен у поставщиков ФН;
  • Дт 44 Кт 10 4166,67 руб. – отражен в затратах ФН;
  • Дт 44 Кт 60 1666,67 руб. — включены в расходы фирмы услуги по замене ФН;
  • Дт 19 Кт 60 1166,66 (833,33+333,33) руб. – входной НДС;
  • Дт 68 Кт 19 1166,66 руб. – к вычету НДС;
  • Дт 60 Кт 51 7000,00 руб. – оплата поставщикам услуг и ФН.

Помимо счетов 44 и 26, в проводках их функцию могут выполнять счета 20, 25.

Обязанность хранить отслужившие свое фискальные накопители приводит к необходимости учитывать их за балансом. Это особенно актуально, если у фирмы несколько точек продаж, использующих ККТ. Для забалансового учета рекомендуется открыть счет 012, прописав его наличие в учетной политике. Некоторые хозяйствующие субъекты учитывают за балансом и сами ККТ.

Что в итоге

  1. Фискальный накопитель учитывается первоначально в составе кассовой техники. В бухгалтерском учете ККТ может фиксироваться как основное средство и как МЦ.
  2. При замене фискального накопителя проводки формируются с участием счета 10. В зависимости от способа учета ККТ затраты по покупке и установке накопителя отражаются либо на счете 08, увеличивая затем стоимость ОС, либо на счетах накопления затрат.
  3. Целесообразно вести учет использованных устройств и за балансом, поскольку организация обязана обеспечить их хранение еще 5 лет после замены.

В повседневной деятельности большинство коммерческий компаний используют контрольно-кассовую технику. Из-за новизны 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» точной и понятной информации очень мало. Налоговики сами не знают всех тонкостей. Одно известно точно — ФНС в реальном времени может отслеживать все кассовые операции налогоплательщиков.

Бизнесу приходится действовать в условиях неопределенности и это приводит к ошибкам, караемые достаточно серьезными санкциями. Разбираем, как при недостатке информации организовать работу с онлайн-ККТ, что предпринять для защиты своей компании от штрафов и внеплановых проверок кассовой дисциплины со стороны ФНС.

Что говорит закон о переходе на электронные кассы?

Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 устанавливает новые правила работы с онлайн-кассами. Большинство налогоплательщиков обязаны пробивать чеки или выдавать электронные бланки строгой отчетности.

Реформа позволила установить полный контроль в реальном времени за всеми кассовыми операциями. Сотрудникам ФНС больше не нужно выходить на проверку, чтобы выявить нарушения. Достаточно проанализировать отчет о работе онлайн-кассы.

Но у медали всегда есть две стороны. Одновременно с ужесточением контроля, «умные машины» способны помочь владельцам бизнеса посмотреть выручку в реальном времени или получить актуальную информацию о складских остатках. Все это возможно, но только при условии, что в компании грамотно поставлен бухгалтерский учет кассовых операций.

Важно!

Перемены коснулись не только правил работы электронных касс, но и техники ведения учета кассовых операций. Как и прежде, онлайн-кассы позволяют регистрировать получение денег от клиента непосредственно в месте проведения расчетов. Среди новшеств — необходимость приходовать поступление средств на счет при оплате через интернет-сайт, а также выдачу наличных клиенту (например, при сдаче вторсырья).

Изменились ли требования к документам по кассе?

Введение онлайн-касс спровоцировало внедрение новых требований к документам, оформляющие операции по кассе. Поскольку сейчас у инспекторов есть доступ онлайн к большинству сведений о движении наличных денег, отменен ряд отчетов. Более не нужно оформлять формы КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

Вместо устаревших отчетов введены в действие новые документы.

  • отчет об открытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • чек коррекции;
  • чек с признаком «возврат прихода».

Чек коррекции

Данный чек поможет исправить ситуацию, когда обычный чек не был пробит. Это возможно, если в работе кассы произошли сбои или в момент расчета касса не использовалась. Особенно актуально использование таких чеков в розничной торговле или при предоставлении услуг общепита.

Налогоплательщик, который обнаружил ошибку, должен действовать по следующему алгоритму:

  • Составляет акт в произвольной форме, где указывает расчет, произведенный без использования ККТ, наименование товара или услуги, причины произошедшего.
  • Формирует чек коррекции с обязательным указанием признака расчета (приход или расход), основания для корректировки (самостоятельная операция или предписание ФНС), сумму, которую необходимо отразить в учете.
  • Сообщает в ФНС об обнаружении факта неприменения кассы и формировании чека коррекции

Обратите внимание!

Если компания использует форматы фискальных документов версии 1.05., то при некорректно сформированном кассовом чеке, чек коррекции использовать не следует. В данной ситуации надлежит оформить исправительный чек с признаком «возврат прихода» или «возврат расхода».

При самостоятельном обнаружении и исправлении кассовой ошибки компания или предприниматель освобождены от наказания (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ).

Чек «возврат прихода»

Чек с признаком возврата прихода применяется при возврате денег покупателю либо при исправлении ошибок, допущенных при пробитии чека. Если сумма полностью возвращается покупателю, кассир обязан сформировать возвратный чек, аналогичный ошибочному, указав в поле «дополнительные реквизиты чека» фискальный номер корректируемой операции.

Если необходимо исправить допущенную ошибку, вместе с чеком «возврат прихода» используют чек коррекции, который выбивают на правильную сумму. Чтобы связать все операции воедино, в поле «дополнительный реквизит чека» указывают номер ошибочного и возвратного чеков.

Важно!

Специалисты 1С-WiseAdvice предупреждают, что слишком частое использование корректировочных документов свидетельствует о том, что в организации плохо поставлен учет операций и может спровоцировать внеплановую проверку кассовой дисциплины.

Как вести кассовый учет при онлайн-кассе?

Ведение кассового учета входит в обязанности каждой организации, где есть движение наличных денег. Касса — это традиционно сложный участок бухучета. Чтобы минимизировать риск ошибок, связанных с неправильным применением техники и учетом кассовых операций, необходима работа профессионалов высокого уровня.

При постановке учета, налогоплательщику следует руководствоваться правилами ведения документации по операционной кассе (указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014). Организации по-прежнему обязаны вести кассовую книгу, оформлять приходные и расходные ордера, ежедневно производить оприходование выручки в кассу компании.

Работа с наличными деньгами очень ответственна и серьезна. Проведя аудит более чем 500 компаний, эксперты 1С-WiseAdvice отмечают, что вероятность ошибок на этом участке бухгалтерии очень высока. Регулярная внутренняя проверка полноты и правильности отражения кассовых операций значительно уменьшает риск доначислений и штрафов в случае проведения мероприятий налогового контроля.

Важно!

Все кассовые документы — это данные первичного учета. Их следует хранить не менее 5 лет (п.1 ст.29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ). Доступ к наличным деньгам должен иметь только бухгалтер-кассир либо иное лицо, на которое возложены соответствующие обязанности. Обязательно заключение договора о материальной ответственности.

Проводки в бухучете кассовых операций

Для регистрации в учете движения наличности, используют счет 50 «Касса». При оприходовании (поступлении) делается запись по дебету, при выбытии — по кредиту счета.

Чтобы избежать ошибок, все проводки формируют только на основании первичных документов. Для кассового учета ими являются ордера, выписки, расчетные ведомости, договоры, авансовые отчеты и другие.

Дата формирования проводки в части регистрации розничной выручки должна всегда совпадать с датой проведения операции и подтверждаться ПКО и отчетом о розничной продаже.

Какие операции проводить по онлайн кассе обязательно?

Фискальный накопитель сохраняет информацию обо всех операциях, проводимых через кассу. Далее сведения через оператора фискальных данных передаются в инспекцию и используются при контроле налогоплательщиков.

Чтобы избежать ошибок в учете, необходимо понимать, какие операции обязательно проводить по онлайн-кассе, а при каких ККТ не используется.

Использование электронной кассы обязательно

  1. Прием денег от покупателей и клиентов.
  2. Продажа лотерейных билетов или ставок при азартных играх, а также выплата выигрышей по ним.
  3. Возврат денег покупателю или выдача денег за товар (например, при оплате сбора вторсырья или металлолома).
  4. В случае оплаты банковской картой услуг или товара на сайте компании или через терминал.

Применять электронную кассу не нужно

Есть только один случай, когда при получении безналичных денег от покупателей не надо пробивать чек — покупатель оплатил наличными через терминал.

Применять онлайн-кассу не надо, если выдача наличных произведена по следующим причинам:

  • Работнику выдана заработная плата или материальная помощь.
  • Деньги выданы под отчет.
  • Деньги выданы физическому лицу в оплату услуг, оказанных по гражданско-правовому договору.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Наказание за нарушения правил учета

За ошибки кассира или бухгалтера чаще всего наказывают руководителя организации. Чтобы обеспечить качественный контроль за работниками, необходимо знать, какие действия могут повлечь претензии и штрафы контролирующих органов.

Компания будет признана нарушившей кассовую дисциплину и правила учета, если:

  • Сведения учетных регистров (кассовой книги, книги учета доходов и расходов) противоречат данным первички (приходным ордерам, отчетам о закрытии смены и прочим).
  • Превышен лимит остатка кассы.
  • Сумма расчетов наличными вышла за установленный предел.
  • Отсутствуют внутренние документы, которые устанавливают правила проведения кассовых операций в компании.
  • Данные учета не соответствуют реальному остатку денежных средств.

Важно!

Если компания осуществляет прием и/или выдачу наличных, то она обязана установить лимит на остаток денежных средств в кассе. Это же правило касается компаний, которые еще только планируют принимать или выдавать наличные. Исключение допускается лишь в одном случае — фирма является малым предприятием.

Заметим, что период, на который фирмы определяют лимит, государством не установлен. Кроме того, не указывается этот период и в приказах/распоряжениях генерального директора компании. Он просто действует до того момента, пока не вступит в силу новый приказ руководства об установлении лимита кассы.

За каждое из указанных нарушений предусмотрены штрафы. Особенность заключена в том, что компанию могут оштрафовать за каждое выявленную ошибку. Другими словами, если на протяжении нескольких месяцев бухгалтер допускал одну и ту же ошибку, налоговики зафиксируют каждое нарушение отдельно и наложат за него штраф.

Другая особенность состоит в том, что в большинстве случаев к ответственности привлекают одновременно должностное лицо (чаще всего руководителя) и саму компанию.

Ответственность генерального директора ООО

Нарушение

Штраф на должностное лицо

Штраф на юридическое лицо

Нарушение лимитов расчетов с организациями

4,0– 5,0 тыс. руб.

40,0–50,0 тыс. руб.

Неполное или несвоевременное оприходование выручки

Несоблюдение порядка хранения ценностей

Превышение лимита остатка кассы

Неприменение кассы тогда, когда это предписано законом

От ½ до ¾ от суммы непроведенного расчета (но не меньше 10,0 тыс. руб.)

От ¾ до полной суммы непроведенного расчета (но не меньше 30,0 тыс. руб.)

Повторное неприменение кассы, когда суммы расчета без использования кассовой техники больше или 1 млн. руб. (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ)

дисквалификация на 1-2 года

приостановление деятельности до 90 суток

Использование кассовой аппаратуры, не соответствующей требованиям (например, это может быть неработающий кассовый аппарат или ККТ, которую неправильно поставили на учет/перерегистрировали и прочее) (п.4 ст. 14.5 КоАП РФ)

предупреждение или штраф от 1,5 до 3,0 тыс. руб.

предупреждение или штраф 5,0 до 10,0 тыс. руб.

Отказ в предоставлении налоговикам истребованных документов или нарушение срока их предоставления (п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ)

предупреждение или штраф 2,0 тыс. руб.

предупреждение или штраф 10,0 тыс. руб.

Покупателю не направлен чек в ситуации, когда платеж проведен онлайн

предупреждение или штраф до 2,0 тыс. руб.

предупреждение или штраф до 10,0 тыс. руб.

Значительно уменьшить риск нарушений помогает передача кассовых операций на аутсорсинг.

Такое решение позволяет снизить расходы и повысить эффективность бизнеса. Получив запрос, мы подробно обоснуем, какие преимущества даст аутсорсинг именно для вашей компании и определим удобный порядок взаимодействия. Учетом будут заниматься профессионалы, а вы сможете сосредоточиться на своем деле. Подробнее об условиях сотрудничества вы можете узнать .

Заказать услугу

Как отразить в учете приобретение РРО с модемом

Мы приобрели кассовый аппарат с модемом для предоставления в Налоговую электронной отчетности по РРО.
Как его учитывать в налоговом и бухгалтерском учете?

ОТВЕТ: Собственно, каких-либо особенностей для учета РРО с возможностью отчитываться в Налоговую в электронном виде нет. Его учитывают как любой другой РРО. Основным критерием для учета (относится он к основным средствам или МНМА) будет первоначальная стоимость аппарата. Об этом мы писали в материале «Бухгалтерский и налоговый учет РРО». А вот с расходами на передачу данных возникнет нюанс. Об этом далее.

Приобретение РРО

Бесспорно, РРО предприятие будет использовать более года — поэтому имеем дело с необоротным материальным активом.

В налоговом учете стоимостный предел для разграничения основных средств и МНМА установлен на уровне 2500 грн (пп. 14.1.138 Налогового кодекса Украины, далее — НКУ). Если первоначальная стоимость РРО не превышает 2500 грн, его учитывают как МНМА (группа 11 по п. 145.1 НКУ). Если превышает 2500 грн — данный актив попадает к основным средствам. При этом группа для него — 4, с отдельной подгруппой «электронно-вычислительные машины, другие машины для автоматической обработки информации», для которых установлен минимально допустимый срок полезного использования — 2 года (согласно п. 145.1 НКУ).

В бухгалтерском учете стоимостный предел устанавливается самим предприятием (обычно это делают в приказе об учетной политике). Как правило, предприятия при установке данного критерия ориентируются на предел, прописанный в НКУ (хотя, конечно, это не обязательно). Если стоимость РРО не больше установленного предприятием критерия для МНМА, такой РРО учитывают на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». Если больше — на субсчете 104 «Машины и оборудование» или 109 «Прочие основные средства».

Сейчас цена простейшего РРО с модемом составляет примерно 2450 грн (в т.ч. НДС — 408,33 грн). Сумма НДС в первоначальную стоимость РРО обычно не входит (кроме случаев, когда предприятие не зарегистрировано плательщиком НДС или использует его как в облагаемых, так и не облагаемых налогом операциях — п. 146.5 НКУ). Однако расходы на введение РРО в эксплуатацию, его опломбирование и программирование (данные услуги предоставляются центрами сервисного обслуживания) увеличат первоначальную стоимость кассового аппарата. Поэтому в большинстве случаев его будут учитывать как основное средство в группе 4, подгруппе с минимально допустимым сроком полезного использования 2 года.

Начисленная амортизация попадет в расходы на сбыт — стр. 06.2 Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия, утвержденной приказом Минфина Украины от 28.09.2011 г. № 1213 (далее — Декларация) в периоде ее начисления (п. 138.5 НКУ). Текущее обслуживание РРО также относят к расходам на сбыт.

Расходы на передачу данных

А вот относительно расходов на функционирование модема кассового аппарата есть небольшая дилемма, так как передача данных по модему будет осуществляться с помощью сервиса пакетной радиопередачи (GPRS). Часто он ассоциируется с сервисом доступа к сети Интернет, а потому возникает вопрос: стоимость функционирования модема относить к административным (как расходы на оплату услуг связи — пп. «ґ» пп. 138.10.2 НКУ) или к прочим операционным расходам (как оплату Интернет-услуг — пп. «в» пп. 138.10.4 НКУ)?

По нашему мнению, функционирование модема РРО по своей сути ближе к услугам связи. Потому что как такового, классического доступа к Интернет-сети он не будет обеспечивать, а потому и расходы на его функционирование — передачу данных будут использоваться в составе административных расходов (стр. 06.1 Декларации).

В бухгалтерском учете такой дилеммы не будет, так как П(С)БУ 16 «Расходы» не выделяет отдельно услуги связи и Интернета, поэтому абонплата за работу модема попадет в административные расходы — счет 92 «Административные расходы».

Георгий КЛЯШТОРНЫЙ,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»