Как списать ГСМ

Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме!

Получить полный доступ к документу

Вход для пользователей Стань пользователем

Доступ к документу можно получить: Для зарегистрированных пользователей:
Тел.: +7 (727) 222-21-01, e-mail: info@prg.kz, Региональные представительства

Для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживания
Я принимаю Условия обслуживания
Продолжить Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

И. Агуцкова, зам. гл. бухгалтера ТОО «Геофизическая компания «Каспий»

НА ОСНОВАНИИ КАКИХ ДОКУМЕНТОВ МОЖНО СПИСАТЬ ГСМ ПРИ НЕИСПРАВНОСТИ СПИДОМЕТРА?

Водитель автомобиля обратился в бухгалтерию с тем, что у него в машине не работает спидометр. Данный спидометр был отремонтирован спустя 1,5 месяца. Все 1,5 месяца машина ежедневно эксплуатировалась. Как в бухгалтерском учете отразить расходы по ГСМ? Так как пройденный километраж не известен. И какими документами отразить данный факт в бухгалтерии?

Комментарии. Количество бензина и дизтоплива, подлежащих списанию с подотчета водителей, определяется Компанией на основании линейных норм расхода автомобильного топлива, утвержденных нормативным документом РК: Правилами по нормированию расхода топливо — смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники, где определены базовые нормы расхода.

Компания имеет право:

— разработать нормы расхода ГСМ и закрепить их внутренним документом Компании для собственных видов автотранспорта на основе предложенных Правилами линейных норм с учетом поправочных коэффициентов, предусмотренных названными Правилами на климатические, дорожно-транспортные, географические и других эксплуатационные факторы. По тем видам автотранспорта, по которым не предусмотрены Правилами базовые нормы расхода топлива, нормы расхода устанавливаются Компанией на основании данных, указанных в паспорте автомобиля, или хронометражных замеров, произведенных и утвержденных самой Компанией.

— обратиться к компетентной (специализированной) организации для разработки норм расхода ГСМ для различных видов автотранспорта Компании.

Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не выше расхода ГСМ, исчисленного по нормам.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

  • «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
  • «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме»;
  • Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец акта о списании ГСМ

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Важно! С 2021 года ПБУ 5/01 заменит новый федеральный стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы». О том, как изменятся правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

3 800

Оприходован бензин (ТОРГ-12)

Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Согласно пп.15 ст.1 Закона РК от 4 июля 2003 года №476-II «Об автомобильном транспорте» путевой лист это документ, предназначенный для ведения учета и контроля работы водителя и автотранспортного средства.

Путевой лист является основным первичным документом, который содержит данные для списания ГСМ на затраты и заполняется на каждое транспортное средство предприятия. В нем указывается количество выданного ГСМ, показания спидометра при выезде и при возвращении автомобиля, маршрут следования для подтверждения производственного характера транспортных расходов.

Формы «Путевого листа для грузового автомобиля» утверждены приказом Министра по инвестициям и развитию РК от 30 апреля 2015 года № 546 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом.

Расчет расхода ГСМ производится по нормам, утвержденным приказом предприятия. Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не выше расхода ГСМ, исчисленного по нормам. На основании путевого листа оформляется акт на списание запасов.

Для определения норм расходования используются нормы расхода ГСМ в соответствии с Постановлением Правительства РК от 11 августа 2009 года № 1210 «Об утверждении норм расходов ГСМ для государственных органов РК и расходов на содержание автотранспорта» с изменениями и дополнениями.

Для моделей и модификаций автомобилей, не вошедших в перечень постановления можно использовать базовые нормы расходов ГСМ, установленные в Руководстве по технической эксплуатации автомобиля, а также использовать данные технических характеристик автомобиля, размещенные на сайте завода-изготовителя.

К установленным базовым нормам расхода ГСМ применяются допустимые поправочные коэффициенты, учитывающие климатические условия, городские условия, высоту над уровнем моря, плотность дорожного движения и прочие специфические условия эксплуатации.

Порядок учета, хранения и списания ГСМ должен быть отражен в учетной политике организации.

Для оформления поступивших на склад ГСМ, организация применяет формы первичных документов, утвержденные Приказом Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Организации могут самостоятельно разработать формы первичных учетных документов для списания ГСМ, которые в соответствии с Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234 должны содержать обязательные реквизиты. При этом, в зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Если топливо покупается на заправке за наличные, то всякий раз водитель должен брать кассовый чек. Деньги на топливо он берет в бухгалтерии, заранее. Разумеется, деньги выдаются под отчет, а на предприятии внутренним приказом утверждается список тех, кто вправе получать на руки деньги, и обязан в определенный срок отчитываться. Составляются авансовые отчеты самими водителями, в стандартной форме, к ним прилагаются чеки — это и есть документальное подтверждение покупки ГСМ. Очередная сумма выдается после отчета по каждому авансу.

Чеки — стандартные, с реквизитами продавца, датой, стоимостью и объемом проданного топлива. Обычно подразумеваются кассовые, но также годятся товарные чеки, счета-фактуры. Есть ли все нужные сведения в чеке, рекомендуется уточнять заранее, т.к. после пробития отпуска топлива по кассе оформлять счет-фактуру продавец уже не будет.

Проводки

• Дебет счета 71.
• Кредит счета 50 — выдача наличных по ордеру, сдача водителем отчета и чеков.
• Дебет счета 10 субсчет 3 субсчет по виду топлива в баках.
• Кредит счета 71 — оприходование топлива по отчету.
• Дебет счета 50.
• Кредит счета 71 — принятие в кассу остатка денег.

Для налоговой ГСМ учитываются по фактической стоимости приобретения, т.е. НДС является ее частью. Если организация владеет большим парком транспорта и расходует много топлива, есть смысл учитывать «входной» НДС в цене покупаемых ГСМ не по чекам, а по договору с АЗС. Тогда водитель при каждой заправке будет выступать представителем своей компании (это подтверждается доверенностью), получая на руки накладную и счет-фактуру.

Кстати о транспорте. Он ведь на разных видах топлива ездит — и расход их учитывается на разных субсчетах. Для организаций, специализирующихся на эксплуатации транспорта, рекомендуется разработка собственного плана учета — чтобы вести его не только по видам, но и по маркам топлива, а также по местам хранения.

Для примера