Как списать флешки в бюджетной организации

Срок службы USB-флешки

К сожалению, USB-флешки, как и любое другое устройство, иногда могут выйти из строя или вообще перестать функционировать. Заявленный срок службы производителями такого устройства в среднем равняется 5 годам, но она может сломаться и раньше. По сути, срок службы напрямую зависит от того, сколько раз на нее записывалась и удалялась различная информация (иногда говорят, что срок службы зависит от количества подключений к порту). Каждая флешка выдерживает около 10000 раз перезаписи файлов. Кстати, возвращаясь к количеству подключений, хотелось бы отметить, что такое суждение является неверным и даже абсурдным, так как это никак не способно повлиять на само устройство. Даже после того как срок его службы истечет, при желании (с помощью специального программного обеспечения), пользователь сможет прочитать информацию, хранящуюся на ней, но записать уже ничего не получится.
Существует еще одно мнение, якобы если записать на USB-флешку какую-то информацию и очень долго не пользоваться ей, это так же может сказаться на сроке службы накопителя. На самом деле, все в точности до наоборот. Срок службы самого устройства меняться не будет. Единственное, что пострадает в данном случае — информация, хранящаяся на ней. Во-первых, сама информация на флешке может устареть и быть непригодной. Во-вторых, через 10 или 15 лет без использования накопителя, там будут появляться различного рода ошибки, а также пользователь уже не сможет прочитать некоторые из файлов, хранящихся на ней.
В результате получается, что при среднем сроке службы, заявленном самими производителями в 5 лет, он может еще и сокращаться, в зависимости от того, сколько раз на нее записывалась информация.

Как учитывать флеш-карты?

Флеш-карта — это съемное устройство, выполняющее множество функций. Наиболее распространенным и востребованным является ее применение в качестве носителя информации. Флеш-карты повсеместно используются в учреждениях госсектора. Более того, ими в обязательном порядке обеспечиваются работники, занимающие те или иные должности (смотрите, например, Приказ Министерства экономического развития РФ от 11.12.2017 № 660 «Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций Министерства экономического развития Российской Федерации», Приказ Федеральной антимонопольной службы от 06.03.2017 № 259/17 «Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций Федеральной антимонопольной службы»).

Извечная дилемма бухгалтеров учреждений государственного сектора — как учитывать флеш-карты. К какой группе нефинансовых активов их отнести? Это основные средства или материальные запасы? Ответ на данный вопрос во многом субъективен. В данной статье мы рассмотрим всю имеющуюся в настоящее время информацию, которая поможет принять правильное решение по вопросу отнесения флеш-карт к основным средствам или материальным запасам.

«Сухие» нормы законодательства

Как известно, с законом не поспоришь. Поэтому на первом этапе принятия решения об отнесении флеш-карт к основным средствам или материальным запасам следует проанализировать положения нормативных-правовых актов по бухгалтерскому (бюджетному) учету.

В части определения возможности отнесения имущества к основным средствам необходимо руководствоваться следующими документами:

  • Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н (далее — СГС «Основные средства»);
  • Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы…», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н (далее — СГС «Концептуальные основы»);
  • Инструкция, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н).

В отношении имущества, приобретенного до 1 января 2018 года, критерии отнесения к основным средствам устанавливались п. п. 38, 39, 41, 45 Инструкции № 157н. С 1 января 2018 года такие критерии закреплены п. п. 7, 8 СГС «Основные средства» вкупе с п. 36 СГС «Концептуальные основы». Кроме того, следует учитывать Методические указания, доведенные письмом Минфина России от 30.11.2017 № 02-07-07/79257.

Основными средствами признаются материальные ценности:

  • являющиеся активами (понятие актива дается в п. 36 СГС «Концептуальные основы»);
  • независимо от их стоимости;
  • со сроком полезного использования более 12 месяцев*;
  • предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления (в аренде либо в безвозмездном пользовании) в целях выполнения государственных (муниципальных) полномочий (функций), осуществления деятельности по выполнению работ, оказанию услуг либо для управленческих нужд субъекта учета.

Указанные материальные ценности могут находиться:

  • в эксплуатации;
  • в запасе;
  • на консервации;
  • а также могут быть переданы субъектом учета, в том числе инвестиционная недвижимость, во временное владение и пользование или во временное пользование по договору аренды (имущественного найма) либо по договору безвозмездного пользования.

К основным средствам не относятся:

  • непроизведенные активы;
  • имущество, составляющее государственную (муниципальную) казну, если иное не предусмотрено СГС «Основные средства»;
  • материальные ценности, в том числе объекты недвижимого имущества, предназначенные для продажи и (или) учитываемые в составе запасов;
  • материальные ценности, в том числе объекты незавершенного строительства, числящихся в составе капитальных вложений;
  • биологические активы.

Вместе с этим, в отношении материальных ценностей, признаваемых в соответствии с п. 99 Инструкции № 157н материальными запасами вне зависимости от стоимости объектов и сроков их эксплуатации, положения СГС «Основные средства» не применяются (письмо Минфина России от 30.11.2017 № 02-07-07/79257).

Анализируя названные нормы, можно прийти к выводу, что ключевым моментом при определении возможности отнесения флеш-карты к основным средствам является срок ее полезного использования. То есть, если данный носитель информации может использоваться более 12 месяцев, то он относится к основным средствам. Иначе — к материальным запасам.

Сколько «проживет» флешка?

Срок полезного использования — это период, в течение которого предусматривается использование актива в деятельности учреждения в тех целях, ради которых он был приобретен, создан и (или) получен, то есть в запланированных целях (п. 7 СГС «Основные средства»).

Срок полезного использования определяется согласно п. 35 СГС «Основные средства», исходя из:

  1. Ожидаемого срока получения экономических выгод и (или) полезного потенциала, заключенных в активе, признаваемом объектом основных средств;
  2. Рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объекта имущества, и (или) на основании решения комиссии субъекта учета по поступлению и выбытию активов , принятого с учетом:
  • ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;
  • ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;
  • иных ограничений использования этого объекта, в том числе установленных согласно законодательству Российской Федерации;
  • гарантийного срока использования объекта;
  • сроков фактической эксплуатации и ранее начисленной суммы амортизации — для объектов, безвозмездно полученных от иных субъектов учета, государственных (муниципальных) организаций.

При этом в первом случае следует руководствоваться постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (далее — Классификация № 1) и выбирать наибольший срок полезного использования, установленный для конкретной амортизационной группы (в части имущества, включаемого в 1-9 амортизационные группы).

Таким образом, для определения срока полезного использования флешки первоначально следует посмотреть, содержит ли Общероссийский классификатор ОК 013-2014 (СНС 2008), принятый и введенный в действие приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст (далее — ОКОФ), ее наименование в явном виде и соотнести код с конкретной амортизационной группой по Классификации №1. Согласно ОКОФ флешка — носитель информации может быть отнесена к коду 330.26.80.13 «Носители данных прочие…». Однако Классификация №1 не содержит амортизационной группы для кода ОКОФ 330.26.80.13. Следовательно, срок полезного использования следует определять вторым способом: исходя из рекомендаций производителя и (или) на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов.

Таким образом, ответ на вопрос: как учитывать флеш-карту, сводится к субъективному суждению должностных лиц конкретного учреждения относительно срока ее полезного использования. Именно они обладают информацией о входящей в комплект поставки документации, о «добросовестности» производителя. Они в компетенции определить характер и интенсивность использования флеш-носителя. Также отметим, что на флеш-карты некоторые производители дают гарантию до 5 лет.

Частный случай учета флеш-карт

Отдельно остановимся на учете флеш-карт, приобретаемых одновременно с разнообразными устройствами и используемых с ними. Например, покупается фотоаппарат, собственная память которого отсутствует либо очень мала. Тут же к нему подбирается и флеш-карта (SD, microSD и т. п.), чтобы он мог полноценно использоваться. Флеш-карта в таком случае служит не только для увеличения памяти фотоаппарата, но и для удобства перенесения фотографий на компьютер и иных целей. Аналогичная ситуация может происходить и с мобильным телефоном.

В соответствии с п. 10 СГС «Основные средства» согласно учетной политике учреждения с учетом положений Инструкции № 157н объекты основных средств могут объединяться в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств, если:

  • срок их полезного использования одинаков;
  • их стоимость не является существенной.

Согласно данному пункту в один инвентарный объект можно объединять, к примеру, периферийные устройства и компьютерное оборудование. При этом учреждение самостоятельно в рамках своей учетной политики определяет состав такого инвентарного объекта с учетом положений СГС «Основные средства» и существенности информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4 письма Минфина России от 15.12.2017 № 02-07-07/84237).

Критерий существенности также устанавливается учетной политикой учреждения, а его определение приведено в п. 17 СГС «Концептуальные основы».

Таким образом, флеш-карты, приобретаемые и используемые одновременно с иными устройствами (фотоаппаратами, мобильными телефонами), при внесении соответствующих положений в учетную политику учреждения могут учитываться единым инвентарным объектом.

Как избежать претензий?

Подводя итог изложенному, можно констатировать, что прямого ответа на вопрос: как учитывать флеш-карту, действующее законодательство в области бухгалтерского (бюджетного) учета не содержит. Минфин данный вопрос тоже не разъяснял. Анализ судебной практики и решений должностных лиц конкретных учреждений, закрепленных в их учетных политиках, противоречив (смотрите, например, в постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.08.2011 № 18АП-6963/11, решение АС Томской области от 17.04.2015 по делу № А67-7469/2014, решение АС г. Москвы от 17.12.2014 по делу № А40-111746/2014, п. 39 Приказа Федерального агентства железнодорожного транспорта от 31.12.2014 № 532 «Об утверждении Учетной политики Федерального агентства железнодорожного транспорта»). Поэтому при принятии решения об учете флеш-карт в качестве основных средств или материальных запасов целесообразно придерживаться следующих правил.

Во-первых, принятое комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решение должно быть обоснованным. То есть оно должно содержать подтверждение сделанного вывода относительно срока полезного использования флеш-карт. Это могут быть письменные гарантии производителя или поставщика, документальное обоснование характера и интенсивности использования данных носителей, проведенный анализ сроков использования за прошлые периоды и прочее. Важно, чтобы проверяющие видели, что в учреждении велась работа по принятию решения.

Решение следует закрепить в учетной политике учреждения. Кроме того, должен быть организован единообразный учет поступающих в учреждение флеш-носителей. Иными словами, не должно возникать ситуаций, когда аналогичные флеш-карты учитываются и в составе основных средств, и в составе материальных запасов.
_______________________
* если иное не предусмотрено СГС «Основные средства», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Статья подготовлена

экспертами Компании «Учёт в БГУ»

Если у вас возникли вопросы по данной теме, обсудите их с нашим экспертом по бесплатному номеру 8-800-250-8837. Ознакомиться со списком наших услуг можно на сайте УчётвБГУ.рф. Также вы можете подписаться на нашу рассылку, чтобы первыми узнавать о новых полезных публикациях.