Как обойти 44 ФЗ

Этикет переговоров. Правила подготовки

Переговоры, в отличие от деловой встречи, завершаются подписанием договора или как минимум протокола о намерениях. Вот почему готовиться к переговорам нужно основательно, продумывая не только их содержательную сторону, но и организационное обеспечение. При этом если выбор аргументов зависит от Ваших знаний и способностей, то организационное обеспечение встречи заранее определено правилами этикета деловых переговоров. Эти правила нужно просто знать.

Правило 1. Предварительные консультации. Назначать переговоры имеет смысл только в том случае, если в сотрудничестве заинтересованы обе стороны. Поэтому прежде всего нужно выяснить цели партнеров и определить предмет обсуждения. Найти область пересечения интересов помогут предварительные консультации. Когда Вы убедитесь, что партнеры в принципе настроены работать с Вами, приступайте к подготовке переговоров. Поручить эту задачу можно специальной протокольной группе (в крупных компаниях есть даже постоянно действующие протокольные отделы).

Правило 2. Время встречи. Назначая время, исходят из предполагаемой продолжительности переговоров. Обычно удобно выбрать утро – 10 или 11 часов. Если мероприятие началось в первой половине дня, его следует завершить не позднее 17–18 часов. Психологи и физиологи рекомендуют проводить переговоры во вторник, среду и четверг, так как на эти дни приходится пик психической и физиологической активности человека.

Правило 3. Место встречи. Серьезные деловые люди проводят переговоры в офисной обстановке. Сауны и рестораны – не лучшие места для принятия решений. В ресторане можно отметить удачное завершение переговоров или назначить деловую встречу для поддержания партнерских отношений и выяснения взаимных интересов – но не более того.

Переговоры могут проходить как в Вашем офисе, так и у партнеров – оба варианта имеют плюсы и минусы. Общаться на своей территории легче и спокойнее – так же как в спорте играть на своем поле. Однако в этом случае Вам не избежать организационных хлопот. С другой стороны, на чужом поле выше психологическое напряжение. Если компании давно сотрудничают и регулярно проводят переговоры, можно соблюдать очередность: сегодня – мы к вам, а завтра – вы к нам. Бывает и так, что мероприятие лучше назначить на нейтральной территории. Это полезно, в частности, когда:

  • партнеры находятся в очень натянутых отношениях и никто из них не хочет давать другому даже такого преимущества, как свое поле;
  • нужно обеспечить максимальный паритет на переговорах, чтобы обе стороны были в равных условиях;
  • переговоры планируются конфиденциальные, а офисы как у одного, так и у другого партнера не оснащены какими-либо техническими средствами защиты информации.

Правило 4. Состав делегации. Количество участников переговоров с каждой стороны и их должностной уровень должны быть примерно одинаковыми. Глава делегации – это сотрудник, принимающий окончательное решение как по предмету переговоров, так и относительно соблюдения утвержденного порядка. Обычно делегацию возглавляет руководитель компании, но бывают исключения. Например, если какой-то специалист лучше владеет техникой переговоров или если директор назначен недавно и еще недостаточно разобрался в ситуации, то руководить делегацией может другой человек. В таком случае все полномочия на время переговоров и вся ответственность за принятие решений ложатся на главу делегации, и Генеральному Директору нужно об этом помнить. Представители компании должны беспрекословно подчиняться решениям главы делегации. Большая ошибка – в ходе переговоров затеять спор между собой или подвергнуть сомнению решение руководителя.

Правило 5. Документы и раздаточные материалы. Проекты всех решений, договоров, соглашений следует подготовить заранее. Учтите, что в названия таких документов обязательно нужно включить слово «проект». Заранее продумайте, какие информационные материалы могут пригодиться во время переговоров. Важные сведения в нужный момент должны быть под рукой. Нельзя заставлять участников ждать, пока секретарь отыщет необходимые документы или дозвонится человеку, обладающему требуемой информацией. Печатные материалы следует подготовить в достаточном количестве и в одинаковой для всех участников комплектации. Оправдания вроде «для Вас осталась не очень качественная копия» оскорбительны.

Кроме того, есть смысл заранее собрать сведения об участниках переговоров со стороны партнеров, прежде всего – о Генеральном Директоре. Когда знаешь о партнере все или почти все, повлиять на результат встречи становится проще. Может пригодиться любая информация – и о кулинарных предпочтениях Генерального Директора, и о том, какую книгу он недавно прочитал.

Убедитесь, что у всех членов Вашей делегации достаточное количество визитных карточек.

Правило 6. Сувениры для партнеров. При желании можно подготовить небольшие подарки для участников переговоров. Сувениры не должны быть громоздкими или дорогими. Их полезно снабдить символикой фирмы. Генеральному Директору предназначаются отличные от других подарки, как правило – более ценные. Хороший тон – предупредить партнеров о приготовленных сувенирах (через протокольные группы или отделы), чтобы они не оказались в неловком положении из-за невозможности проявить ответную вежливость.

Привило 7. Этикет переговоров и дресс-код Мужчинам на переговоры следует надевать темные костюмы и светлые рубашки. Галстук не должен быть пестрым и многоцветным. Лучше остановить свой выбор на темном галстуке в некрупный светлый горошек или в диагональную светлую полоску. Обувь – классические черные туфли со шнурками (оксфорды); из декоративных элементов допустим только шов, отделяющий мысок туфли. Лакированная обувь или обувь из кожи экзотических животных (крокодилов, змей, страусов) неприемлема.

Лучшей одеждой для женщин, участвующих в переговорах, будет темный деловой костюм (жакет с юбкой или платьем). В дополнение к костюму лучше выбрать светлую блузку рубашечного покроя, прозрачные колготки телесного цвета, черные туфли-лодочки на невысоком каблуке (3–5 см) с минимальным декором. Галстук вроде мужского, как бы моден он ни был, женщине надевать на подобные мероприятия нельзя – таково неписаное правило делового мира. Допустимы немногочисленные украшения, строгие и неброские. Исключаются серьги наподобие цыганских и любые браслеты.

Этикет ведения переговоров

На переговоры следует прибыть вовремя. Опоздание – это нарушение этикета ведения переговоров; оно может быть расценено как неуважение к другой стороне или даже как оскорбление. Если Ваша делегация задержалась ненадолго по непредвиденным причинам, надо принести извинения. Если же Вы опоздали больше чем на 15 минут, Генеральный Директор принимающей стороны имеет полное право перепоручить переговоры помощникам или отказаться от встречи в этот день.

Встреча гостей. Если Ваша компания – принимающая сторона, то к назначенному времени все члены Вашей делегации должны в полном составе собраться в комнате для переговоров. Гостей встречает сотрудник, не участвующий в мероприятии. Он провожает их в переговорную. Первым здоровается и представляется глава делегации принимающей стороны, затем – глава делегации гостей. После этого руководитель делегации хозяев предлагает всем занять свои места.

Рассадка переговорщиков. Первым занимает свое место глава делегации хозяев. Остальные рассаживаются в соответствии с расставленными табличками. Один из самых распространенных вариантов рассадки такой. Делегации размещаются друг напротив друга, занимая каждая свою (длинную) сторону стола. При этом Генеральные Директора располагаются в центре друг напротив друга. По правую руку от главы делегации садится второй по значимости сотрудник, по левую – третий, следующим справа – четвертый, следующим слева – пятый и т. д. Эксперты и переводчики, участвующие во встрече, но не входящие в состав переговорщиков, располагаются слева и чуть позади от главы делегации. Замечу, что не соблюсти предписанную хозяевами рассадку и сесть на чужое место считается дурным тоном. Такое мог себе позволить только Джордж Буш-младший, когда был президентом США. На одном из саммитов «большой восьмерки» он бесцеремонно расположился рядом с канцлером Германии Ангелой Меркель, заняв место британского премьера Гордона Брауна. Усилия организаторов, которые попытались обратить внимание Буша на кувертную карточку, ни к чему не привели. Он сделал вид, что не понимает, чего от него хотят, и этим очень развлек мировое сообщество.

Обмен визитками. После того как все заняли места, глава принимающей стороны представляет членов своей делегации (независимо от того, знакомы участники переговоров друг с другом или нет). Затем свою команду представляет глава делегации гостей. Если на переговорах присутствует меньше десяти человек, участники обмениваются визитными карточками. Каждый передает свою визитку партнеру, сидящему напротив. Полученную карточку можно убрать в нагрудный карман пиджака или положить перед собой, чтобы иметь возможность уточнить имя партнера, если случится его забыть. Это особенно удобно, когда для рассадки на переговорах используются не вертикальные таблички, а лежачие кувертные карточки. Если переговорщиков много, то обмен визитками за столом неуместен. В этом случае у каждого участника должен быть полный список членов делегации партнера (с фамилиями, полными именами и отчествами, должностями). А возможность обменяться визитками у членов делегаций будет позже, во время перерыва или по завершении встречи.

Начало переговоров. Начинает переговоры Генеральный Директор принимающей стороны. Он же следит за тем, чтобы в ходе мероприятия не возникало продолжительных пауз. Наступившее молчание может быть воспринято гостями как намек на окончание встречи. Не следует приступать к теме переговоров с места в карьер. Для начала нужно обменяться несколькими фразами на отвлеченную тему: о погоде, о взаимовыгодном сотрудничестве в прошлом. Темы, способные вызвать разногласия (религия, политика, спортивные пристрастия, национальные особенности), должны быть исключены из предварительной беседы. После этого глава делегации хозяев предлагает перейти к теме переговоров. Генеральный Директор может передавать слово для выступления другим членам своей делегации, а также экспертам и советникам. Перебивать выступление партнеров не принято.

Перерывы в ходе встречи. Мобильные телефоны на время переговоров следует отключить. Все перерывы (например, на обед) должны быть запланированы заранее. Чтобы собравшихся не беспокоили, на дверь можно повесить предупреждение «Не входить! Идут переговоры». Секретарь имеет право зайти только по просьбе главы делегации хозяев. Если же в помещении все-таки появился посторонний человек, руководитель делегации принимающей стороны должен потребовать от него немедленно удалиться.

Запись беседы. В деловой практике принято вести запись переговоров. Это делается по-разному: одни составляют протоколы от руки, другие набирают их на компьютере, третьи записывают выступления на диктофон. Но чтобы начать запись, нужно уведомить об этом обе стороны и получить их согласие. Записывать переговоры может как технический сотрудник, так и член делегации.

Завершение переговоров. К концу встречи нужно разрядить атмосферу. Для этого можно, например, предложить участникам снять пиджаки. С этой инициативой может выступить только глава делегации принимающей стороны. Пока не окончена официальная, протокольная, часть мероприятия (и ведется съемка), делать такое предложение не стоит. Инициатива окончания переговоров остается за руководителем делегации гостей. Как правило, переговоры завершаются принятием какого-либо решения, которое оформляется документально. От каждой стороны документ подписывает уполномоченное лицо (или лица), после чего обоим партнерам выдается свой экземпляр документа. По итогам встречи составляется отчет, который может высылаться на утверждение другой стороне. Достигнутые на переговорах соглашения – как письменные, так и устные – должны неукоснительно соблюдаться, так как главный принцип делового этикета – держать данное слово.

По завершении мероприятия можно обменяться сувенирами. Полученные подарки не разворачивают и не рассматривают.

Переговоры не всегда заканчиваются удовлетворительно для обеих сторон. Иногда участники встречи принимают решение отложить подписание соглашения, чтобы лучше обдумать их условия или последствия сделки. В этом случае нужно обсудить с партнерами дату следующего раунда переговоров. Если становится ясно, что прийти к согласию не удастся ни сейчас, ни позже, не стоит ставить ультиматумы или выходить, хлопнув дверью. Глава делегации гостей должен просто объявить, что разница во мнениях слишком велика, поблагодарить за совместную работу, попрощаться и уйти вместе со своими подчиненными.

Конкурентные переговоры

Выбор способа закупок согласно 223-ФЗ

Осуществляя закупочную деятельность заказчики руководствуются Конституцией РФ, Законом № 223-ФЗ, ФЗ № 135 «О защите конкуренции», другими федеральными законами и нормативно-правовыми актами РФ, а также принятым правовым актом, регламентирующим процедуру закупок конкретного заказчика – Положением о закупках. Ст. 2 ФЗ №223 гласит о том, что именно Положение является главным документом, лежащим в основе всех закупочных процедур того или иного заказчика. Современное законодательство не содержит исчерпывающего перечня торговых и неторговых способов закупок, однако положениями ФЗ №223 (ч.3. ст. 3) предусмотрена возможность для заказчиков указать в своем Положении о закупках иные способы закупок, помимо конкурса и аукциона (они в соответствии с Гражданским кодексом РФ являются торгами и должны быть обязательно отражены в Положении о закупках, независимо от того, будет ли использовать эти способы заказчик или нет при осуществлении закупок товаров, работ или услуг, т.е. обязательны для включения, но не обязательны для проведения). Следовательно, любой иной способ закупок кроме конкурса и аукциона не является торгами и не регулируется статьями 447 — 449 части первой Гражданского кодекса РФ. Эти процедуры также не являются публичным конкурсом и не подпадают под действие ст. 1057-1061 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, проведение данных процедур не накладывает на заказчика соответствующего объема гражданско-правовых обязательств по заключению договора с победителем таких процедур или иным участником, в случае соответствующей оговорки в Положении о закупке Вместе с тем, при определенных обстоятельствах контролирующие органы могут признать неторговую закупку торгами по своей природе.

В своем Положении о закупках заказчик может указать любые неторговые способы закупок (самые популярными являются запрос предложений, запрос котировок, конкурентные переговоры), на свое усмотрение, при этом он прописывает порядок, условия закупок такими способами- начиная от подачи заявок до определения победителя и заключения с ним договора. Заказчикам вполне удобно и выгодно отразить в своем Положении о закупках именно неторговые способы закупок, так как он самостоятельно определяет последовательность действий той или иной процедуры, способ определения победителя, сроки и в целом специфику конкретной закупки для своей организации. При осуществлении неторговых процедур заказчик не ограничен требованиями ст.447-449 Гражданского кодекса РФ, нормы которых регулируют порядок проведения торгов и заключение по их итогам договоров. ФЗ №223 предусматривает сроки размещения в ЕИС извещения о закупке для торгов, а что касается неторговых способов закупок, то заказчик самостоятельно определяет сроки проведения таких процедур, порядок и отражает это в Положении о закупках.


В отличие от торгов, осуществление неторговых процедур не накладывает обязанность на заказчика заключить договор с победителем, также он может отклонить предложения всех участников на любой стадии и завершить проведение закупки без выбора победителя. Что касается антимонопольных требований, указанных в ФЗ №135, они являются общими для торгов и неторговых закупок, об этом следует помнить заказчику, при формировании требований и технического задания той или иной процедуры, а также при определении победителя.

Способы закупок

Способы закупок:

-конкурентные

а) путем проведения торгов (конкурс, аукцион)

б) без проведения торгов (те способы, которые предусмотрел заказчик в своем Положении о закупках, например, запрос предложений, запрос котировок, конкурентные переговоры)

-неконкурентные (закупка у единственного источника).

Выбор способа закупки

Заказчик при закупке товаров, работ или услуг вправе использовать только те способы закупок, которые предусмотрены в Положении о закупках. При этом применение того или иного способа должно быть обусловлено рядом тех или иных условий, указанных в Положении о закупках заказчика.

Например, заказчик вправе применять процедуру открытого конкурса, если: для заказчика важны несколько условий исполнения договора, на проведение закупки (от момента размещения извещения о закупке в ЕИС до подписания договора, у заказчика есть не менее чем 30 дней, начальная (максимальная) цена договора превышает 10 000 000 рублей.

Заказчик вправе применить процедуру открытого аукциона, если: для заказчика важна цена договора, на проведение закупки ( от момента размещения извещения о закупке в ЕИС до подписания договора, у заказчика есть не менее чем 30 дней, начальная (максимальная) цена договора превышает 10 000 000 рублей.

Если у заказчика на проведение закупки (от момента размещения извещения о закупке в ЕИС до подписания договора) менее 20 дней, начальная (максимальная) цена договора не превышает 10 000 000 рублей, необходима возможность необремененного ответственностью отказа от закупки (и заключения договора) на любом этапе процедуры, важны несколько условий исполнения договора, то заказчик вправе использовать запрос предложений.

Если у заказчика на проведение закупки (от момента размещения извещения о закупке в ЕИС до подписания договора) менее 20 дней, начальная (максимальная) цена договора не превышает 10 000 000 рублей, необходима возможность необремененного ответственностью отказа от закупки (и заключения договора) на любом этапе процедуры, важным условием исполнением договора является цена, то вполне уместно использовать такой способ закупки как запрос котировок.

Для конкурентных переговоров в своем Положении о закупках заказчик может указать, например, такие условия: важны несколько условий исполнения договора, начальная (максимальная) цена договора превышает 2 000 000 рублей, сложность закупаемых товаров, работ или услуг такая, что имеются разные варианты удовлетворения потребностей заказчика, или заказчик не может сформулировать спецификацию товаров, характеристику товаров, работ или услуг, или у заказчика возникают иные сложности при закупке, которые можно решить только путем переговоров с участниками закупок, а проведение процедуры многоэтапного конкурса с учетом затрат времени нецелесообразно, необходима возможность необремененного ответственностью отказа от закупки (и заключения договора) на любом этапе процедуры и др.

Исполнение обязательств участника закупки в связи с подачей заявки может быть обеспечено внесением задатка (размер устанавливается в Положении о закупках и прописывается в закупочной документации заказчиком) в качестве обеспечения данной заявки на расчетный счет, указанный в закупочной документации.

Аукцион

Аукцион – это конкурентный способ закупки, при котором победителем признается лицо, предложившее самую низкую цену договора или, если при проведении аукциона цена договора была снижена до нуля и аукцион проводится на право заключить договор, наиболее высокую цену договора. Такой способ закупки по праву можно назвать самым известным, так как свое распространение он получил благодаря ФЗ №94 (сейчас ФЗ №44). Заказчики, закупочная деятельность которых регламентируется ФЗ №223, самостоятельно определяют в Положении о закупках случаи и порядок проведения аукциона. Чаще всего аукцион проводится тогда, когда заказчик определился какой именно товар необходим, какого качества, какие свойства он должен иметь, в какие сроки он будет поставляться. Закупить необходимый товар (работы или услуги) по наименьшей цене-такова цель данного конкурентного способа закупки. Заказчик обязан известить всех заинтересованных лиц том, что будет проводиться открытый аукцион не менее чем за 20 дней (по ФЗ№ 223) до дня, когда будет окончен прием заявок. Важная часть проведения аукциона – торги, когда участники предлагают свои ценовые предложения относительно конкретного лота.

Шаг аукциона – установленный организатором закупки денежный интервал, в соответствии с которым изменяется предыдущее ценовое предложение. Победителем в аукционе признается допущенный участник закупочной процедуры, который предложил лучшую цену. Заказчик вправе принять решение об отказе от проведения открытого аукциона в сроки, указанные в извещении о проведении открытого аукциона. В соответствии с Гражданским кодексом РФ после завершения аукциона на заказчике лежит обязанность заключить договор с победителем. Аукцион может проходить и в электронной форме в соответствии с ФЗ №223 и регламентом той электронной площадке, где проводится данная закупочная процедура. При этом после завершения закупки в этом случае договор может быть заключен как в электронной форме через ЭТП, так и в обычной, бумажной форме- порядок заключения договора прописывается в Положении о закупках заказчиком.

Существует еще такое понятие как «редукцион» — неторговый конкурентный способ закупки, когда победителем будет признано лицо, предложившее наиболее низкую цену договора, путем проведения торгов по снижению начальной (максимальной) стоимости договора ( аукцион на понижение) в порядке, установленном в редукционной документации.

Конкурс

Конкурс — конкурентный способ закупки, при котором победителем признается лицо, предложившее лучшие условия исполнения договора в соответствии с критериями и порядком оценки и сопоставления заявок, которые установлены в конкурсной документации на основании Положения о закупках, и конкурсной заявке которого присвоен первый номер. Такой способ закупки целесообразно использовать когда заказчику важна не только цена (происходит сокращение роли ценовых критериев, ФЗ №223 этому не препятствует, в пользу тех критериев, которые наиболее точно помогут определить заказчику победителя и его готовность к эффективному взаимодействию), но и ряд других параметров закупаемых товаров, работ или услуг. Победителем в конкурсе является лицо, которое предложило лучшие условия исполнения договора. Заказчик извещает всех заинтересованных лиц о проведении конкурса не менее чем за 20 дней ( по ФЗ № 223) до дня окончания приема заявок . Участники подают вместе с указанным в закупочной документацией пакетом документов заполненные заявки установленной формы с ценовым предложением и другими характеристиками закупаемого товара (работ или услуг). Конкурсная процедура проходит несколько этапов: извещение о проведении конкурса, прием заявок, вскрытие заявок, рассмотрение и оценка заявок, подведение итогов и заключение договора с победителем.

В закупочной документации заказчик указывает критерии, по которым будут оцениваться поданные заявки участников. Каждый критерий имеет свой коэффициент значимости и систему начисления баллов. Например, заказчик указывает такие критерии оценки как: цена (значимость критерия 40 %, опыт выполнения аналогичных работ участником закупки – значимость критерия 20 %, срок гарантии –значимость критерия 30 %, срок выполнения работ – значимость критерия 10 %). Победителем становится участник, кто набрал наибольшее количество баллов по результатам оценки заявок. Заказчик обязан заключить договор с победителем процедуры в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Заказчик вправе принять решение об отказе от проведения открытого конкурса в сроки, указанные в извещении о проведении открытого конкурса.

Конкурс также может проходить в электронном виде на ЭТП, в соответствии с ее регламентом, весь документооборот будет осуществляться в электронной форме. Некоторые заказчики используют в качестве одного из способов закупок тендер. Как правило, это копия конкурса, только под другим названием. Делается это для того, чтобы закупка не попадала под действие Гражданского кодекса РФ (ст. 447-449). Но на практике, тендер воспринимается как конкурс с в судах (как и запрос предложений) со всеми соответствующими правовыми последствиями.

Конкурс может быть многоэтапным. На первом этапе многоэтапного конкурса участники закупки представляют первоначальные конкурсные заявки, содержащие технические предложения без указания цены, а также документы, подтверждающие соответствие участников установленным в конкурсной документации требованиям. К участию во втором этапе многоэтапного конкурса допускаются только те участники, которые по результатам первого этапа допущены комиссией по закупке до участия в этапе и получили адресные приглашения. На втором (заключительном) этапе заказчик предлагает участникам представить окончательные конкурсные заявки с указанием цены — итоговое технико-коммерческое предложение. (порядок проведения заказчик указывает в закупочной документации в соответствии с Положением о закупках).

Запрос предложений

Запрос предложений – конкурентный способ закупки без проведения торгов, победителем которых признается лицо, предложившее лучшие условия исполнения договора и заявке которого присвоен первый номер. Данный способ закупки аналогичен конкурсу («миниконкурс»). Заказчик в закупочной документации может указать свое право отказаться от проведения запроса предложений в любое время до момента заключения договора, также на заказчике не лежит обязанность заключить договор с победителем закупочной процедуры. Запрос предложений целесообразно использовать, когда в короткие сроки необходимо закупить товары (работы, услуги). Заказчик устанавливает сроки проведения закупочной процедуры, обычно это 5-10 дней ( прием заявок, оценка и рассмотрение, подведение итогов) в закупочной документации согласно Положению о закупках.

Так же как и в конкурсе в закупочной документации заказчик устанавливает критерии оценки и сопоставления заявок участников, закрепляется значимость того или иного критерия, количество баллов, которые присваиваются по каждому критерию, алгоритм подсчета баллов. Запрещается предъявлять к участникам, как торговых процедур, так и неторговых, требования, не предусмотренные в закупочной документации. После определения победителя заказчик на свое усмотрение может заключить с ним договор.

Запрос котировок

Запрос котировок – конкурентный способ закупки без проведения торгов, победителем которого признается участник, предложивший наиболее низкую цену договора. Также как и аукцион запрос котировок нацелен на получение самой выгодной цены договора. В закупочной документации заказчик может (так же как и в запросе предложений) указать право отказаться от проведения данной закупочной процедуры на любом ее этапе, заказчик не обременен обязательством заключить договор с победителем запроса котировок. Запрос котировок считается самым простым способом закупки товаров работ, услуг и подходит для закупки несложных недорогих товаров в короткий период времени. В закупочной документации заказчик устанавливает срок приема заявок (обычно 5-7 дней) участников, где будут указаны их ценовые предложения. Порядок проведения запроса котировок в плане организации напоминает запрос предложений. Важное отличие- наличие главного критерия оценки-цены. Другие условия в этом случае формулируется заказчиком самостоятельно в закупочной документации.

Также как и запрос предложений запрос котировок может проводится в электронной форме на ЭТП. Это обеспечивает высокий уровень конкуренции при проведении закупочной процедуры.

Конкурентные переговоры

Конкурентные переговоры – конкурентный способ закупки без проведения торгов, при котором заказчик проводит переговоры с поставщиками, победителем которых признается лицо, предложившее лучшие условия исполнения договора. Данный способ закупок не такой распространенный как запрос предложений или запрос котировок. Заказчик оповещает неопределенный круг лиц о намерении провести конкурентные переговоры. Лица, желающие принять участие, подают заявки в соответствии с закупочной документацией. После чего ведутся переговоры между заказчиком и участниками о характеристиках продукции, о стоимости, условиях поставки и оплаты и т.д. На этапе переговоров заказчиком ведутся протоколы, где отображается суть договоренностей относительно товара (работ или услуг). Заказчик на свое усмотрение может заключить договор с участником закупки, который предложил лучшие условия. Данный способ закупки обеспечивает широкие возможности для заказчиков при проведении закупки, так как есть постоянный контакт с потенциальным поставщиком.

Также как и другие неторговые способы, конкурентные переговоры могут быть реализованы в электронной форме. Конкурентные переговоры используются как и не закупочная процедура для мониторинга и анализа рынка товаров, работ и услуг.

Конкурентные процедуры могут проводиться среди неограниченного круга участников (открытие закупки), среди ограниченного круга участников (закупки с ограниченным участием и закрытые закупки). К закупкам с ограниченным участием допускаются такие участники, которые прошли предварительный квалификационный отбор, специально приглашенные для участия.

Протокольные аспекты подготовки и проведения переговоров

1. Подготовка помещения для проведения переговоров

Многие люди не уделяют значительного внимания выбору наилучших внешних условий для проведения переговоров и часто на этом проигрывают. Интерьер офиса раскрывает индивидуальность фирмы. Элементы дизайнерского решения офиса могут продемонстрировать степень официальности или непринужденности, которая присуща тому или иному помещению фирмы, в частности переговорной комнате. Помещение для проведения переговоров должно настраивать на создание рабочей атмосферы и быть удобным для участников встречи.

Благодаря удачному планированию помещения и его организации у вас есть возможность оказать влияние на ход переговоров. Здесь играют роль как психологические, так и физиологические аспекты.

В переговорном процессе значительную роль играет тот факт, хорошо ли себя чувствуют участники переговоров в том окружении, в котором они находятся. Чем приятнее атмосфера, тем более вероятно, что стороны придут к взаимовыгодному решению.

К физиологическим аспектам пространства относятся такие компоненты, как освещение, мебель, техническое оснащение, наличие напитков и т.д.

Необходимо помнить об эстетическом оформлении помещения для переговоров и требованиях эргономики. Оно должно быть оформлено в определенной цветовой гамме, с продуманным освещением и вентиляцией. Кстати, наилучшим считается естественное освещение, но его может быть недостаточно в пасмурные и осенне-зимние дни. Света в помещении для переговоров должно быть в норме. Потому что когда его мало, мы ощущаем вялость, и наоборот: когда мы имеем переизбыток света, несмотря на более радостное настроение, мы гораздо быстрее устаем от перегрузки зрительными впечатлениями.

Важно, чтобы в помещении не было душно и не было никаких посторонних запахов.

На ход ведения переговоров может оказать влияние окружающая цветовая гамма. Будучи электромагнитной волной, каждый цвет формирует вокруг себя собственное биополе, которое мы воспринимаем на тонком энергетическом уровне. Цвет относится к числу «слабочитаемых», нюансных воздействий. Но влияет он на нас всегда, вне зависимости от нашего желания. Например, белые стены слишком хорошо отражают свет и могут вызвать раздражение (а также ассоциацию с «больничной атмосферой»), красные оттенки имеют тенденцию возбуждать и восприниматься как угрожающие. В помещении для переговоров желательно иметь стены, окрашенные в спокойные тона: сложные оттенки светло-серого, голубого, бежевого, кремово-желтого и зеленого цвета.

Изучение искусства декорирования офиса выявляет интересные тенденции. Например, присутствие таких элементов декора как современные драпировки на окнах, ковры, ухоженные декоративные растения, аквариумы и картины, оказывает положительное воздействие, так как такого рода предметы создают благоприятные условия для коммуникации, а это немаловажно. В то же время белая и производящая стерильное впечатление мебель, холодный каменный пол и голые стены не внесут вклад в приятный климат беседы.

По-прежнему актуальна рекомендация об украшении стен картинами или репродукциями картин, не содержащих национальных или религиозных сюжетов и обнаженной натуры (даже если это известная классика). Также следует с осторожностью отнестись к картинам, написанным в абстрактном стиле. Вполне допустимы нейтральные пейзажи. Стильным считается включение в интерьер профессионально сделанных и оформленных цветных и черно-белых фотографий. Главное при украшении стен — соблюсти баланс количества и качества. Иногда достаточно одной эффектной детали.

Важно позаботиться о том, чтобы участники хорошо слышали друг друга (возможное использование микрофона и соответственно техническое обеспечение) и чтобы в помещении не было посторонних шумов (с улицы, от строительных или ремонтных работ в других помещениях и т.п.).

Предпочтительно, чтобы вся мебель, расположенная в комнате для переговоров, была выдержана в едином стиле. Все крупные предметы мебели (стеллажи, шкафы) должны быть расставлены так, чтобы они не препятствовали свободному общению. Размер стола для переговоров необходимо соотнести с общей площадью комнаты (лучше больше, чем меньше). Отдавайте предпочтение благородному дереву, если есть такая возможность. Не рекомендуется использовать прозрачный стол, так как хотя он и демонстрирует открытость, по мнению психологов, также вызывает некий дискомфорт у участников переговоров.

Когда говорят о переговорах, кажется, что главным словом, относящимся к мебели, является «стол». На самом деле это «кресло». Исследования в области эргономики показывают, что плохое кресло снижает у человека концентрацию внимания, повышает утомляемость и вызывает раздражительность. Правильно выбран кресла для участников встречи, вы снимете эти проблемы. Обратите внимание на то, чтобы стулья или кресла были одинаково комфортными и никто не почувствовал бы себя обделенным. В то же время важно не создавать чересчур комфортные, расслабляющие условия.

Чаще всего при ведении переговоров используется прямоугольный стол. В случае многочисленной группы участников возможно размещение за столами, поставленными в виде буквы «П». Иногда для проведения переговоров используют круглый стол. Форма стола имеет и психологическое значение. К примеру, круглый стол создает более свободную атмосферу. Он хорош при совместной работе над проектом, но снимает статусные различия между участниками переговоров, так как руководители делегаций и другие участники психологически оказываются на одном уровне. Квадратный стол может создать атмосферу соревнования и конкуренции и вызвать оборонительные реакции.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, ручки, карандаши. Также на столах могут стоять пепельницы (знак того, что в данном помещении разрешается курить, но сделать это возможно только после того, как будет получено разрешение присутствующих, а лучше вообще воздержаться от курения за столом переговоров и отложить это занятие до времени официального перерыва или до конца встречи).

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах, чтобы не загораживать лиц участников переговоров и не мешать ходу переговоров. Важно заметить, что цветы не должны быть с сильным запахом (например, слишком ароматные сорта лилий), так как даже такой, казалось бы, незначительный штрих может негативно повлиять на проведение встречи, вызвав, в прямом смысле слова, головную боль у кого-то из участников. При проведении международных переговоров красивым жестом является украшение стола профессионально аранжированными букетами с использованием цветов флага страны партнеров и флагов стран — участниц переговоров. Они должны быть расположены на одинаковом уровне и быть одного размера.

Группами по центру стола или персонально для каждого участника переговоров ставятся напитки и посуда для них. Если напитки ставятся персонально для каждого участника переговоров, стаканы также ставятся индивидуально в обычном положении (дном вниз). Напитки могут быть расставлены группами вдоль стола, но в пределах досягаемости каждого участника. В этом случае стаканы для напитков ставятся группой в перевернутом виде (символ их неиспользованности) на небольшом подносе, покрытом тканевой или бумажной салфеткой.

Имейте в виду, что ставить на стол литровые или двухлитровые бутылки с напитками категорически нельзя. На столе должны быть бутылки воды емкостью не более 0,5 литра. Помните, что, демонстрируя свое гостеприимство, не следует слишком увлекаться и превращать стол для переговоров в фуршетный стол с изобилием напитков. Как минимум, на стол ставится одна разновидность негазированной воды. Классическим является наличие на столе бутылочек качественной негазированной и газированной воды.

Никакое угощение на стол не ставится, так как его предлагают только тогда, когда будет объявлен перерыв.

2. Встреча участников и размещение за столом переговоров

Если принято решение о проведении переговоров на вашей территории, человек, встречающий гостей у входа в вестибюле фирмы, не должен быть членом принимающей делегации. Это может быть административный помощник, секретарь фирмы или кто-то из сотрудников. Он показывает, где можно оставить верхнюю одежду, и провожает гостей до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация в полном составе уже находится в этом помещении. Появление кого-то (а на практике часто главы принимающей стороны) после входа гостей является моветоном (дурным тоном). При этом важно, чтобы все присутствующие, включая главу делегации хозяев, стояли, а не сидели.

В то же время, если это «высокие» гости, их встречает «у порога» глава принимающей стороны и лично провожает в комнату для переговоров. (Во время проводов гостей провожают либо до выхода из комнаты переговоров, либо до лифта, либо до выхода из здания, а в отдельных случаях даже ждут, пока высокие гости отъедут на машине.)

Атмосфера ведения переговоров во многом зависит от того, как вы рассадите участников.

В официальной обстановке часто используется порядок размещения участников, взятый из дипломатической практики, когда главы сторон — участниц переговоров сидят в центре прямоугольного стола друг напротив друга, рядом с ними справа — вторые лица, а слева находятся переводчики (если это международные переговоры). Далее или вместо переводчиков — другие члены делегации. Но эксперты по переговорам не советуют создавать «два фронта». В неофициальной обстановке при рассадке постарайтесь использовать кооперацию вместо разделения и смещение вместо отделения. Рассадите участников переговоров таким образом, чтобы рядом с членом одной команды сидел бы член другой команды, так как это облегчает откровенный обмен мнениями.

Если в переговорах участвуют только двое, то по возможности садитесь так, чтобы ваш партнер по переговорам сидел бы рядом с вами, но под углом, а не напротив вас. Если вы хотите подчеркнуть уважение к партнеру, садитесь слева от него.

Для исключения позиции соперничества при трехсторонней (и более) встрече участников переговоров лучше всего использовать круглый стол.

На практике часто встречается вариант, когда руководитель принимающей стороны сидит во главе стола в виде буквы «Ъ». В этом случае обычно гости рассаживаются от него по правую руку. При этом руководитель делегации партнеров сидит ближе всего к «хозяину» помещения. Хотя такая рассадка значительно понижает статус гостей.

Рассаживаются за столом переговоров только после того, как свое место займет глава принимающей стороны. После того, как все займут свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно.

Вот еще несколько общих советов по поводу размещения участников переговоров за столом:

— садитесь рядом с тем человеком, с которым вам будет необходимо оперативно консультироваться, не привлекая к себе внимания прочих участников переговоров;

— садитесь напротив того человека, с которым во время переговоров у вас будет наибольшее противостояние;

— обеспечьте себе прямой зрительный контакт с теми, кому будут адресованы ваши предложения.

3. Угощение (кофе-пауза)

Предложение угощения в перерыве переговоров считается хорошим тоном и это обязательно будет оценено партнерами. Угощение считается обязательным, если продолжительность встречи превысит два часа.

По правилам международного этикета первая чашка — руководителю группы гостей, затем — хозяину кабинета, потом всем женщинам со стороны гостей, мужчинам со стороны гостей и наконец в таком же порядке своим сотрудникам.

Ответственный сотрудник, который организует питание участников переговоров, должен составить меню, проконтролировагь своевременное выделение средств на организацию угощения, предусмотреть все детали сервиса.

Также следует придерживаться следующих рекомендаций:

— стол для угощения сервируется в комнате, находящейся рядом с помещением для переговоров (если такой возможности нет — угощение для всех участников ставится на край стола для переговоров по типу фуршетного стола, при этом возможна отдельная сервировка для руководителей сторон — участии в переговоров);

— при сервировке необходимо использовать тканевые или бумажные скатерти, закрывающие стол;

— обязательно на столе должны быть тканевые или бумажные салфетки, тарелки (желательно не пластиковые), столовые приборы и чашки. Посуда должна быть из одного сервиза;

— учитывайте вкусы вегетарианцев и тех, кто предпочитает кофе без кофеина.

Из угощения чаще всего предлагаются маленькие декоративные бутерброды (канапе), пирожки с различными начинками, сладкие и соленые печенья, сдобные булочки, кексы, соленые или сладкие торты, кондитерские изделия. Можно подать лимон. На стол ставятся сливки, сахар, термосьт с чаем и кофе. Необходимо избегать хрустящих, рассыпчатых, пачкающих и жирных продуктов, которые трудно съесть аккуратно.

Подходя к столу, следует брать только одну булочку или канапе. Позже можно взять еду повторно, но нельзя сразу набирать на свою тарелку несколько бутербродов, как будто вы боитесь, что вам больше ничего не достанется.

Ответственный за угощение должен оставить стол после еды в идеальном порядке, особенно если угощение было сервировано на краю стола для переговоров, которые будут продолжены.

Здесь мы рассмотрели правила организации угощения на территории одной из фирм — участниц переговоров, когда на угощение отведено немного времени, но возможен и другой вариант — когда участники переговоров обладают большим запасом времени для встречи и тогда организуют бизнес-ланч.

4. Деловые подарки (как правильно выбирать, вручать и принимать подарки)

Во всем деловом мире оказание корпоративных знаков внимания стало естественной частью бизнеса. Представители компаний таким образом выражают свое уважение к партнерам, стремятся наладить и укрепить профессиональные связи. Важно соблюдать определенные правила, регулирующие эту приятную, но непростую часть деловой жизни.

Нужно различать понятия: подарок и сувенир. Подарок — это то, что дарят, а цель сувенира (ош’егiiг в пер. с франц. — «память») — напомнить о какой-либо встрече или событии.

Протокол допускает обмен сувенирами и подарками после завершения переговоров, но при этом надо помнить, что неоправданно дорогие подарки могут поставить бизнес-партнеров в неловкое положение (особенно при общении с иностранцами, так как во многих компаниях существуют строгие корпоративные правила, определяющие допустимую стоимость принимаемых подарков) и в конечном счете даже навредить делу. По существующему в странах Европы и США законодательству любой полученный официально подарок стоимостью более 50 долларов должен быть занесен в декларацию о доходах. Поэтому деловые партнеры традиционно вручают друг другу подарки в пределах этой суммы. В то же время жизнь любого делового сообщества многогранна и протекает на различных уровнях, поэтому говорить о жестких ценовых пределах стоимости презентов не приходится. И все же, собираясь вручить подарок клиенту или партнеру, следует заранее узнать, какова политика его компании на этот счет. Что касается российского бизнеса, законодательство определяет верхний стоимостный порог делового подарка в 5 МРОТ. По закону превышение этой суммы официально считается взяткой. В последнее время прослеживается тенденция в сторону уменьшения стоимости деловых подарков. Однако на фоне щедрых российских дарителей массовым явлением эту тенденцию назвать можно будет еще не скоро.

Цена подарка должна быть адекватна характеру отношений между партнерами: чем они поверхностнее, тем символичнее становится и цена. Именно в таких случаях говорят, что «дорог не подарок, а внимание». Дорогой подарок может означать ожидание столь же дорогого нематериального ответа, и его принятие будет расцениваться как согласие на это. К тому же дорогой подарок может поставить того, кому он предназначен, в неловкое положение еще и потому, что вынуждает принимающего ответить равноценно. Столь же неоднозначен и дешевый подарок. Низкая цена может означать не только ограниченность средств дарителя, но и его нежелание тратиться на поддержание дружеских связей с партнерами.

Обмен подарками между деловыми людьми на Западе распространен не так широко, как на Востоке, но небольшой сувенир примут с благодарностью, особенно если вы серьезно отнесетесь к его выбору и процесс вручения будет выглядеть весьма корректно. По правилам этикета во время первой встречи подарки преподносят хозяева, а не гости. В то же время вопрос обмена подарками следует заранее оговаривать, чтобы подарок не был неожиданностью и не поставил другую сторону в неловкое положение. Если вы хотите преподнести подарок руководителю партнерской делегации — он вручается после окончания переговоров в неформальной рабочей обстановке и секрета из этого не делают. Если сувенирьт вручаются всем членам партнерской делегации, нельзя дарить всем одинаковые подарки — необходимо соблюдать субординацию. Особенно чувствительны к этому представители азиатских государств, так как там господствует строгая иерархия. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным, особенно если ваши партнеры с Востока. Это делается в интересах укрепления дружественных связей. Позднее, когда партнерские отношения окрепнут, обмен подарками становится необязательным. Следите за тем, чтобы избежать двусмысленности подарка и неоднозначной реакции того, кому он предназначен.

Подарки деловым партнерам имеют свою специфику. Деловой подарок вручается от юридического лица. За человеком, который преподносит подарок, всегда стоит фирма, которая таким образом хочет выразить свое внимание и уважение к деловому партнеру. Это могут быть подарки, обеспечивающие рабочий процесс: ежедневники, качественные ручки от известных производителей, настольные приборы, кожаные вещи (портфели, различные аксессуары: записные книжки, очешники, брелоки, ключницы, визитницы и т.п.), предметы интерьера, комнатные растения и т.п., а может быть и такой подарок, который человек возьмет домой.

На подарки, предназначенные конкретному лицу, нельзя наносить логотип фирмы-дарителя. Лучше всего вручить подарок со специально сделанными подарочными бумажными визитками. Человек будет помнить, кто сделал подарок, и сможет пользоваться этим предметом в свое удовольствие, не испытывая неловкости, что рекламирует чужую фирму.

А вот подарки фирме, в отличие от персональных подарков, всегда должны быть снабжены дарственной надписью (либо гравировка на самом подарке, либо прикрепление специальной металлической или пластиковой таблички к подарку). Надпись на подарке (или на табличке) указывает, когда, кем и по какому случаю преподнесен данный подарок.

Во многих фирмах в кабинете первого лица (или в специально выделенном помещении) есть выставка презентов фирме. Это должны быть солидные, престижные, а не утилитарные подарки.

При выборе подарка важно не ошибиться в разграничении: это — для фирмы, это — персональный подарок.

К универсальным подаркам относятся:

— цветы. Их дарят деловым партнерам в знак приветствия, в знак благодарности за участие в каком-либо совместном мероприятии, при поздравлении с праздником, юбилеем, в качестве извинения и других особых случаях. Если это уместно, подарком может быть и комнатное растение для украшения офиса. Вьтбирая букет для российских и европейских партнеров, помните правило: преподносите только нечетное число цветов, кроме 13, так как это число в большинстве стран считается несчастливым. Обычно за основу делового букета берется классический букет в декоративном стиле. Для такого букета, учитывая его предназначение, важны колористическое решение (цветовая гамма), выбор формы и размера, подбор цветов и соблюдение правил упаковки. Чтобы не ошибиться в выборе букета для конкретного адресата, посоветуйтесь с флористом;

— книги (подарочный вариант), художественные и фотоальбомы, любые энциклопедии, справочники в соответствии с интересами адресата или универсальные. Разумеется, речь должна идти о солидном издании. Партнеры оценят и культурный уровень дарителя, и желание порадовать их и преподнести изысканный подарок. Помните, что такие подарки нельзя подписывать. Только автор книги может сделать на ней дарственную надпись;

— любые высококачественные канцелярские принадлежности (ежедневники, органайзеры, авторучки);

— календари, свечи (это сезонные подарки, которые вручают к новогодним праздникам);

— пепельницы, зажигалки (заранее уточните курит ли человек);

— авторские картины, скульптуры (металл и сплавы, фарфор, стекло и дерево), гравюры, эстампы, высококачественные изделия художественных промыслов, стальные фотографии и альбомы для фотографий;

— посуда (кофейные и чайные сервизы, дорогостоящие чашки, наборы посуды для напитков), вазы для цветов, наборы столовых приборов. VIP-подарки из этой категории могут быть украшены монограммой того человека, которому они предназначены. Это станет фамильной ценностью, и такой подарок приятно удивит даже тех, у кого все есть;

— высококачественные спиртные напитки. Но здесь существуют ограничения: не следует преподносить спиртные напитки в качестве первого подарка, нельзя дарить бутылку без оригинальной фирменной упаковки, неприличным считается преподносить спиртные напитки женщинам. Таюке не принято преподносить в подарок вино, если ваш партнер происходит из региона, славящегося своими алкогольными напитками. Запомните, что преподнесение одного и того же вида подарка считается нарушением этикета, но спиртные напитки составляют исключение — их можно дарить повторно, если они пришлись по вкусу;

— высококачественные шоколадные изделия.

Неудачные подарки для деловых партнеров: предметы с религиозной символикой (в том числе иконы — являются предметом культа и по этой причине не могут быть подарком в светском понимании) или национальной тематикой, предметы, связанные с плохими приметами (ножницы, часы, зеркала, носовые платки, ножи), а также парфюмерия, галстуки и т.п.

Неприемлемые подарки: предметы личного характера, деньги.

Подарки должны быть красиво упакованы. Будьте внимательны к упаковке, поскольку именно она создает у человека первое впечатление о подарке. Чаще всего используют коробки, пакеты, красивую оберточную бумагу (учитывайте рисунок бумаги). Помните, что упаковка должна позволять легко вынуть подарок.

Подарок не вручают молча или со словами: «Вот. Это Вам». При вручении подарка произносятся соответствующие слова, подарок вручается двумя руками, с легким поклоном (исключение составляют мелкие предметы, которые неудобно держать двумя руками). Подарок принимается со словами благодарности тоже двумя руками. Особенно важно помнить об этом правиле в Японии. А представителям ислама подарок вручают только правой рукой. Принимать от них подарок или что-то другое следует также правой рукой.

В сфере деловых отношений не принято разворачивать и рассматривать подарок, врученный публично и в закрытом виде, в отличие от правил общегражданского этикета, по которым принято поступать как раз наоборот. Но если в церемонии вручения принимает участие небольшое количество людей, вполне допустимо развернуть упаковку, оценить подарок и обязательно поблагодарить за него. Исключением является только Япония, где никогда не открывают подарок в присутствии дарителя.

Все подарки независимо от их материальной ценности следует принимать с одинаковой благодарностью.

Если подарок передан третьим лицом или прислан по почте, следует послать благодарственную записку в течение 24 часов после его получения или позвонить.

Отказ от делового подарка — очень ответственный поступок, который, безусловно, должен быть мотивирован. В случае если подарок вручается лично, следует прежде всего поблагодарить дарящего и только потом объяснить свой отказ, например: «Я очень сожалею, но тем не менее не могу принять Ваш подарок по причине его слишком большой стоимости (в соответствии с запретами, которые приняты в нашей компании, и т.п.)».

Если вам не удалось вернуть подарок лично, отправьте его по почте или с курьером в течение 24 часов, приложив объяснительную записку. Сохраните у себя копию. В случае если согласно местным обычаям отказ от подарка будет равносилен неуважению, следует принять его и незамедлительно передать на фирму для целей внутреннего использования.