Электронный документооборот с налоговой

Электронный документооборот с налоговым органом

Приказом ФНС России от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@ утверждены Методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее — Методические рекомендации). Документ регулирует информационное обслуживание и информирование налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Какие основные правила взаимодействия с налоговыми органами в электронной форме установлены данным документом? Какие документы можно получить из налоговой инспекции в электронном виде по ТКС?

Информационные услуги и информирование налогоплательщиков

В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны бесплатно информировать (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и о принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также приводить формы налоговых деклараций (расчетов) и разъяснять порядок их заполнения.

В целях реализации порядка обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при предоставлении информационных услуг и информировании в электронной форме по ТКС в соответствии с Административным регламентом ФНС России <1> разработаны Методические рекомендации. Документом определены:

  • последовательность электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками с использованием электронной подписи (ЭП);
  • перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах;
  • требования к временным характеристикам выполнения функций, программным продуктам, взаимодействию при нештатных ситуациях.

<1> Административный регламент Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов), утв. Приказом Минфина России от 02.07.2012 N 99н.

Непосредственно участниками информационного взаимодействия являются налогоплательщики (представители), налоговые органы, специализированные операторы связи. При этом информационное взаимодействие налогоплательщика и налогового органа может происходить как через спецоператора, так и напрямую.

Какие документы можно получить в электронном виде по ТКС?

Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают представление налоговыми органами в электронной форме следующих документов:

  • справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 28.01.2013 N ММВ-7-12/39@);
  • справки об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 21.01.2013 N ММВ-7-12/22@);
  • выписки об операциях по расчетам с бюджетом (форма приведена в Приложении 4 к Методическим рекомендациям);
  • перечня налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году (форма приведена в Приложении 5 к Методическим рекомендациям);
  • акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@).

Обратите внимание! Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

Формы документов представляют собой файлы формата RTF, XML, XLS, PDF.

Представление налоговой и бухгалтерской отчётности

При этом имена файлов формата RTF, XLS должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением .rtf, .xls, .pdf.

Требования к налогоплательщику

Информационное взаимодействие в электронной форме по ТКС осуществляется между налогоплательщиками (представителями) и налоговыми органами, в которых налогоплательщики состоят на учете:

  • по месту нахождения организации;
  • по месту нахождения ее обособленных подразделений;
  • по месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих ему недвижимого имущества, транспортных средств;
  • по иным основаниям, предусмотренным НК РФ.

Налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших, осуществляют информационное взаимодействие в электронной форме по ТКС с налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика, по месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным НК РФ, взаимодействуют с налогоплательщиком через налоговый орган по месту его учета в качестве такого налогоплательщика.

Налоговые органы предоставляют данные информационные услуги в электронной форме по ТКС, если налогоплательщик (представитель) взаимодействует с ними по ТКС и зарегистрирован в качестве участника электронного документооборота в соответствии с требованиями системы электронного документооборота ФНС.

Средства криптографической защиты информации, используемые при информационном взаимодействии, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством РФ и совместимы с аналогичными средствами, используемыми ФНС.

Основные принципы электронного документооборота

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:

  • запрос;
  • обращение;
  • информационное сообщение о представительстве;
  • квитанция о приеме;
  • уведомление об отказе в приеме;
  • подтверждение даты отправки;
  • ответ на запрос;
  • письмо налогового органа;
  • рассылка;
  • технологические электронные сообщения;
  • извещение о получении;
  • сообщение об ошибке.

К сведению. Подтверждение даты отправки — формируемый специализированным оператором связи или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем), налоговым органом документа в электронной форме по ТКС.

Квитанция о приеме — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема на обработку представленного налогоплательщиком (представителем) запроса (обращения) в электронной форме по ТКС.

Извещение о получении — формируемое получателем для отправителя технологическое электронное сообщение, информирующее отправителя о получении электронного документа.

Формы и Форматы документов утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Если налогоплательщик является участником электронного документооборота, чтобы получить информацию от налоговых органов, ему необходимо отправить в налоговый орган запрос (обращение) в электронной форме, подписанный ЭП. Если за информацией обращается представитель налогоплательщика, то необходима доверенность, подтверждающая его право на получение информационных услуг или ответа налогового органа, которая представляется налоговому органу до запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения ее срока.

Право подписи электронной подписью участвующих в электронном документообороте документов имеют должностные лица налогоплательщика (представителя) и спецоператоры, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством РФ. Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяемых для автоматического создания электронных подписей в системе.

В ответ на запрос налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и (или) уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика.

В Методических рекомендациях приведены основания, по которым информация по запросу налогоплательщика (его представителя) не предоставляется:

  • запрос направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по нему;
  • запрос не соответствует установленному формату;
  • запрос представителя налогоплательщика направлен без приложения к нему информационного сообщения о представительстве, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации;
  • отсутствует ЭП налогоплательщика (представителя), владелец ЭП, подписавший запрос не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса не соответствуют данным владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, ЭП не соответствует документу.

В таких случаях налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

При направлении запроса налогоплательщику должны учитываться следующие правила:

  • в одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период;
  • в одном запросе может быть запрошен только один из перечисленных выше документов;
  • в запросе надо указывать дату, по состоянию на которую формируется ответ на него. В случае если в запросе не указана дата или указана будущая дата, ответ формируется на дату регистрации этого запроса в налоговом органе;
  • при направлении запроса на получение информации в целом по организации идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит "ИФНС" заполняются равными "0000", реквизит "КПП налогоплательщика" не заполняется;
  • дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО/ОКТМО) могут заполняться при запросе выписки и акта сверки. В случае незаполнения дополнительных реквизитов ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика. В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО/ОКТМО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам. В случае если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по всем указанным в запросе КБК и ОКАТО/ОКТМО, то в ответе делается соответствующая запись.

Отметим также следующие особенности представления отдельных документов в электронном виде:

  • справка о состоянии расчетов формируется в налоговом органе по всем открытым в нем налоговым обязательствам;
  • акт сверки предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган с заполненными графами "Данные налогоплательщика", "Расхождения", "Результаты совместной сверки";
  • при представлении справки об исполнении обязанности перечень ответов, сформированных налоговыми органами, в которых налогоплательщик состоит на учете по различным основаниям, предусмотренным НК РФ, автоматически анализируется, и при отсутствии задолженности проставляется запись "не имеет неисполненную обязанность". В противном случае налогоплательщику направляется справка с записью "имеет неисполненную обязанность" с указанием в приложении кодов налоговых органов, в которых он имеет неисполненную обязанность.

Хранение электронных документов

Согласно требованиям Методических рекомендаций отправленные и принятые электронные документы подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП. Это означает, что налогоплательщики, являющиеся участниками такого информационного взаимодействия, также обязаны выполнять данные требования по хранению электронных документов.

В хранилище электронных документов налоговых органов по каждому электронному документу должны иметься следующие сведения, предусмотренные Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477:

  1. адресант;
  2. адресат;
  3. должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
  4. вид документа;
  5. дата документа;
  6. номер документа;
  7. дата поступления документа;
  8. входящий номер документа;
  9. ссылка на исходящий номер и дату документа;
  10. наименование либо аннотация документа;
  11. индекс дела;
  12. сведения о переадресации документа;
  13. количество листов основного документа;
  14. количество приложений;
  15. общее количество листов приложений;
  16. указания по исполнению документа;
  17. должность, фамилия и инициалы исполнителя;
  18. отметка о конфиденциальности.

Срок хранения электронных документов должен соответствовать Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@. Сроки хранения рассматриваемых документов не должны превышать пять лет. При этом срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе.

Программными средствами участников информационного взаимодействия должны быть обеспечены поиск, визуализация, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов, а также их выгрузка на внешние носители в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.

В Методических рекомендациях предлагается уничтожать электронные документы в порядке, предусмотренном Основными правилами работы архивов организаций, одобренном Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:

  • ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • акт о выделении документов к уничтожению составляется после сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем.

При этом извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота.

* * *

На практике приведенные нормы означают, что если налогоплательщик является участником электронного документооборота с ФНС, то ему необходимо прописать в локальном акте порядок работы с налоговым органом в электронном виде (кто имеет право отправлять запросы, кому выдается доверенность на представление соответствующих интересов, кто согласовывает запросы, кто получает ответ на них и т.д.), а также порядок хранения электронных документов и их защиты от несанкционированного удаления.

Полный переход на электронное взаимодействие с ФНС — дело времени. Согласитесь, удобнее и быстрее получить перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году, или акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде, не вставая из-за стола, чем сначала идти в налоговую инспекцию с письмом о представлении соответствующих документов, а потом через несколько дней их забирать. И делать это можно ежеквартально, а если есть необходимость — ежемесячно, что полностью исключит проблемы с налоговыми платежами. А в качестве бонуса налоговый орган будут присылать информацию, размещаемую на его стендах (стойках) и необходимую налогоплательщикам для исполнения ими обязанностей, предусмотренных НК РФ.

С.Г.Новиков

Эксперт журнала

"Налоговая проверка"

Что такое ТКС

Любая операция, выполняемая Участниками в рамках Системы, относится в целом к процессу обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками.

Схема взаимодействия основных компонентов Системы (для документооборота с налоговыми органами) представлена на рисунке:

Форматы представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде утверждаются и вводятся в действие в порядке, определенном Министерством финансов Российской Федерации или приказом ФНС России.

Электронный вид представляемых форм налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) разрабатывается и сопровождается в соответствии с утвержденными и опубликованными ФНС России форматами.

Налоговые органы обеспечивают доступ всех заинтересованных лиц к описанию форматов, публикуя их на Интернет-сайтах ФНС России (www.nalog.ru) и Управлений ФНС России субъектов Российской Федерации, в официальных периодических изданиях, а также предоставляют консультации по вопросам применения форматов.

Начиная со дня ввода в действие формата электронного представления форм налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности), налогоплательщик, представляющий отчетность в электронном виде, должен обеспечить соответствие отчетности введенному в действие формату, и, применив ПО, разработанное или сертифицированное ГНИВЦ ФНС России на соответствие требованиям нормативных документов, регламентирующих процесс представления отчетности в электронном виде, передать отчетность в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи.

Налогоплательщик подготавливает налоговые декларации (бухгалтерскую отчетность) в соответствии с утвержденными форматами в электронном виде с ЭП (набором ЭП), а так же информационное сообщение о доверенности, и представляет их по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган. При этом информационный обмен между налогоплательщиком и налоговым органом реализуется следующими электронными документами:

  • подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налогоплательщиком налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), формируемое в течение двух часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
  • извещение о получении, информирующее отправителя о получении электронного документа, формируемое в течение четырех часов с момента получения налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), налоговым органом;
  • квитанция о приеме налоговой (бухгалтерской отчетности) – формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема представленной декларации, отправляется не позднее следующего рабочего дня с момента получения налоговым органом налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
  • извещение о вводе, подтверждающее факт переноса данных представленной налоговой декларации (расчета) в информационные ресурсы налогового органа.

Налогоплательщик, получивший подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) в налоговый орган, проверяет подлинность ЭП в подтверждении даты отправки, формирует извещение о получении подтверждения даты отправки электронного документа (документов), подписывает ЭП и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя подтверждения. Подписанное ЭП отправителя подтверждение даты отправки и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении подтверждения даты отправки электронного документа (документов) сохраняются в соответствующих хранилищах электронных документов.

Если в течение двух часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик не получил соответствующее подтверждение даты отправки, он заявляет в налоговый орган (или специализированному оператору связи, в случае представления налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) через специализированных операторов) о данном факте и, при необходимости, повторяет процедуру представления.

Налогоплательщик, получивший извещение о получении налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), проверяет подлинность содержащейся в извещении ЭП органа, и сохраняет в соответствующее хранилище электронных документов.

Налогоплательщик, получивший квитанцию о приеме, проверяет подлинность ЭП в квитанции о приеме, формирует извещение о получении квитанции о приеме электронного документа (документов), подписывает ЭП, и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя налогового органа.

Сдача отчетности по ТКС с оператором СБиС++

Налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается принятой в налоговом органе. Подписанная ЭП отправителя квитанция о приеме и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении квитанции о получении электронного документа (документов) сохраняются в соответствующих хранилищах электронных документов.

Налогоплательщик, получивший извещение о вводе, заверенное ЭП налогового органа, проверяет подлинность ЭП налогового органа, формирует извещение о получении извещения о вводе электронного документа (документов), подписывает ЭП, и в течение суток (без учета выходных и праздничных дней) высылает в адрес отправителя налогового органа. Подписанное ЭП отправителя извещение о вводе и подписанное ЭП налогоплательщика извещение о получении сохраняются в хранилище электронных документов.

Если в ответ на отправленный электронный документ налогоплательщик получил сообщение об ошибке, уведомление об отказе или уведомление об уточнении, то налогоплательщик в течение пяти суток (без учета выходных и праздничных дней) устраняет указанные налоговым органом ошибки, заново подготавливает налоговую декларацию (бухгалтерскую отчетность) в электронном виде с ЭП и отправляет ее в адрес налогового органа, повторяя процедуру представления налоговой декларации (бухгалтерской отчетности).

Если в течение четырех часов с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик не получил из налогового органа извещение о получении или сообщение об ошибке, он заявляет в налоговый орган (или специализированному оператору связи, в случае представления налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности) через специализированных операторов) о данном факте, и, при необходимости, повторяет процедуру представления налоговой декларации (бухгалтерской отчетности).

Налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) считается принятой налоговым органом по установленной форме в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации в случае, если налогоплательщик получил следующие электронные документы:

  • формируемое налоговым органом или специализированным оператором связи подтверждение даты отправки, содержащее дату отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности);
  • формируемая налоговым органом квитанция о приеме, подтверждающая факт приема представленной налогоплательщиком налоговой декларации (расчета);
  • формируемое налоговым органом извещение о приеме – электронный документ, информирующий отправителя о получении электронного документа.

Неформализованное сообщение в виде электронного документа с ЭП налогоплательщика принято налоговым органом, если налогоплательщик получил из налогового органа следующие электронные документы:

  • подтверждение отправки, содержащее дату отправки неформализованного сообщения;
  • квитанцию о приеме – неформализованное сообщение, заверенное ЭП налогового органа.

Неформализованное сообщение в виде электронного документа с ЭП налогового органа принято налогоплательщиком, если налоговый орган получил сформированное налогоплательщиком подтверждение отправки – электронный документ с ЭП, содержащий дату отправки налоговым органом неформализованного сообщения.