Историческая справка для архива

Загрузка документа «Историческая справка»

Главная / Образцы / Справка / Историческая справка /

Подождите: 19 сек

Имя файла документа: 37982

Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf

Размер текстовой версии файла: 4,5 кб

Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Карточка-справка учреждения бюджетного учета
  • Корешок к медицинской справке (для выезда за границу). Форма N 082/у
  • Медицинская справка на школьника, отъезжающего в пионерский лагерь. Форма N 079/у
  • Медицинская справка (для представления в Госавтоинспекцию). Форма N 083/у
  • Медицинская справка (врачебное профессионально-консультативное заключение) заполняется на абитуриентов, поступающих в высшие учебные заведения, техникумы, средние специальные учебные заведения, профессионально-технические, технические училища; на подростков, поступающих на работу. Форма N 086/у
  • Образец (форма) академической справки
  • Образец архивной справки, выдаваемой главным архивным управлением города Москвы о награждении заявителя медалью «В память 850-летия Москвы
  • Образец справки о закупке комплектов мебели и оборудования на предприятии
  • Образец справки для подтверждения права на льготы участникам обороны Москвы в период Великой Отечественной войны
  • Образец справки о периоде проживания жены военнослужащего с мужем в местностях, где отсутствовала возможность ее трудоустройства по специальности
  • Образец справки о периоде военной службы в составе действующей армии
  • Образец справки о праве на льготы участнику обороны города Москвы
  • Образец справки из бюро технической инвентаризации
  • Образец справки об отсутствии запрашиваемой информации в реестре резидентов особой экономической зоны
  • Образец справки территориального налогового органа о наличии недостатков в представленных заявителем документах для выдачи федеральных специальных марок для маркировки алкогольной продукции, производимой на территории Российской Федерации

Как оформить историческую справку к документам архива организации?

Предполагаю, что автору вопроса надо не «заполнять архивную справку по форме», а представить в вышестоящую организацию историческую справку об учреждении, которое отмечает полувековой юбилей.

Историческая справка является одним из элементов системы научно-справочного аппарата к документам архива организации. Как минимум один экземпляр исторической справки должен храниться в архиве в деле фонда. Правила составления и оформления исторической справки, в которой должны отражаться сведения об истории организации, устанавливают Основные правила работы архивов организаций (утв. решением коллегии Росархива от 06.02.2002; п. 7.6).

Смотрите статью «Историческая справка организации для архива»

Историческая справка должна состоять из трех разделов, оформляется она на чистых листах бумаги с соответствующими названиями разделов.

Первый раздел называется «История фондообразователя», в нем должны быть по итогам года со ссылками на соответствующие документы зафиксированы в хронологической последовательности (начиная с даты создания организации) все изменения в ее структуре и функциях, в составе подведомственных организаций, изменения организационно-правовой формы и т.п.

«Лучшие» практики работы архивов показывают, что в первый раздел исторической справки сейчас необходимо вносить и сведения:

  • об образовании органов управления организацией (коллегиальных и единоличных исполнительных);
  • о назначении (увольнении или перемещении) должностных лиц, входящих в состав руководящих органов и руководства организации (включая главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутреннего контроля и т.п.);
  • о фактах получения лицензий и сертификатов, об участии и наградах международных и российских выставок и представительных мероприятий;
  • о компании – внешнем аудиторе;
  • дате публикации «обнародования» очередного годового отчета;
  • внедрении той или иной информационной системы и т.п. и даже о фактах публикации информации о существенных событиях (перед проведением общего собрания акционеров).

Историческая справка становится сводным документом, в котором фиксируются действительно важные для истории организации (и для истории ее архивного фонда) факты и события, причем со ссылками на даты и номера соответствующих подтверждающих документов.

Чтобы правильно «вести» историческую справку, архив (служба делопроизводства) организации должен стать подразделением обязательной рассылки всех значимых приказов по основной деятельности и личному составу и т.п., активно взаимодействовать с корпоративным секретарем и юридической службой, со всеми подразделениями организации. Причем в течение года в архиве можно просто собирать копии документов, необходимых для внесения записей об истории фонда, а в конце года на их основе внести в хронологической последовательности записи в первый раздел исторической справки. Далее, в процессе работы с подразделениями над описями дел, сдаваемых в архив, можно делать необходимые аннотации к заголовкам дел в описи, что облегчит поиск документов в архиве и составление годового раздела собственно архивной описи (описи дел постоянного срока хранения, которая составляется архивом организации на основе описей, сданных структурными подразделениями).

Пример 1 СвернутьПоказать

В корпоративном управлении очень важно формировать, транслировать и пропагандировать историю организации – позитивную историю бизнеса, чему способствует и правильное ведение научно-справочного аппарата к документам архива организации.

Полистать демо-версию печатного журнала

Зачем нужна историческая справка для архива

Архив любой организации должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом. Одним из компонентов данного аппарата является историческая справка. В деле фонда архива должен находиться по меньшей мере один экземпляр исторической справки. Основные правила архивов организаций утверждены п. 7.6 решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Другим документом, регламентирующим деятельность архива предприятия, являются Правила работы ведомственных архивов. Согласно Правилам основными учетными единицами архива являются фонд и дела (единицы хранения). Все документы, подлежащие архивному хранению, размещаются в специально оборудованном помещении в сейфах или металлических шкафах.

Правила работы ведомственных архивов определяют состав документации, с помощью которой осуществляется учет деловых бумаг, находящихся на хранении в архиве. К ним относятся:

  • Журнал учета поступления документов.
  • Перечень фондов.
  • Листы фондов.
  • Описи дел.

Помимо документации, с помощью которой ведется учет деловых бумаг, архив предприятия должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом.

Справочники по составу и содержанию документов являются основными видами научно-справочного аппарата. В его состав входят разного рода картотеки, номенклатуры дел, описи дел и исторические справки.

Между учетными документами архива и научно-справочным аппаратом существует взаимосвязь. Основная функция научно-справочного аппарата — обеспечение эффективного поиска и оптимального использования архивной документации.

Ведущая роль здесь принадлежит описям дел. На их основе строится создание всего остального научно-справочного аппарата, в том числе, и образцов исторических справок организации для архива.

Связь между всеми элементам научно-справочного аппарата осуществляется при помощи поисковых данных деловых бумаг. К таким поисковым данным относятся номера фондов, описей, дел и листов дела.

Историческая справка как элемент научно-справочного аппарата архива компании содержит ряд ключевых сведений обо всех аспектах деятельности фирмы.

В первую очередь к ним относится история развития компании. Следует отметить, что история развития компании включает в себя и историю ее организации.

Основным назначением исторической справки организации является фиксация ключевых моментов деятельности фирмы за весь период ее существования.

Справка

Как происходит процедура разработки и составления исторической справки?

  1. Определяется состав деловой документации, имеющейся в наличии.
  2. На основе полученных данных разрабатывается стратегия поиска, восстановления и сбора недостающих данных.

На практике любой документ, фиксирующий заключение договора или проведение сделки, может стать источником ценных данных для заполнения образца исторической справки для архива организации.

Любая документация фирмы, в том числе инвестиционные или иные проекты, документация по строительству и коммунальному обеспечению может стать источником информации при составлении исторической справки для архива. Все данные должны пройти проверку на соответствие объективной действительности, чтобы избежать искажения информации об истории создании и развития компании.

>Из каких разделов состоит историческая справка

Структура исторической справки содержит в себе три базовых блока.

Блок № 1.

«История фондообразователя». В нем в хронологической последовательности фиксируются все изменения организационной структуры компании, изменения функций организации, состава структурных подразделений и филиалов, а также изменения организационно-правовой формы ведения бизнеса.

В 2018 году уместным будет внесение в данный блок следующих сведений:

  • о создании и изменении органов управления компанией (коллегиальных, исполнительных и единоличных);
  • о назначении, перемещении и увольнении руководящих и должностных лиц компании (главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутренней безопасности или контроля, начальника отдела кадров или службы персонала, директора по развитию и маркетинга и т.п.);
  • о получении свидетельств, сертификатов, наград на выставках и международных конкурсах;
  • данные об организации, осуществляющий внешний аудит;
  • информацию о публикации годовых отчетов;
  • данные о мероприятиях по внедрению информационных систем;
  • факты публикации материалов в СМИ о деятельности компании (как правило, перед проведением планового собрания акционеров);

Как правильно вести историческую справку для архива

Историческая справка для архива является сводным систематизирующим документом, фиксирующем ключевые факты, мероприятия и события для истории компании. Данный хронологический перечень содержит не только даты событий, но и ссылки на нормативные акты, подтверждающие их.

Справка

Для того чтобы правильно вести историческую справку компании, отдел ДОУ должен:

  1. систематически учитывать и фиксировать ключевые исполнительные документы по личному составу и основной деятельности;

  2. находиться в тесном взаимодействии с секретариатом, главой юридической службы, и руководителями всех структурных подразделений компании.

На практике такая работа заключается в сборе в течение года копий всех ключевых деловых бумаг компании для внесения записей в историю фонда организации. В конце года на основе собранных записей информация вносится в первый блок исторической справки «История фондообразователя».

Следующий этап работы — добавление аннотаций к заголовкам дел. Данная работа происходит в ходе взаимодействия с отделами при составлении описей дел, передаваемых в архив. Добавление аннотаций облегчит дальнейший поиск документов в архиве и работу над составлением годового раздела архивной описи.

Образец исторической справки

Составление исторической справки и дополнения к ней

Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.

Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.

Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.

Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.

Первый раздел освещает историю фондообразователя за определенный период его деятельности; второй – характеризует документы, отложившиеся в его деятельности за указанный период; третий — анализирует соответствующий справочный аппарат.

В первом разделе в обязательном порядке:

— указывается период деятельности фондообразователя;

— дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;

— определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);

— раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;

— освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);

— характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.

Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.

В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.

Во втором разделе:

— указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);

— определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.

В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).

Кроме этого прилагать документ (приказ , распоряжение, служебная записка) о реакции руководства фондообразователя на факт утери (порчи) документов НАФ.

— дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.

В третьем разделе:

— даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);

— указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).

Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).

Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.

Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.

Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.

Дополнение к исторической справке

Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.

Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.

Если каких-либо изменений в наименовании, подчиненности, юридическом статусе, форме собственности, правовой основе деятельности, задачах, функциях, масштабе деятельности, подведомственной сети, структуре административно-управленческого аппарата, производственной структуре фондообразователя за период, охватываемый дополнением к исторической справке не произошло, делается соответствующая запись: «За указанный период изменений в …, …, … не произошло».

Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.

Между первым и вторым разделами помещается информация о количестве и место нахождении упорядоченных ранее документов постоянного хранения и по личному составу с указанием номеров и дат протоколов заседаний ЭПК Госархива Луганской области, одобривших, согласовавших соответствующие описи например: «Документы постоянного хранения за … годы в количестве… ед. хр. с №… по №…, внесены в опись №…, одобрены ЭПК Госархива Луганской области(протокол от …, №…) и переданы на хранение в … .

Документы по личному составу за … годы в количестве… ед. хр., с №… по №…, внесены в опись №…, согласованы с ЭПК Госархива Луганской области (протокол от …, №…) и находятся на хранении (переданы на хранение) в …».

Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.

Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).

Дополнение к исторической справке подписывается составителем и руководителем организации.