Инвентаризация в ДОУ

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.)

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2.

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Образец приказа о проведении инвентаризации в детском саду

Инвентаризация — это контролирующая процедура, которая отражает соответствие фактического наличия материально-технических ценностей тому, что отражено в документах организации. Во время инвентаризации может обнаружиться хищение, присвоение или порча имущества, а, значит, могут быть выявлены недобросовестные работники.

Основанием для проведения процедуры является приказ о проведении инвентаризации в ДОУ, который подписывается председателем комиссии до начала процесса. В документе обязательно фиксируется список участников комиссии, в которую могут входить все сотрудники, кроме лиц, ответственных за материально-технические ценности.

С помощью процедуры инвентаризации решаются следующие задачи:

  • учет всего имущества;
  • рассмотрение документов на соответствие фактических данных;
  • формирование инвентаризационных описей;
  • обнаружение расхождений с фактами и составление сличительных ведомостей;
  • диагностика причин несоответствия;
  • формирование предложений по устранению ошибок.

Когда проводить инвентаризацию в детском саду?

Существуют ситуации, в которых проведение инвентаризации необходимо, а именно:

  • реорганизация учреждения;
  • во время составления годовой отчетности (финансовой или бухгалтерской);
  • увольнение (а также смена) лиц, ответственных за государственное имущество;
  • при подозрении на кражу или хищение;
  • после стихийного бедствия, аварии и т.д.

Также инвентаризация обязательно проводится при смене сотрудника, ответственного за имущество детского сада. Своевременный контроль материально-технического обеспечения организации фиксируется приказом об инвентаризации в детском саду и позволяет избежать необоснованного обвинения сотрудника в случае обнаружении противоправной деятельности.

Если при увольнении материально-ответственного сотрудника не было проведено инвентаризации, ответственность за непроведение процедуры лежит на главном бухгалтере. Именно он, согласно п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», контролирует движение имущества дошкольного образовательного учреждения

В случае, если недостача обнаружилась уже после увольнения сотрудника, взыскание можно произвести в судебном порядке в соответствие с Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами. Расторжение трудового договора не снимает материальной ответственности с работника.

Как только возникает любое из вышеуказанных обстоятельств, открывается процедура инвентаризации, которая начинается с составления приказа о проведении инвентаризации в детском саду.

Этапы проведения процедуры инвентаризации в ДОУ

Инвентаризация в ДОУ осуществляется в четыре этапа.

  1. Подготовительный.

Формируется инвентаризационная комиссия и руководитель издает приказ о проведении инвентаризации в детском саду.

  1. Фактический.

Проведение инвентаризации: комиссия делает ревизию объектов.

  1. Сравнительный.

Инвентаризационная комиссия сравнивает обнаруженные материально-технические ценности с теми, что зафиксированы в бухгалтерском учете, обращает внимание на расхождение и создает опись.

  1. Заключительный.

Формирование результатов инвентаризации в детском саду: комиссия включает свои предложения по учету объектов, а руководитель ДОУ издает приказ о результатах инвентаризации.

Необходимо последовательно проводить все этапы инвентаризации, так как от этого зависит итог мероприятия. Для наиболее точных данных важно проконтролировать, чтобы все участники инвентаризации ответственно выполнили свои задачи. Стоит отметить, что во время перерывов фактического этапа, помещения детского сада должны быть опечатаны, а документы должны находиться в сейфе.

Образец приказа о проведении инвентаризации в детском саду и другие документы

Основные документы, необходимые для проведения инвентаризации:

  1. Приказ об инвентаризации в ДОУ.

Документ издается руководителем детского сада за десять дней до проводимого мероприятия. Образец приказа о проведении инвентаризации в ДОУ можно скачать по ссылке:

Сохранить в .docx

  1. Инвентаризационная опись по форме ИНВ-1, ИНВ-3.

Опись производится по факту проверки и переписи имущества детского сада. Документ включает в себя наименование, номер каждого объекта (если есть) и описывает, в каком количестве они присутствуют.

  1. Сличительная ведомость по форме ИНВ-18.

Ведомость составляется, если данные объектов расходятся с бухгалтерским учетом.

  1. Дополнительные документы.

Составляются при необходимости, в случае дополнительного и подробного описания объектов.

  1. Приказ о результатах инвентаризации в детском саду.

Этот документ издается по итогам процедуры, включает в себя результаты всего процесса, а также — привлечение к ответственности некоторых лиц, виновных по причинам отсутствия или повреждения имущества.

Результаты инвентаризации и их оформление

Если во время ревизии выявлены несоответствия, они должны быть зафиксированы в приказе о результатах инвентаризации в детском саду и, согласно п. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», зарегистрированы в сводке бухгалтерского учета. Расхождения нужно регистрировать в отчетном периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации.

Положение п. 5.1 Методических указаний содержит в себе порядок учета недостачи, которые возникли в ходе проверки материально-товарных ценностей. Нормы естественной убыли применяются только к тем объектам, которые зарегистрированы как недостающие. Если нормы отсутствуют, то недостача рассматривается как потеря сверх нормы, которая происходит за счет виновных лиц. Далее идет установление виновных лиц и, в случае, если они не найдены, то ущерб списываются на расходы организации. Для списания средств должны быть предоставлены решения судебных или следственных органов, которые подтверждают отсутствие виновных лиц. Также в отделе технического контроля или инспекции по качеству можно получить заключение о факте порчи имущества.

Как составить распоряжение на проверку

Образец приказа о проведении инвентаризации был разработан и утвержден постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Это форма № ИНВ-22. Ею необходимо пользоваться независимо от того, с чем связано разбирательство, является ли она полной или частичной, была заранее запланирована или будет проводиться неожиданно.

Приказ на инвентаризацию образца 2018 года содержит:

  • конкретную цель проведения – инвентаризация товаров, основных средств, активов, дебиторских задолженностей, всего имущества;
  • перечисление подразделений организации, где будет проводиться проверка, к примеру, только на складе или в ином отделе, по всей компании;
  • период и длительность мероприятия – с какой по какую дату проходит, когда представить результаты проверочных действий;
  • состав комиссии, в том числе ФИО ее председателя, – в нее могут входить не только сотрудники компании, способные оценить состояние имущества и обязательств, но и сторонние аудиторы;
  • данные о приказе: его дата, номер, информация о подписавшем распоряжение руководителе.
  • После того, как устанавливающий документ подготовлен, его необходимо зарегистрировать в журнале для учета контроля исполнения таких решений. Соответствующую форму реестра можно взять из постановления Госкомстата № 88 – форма № ИНВ-23. Это необязательно, компания может разработать собственный вариант журнала, но для удобства можно пользоваться шаблоном, предложенным чиновниками.

    Важно, чтобы с приказом были ознакомлены все перечисленные в нем работники. Свои росписи они могут ставить непосредственно на листе, содержащем данные о предстоящей проверке, либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.

    О намерении провести сопоставление товаров/запасов/ценностей на бумаге и в действительности надо уведомить под роспись также материально ответственных лиц того подразделения, где проводится сверка.

    Инвентаризация и оформление ее результатов

    Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Поэтому вначале члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей/товаров/запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что значится на бумаге.

    По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа можно использовать форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.

    Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования – правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Комиссия также выдвигает предложения оприходовать/списать выявленные излишки/недостатки, отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе можно зафиксировать иные инициативы, например, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений.

    Что представляет собой процедура инвентаризации

    Инвентаризация — это процедура по проверке количественных и качественных характеристик имущества учреждения и состояний ее финансовых обязательств на установленную дату, обеспечивающая контроль за сохранностью объектов ОС. Производится данное действие путем сверки фактических данных с регистрами бухгалтерского учета.

    Регулируют проведение имущественной описи в организации следующие нормативно-правовые акты:

  • 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011;
  • Приказ Минфина № 49 от 13.06.1995, утверждающий методические указания по данной процедуре и регламентирующий порядок ее проведения.
  • Сроки инвентаризационного контроля учреждение устанавливает самостоятельно либо в учетной политике, либо отдельными приказами руководства. Образец приказа на инвентаризацию 2018 года будет предоставлен в нашей статье. По общему правилу опись проводится ежегодно, но не ранее 1 ноября (регламент для основных средств).

    Действующим законодательством определены обязательные случаи проведения оценочных мероприятий:

  • продажа, аренда, выкуп имущественных объектов;
  • преобразование ГУП, МУП;
  • составление ежегодной бухгалтерской отчетности;
  • смена матответственного лица;
  • обнаружение хищения или порчи имущества;
  • реорганизация, ликвидация учреждения;
  • иные случаи в соответствии с действующим российским законодательством.
  • Сама процедура проведения имущественной описи проходит в четыре этапа:

    1. Подготовка. Во время подготовительного этапа организация разрабатывает свой образец приказа о проведении инвентаризации, создает инвентаризационную комиссию, устанавливает сроки процесса и определяет объекты ОС, которые будут проверены.
    2. Непосредственно проверочные мероприятия. Члены комиссии изучают количественные и качественные свойства объектов ОС, проверяют их фактическое состояние и наличие, составляют опись.
    3. Аналитический этап, во время которого сопоставляются данные бухгалтерского учета с результатами оценочного процесса. Если членами комиссии обнаруживаются расхождения, составляются ведомости, подводятся итоги.
    4. Оформление результатов проверки наличия и текущего состояния имущества. Бухгалтерия приводит данные учета в соответствие с отчетами комиссии, определяются виновные в допущенных ошибках, и устанавливается мера ответственности.
    5. Бланк приказа о проведении инвентаризации

      Перед непосредственной оценкой имущества учреждения необходимо разработать приказ. Распоряжение руководителя может быть подготовлено как в произвольном виде на собственном бланке организации, так и с использованием унифицированной формы ИНВ-22 (Постановление Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998).

      В распоряжении в обязательном порядке необходимо отразить реквизиты документа, его наименование, номер и дату, сведения о проверочных мероприятиях, причину проведения оценки имущественных объектов, указать те ценности, которые будут подвергнуты контролю, и установить сроки данного процесса. Также в документе определяется состав комиссии с поименным и должностным указанием каждого ее члена.

      Распоряжение подписывается руководителем учреждения, а затем сведения о нем вносятся в журнал регистрации приказов об инвентаризации ИНВ-23.

      Каждый работник должен поставить рядом со своими Ф.И.О. и должностью свою подпись, подтверждающую факт ознакомления с распоряжением об оценке. Максимальная ответственность за проводимые контрольные мероприятия лежит на председателе данного совета.

      Порядок проведения инвентаризации ОС

      В целом порядок проведения инвентаризации таков:

    6. утверждение инвентаризационной комиссии, срока, основания инвентаризации (документальное оформление – приказ руководителя);
    7. определение наличия ОС (в т.ч. выявление наименований ОС, их количества, номеров, стоимости, возможности использования по назначению). В процессе инвентаризации основных средств составляется опись ИНВ-1;
    8. сверка полученных в результате вышеуказанных действий сведений с данными бухгалтерского учета (документальное оформление — ведомость ИНВ-18).
    9. Если в ходе сверки были установлены разночтения в бухучете (по суммам, количеству ОС и т.п.), необходимо их устранить.

      В описи следует отражать верные данные об ОС вне зависимости от того, как именно эти данные были отражены в учете.

      Если в результате инвентаризации выявлено основное средство, которое не было учтено ранее, то оно также должно быть включено в опись.

      При оценке ОС следует руководствоваться рыночными ценами.

      При выявлении ОС, которые нельзя использовать по назначению, для их учета оформляется своя опись с указанием выводов комиссии об их непригодности.

      Арендованные ОС также подлежат инвентаризации. Ее результаты записываются в отдельную опись. Издание же отдельного приказа по инвентаризации арендованных основных средств не требуется, т.к. такая инвентаризация проводится одновременно с проверкой всех ОС в организации.

      Образец приказа о проведении инвентаризации

      Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация:

    10. Состав инвентаризационной комиссии,
    11. Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства,
    12. Срок проведения – дата начала и окончания,
    13. Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др.,
    14. Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.
    15. Теперь очередь примера приказа о проведении инвентаризации.

      » 24 » октября 2014 г. № 137

      О проведении инвентаризации

      1. Провести инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств по состоянию на 1 ноября 2014 года.

      2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц Трубчаниновой И.Е., Воробушкина О.А., Зеленкина В.В. назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

      3. Для проведения инвентаризации денежных средств в кассе, бланков строгой отчетности, материальных запасов, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц Трубчаниновой И.Е., Воробушкина О.А., Зеленкина В.В. назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

      4. Для проведения инвентаризации денежных средств на лицевых счетах в УФК по Липецкой области, расчетов с поставщиками и подрядчиками и другими дебиторами и кредиторами по обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного учета … … . (перечисляют), по администрируемым доходам в разрезе кодов бюджетной классификации доходов бюджетов Российской Федерации, назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

      5. К инвентаризации приступить 1 ноября 2014 года и окончить 20 ноября 2014 года. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее 22 ноября 2014 года.

      6. Финансовому отделу (Лукашанская Д.С.) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бюджетного учета и до 29 ноября 2014 года подготовить предложения руководителю по результатам инвентаризации.

      7. Результаты инвентаризации отразить в бюджетном учете до 30 ноября 2014 года.

      8. Материально ответственным лицам до начала инвентаризации проверить наличие и состояние объектов основных средств и материальных запасов по местам их хранения, 30 октября 2014 года представить в комиссию расписку в том, что все поступившие основные средства и материальные ценности оприходованы, выбывшие – списаны, все первичные документы по ним сданы в финансовый отдел.

      9. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя ОРГАНИЗАЦИИ Кокошникова К.А.

      Руководитель В.В. Табуретка

      В представленный пример можно вносить свои дополнения или наоборот упростить его. Необходимо только, чтобы приказ содержал все данные, перечисленные в начале статьи. Членов комиссии указывают в алфавитном порядке (не по старшинству занимаемой должности). В приказах по основной деятельности инициалы относительно фамилии располагают так, как показано в образце.

      Вот другой образец приказа о проведении инвентаризации материальных запасов в связи с перераспределением должностных обязанностей.

      ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «ПЕРЕПЕЛКА»
      (ООО «Перепелка»)

      ПРИКАЗ

      » 16 » августа 2014 г. № 68

      О проведении инвентаризации материальных запасов

      В связи с перераспределением должностных обязанностей между работниками хозяйственного отдела п р и к а з ы в а ю:

      1. Провести инвентаризацию материальных запасов (бумаги, бланков не строгой отчетности) по состоянию на 19 августа 2014 г. у специалиста хозяйственного отдела Ядригиной Г.Р.

      2. Для проведения инвентаризации назначить комиссию в составе:

      3. К инвентаризации приступить 19 августа 2014 г. и окончить 19 августа 2014 г.

      4. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее 22 августа 2014 г.

      5. Возложить материальную ответственность за получение, хранение, учет, отпуск бумаги и бланков не строгой отчетности с 22 августа 2014 г. на специалиста хозяйственного отдела Крыжовник П.П.

      6. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника финансового отдела Квасцову С.А.

      Директор Ф.Т. Фруктов

      Скачать образец приказа о проведении инвентаризации. На основании представленных образцов легко составить необходимый приказ об инвентаризации, подходящий к конкретной ситуации.

      Приказ на проведение инвентаризации ИНВ 22 (бланк)

      Прежде чем приступить к мероприятиям сверки присутствующего в компании или у ИП имущества (основных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов или материально-производственных запасов) и данных, зафиксированных в ее бухгалтерской базе, следует сформировать соответствующее распоряжение. Оно может иметь как произвольную форму, так и быть созданным на унифицированном бланке формы ИНВ-22, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

      Бланк приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22 вы можете скачать на нашем сайте.

      Распоряжение занимает один лист и имеет структуру, отражающую:

    16. Реквизиты этого документа: указывается название (приказ, распоряжение или постановление), а также присваивается определенный номер и проставляется дата составления.
    17. Информацию о предстоящей процедуре: ее причины, элементы пересчета (ОС, НМА, МПЗ, денежные средства или ТМЦ), временной промежуток, который будет охвачен ревизией.
    18. Состав сотрудников (с указанием должности каждого), которые входят в состав комиссии.
    19. Приказ визируется руководителем компании или ИП, после чего его реквизиты заносятся в журнал, предназначенный для регистрации подобных документов (ИНВ-23).

      ВАЖНО! В соответствии с приказом по окончании инвентаризации в бухгалтерию передаются все материалы проверки: сличительные ведомости, инвентаризационные акты и описи.

      Об особенностях осуществления ревизии в преддверии сдачи бухотчетности читайте в материале «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью» .