Инвентаризация в библиотеке

Содержание

Как провести инвентаризацию библиотечных фондов

Инвентаризацию библиотечных фондов проводите в общем порядке. Особенности для вашего учреждения пропишите в учетной политике. При этом применяйте положения законодательства, в частности:

  • Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»;
  • Закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле»;
  • СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности».

Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Обязательную инвентаризацию библиотечных фондов перед годовой бухгалтерской отчетностью проводите один раз в пять лет. Также в течение отчетного года учреждение вправе проводить добровольную инвентаризацию. Порядок инвентаризации – как обязательной, так и добровольной – закрепите в учетной политике ( п. 80 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности», подп. «в» п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Кроме того, обязательную инвентаризацию проводят и в других случаях, которые установили законом. Так, библиотеки – самостоятельные учреждения и структурные подразделения – обеспечивают учет, комплектование, хранение библиотечного фонда в порядке, который утвердило Минкультуры ( п. 6 ст. 12 Закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ). Такой порядок установили приказом от 08.10.2012 № 1077.

Правила, как проверять библиотечный фонд, установлены разделом VII Порядка, утвержденного приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077. В частности, в приказе прописали:

1) случаи, когда проводят обязательную проверку: хищения, стихийные бедствия, реорганизация, ликвидация библиотеки;

2) плановые проверки фонда в такие сроки:

  • документы с драгоценными металлами и камнями – ежегодно;
  • фонд редких и ценных книг и фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц – один раз в пять лет;
  • фонды библиотек от 50 тыс. до 200 тыс. учетных единиц – один раз в семь лет;
  • фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
  • фонды библиотек от 1 млн до 10 млн учетных единиц – один раз в 15 лет;
  • фонды библиотек от 10 млн до 20 млн учетных единиц – один раз в 20 лет;
  • фонды библиотек свыше 20 млн учетных единиц – 1 млн экземпляров в год;

3) проверки электронных сетевых локальных документов – проводят по количественным показателям и контрольным суммам, которые позволяют выявить изменения в документе.

Такие правила проверки библиотечного фонда – в пунктах 7.1–7.3 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077.

После инвентаризации библиотечного фонда составьте акт о результатах проверки. К нему приложите список документов, которые отсутствуют без причины. В акте зафиксируйте сведения о количестве документов библиотечного фонда:

  • по данным учета;
  • есть в наличии;
  • отсутствуют по неустановленной причине .

Такой акт подписывают председатель и члены комиссии. Утверждает его руководитель учреждения.

Такие правила по оформлению результатов проверки – в пункте 7.4 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077.

Также комиссия составляет акт о списании исключенной из библиотеки литературы ( ф. 0504144). Списки объектов библиотечного фонда, которые устарели по содержанию или пришли в негодность, составляют раздельно с указанием причин. Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Проверяете библиотеку – не забывайте об особенностях инвентаризации отдельных видов библиотечных фондов. Например, для книжных памятников их установили положением, утвержденным приказом Минкультуры от 22.06.1998 № 341, для библиотечного фонда Вооруженных сил – приказом министра обороны от 12.09.1995 № 300.

В бюджетном учреждении библиотечный фонд учитывается частично поштучно, частично групповым учетом (при этом ведется несколько инвентарных карточек). В 2017 году была проведена инвентаризация библиотечного фонда. Обнаружены излишки. Кроме того, в общем количестве есть книги неоцененные и бесценные (дореволюционные издания, не имеющие цену). На сегодняшний момент книги оценены, бесценные экземпляры переданы в фонды. Амортизация начислена в размере 100%. Как привести ведение библиотечного фонда на единую инвентарную карточку группового учета?

25 мая 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках определяется положениями учетной политики учреждения. При определенных условиях библиотечные фонды могут быть объединены в один инвентарный объект. Данное решение принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и оформляется соответствующим актом.
Исправление ошибок по неотраженным своевременно результатам инвентаризации, проведенной в 2017 году, может быть осуществлено в 2018 году на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) с применением счета 0 401 10 189 в части неучтенных объектов и неоцененных изданий. Исправительные записи в отношении бесценных экземпляров, переданных в фонды, делать не требуется.

Обоснование вывода:
В соответствии с требованиями нормативно-правовых документов в бюджетном учреждении должен быть организован параллельный учет библиотечного фонда.
1. Бухгалтерией учреждения ведется бухгалтерский учет в соответствии с положениями Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 257н (далее — СГС «Основные средства»);
2. Сотрудниками библиотеки ведется «внутрибиблиотечный» учет всех документов, входящих в состав библиотечного фонда. Учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде в соответствии с требованиями Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077 (далее — Порядок N 1077), и Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.20-2000 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика».
В соответствии с п. 54 Инструкции N 157н для учета объектов библиотечных фондов предназначена Инвентарная карточка группового учета основных средств. Форма и Методические указания по заполнению инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Методические указания).
Согласно Методическим указаниям для объектов библиотечных фондов открывается одна Инвентарная карточка (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. Следовательно, заполнение графы, указывающей количество, не обязательно.
Несмотря на то что из прямого прочтения положений Инструкции N 157н, Методических указаний N 52н следует, что в отношении библиотечного фонда открывается одна инвентарная карточка, специалисты финансового ведомства неоднократно указывали на возможность ведения двух и более инвентарных карточек в отношении объектов библиотечного фонда (смотрите, например, материал «Новая методология бухгалтерского учета. Утверждаем рабочий план счетов (С.В. Сивец, «Бюджетный учет», N 3, март 2011 г.)», п. 3.3 письма Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505). Данные разъяснения основаны на недействующих в настоящее время нормах, однако и в момент написания разъяснений, и в настоящее время нормы Инструкции N 157н, Методических указаний в части порядка ведения инвентарных карточек для библиотечного фонда идентичны утратившим силу.
Кроме того, пунктом 10 СГС «Основные средства» определено, что объекты основных средств, в том числе библиотечные фонды, объединяются в один инвентарный объект*(1), признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств согласно учетной политике субъекта учета с учетом положений Инструкции N 157н. При этом срок их полезного использования должен быть одинаковым, а стоимость — не являться существенной*(2) (п. 17 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы…», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н).
Критерий существенности в целях объединения основных средств в один инвентарный объект (комплекс объектов основных средств) определяется субъектом учета в рамках его учетной политики. Например, в рамках учетной политики может быть определено, что критерием отнесения стоимости объектов основных средств к несущественной стоимости являются критерии, установленные СГС «Основные средства» для начисления 100% амортизации при вводе в эксплуатацию (раздел 4 Методических рекомендаций по применению СГС «Основные средства», доведенных письмом Минфина России от 15.12.2017 N 02-07-07/84237, далее — Методические рекомендации).
Таким образом, можно прийти к выводу о том, что ведение библиотечного фонда на одной или нескольких инвентарных карточках определяется положениями учетной политики учреждения. При определенных условиях библиотечные фонды могут быть объединены в один инвентарный объект. Данное решение принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов (далее — Комиссия) и оформляется соответствующим актом.
Кроме того, учитывая изложенное и приведенные разъяснения Минфина России, вполне реальной является ситуация, когда отдельная инвентарная карточка открыта на отдельную книгу, если ее стоимость, к примеру, свыше границы 100% начисления амортизации за отсутствием книг такой же стоимости.
Объединение нескольких основных средств в один инвентарный объект может быть отражено в порядке разукомплектации (п. 12 Инструкции N 174н) при согласовании таких записей в соответствии с п. 4 Инструкции N 174н.
Результаты проведенной в 2017 году инвентаризации подлежали отражению в 2017 году и, соответственно, в отчетности за 2017 год. В 2018 году отражение такой информации может быть осуществлено в порядке п. 18 Инструкции N 157н, как исправление ошибки — дополнительной бухгалтерской записью. Бухгалтерские записи отражаются в учете на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен, и период, в котором были выявлены ошибки.
Выявленные неучтенные экземпляры (излишки) отражаются бухгалтерской записью в порядке п. 9 Инструкции N 174н с использованием счета 0 401 10 189*(3).
Аналогичными записями при их согласовании в порядке п. 4 Инструкции N 174н могут быть отражены в бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по увеличению стоимости библиотечного фонда вследствие оценки отдельных экземпляров, которые ранее учитывались без денежной оценки. Отметим, что применение в таком случае счета 0 401 10 189 объясняется тем, что рассматриваемый случай увеличения стоимости в п. 19 СГС «Основные средства», п. 27 Инструкции N 157н не поименован, соответственно, и прямо предусмотренных для его отражения бухгалтерских записей Инструкция N 174н не содержит.
Обратите внимание: ведение бухгалтерского учета объектов основных средств с 1 января 2018 года осуществляется с учетом следующих особенностей группировки объектов. А именно, для учета библиотечного фонда, за исключением периодических изданий, предназначен счет 0 101 08 000 «Прочие основные средства» (раздел 3 Методических рекомендаций). Соответствующие изменения планируется внести в Инструкцию N 157н, Инструкцию N 174н*(4).
Формирование с учетом положений СГС «Основные средства» входящего остатка на 1 января 2018 года осуществляется операциями в межотчетный период через счет 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). Указанная информация отражается бюджетными учреждениями в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773). Примеры бухгалтерских записей (для казенных учреждений) по формированию остатков в отношении объектов библиотечного фонда приведены в разделе «Первое применение СГС «Основные средства» Методических рекомендаций.
На основании изложенного, с учетом положений действующих стандартов, изменений, вносимых в Инструкции NN 157н, 174н, в зависимости от принятого в учреждении решения о способе ведения учета библиотечного фонда, закрепленного в учетной политике учреждения, в рассматриваемой ситуации операции по объединению объектов библиотечных фондов в один инвентарный объект могут быть отражены следующими записями на основании акта Комиссии:
1. Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 101 Х8 310,
Дебет 0 104 Х8 410 Кредит 0 401 10 172
— отражено «списание» библиотечных фондов, учитываемых на разных карточках или изданий, учитываемых поштучно в сумме балансовой стоимости и 100% начисленной амортизации;
2. Дебет 0 101 Х8 310 Кредит 0 401 10 172,
Дебет 0 401 10 172 Кредит 0 104 Х8 410
— отражено создание библиотечного фонда в результате объединения нескольких библиотечных фондов в сумме их балансовых стоимостей и сумме их амортизаций.
На основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) в учете отражается исправление ошибок по результатам проведенной в 2017 году инвентаризации, результаты которой в части выявленных излишков и неоцененных экземпляров своевременно отражены не были:
Дебет 0 101 Х8 310 Кредит 0 401 10 189.
Исходя из того, что учет в Инвентарной карточке (ф. 0504032) ведется только в денежном выражении общей суммой без обязательного указания количества, исправительные записи в отношении бесценных экземпляров, переданных в фонды, делать не требуется.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

23 апреля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите подробнее в материале Энциклопедии решений «Групповой учет основных средств (для госсектора)».
*(2) Смотрите, пример учетной политики для целей бухгалтерского учета государственного (муниципального) учреждения (редакция на 2018 год).
*(3) 24-26 разряды номера счета указываются в соответствии с изменениями, внесенными в п. 3 раздела V Указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, и положениями п. 21 Инструкции N 157н.
*(4) Приказ Минфина России от 31.03.2018 N 64н (размещен на сайте Минфина России www.minfin.ru в разделе «Документы») о внесении изменений в Инструкцию N 157н в настоящее время находится на регистрации в Минюсте. Проект приказа о внесении изменений в Инструкцию N 174н подготовлен Минфином России.

Инвентаризация библиотечного фонда: особенности учета

Инвентаризация фонда в обязательном порядке проводится при следующих обстоятельствах:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
  • при составлении годового бухгалтерского отчета;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или повреждения имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации учреждения.

Объяснительная записка по итогам проверки библиофондаскачать / открыть >> Акт о списании исключенных объектов из фондаскачать / открыть >>

Порядок проведения инвентаризации библиотечного фонда

Инвентаризация библиотечных фондов проводится каждые 5 лет во всех структурных подразделениях библиотеки, располагающих документным фондом. Сверка может проводиться на протяжении всех пяти лет, если ежегодно специалисты охватывают не менее 20 % от общего числа документов.

☆ Как часто проверять библиотечный фонд, покажем в таблице журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сроки, состав проверяющей комиссии, методика проведения инвентаризации утверждаются Приказом Директора библиотечно-информационного учреждения.

Контроль за ходом выполнения данной работы и анализ результатов проверки выполняет главный бухгалтер. С Приказом знакомят всех членов инвентаризационной комиссии, а также руководителя структурного подразделения, где запланирована сверка фонда.

На сегодняшний день известны три варианта проведения инвентаризации библиотечного:

  1. По регистрам индивидуального учета библиотеки (инвентарная книга, регистрационные карточки учебников).
  2. По книжным индикаторам, расположенным в порядке инвентарных номеров или в алфавитном порядке.
  3. По топографическому каталогу, где карточки размещаются в соответствии с расположением фонда.

Сверка по инвентарной книге отличается от двух других методов тем, что книг в учреждении одна или несколько, а экземпляров, имеющихся в фонде — огромное множество. В этой ситуации одновременно могут работать только несколько членов комиссии.

✪ Организуйте порядок проведения инвентаризации правильно, пошаговый алгоритм в Системе Культура

Таким образом, один берет книгу с полки и проговаривает ее выходные данные, а второй отыскивает запись в инвентарной книге. Данный способ замедляет процесс инвентаризации.

Инвентаризация библиотечного фонда в бюджетных учреждениях по книжным индикаторам – более совершенный способ, так как весь объем индикаторов можно разделить на части и задействовать в инвентаризации большее число сотрудников, что ускорит процесс. Кроме того, индикаторы можно расположить в порядке, удобном для членов комиссии.

Минусом этого варианта проверки фонда является то, что процесс написания индикаторов сложен сам по себе.

Во всех вариантах сверки в каждой снятой с полки книге и в учетной документации, в которой найдена запись об этой книге, делают отметки об инвентаризации с указанием года.

В ходе сверки фонда анализу подвергаются и читательских формуляры, на которых числятся книги. Инвентарные номера записей в формулярах, прошедших проверку обводятся, делается отметка в инвентарной книге.

Особенности учета библиотечных фондов

Процесс инвентаризации тесно связан с системой учета библиотечных документов, принятой в библиотеке. В качестве единицы учета библиотечных документов выступают экземпляр и название, для периодических изданий – годовой комплект и название.

Для учета электронных носителей информации используют формулировку «единица памяти данных».

Перед началом сверки важно проверить правильность учета документов. Отдельным экземпляром считается и в качестве отдельного названия учитывают:

  • отдельное издание;
  • отдельный том;
  • каждую брошюру из серии или издательской папки;
  • отдельно выпущенные приложения к изданиям.

В том случае, если библиотека осуществляет издательскую деятельность, необходимо отследить систему учета печатной продукции. Важно внимательно проанализировать, как оформлены журналы и газеты, по правилам учитываемые в формате экземпляров и названий.

На отдельно выпущенные приложения к газетам и журналам с индивидуальным заголовком и нумерацией ведется отдельный учет, как и на нормативно-техническую документацию, стандарты.

Неопубликованные издания специалистами учитываются в экземплярах и названиях. Как отдельный документ учитывается депонированная научно-исследовательская работа, а также сброшюрованные документы.

! В Порядок учета документов библиотечного фонда внесли изменения, какие — узнайте в Системе Культура

Применение компьютерных технологий

В крупных библиотеках, оборудованных автоматизированными системами, особое распространение получает технология RFID. Сегодня это новшество упрощает не только процессы библиотечно-информационного обслуживания, но и учет фонда, а соответственно и работу по инвентаризации.

Каждый документ библиотеки маркируется радиочастотной меткой, обеспечивая бесконтактный метод идентификации. Инновационный инструмент гарантирует защиту изданий от хищения, что дает отличные результаты при сверке.

Инвентаризация в библиотеке с использованием RFID-технологии снижает трудозатраты на проведение процедуры, так как исключает необходимость снятия со стеллажа каждого издания.

Автоматизированная учетная система делает процесс сверки максимально эффективным без привлечения дополнительной помощи сотрудников.

Длительность процесса зависит от объема фонда, но в среднем на проверку фонда одного отдела уходит не более двух часов. В этот период специалисты проходят вдоль стеллажей с RFID-считывателем, моментально распознающим книгу, передавая отчет о полученных данных в АБИС.

↯ Ошибки при инвентаризации и как их избежать, подробная таблица в Системе Культура

В библиотеках, не оборудованных RFID-технологией, предусмотрено использование компьютерной программы MicrosoftExcel, как на этапе подготовки к инвентаризации, так и во время оформления ее результатов.

В этом случае специалисты, ответственные за библиотечные фонды, создают в электронном формате модель инвентарной книги, разбивают ее на части, выстраивают наименования изданий в алфавитном порядке. Затем приводят в единый вид сведения о стоимости документа (без указания копеек).

Использование компьютерных технологий позволяет быстро оформить акт на выбытие документов и рассчитать итоговые суммы недостачи. Следует отметить, что на разные причины выбытия составляются разные акты.

Как оформить инвентаризацию библиотечного фонда

Об инвентаризации библиотечных фондов, проведенной в учреждении, расскажет официальный протокол, составленный согласно утвержденной форме. В документе отдельными графами отражают фонд художественной, учебной, справочной, энциклопедической и научно-популярной литературы.

В протокол включают сведения о количестве и стоимости изданий, имеющихся в наличии, а также количественные сведения об излишках и недостаче. Указываются также причины недостачи и, если имеется необходимость, лица, виновные в потере книг, а также действия, принятые для предотвращения повторных инцидентов.

В качестве обязательного приложения к протоколу выступает опись ветхих, недостающих, списанных и находящихся у читателей документов. Прилагается также копия инвентарной книги.

Весь пакет документов подписывается председателем и членами комиссии по инвентаризации. В течение 10 дней документ утверждается руководителем учреждения, а после передается в бухгалтерию для внесения результатов сверки в систему бухгалтерского учета.

Материал проверен экспертами Актион Культура

Порядок проведения инвентаризации

В соответствии с п. 7 Инструкции N 25н <1> при проведении инвентаризации библиотечные учреждения должны руководствоваться:

  • Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее — Методические указания);
  • Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ);
  • Федеральным законом от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле».

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Согласно п. 2.2 Методических указаний для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Как правило, инвентаризация библиотечных фондов занимает много времени, так как объем инвентаризируемого имущества достаточно велик. Поэтому инвентаризацию проводят по частям. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются дополнительно несколько рабочих комиссий. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается Приказом руководителя по учреждению. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтерских служб и другие специалисты.

Сроки и виды инвентаризации библиотечных фондов определяются по согласованию с учредителем и утверждаются в учетной политике. В п. 10.2 Инструкции об учете библиотечного фонда <2> (далее — Инструкция N 590) Министерством культуры утверждены следующие сроки проведения инвентаризации:

  • наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, — ежегодно;
  • редчайшие фонды — один раз в 3 года;
  • ценные фонды — один раз в 5 лет;
  • фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
  • фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;
  • фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет;
  • фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

<2> Приказ Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 «Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда».

Эти сроки согласованы с Минфином в Письме от 04.11.1998 N 16-00-16-198. Помимо указанных сроков проведение инвентаризации обязательно в случаях, предусмотренных п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании бюджетного учреждения;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризация библиотечного фонда при смене руководителя библиотеки приравнивается к очередному сроку.

В бухгалтерском учете согласно п. 19 Инструкции 25н аналитический учет библиотечных фондов осуществляется в Инвентарной карточке группового учета основных средств (ф. 0504032). Для библиотечных фондов открывается одна карточка, учет в которой ведется только в денежном выражении общей суммой. Поэтому при инвентаризации эти карточки не используются, а применяются данные из книг инвентарного учета в соответствии с Инструкцией N 590, в которых ведется учет библиотечных фондов в разрезе не только суммового, но и количественного учета. Сведения о фактическом наличии библиотечных фондов вносятся в инвентаризационные описи. По тем фондам, в ходе инвентаризации которых выявлены отклонения в учетных данных, составляются сличительные ведомости. В них отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

После завершения инвентаризации составляется акт с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией. После этого акт передается на утверждение.

Особенности учета и проверки книжных памятников

Особого внимания заслуживает инвентаризация книжных памятников, так как она проводится чаще, чем инвентаризация остальных библиотечных фондов. К книжным памятникам согласно п. 2.1 Положения о книжных памятниках <3> (далее — Положение) относятся:

  1. печатные издания — книги, сам факт появления которых, а также особенности бытования имеют выдающееся историко-культурное значение;
  2. экземпляры изданий — наиболее качественные экземпляры, выделенные из общего тиража издания, в целом обладающего достоинствами историко-культурной ценности и редкости издания:
  • экземпляры в случае особой редкости и ценности издания;
  • экземпляры как ценных, так и ординарных изданий, получивших выдающееся или документирующее значение в процессе их создания или бытования (так называемые особые экземпляры с автографами, пометами, цензурными ограничениями и др.).

<3> Приказ Минкультуры России от 22.06.1998 N 341 «О формировании государственной политики в области сохранения библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны».

Книжные памятники в составе библиотек находятся в режиме использования, приближенном к архивному и музейному. Книжные памятники, находящиеся на государственном хранении, подлежат обязательной государственной регистрации по установленным правилам, а также отражению в сводных федеральных и региональных банках данных. Ежегодно осуществляется их проверка, результаты которой оформляются актом и передаются в органы регистрации. Периодичность проверки фондов книжных памятников, насчитывающих 100 тыс. экземпляров и более, определяется индивидуально по согласованию с органами охраны культурного наследия.

Согласно п. 8.10 Положения не допускается исключение из фондохранилищ книжных памятников по причинам устарелости (морального износа), а также физического износа вследствие их эксплуатации потребителями или естественного физического старения материалов. Единственным основанием для списания книжных памятников является их утрата в результате непредвиденных обстоятельств и воздействий.

Всякие изменения в составе фондов книжных памятников, обусловленные их передвижением, новыми поступлениями или утратами, документально фиксируются и регулярно направляются в органы охраны, зарегистрировавшие данные памятники.

Исключение устаревших по содержанию и ветхих изданий библиотечного фонда

Устаревшими по содержанию считаются издания и материалы, утратившие свою актуальность и практическую ценность. Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не поддающиеся реставрации или когда их восстановление экономически нецелесообразно. Отбор устаревших по содержанию и ветхих изданий и материалов производится работниками библиотек с привлечением членов инвентаризационной комиссии. Исключение материалов из библиотечных фондов оформляется актом списания (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы, в котором указывается причина выбытия.

Списание библиотечных фондов, согласно п. 21 Инструкции N 25н, производится следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов»

Кредит счета 101 07 410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда».

Списанные устаревшие по содержанию или ветхие материалы библиотеки могут реализовать как макулатуру, но не могут передавать другим библиотекам.

Денежные средства от реализации макулатуры, полученной от списания библиотечных фондов, перечисляются в доход бюджетов бюджетной системы РФ по соответствующим кодам вида доходов (Письмо Минфина России от 20.06.2007 N 02-14-10а/1535).

Пример 1. Списаны по акту книги на сумму 15 000 руб. Оприходована макулатура от списания книг по рыночной цене — 5000 руб. Макулатура реализована на сумму 6000 руб., в том числе НДС — 915,25 руб.

При расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учреждение включит:

  • в состав доходов от реализации — 5084,75 руб. (6000 — 915,25) (п. 1 ст. 248 НК РФ);
  • во внереализационные доходы — 5000 руб. (п. 13 ст. 250 НК РФ);
  • в материальные расходы — стоимость макулатуры в сумме 1200 руб. (5000 x 24%) (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Данные операции будут отражены следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Списаны книги по причине ветхости

1 401 01 172

1 101 07 410

15 000

Оприходована макулатура, полученная

от списания книг

1 105 06 340

1 401 01 172

5 000

Начислен доход от реализации

макулатуры

2 205 09 560

2 401 01 172

6 000

Списана реализованная макулатура

1 401 01 172

1 105 06 440

5 000

Получены в кассу денежные средства

от реализации

2 201 04 510

2 205 09 660

6 000

Сданы денежные средства на лицевой

счет в Казначействе

2 201 01 510

2 201 04 610

6 000

Начислен НДС

2 401 01 172

2 303 04 730

915,25

Начислен налог на прибыль ((6000 —

915,25 + 5000 — 1200) руб. x 24%)

2 401 01 172

2 303 03 730

2 132,34

Перечислен НДС в бюджет

2 303 04 830

2 201 01 610

915,25

Перечислен налог на прибыль

2 303 03 830

2 201 01 610

2 132,34

Начислена задолженность в бюджет в

сумме средств, оставшихся после

уплаты налога

(6000 — 915,25 — 2132,34)

2 401 01 172

2 303 05 730

2 952,41

Перечислены денежные средства,

оставшиеся после уплаты налогов, в

доход бюджета

2 303 05 830

2 201 01 610

2 952,41

Данные проводки составлены на основании Письма Федерального казначейства от 30.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-404.

Обратите внимание: в Письме Федерального казначейства от 13.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-371 приведена иная корреспонденция счетов по реализации государственного имущества.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Покупатель макулатуры перечисляет в доход соответствующего бюджета сумму за минусом НДС и налога на прибыль, а налоги — на внебюджетный счет продавца, открытый в ОФК.

Данные операции подлежат отражению на счетах бухгалтерского учета согласно Письму N 42-7.1-01/2.2-371 следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Списаны книги по причине ветхости

1 401 01 172

1 101 07 410

15 000

Оприходована макулатура, полученная

от списания книг

1 105 06 340

1 401 01 172

5 000

Списана учетная стоимость макулатуры

1 401 01 172

1 105 06 440

5 000

Начислена задолженность бюджету за

реализуемую макулатуру

1 205 02 560

1 303 05 730

2 952,41

Начислена задолженность покупателя

макулатуры по НДС, подлежащему

перечислению учреждением в бюджет в

соответствии с НК РФ

2 205 10 560

2 401 01 180

915,25

Начислена задолженность покупателя

макулатуры по налогу на прибыль,

подлежащему перечислению учреждением

в бюджет в соответствии с НК РФ

((6000 — 915,25 + 5000 — 1200) x

24%)

2 205 10 560

2 401 01 180

2 132,34

Зачислены денежные средства от

реализации макулатуры на счет ОФК,

открытый на балансовом счете 40101

1 303 05 830

1 205 02 660

2 952,41

Зачислена сумма НДС, поступившая от

покупателя макулатуры на лицевой

счет учреждения по внебюджетной

деятельности

2 201 01 510

2 205 10 660

915,25

Зачислена сумма налога на прибыль,

поступившая от покупателя макулатуры

на лицевой счет по внебюджетной

деятельности

2 201 01 510

2 205 10 660

2 132,34

Перечислен НДС в доход бюджета

2 401 01 180

2 201 01 610

915,25

Перечислен налог на прибыль в

соответствующие бюджеты

2 401 01 180

2 201 01 610

2 132,34

Списание книг, утерянных читателями

Довольно часто в библиотечных учреждениях причиной недостачи книг является их утеря читателями. Как правило, вместо утерянной читатель должен внести собственную книгу либо денежные средства в кассу учреждения, равные стоимости утерянной книги.

Если книги утеряны по вине читателей, то в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле» они должны компенсировать причиненный библиотеке ущерб в размере, установленном правилами пользования библиотекой. При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 159 Инструкции N 25н).

В случае если по какой-либо причине невозможно взыскать задолженность с читателя, в качестве основания списания такой задолженности принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате книг, направленные в адрес читателя заказные письма или открытки с уведомлением (п. 9.6 Приказа N 590).

При замене читателями утерянных книг равноценными изданиями такая литература фиксируется в Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных. На основании записей в этой Тетради составляются акты на поступление и выбытие библиотечного фонда. Затем указанные акты регистрируются в Книге суммарного учета библиотечного фонда, в первой части которой записываются акты о поступлении книг, во второй — о выбытии.

На прием денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция.

Пример 3. В результате инвентаризации выявлена недостача библиотечных фондов балансовой стоимостью 300 руб. Рыночная стоимость библиотечных фондов составила 500 руб. Недостача возникла по причине утери книг читателем. Виновный установлен. Сумму недостачи читатель внес в кассу.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Списана стоимость недостающих

библиотечных фондов

1 401 01 172

1 101 07 410

Начисление задолженности по

выявленным недостачам

1 209 01 560

1 401 01 172

Поступление в кассу денежных средств

в возмещение недостач

1 201 04 510

1 209 01 660

Внесены наличные денежные средства

на лицевой счет из кассы

1 304 05 310

1 201 04 610

Перечислены средства в бюджет

1 210 02 410

1 304 05 310

Обратите внимание: каждая библиотека вправе вводить количественные и стоимостные нормативы списания книг, утраченных по неустановленным причинам. Величина и порядок исчисления нормативов утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке (п. 5.1.2 Инструкции N 590).

В случае превышения утвержденного норматива утраты книг по неустановленным причинам (п. 5.1.2 Инструкции N 590) принимаются меры по возмещению ущерба.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, то недостача списывается с баланса следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов»

Кредит счета 209 01 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам основных средств».

Перевод малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение или в обменные фонды

Помимо списания библиотечных фондов по причине морального и физического износа в ходе инвентаризации работники библиотек обычно производят отбор библиотечных фондов для перевода малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение или в обменные фонды, который также служит причиной списания книг. Порядок отбора малоиспользуемой литературы регулируется Инструкцией о порядке отбора и передачи малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение, утвержденной Минкультуры СССР 22.09.1975. Данный документ довольно старый, но до сих пор не утратил силы и им можно руководствоваться при проведении отбора малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение. Согласно этой Инструкции выявляются малоиспользуемые издания на основе изучения информационных потребностей читателей, а также использования фондов, как правило, путем анкетирования и анализа книжных формуляров или листков сроков возврата. Отбору на депозитарное хранение подлежат книги, которые не запрашивались более 4 — 5 лет и не входят в состав книжного ядра библиотеки, за исключением краеведческой литературы (в библиотеках, отвечающих за ее хранение), диссертаций, защищенных в научном учреждении, которому подведомственна данная библиотека.

Отобранная на депозитарное хранение или в обменные фонды литература просматривается организованными для этих целей комиссиями. В библиотеках республиканского, областного значения состав комиссии утверждается органами, в ведении которых находятся данные библиотеки. В остальных библиотеках комиссии утверждаются руководителями учреждений и организаций, в составе которых они находятся, или вышестоящими органами.

При очищении фонда от малоиспользуемой литературы для направления в депозитарий отбираются только те издания, которые полностью исключаются из библиотек. Литература, отобранная для передачи в депозитарии, изымается из общего фонда и хранится отдельно до одного года, в течение которого она может быть затребована депозитариями всех экономико-географических районов страны.

Обратите внимание: в библиотеках, которые не имеют возможности изыскать дополнительное помещение, отобранная литература остается в общем фонде. В книги вкладываются закладки. После проверки сведений о ней всеми депозитариями литература изымается и списывается.

Вся малоиспользуемая литература передается безвозмездно.

Литература, передаваемая на депозитарное хранение, исключается из фонда библиотеки актом, который составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра отправляются библиотеке-получателю на подпись. Затем один из них возвращается библиотеке-отправителю. Этот акт служит основанием для списания переданного библиотечного фонда.

Л.Ларцева

Зам. главного редактора журнала

«Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение»