Инвентаризация в аптечных организациях

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

1. Ежемесячно

2. Ежеквартально

3. Не реже двух раз в год

4. Не реже одного раза в год

5. На усмотрение местной администрации

Стоимость товарных потерь (естественной убыли, боя, порчи и пр.) В аптеке в конце месяца отражается в

1. Кассовой книге

2. Инвентарной книге

3. Рецептурном журнале

4. «Расходной части «товарного отчета»

5. «Приходной части «товарного отчета

Списание товарных потерь (естественной убыли, боя, порчи и пр.) в аптеке производится на основании

1. Акта
2. Описи
3. Справки
4. Реестра
5.Ведомости

26. Виды ответственности:

Задание№2. Оформить бланк инвентаризационной описи по отделу запасов

Опись товаров аптеки № ________ на ______20 г _____________________

Наименование Ед. изм. Кол-во Розничная Оптовая Срок годности Приме чание
цена сумма цена сумма
Итого по странице х х х х х

На данной странице занесено _______ наименований с №_____по №_____

Количество натуральных показателей _______________ _______________прописью

Председатель комиссии (подпись)

Члены комиссии (подписи)

Задание№3. Подвести итоги инвентаризации, рассчитать при необходимости естественную убыль и составить справку.

Оформить Акт результатов инвентаризации .Сделать вывод по результатам инвентаризации

Вариант
Фактический остаток по инвентаризационной описи 426010= 388080= 453210= 941320= 757890=
Книжный остаток по бухгалтерскому учету 426085= 388135= 453842= 942522= 759990=
Сумма отпущенных лекарств индивидуального изготовления 3628= 2990= 25040= 32012= 47012=

Форма N АП-48

Управление (объединение) ______________________

Аптека N ______________________________________

АКТ

результатов инвентаризации

от «__» _______________ 20__ г.

На основании приказа от «__» ___________________ 20__ г. N ____________

инвентаризационная комиссия в составе: председателя ______________________,

членов комиссии ___________________________________________________________

произвела проверку записей по учету товаров, тары, материальных ценностей и

денежных средств аптеки и сличила остатки перечисленных ценностей по

бухгалтерским данным по состоянию на «__» ___________ 20__ г. с фактическим

наличием согласно инвентаризационной описи на то же самое число. При этом

оказалось:

Наименова- ние Чис- лится по данным учета Факти- ческие остат- ки по описи Порча Результат Начисле- но есте- ствен. убыли по описи Списа- но ест. убыли Подле- жит взыс- кать с винов- ного Оприхо- довано (излиш- ки)
недо- стача из- лишки
I. Товары по рознич- ным ценам
II. Тара
III. Вспомогат. материалы
IV. Мало- ценный инвентарь
V. Касса
VI. Основ- ные средства

Заключение инвентаризационной комиссии

Инвентаризационная комиссия считает возможным:

1. Естественную убыль в пределах норм на сумму _____________ руб. ____ коп.

списать за счет __________________________________________________________.

2. Недостачу товаров на сумму _____________ руб. _____ коп. отнести за счет

3. Недостачу товаров на сумму _____________ руб. _____ коп. отнести за счет

4. Излишки в сумме __________________________ руб. _____ коп. оприходовать.

Председатель инвентаризационной

комиссии ___________ ___________ ___________________

(должность) (подпись) (фамилия, и.о.)

Члены комиссии: ___________ ______________ ___________________

(должность) (подпись) (фамилия, и.о.)

___________ ______________ ___________________

(должность) (подпись) (фамилия, и.о.)

___________ ______________ ___________________

(должность) (подпись) (фамилия, и.о.)

Решение руководителя предприятия (вышестоящей организации)

Акт утвердить. Естественную убыль в пределах норм на сумму ___________ руб.

_____________ коп. списать за счет ________________________________________

Недостачу товаров на сумму ______ руб. _____ коп. отнести за счет виновных.

Недостачу товаров на сумму ________________ руб. _____ коп. списать за счет

Излишки товаров в сумме ____________________ руб. ______ коп. оприходовать.

«__» _________________ 20 __ г. Руководитель

«УТВЕРЖДАЮ» Руководитель юридического лица ______________________________ подпись фамилия, и.о. «__» _________________ 200_ г. Наименование организации _________________________________________ Отдел ____________________________________________________________ РАСЧЕТ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ ЛЕКАРСТВЕННЫХ СРЕДСТВ И ИЗДЕЛИЙ МЕДИЦИНСКОГО НАЗНАЧЕНИЯ за период с __________ 200 г. по __________ 200 г. Материально ответственное лицо ___________________________________ __________________________________________________________________ должность фамилия, и.о.

№ п/п Наименование Ед. измер Оборот за межинвентар. период Норма естест убыли Ночислено по нормам естест. убыли Списано по нормам естерст убыли Сумма начисленной убыли
Индивидуальное изготовление
ангро

по нормам убыли __________________________ сверх норм убыли _________________________ Расчет составил бухгалтер ________________________________________ подпись фамилия и.о. Материально ответственное лицо ___________________________________ подпись фамилия и.о. «__» ____________ 200 г.

Задание№4. Выполнить расчеты и сделать заключение по результатам инвентаризации лекарственных средств, подлежащих ПКУ.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята!
Продолжить

Основные цели

Пересчет не заводят просто так. Для этого нужен серьезный повод – конец года, потеря доверия к сотрудникам или продажа фирмы другим лицам.

Независимо от причин образования, есть несколько задач, которые закрывают во время каждой описи продукции, мебели и финансовых средств.

Что обязательно делают:

  • определяют фактическое наличие ТМЦ;
  • сопоставляют полученные данные с учтенными;
  • проверяют, насколько полно отражены все хозяйственные операции в документах;
  • изучают, в каких условиях содержатся ЛС, их СГ, определить непопулярные и невостребованные подвиды.

Своевременное мероприятие помогает руководству следить за реальным объемом имущества, а также своевременно выявлять недостачи, списывать их и находить виновных. Это хороший способ узнать реальное состояние дел.

Виды и сроки проведения инвентаризации ТМЦ в аптеке

Условно выделяют 3 разновидности пересчета:

  • Полный. Проводят не чаще, чем раз в три года. В этом случае обязательно учитывают все товарно-материальные ценности, основные средства и активы, сверяют кассу и сейф, а также всю мебель и помещения, находящиеся в собственности или аренде.
  • Годовой. Логично, что его выполняют каждые 12 месяцев, в ноябре, перед ежегодным отчетом. Ее необходимо проводить, чтобы корректно заполнить декабрьскую документацию и закрыть год. В этом подвиде достаточно выполнить опись продукции и наличности.
  • Промежуточный. Это самый важный тип. Помогает руководству владеть реальной информацией, а не «бумажными» вариантами, ведь часто то, что происходит на самом деле, отличается от фактических данных.

Также инвентаризационная опись в аптеке проводится в день увольнения сотрудника и трудоустройства нового члена коллектива, если передаются товарно-материальные ценности. Человек за них отвечает до последнего дня работы, поэтому обязан их сдать в целости и сохранности пришедшему на его место работнику.

Также они проводятся, если выявили порчу продукции, хищения, халатное отношение к службе. В этом случае необходимо произвести пересчет, чтобы выявить размеры потерь и объем ущерба. Кроме того, стоит сразу определить, сколько было вынесено и испорчено, чтобы потом наказать виновного. Это лучше, чем ждать очередную опись через несколько месяцев. За это время ситуация может серьезно ухудшиться, а виртуальные остатки будут мешать эффективно трудиться.

А теперь предлагаем изучить отдельные виды немного подробнее.

Обязательная или инициативная

В первом случае это процесс, который проходит в соответствии с одним из оснований по Методическим указаниям. Во втором – потому что так предписал директор.

Она проводится после приказа руководителя или следственного органа, который должен выявить отклонения и правонарушения.

Спланированная или внеплановая

В законодательстве нет таких понятий, но их активно применяют в организациях. Разделить их легко, порядок тоже ничем не отличается.

Запланированная проходит по заранее составленному графику, с которым ознакомят всех сотрудников. Например, перед составлением годовой отчетности или подошел день пересчета основных средств.

Незапланированная эта та, которую организовали в короткие сроки по серьезной причине – из-за паводка, землетрясения, хищений или выявлении больших недоимок.

Полная или частичная

Первая подразумевает перепись всего, что есть в организации – денег, мебели, помещений, лекарств, бланков, даже кредитных обязательств.

Частичная обычно зависит от причины ее создания. Например, выявили излишки определенного товара, тогда сначала пересчитывать всю группу. Если в ней не был обнаружен пересорт, то считают все ЛС в компании.

Нормативная база

Сроки, в которые должна проводиться инвентаризация, записаны во внутренней документации каждого отдельного пункта. Законодательно прописаны только основания для начала мероприятия.

Также допускается заказать проведение в сторонней организации, которая специализируется на подобных услугах. Такой вид помогает не только установить факт обмана и хищения сотрудниками, но и сэкономит время и силы людей.

Регулируется такими актами:

  • 25 глава НК;
  • Приказ Минфина №49;
  • ФЗ №129;
  • внутренние распоряжения руководства.

Особенности пересчета лекарственных средств

У этого процесса есть свои нюансы. Описывать все препараты необходимо по:

  • дозировкам;
  • формам;
  • наименованиям;
  • фасовкам.

Все лекарства, которые включаются в ведомость, учитываются в денежном выражении, а затем разделяются по группам. Все ЛС подлежат количественному учету.

Приказ, говорящий о проведении инвентаризации в аптеке

Это основной документ, который требуется, чтобы инициировать перепись ТМЦ. В нем прописывается, что подлежит описи, в какие сроки. Созывается комиссия, которая будет этим заниматься. Ее председатель расписывается в бумагах и контролирует качество выполнения.

Обязательно вписывают:

  • форму по ОКУД и ОКПО;
  • наименование полностью;
  • Ф. И. О. и должности членов комиссионной команды, их председателя;
  • даты начала и конца;
  • причина – без этого нельзя считаться;
  • обязательство сдать материалы в бухгалтерию не позднее первого рабочего дня после окончания описи.

Образец

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке, аптечных организациях проводится на основании документа с такими полями (сверху вниз, слева направо):

  • коды по ОКУД и ОКПО;
  • полное наименование с формой ответственности (ООО, АО и другие);
  • структура – полная или в каком-то определенном отделе;
  • наименование бумаги – приказ;
  • порядковый номер, затем буквенное обозначение (инв.);
  • дата, когда составляется распоряжение.

После шапки пишется, что для проведения процедуры начинает работу специальная комиссия. В первом же предложении перечисляется, в каких подразделениях будет произведен пересчет.

Ниже указывается председатель, его должность и ФИО. Под ним – аналогично расписываются все члены команды, которая будет трудиться.

Затем вписывается, что подлежит инвентаризации – например, активы, денежные обязательства, ТМЦ и так далее.

Ниже – сроки. Обязательна дата начала и предполагаемая – окончания процедуры. Важно уложиться в эти рамки, не выходить за них.

Также необходима причина. Довольно часто указывается как «обеспечение достоверности данных бухучета». Это может быть перед составлением отчетности или если планируется сдача в аренду, а также продажа имущества.

Следующим абзацем расписывают, когда официально сдают материалы бухгалтеру. Как мы уже говорили выше – обычно это следующий рабочий день после завершения мероприятия.

Последняя строка – ФИО и должность директора/руководителя конкретного пункта.

Основной порядок

Инвентаризацию товаров в аптечной организации рекомендуется проводить в определенной последовательности. Его нельзя нарушать. Необходимо все делать по правилам и в соответствии с указанным ниже перечнем, чтобы избежать проблем с налоговой, которая в любой момент может попросить предоставить документы. Пересчет – отличный способ снять виртуальные остатки, учесть реальные излишки и законно убрать пересорт.

Алгоритм

Порядковый номер действия

Что выполняется в этот момент

Создается комиссия или собирается постоянно действующая

Оформляется соответствующий приказ

Вписываются данные в ведомости учета контроля за выполнением

Команде выдаются все приходные и расходные бумаги, а также отчетность по движению ТМЦ

МОЛ пишут расписки, что вся необходимая документация была своевременно сдана

Проверяется, есть ли фактически все, что числится на остатках, путем пересчета, взвешивания, сверки размера

Все выявленное опытным путем фиксируется в ведомости, составляется 2 экземпляра, один отдается МОЛ, второй – в бухгалтерию

Документация подписывается всеми участниками

МОЛ пишут расписку, что все было пересчитано в их присутствии и что они не имеют претензий

Сравниваются фактические данные с теми, которые есть в бухучете, оформляются сличительные ведомости

Оформятся акты с результатами по ф. №АП-48 в 2 экземплярах

В журнал учета и контроля вписывают приказы

Принимаются соответствующие меры по результатам

Еще до начала первого действия необходимо прекратить все кассовые операции и посчитать денежные средства.

Когда проверяют сроки годности препаратов

По истечении указанной даты реализовывать и хранить лекарства запрещено, так как он считается непригодным и опасным для потребителей. Ревизия – отличный момент для сверки СГ.

Дата должна быть читаемой и дублироваться в товароучетной программе. Если однозначно определить число или месяц невозможно, то такой продукт подлежит списанию, изъятию и уничтожению. Продавать его нельзя.

Если проставлено конкретное число, то с продажи снимается за день до этого. Если четкой даты нет, то подразумеваются последние сутки месяца.

В случаях, когда производство и выпуск произошли, например, 30.05.2020 года, а СГ составляет 12 мес., то уничтожать их нужно будет 29.05.2021. Когда изготавливают и выпускают в продажу в разные дни, то СГ считается от числа, когда товар был создан.

Наркосодержащие и психотропные вещества

Это отдельный пункт ревизии. Их учет ведет специальная комиссия, которая утверждается отдельно от основной или же все процедуры будет вести только одна команда – все зависит от руководителя.

Проводят пересчет обязательно каждый месяц, в последний день. Регулируется это мероприятие Письмом от Минздрава, созданным 27.02.2018 года.

Необходимо, чтобы в аптечном пункте был специальный журнал регистрации операций, связанных с этими лекарствами, а также бланки строгой отчетности и рецепты, в соответствии с которыми осуществлялись продажи.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята.
Продолжить

Как пересчитывают сильнодействующие и ядовитые вещества

По ним также ведется предметно-количественный учет. Все препараты, которые подлежат особому контролю, указаны в перечне из приказа Минздрава.

Считают их также в последний день месяца, в рабочие часы персонала. Важно установить фактические остатки и разобраться во всех причинах отклонений. В случае если выявится отсутствие некоторых упаковок, с виновных МОЛ берется объяснительная и применяются дисциплинарные меры вплоть до уголовной ответственности.

Ключевые правила инвентаризации ЛС

Несколько указаний, которые следует всегда соблюдать:

  • ТМЦ подготавливаются и сортируются по названиям, формам, сериям, цене, чтобы их было удобно подсчитывать;
  • наличие любого изделия проверяется по факту;
  • запрещено вносить количество любого средства без проверки его реального нахождения в стенах заведения или со слов МОЛ;
  • рекомендуется взвешивать, обмерять, проверять другими методами каждую коробочку и штуку;
  • если упаковка от поставщика не была повреждена, то можно оценивать его число на основе маркировки и документации от него;
  • следует выборочно проверить даже запакованные наименования;
  • не допускается беспорядочный подсчет, бессвязный переход между группами;
  • после того как все будет посчитано, помещение пломбируется до момента, когда бухгалтерия внесет все данные, а группа проверяющих переходит в другую комнату для продолжения счета;
  • пломбир хранится у председателя комиссии.

Документы, всегда оформляемые во время любого вида инвентаризации в аптеке

Обязательно заполняются такие формы:

  • ИНВ-22 – приказ, с которого все начинается.
  • ИНВ-23 – журнал для учета.
  • ИНВ-3 – названия всех ценностей, которые необходимо учесть.
  • ИНВ-18,19 – специальные сличительные ведомости.
  • Акт по форме АП-48 – заполняется по результатам.

Если вы находитесь в поисках товароучетного программного обеспечения или интересуетесь работой «Честного знака» — обращайтесь в «Клеверенс». Наши сотрудники подробно расскажут, какие сервисы оптимизируют и автоматизируют рутинную часть работы. Они объяснят, что подойдет для использования в аптеке и подберут лучшее ПО.

Нормы естественной убыли: нюансы, связанные с лекарствами

Эти показатели разработаны, чтобы возместить потери в пределах допустимых значений. Но при условии, что все недоимки и излишки будут зачтены в момент пересчета. Списание при отсутствии потерь не допускается.

Производить это допустимо только по тем наименованиям, формам и количествам ЛС, по которым были предоставлены подобные возможности.

Как списать просроченные вещества

Все медицинские препараты имеют ограниченные сроки годности, после которых их нельзя продавать и применять, поэтому их списывают и уничтожают. Иногда это количество выходит на внушительные суммы, но избежать этого нельзя.

Собственник или директор обязан передать все такие ЛС в компанию, которая имеет лицензию на ликвидацию. Обычно такие процедуры проходят на договорной основе.

За реализацию этого требования законодательства несут ответственность в равной степени ИП, ООО и АО, поэтому важно иметь в аптечном пункте бумаги, подтверждающие своевременную отправку испорченных коробок.

Списание просроченных лекарств и налог на прибыль

Сначала составляется инвентаризационная опись и акт об уничтожении, которые подписываются всеми членами комиссии и их председателем.

Для того чтобы учесть затраты, необходимо доказать их обоснованность и документальное подтверждение. В главе 25 НК прямо не предусмотрено такое содержание учтенных расходов, но по мнению большинства налоговых органов и работников бухгалтерских отделов, организация имеет на это право в полном объеме.

Установленные сроки для ревизии и основания

Как часто нужно пересчитываться:

  • ОС – каждые 1-3 года;
  • товары и тара – раз в полгода;
  • деньги, бланки строгой отчетности – раз в месяц;
  • операции с банком – ежемесячно;
  • расчеты с дебиторами и кредиторами – каждые 6 месяцев;
  • медикаменты, которые проходят предметно-количественный учет – ежемесячно.

Об основаниях мы говорили в начале статьи. Это приказ от руководителя или проверяющего органа, в отдельных случаях – от полиции или службы контроля реализации наркотических средств.

Схема работы с Честным знаком

Этот процесс начался еще в 2019 году, а с 1.07 он обязателен для всех групп лекарств. Все препараты необходимо промаркировать в соответствии с требованиями нормативных документов.

Компания регистрируется в качестве «Аптеки», затем создает усиленную ЭЦП на имя своего руководителя, если это ИП, то на имя владельца. Сделать такой сертификат можно в любом из аккредитованных центров.

Затем устанавливается специальное ПО, которое будет отслеживать путь каждой пачки от производителя до конечного потребителя. Также приобретается ПО, которое позволит взаимодействовать с ЭЦП.

Покупается:

  • сканер 2D;
  • ТСД, если предполагается работа с большими объемами;
  • соответствующая прошивка кассы.

На каждой пачке любого препарата ставится индивидуальный знак Data Matrix. Его сканируют в момент продажи конечному потребителю или списания. Данные будут передаваться в систему.

Мы разобрались, как проводится инвентаризация основных средств (ревизия) аптеки, в каком порядке ее требуется выполнять и какие документы для этого нужны. Изучили, что делать с ревизией наркотических и психотропных ЛС, как провести списание и что для этого потребуется. Чтобы оптимизировать большую часть процессов и соответствовать требованиям «Честного знака», следует иметь последнее ПО и подходящую прошивку кассы. Обращайтесь в «Клеверенс», мы поможем подобрать необходимое программное обеспечение.

Количество показов: 817

Периодически в любой аптеке проводится инвентаризация. И каждый работник участвует в ее проведении. В ходе инвентаризации могут выявиться как излишки, так и недостача, которая чаще всего покрывается из кармана первостольника. Терять же свои деньги не хочет никто. Именно поэтому к проведению инвентаризации необходимо подойти крайне ответственно. Давайте же поговорим о том, в каких случаях и как именно должна проходить инвентаризация.

Основные аспекты

Прежде всего, необходимо понять, что такое инвентаризация и для чего она проводится. Инвентаризация – это проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся в аптеке, а также оборудования, оргтехники и бытовой техники, выданных руководством компании работникам для использования в повседневной работе. Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета. Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи. Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.

Условно можно выделить 3 вида инвентаризации.

• Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящийся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).

• Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.

• Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.

Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании. При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права. Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности. Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.

Также инвентаризации проводят при выявлении фактов кражи и порчи товара. При выявлении недостачи ее материальный эквивалент делится между всеми работниками аптеки и вычитается из зарплаты. Согласитесь, никто не хочет платить за чужие грехи. А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись. Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.

Участники

В проведении инвентаризации обязаны участвовать все работники аптеки: фармацевты, провизоры, консультанты и заведующая, если она в этой аптеке есть. Обязательно присутствие уполномоченных работников офиса, которые составляют инвентаризационную комиссию. В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации. С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.

Для того чтобы провести инвентаризацию, руководство компании должно подписать приказ, где прописывают дату проведения инвентаризации, адрес аптеки, время, выделенное на проведение инвентаризации (как правило, 1–2 дня), определяют членов инвентаризационной комиссии и ее председателя, кроме того указывают всех сотрудников аптеки, участвующих в инвентаризации.

В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Аптека не производит отпуск лекарств, касса в этот день не открывается. Учитывая, что практически все аптеки сейчас компьютеризированы, инвентаризацию, как привило, проводят при помощи сканирования товара. Есть и другой способ – учет товара по описным листам, он более долгий.

Существуют различные способы проведения инвентаризации.

I способ – подсчитывать ЛС по алфавиту, ища каждый препарат на своей полке. Это не очень эффективный способ, практически гарантирующий выявление недостачи, даже если на самом деле ее нет.

В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, сам же первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего клиента, а потом забыть убрать его на место. Опять же при приеме большой партии товара часть препаратов может оказаться не на своих местах. Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед самым его носом. Таким образом, нередко выявляется недостача, которой на самом деле нет. А компенсировать-то ее все равно придется, причем из вашего кармана.

II способ – инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.

Разделите всю инвентаризационную комиссию на группы по 2 человека в каждой. Одна группа начинает работать с одного конца аптеки, другая – с другого, двигаясь навстречу. Один из членов группы будет, условно, «подающим», другой – «сканирующим», если процесс инвентаризации компьютеризирован. Если нет – один будет «считающим», другой – «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый – считает, второй записывает и складывает в коробку. После того как вы отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации вам останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета. При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов). Это самый действенный способ. Он избавит вас также от необходимости переворачивать всю аптеку в поисках недостающей упаковки и, что самое главное, убережет вас от опасности платить за товар, который «потерялся» в аптеке.

Будьте внимательны и последовательны при проведении инвентаризации, руководствуйтесь правильным способом подсчета, и тогда столь ответственное мероприятие пройдет для вас легко и без потерь.

Юлия Арсентьева

Вернуться к списку статей номера

1. Общий порядок проведения инвентаризации
Основными нормативно-правовыми актами (НПА), регулирующими порядок проведения инвентаризации на территории России, являются:
1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2) Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».
3) Приказ Минфина России от 13.06.1995 №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Согласно ст. 21 ФЗ РФ от 06.12.2011г. №402-ФЗ, к документам в области регулирования бухгалтерского учета относятся также федеральные и отраслевые стандарты. Федеральные и отраслевые стандарты обязательны к применению, если иное не установлено ими.
Утверждение федеральных стандартов бухгалтерского учета (ФСБУ) входит в компетенцию Минфина России, который на данный момент для нефинансовых организаций, не относящихся к государственному сектору, утвердил лишь Программу разработки ФСБУ на 2017 — 2019 гг., на что указывает Приказ Минфина России от 07.06.2017 N 85.
На сегодняшний день роль ФСБУ у большинства организаций играют действующие ПБУ, утвержденные Минфином России. Полный перечень действующих ПБУ, приравненных к ФСБУ, приведен в Информационном сообщении Минфина России от 26.07.2017 N ИС-учет-8 «Новое в бухгалтерском законодательстве: факты и комментарии». Поэтому нормативно-правовое регулирование инвентаризации осуществляется на основании ФЗ РФ от 06.12.2011г. №402 и действующего приказа Минфина РФ от 13.06.1995г. №49.
Согласно последнему НПА, основными целями проведения инвентаризации являются:
1) выявление фактического наличия имущества;
2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
3) проверка полноты отражения в учете обязательств.
Инвентаризации подлежит:
а) имущество (не зависимо от местонахождения)
б) финансовые обязательства (все виды)
Обязанность проводить инвентаризацию возложена на организации. При этом под организациями понимаются юридические лица по законодательству Российской Федерации (кроме банков), включая организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета (п.1.1 Приказа Минфина РФ №49). То есть, индивидуальные предприниматели вынесены за рамки данного НПА, и нормы, установленные этим приказом, к ним не применимы.
Однако, п.6 ст.31 Налогового кодекса РФ говорит о правомочности налоговых органов осматривать любые используемые налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанные с содержанием объектов налогообложения независимо от места их нахождения производственные, складские, торговые и иные помещения и территории, проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества. При этом налогоплательщиками признаются организации и физические лица, на которых в соответствии с НК РФ возложена обязанность уплачивать налоги (ст. 19 НК РФ).
Порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщика при налоговой проверке утверждается Министерством финансов Российской Федерации — Приказ Минфина РФ N 20н, МНС РФ N ГБ-3-04/39 от 10.03.1999 «Особенности проведения инвентаризации имущества индивидуального предпринимателя», где в п. 4 установлены особенности проведения инвентаризации имущества индивидуального предпринимателя. Таким образом, в целях налоговой проверки проводить инвентаризацию обязаны и индивидуальные предприниматели.
Порядок проведения инвентаризации налоговыми органами идентичен порядку проведения инвентаризации самими налогоплательщиками.
По Приказу Минфина РФ №49 инвентаризации подлежат обязательства организации и имущество, находящееся в её собственности, а также не принадлежащее, но числящееся в её бухгалтерском учете:
— находящееся на ответственном хранении;
— в аренде;
— имущество, полученное для обработки;
— иное имущество, не учтённое по каким-либо причинам.
Для целей налоговой проверки (п.2 ст. 38 НК РФ) предусмотрена инвентаризация только имущества (без обязательств):
— вещи (в том числе деньги и ценные бумаги) и иное имущество
— работы и услуги
— информация
— результаты интеллектуальной деятельности (в том числе исключительные права на них)
— нематериальные блага.
Интересным является то, что данное положение Налогового кодекса вступает в противоречие с п. 1.3 Положения (Приказ Минфина РФ N 20н, МНС РФ N ГБ-3-04/39 от 10.03.1999), где указано, что инвентаризуются также обязательства организации (н-р, кредиторская задолженность). С точки зрения юридической силы, безусловно, нормы Кодекса довлеют над нормами Приказа.
Инвентаризация (Приказ Минфина РФ №49) проводится в обязательном порядке в следующих случаях:
— при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (за исключением имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года, а также инвентаризации основных средств – установленная кратность проведения 1 раз в 3 года) (здесь можно говорить о плановом характере проверки);
— при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел);
— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.
Кроме того, в случае наличия договора о коллективной материальной ответственности, обязательно следует проводить инвентаризацию:
— при смене руководителя коллектива (бригадира),
— при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов,
— а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
В зависимости от величины организации, видов осуществляемой деятельности и иных обстоятельств в отчетном году может быть проведено несколько инвентаризаций.
Дата и перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств устанавливаются руководителем организации.
Формально не запрещено проведение инвентаризации на любую удобную дату. Но! Целесообразнее начинать плановую инвентаризацию 1-го числа месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам БУ (формируются данные, необходимые для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации).
Данная хозяйственная операция (инвентаризации) требует оформления первичных учетных документов. Формы их установлены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», которые, однако, с 01.01.2013г. носят рекомендательный характер. Также можно пользоваться формами, установленными Приказом Минздрава СССР от 08.01.1988 N 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений»:
— Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)
— Инвентаризационная опись основных средств (ИНВ-1)
— Инвентаризационный ярлык (ИНВ-2)
— Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3)
— Акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (ИНВ-4)
— Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15);
— Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ИНВ-18)
— Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19)
— Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ИНВ-23)
— Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (ИНВ-25)
— Акт о результатах инвентаризации (акт ф. № АП-48) и другие.
Таким образом, организация имеет право либо пользоваться формами, предусмотренными вышеназванными приказами, либо разрабатывать собственные, пользуясь типовыми формами, и при условии наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих установить полноту и подлинность информации (НПА, который установил перечень таких реквизитов, отсутствует). Разработанные формы должны быть утверждены.
Общий алгоритм проведения инвентаризации можно представить следующим образом.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назнача­ется постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а также для проведения внеплановых и час­тичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризаци­онные комиссии.

В состав инвентаризационных комиссий включают­ся представители администрации — председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

  1. своевременность проведения инвентаризации;
  2. соблюдение порядка проведения инвентаризации;
  3. полноту и точность внесения в описи данных о фактических ос­татках проверяемого имущества или расчетов;
  4. правильность указания в описи наименований и отличительных признаков товарно-материальных ценностей (лекарственная форма, объем, вес, концентрация, дозировка, количество доз в упаковке и т.д.);
  5. правильность и своевременность оформления материалов ин­вентаризации.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки.

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке — наиболее тру­доемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем рас­поряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата рас­поряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентариза­ции, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается кон­трольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:

  1. опломбировать места хранения материальных ценностей, имеющие отдельные входы (выходы);
  2. проверить исправность весо-измерительных приборов и соблю­дение установленных сроков их клеймения (поверки);
  3. получить отчеты материально-ответственных лиц о движении материальных ценностей и денежных средств (все приходные и рас­ходные документы, приложенные к отчетам визируются председате­лем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии ос­татков материальных ценностей по учетным данным к началу инвен­таризации).

Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризаци­онной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценно­сти, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные цен­ности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризацион­ной комиссии, а при плановых — заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества.

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определя­ется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи.

Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в непо­врежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна прово­диться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к дру­гому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбиро­вывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помеще­ния, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризаци­онной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвента­ризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).