Инвентаризация склада инструкция

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:

  • при продаже основных средств;
  • сдаче их в аренду;
  • приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • смене материально ответственных лиц;
  • выявлении фактов хищения;
  • наступлении стихийных бедствий или пожаров;
  • реорганизации компании;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).

Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Скачайте бланк приказа по форме ИНВ-22. В приказе указываются:

  • место проведения инвентаризации;
  • даты ее начала и окончания;
  • председатель и члены комиссии;
  • степень охвата инвентаризационных объектов;
  • причина проведения инвентаризации;
  • сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.

Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.

Скачайте образец приказа на инвентаризацию основных средств. Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:

  • инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
  • технических паспортов;
  • документов на получение или сдачу ОС в аренду.

При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

Для чего нужна сличительная ведомость?

После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.

Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.

По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.

Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

Как оформить акт по результатам инвентаризации

После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.

Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.

Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 скачайте . При заполнении этой формы указываются:

  • состав комиссии;
  • материально ответственное лицо;
  • дни начала и завершения проведения инвентаризации;
  • номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

При заполнении этой формы указываются:

  • состав комиссии;
  • материально ответственное лицо;
  • дни начала и завершения проведения инвентаризации;
  • номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

Скачайте образец акта по результатам инвентаризации основных средств. В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.

Оформление протокола заключительного заседания комиссии

По окончании проведения инвентаризации ОС комиссия собирается для того, чтобы подвести ее итоги и представить руководителю организации отчет о проделанной работе.

Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.

Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.

Примерный бланк протокола инвентаризации основных средств можно скачать . В ходе заседания комиссии фиксируются все случаи недостач, излишков или пересортиц, выявленные комиссией. Заслушиваются пояснения материально ответственных лиц.

По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:

  • итоги проделанной работы;
  • причины обнаруженных неточностей;
  • заключения, к которым пришла комиссия;
  • предложения по устранению выявленных недочетов.

Протокол подписывается председателем и всеми членами комиссии. Он передается руководителю организации для принятия окончательного решения по каждому выявленному несоответствию.

Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.

Источник:»Народный СоветникЪ»

Регулярность проведения складской инвентаризации

Инвентаризация материальных ценностей на складе – не простое дело. Главная проблема – провести проверку без остановки его деятельности, не нарушив при этом режим приемки и отправки товара. Поэтому предпринимателей прежде всего волнует вопрос: как часто нужно проводить инвентаризацию на центральном складе?

В законе о бухучете указано, что сроки и порядок осуществления проверок сохранности имущества определяет само предприятие (ст.11). Решение может быть принято собственником, советом директоров, оформлено приказом гендиректора.

В то же время закон подчеркивает необходимость обязательного проведения проверок в случаях, которые устанавливаются законодательными правовыми актами. Эти случаи прописаны в пункте 27 положения о бухучете:

  • ежегодно перед формированием годового отчета;
  • при смене заведующего складом, кладовщика;
  • при переходе хранилища с его содержимым к другому собственнику, передаче его в аренду, реорганизации унитарного предприятия;
  • после обнаружения испорченного объекта или кражи продукции;
  • перед ликвидацией экономического субъекта.

Таким образом, как минимум, одна полная ревизия склада должна проводиться собственником каждый год обязательно.

Обычно на предприятиях разрабатывают положение об инвентаризации. Оно включается в перечень документов по учетной политике и утверждается приказом директора. Так, если ревизия склада подразумевает её полное проведение по всему количеству материала, с привлечением ревизионной комиссии, то инвентаризацию рекомендуется проводить по отдельным категориям товара, группам кладовщиков, по бригадам и т. п. Такие проверки производятся ежемесячно, а порой и еженедельно.

В положении расписывается, как проводится инвентаризация на складе, кто в ней участвует, какие оформляются документы.

Инструкция по инвентаризации склада

Перед началом инвентаризации осуществляется ряд подготовительных мероприятий. Руководствуются при этом методическими указаниями Минфина, в которых изложены правила проведения инвентаризации различного вида материальных ценностей.

1. Подготовительный этап

На директора экономического субъекта возлагается обязанность выделить для проверки необходимую технику (весы, измерительные приборы). Порядок проведения ревизии на складе разрабатывает и утверждает глава комиссии. Складские помещения опечатывают, все приемочные и отгрузочные операции прекращаются.

Инвентаризация ТМЦ на складе предусматривает подготовку и передачу комиссии всех последних первичных документов по операциям со складским содержимым. Завскладом, кладовщики расписываются в расписке на первой странице описи, подтверждая передачу всех бумаг.

Оборудование для инвентаризации (ТСД, весы, сканеры) должно пройти соответствующую проверку.

2. Проведение инвентаризации

Итак, как правильно провести инвентаризацию?

Инвентаризация склада инструкция предусматривает реальную поштучную проверку остатков на складе: они пересчитываются, взвешиваются или измеряются. Используя автоматизированную систему управления и соответствующую технику, можно избавиться от проблем, связанных с человеческим фактором, ускорить проверку. Например, сканеры, считывающие коды, оперативно предоставят проверяющим объемную аналитику.

Изделия, содержащиеся на территории навалом, измеряют по габаритам и сопоставляют полученные данные затем с учетными цифрами.

Упаковочный товар пересчитывается по маркировке. Правила проведения инвентаризации предусматривают проведение так называемых контрольных проверок, когда выборочно открывают ряд упаковок и пересчитывают содержимое, сравнивая с маркировочными сведениями. При обнаружении расхождений проверяют содержимое всех упаковок.

Пересчет и вся инвентаризация ТМЦ на складе осуществляется при участии его работников, отвечающих за ту или иную группу продукции. Проверка склада ведется строго последовательно по каждому помещению. По завершению помещение пломбируют и до окончания проверки туда никого не допускают.

Полученные результаты пересчета вписывают в документ, который называется инвентаризационная опись (форма инв 3).

Образец акта инвентаризации ТМЦ на складе

Опись распечатывают отдельно для каждого вида товарного имущества: сырье, комплектующие, материалы, детали, топливо, тара, готовая продукция, запчасти.

В расписку, помещенную на первой странице, вносятся обязательные реквизиты: название организации, если нужно – структурного подразделения. Далее указывается распорядительный документ, на основании которого производится ревизия на складе, его реквизиты.

В соответствующие поля вносятся даты проведения инвентаризации на складе, реквизиты самой описи.

В последующей строке записывают название продукции, товара, изделия, наличие которого проверяется. Далее указывают сведения о правовой принадлежности ценностей проверяемой компании – в собственности, аренде, на хранении.

Текст расписки о том, что бумаги по складским операциям в полном объеме представлены бухгалтерии, а товар, находящийся под материальной ответственностью, оприходован, подписывают соответствующие работники склада. Ставится фактическая дата снятия остатков складских материалов.

Следующие страницы описи представляют собой таблицу, в которую заносят в соответствии с графами следующие сведения:

1 – номер по порядку;
2 – номера аналитического счета или субсчета, на которых ведется учет товара;
3 и 4 – название ТМЦ и его номенклатурный номер;
5 и 6 – в каких единицах измеряется данная продукция;
7 – стоимость товарной единицы;
8 и 9 – инвентарный номер;
10 и 11 – количественный состав товара по факту и общая его стоимость;
12 и 13 – эти же сведения по данным бухгалтерии.

На последней странице описи:

  • подсчитывается общее число номеров по порядку, единиц товара, итоговая сумма их стоимости и прописывается в надлежащих строках;
  • расписываются проверяющие и лица, несущие материальную ответственность.

В завершении акт визируется главным бухгалтером, подтверждающим проведение инвентаризационной проверки товарных остатков на складе.

Данный документ должен отвечать определенным требованиям:

  1. он составляется в 2-х экземплярах. Один образец поступает в бухгалтерию, второй вручается сотрудникам хранилища;
  2. ошибки исправляются зачеркиванием и внесением необходимой записи, которая удостоверяется членами комиссии;
  3. страницы акта нумеруют и скрепляют;
  4. в конце каждого листа заполняют итоговую строку, где указывают количество порядковых номеров, число единиц проверенных объектов, денежную сумму их общей стоимости. Такая запись не позволяет сделать поправки в содержимое страницы после подписания бумаги проверяющими;
  5. материальные ценности, которые не были зафиксированы в бумагах бухгалтерии, должны вноситься в акт инвентаризации.

3. Сличительный этап

В дальнейшем регламент проведения инвентаризации на складе предусматривает сличение полученной информации с цифрами бухгалтерских документов.

Обнаруженные излишки, пересортица или недостачи фиксируются в сличительных ведомостях.

Для справки. Сличительные ведомости формируются в случаях расхождения сведений в описи с цифрами бухучета. Образцом может служить форма ИНВ-19 из вышеупомянутой подборки документов Госкомстата.

Эти ведомости заполняются также в 2-х экземплярах: один для комиссии, другой – сотрудникам склада, ответственным за хранение соответствующего имущества.

Члены комиссии во главе с председателем обязаны выяснить причины появления излишков и недостач. Свое решение они должны записать в протоколе заседания.

Отдельно формируются сличительные ведомости на учетные объекты, которые находятся на ответственном хранении, отданы в аренду или получены для переработки.

Если товар испорчен или потерял свои качества и стал негодным для потребления, на него оформляют специальные акты на списание: либо по форме ТОРГ 15 (порча), либо ТОРГ-16 (потеря потребительских свойств).

На товар, который был отгружен, но находится ещё на пути к потребителю; за который не поступила оплата; содержащийся на складах других фирм, инвентаризационные акты делают отдельно. Новый товар, поступивший в период ревизии, ставится на учет после ее завершения.

Движение товара на склад и внутри его во время проверки остатков, прекращается. Однако, чтобы не останавливать рабочий процесс, допускается отпуск учтенного при проверке материала заказчикам. Она производится по согласованию с главным бухгалтером.

4. Подведение итогов инвентаризации

Итоги проверки рассматриваются и анализируются на заседании комиссии. В протоколе заседания дают оценку результатам ревизии, записывают ключевые выводы. Затем, на его основании, заполняют ведомость учета результатов, выявленных проверкой (форма ИНВ 26). В ней обобщаются сведения из акта проверки, указываются выявленные нарушения с указанием сумм и количества объектов.

Завершающим актом инвентаризации на складе является издание руководителем компании приказа. В нем он утверждает результаты проведения ревизии, дает поручения должностным лицам по приведению складского учета и бухгалтерской отчетности к единому знаменателю, выносит организационные решения.

Далее бухгалтерия производит изменения в системе данных бухгалтерского учета на основе утвержденных фактических цифр. Обнаруженные неучтенные объекты оприходуются на склад, недостачи списываются либо на виновного лица, либо на убытки компании. Результаты инвентаризации включают в отчетность месяца, в котором она была завершена.