Инвентаризация продуктов питания

Введение

Специфика бюджетного учета продуктов питания определяется особенностями деятельности соответствующего бюджетного учреждения или структурного подразделения. В курсовой рассматриваются вопросы бюджетного учета продуктов питания в образовательных учреждениях. Представлены корреспонденции счетов: по формированию себестоимости готовой продукции, по учету реализации продуктов питания, предназначенных для перепродажи, по принятию к учету возвратной тары, по учету товарных потерь при транспортировке, по учету испорченных продуктов питания, по учету недостачи по итогам инвентаризации сверх естественной убыли.

Не секрет, что во многих бюджетных учреждениях, таких, как детские сады, школы, больницы, профессиональные училища, исправительные колонии и т.д. организовано питание и должен вестись учет продуктов питания. Такие организации осуществляют, прежде всего, плановое приготовление пищи, т.е. заранее составляется производственное задание, можно уже при составлении этого задания заранее рассчитать все и оформить все бухгалтерские документы. При этом должен составляться «План-Меню» на 2 (или даже 4 недели). В этом 2-х недельном цикле обеспечивается: разнообразие питания (неповторяемость блюд), соответствие принципам здорового и сбалансированного питания (есть такие принципы и такие контрольные таблицы) соответствие питания ценовым характеристикам (так как бюджет питания устанавливается заранее). Хорошо составленные «План-Меню» также обеспечивает небольшие колебания по цене и калорийности день ото дня, а также взаимоувязку завтраков и обедов (по временам приема пищи) с точки зрения здорового питания (в требованиях Минздрава рекомендуется на завтрак давать 25% суточного рациона, а на обед 35-40%). И, что немаловажно, это все должно быть еще и вкусно. Имея хороший «План-Меню» мы можем в граммах (!) рассчитать план расхода продуктов на будущие 2 недели.

Так же это питание должно быть и здоровым, а иногда — лечебным:

Суточный рацион должен соответствовать суточной потребности организма. Это касается не только калорий, но и основных пищевых веществ (белков, жиров, углеводов), а также витаминов и микроэлементов;

Специальный термин «сбалансированное питание» обозначает соотношение белков, жиров и углеводов как 1: 1: 4;

Дополнительно к соответствию характеристикам химического состава рациона проверяют его структурно-качественный состав: какие продукты образуют пищу, т.е. проверяют натуральные нормы. Расчеты делают в «Накопительной ведомости расхода продуктов».

Организуя питание за счет бюджетных средств, мы должны вести учет численности питающихся, притом в некоторых случаях (а лучше всегда) — персональный! Поэтому у ответственного за питание должны быть:

По каждому льготно-питающемуся — свое «Дело» с копиями первичных документов;

Табели питания по месяцам;

Не говоря уже об ежемесячных «Отчетах по питанию».

Если обобщить все выше сказанное, то мы должны вести:

Учет продуктов;

Калькуляцию;

Планирование;

Учет стоимости;

Учет численности;

Учет пищевой стоимости.

Цели моей работы:

1. Показать, как учитываются продукты питания в бюджетных учреждениях

2. Рассказать, как производится контроль продуктов питания в бюджетных учреждениях

Глава 1. Порядок организации учёта продуктов питания

Бюджетные учреждения при организации учета продуктов питания должны руководствоваться следующими нормативными документами:

1) Инструкция по бюджетному учету №148 Н

2) Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ (утверждено Приказом Минфина РФ от 26.12.94 N 170).

3) Инструкцией Минфина РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете (от 03.11.93 N 122).

4) Инструкцией о порядке учета операций, связанных с питанием учащихся в школах с продленным днем, группах продленного дня и интернатах при школах (утверждена приказом Минпроса СССР от 17.12.68 N 96).

5) Методическими рекомендациями «Организация питания детей в детских домах и школах-интернатах», утвержденных начальником ГУ лечебно-профилактической помощи детям и матерям Минздрава СССР 22.10.84 N 11-14/24-6 и начальником ГУ санитарно-эпидемиологического Управления Минздрава СССР от 26.10.84 и согласованных с начальником ГУ школ Минпроса СССР от 20.09.84

6) Инструкцией Минздрава СССР по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения от 05.05.83 N 530 с изменениями от 17.05.84 N 557, от 09.09.83 N 667, от 14.06.89 N 369.

7) Письмом Минфина «О нормах питания в учреждениях народного образования, приемниках-распределителях для несовершеннолетних воспитанников органов внутренних дел, а также в домах-интернатах, профессионально-технических училищах и техникумах-интернатах для детей-инвалидов от 24.04.90 N 54, изданном на основании Постановления Совмина СССР от 21.02.90 N 195.

8) Указом Президента РФ «О первоочередных мерах по развитию образования в РСФСР» от 11.07.91 N 1.

9) Постановлением Правительства РФ от 20.06.92 N 409 «О неотложных мерах по социальной защите детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей».

10) Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 49).

I. ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ

Учет продуктов питания в учреждениях должен обеспечить:

а) полный учет поступления материальных ценностей, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;

б) контроль за правильным и по назначению использованием средств, выделяемых на питание;

в) контроль за сохранностью продуктов питания, соблюдением установленных правил оформления приемки и отпуска их, проведением инвентаризаций.

В бухгалтерии учет продуктов питания организуется под руководством главного бухгалтера централизованной бухгалтерии или учреждения.

Ответственность за обеспечение сохранности продуктов питания несет руководитель учреждения.

Полная материальная ответственность за прием, хранение и отпуск продуктов питания и тары возлагается на заведующего складом (кладовщика), с которым руководитель учреждения заключает Типовой договор о полной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Государственного комитета Совмина СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 N 447/24.

Если же в штате учреждения нет должности заведующего складом (кладовщика), то ответственность за прием, хранение и отпуск продуктов питания и тары возлагается приказом по учреждению на работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ НА СКЛАДЕ

Для осуществления учета продуктов питания и тары на складе (кладовой) заведующий складом (кладовщик) ведет книгу складского учета формы М-17, в которой учитывается поступление, расход и выводятся остатки продуктов питания по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам в количественном выражении.

В книге до начала записей нумеруются все страницы (листы).

На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книге пронумеровано… страниц (листов)». На книге надписывается наименование учреждения и отчетный период, на который открыта книга.

На каждое наименование (вид) продуктов питания и тары открывается отдельная страница книги.

Остатки на соответствующих страницах книги выводятся после каждой записи по приходу и расходу продуктов питания.

Основанием для ежедневной записи поступивших на склад (кладовую) продуктов питания служат сопроводительные документы поставщика (счета — платежные требования, товаротранспортные накладные, накладные), а для выданных продуктов питания — меню-требования ф. 298 или ф. 299, требования на выдачу продуктов питания со склада (кладовой) ф. 45-МЗ и накладная (требование) ф. 434.

Продукты питания, поступающие на склад (кладовую) учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствующих ассортименту, количеству, указанному в сопроводительном документе.

Если при приемке поступивших продуктов обнаружены по одному из видов продуктов питания недостача или излишки, то материально ответственное лицо обязано приостановить дальнейшую приемку. В этих случаях дальнейшая приемка продуктов питания осуществляется комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения, с обязательным участием материально ответственного лица (зав. складом, кладовщика), работника бухгалтерии, представителя поставщика или незаинтересованной организации.

Результаты приемки оформляются актом ф. 429, который составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта служит для учета принятых продуктов питания, второй — для направления претензионного письма поставщику.

Меню-требование ф. 298 или 299 составляются на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся.

Меню-требования с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц.

В учреждениях здравоохранения, имеющих несколько диетстолов, на основании сведении о больных, состоящих на питании, диетсестра при участии шеф-повара (повара) и работник бухгалтерии составляют под руководством диетолога меню-раскладку ф. N 44-МЗ на питание больных на следующий день по каждому диетстолу.

При приемке тары проверяется количество поступающей тары, соответствие качества действующим стандартам и техническим условиям и наличие маркировки.

На все расхождения составляются акты в таком же порядке, как и при приемке продуктов питания.

Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях

Основными задачами учета продуктов питания являются:

— обеспечение сохранности и контроля за движением и использованием всех продуктов;

— соблюдение установленных норм запасов и расходов продуктов;

— своевременное выявление неиспользуемых продуктов, подлежащих реализации в установленном порядке;

— получение своевременных и точных сведений об их остатках, находящихся на складах и в кладовых учреждений.

В целях обеспечения сохранности и правильной постановки учета продуктов питания необходимо обеспечить надлежащую организацию складского учета.

Хранение продуктов питания должно производиться в специально приспособленных помещениях (складах, кладовых), с применением необходимого холодильного оборудования. Места хранения продуктов питания должны быть оснащены необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой и другими контрольными приспособлениями.

Продукты питания принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости, которая складывается как сумма затрат:

Учетная политика или приказ

Соответствующее решение может быть оформлено либо отдельным приказом (распоряжением) по учреждению, либо в организационной части ведомственного порядка реализации положений государственной учетной политики (учетной политики учреждения).

Согласно Методике учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности, утвержденной Роскомторгом 12.08.1994 № 1-1098/32-2, нвентаризацию продуктов (сырья) и готовых изделий на предприятиях общественного питания рекомендуется проводить в следующие сроки:

• в кладовых – не реже 1 раза в квартал;

• на кухнях – не реже 1 раза в месяц;

• в буфетах – не реже 2 раз в квартал.

Внеплановые инвентаризации оформляются локальным распорядительным документом по учреждению.

Инвентаризационная комиссия перед проверкой фактического наличия продуктов пломбирует подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверяет исправность всех весов и измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

Пример

По данным инвентаризации продуктов питания в детском саду подтверждены фактические остатки: картофель – 137,2 кг по цене 20 руб. за кг, картофель – 66,6 кг по цене 21 руб. за кг, картофель – 11,3 кг по цене 48 руб. за кг. При контрольно-ревизионной проверке осмотром складского помещения было выявлено, что весь картофель хранится в одном коробе. Членам инвентаризационной комиссии было предложено написать объяснительные о том, каким образом был подтвержден остаток картофеля с разной ценой. Объяснений получено не было.

В акте ревизии было отмечено нарушение: инвентаризация продуктов питания путем определения фактических остатков не проводилась. В качестве документального подтверждения нарушения были приведены объяснительные записки и указано на факт отсутствия актов отвеса.

При проведении инвентаризации на кухне учреждения до начала проверки фактического наличия продуктов необходимо получить ежедневный отчет о движении продуктов и тары. Такой отчет может оформляться по Ведомости учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет) № ОП-14 (ф. 0330514), утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все документы по приходу и расходу продуктов питания, приложенные к отчетам материально ответственных лиц, с указанием «До инвентаризации на (дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков продуктов питания к началу инвентаризации по учетным данным.

При проведении инвентаризации продуктов питания в обязательном порядке проверяются сроки годности (хранения). Продукты с истекшим сроком годности (хранения) подлежат списанию и уничтожению.

По продуктам питания, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части продуктов.

Определение веса (объема) навалочных товаров (наливных продуктов) допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Тара инвентаризуется одновременно с продуктами питания, готовыми изделиями. Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.).

При оформлении инвентаризационных описей неиспользованные продукты и сырье записываются по массе, полуфабрикаты при этом включаются в опись в пересчете на продукты, израсходованные на их приготовление, по Сборнику рецептур блюд.

Остатки

Остатки готовой продукции (блюд) на сырье не пересчитываются. Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам выхода готовой продукции.

Недостача или порча продуктов питания в пределах норм естественной убыли относится на расходы по операциям с активами либо на увеличение стоимости готовой продукции, а сверх норм – за счет виновных лиц.

Для тех видов продуктов питания, для которых нормы естественной убыли не установлены федеральными, территориальными, отраслевыми или ведомственными учетными стандартами, их следует установить распоряжением руководителя учреждения.

При этом необходимо учитывать, что естественная убыль продуктов питания в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия готовит предложения о проведении зачета из- лишков и недостач в результате пересортицы. Предложения представляются на рассмотрение руководителю учреждения.

Взаимный зачет

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен в виде исключения только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении продуктов питания одного и того же наименования и в тождественных количествах.

При определении продуктов питания одного и того же наименования рекомендуется пользоваться терминами, предусмотренными Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93 (ОКП), утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.12.1993 № 301.

При выявлении пересортицы продуктов питания недостача одних из них отражается по одной строке инвентаризационной описи, а излишек других – по другой строке описи.

Если по предложению инвентаризационной комиссии руководитель учреждения принимает решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы, результаты инвентаризации отражаются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) с учетом зачета по пересортице.

На основании решения о взаимном зачете продуктов питания следует внести изменения в аналитический учет продуктов питания по месту хранения у материально ответственного лица в Книге учета материальных ценностей (ф. 0504042).

Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, выявлена недостача продуктов питания, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию продукта, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Если при зачете недостач продуктов питания излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница относится на виновных лиц и отражается в бухгалтерском учете в общеустановленном порядке.

В случае если после проведения зачета по пересортице образуется излишек продуктов питания, он принимается к учету по текущей рыночной стоимости в обще- установленном порядке.

Документ : Инвентаризация на предприятиях общественного питания

Инвентаризация на предприятиях общественного питания

Инвентаризация на предприятиях общественного питания, как правило, проводится один раз в месяц на первое число, но по решению руководства предприятия, она может проводиться и чаще (раз в неделю, декаду и т.д.). Целью инвентаризации, как и на предприятиях других отраслей, является сверка данных бухгалтерского учета с данными складского учета. При проведении инвентаризации следует руководствоваться правилами, установленными Инструкцией от 11.08.94 г. N 69 по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов.

После проведения инвентаризации описи фактических остатков товаров и тары передают бухгалтеру, который ведет участок по учету этих ценностей. Задачи бухгалтера, получившего инвентаризационные описи с фактическими остатками товаров, следующие:

— проверка таксировки и подсчетов в ведомостях;

— сличение данных товарного отчета с данными ведомости;

— составление сличительной ведомости и,выведение результатов инвентаризации;

— отражение расхождений (излишков, недостач), если они имеются в бухгалтерском учете.

В сличительной ведомости сверка производится по каждому наименованию товара, а в разрезе наименования — по каждому сорту, цене. Только в этом случае можно наиболее точно установить суммы недостач, излишков, пересортицы, если имеются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими остатками товаров.

Пересортица — излишки и недостачи одноименных товаров. Взаимозачет при пересортице разрешается только в пределах одного наименования товара в тождественных количествах за один и тот же проверяемый период.

В случае выявления излишков они приходуются на соответствующий счет (без наценки, по ценам закупки) с увеличением при этом балансовой прибыли и отражаются проводкой:

Дт 20, 41 — Кт 80.

Если после определения результатов выявлены недостачи, то их отражение в бухгалтерском учете производится в соответствии с Порядком определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным постановлением КМУ от 22.01.96 г. N 116. Следует помнить о том, что в наличии недостач сверх норм естественной убыли всегда имеется виновный (зав. производством, повар, кладовщик и т.д.). В случае кражи ТМЦ на предприятиях общественного питания, как, впрочем, и на предприятиях других сфер деятельности, следует побеспокоиться о получении справки из соответствующих органов о том, что виновный в краже не установлен. Лишь при наличии такой справки суммы недостач можно отнести на результат финансовой деятельности (убыток — Дт счета 80).

В налоговом учете суммы излишков и недостач, выявленных в результате инвентаризации, должны быть учтены при расчете прироста (убыли) стоимости материалов, сырья и т.д. в соответствии с требованиями п. 5.9 ст. 5 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г.

При этом для целей налогового учета при расчете прироста (убыли) ТМЦ сумма излишков должна быть прибавлена, а сумма недостач вычтена из суммы, соответствующей стоимости таких ТМЦ на начало отчетного периода.

Документы и организация документооборота на предприятиях общественного питания

Каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена и отражена в бухгалтерском учете. Документ — носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции и доказывающий ее осуществление. Лишь правильно оформленные документы являются основанием для записей в бухгалтерском учете. С их помощью осуществляется наблюдение за работой предприятия, контроль за законностью и целесообразностью совершаемых хозяйственных операций. Применяются документы разных форм и назначений. Одним документом нельзя оформить неоднородные операции.

Применяемые на предприятиях общественного питания документы объединены в определенные группы.

По отличительным признакам документы классифицируют по:

— назначению;

— порядку составления;

— способу охвата хозяйственных операций;

— месту составления;

— количеству учтенных в них позиций.

По назначению документы подразделяются на: распорядительные (доверенность, распоряжение на отпуск товаров и т.д.), оправдательные (квитанции, приемо-сдаточные акты и др.), документы бухгалтерского оформления (ведомости прихода и расхода, накопительные ведомости и др.), комбинированные (расчетно-платежные ведомости и др.).

По порядку составления документы подразделяются на первичные, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера и пр.), и вторичные (сводные), составляемые на основе нескольких первичных документов (товарный отчет и др.).

По способу охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы служат для оформления одной или нескольких операций, отражаемых в документе одновременно (кассовые ордера и др.). Накопительные документы применяются для оформления однородных и периодически повторяющихся операций в течение недели, декады, месяца.

По месту составления документы подразделяются на внутренние, которые составляются на данном предприятии, и внешние, поступающие на предприятие от других предприятий, организаций, учреждений.

По количеству учетных позиций документы бывают однострочные и многострочные.

Кроме того, документы бывают служебные и личные, стандартные и нестандартные, срочные и несрочные, подлинники и копии.

Основными требованиями, которые предъявляются к документам, являются: достоверность и полнота информации, срочность и своевременность, экономичность, заполнение всех реквизитов.

Движение документов с момента их выписки или поступления на предприятие до сдачи их в архив называется документооборотом.

Правильная организация документооборота позволяет экономить время работников бухгалтерии и обеспечивает достоверную информацию о хозяйственно-финансовых операциях предприятия.

>ОБЩЕСТВЕННОЕ ПИТАНИЕ. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

ОБЩЕСТВЕННОЕ ПИТАНИЕ: ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Семенихин В.В.,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.
Основными целями инвентаризации являются:
— выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
— определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
— сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
— проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
— проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материально-производственных запасов, ценных бумаг, денежных средств.
Требование о проведении инвентаризации имущества и обязательств, предъявляемых бухгалтерским законодательством к организациям, содержится в статье 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ проведение инвентаризации обязательно:
— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
— при смене материально-ответственных лиц;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при реорганизации или ликвидации организации;
— в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Порядок проведения инвентаризации в организации общественного питания оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Порядок включает в себя график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.
Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации общественного питания. Кстати, к плановым инвентаризациям относится и инвентаризация, проводимая организацией перед составлением годового отчета.
Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально-ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Они используются для дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества организации общественного питания. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.
Внеплановые инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады), что следует из пункта 10 Типовой формы договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной постановлением Минтруда Российской Федерации от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
Следует отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной. Организация общественного питания самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, продукты питания (сырье), товары и прочее.
Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
В период между инвентаризациями в организациях общественного питания рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Основной задачей таких инвентаризаций является осуществление контроля над сохранностью материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально-ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.
Организация общественного питания самостоятельно должна решить, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.
Инвентаризация имущества и обязательств проводится в обязательном порядке и в полном объеме перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (но не ранее 1 октября отчетного года), кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.
Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Методика учета сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания различных форм собственности, утвержденная Отраслевым центром повышения квалификации работников торговли Комитета Российской Федерации по торговле 12.08.1994 № 1-1098/32-2, предлагает проводить инвентаризацию продуктов (сырья) и готовых изделий на предприятиях общественного питания как основного производства (кухни), так и самостоятельных цехов (кондитерского, полуфабрикатов и другого) в следующие сроки:
— в кладовых — не реже одного раза в квартал;
— на кухнях и в производственных цехах — не реже одного раза в месяц;
— в буфетах — не реже двух раз в квартал.
Все остальные случаи проведения инвентаризаций определяются издаваемым в организации соответствующим локальным нормативным актом.
Как уже было указано, порядок проведения инвентаризаций самостоятельно определяется организацией общественного питания и утверждается приказом ее руководителя. Вместе с тем организации при проведении инвентаризации могут руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Для проведения инвентаризаций в организации общественного питания создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты, в том числе представители службы внутреннего аудита или независимых аудиторов.
Если организация крупная и объем работ достаточно большой, то для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.
Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Если же объем работ невелик, то проведение инвентаризации может возлагаться на ревизионную комиссию организации, если в компании таковая имеется. Необходимо учитывать, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
Рассмотрим порядок действий организации общественного питания при инвентаризации товаров более подробно.
Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации издает приказ по типовой форме № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». В таком приказе указываются состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина, по которой она производится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.
После того как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением.
Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, в которых находятся товары (продукты), проводится проверка мерной посуды (весов) и других предметов хозяйственного инвентаря, в особенности принадлежащих самим материально-ответственным лицам.
По возможности на период проведения инвентаризации в организации общественного питания следует остановить приемку и выдачу товаров. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.
В период подготовки к инвентаризации проверяются соответствие фактического наличия товаров остаткам, выведенным в книгах и регистрах учета, их стоимостная оценка, уточняется фактический размер реализованной торговой надбавки (в том случае, если учет товаров ведется по продажным ценам). Одновременно с товарами осуществляется проверка остатков тары и стеклянной посуды.
Помимо этого, инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке проверить, заключены ли с материально-ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц. До начала проверки в инвентаризационную комиссию материально-ответственные лица должны сдать последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.
Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на «__________» (дата)». В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы организации общественного питания основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.
Помимо отчетов о движении товаров материально-ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все товары, поступившиена их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров.
Инвентаризация товаров и продуктов организуется по их местонахождению и материально-ответственным лицам. Проверка фактического наличия производится при обязательном участии материально-ответственных лиц путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Не допускается производить записи со слов ответственных за хранение физических лиц или руководствуясь представленными ими оправдательными документами.
Полученные сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах. Для этого применяются типовые унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, такие как:
— Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
— Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);
— Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
— Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).
В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально-ответственных лиц, то работник, принявший имущество, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
После инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. Ошибки исправляются во всех экземплярах описей следующим образом: неправильные записи зачеркиваются, и над ними проставляются правильные цифры.
Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами и подписаны ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки.
Затем производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость. В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм:
— Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18);
— Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19).
В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в итоговую Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).
Все результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а итоги годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности.
Согласно п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
— излишек имущества приходуется по рыночной стоимости и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
— недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то последние списываются на финансовые результаты организации. Выявленные суммы недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с той стоимостью, которая отражена в первичных учетных документах на его приобретение. Излишки же будут оценены по рыночной стоимости.
В налоговом учете стоимость излишков имущества, выявленных в ходе инвентаризации, признается в составе внереализационных доходов согласно п. 20 ст. 250 Налогового кодекса Российской Федерации. Оценка этого имущества производится с учетом положений статьи 40 НК РФ, как и в бухгалтерском учете, по рыночной цене.
Данные доходы можно уменьшить на основании п. 2 ст. 254 НК РФ на стоимость материально-производственных запасов в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, определяемых как сумма налога, исчисленная с дохода, предусмотренного п. 20 ст. 250 НК РФ.