Информационные технологии в архиве

Савина Г.А.

Информационные технологии в Архиве РАН: итоги и перспективы.

Попытка использовать возможности информатики в практической работе Архива РАН имеет свою небольшую предысторию. Первые персональные компьютеры появились в Архиве в 80-ые годы и вполне соответствовали тому уровню, который был возможен в то время; были написаны специальные программы для ведения учета и наблюдательных дел в комплектовании; обучены сотрудники, которые проявили интерес к новым формам работы на PC; просматривался некоторый общий план использования возможностей информатики в деятельности Архива. Однако общий кризис 1990-х привел к свертыванию этого многообещающего направления деятельности и многолетнему пребыванию Архива в стороне от современных форм сотрудничества информатики и архивного дела.

Такая ситуация продолжалась до конца 1990-ых годов, когда в Архиве стали появляться компьютеры уже «новой волны» и возобновились попытки создания тематических баз данных, которые существенно помогали в работе сотрудников и представляли собой интерес для исследователей истории науки – основного контингента читального зала Архива РАН. Была написана специальная программа «Архивариус» (программист В.Б. Блинов), которая позволяла формировать электронные каталоги отдельных массивов архивных документов. В отличие от государственных архивов РФ Архив РАН не имел целевого финансирования на развитие идей информатики применительно к архивному делу, и все проекты осуществлялись от случая к случаю при финансовой поддержке различных фондов. Следует отметить большое значение для Архива сотрудничества с Российским гуманитарным научным фондом (РГНФ), который поддержал несколько проектов, связанных с созданием локальной сети и использованием информационных технологий в Архиве РАН.

Новые сетевые возможности привели к мысли о строительстве многофункциональной базы данных, объединившей бы ранее сформированные информационные массивы и заключавшей в себе постоянный элемент развития, который можно было бы реализовать на практике по мере постановки очередной задачи. На помощь в осуществлении этого плана опять пришел РГНФ, поддержав в 2004 г. проект под названием «Применение информационных технологий в освоении источниковой базы истории науки. (Разработка БД «Архив РАН» на платформе клиент-сервер)» № 04-03-12004в, рассчитанный на три года.

При выборе архитектуры будущей многофункциональной базы данных, планировалось включение в нее как учетно-статистических возможностей, так и возможностей по ведению электронного каталога, постоянно пополняемого новыми массивами. Попытка ведения учета на тиражируемой Федеральной архивной службой программе «Архивный фонд» встретилась в Архиве РАН с трудностями, обусловленными спецификой ведомственного архивного фонда Российской академии наук, после чего от нее пришлось отказаться.

Размышляя над идеологией и структурой будущей базы данных, коллектив исполнителей проекта изначально учитывал, во-первых, что Архив РАН – это первый научный архив России, которому уже более 275 лет, поэтому у него неминуемо имеется своя специфика, и, во-вторых, что Архив РАН — это академическое учреждение со статусом НИИ 1-й категории, которое помимо архивоведческих задач, обязано решать научно-исследовательские задачи. Основным же недостатком тиражируемых программ под базы данных в архивной области и близких ей (например, музейной), на наш взгляд, является то, что главное их назначение в — обслуживание учетно-хранительской функции учреждений при скромных возможностях интеллектуального использования информации. Задача Архива РАН как академического учреждения — по возможности полнее удовлетворять информационные запросы исследователей, работающих на его источниковой базе. Уместно также подчеркнуть, что попытка автоматизации некоторых направлений архивной деятельности (учета, комплектования, каталогизации) обязательно ведет к позитивному результату в смысле оптимизации производственных процессов, связанных с учетными уточнениями, введением новых компонентов описания, сокращением ненужных или корректировкой устаревших сведений.

Эти соображения были решающими в пользу создания своего программного обеспечения «Архив РАН» для ведения многофункциональной базы данных. Такая программа была разработана методами экстремального программирования в программной среде Delphi 7.0 (программист А.В. Драчков) и прошла апробацию в Архиве РАН в 2005 году.

Краткое техническое описание программно-технического обеспечения:

В серверную часть программы «Архив РАН» входят: СУБД — FireBird 1.5.2, сама база данных — arran.fdb, программа администрирования БД – IBExpert , программа для создания резервных копий БД (backup) по расписанию и восстановления БД в случае необходимости (restore). Серверная часть установлена на отдельный компьютер, подключенный к питающей сети 220В через устройство бесперебойного питания (UPS). Это — машина с процессором Intel Pentium IV, с объёмом оперативной памяти 512Мб, с операционной системой (ОС) Linux. После установки FireBird и IBExpert был установлен перечень пользователей, назначены им логины и пароли, определены права доступа к данным.

В качестве рабочего места для программы «Архив РАН» оборудованы компьютеры, подключенные к локальной сети, на базе процессоров Intel Pentium III / IV, Celeron или Athlon с минимальный объём оперативной памяти 128 Мб, видеокартами с объёмом видео памяти 128 Мб. В качестве ОС используется Windows XP. В клиентскую часть входят: СУБД FireBird 1.5.2 client , программа – клиент (arran.exe), программа настройки соединения с БД (admin_client.exe), программа «Typer». Установлены все элементы запуском инсталлятора arran_client.exe. На сервере и на машине-клиенте установлен протокол TCP или NetBEUI .

В основу БД, что можно заметить на уровне интерфейса одной из главных формы программы (см. рис.), положен многоуровневый принцип структуры данных. Международный стандарт архивного описания документов (ISAD) не только привнес в работу отечественных архивистов новую культуру, но и закрепил органическую связь чисто архивной деятельности с основами теории информатики, что важно на всех этапах: от создания информации до ее потребления. Если с обработкой верхнего (фонд) и среднего (дело) уровней информации успешно справляются все программы, используемые под базы данных в архивной области, то манипуляции с нижним уровнем (документ) бывают наиболее инновационными и впрямую влияют на качество и поисковые возможности программ.

Программа «Архив РАН» делит базу данных на три больших блока, которые соответствуют трем направлениям в работе Архива: — «Учет», «Комплектование», «Каталог». Все разделы БД имеют функции поиска и фильтра, статистику и формы отчетов — итоговых документов на определенную тему, которые в готовом виде можно выводить на принтер. На сегодняшний день такой список отчетов составляет более 15 вариантов (например, полный список фондов Архива РАН; раздельные списки фондов, хранящихся в Москве и Санкт-Петебрбурге; списки фондов по категориям; список фондов, имеющих страховые копии; полный реестр описей Архива; опись любого из фондов, прошедших информационную обработку; списки учреждений-источников комплектования целиком и по группам комплектования; список лиц, потенциальных источников комплектования Архива; перечень отобранных в электронном каталоге записей, редуцированных по условиям запроса и т.д.), и он может увеличиваться по мере необходимости, в связи с постановкой очередных задач. Такой текущей задачей является работа с изображениями. В перспективе – с полнотекстовыми документами. Соответственно, список отчетов будет расширяться этими новыми возможностями итоговых документов по мере претворения замыслов в жизнь.

Создание в Архиве многофункциональной БД «Архив РАН» проходит в контексте задач использования и популяризации корпуса архивных источников по истории науки и техники. В этой связи несколько подробнее о поисковых возможностей нашего программного обеспечения, положенного в основу работы с базой данных:

Раздел БД для работы с двумя уровнями архивного описания документов (дело и документ), мы условно назвали «Каталог», так как его задача — осуществить поиск информации по условиям запроса. Так же, как и при традиционной каталогизации, одна запись, попадающая в электронный каталог, может описывать группу дел, дело, группу документов, документ или фрагмент документа.

В «Каталоге» БД «Архив РАН» предусмотрена, во-первых, возможность поиска по заголовкам дел из архивных описей, введенных в базу данных, и, во-вторых, по всему массиву каталога, куда попадают отдельные записи целевой или попутной каталогизации, а также те локальные блоки информации, которые были конвертированы из ранее созданных в Архиве тематических массивов на программном обеспечении «Архивариус». Таким образом, можно последовательно опуститься по вертикали «Фонды»-«Описи»-«Дела»-«Документы» до уровня документа и заниматься привычной для архивистов каталогизацией (и тогда архивный шифр автоматически генерируется). А можно вводить информацию в форму «каталожной карточки», которая никак не привязана к упомянутой вертикали, и вручную заполнять поле «архивный шифр», и такие данные тоже будут участвовать в поиске по запросу.

В формировании каталога программным обеспечением «Архив РАН» заложена очень важная для Архива новая возможность: все описи новой обработки, которые появляются в Архиве в результате описания фондов личного происхождения, и все описи на управленческую и научную документацию, которые поступают в Архив из академических учреждений, сразу же после подключения данных к основному массиву БД, могут участвовать в поиске по электронному каталогу. Для этой цели разработан простой отдельный от программы (но совместимый с ней) программный модуль «Typer”, который будет распространяться по системе академических учреждений – источников комплектования Архива РАН. Таким образом, задача создания каталога будет автоматически решаться для всех новых поступлений. Это тем более важно, так как Архив РАН — архив комплектующийся. Конечно, решить эту проблему технически для Архива РАН проще, чем реализовать такую возможность на практике. Такая работа должна быть рассчитана на длительную перспективу, и решаться одновременно с обновлением нормативной базы ведомственного архивного фонда Российской академии наук. Однако в виде эксперимента работа по внедрению программного модуля в деятельность архивов некоторых учреждений РАН была намечена на 2006 г.

Создание электронного каталога БД «Архив РАН» не требует специального администрирования; поисковые образы не привязаны к громоздким классификаторам, словарям или рубрикаторам; запрос осуществляется по ключевым словам в ограничиваемом только здравым смыслом количестве. Интерфейс «Запроса» не требует специального обучения пользователей, он привычен и удобен любому человеку, знакомому с поиском в глобальной сети Internet.

В ближайшем будущем главной задачей работы с базой данных «Архив РАН» станет ее контент, так как пользовательская «отдача» от нее впрямую зависит от количества информационно обработанных фондов Архива РАН, только московская часть которого, составляет на сегодняшний день около тысячи фондов. Информационное сопровождение архивных фондов в виде обозрений и кратких сведений о фондообразователях в значительной части уже выполнено (в объеме краткого путеводителя), оно будет продолжаться в виде подготовки электронной версии исторических справок к фондам, предисловий к опиям (в тех случаях, если они дополняют сведения исторических справок).

Ближайшей задачей, к решению которой уже приступил коллектив исполнителей проекта, являются создание галереи фотоматериалов с возможностью их предварительного просмотра в базе данных. Более сложными являются проблемы размещения части ресурсов БД на сайте Архива и осуществление возможности работы в сети в режиме удаленного доступа для двух подразделений Архива – Санкт-Петербургского филиала и Отдела страхового документально фонда (Борок, Ярославская обл.). Являясь сторонником формирования общедоступного информационного ресурса, Архив РАН не может самостоятельно решать технически сложные задачи без программного сопровождения, наращивания мощности парка машин, усложнения и технического совершенствования серверной части и т.п., что неизбежно потребует дополнительных финансовых затрат. Поэтому решение перспективных проблем строительства многофункциональной базы данных мы вынуждены ставить в прямую зависимость от дальнейших возможностей финансового и кадрового обслуживания этого направления.

Тем не менее, можно констатировать, что сегодня Архив РАН располагает современным, удобным в работе программным обеспечением, которое позволяет пополнять электронный каталог БД разнообразными данными по истории науки и техники, вести учет и комплектование в режиме текущей работы Архива. Дружественный, лаконичный и логически выстроенный интерфейс программы, способствует быстрой обучаемости пользователей в процессе работы, минуя необходимость штудировать громоздкие руководства и инструкции по ее эксплуатации. Написанное в популярной среде разработки Delphi 7.0, программное обеспечение для работы с базой данных позволяет прогнозировать его успешное долголетие.

Раньше нас с этой проблемой столкнулись коллеги из Коми научного центра Уральского отделения Российской академии наук, о чем была специальная публикация – см.: Самарин А.В., Чупрова Э.Г. Разработка системы баз данных Научным архивом Коми филиала Уральского отделения РАН // Отечественные архивы. 2003. №6. С.37-38.

Современные информационные технологии на службе архива

Газета «Хабаровские вести» от 04.04.2014

Важнейшая современная задача архивной отрасли — обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, внедрение информационных технологий в развитие архивного дела.

С целью предоставления общей справочной информации об архивных фондах, содействия в поиске документов и получения архивных услуг по социально-правовым запросам, взаимного информирования архивистов, популяризации архивного дела был разработан сайт учреждения МКУ «Центр хранения документов» www.centrhd.ru. Установлена поисковая форма по каталогам фондов архивных документов. Любой посетитель имеет доступ к информации по предприятиям и организациям, документы по личному составу которых находятся на хранении в учреждении. Имеется информация о номере фонда и последних датах сданных документов, представлен порядок подачи заявления с пояснениями и форма для подачи заявления на выдачу справок по заработной плате, трудовому стажу и т.д. Предусмотрена возможность отслеживания сроков их испол­нения. Также для сдачи документов на упорядочение и передачи на хранение в архив имеются бланки заявлений. Представлен перечень оказываемых услуг.

На сайте учреждения имеются сведения о государственных, муниципальных и ведомственных архивных учреждениях города Хабаровска и Хабаровского края.

Администрацией города по целевой программе «Развитие информационно-коммуникационной структуры и построение единой многофункциональной телекоммуникационной сети города Хабаровска на 2011-2013 годы» были выделены средства для соединения трех зданий учреждения и подключение к единой межотраслевой телекоммуникационной сети (ЕМТС). В результате у специалистов отдела использования документов, находящимся по трем адресам, появилась возможность работать в программе «Обращения граждан» в режиме реального времени, а также принимать запросы по электронной почте или через сайт учреждения, упростить процедуру получения справок, улучшить качество обслуживания заявителей, сделать данную услугу более удобной и доступной.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» было разработано и утверждено «Положение о порядке организации исполнения запросов в режиме «одно окно». Запросы, поступившие в учреждение, исполняются в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях руководитель учреждения вправе продлить срок исполнения запроса на 30 дней. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в городском архиве архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по при­надлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.

МКУ «Центр хранения документов» имеет высокие показатели по исполнению данного вида услуг. В 2010 году за 20 дней было подготовлено 58,6% от общего количества исполненных запросов, в 2012 году — 58,8%, в 2013 году — 94,6%.

В результате подписания трехстороннего соглашения об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю, управлением по делам архивов правительства Хабаровского края и МКУ «Центр хранения документов» значительно выросло количество запросов, поступающих в учреждение по электронным каналам связи. Так, в 2011 году их было 569, в 2012 году — 2 594, в 2013 году уже 3 356. Гражданам предпенсионного возраста теперь нет необходимости обращаться за справкой по ликвидируемым предприятиям и организациям города Хабаровска в архив МКУ «Центр хранения документов», запрос на получение справки по стажу и заработной плате, необходимой для начисления пенсии, Пенсионный фонд РФ по Хабаровскому краю направляет в наш адрес по каналам электронной связи.

Для перехода на электронное взаимодействие между архивами и пользователями нужно проделать еще очень много работы. В первую очередь потому, что у большинства граждан Российской Федерации отсутствует электронная цифровая подпись, т.е. возможность их идентификации. В ближайшие несколько лет не произойдет каких-то кардинальных перемен, если только будет реализован проект создания единой социальной карты для наших граждан, который осуществляется в рамках концепции электронного правительства в нашей стране. Эта та самая карта, где содержится информация о каждом гражданине: пенсионная, социальная и т.д. Проект пока находится в начальной стадии.

В учреждении завершается работа по оцифровке научно-справочного аппарата к архивным документам. Перед архивами не стоит задача по оцифровке самих документов по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет (лицевые счета, расчетные ведомости, приказы по личному составу, приказы по награждению, трудовые договоры, до­говоры подряда, личные карточки формы Т-2, акты расследования несчастных случаев). Срок хранения данных документов установлен перечнем «Типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Один из глобальных вопросов, стоящих перед архивами, — как сделать долговременным электронный носитель, на котором размещен электронный документ. Срок хранения современного долговременного электронного носителя — от 10 до 40 лет. С точки зрения архивной службы 30-40 лет — это мало. Нормальная бумага, в зависимости от условий и качества хранения, использования и реставрации, может храниться до двух тысяч лет. Если электронный носитель разрушается, не станет и той информации, которая на нем находится. Со временем возникает необходимость переноса такой информации с носителя на носитель. А это уже затратная процедура.

Информационные технологии развиваются, усовершенствуются, и мы надеемся, когда подойдет время переноса информации архива на другой носитель, будет разработана менее затратная и упрощенная технология.

В электронном виде в МКУ «Центр хранения документов» поступают на хранение кинофотодокументы только структур администрации города Хабаровска. Процедура приема данной категории документов, создание условий хранения, учет проводятся учреждением в соответствии с Методическими рекомендациями, разработанными Всероссийским научно- исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) «Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов».

Но, несмотря на развитие информационных технологий, всегда будут архивы, где находятся бумажные оригиналы документов, и такие архивы, где хранятся электронные документы.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд специалистов учреждения более продуктивным. Применение современных информационных технологий позволит повысить эффективность работы и качество оказываемых услуг.