Хранение и уничтожение документов

Вход для клиентов

Согласно ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Как в казенном учреждении организовать хранение документов?

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем учреждения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете. При этом необходимо обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Для учреждений порядок обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила работы архивов).

Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015 до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:

  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее – Положение № 105);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разд. 6 Положения № 105, в частности:

  • первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2);
  • сохранность первичных учетных документов, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передача их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения (п. 6.6).

В соответствии с п. 2.1 Правил № 526 документы, образующиеся в процессе деятельности организации, составляют документальный фонд, создание которого осуществляется посредством:

  • составления номенклатуры дел;
  • формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по форме, утвержденной в приложении 8 к Правилам работы архивов.

После составления номенклатуру необходимо утвердить. При этом сначала она визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, потом направляется на согласование в соответствующее архивное учреждение, после чего утверждается руководителем учреждения (п. 3.4.6 Правил работы архивов).

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

В учреждении ежегодно проводится экспертиза ценности документов (п. 4.11 Правил № 526). Такая экспертиза проводится созданной в организации экспертной комиссией, основными функциями которой являются в том числе:

  • организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов.

Какие сроки хранения предусмотрены для документов, применяемых казенным учреждением в целях бухгалтерского и налогового учета?

В силу положений ст. 29 Закона о бухгалтерском учете и НК РФ бухгалтерские и налоговые документы подлежат хранению в течение следующих сроков:

Наименование документов

Срок хранения

Примечание

Бухгалтерские документы

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения

Не менее пяти лет после отчетного года

В течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи

Не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз

Налоговые документы

Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ

В течение четырех лет

Обязанность налогоплательщиков (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

В течение шести лет

Обязанность плательщиков страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ)

Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов

В течение четырех лет

Обязанность налоговых агентов (ч. 3 ст. 24 НК РФ)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Следует отметить, что для хранения отдельных документов статьями Перечня установлены специальные сроки, в частности:

Номер статьи

Наименование документов

Срок хранения

Примечание

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки)

Постоянно

Годовая

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

Отчеты об исполнении смет

Сводные годовые, годовые

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы

По месту разработки и утверждения

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования

Годовые

Положения об оплате труда и премировании работников

По месту разработки и (или) утверждения

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

О ТМЦ (движимом имуществе) – пять лет.

При условии проведения проверки (ревизии)

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Книги, журналы, карточки учета:

регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества;

договоров, актов о приеме-передаче имущества

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

Лицевые карточки, счета работников

Сроки хранения дел определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

В силу ст. 6 Федерального закона 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ. Какие сроки хранения установлены для электронных документов, применяемых в деятельности учреждения?

В соответствии с п. 1.2.2 Правил работы архивов в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, может создаваться, в том числе, архив документации на электронных носителях. Архивы организаций принимают электронные документы, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.

Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526. Например, подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.

В связи с тем, что специальные сроки для хранения не установлены, на них распространяются общие сроки хранения для таких документов.

Как организовать передачу дел в архив?

Документы, образовавшиеся в учреждениях, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве (проводит экспертизу их ценности). При отборе на постоянное хранение экспертиза ценности документов проводится под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Правил работы архивов).

Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным описям дел, документов постоянного срока хранения.

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от учреждения принимается также историческая справка о нем и его фонде. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке об изменениях в его названии, функциях, структуре.

Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил № 526).

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п. 4.6 – 4.13 Правил № 526.

Для уничтожения документов приказом руководителя назначается экспертная комиссия, которая проводит отбор документов.

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Правилам работы архивов.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Правил работы архивов дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Какие мероприятия следует провести в учреждении в случае пропажи или гибели документов?

В соответствии с п. 6.8 Положения № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, то есть их отсутствия. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения.

После завершения мероприятий по расследованию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление документов, в частности, получение дубликатов (копии) документов от клиентов, контрагентов, налоговой инспекции.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Информация Минфина РФ № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков».

Хранение и уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки и штрафы при нарушении закона

ГК «Делис Архив»

С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете», который регламентирует правила хранения бухгалтерских документов. Однако это лишь верхушка айсберга. Для того чтобы правильно определить порядок и сроки хранения финансовой документации, важно также учитывать требования архивного и налогового законодательства, а также возможные санкции КоАП, наступающие в результате несоблюдения правил хранения и уничтожения документов.

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права, поскольку управление бухгалтерскими документами связано как с налоговым законодательством, так и частными положениями архивного закона Российской Федерации. Среди основных нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить:

  • Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105.

  • Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002 г.;

  • Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 г.

Не стоит забывать о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, однако эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (см. ст. 29). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, содержится аналогичное требование.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документами, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение и несением дохода, уплата (удержание) налогов. Данная норма должна быть соблюдена индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения, если другие сроки хранения документов не предусмотрены российским законодательством.

Юридические лица (открытые и закрытые акционерные общества) должны обеспечить сохранность документов, которые образуются в их деятельности, согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденному постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс. Для обществ с ограниченной ответственностью такое требование установлено Федеральным законом от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях. Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», к архивным документам относятся все документов безотносительно к виду носителя (см. ст. 5). Таким образом, архивный сотрудник (или бухгалтер) обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов.

Способы хранения бухгалтерских документов

Для того чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов – в своем архиве или на территории специализированно архивной компании.

Организация собственного архива

В том случае если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то согласно законодательству под архив необходимо выделить отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), а также системами безопасности и климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

  • Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В обратном случае важнейшие документы организации рискуют выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.

  • В целях предотвращения рисков несанкционированного доступа на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах, на входе можно установить металлическую дверь.

  • Номенклатура дел – это то, что позволит сэкономить сотрудникам организации время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел, которая представляет собой систематизированный перечень дел, должна храниться непосредственно в архиве организации.

Внимание! Не допускается выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан, если на то есть разрешение главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг представлен сервис внеофисного хранения документов, при котором функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. В отличие от собственного архива, который, как правило, находится в запущенном состоянии, профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием с соблюдением всех требований архивного законодательства.

К внеофисному хранению документов обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). Но, пожалуй, главное преимущество, которое делает внеофисное хранение более предпочтительным для самого бухгалтера, – это снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (поиск, копирование и т.п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов во многом определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки или визита налоговой инспекции организация понесет ответственность за его отсутствие. В первую очередь, вина ляжет на руководителя организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с ним также разделит главный бухгалтер.

Ответственность за невыполнение требований к хранению бухгалтерских документов может быть как административной, так и налоговой. Административный штраф в размере от 300 до 500 руб. может быть назначен за несоблюдение архивных требований (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях), а за грубое нарушение правил бухгалтерского учета, если по причине отсутствия документов в конечном итоге было искажено содержание бухгалтерской отчетности, предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц от 2000 до 3000 руб. (см. ст. 15.11 КоАП).

В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийные бедствия) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), в обоих случаях данный факт должен быть подтвержден сотрудниками правоохранительных органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора.

Самой дорогой потерей для организации может стать утрата первичных учетных документов. Согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ, отсутствие первичных документов признается грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. К ним относятся отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105, по факту утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты.

Налоговый кодекс предусматривает ответственность главного бухгалтера за сохранность первичных документов. Именно он принимает решение о выдаче документов сотрудникам других структурных подразделений организации. В случае утраты первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета минимальный штраф составит 5000 руб., сумма максимального может достигать 150 000 руб.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации компании (негосударственной организации) необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Следует отметить, что, если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу – только после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке. В акте должны присутствовать все реквизиты, признанные обязательными Федеральным законом от 08.08.2001 г. N 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Общая процедура уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Внимание! Документы могут быть уничтожены только при условии проведения за указанный период инвентаризации. В том случае если период не был обревизован, проводить уничтожение нельзя. При этом началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов, целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут составлены согласно требованиям архивного законодательства.

Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения, равно как и их утрата, влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.