Граница последовательности документов

Последовательность — это прикладной механизм, предназначенный для контроля хронологии документов в случаях, когда один документ является источником данных для другого.

Основное назначение объекта «Последовательность документов»:

  • автоматизация контроля над хронологическим порядком проведения документов тех видов, которые указаны в последовательности.

Пример

Например, мы выставили клиенту счет на 100 USD, и отразили поступление от него денежных средств — 7 000 тыс.руб. по курсу 70 руб./долл. Спустя некоторое время было обнаружено, что на банковском счете добавилось только 6 000 руб., т.к. с курсом конвертации была допущена ошибка, он составлял 60 руб./долл на самом деле. При этом со счета уже произошли списания по иным курсам, актуальным для дат операции. Так вот, если документы Поступления и Списания денег объединены в последовательность, то после исправления курса конвертации в проблемном документе поступления «задним числом» все последующие документы будут перепроведены, и тем самым мы выйдем на корректный остаток по счету.

Граница последовательности документов обеспечивает пользователя моментом времени, начиная с которого перепроведение документов последовательности в хронологическом порядке, восстановит правильность (актуальность) учета, контролируемого последовательностью.

Условно последовательность можно представить как «общий» журнал документов, входящих в эту последовательность.

Последовательность считается нарушенной если после границы последовательности есть другие документы (в таком случае её необходимо восстановить).

Физически последовательность состоит из двух таблиц:

1) таблица регистрации;

Таблица регистрации – коллекция зарегистрированных в последовательности документов в разрезе измерений. В случае повторной записи документа сначала удаляется старая запись, затем записывается новая.

Регистрация документа в последовательности (т.е. в таблице регистрации) производится в момент его записи. Регистрация документа в последовательности может осуществляться:

  1. автоматически, под руководством системы, если свойство «Заполнение последовательностей» документа будет установлено в «Заполнять автоматически»;
  2. по описанным разработчиком правилам регистрации.

2) таблица границ.

Таблица границ – хранит границу последовательности в разрезе измерений (одно измерение – одна запись; если измерений нет, то только одна запись).

Запись в таблицу границ происходит при проведении документа.

Запись таблицы границ показывает, какой документ в таблице регистрации является последним правильно проведённым, т.е. не нарушившим правильное ведение учёта.

Обе таблицы идентичны по составу колонок («Период», «Регистратор», «Измерение»).

Восстановить последовательность возможно путём:

  1. простого программного переноса границы последовательности (если вы уверены, что итоги не нарушены) на последний документ в последовательности или
  2. повторным последовательным проведением всех документов от границы до последнего по времени документа в последовательности (для исправления последовательности существует штатная обработка «Проведение документов»).

Свойства последовательности документов

Свойства последовательности редактируются в окне редактирования Последовательность.

На закладке «Использование» выбираются документы, которые относятся к данной последовательности, и движения, влияющие на последовательность.

  1. Перемещение границы при проведении:
    • «Перемещать» — документ, зарегистрированный в этой последовательности, при своем проведении будет пытаться переместить границу этой последовательности документов;
    • «Не перемещать» — документ не будет перемещать границу этой последовательности документов при своем проведении.
  2. Входящие документы – указываются виды документов, которые относятся к данной последовательности (могут регистрироваться в этой последовательности документов). В качестве документов, на проведение которых будет влиять данная последовательность, следует выбрать те виды документов, которые при проведении будут анализировать состояние различных регистров (например, расходные накладные, накладные на передачу, на реализацию и т. д.).
  3. Движения, влияющие на последовательность – одно из основных свойств последовательности, которое определяет какие из движений будут влиять на необходимость перепроведения документов данной последовательности, то есть движения или итоги каких механизмов учета используются документами данной последовательности при проведении. Например, в качестве таких движений могут выступать движения регистров. Для настройки данного параметра следует добавить в список те виды регистров, движения которых будут нарушать данную последовательность.

Измерения последовательности

Последовательности могут иметь подчиненные объекты, называемые измерениями, которые создаются на закладке «Данные» окна редактирования.

Рисунок

Если для последовательности не создано ни одного измерения, то при восстановлении данной последовательности будут перепроводиться все входящие документы.

Механизм последовательностей допускает тонкую настройку, если требуется чтобы последовательность учитывала не все, а вполне определенные ситуации. В этом случае для последовательности можно указать измерения, и перепроводиться будут только те документы, которые внесли изменения в учетные механизмы по данным значениям измерений (что ускоряет скорость работы при восстановлении последовательности).

Рисунок

Измерения – это разрезы последовательности, которые условно разбивают последовательность на несколько логически целых частей. Измерения повышают производительность системы в целом, так как при записи и проведении захватывается не вся таблица целиком, а только те её строки, которые соответствуют данному измерению.

Если изменяется состояние регистров, участвующих в последовательности, то неактуальными становятся более поздние документы с теми же значениями в реквизитах (перечислены в свойстве измерения «Соответствие реквизитам документов»), которые содержатся в реквизитах удаленных (добавленных) записей регистров (перечислены в свойстве измерения «Соответствие реквизитам движений»).

Пример

Например, последовательность учитывает изменение состояния регистров по документам «Приходная накладная» и «Расходная накладная». Если требуется учитывать дополнительные критерии необходимости перепроведения указанных документов (например, нужно перепроводить документы по определенному значению номенклатуры), то необходимо:

  1. в последовательность добавить измерение;
  2. палитре свойств измерения указать его тип (СправочникСсылка.Номенклатура);
  3. установить связь с реквизитами регистров.

В соответствии с выбранным типом измерения в списки документов и регистров измерения для выбора включаются только те объекты, в состав которых входят указанные типы измерения.

Программные методы последовательности

ПоследовательностьМенеджер.< ИмяПоследовательности > — данный менеджер предназначен для управления последовательностью:

  • Последовательность.»ИмяПоследовательности».Восстановить
  • Последовательность.»ИмяПоследовательности».ПолучитьГраницу
  • Последовательность.»ИмяПоследовательности».ПолучитьГраницы
  • Последовательность.»ИмяПоследовательности».Принадлежит
  • Последовательность.»ИмяПоследовательности».Проверить
  • Последовательность.»ИмяПоследовательности».СоздатьНаборЗаписей
  • Последовательность.»ИмяПоследовательности».УстановитьГраницу

За включение документов в последовательность отвечает отдельный объект конфигурации «Последовательность»:

Для последовательности можно указать в настройках, перемещать ли ее или нет. Если указано «Перемещать», то граница последовательности будет сдвигаться при проведении каждого документа на момент времени этого документа.

В качестве границы последовательности будет выступать позиция документа.

При последовательном проведении документов, входящих в данную последовательность, граница последовательности будет устанавливаться на каждый вновь проведенный документ.

При работе в режиме 1С:Предприятие для каждой введенной в конфигурации последовательности документов система будет автоматически поддерживать границу последовательности по следующим правилам:

  • если проводится документ, расположенный позже другого проведенного документа этой последовательности и находящегося после текущей границы последовательности, то граница последовательности сдвигаться не будет, так как нарушается последовательность проведения документов;
  • при проведении документов задним числом, отмене проведения или удалении документов, если удаляются или записываются движения регистров, указанные как влияющие на данную последовательность, граница последовательности отодвигается на момент измененного документа. Перед перемещением границы назад производится проверка на наличие границ, которые необходимо переместить назад. Эта проверка производится без эксклюзивной блокировки границы.

Таким образом, граница последовательности будет продвигаться вперед при последовательном проведении документов, относящихся к данной последовательности, и будет отодвигаться назад при изменении задним числом движений регистров, относящихся к данной последовательности.

Восстановление последовательности документов в 1С

В режиме перепроведения документов в режиме 1С:Предприятие («Главное меню — Все функции — Стандартные — Проведение документов») существует специальная возможность восстановления последовательности проведения документов. При ее использовании система автоматически выполняет перепроведение всех документов, относящихся к данной последовательности, от границы последовательности до указанного момента.

Любое изменение в движениях, допустим, по регистру, на котором ведется стоимостный учет товаров, записанное раньше границы последовательности, будет отодвигать границу последовательности назад, на момент этого документа. После этого проводимые документы, находящиеся позже границы последовательности, уже не будут двигать ее вперед, если между границей последовательности и проводимым документом окажутся проведенные документы из этой последовательности.

После выполнения восстановления последовательности проводимые после границы последовательности документы снова будут двигать границу вперед.

Режим восстановления последовательности позволяет автоматически выполнить перепроведение всех документов, относящихся к последовательности, от текущей позиции границы последовательности до указанного момента. В верхней части диалога следует выбрать позицию, до которой будет выполняться перепроведение документа.

Особенности использования объекта «Последовательность документов»:

  1. Основное назначение объекта «Последовательность документов» — автоматизация контроля над хронологическим порядком проведения документов тех видов, которые указаны в последовательности.
  2. Объект Последовательность может быть использован с любыми регистрами (можно включить любой регистр, поскольку для любого вида регистра может быть принципиален порядок записей).
  3. «Граница последовательности документов» обеспечивает пользователя моментом времени, начиная с которого перепроведение документов последовательности в хронологическом порядке, восстановит правильность (актуальность) учета, контролируемого последовательностью (важен именно момент времени, как комбинация даты (до секунды) и ссылки на конкретный документ внутри этой даты).
  4. Чтобы привести учет, контролируемый последовательностью, в актуальное состояние, лучше всего предложить пользователю воспользоваться режимом восстановления последовательности из диалога «Операции» / «Проведение документов…» / «Восстановление последовательностей» (или «Главное меню — Все функции — Стандартные — Проведение документов — Восстановление последовательностей»). Рисунок «Восстановление последовательности»

  5. Виды документов, которые могут регистрироваться в последовательности документов, указываются в свойстве «Входящие документы» на закладке «Использование» последовательности. Пример

    Только документы, указанные в свойстве «Входящие документы», а именно «РасходнаяНакладная», могут регистрироваться в последовательности документов «СебестоимостьПродаж»: Все влияющие на последовательность виды документов указываются явно.

  6. Виды документов, которые могут регистрироваться в качестве границы последовательности, должны являться регистраторами регистров, указанных в свойстве «Движения, влияющие на последовательность». Пример

    Виды документов, которые могут регистрироваться в качестве границы последовательности «СебестоимостьПродаж»: только документы, являющиеся регистраторами регистров, указанных в свойстве «Движения, влияющие на последовательность», а именно «ПриходнаяНакладная», «РасходнаяНакладная». Приходная накладная, хоть и не включена в последовательность, меняет состояние учета по данному регистру накопления, а значит влияет на границу последовательности.

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.62.17.

Данные в программе должны быть введены в строгой хронологической последовательности. На практике не всегда получается такую последовательность соблюсти (документы поступают в бухгалтерию с опозданием, исправляются ошибки в уже введенных документах и т. д.).

Привести в соответствие хронологию расчетов призван механизм контроля последовательности документов, который отслеживает порядок проведения документов. Для контроля программа устанавливает точку, называемую границей последовательности, ранее которой документы проведены в строгом хронологическом порядке. В случае изменения даты документа «задним числом» граница последовательности устанавливается на самый ранний документ-«нарушитель».

Восстановление последовательности, т. е. проведение документов в правильной хронологической последовательности выполняется с помощью специальной обработки.

Обработка доступна:

  • из формы обработки Закрытие месяца (раздел Операции). Процедура закрытия месяца всегда начинается с контроля последовательности проведения;
  • из раздела Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов. Перепровести документы можно по всем организациям или только по выбранной организации.

Начиная с версии 3.0.62.17 в «1С:Бухгалтерии 8» можно переносить границу последовательности без перепроведения документов, например, когда в первичных документах внесены изменения, не влияющие на бухгалтерский и налоговый учет и регламентированную отчетность.

Чтобы выполнить ручной перенос границы последовательности документов в обработке Закрытие месяца нужно перейти по ссылке Перепроведение документов в одноименную форму, где установить переключатель в положение Перепроведение не требуется.

Такая возможность доступна пользователям с ролью Право интерактивного переноса границы последовательности. По умолчанию эта роль назначается администратору и главному бухгалтеру.

Часто в работе с 1С мы сталкиваемся с ситуацией, когда нам необходимо перепровести группу документов. Такие ситуации могут возникнуть при непоследовательном вводе документов, при вводе документов задним числом, при изменении в документах каких либо значений, так как данные в них после внесенных изменений могут оказаться некорректными.

Так, например, бывает с документами в которых сумма рассчитывается исходя из средней стоимости. Примером может быть ситуация, когда пользователь оформил документы списания материалов, а потом задним числом ввел документ поступления этих же материалов или внес исправления в имеющиеся документы, в результате чего могла измениться их средняя стоимость, что соответственно повлияло на сумму документов списания.

Изменение документов по выплате зарплаты может повлиять на правильность формирования регистров по НДФЛ удержанному. И множество других ситуаций в которых возникает необходимость выполнить перепроведение документов за определенный период.

Рассмотрим все варианты выполнения группового перепроведения документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Настройки проведения документов

Предварительно рассмотрим настройки проведения документов программы. Зайдем в раздел меню Администрирование — Настройки программы — Проведение документов.

Здесь определяются настройки проведения документов, устанавливается возможность отключения контроля остатков МПЗ, проверки проведения документов при формировании отчетов и возможность автоматической установки времени проведения документов.

От проведения документов зависит правильность бухгалтерского учета. Пользователю следует обратить внимание на эти настройки. Например, при установленном переключателе При закрытии месяца суммы проводок по списанию себестоимости, а также зачету авансов и погашения задолженности при расчетах с контрагентами рассчитываются регламентными операциями закрытия месяца и требуют обязательного перепроведения не только документов прихода, расхода, выписок, но и регламентных документов.

Рассмотрим варианты выполнения группового перепроведения документов в 1С.

Перепроведение документов при закрытии месяца

В 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0 при выполнении регламентной операции Закрытие месяца (раздел меню Операции — Закрытие месяца) автоматически проверяется актуальность границы последовательности проведения документов. Бывают ситуации, что документ не изменяли, а просто открыли и перепровели, соответственно граница установится на этот документ.

В случае обнаружения нарушения границы последовательности, программа предложит восстановить последовательность документов или отказаться от восстановления. При восстановлении последовательности пользователь сам выбирает вариант перепроведения:

  • начиная с периода, в котором обнаружено нарушение последовательности проведения документов;
  • перепровести только текущий месяц.

Подробнее в статье Закрытие месяца. Ручной перенос границы последовательности

При корректном выполнении процедуры Закрытие месяца в перепроведении документов нет необходимости. Но если нам необходимо перепровести документы без закрытия месяца, то можно еще воспользоваться обработкой Групповое перепроведение документов.

Обработка Групповое перепроведение документов в 1С 8.3

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0. эта обработка доступна в разделе Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов.

В ней задается период перепроведения документов и возможность остановки при возникновении ошибки.

В том случае, если учет ведется по нескольким организациям, можно выполнить перепроведение по конкретной организации.

Также обработка Групповое перепроведение документов доступна в разделе Все функции.

Если этот раздел не доступен в меню, его можно включить: кнопка Главное меню — Сервис — Параметры и установить галочку Отображать команду «Все функции».

Далее находим пункт Групповое перепроведение документов в подразделе Обработки.

Групповая обработка проведения перепроводит все документы организации за указанный пользователем период.

Обработка Перепроведение документов в 1С 8.3

В разделе Все функции в группе Стандартные есть еще одна обработка Перепроведение документов.

Данная обработка позволяет выборочно перепровести документы. Для этого необходимо выбрать необходимый документ (или группу документов) из списка и с помощью кнопки Добавить перенести его (их) в правую часть окна.

Для примера выберем документ Требование-накладная. Далее задаем период проведения документов и если нам не надо проводить непроведенные документы — снимаем соответствующую галочку в верхнем правом углу.

Нажимаем кнопку Провести и ждем.

Данная обработка доступна в том же разделе и в других программах 1С.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.

1С:Управление торговлей.

Как сделать групповое перепроведение документов в 1С 8.2 Бухгалтерия смотрите в нашем видео:

См. также:

  • Групповая обработка справочников и документов в 1С 8.3
  • Как удалить помеченные на удаление документы в 1С 8.3
  • Сбилась нумерация документов в 1С 8.3: как исправить
  • Тестирование и исправление базы 1С 8.3: какие галочки ставить
  • Горячие клавиши в 1С
  • Как выгрузить документ, отчет из 1С 8.3 в Excel
  • Выгрузка в 1С из xml: как выгрузить данные из 1С 8.3 и загрузить в 1С 8.3

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Последовательность в 1С Предприятие 8.3 – это объект метаданных, позволяющий контролировать хронологический порядок документов. Это важно при учете списания материалов, взаиморасчетах с контрагентами, например, при проведении документа оприходования задним числом будет некорректно определена стоимость ранее списанных материалов, так как при списании ТМЦ были проанализированы данные на момент проведения документа списания.

Внеся изменения в ранее введенные документы оприходования, есть риск получить искаженные данные. Неправильная последовательность проведения документов в 1С 8.3 по расчетам с контрагентами может привести к неверному зачету авансов полученных и множеству других ситуаций. Чтобы не возникло таких проблем, система должна контролировать это. При этом в программах 1С может быть реализовано множество различных последовательностей.

Если мы откроем 1С в режиме Конфигуратора и развернем узел «Документы» дерева метаданных, то увидим строку «Последовательности».

Рис.1 Здесь мы используем «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»Рис.2 Дерево «1С:Управление торговлей 11.3»

Данные последовательности описывают документы, входящие в нее, и определяют механизмы, позволяющие перепровести их при необходимости. Если мы откроем последовательность и перейдем на закладку «Использование», увидим список документов входящих в нее.

Рис.3 Пример в «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0»

В 1С:УТ мы видим список регистров, влияющих на последовательность.

Рис.4 На примере 1С:УТ 11.3

На этой же вкладке устанавливается режим перемещения границы последовательности при проведении. Возможны варианты «Перемещать» и «Не перемещать», определяющие возможность автоматического передвижения границы.

Восстановление последовательностей 1С

Откроем «1С:Бухгалтерия 3.0» в пользовательском режиме. В данной конфигурации важен контроль изменений – перепроведение и ввод «задним числом». Рассмотрим, как программа выполнит перепроведение с момента, когда было обнаружено нарушение.

При закрытии месяца

Для примера мы намеренно перепровели один документ. Выполняя процедуру, программа обнаружила нарушение, о чем сообщает пользователю и предлагает решение в виде перепроведения.

Рис.5 При «Закрытии месяца» автоматом контролируется правильность последовательности

При этом пользователь может выбрать, работает он с документами предыдущих периодов или только с текущими. Взятый для примера был изменен в текущем периоде – январе, поэтому мы смело ставим «Закрыть только Январь 2019».

Также перед закрытием мы можем принудительно выполнить перепроводку, нажав на соответствующую гиперссылку. В этом случае мы видим то же самое окошко с отличающимися вариантами действий. Система предлагает перепровести документы с января или же просто игнорировать предупреждение о нарушении последовательности, установив «Перепроведение не требуется».

Рис.6 Принудительное перепроведение

Нажатие по гиперссылке «1 документ», откроет отчет со списком измененных документов за период, и мы проанализируем, надо ли их перепровести.

Рис.7 Отчет об изменениях

Тут выбор за пользователем, но все же восстановление хронологии и перепроводка необходимы для подстраховки от неправильного расчета данных.

Перепроводка и установка границ в разделе «Все функции»

Можно использовать нашу стандартную обработку через раздел «Все функции». Если данный он недоступен, включить его можно в пункте меню «Сервис-Параметры», активировав команду ее отображения.

Рис.8 Отображать все функции

В «Стандартных» мы увидим нужный нам пункт.

Рис.9 Стандартные-Проведение

Восстановить границу можно на одноименной закладке и по одноименной команде. Это необходимо в том случае, если перепроведение не требуется, а нужно просто восстановить хронологию.

Рис.10 Восстановить хронологию

У нас граница на дате 01.01.0001. Поскольку мы видели в конфигураторе, что стоит режим – «Не перемещать», дата границы постоянно в одном положении и не изменяется.

Вернемся на закладку перепроведения. Установив период, с помощью кнопок «Добавить» (при необходимости «Удалить») выберем документы необходимые к проводке. Обратим внимание на галочки вверху. Отметим, что перепроводить мы будем только проведенные документы. Если имеются непроведенные документы, то лучше пользователю их проработать, просмотреть отдельно.

Рис.11 Если имеются непроведенные документы, то лучше пользователю их проработать, просмотреть отдельно

Нажав кнопку «Провести», выбранные документы перепроводятся в хронологической последовательности.

Обработка «Групповое перепроведение документов»

В разделе все функции доступна обработка «Группового перепроведения» (узел «Обработки»).

Рис.12 Групповое перепроведение документов

В данной обработке нет выбора документов, а указывается только период проведения.

Рис.13 В данной обработке нет выбора документов, а указывается только период проведения

Нажав кнопку «Выполнить», документы проводятся за выбранный период.

Несмотря на имеющийся выбор вариантов, первый рассмотренный нами способ – при поведении в закрытии месяца, является максимально удобным в «Бухгалтерии».

Пользователю надо обращать внимание на замечания программы о нарушении последовательности, для того чтобы все введенные документы в журналах, независимо от того, когда они были занесены, достоверно и без искажений отражали факты хозяйственной деятельности организации.