ГОСТ 8878 93

6.1. Расположение текста

Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронно-вычислительной техники или на пишущих машинах.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.

На пишущей машинке документы изготавливаются:

— при отсутствии средств вычислительной техники в организации;

— наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм — шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм — межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма — 2,54 мм, межстрочный интервал — 4,24 мм.

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 — 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее — через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов , , , отделяют друг от друга 1,5 — 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО(межстрочный интервал — 1,5)Начальник юридического отдела(межстрочный интервал — 1)(межстрочный интервал — 2)А.С.Круглов

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Microsoft Word и правила российского делопроизводства: шесть полезных настроек

Например:

Генеральный директорЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):

— 0 — для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

— 5 — для начала абзаца в тексте; — 32 — для реквизита "Адресат"; — 40 — для реквизита "Гриф утверждения документа"; — 16, 24, 56 — для составления таблиц и трафаретных текстов; — 34 — 48 — для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй — отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 — 15, Times DL размером 12 — 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения — принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски.

Способы написания дат в документах

Применяется два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2006 года — 01.09.2006.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2006 года, или 01 сентября 2006 г.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре-ноябре 2001 г.; в I квартале 2002 г.; в III-IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2003 г., но: за 8 месяцев 2003 года, в 1995 году, с 1994 по 2001 год, в 1999-2004 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992—1993 гг.; в период 1985 г.—1995-е гг. (год и десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/ 2002 учебном году, отчетный 2000/2001 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2001—2002 гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2002 г.; во втором полугодии 2002 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождества Христова. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 7 Ноября.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, 2006.04.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64-90 (ИСО 8601: 88) пример написания даты 1 сентября 2006 года вы глядит следующим образом: 20060901 (основной формат); 2006-09-01 (расширенный формат); 03-09-01 (сокращенный формат).

По материалам: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.

Параметры страниц. Поля документа. Размер бумаги

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. N 536) Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). — М.: "Феникс", 2004

Главная / Нормативные документы / Нормативные документы по делопроизводству / Инструкция по оформлению документов

УТВЕРЖДЕНО
постановление Комитета по
архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь
24 июля 200327

ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению документов с использованием
компьютерных технологий в республиканских органах государственного
управления и иных государственных организациях, подчиненных
правительству Республики Беларусь

  1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь (далее — настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее — документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38 — 95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии к сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. № 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов" (далее — СТБ 6.38 — 95).
  2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

    2.1. формат А4 (210 х 297 мм) — для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем — формат А 4 и формат А 5 (148 х 210 мм):

    • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается);
    • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов*. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
    • межстрочный интервал: для формата А 4 — одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 — точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
    • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
    • выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
    • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 — 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
    • 2.2. для тезисов выступлений:

      • формат А4 (210×297 мм);
      • поля страницы: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
      • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер
        16 пт (в заголовках — полужирный курсив подчеркнутый и полужирный
        курсив, размер 14 пт);
      • межстрочный интервал полуторный (в заголовках — точно 12 пт);
      • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
      • выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
      • номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

    • Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
      Например:
      СОГЛАСОВАНО Одинарный
      Председатель Комитета по
      архивам и делопроизводству
      при Совете Министров
      Республики Беларусь
      точно 14 пт

      Одинарный

      ПОДПИСЬ Инициалы, фамилия Одинарный
      Дата Полуторный

      СОГЛАСОВАНО р
      Министр финансов
      Республики Беларусь
      точно 14 пт
      Одинарный
      ПОДПИСЬ Инициалы, фамилия Одинарный
      Дата  

      При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
      Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков (70 мм).

    • От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
    • Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
    • Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
    • Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
    • Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
      При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
    • Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст — через межстрочный интервал точно 14 пт.
    • В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

      10.1. для рефератки малого размера:

      • формат А6 (105 х 148 мм);
      • поля страницы: верхнее — не менее 10 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм;
      • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
      • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
      • первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
      • выравнивание по ширине, с переносом слов;
      • 10.2. для рефератки среднего размера:

        • формат А5 (148 х 210 мм);
        • поля страницы: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм;
        • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив
        • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
        • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
        • выравнивание по ширине, с переносом слов;

        10.3. для рефератки большого размера:

        • формат А4 (210 х 297 мм);
        • поля страницы: верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм;
        • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;
        • межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается)
        • первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
        • выравнивание по ширине, с переносом слов.

      • Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (297 х 420 мм):
        • поля страницы: верхнее и нижнее — 20 мм, левое — 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого — до 8 мм (когда текст не вмещается);
        • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
        • межстрочный интервал одинарный.

          Как оформить документ по ГОСТу

          Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

        • номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 -15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
        • В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
          • шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пт;
          • межстрочный интервал — точно 9 пт.
          • Например:

            3. Иванова 220 88 3 1
            Точно 9 пт тн 15 05.2003 cl-З об-1

            точно 9 пт

          пт — пункт, размер шрифта

          Изложение текста и оформление работ следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 – 2017.

          1 Текст работ следует печатать, соблюдая следующие требования:

          • текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;
          • абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,25 см;
          • строки разделяются полуторным интервалом;
          • поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм;
          • полужирный шрифт применяется только для заголовков разделов и подразделов. заголовков структурных элементов;
          • разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры;
          • введение и заключение не нумеруются.

          2 Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

          • разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;
          • нумеровать их следует арабскими цифрами;
          • номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;
          • после номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;
          • разделы и подразделы должны иметь заголовки;
          • заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы, полужирным шрифтом, без точки в конце, не подчеркивая;
          • если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;
          • переносы слов в заголовках не допускаются;
          • каждый структурный элемент и каждый раздел основной части отчета начинают с новой страницы.

          3 Нумерация страниц текстовых документов:

          • страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работ;
          • титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;
          • номер страницы на титульном листе не проставляют;
          • номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

            Делопроизводство — оформление вордовского документа по ГОСТу: требования, правила оформления

          4 Рисунки:

          • на все рисунки должны быть ссылки: …в соответствие с рисунком 1;
          • рисунки, за исключением рисунков приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией;
          • рисунки могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст), наименование помещают после пояснительных данных: Рисунок 1 – Детали прибора;
          • рисунки каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения: Рисунок А.3.

          5 Таблицы:

          • на все таблицы должны быть ссылки, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера;
          • таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией;
          • наименование таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа: Таблица 1 – Детали прибора;
          • таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

          6 Приложения:

          • в тексте отчета на все приложения должны быть ссылки, приложения располагаются в порядке ссылок на них в тексте отчета;
          • каждое приложение следует размещать с новой страницы с указанием в верхней части страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ»;
          • заголовок приложения записывают с прописной буквы, полужирным шрифтом, отдельной строкой по центру без точки в конце;
          • приложения обозначаются прописными буквами кириллического алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й О, Ч, Ъ, Ы, Ь;
          • допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением I и O;
          • в случае полного использования букв кириллического и латинского алфавита допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

          Пример оформления курсовой работы (проекта)

          Статья расскажет, как в «Word» оформлять текст по ГОСТу.

          Когда вы делаете какой-либо документ (дипломную работу, документацию, техническую статью и т.д.), то помимо его содержания очень важным моментом является правильное оформление текста.

          Как настроить поля страницы в Word

          Правильное оформление документа необходимо не только для того, чтобы его можно было удобно читать, но и вообще, чтобы он мог официально использоваться, например, в делопроизводстве.

          Как составить документ «Word» по ГОСТу?

          Таким образом, под правильным оформлением документа мы подразумеваем его соответствие предложенным стандартам – ГОСТу. Теперь возникает вопрос, возможно ли оформлять документ «Word» по ГОСТу? Как это делается? Узнаем в нашем сегодняшнем обзоре.

          Какие требования и правила нужно соблюдать при оформлении документа «Word» по ГОСТу?

          Итак, рассмотрим различные критерии, согласно которым документ должен соответствовать заданному стандарту – ГОСТу.

          Оформление текста

          • Выберите шрифт — «Times New Roman»; размер – не менее 12; писать маленькими (кроме заглавных) нежирными буквами.
          • Текст должен быть выровненным по ширине листа
          • Отступ первого предложения в каждом абзаце (каждая красная строка) по всему документу должен равняться 1.27 см.
          • Межстрочный интервал должен быть полуторным
          • Поля на странице нужно сделать следующим образом: верхние и нижние – не меньше 2 см; правое – не меньше 1 см; левое – не меньше 3 см.
          • Нельзя использовать полужирный шрифт
          • При использовании различных терминов, формул и прочей информации, которую нужно выделить, допустимо применение различного шрифта.

          Оформление разделов и подразделов

          • Необходима нумерация (арабскими цифрами) каждого заголовка и подзаголовка по всему тексту
          • Подзаголовки отмечаются следующим образом – ставиться порядковый номер заголовка и далее через точку вводится порядковый номер подзаголовка (после порядкового номера заголовка и подзаголовка точка не ставится).
          • Заголовки и подзаголовки не должны быть пустыми строчками, и всегда имеют название
          • Заголовки и подзаголовки начинаются с отступа (красной строки), с большой буквы и без точки в окончании.
          • Если в названии заголовка содержится два предложения, то между ними ставится точка
          • В заголовках нельзя переносить слова
          • Заголовки вида «Введение/Заключение» нумеровать не надо

          Нумеруем страницы

          • Каждая страница документа должна быть пронумерована со строгим порядком
          • Титульный лист также включается в нумерацию страниц, но сам порядковый номер здесь не ставится.
          • Порядковый номер ставится без точки в самом низу страницы в середине

          Видео: Как в «Word» сделать рамку по ГОСТу ЕСКД?