Где найти архив

Алгоритм получения справки о заработке на ликвидированном предприятии

Законодательных актов, которые бы описывали порядок восстановления сведений о заработке на ликвидированном предприятии, нет. В законе только есть указания на действия, которые необходимо предпринять для подтверждения трудового стажа.
При этом сотрудники ПФР придерживаются той позиции, что сведения о зарплате нужно брать из архивных источников из платёжных ведомостей, выписок из лицевого счёта и пр.

Каков порядок действий можно предложить будущему пенсионеру для подтверждения своего заработка?

Первоначально можно обратиться за консультацией в ПФР. Вполне возможно, что представленных Вами документов будет достаточно для оформления пенсии. В обратном случае сотрудники фонда помогут сформировать запрос в архив и подскажут, куда нужно обращаться за восстановлением нужной информации.

Также в распоряжении фонда должны сохраниться данные персонифицированной отчётности за период с 1996 года. В них содержится информация о фактическом заработке каждого россиянина (при условии что он получал белую зарплату).

Архивные органы – зачастую единственный источник документального подтверждения доходов. Если организация ликвидировалась в установленном законом порядке, то она обязана была передать все документы в него.

Возможен такой вариант, что фирма просто была реорганизована, тогда документы могли передать на хранение к правопреемнику или вышестоящей структуре. Предварительно можно позвонить в архив и узнать, есть ли там нужные Вам сведения.

Если запрос в архив не дал результата, можно поискать через знакомых бывшего директора или главного бухгалтера. Нужная вам информация может храниться у них.

Наконец, последним вариантом для восстановления своих прав является обращение в суд. Гражданину необходимо подать иск о восстановлении размера заработка и возмещении ущерба должностным лицом, которое не передало документы в архив.

Суд может оказать содействие в получении нужной информации из отчётности ПФР или Налоговой службы и на основании сведений о размере подоходного налога восстановить размер заработка. При отсутствии достоверной информации подтвердить размер заработка получится только косвенно. Например, по показаниям свидетелей, сохранившимся документам.

Также суд может признать гражданина работающим в указанный период и определить его зарплату на основании средней в стране на тот период для его квалификации и должности.

>Как найти архив организации в которой ранее работал

Исполнение запросов в организации архива

В каждом архиве организации необходимо организовать использование хранящихся документов. На практике очень часто требуется на основании архивных документов подготовить информацию – делается архивная справка, другой вариант – архивная выписка, еще один распространенный случай – изготовление архивной копии.

Для передачи подготовленных документов заявителю можно составить сопроводительное письмо. На сайте приведены рекомендации по исполнению поступающих запросов в архив конкретной организации с образцами перечисленных документов. Как привило, в архив организации могут поступать запросы от оформляющих пенсию, для подтверждения какой-либо льготы, поэтому самые распространенные обращения касаются заработной платы, стажа работы, некогда произошедших на работе несчастных случаев, о полученных наградах, об образовании (последнее актуально в учебных заведениях).

В архиве организации обязаны подготовить и бесплатно предоставить информацию по требованию тех организаций и граждан, которых она касается.

Чтобы избежать неприятностей в дальнейшем (включая возможные судебные преследования), во время исполнения запроса скрупулезно соблюдаем правило: предоставлять архивные сведения только тем, кого они действительно касаются (например, подтвердить свой стаж), а не просто информация очень необходима (например, чтобы найти друга детства). Так что, при подготовке ответа помним о защите персональных данных – сейчас на этом особенно зациклены. Первоначально требуется, чтобы в архив поступил письменный запрос от гражданина (обычно ранее работавшего здесь) или сторонней организации, при этом не имеет значение способ доставки.

Сам запрос может быть направлен по почте, а может быть и доставлен лично.

Обращение составляется в произвольной форме (необходимо только привести необходимый минимум сведений) или в организации уже может быть заранее заготовлен образец.

В этом случае заявителю только следует переписать его, включив свои личные данные. Согласно принятому в организации порядку делопроизводства запрос проходит последовательно стадии документооборота – регистрацию документа.

рассмотрение руководством и передачу его на исполнение в архив своей организации. У обратившегося с запросом имеется необходимость подтвердить нужные ему сведения согласно имеющимся в архиве организации документам.

Хочу сразу обратить внимание, что документы, составленные самим обращающимся за справкой, совершенно не могут служить основанием для ее подготовки. Имеется в виду, что нельзя использовать для подготовки ответа документы, написанные собственноручно заявителем в период его работы в этой организации.

Это может быть, точнее не может быть автобиография, анкета и т.п. Архивные дела могут быть выданы в структурные подразделения для исполнения запроса.

Например, в бухгалтерию или отдел кадров, при этом запрос поступит в это подразделение, а в архив организации направят заявку на выдачу нужного дела. В ином случае непосредственно сам работник архива может приступить к подготовке ответа. Все зависит от распределения обязанностей в вашей организации.

Как бы то ни было, в зависимости от запрашиваемой информации первоначально определяют перечень документов в архиве, которые потребуются для работы. Как правило, основным справочным аппаратом в архиве используются описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Поиск нужных дел проводить быстро и удобно, когда описи дублируются в электронном виде.

Таким образом, используя имеющиеся архивные описи, отмечают номера дел, которые потребуются для исполнения запроса, проводят их поиск и собственно отбор нужных дел.

Проще говоря, на рабочем столе должны оказаться необходимые для исполнения запроса дела, которые нахватали с различных полок в архиве. Для подготовки информации о трудовом стаже работы и заработной плате очень даже пригодятся сведения о наименованиях структурных подразделений, в которых работал человек (их переименование или переход из одного в другое на протяжении всего интересующего периода). И самый простейший способ получения этих сведений – заглянуть в трудовую книжку (на самом деле часто – в ее копию).

Поэтому при наличии указанных изменений (переходов, переименований и т.п.) за интересующий период работы будет очень умно запросить данную информацию непосредственно у заявителя (попросить сделать копию трудовой или перечислить все изменения в запросе). Другой способ – приступить к изучению приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в данной организации. Чтобы не завысить период трудового стажа или сумму заработной платы следует учитывать вероятность наличия нескольких приказов о приеме и увольнении.

Ибо ситуации и люди бывают разные, и данный человек мог несколько раз, проработав всего несколько дней (месяцев), увольняться, устраиваться на работу, опять уходить.

Не забываем, что иногда фамилия обратившегося может быть другой в интересующий период, изменяться (чаще всего у женщин при вступлении в брак), поэтому надо поинтересоваться о фамилии на период запроса. Иначе так вообще можно не найти никакой нужной информации. Изучать документы предпочтительно начинать с последнего года работы заявителя в конкретной организации, поэтому следует уточнить наличия в запросе периода его работы.

Все, что помнит человек о времени приема и увольнении с работы (год, месяц, лучше добиться от него даже указания конкретного числа). Чтобы оформить подтверждение трудового стажа часто достаточно подготовить копии нужных приказов по личному составу.

Для подтверждения зарплаты первым делом изучают лицевые счета по заработной плате, если нет таковых, то обращаются к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы. Типичный пример – в личных делах студентов имеются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.).

Позднее такие документы могут попросить выдать. Еще один пример запроса подлинников документов – своевременно невостребованные трудовые книжки (например, в связи со смертью).

На самом деле речь может идти о различных видах личных документов, не полученным по каким-либо причинам в свое время их владельцами, и поэтому оказавшимся в архиве организации.

С разрешения руководителя по запросу владельца или его родственника выдача из архива организации подлинников личных документов допускается.

Требуется только предъявлять документ, удостоверяющий личность, доверенным лицам потребуется еще нотариально заверенная доверенность. Такие документы допускается также отправлять по запросу ценным письмом.

  1. в общем случае при подготовке информации с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) срок не превышает 15 дней с момента регистрации запроса;
  2. если для исполнения запроса его необходимо переслать в иную организацию (т.е. при отсутствии требующихся архивных документов непосредственно в вашей организации), срок устанавливают не более 5 дней.
  3. в любом случае после регистрации запроса срок ответа составляет не более 30 дней, он может быть продлен еще на 1-30 дней (заявителя в этом случае уведомляют);

В результате организации исполнения запроса в архиве на основании архивных документов будет составлен положительный или отрицательный ответ. Положительный ответ предполагает подготовку документа по определенной форме, который можно вручить (или отправить по почте) заявителю. На данном сайте вы найдете образец архивной справки.

архивной выписки. а также узнаете, как сделать архивную копию.

Подготовка перечисленных документов является распространенной формой ответа на запрос в архивы.

Наводим порядок в архиве

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами… Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители…. Неподписанные дела и короба… Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое. Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания.

И в этот самый момент «сверху» спускается команда – навести порядок в архиве. Неподготовленного человека среднестатистический коммерческий архив может повергнуть в легкий шок: за что хвататься?

Начнем с систематизации

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании положения об архиве и экспертной комиссии. Если их нет, типовые образцы можно найти в интернете. Пока вы не знаете специфики работы архива организации, доработать эти положения не получится. Поэтому для начала их можно принять в типовом виде.

К «разбору завалов» будь готов!

  • Перед тем как приступить к «разбору завалов», попросите выделить вам рабочий халат, иначе к концу рабочего дня вас будет не узнать. Халат лучше выбрать темного цвета.
  • Если архив в очень запущенном состоянии, возможно, вам потребуются респиратор и перчатки.
  • Бумага сильно сушит руки, поэтому стоит позаботиться и о хорошем креме для рук.

Теперь можно начинать систематизацию. Если есть описи – это уже хорошо. Но часто оказывается, что они устарели. В промежутке между уходом предыдущего заведующего архивом и приемом на работу нового проходит какое-то время, когда перемещение дел происходит произвольным образом, а новые поступления не учитываются. Описи необходимо пересмотреть и сопоставить с имеющимися в архиве документами. Если хотя бы часть совпадет, вы облегчите себе работу, а ее предстоит очень много. Но, как показывает практика, на такое везение особенно рассчитывать не приходится. Чаще выясняется, что вся информация об архиве не оформлена на бумажных носителях.

Всем полкам и коробам присваиваются порядковые номера, т.е. без учета специфики хранившихся там документов. Короба нумеруются отдельно, полки – отдельно. Делать это проще с помощью клеящихся бумажек, на которых пишутся номера. Даже если нумерация уже существует, лучше ввести свою, особенно если прежние номера имеют индексы.

Разберемся со сроками хранения и составим опись дел

Затем наступает пора самой сложной работы – составления описи хранящихся дел. Сначала готовится черновая опись, которая послужит информационной базой для систематизации архива, а потом превратится в электронный справочный аппарат к архиву.

Каждое дело нужно просмотреть на предмет сохраняемых документов и сроков их хранения, определить, к какому подразделению оно относится, когда было создано. На корешок каждой папки или на первую обложку скоросшивателей нужно наклеить этикетку с номером. Номера также присваиваются поточно, без учета вопросов, подразделений, в которых эти дела составлялись, места хранения и других особенностей. На короба, в которых хранятся дела, наносится информация о начальных и конечных номерах сохраняемых в ней дел. Делать отметку о делах, хранимых на полках, необходимо только в том случае, если дела стоят в два ряда. Чтобы различить дела, хранящиеся на полках и в коробах, можно к номеру добавить индексы «п» и «к» соответственно.

Опись дел

дела

Короба/

полка

Подразделение

Название дела (документарный состав)

Место хранения

Крайние даты (годы создания докуметов)

Срок хранения

Год уничтожения

Примечание

163К

Кадры

Приказы (приказы по командировкам)

Общий архив

2001–2003

Переформировать с выделением дел 5-летнего срока хранения

163К

Кадры

Приказы о приеме на работу (приказы о приеме на работу в Московском офисе)

Общий архив

5 лет

Бухгалтерия

Командировки (Первичная документация: чеки, счета, билеты)

Архив бухгалтерии

5 лет

Опись дел лучше подготовить с использованием программы MS Excel, подключив функцию фильтра, – это облегчит подготовку выборки документов по подразделениям.

Срок хранения документов определяется по перечню документов. Если у вас есть вышестоящая организация, часто перечни с указанием сроков хранения составляет она, и чтобы определиться со сроками, необходимо пообщаться с руководством архива этой организации. Возможно, установленные ими сроки хранения дел превышают те, которые указаны в типовых перечнях.

Если вышестоящей организации нет, срок хранения документов определяется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Росархива 06.10.2000, в ред. от 2710.2003) и Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

Если в одном деле есть документы временного и длительного сроков хранения, то срок хранения дела устанавливается по максимальному значению. Когда такой подход неоправдан, дело подлежит расформированию и разбивается на два или больше дел, затем к номеру дела через дробь присваивают индекс, а в таблицу добавляют дополнительную строку. Дела, образовавшиеся из расформированного дела, хранят рядом в одном коробе или на одной полке.

Обратите внимание

Срок хранения дел определяется по нормативам, которые действовали на момент создания документов. Так, в отношении документов, созданных до 2000 г., будет применяться Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом 15.08.1988, или предыдущие версии перечня документов, составленного всышестоящей организацией.

Обратите внимание

Если в компании нет оригинала документа, а только его копия, то ей присваивается срок хранения оригинала. Обычно это относится к документам юридического и финансового департамента. Поэтому после того, как архив будет описан, нужно проверить документы на предмет соотношения копий с оригиналами. Для упрощения работы, даже если можно установить дату изготовления копии, в описи проставляется год выпуска оригинала. Копиям, оригинал которых не был обнаружен, присваивается срок хранения оригинала.

Все ненужное – уничтожить

Далее необходимо решить вопрос о списании документов, срок хранения которых истек. Изначально это должно быть согласовано с руководством компании. Если руководство компании придерживается мнения, что уничтожать ничего не нужно, данный этап можно пропустить. Если вопрос о списании документации решен руководством положительно, предстоит работа с руководителями подразделений. Как правило, начальники отделов не хотят заниматься списанием, потому, что это дополнительная работа, а также из страха, что что-то может понадобиться в будущем.

Для списания документов нужно сформировать экспертную комиссию в составе не менее трех человек. Вопрос о списании документов рассматривается на заседании экспертной комиссии. Результаты работы комиссии оформляют в виде протокола.

Важно!

Помните, что срок хранения документов – это не тот срок, после истечения которого дело должно быть уничтожено, а срок, после истечения которого можно начать рассмотрение вопроса об уничтожении документов.

Решение о списании документов может приниматься только генеральным директором. Оно оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

После уничтожения документов не забудьте сделать отметку об удаленных делах в описи или просто перенести их в другую опись.

Сейчас, когда в архиве стало свободнее, можно расставить все дела по тематике и в хронологическом порядке, не забывая при этом внести изменения в опись и на короба.

Дела постоянного и длительного срока хранения хранят раздельно. Если ваша компания передает документы на аутсорсинг, выгоднее всего передавать именно эти дела, т.к. они реже требуются в работе, и компания может сэкономить на доставке документов.

После этого необходимо систематизировать записи в описи в соответствии с порядком хранения документов в архиве. Можно перенести дела по каждому подразделению или дела, хранящиеся в разных местах, на отдельные листы, а можно продолжать работу в одной таблице. Если в компании есть система электронного документооборота, можно начать заносить в нее информацию. На этом же этапе разрабатывается индексация дел в соответствии с тематикой и местом хранения. Поточные номера на делах заменяют на новую индексацию. Теперь эта опись станет вашей электронной информационной базой, облегчающей поиск документов в архиве.

В случае необходимости в архиве устанавливают указатели с наименованиями подразделений или годов.

Осталось оформить документы

Сотрудники архива должны вести следующие учетные документы:

  • Книга учета поступления и выбытия документов;
  • описи дел (отдельно постоянного, временного сроков хранения и по личному составу);
  • реестр описей и др.

Полный перечень необходимых учетных документов и их образцы можно найти в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009).

Работа с документами архива

  • Так как дела в архивах организации должны храниться не прошитыми, а собранными в скоросшиватели и папки, выдавать все дело целиком, как это практикуется в государственных архивах, не следует. Сотруднику удобнее выдавать отдельный документ, а на его место вкладывать лист-заместитель или выдавать копию запрашиваемого документа.
  • Необходимо вести учет выданных документов. Это нужно делать таким образом, чтобы сотрудник своей подписью мог засвидетельствовать изъятие документа из дела.
  • Хорошо, если удастся организовать место для работы с архивными документами на территории архива и не выносить документы из помещения.

7.5.1. Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения

Очень часто работникам делопроизводственной службы при­ходится оперативно разыскивать какой-либо документ или доку­менты по вопросу, требующему срочного решения. Если делопро­изводство ведется в соответствии с требованиями Единой госу­дарственной системы документационного обеспечения управле­ния (ЕГСДОУ), проблем с поиском какого-либо документа, как правило, не бывает.

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения приведена в табл. 9. Рань­ше (а кое-где и сейчас) в учреждениях велись картотеки входящих и исходящих документов, журналы регистрации внутренних до­кументов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и за­явлений граждан, документов по личному составу, научно-тех­нической документации и др. Неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовав­ший принципу систематизации карточек. Так, карточки регистра­ции входящих документов систематизировались, как правило, по дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точ­ная дата поступления документа или точное название адресата, но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском.

В настоящее время традиционные картотеки почти повсемест­но уступили место регистрационным базам данных и интегриро­ванным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др. Преимущество электронных систем ре­гистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять по лю­бому «чувственному» реквизиту документа или по сумме реквизи­тов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отмет­ке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие за­просу. Еще одним преимуществом для поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного доку­мента, введенный с помощью сканера, или даже графическое изображение документа. При поиске по традиционным картотекам в лучшем случае можно было узнать лишь имя исполнителя.

Поиск документов, оконченных делопроизвод­ством, имеет свою специфику. Это документы временного (сро­ком до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения.

Дела временного хранения находятся в структурном подразде­лении до тех пор, пока, согласно решению ЭК учреждения, они не будут уничтожены в связи с истечением срока хранения. Что­бы найти документ, прежде всего следует найти папку-скоро­сшиватель, в который он подшит, а для этого следует узнать индекс дела по номенклатуре, проставленный на обложке папки-скоросшивателя. Как правило, индекс дела по номенклатуре состоит из двух цифр, разделенных дефисом: номера структур­ного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре (например, 05-12, где 05 — номер отдела, а 12 — номер дела). В по­следнее время широкое распространение получили классификато­ры информации. Если в учреждении принят классификатор вопросов деятельности, то индекс состоит из трех цифр, из ко­торых средняя — код по классификатору. Классификаторы об­легчают поиск информации. Поэтому предварительно следует отыскать код нужного вопроса по классификатору. Этот код, на­верняка, можно узнать из регистрационной картотеки (базы дан­ных). Отыскав требуемую папку-скоросшиватель, придется про­смотреть все документы, так как внутри дела документы систе­матизируются чаще всего по хронологии, поэтому необходимо знание точной даты документа. Однако есть исключения: заявления граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявите­лей; исходящие документы могут систематизироваться по адре­сатам. Следует учесть, что дела временного хранения могут хра­ниться не только в структурном подразделении, но и централи­зованно — в канцелярии.

Дела долговременного или постоянного хранения в структурном подразделении находятся временно — до передачи в архив учреж­дения. В период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который, как было сказано выше, состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой.

После окончания делопроизводством дела изымаются из скоросшивателей, переформировываются, переплетаются, нумеру­ются, уточняются данные на их обложках. На них составляются годовые описи дел структурного подразделения. У дела, включен­ного в годовую опись, кроме индекса по номенклатуре появляет­ся еще и архивный номер.

Дела в описи дел структурного подразделения нумеруются в Валовом порядке (1, 2, 3 и т.д.). Однако в одном структурном Подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, н. и № описи.

Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом, например 5п—81, где 5 — номер структурного подразделения; буква обозначает категорию документов (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу ит.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения.

После передачи дел в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом). Однако и этот номер не является окончательным — на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. По законченным описям дела передаются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там.

Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основными справочниками в архиве учреждения являются свод­ные описи дел постоянного и долговременного хранения, состав­ляемые ежегодно (см. раздел 6.3. «Архивные описи»).

Остановимся на последовательности поиска нужного документа.

Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и вы­писать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запро­сы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвер­дить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообраз­но воспользоваться картотеками и каталогами архива учрежде­ния, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная карто­тека (РКК), которая должна передаваться в архив учреждения вме­сте с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения. В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изыма­ются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по свод­ной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на на­учно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В автоматизированных системах делопроизводства регистрационно-контрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается поле для ар­хивного шифра.

Если необходимы документы более чем десятилетней давно­сти, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует вни­мательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии уч­реждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтоже­ние дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск доку­ментов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успе­хом, необходимо представлять себе систему НСА к документам Архивного фонда РФ.

Таблица 9

Этап поиска

Тип справочника

Информация справочника

Поиск документов в делопроизводстве

Поиск документов, исключение которых не завершено в структурных подразделения

Регистрационно-контрольные картотеки.

Картотеки жалоб и заявлений граждан или

заменяющие их базы данных.

Системы автоматического делопроизводства

(САД)

Резолюция руководителя. Имя исполнителя документа (исполнителей).

Название учреждений, куда направлены данные запросы.

Если документ уже исполнен — дата и суть ответа, дата посылки ответа заявителю в САД. Как правило, тут же можно посмотреть электронную копию документа и ответа на него

Поиск документов, исключение которых завершено в структурных подразделения

Регистрационно-контрольные картотеки и заменяющие их базы данных и системы автоматизированного делопроизводства. Номенклатура дел (для дел с временными сроками хранения 10 лет). Опись дел структурного подразделения для дел со сроками хранения выше 10 лет, для постоянного хранения дел по личному составу и некоторых других категорий дел

Регистрационный номер документа. В случае с АСД — электронного архива. Если делопроизводство ведется традиционно — индекс дела по номенклатуре

Поиск дел в архиве учреждения

Годовой раздел сводной описи дел учреждения для дел со сроками хранения

свыше 10 лет, дел постоянного хранения и дел по личному составу. Законченные описи дел постоянного хранения и дел по личному составу. Указатели к описям фондов. Каталоги ведомственного архива. Картотеки ведомственного архива (на НТД, по личному составу, именная, геогра­фическая, по истории государственных учреждений) или заменяющие их базы данных.

Обзоры документов, фондовые и тематические

Архивный шифр в ведомственном архиве. Архивный шифр дела.

Номер дела.

Архивный шифр документа в ведом­ственном архиве; заголовок документа, иногда — исполнитель, регистрационный номер и другие сведения. Содержание и архивный шифр документа в ведомственном архиве

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Необходимость передачи дел на хранение устанавливают:

  • «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила);
  • п. 10 ст. 23 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — ФЗ № 125).

Порядок проведения ликвидации регулируется:

  • положениями ст. 63 ГК РФ;
  • законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ;
  • положениями ст.

    57 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Документы, подлежащие хранению, передаются в муниципальный или государственный архив (пп.

9.2 и 9.7.2 Основных правил). Бумаги, образующиеся в процессе работы предприятия, можно разделить на следующие категории: Согласно ч.

10 ст. 23 ФЗ № 125, обязательно подлежат передаче в государственный/муниципальный архив: Среди перечисленных можно выделить следующие виды документов: Помимо перечисленных документов представляется опись дел, а также историческая справка (пп. 7.6.7, 7.6.8, 9.9 Основных правил), в которой отражаются основные сведения о ликвидированном предприятии: Перед тем как передать документы на хранение, их следует надлежащим образом подготовить.

Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 обязанность по формированию и упорядочению бумаг при ликвидации предприятия лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем.

После того как документы распределены по делам, их необходимо оформить в установленном порядке (ст.

3.6 Основных правил). Оформление дела предусматривает следующие этапы: После формирования дел необходимо составление их описи по положениям, изложенным в ст. 3.7 Основных правил. После составления описи дел указанные документы передаются на хранение. Таким образом, после ликвидации ООО документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, подлежат передаче в государственный/муниципальный архив на хранение.

Сроки хранения бумаг при этом закреплены на законодательном уровне.

Как узнать о ликвидации организации

Если ликвидационная комиссия не назначена одновременно с принятием решения о ликвидации, то учредители (участники) юридического лица обязаны отдельно уведомить регистрирующий орган о ее формировании (п.

Как узнать — ликвидировано ли ООО? Где можно получить такие сведения? Информация о ликвидации вносится в реестр налоговым органом, соответственно, от него и можно узнать об этом.

Способов же получения таких сведений несколько. О самых простых и актуальных расскажет наша статья. Информация о ликвидации интересна в первую очередь тем фирмам, которые хотят заключить сделку с контрагентами.

Вполне возможно, что фирма-партнер уже ликвидирована, а контракт пытается заключить фиктивно (понятно, что сделка в таком случае не может считаться законной).

Для того чтобы получить информацию о том, было ли предприятие ликвидировано, заинтересованному лицу нет необходимости уплачивать сборы или госпошлины — достаточно знать полное наименование организации, ИНН или ОГРН для уточнения сведений. Однако эти способы получения сведений носят неофициальный характер и актуальны лишь для осведомления.

Если речь идет о получении официальных (т. е. документально оформленных) сведений, то заинтересованному лицу необходимо получить выписку из ЕГРЮЛ. Для предпринимателей, принимающих решение об упразднении компании, актуальным вопросом является дата ликвидации организации.

Чтобы найти верный ответ, необходимо правильно представлять процесс прекращения деятельности юридического лица. Дату начала ликвидации определяют после того, как в ЕГРЮЛ были внесены данные относительно составления промежуточного ликвидационного баланса, сотрудники бухгалтерии приступают к созданию окончательного отчета и утверждению его на общем собрании. Именно его подают в комплекте с заявлением и квитанцией, подтверждающей уплату государственной пошлины.

Далее в течение пяти рабочих дней ликвидатору компании необходимо получить в налоговой инспекции лист записи ЕГРЮЛ, который является подтверждением упразднения фирмы. Многие предприниматели интересуются, как узнать точную дату?

«Вестник государственной регистрации» — издание, где размещают основной поток подобных объявлений.

Не стоит думать, и мы постараемся в этом разобраться. Если денег не хватает, документы готовят даже раньше объявленного срока. При ликвидации организации вариант ее продажи является одним из самых распространенных.

Где найти архив организации которая уже не существует?

Информацию об архиве ликвидированной организации можно найти и городском (областном) государственном архиве.

Информация о ликвидированной, т.е. не существующей организации сдается в государственный архив.

Он может быть городским (в больших городах) и областным, где собирается информация о закрытых фирмах/компаниях всей области. Точное местонахождение государственного архива можно узнать либо задав поиск в интернете либо в вашем отделении Пенсионного фонда. Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы. Тогда дело не до чего ни кому не было, могли и выкинуть. В этом случае, найти будет маловероятно.

Еще вариант, обратиться по старому адресу, но в новую организацию. Может у нее просто сменилось название. Может сохранились документы. Я просто переставлю слова в вашем вопросе.

В архиве не существующей организации.

Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета.

Для того чтобы найти архив организации которая уже не существует вам необходимо обратиться в Центральный городской архив. Там есть подразделение архив ликвидированных предприятий.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Обновление: 2 августа 2019 г.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов: Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой.

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье. Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Если такой договор был, то документы передаются в архив. Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации. Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества. Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации. Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации. Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист.

Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов. В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.

Где найти архив организации которая уже не существует

Для помощи в этом вопросе нужно будет обратиться в пенсионный фонд, там вам подскажут, где именно можно увидеть архивы документации уже ликвидированной организации.

Даже после того, как любая организация ликвидирована, все равно должна храниться документация Знаете ответ? 0 нужна помощь? Смотрите также: Сабина Пантус работала в организации Гилель.

Внимание! По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить.

Если документов немного, можно обойтись и своими силами. Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Как создать архив Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение. Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Сроки хранения документов указаны в полном перечне, образец которого вы можете вот тут посмотреть. Он может быть городским (в больших городах) и областным, где собирается информация о закрытых фирмах/компаниях всей области. Точное местонахождение государственного архива можно узнать либо задав поиск в интернете либо в вашем отделении Пенсионного фонда.

  • В Пенсионном отделении специалист в таком случае разводит руками и говорит, что — вы не первый такой, идите попробуйте в Центральный архиве поискать.

В противном случае дело делят на несколько частей с отдельной нумерацией для каждой из них. Проверкой дел по критериям их количества и правильности оформления занимается архивариус. Во время передачи проверяется наличие указанных в описях дел.

Приём бумаг проходит в виде составления специального акта приема—передачи с указанием технического состояния и количества дел либо их отсутствия.

Памятка по методике поиска информации в архиве (на примере досоветской эпохи)

Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области»

Памятка по методике поиска информации в архиве

(на примере досоветской эпохи)

Исполнитель: главный специалист

отдела использования

документов, НИР и

социально-правовой

информации, к. и.н.

Волгоград

Введение………………………………………………………………………….. 3

1. Установление фондообразователя …………………………………………… 6

2. Поиск на межархивном уровне………………………………………………. 7

3. Поиск на уровне архива………………………………………………………. 8

4. Поиск на уровне фонда………………………………………………………. 10

5. Поиск на уровне дела…….……………………………………………………11

Приложения…………………………………………………….………………….13

Список источников и литературы………………………………………………26

Введение

С каждым годом увеличивается количество людей различных специальностей и возрастов, обращающихся к первоисточникам. Независимо от цели, исследователь должен иметь представление о путях работы с ними.

Направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации, называется архивной эвристикой. В процессе работы в архиве исследователям придется столкнуться со специфической терминологией.

Архивная коллекция – совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных организаций или физических лиц и объединенных по одному или нескольким признакам.

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Атрибуция документа – установление особых характеристик документа: автора, адресата, времени и места его создания, вида, подлинности, места хранения и др.

База данных – автоматизированный научно-справочный аппарат архива, представляющий собой совокупность описаний документов для поиска информации.

Единица хранения (дело) – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Можно сказать, что архивное дело – это документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

Каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

Каталогизация – совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов.

Межархивный справочник — архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов.

Научно-справочный аппарат (НСА) — структурированная совокупность элементов описаний документов, представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.

Путеводитель — архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.

Ретроспективная документная информация – документная информация, созданная в прошлом.

Справочно-информационный фонд (СИФ) – система научно-технической информации в области документоведения и архивного дела.

Тематический перечень документов – систематизированный краткий перечень заголовков документов, единиц хранения по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.

Указатель – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Архивные документы сложнее воспринимать и изучать, нежели печатные издания, так как они предназначались адресату, а не исследователю. Настоящая памятка ориентирована помочь пользователю, а также сотрудникам архива, занимающимся проблемами истории дореволюционного периода Волгоградской области и не имеющим навыков поиска ретроспективной документной информации.

1. Установление фондообразователя

Прежде чем обращаться в архив, необходимо ознакомиться с опубликованными источниками и литературой по теме исследования в карточных каталогах областных и вузовских библиотек, а также на имеющихся сайтах в интернете. Только после этого можно переходить к поиску информации в архивных учреждениях. В процессе работы пользователю необходимо последовательно пройти несколько этапов поиска документальных сведений.

На первом этапе информационного поиска следует установить организации и отдельные лица, в фондах которых отложились документы по теме исследования. Основной их группой являются государственные учреждения. Их можно установить по справочникам по истории государственных учреждений (см. приложение 1), а также по тематическим и универсальным энциклопедиям и сайтам интернета. Кроме того, в архивах сосредоточены документы разного рода общественных, частных организаций и предприятий, а также фонды личного происхождения, которые, несомненно, должны привлекаться в исследовании в качестве дополнительной группы. Важно учитывать, что целесообразно привлекать материалы из фондов учреждений-предшественников и организаций-преемников.

2. Поиск на межархивном уровне

На втором этапе начинается поиск мест хранения документов. Для этого необходимо знать принцип организации Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с которым архивы делятся на федеральные, государственные, муниципальные, ведомственные и негосударственные. Информацию по дореволюционному периоду хранят федеральные и государственные архивы, а также библиотеки, музеи, учреждения Российской академии наук и отраслевые архивные фонды. Для установления состава и содержания фондов необходимо пользоваться межархивными справочниками и путеводителями в традиционном виде (см. приложение 2) или представленными на сайте «Архивы России» в электронном варианте. Необходимо знать историю той или иной административно-территориальной единицы, чтобы четко проследить историю комплектования местных архивов. Например, документы по истории Волгоградской области следует искать в архивах сопредельных территорий и т. д. Ввиду чего целесообразно воспользоваться справочниками о конкретном регионе (см. приложение 3), а также каталогом архива по истории административно-территориального деления. Следует иметь в виду, что единой системы информации об Архивном Фонде РФ пока нет, а в справочниках не содержится сведений о наличии отдельных источников.

3. Поиск на уровне архива

На третьем этапе исследователь начинает работу в выбранном архиве для выявления номеров и названий архивных фондов и коллекций, содержащих разыскиваемые сведения. В этом поможет система научно-справочного аппарата (НСА), которая в каждом архиве имеет свои особенности. Наиболее важными для исследователей является путеводитель и опись, а в качестве дополнительных можно использовать базы данных, каталоги, обзоры, перечни и указатели фондов (см. приложение 4).

Работая с путеводителем, необходимо помнить, что в него включены сведения только об открытых для исследования комплексах документов; на однотипные фонды может составляться общая аннотация; путеводители переиздаются не чаще одного раза в десятилетие. В связи с чем, исследователям рекомендуется просматривать краткие неаннотированные или аннотированные справочники и списки о новых поступлениях (см. приложение 5), а также информации о новых фондах и документах, размещенных на сайте архива. Следует учитывать, что в документах личного происхождения могут содержаться сведения по проблеме, поэтому необходимо обращаться к разделам «Личные фонды», «Коллекции». Не стоит забывать и о фондах, указанных в разделе «Списки неаннотированных фондов».

Используя каталог, нужно знать, что информация в нем сгруппирована по предметам, темам, отраслям. В ГКУ ВО «ГАВО» они представлены следующими видами: систематический, по истории административно-территориального деления, по истории государственных учреждений, именной, фотокаталог. Из каталожной карточки выписываются полные адресные данные ретроспективной документной информации: название архива, номера фонда, описи, дела, листа, название документа и его дата. Если в каталоге не обнаружена информация, не стоит делать вывод об ее отсутствии, так как она могла не получить отражения в заголовке, или попала в другой раздел, или фонд не прошел каталогизацию.

Обращаясь к обзорам, следует учитывать, что они включают сведения о составе и содержании одного фонда или по какой-то теме и дополнены источниковедческим анализом.

При поиске информации по указателям необходимо иметь в виду, что это перечень названий предметов по какому-либо определенному принципу с указанием поисковых данных (номера фонда, описи, дела или листа).

При использовании перечней нужно помнить, что они составляются по определенной теме с приведением поисковых данных.

Особенность работы с дополнительным НСА (база данных, каталог, обзор, перечень, указатель) состоит в необходимости сверки номера описи и дела непосредственно с описью или с переводной таблицей, прилагающейся к ней (о работе с описью подробнее на следующем этапе).

Все элементы научно-справочного аппарат архива помогут не только определить номера необходимых для работы фондов, но и сэкономить время на поиск.

4. Поиск на уровне фонда

На четвертом этапе устанавливаются адресные данные дел (номера фондов, описей, дел, их заголовков, дата, количество листов). По описи, исследователь отбирает и выписывает для пользования необходимые для раскрытия темы единицы хранения. Очень важно ознакомиться с предисловием к описям. В описях дореволюционного периода имеется серьезные недостатки. Часто заголовки содержат краткое обозначение вопроса, например «Акты ревизий» или глухие заголовки «Разная переписка…». До настоящего времени сохранились описи, которые были составлены еще до войны (они рукописные, в них много различных помет архивистов, например «выбыло», «не сдано» и т. д.), поэтому следует обращать на это внимание. Разновидностью дореволюционных делопроизводственных описей были настольные реестры, алфавитные указатели, журналы входящих и исходящих бумаг и др., которые могли бы использоваться в качестве справочно-информационных пособий по фонду.

Ввиду особенности делопроизводства необходимо выявлять документы на год раньше и позднее обозначенных хронологических рамок, а также близкие по тематике источники. Возможно, придется просмотреть опись вторично для выявления дополнительных материалов. Обычно выявляется больше исторических фактов, чем используется.

После установления полных адресных данных исследователь заполняет требование на выдачу дел, материалов научно-справочной библиотеки (НСБ), справочно-информационного фонда (СИФ) (см. приложения 6-8). Планируя работу в архиве, пользователю рекомендуется предварительно ознакомиться с правилами работы читального зала архива.

5. Поиск на уровне дела

На последнем этапе исследователь работает уже с отдельными документами. Начинать нужно с основных видов: законодательные (указы, мнения, постановления и т. д.) и распорядительные документы (приказы, рапорты и т. д.). Затем изучаются информационно-справочные документы (доклады, отчеты и т. д.). После этого переписка, просительные документы (жалобы, доносы), послужные и формулярные списки и другие виды. Важным элементом исследования является атрибуция, т. е. определение видов (форм) и подлинности выявленных источников, дат их написания, авторов и адресатов. Для датировки можно использовать даты помет и резолюций на источниках, упоминания в них событий, лиц, учреждений, дней недели и праздников. Характер написания текста, особенности языка, цвет бумаги, также помогают уточнить время составления источников. Для наведения справок об упоминаемых в источниках лицах и местностях приходится прибегать к биографическим, географическим и энциклопедическим и иным словарям, адрес-календарям, памятным книжкам и т. д.

В некоторых случаях исследователь сталкивается с тем, что часть нужных ему источников отсутствует. Тогда приходится изучать условия, которые могли вызвать пробелы в документах, например, можно воспользоваться материалами фонда вышестоящей организации, личными фондами и коллекциями, материалами рукописных отделов и редкой книги библиотек, музеев, научных учреждений, ведомственными изданиями, периодической печатью (см. приложение 9), тематическими справками (см. приложение 10) и др. Неполнота и случайность дошедших источников объясняется отношением учреждений и лиц к формированию документального фонда.

Важно отметить, что от характера записей о содержании архивных источников зависят результаты работы исследователя. Копии (бумажные и электронные), выписки, фотографии, иллюстрации должны содержать сведения о названии архива, номере и наименовании фонда, кратком заголовке дела, дате, названии документа и номере листа (см. приложение 11). Оборотные стороны листа в единицах хранения не нумеруются, поэтому их обозначают в выписках добавлением слова «оборот», например: Л. 2 об. (лист 2, оборот). При необоснованной или ошибочной ссылке на источник, подвергается сомнению не только научная порядочность пользователя, но и сам факт. При цитировании источников нужно крайне бережно относиться к тексту, не допуская исключения из него отдельных слов и фраз. Если же это необходимо, пропуск отмечается многоточием, заключенным в скобки. Ошибочно опущенные или сокращенные в источнике слова включаются в текст цитаты лишь в квадратных скобках. Архаичные окончания слов заменяются современными, а прописные буквы — строчными. Знаки препинания расставляются в соответствии с «Правилами издания исторических документов в СССР» (М., 1990).

Главное, что должен помнить исследователь — архивные документы требует критического отношения. Чем больше источников будет привлечено в работе, тем интереснее будут выводы, ценнее введенные в научный оборот исторические факты, а поисковая деятельность принесет не только массу положительных эмоций, но и творческое наслаждение от деятельности. Важно учитывать, что работа в читальном зале архива – это трудоемкий и длительный процесс.

Приложение 1

Издания, помогающие в установлении фондообразователей

1.Адрес-календарь Саратовской губернии на 1893 г. Саратов, 1893.

2.Адрес-календарь Саратовской губернии на 1898 г. Саратов, 1898.

3.Адрес-календарь Саратовской губернии на 1901 г. Саратов, 1901.

4.Весь Царицын: Справочник на 1902 г. Царицын, 1901.

5.Весь Царицын, посад Дубовка, Сарепта: Справочник на 1909 г. Царицын, 1909.

6.Весь Царицын: Справочник на 1911 г. Царицын, 1911.

7.Высшие и центральные государственные учреждения России, 1801–1917 гг. СПб., 1998–2004. Т.1–4.

8.Государственность России, конец Х в.–февраль 1917 г. М., 1996–2005. Кн.1–5.

9.Ерошкин государственных учреждений дореволюционной России. М., 1983.

10.Историческое описание Земли войска Донского. Новочеркасск, 1903.

11.Кузнецов государственных учреждений России (до начала ХХ века). Волгоград, 2011.

12.Минх -географический словарь Саратовской губернии: в 4 т. Саратов, 1900; Аткарск, 1902.

13.Памятная книжка Области войска Донского на 1910 г. Новочеркасск, 1910.

14. Памятная книжка Саратовской губернии на 1907 г. Саратов, 1907.

15.Памятная книжка Саратовской губернии на 1914 г. Саратов, 1914.

16.Памятная книжка Саратовской губернии на 1916 г. Саратов, 1916.

17.Списки населенных мест Саратовской губернии за 1859 г. Саратов, 1859.

18.Списки населенных мест Саратовской губернии за 1911 г. Саратов, 1911.

19. Списки населенных пунктов по Хоперскому округу за 1912 г. Б. м., 1912.

Приложение 2

Издания, помогающие в установлении мест хранения архивных фондов

1. Аннотированный указатель рукописных фондов Государственной публичной библиотеки им. -Щедрина в Петербурге. Л.,1983–1984.Вып.1–4.

2. Архив Академии наук СССР. Обозрение архивных материалов Т. 2. Вып. 1. Л., 1933; Т. 2. Вып. 5. М., – Л., 1946; Т. 7. Л., 1977.

3. Архивные документы в библиотеках и музеях Российской Федерации. Справочник. М., 2003.

4. Архивы России. Москва и Санкт-Петербург. Справочник-обозрение и библиографический указатель. М., 1997.

5. Государственный архив Ростовской области. Путеводитель. Ростов-на-Дону, 1961.

6. Государственные архивы РСФСР: Справочник-путеводитель. М., 1990.

7. Государственные архивы СССР. Справочник. Ч. 1. М., 1989; Ч. 2. М., 1989.

8. Документы государственного архивного фонда СССР в музеях, библиотеках и научно-отраслевых архивах: Справочник. М., 1991.

9. Из коллекций редких книг и рукописей научной библиотеки Московского университета. М., 1981.

10. Казахстан: Государственный архив Западной Казахстанской области. Путеводитель. Ч. 1. Алматы, 2001; Ч.2. Аламаты, 2003.

11. Краткий справочник – списков фондов Государственного архива Саратовской области и его филиалов в гг. Балакове, Балашове, Вольске, Пугачеве. Т. 1.

12. Государственный архив Саратовской области. Саратов, 1984; Т. 2. Филиалы. Саратов, 1984.

13. Краткий указатель фондов отдела рукописей. М., 1948.

14. Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР. Указатель. Т. 1. М., 1962; Т. 2. М., 1963.

15. Обзор документальных материалов по истории обрабатывающей промышленности России
в 1864–1914. Л., 1962.

16. Обзор документальных материалов по истории обрабатывающей промышленности России в первой половине 19 века. М., – Л., 1957.

17. Путеводитель по фондам Государственного архива Саратовской области периода до 1917 г. Саратов, 2009.

18. Республика Калмыкия: Справочник о фондах Центрального государственного архива Калмыцкой АССР. Элиста, 1986.

19. Тематический путеводитель документальных материалов дореволюционного флота России. Л., 1966.

20. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник. М., 1994.

21. Фонды Национального архива Республики Калмыкия. 1713–1993. Элиста, 2002.

Приложение 3

Издания по истории административно-территориального деления

1. Административно-территориальное деление Ростовской области. Ростов-на-Дону, 1989. Ч. 1. // Справочно-информационный фонд (СИФ). № 000.

2. Административно-территориальное деление Хоперского, Усть-Медведиц-кого округов и 2-го Донского округа. Волгоград, Б. г. // Там же. № 000.

3. Административно-территориальное деление Царицына-Сталинграда-Волго-града. 1589–1986. Волгоград, 1987. // Там же. № 000.

4. Справка по административно-территориальному делению Астраханской области (1708–1959). Астрахань, 1959. // Там же. № 000.

5. Справка по истории административно-территориального деления Волго-градской области 1780–1994. Волгоград, 1994. // Там же. № 000.

Приложение 4

Сведения о дополнительных справочниках НСА

1. База данных «Сведения о метрических книгах евангеле-лютеранского и католического вероисповедания» // Отдел использования документов, НИР и социально-правовой информации.

2. Именной указатель к Ф. 237 «Царицынское уездное казначейство». Волгоград, 2002. // СИФ. № 000.

3. Межфондовый указатель к церквям. Волгоград, 2002. // Там же. № 000.

4. Обзор архивных фондов по истории казачества на территории Волгоградской области. Волгоград, 2006 // Ф. Р – 4370. Оп. 1. Д. 1462.

5. Обзор фонда «Михайловский станичный атаман». Волгоград, 1980. // СИФ. № 000.

6. Обзор фонда «Помощник начальника Саратовского губернского жандармского управления в Царицынском уезде». Волгоград, 1949. // Там же. № 000.

7. Описи немецких сельских управлений Государственного архива Волгоградской области. М., 2002.

8. Перечень фондов и список литературы по истории казачества. Волгоград, 1993. // СИФ. № 000.

9. Тематический перечень документов «Пребывание и деятельность в г. Царицыне (иеромонаха Илиодора) // Ф. Р – 4370. Оп. 1. Д. 1134. Л. 1-12.

10. Указатель населенных пунктов и церквей к Ф.289 «Метрические книги Камышинского, Царицынского, Аткарского уездов Саратовской губернии, Новоузенского уезда Самарской губернии, Царевского уезда Астраханской губернии, гг. Камышина и Царицына». Волгоград, 2001. // СИФ. № 000.

11. Указатель населенных пунктов к Ф. 299 «Камышинское уездное казначейство». Волгоград, 2002. // Там же. № 000.

12. Указатель по фондам Медведицкого, Линевоозерского, Олешниковского, Ней-Галкинского и Ромашского волостных правлений. М., 1996.

Приложение 5

Новые поступления досоветского периода в гг.

Ф.116. Коллекция архивных документов об участии казачьих воинских подразделений в первой мировой войне. гг.

Ф. 264. Земский начальник 7 участка Царевского уезда Астраханской губернии, с. Быково. гг.

Приложение 6

Образец заполнения требования на выдачу материалов из библиотеки

ГУ «Государственный архив Волгоградской области»

ТРЕБОВАНИЕ

На выдачу книг, брошюр, печатных изданий

Для кого

(вписывается фамилия имя и отчество полностью)

Цель и тема Статья о Царицынском водопроводе гг.

(вписывается вид и название работы, ее хронологические рамки (годы)

№ фонда

(не заполняется)

Инвентарный №

(вписывается шифр, расположенный в верхнем левом углу карточки)

Автор и заглавие

(вписывается автор и название книги или название журнала)

Дата и роспись в получении

(вписывается дата полностью и ставится подпись)

Дата и роспись в возвращении дел

(не заполняется)

1. (на книгу)

Бухерт межевой канцелярии (). М., 1997.

05.09.2012 г.

2. (на журнал)

Отечественные архивы. 2010. № 2.

05.09.2012 г.

3. (на сборник статей)

Стрежень. Волгоград, 2003. Вып. 3.

05.09.2012 г.

4. (на газету)

Родная страна. 1907.

Дата 05 сентября 2012 г.

(вписывается дата заполнения требования)

Приложение 7

Образец заполнения требования на выдачу материалов из справочно-информационного фонда

ГУ «Государственный архив Волгоградской области»

ТРЕБОВАНИЕ

На выдачу книг, брошюр, печатных изданий

Для кого

(вписывается фамилия имя и отчество полностью)

Цель и тема Статья о Царицынском водопроводе гг.

(вписывается вид и название работы, ее хронологические рамки (годы)

№ фонда

(не заполняется)

Инвентарный №

(вписывается раздел, расположенный в верхнем левом углу карточки и номер)

Автор и заглавие

(вписывается автор и название книги или название журнала)

Дата и роспись в получении

(вписывается дата полностью и ставится подпись)

Дата и роспись в возвращении дел

(не заполняется)

№ 000

Справка по административно-территориальному делению Астраханской области. Астрахань, 1959.

05.09.2012 г.

Дата 05 сентября 2012 г.

(вписывается дата заполнения требования)

Приложение 9

Периодические издания дореволюционного периода*

Газеты

1. Борьба. 1917 г.

2. Волго-Донской край. 1914, 1917 гг.

3. Вперед. 1917 г.

4. Всероссийский церковный вестник. 1917 г.

5. Донской православный вестник. 1916, 1917 гг.

6. Дубовский листок. 1908, 1910 гг.

7. Земля и воля. 1917 г.

8. Известия Николаевского Совета рабочих, крестьянских и солдатских депутатов. 1917 г.

9. Правительственный вестник. 1901, 1903, 1905 гг.

10. Рабочая мысль. 1917 г.

11. Республиканец. 1917 г.

12. Родная страна. 1907 г.

13. Санкт-Петербургские сенатские объявления. 1892 г.

14. Телеграммы Волго-Донского края. 1914 г.

15. Царицынская жизнь. 1906 г.

16. Царицынская мысль. 1911 г.

17. Царицынская речь. 1907 г.

18. Царицынский вестник. 1906, 1908, гг.

19. Царицынский путь. 1906 г.

20. Церковные ведомости. 1889, 1895, 1897, 1905, 1908, 1910 гг.

Журналы

1. Вестник императорского русского географического общества. гг.

2. Волжская неделя. 1917 г.

3. Врачебно-санитарная хроника Саратовской губернии. гг.

4. Журнал епархиального духовенства и церковных старост Донской епархии. , гг.

5. Журнал министерства юстиции. 1862 г.

6. Журнал Совета Московской духовной академии. 1871 г.

7. Известия по народному образованию. 1905, 1907, 1910, 1912, 1913, 1916, 1917 гг.

8. Рыбопромышленность (ж). 1914, 1915 гг.

9. Саратовские епархиальные ведомости. 1875, 1888, 1891, 1895, 1904, 1910, гг.

10. Саратовский духовный вестник. 1908, 1909 гг.

11. Саратовский санитарный обзор. 1891, гг.

12. Саратовская земская неделя. гг.

13. Саратовская земская сельскохозяйственная и торгово-промышленная неделя. гг.

14. Сборник Саратовского земства. гг.

15. Сельскохозяйственный вестник Юго-Востока. 1916 г.

16. Сельскохозяйственный листок Камышинского уездного земства. 1909, гг.

17. Страховая хроника Саратовского губернского земства. гг.

18. Эпизоотический листок Саратовского губернского земства. 1899, гг.

* В связи с плохим физическим состоянием и подготовкой к оцифровке часть изданий в читальный зал не выдается.

Приложение 10

Тематические справки по досоветскому периоду, имеющиеся на хранении в Государственном архиве Волгоградской области

1. Ведомство учреждений императрицы Марии Федоровны // Ф. Р – 4370. Оп. 1. Д. 1378. Л. 33-47.

2. Дубовская посадская ратуша // СИФ. № 000.

3. Из истории банковских учреждений Волгоградской области // Ф. Р – 4370. Оп. 1. Д. 1399. Л. 64-80.

4. Из истории банковских учреждений дореволюционного Царицына ( гг.) // Ф. Р – 4370. Оп. 1. Д.1241. Л. 70-80.

5. Из истории городского общественного управления Царицына () // Там же. Д. 1196. Л. 11-13; Д. 1215. Л. 4-16.

6. Из истории мельзавода № 7 () // Там же. Д. 1050. Л. 17-20.

7. Из истории нотариата // Там же. Д. 1187. Л. 1-5.

8. Из истории организации трамвайного движения в Царицыне-Волгограде () // Там же. Д. 1030. Л. 16-22.

9. Из истории развития водопроводно-канализационного хозяйства Царицына-Сталинграда-Волгограда () // Там же. Д. 888. Л. 42-76.

10. Из истории судебных учреждений Царицына-Сталинграда () // Там же. Д. 1356. Л. 13-29.

11. О благотворительной деятельности в Царицыне в гг. // Там же. Д. 1197. Л. 21-26.

12. О возникновении земства в Царицыне // Там же. Д. 1219. Л. 1-15.

13. О населенных пунктах Ново-Александровка и Грязное () // Там же. Д. 1079. Л. 44, 45.

14. О населенных пунктах Ягодное и Ново-Гигорьевка () // Там же. Д. 1079. Л. 57, 59.

15. О развитии овцеводства и козеводства в Волгоградской области () // Там же. Д. 922.

16. О системе образования в дореволюционном Царицыне // Там же. Д. 1079. Л. 41, 42.

17. О х. Гришинском // Там же. Д. 1050. Л. 46-50.

18. О холерных эпидемиях в Царицыне () // Там же. Д. 1079. Л. 60-62.

19. Об истории пожарной охраны г. Царицына () // Там же. Д. 1050. Л. 67-74.

20. Ордена России с начала XII века до 1917 г. // Там же. Д. 1293. Л. 50-68.

21. Система комплектования российской армии на примере Царицына и Царицынского уезда // Там же. Д. 1216. Л. 74-79.

22. Царицын: тип административного сдерживания цен в условиях продовольственно-товарного кризиса в середине 1916 г. // Там же. Д. 1094. Л. 57-59.

23. Форма, структура и методы деятельности органов жандармерии и контрразведки () // Там же. Д.1094. Л. 41-55.

24. Хроника по истории Дубовки () // Там же. Д. 1051. Л. 1-11.

25. Хроника событий по истории завода «Баррикады» // Там же. Д. 408. Л. 17-32

26. Царицынский-Сталинградский водопровод. 1890–1942 // СИФ. № 000.

Список источников и литературы

1. ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

2. ГОСТ Р 7.0Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления. М., 2008.

3. Автократов, В. Н. О некоторых путях восстановления состава и содержания утраченных архивных фондов (на примере фонда Военного приказа) // Исторический архив. 1961. № 6. С. 150-164.

4. Алексеева, . М., 2005

5. Булюлина, архивной эвристики. Волгоград, 2009.

6.Суслова, архивных документов Л., 1987.

7. Ходаковский, поиска источников и литературы в источниковедческом исследовании. М., 2006.

8. Шепелев, исследователя с архивными документами. М., 1966.

9. Памятка по архивной эвристике (на примере досоветской эпохи) / Сост. . Алматы, 2011 // http://www. /help/publication/metodist/ 2011/euristika