Event менеджер

Содержание

Event организатор — человек, профессия которого заключается в подготовке и проведении мероприятий. Он знает не просто как организовать ивент, он знает, как сделать его максимально полезным для заказчика. Ивент бизнес, несмотря на то, что в Украине появился 20 лет назад, развивается семимильными шагами, а значит работа в event все более и более востребована. Популярность профессии заключается в:

  • достойном уровнем зарплаты, который полностью зависит от человека;
  • возможностью реализовать себя;
  • полезных знакомствах;
  • путешествиях;
  • творческой составляющей.

В первую очередь, профессией интересуются творческие и энергичные молодые люди, которые умеют мыслить нестандартно.

Как получить работу event организатор?

Event организатор одна из самых престижных профессий на сегодняшний день. Не удивительно, что запрос «как стать ивент менеджером” один из самых частых в интернет пространстве. Пользователям мы можем ответить следующим образом:

  • Профессиональный event менеджер: обучение дает все необходимые навыки и знания. Наличие документа про окончание курсов может заменить отсутствие резюме event менеджер, то есть работа в ивент агентстве без опыта становится вполне достижимой. Например, курсы по организации мероприятий GREAT EVENT SCHOOL.
  • Не имея опыта работы, профессиональной подготовки можно получить работу помощник event менеджера. Усердно трудясь через несколько лет можно стать профессиональным ивент менеджером.

Без каких личных характеристик event организатор не справиться со своей работой?

Event организатор — профессия, которая требует от человека огромных личностных ресурсов и качеств. Работа ивент менеджер требует следующих характеристик:

  1. Часто возникают авралы и различные непредвиденные обстоятельства, поэтому ивент менеджер должен уметь контролировать свои эмоции и оставаться спокойным в самых стрессовых условиях.
  2. Уметь трудится в режиме многозадачности, одновременно решая несколько вопросов.
  3. Располагать неиссякаемым творческим потенциалом.
  4. Грамотно реагировать, моментально решать сложные проблемы и брать на себя ответственность за свои решения.
  5. Быть лидером и уметь работать в сплоченной команде.
  6. Стремится к постоянному развитию.
  7. Правильно распоряжаться временем.

Какие обязанности имеет event организатор?

Event организатор определяет цели и задачи мероприятия при получении ТЗ от клиента, подбирает наиболее эффективные инструменты для реализации, комбинирует их использование. Он разрабатывает концепцию, готовит сценарий в трех вариантах, подбирает оптимальную локацию, использует в работе ивент дизайн, ивент менеджмент, кейтеринг, разбирается в оборудовании многое другое.

Обязанности организатора мероприятий:

  • Переговоры и планирование.
  • Бюджета и смета.
  • Работа с подрядчиками.
  • Контроль за этапами выполнения.
  • Документация.
  • Проведение события.

День ивент менеджера наполнен событиями и скучным серым его точно не назовешь! Вы говорите:

  • Ищу работу event менеджер!

Мы ответим:

  • Работа в самом престижном ивент агентстве ARENA CS ждет вас, даже если у вас нет резюме ивент менеджера, пример, 69 сотрудников компании.

Ивенты с ARENA CS – это эмоции, которые невозможно передать словами!

ARENA CS — event агентство, event сфера, которым, давно покорена.

Для каждого ивент менеджера ARENA CS важно, чтобы всё прошло на самом высоком уровне, чтобы результат был крутым, чтобы участники и гости остались счастливы и довольны, и он смог потом, в будущем, с гордостью рассказывать про этот ивент.

Еще не веришь? Приходи уже сегодня, пробуй и ты будешь гордиться ивентом, который провел с ARENA CS.

Event-менеджер занимается организацией и проведением разного рода мероприятий: корпоративов, конференций, тренингов, праздников, вечеринок и т.д. Он отвечает за разработку идеи, составление сценария, подбор места проведения и персонала (артистов, музыкантов, официантов и иных лиц), донесение информации до гостей и прочие организационные задачи.

Места работы

Должность event-менеджера необходима в агентствах, оказывающих услуги организации развлекательных и деловых мероприятий, а также в крупных компаниях, где много внутренних собраний и праздников.

История профессии

В древние времена праздники люди устраивали себе сами, и в этот процесс был вовлечен весь народ общины или племени. Главным организатором, как правило, был хороший управленец и лидер, который мог грамотно раздать нужные задачи разным людям.

Примерно в конце 20 века разделение труда привело к тому, что организация мероприятий стала отдельной отраслью и на рынке появилась профессия event-менеджера (организатора мероприятий). Правда сейчас она существует только на словах, т.к. в государственном реестре не числится.

Обязанности event менеджера

Должностные обязанности event-менеджера заключаются в следующем:

  • организация мероприятий:
    • придумывание концепций, идей, сценариев;
    • составление смет и календарных графиков;
    • подбор помещения, реквизита и необходимого персонала;
    • организация всего необходимого для участников и гостей;
    • отчет и оценка эффективности проведения мероприятий;
  • привлечение подрядчиков и управление их работой;
  • согласование работ с другими отделами (PR, рекламы, продаж);
  • ведение документооборота.

Иногда в круг обязанностей организатора мероприятий (особенно если он работает в агентстве) входит:

  • согласование всех действий по подготовке мероприятия с клиентами;
  • контроль платежей заказчиков;

Требования к event-менеджеру

Должностные требования к event-менеджеру таковы:

  • высшее образование;
  • опыт работы (как правило, от 2 лет);
  • владение ПК;
  • умение работать с артистами, площадками, подрядчиками и event-агентствами;
  • организаторские способности.

В некоторых компаниях также требуют:

  • права категории В;
  • знание английского языка (или некоторых других);
  • опыт работы с VIP-клиентами.

Образец резюме event-менеджера

Образец резюме

Как стать event-менеджером

В настоящее время не существует специального образования для выработки навыков event-менеджера. Единственный путь освоения профессии — практика.

Лучший вариант — устроиться в event-агентство или стать помощником «крутого» организатора мероприятий (например, тамады) для выполнения простых задач и постепенно приобретать опыт.

Зарплата event-менеджера

В зависимости от региона и уровня клиентов компании, зарплата event-менеджера колеблется от 35 до 80 тысяч рублей в месяц. Средняя заработная плата специалиста составляет 50 тысяч рублей.

Event-менеджер – это профессионал, занимающийся организацией деловых, спортивных и развлекательных мероприятий для самых разных компаний и частных лиц. Сюда относятся соревнования, концерты, конкурсы, церемонии вручения премий, корпоративные праздники, вечеринки, конференции международного и местного уровня. Профессия отличается креативностью, творчеством, многозадачностью и сверхбыстрым темпом работы.

Давайте разберемся подробнее, какими качествами должен обладать ивент-менеджер, какие обязанности входят в его компетенцию, где можно получить образование и построить карьеру?

Кому подходит профессия ивент-менеджера?

Профессия ивент-менеджера подходит для активных людей с творческой жилкой, любящих общение, праздники, ответственность, порядок и высокий темп работы. Такие специалисты должны быть на связи 24 часа 7 дней в неделю, при этом совершенно не важно, где они находятся в данный момент: в отпуске, аэропорту, на семейном ужине или приеме у президента. Ивент-менеджер не выполняет всю работу самостоятельно, он сотрудничает с подрядчиками, поставщиками, волонтерами, ведущими, оформителями, техниками, дизайнерами, специалистами по звуку и свету. Однако, количество форс-мажорных ситуаций во время мероприятий невозможно предсказать: отключили электричество, проектор вышел из строя, фейерверки размокли, рекламные брошюры не разложили по местам. Ответственность за все несостыковки и ошибки ложится на плечи менеджера, поэтому он должен обладать широким кругом знаний и умений, быть стрессоустойчивым, находчивым, предприимчивым и уметь быстро принимать решения, а при необходимости, заменить отсутствующего человека или устранить поломку. Кроме того, профессия требует логического мышления, склонности к математике, т.к. необходимо вести расчеты затрат и бюджета, коммуникабельности и умения работать в команде.

Обязанности ивент-менеджера

Разнообразию и креативности должностных обязанностей event-менеджера можно только позавидовать, сюда относится:

  • общение с заказчиками и клиентами;
  • составление базы контактов;
  • разработка концепции и сценария мероприятия;
  • составление бюджета, смет, планов и строгое следование им;
  • выбор помещения, оформления и персонала;
  • обеспечение посетителей рекламной продукцией (при необходимости);
  • контроль за всеми процессами в ходе мероприятия;
  • поиск и заключение договоров с подрядчиками, партнерами и поставщиками (отели, авиакомпании, концертные залы, артисты, ведущие, рекламные агентства и многие другие), руководство их работой;
  • согласование работы с заказчиками и другими отделами компании;
  • составление отчетности по итогам мероприятия;
  • ведение документооборота и контроль оплаты счетов;
  • привлечение гостей (в случае платного входа) и спонсоров, формирование предложений;
  • приглашение журналистов и написание пресс-релизов.

Важно помнить, что обязанности ивент-менеджера зависят от компании или агентства, где работает специалист.

Где учиться event-менеджеру?

Чтобы работать в сфере организации мероприятий, необходимо пройти обучение. Но где учиться event-менеджеру? В России подобные программы только начали появляться в частных школах дистанционного образования, поэтому о высоком качестве подготовки говорить не приходится. Если вы хотите стать профессионалом международного уровня и организовывать значимые мероприятия по всему свету, включая Олимпийские игры, концерты поп-звезд и престижные церемонии вручения наград, инвестируйте в собственное будущее и получите образование в одной из школ гостеприимства Швейцарии (Glion и Les Roches), где разработаны программы обучения будущих ивент-менеджеров: Бакалавриат, Магистратура, Постдипломное образование.

Где работать?

Выпускники школ гостеприимства, прошедшие программы по event-менеджменту, могут выбрать несколько путей развития карьеры:

  • корпоративный – работа в компаниях, которые не специализируются на организации событий, но нуждаются в подобном специалисте, т.к. проводят большое количество семинаров, конференций и бизнес-мероприятий для своих клиентов. Например, консалтинговые компании, языковые школы, банки, производители товаров;
  • агентский – работа в компаниях, для которых основной вид деятельности – проведение мероприятий;
  • и предпринимательский – открытие собственной компании по организации событий.

Желание, знания, трудолюбие и опыт помогут стать успешным event-менеджером и покорить любые профессиональные высоты!

Организатор мероприятий – это гибрид? Да, организатор мероприятий – это человек, который совмещает в себе все лучшие качества, и который способен подготовить крутой ивент, выполнить пожелания, учесть предпочтения клиента, достичь целей мероприятия быстрее, чем клиент скажет: «вау»! Event менеджер – это не просто организатор мероприятий, это помощник, советчик, а порой и лучший друг для заказчика, который поддержит, успокоит, найдет решение любой проблемы.

Хотите устроиться в event агентство ARENA CS? Окончили или только планируете окончить курсы ивент менеджера в Great Event School для того, чтобы поскорее начать организовывать ивенты (Киев)? Думаете, что организация мероприятий – ваше призвание? Тогда мы предлагаем вашему вниманию интервью с поистине крутым человеком – Тарасом Матвийчуком, который сможет рассказать о курсах, о взаимодействии в компании, о критериях подбора сотрудников, о секретах успешной организации ивентов.

Тарас, здравствуйте! Представьтесь нашим читателям: кто вы, чем занимаетесь в компании ARENA CS? Являетесь ли вы коучем на курсах ивент менеджера?

Добрый день, спасибо, что пригласили на интервью, мне действительно есть, что рассказать будущим соискателям и ивент менеджерам. Меня зовут Тарас Матвийчук, я директор по материально-техническому обеспечению. Помимо этого, я веду курсы ивент менеджера в Great Event School.

Модуль, который я преподаю в школе, посвящен техническому обеспечению мероприятия. Что самое главное должны усвоить студенты, после этого модуля? Самое главное — чтобы всё сработало, при этом правильно рассчитать нагрузку на щитовую, подиум и подвесы. Кроме того, я помогаю будущим ивент менеджерам понять, кто такой организатор мероприятий на самом деле, в чем состоит организация праздников (Киев), как продумать игры на корпортив и учесть при этом возможности оборудования.

Если вкратце, то почему будущим соискателям лучше выбрать именно ваши курсы ивент менеджера? Что особенного в Great Event School?

Вот скажите, когда перед вами стоит выбор между дешевым леденцом и вкуснейшей шоколадной конфетой, что вы выберете? Так вот, думаю, что это очевидно! Грамотный соискатель никогда не выберет другие курсы, если хочет чего-то достичь в ивент индустрии. Что же такого мы предлагаем будущим организаторам?

  1. Модульное обучение. Наши курсы структурированы, разделены на 3 основных модуля, каждый из которых состоит из 3-4 тем, предполагает несколько занятий.
  2. Скорость обучения. Что такое организация праздников (Киев)? Кто такой ведущий на корпоратив и как его выбрать? Как стать профессионалом, за которым будут «охотиться» все лучшие ивент агентства Киева? Мы из новичка сделаем отличного специалиста всего за 50 часов.
  3. Практика, а не теория. Мы не грузим студента теорией, которая ему в жизни ни разу не понадобится, у нас нет тренеров без практического опыта за плечами. Мы даем реальные знания, а не просто забираем деньги учеников, как делают многие школы ивент менеджмента.

Тарас, а почему лично вы выбрали профессию ивент менеджера? Какое у вас образование?

У меня 3 оконченных образования, которые очень тесно связаны с индустрией гостеприимства. По первому из них я — повар-кондитер, затем перешёл в технологи общественного питания и окончил факультет гостинично-ресторанного менеджмента.

Работа на кухне больших или малых предприятий мне была очень близка, но не хватало ежедневного общения с новыми людьми. Я стремился попасть в фронт офис, где круг моего общения мог бы стать безграничным. Организатор мероприятий – профессия, которая в итоге закрыла мою потребность регулярно расширять своё окружение, а также я, неожиданно для себя, открыл возможность много путешествовать и работать без привязки к рабочему месту. Это даже лучше, чем в желаемом фронт офисе.

Как компания стала лидером в ивент индустрии? Как вы находили первые заказы и рекламировали услуги агентства?

За все существование ARENA CS мы никогда не вкладывали денег в рекламу. В нашем случае, двигателем прогресса являлось «сарафанное радио». Мы строили свою репутацию таким образом, чтобы наши клиенты стремились рассказать своим друзьям, коллегам и партнерам о нашем существовании. Это и является одной из главных задач ARENA CS – постоянно строить свою репутацию, формировать статус. Есть такая пословица – сначала ты работаешь на авторитет, а потом авторитет работает на тебя. Тут немного не наш случай – мы до сих пор работаем на авторитет, не даем себе никаких поблажек. Все ивент агентства Киева пытаются нас догнать и перегнать, но мы не даем им такой возможности.

Где мы находили заказы? Сами искали объявления, участвовали в розыгрыше тендеров и часто выигрывали. Яна обладала особым чутьем, подкрепленным массивом знаний, благодаря которому она всегда знала, что нужно клиенту. И это чутье позволяло подать коммерческое предложение, которое зачастую оказывалось выигрышным.

Чем же вы привлекали клиентов? Что могли предложить им такого, что не могли предложить другие event agency?

Ну, во-первых, цена – мы всегда умели делать недорого, но качественно. Плюс нас было мало и нам не требовались какие-то колоссальные расходы. Постепенно мы набирали себе стабильные контракты, которые требовалось обслуживать, что привело к росту штата. С увеличенным штатом мы смогли позволить себе брать еще больше заказов. И опять – увеличение количества заказов приводило к росту штата. Мы уверенно росли.

Мы изучали ивент маркетинг, продумывали все детали, подбирали лучших сотрудников в команду, мы трудились, чтобы вывести наше event агентство (Киев) в лидеры и у нас это получилось!

Как вам удается удовлетворять требования каждого клиента? Какие запросы у среднестатистического заказчика?

Крутой организатор мероприятий всегда должен знать, как поразить, удивить, обрадовать заказчика. Но наш среднестатистический клиент не требует каких-либо невероятных концепций. Основные задачи сводятся к простым пунктам – встретить, обеспечить питание и проживание, организовать корректную работу техники и всяческим образом уберечь клиента от любых непредвиденных ситуаций. Организация праздников (Одесса, Киев) чаще всего сводиться к достаточно простому обслуживанию, которое при этом всегда должно быть предоставлено на высшем уровне.

Порой приходится прыгать выше головы. В этом мы уже специалисты. Наша работа сводится к тому, что мы выполняем любые пожелания клиента. Разумеется, встречаются очень странные запросы и желания. Но мы не говорим «нет». Если задача действительно невыполнимая (что маловероятно), то мы находим альтернативу, которая полностью удовлетворит амбиции и желания клиента. Организатор мероприятий – человек, который быстро генерирует идеи, моментально принимает решения, обдумывая возможные варианты и предлагая их клиенту.

Организатор мероприятий занимается только подготовкой ивента или на него возлагаются и другие задачи, например, составление бюджета?

Выбор идеи для корпоратива, написание сценария для мероприятия, ведущий на корпоратив (Киев), игры для корпоратива – это лишь малая часть тех вопросов, которые должен решать организатор мероприятий. Event менеджер – это человек, который контролирует все, следит за соблюдением каждой детали, решает проблемы, отвечает на вопросы.

Грамотно составленный бюджет – тоже одна из задач, которую должен выполнить организатор мероприятий при подготовке ивента. Есть три критерия, благодаря которым можно оценить «качество» составленного бюджета:

  • Первый критерий – это дизайн. Оформление бюджета. Многие знают, что дизайн – это «эстетика плюс функция». И главная функция бюджета – дать понять клиенту, на что будут тратиться его деньги.
  • Второй критерий – прозрачность бюджета. Если мы говорим, например, о покупке домашнего компьютера, мы всегда учитываем его технические характеристики. Мощность, производительность, эргономичность – все это важные качества, которые влияют на цену компьютера. Следовательно, нельзя купить ПК, у которого на ценнике (или в каталоге) написано «классный комп». Ты должен видеть его характеристики, осознавать, за что ты платишь деньги. Идентично обстоит дело и в нашем бизнесе – клиент должен видеть, за что он платит. У каждого товара, услуги есть цена, и есть характеристики.
  • Третий критерий – это отсутствие ошибок. Финансовых ошибок. К счастью, наше event агентство (Киев) от этого застраховано, потому что работаем с профессионалами, обеспечивающими нам точную калькуляцию, исключающую перерасход, непредвиденные траты и прочее. Любая бухгалтерская ошибка чревата потерей прозрачности.

Организатор мероприятий – это человек не только креативный, но и ответственный, пунктуальный, а также исполнительный. Бюджет – одна из задач, которая должна выполняться строго по установленным критериям. Клиент заказал корпоратив (Киев), просит подготовить эвент в горах? Мы должны, в любом случае, составить максимально точный бюджет, точно предусмотрев все возможные расходы.

В чем должна проявляться прозрачность бюджета мероприятия? Можете ли рассказать немного подробнее об этом критерии?

Бюджет, который мы предоставляем – всегда дает полное и абсолютное представление о том, куда, на что пойдут деньги. Нельзя сделать статью расходов «скатерти на регистрацию», но можно «скатерть для столов регистрации, шелковая, цвет – синий, размер – 3*4 м, с оборкой». Следовательно, клиент имеет четкое представление обо всем, что будет находиться на мероприятии и всегда может сказать: «Извините, я не хочу синие скатерти, я ненавижу синий цвет, могут ли они быть желтыми?»

Частая статья расходов составляемых нами бюджетов называется «комплекс услуг». Но мы просто не имеем право написать рядом цену и оставить как есть. Мы должны дать клиенту понять, какие именно эти услуги: техническое обслуживание разного рода аппаратуры (обязательно указать какой аппаратуры), работа хостес, уборка помещений… Различные услуги, перечень которых варьируется в зависимости от характера мероприятия и места его проведения. Но, тем не менее, мы перечисляем все. Мы не пишем просто «кофе-пауза», мы описываем все ее составляющие – блюда и напитки, которые мы предоставим, тайминг, клининг, сервис.

Организатор мероприятий, который будет соблюдать эти три простых критерия, сможет исключить огромный перечень проблем, которые могут непредвиденно возникнуть и поставить эвент под угрозу.

Что вы можете сказать на счет декорирования, оформления помещения? Как часто клиенты дают вам карт-бланш?

Оформление, декорирование, безусловно, также являются фундаментальной частью любого мероприятия. В нашем бизнесе (как и в любом другом) самыми адекватными клиентами считаются люди, которые отдают себе отчет в том, что работают с профи, а значит – могут доверить реализацию, подготовительную часть агентству, давая карт-бланш на любые действия.

Зона регистрации? Отлично! Мы знаем, как создать профессиональную зону регистрации, доверьте это нам. Декорации? Замечательно! Вот макеты, вот материалы из которых они будут изготовлены, если Вам нравится – прекрасно, если нет – можем изменить, предложить альтернативу. Согласовываем визуальную часть и приступаем к работе.

Предстоит организация праздников (Одесса, Харьков)? Планируется организация корпоративов (Киев)? Наше event агентство (Киев) сделает все по высшему классу!

Есть ли у вас требования к внешнему виду сотрудников или вы не контролируете этот процесс? Как должен выглядеть организатор мероприятий, работающий в event agency ARENA CS?

Мы обслуживаем мероприятия разного рода. И у нас есть четкая инструкция, в которой прописано, как организатор мероприятий должен выглядеть на мероприятии. Как на этапе подготовки, так и на этапе непосредственного проведения мероприятия. Внешний вид – это статус. Статус формирует авторитет. Авторитет влияет на репутацию. Репутация обязывает к определенному статусу. Еще один цикличный процесс, который формирует отношение к нашей компании. Так что, я сторонник того, чтобы каждый наш организатор мероприятий на ивенте любого рода выглядел на все сто. Даже если это будет неформальный эвент, мы все равно должны выглядеть пятизвездочно. Деловые костюмы – для деловых людей и не стоит забывать об этом.

Стандарты event agency Арены – самые высокие. Конечно, мы не заставляем наших сотрудников выглядеть одинаково, носить одинаковую одежду, однотипные аксессуары. Задача не в том, чтобы создать униформу. Просто каждый сотрудник должен выглядеть так, будто бы он пришел на официальный визит к Президенту. Стоит так же понимать, что требования к внешнему виду ранжированы, в зависимости от вида мероприятия. От пяти до трех звезд. Плюс еще существуют мероприятия спортивного характера, на которых даже очень приветствуется свободный стиль одежды.

Тем не менее, наш стандарт качества – это пять звезд. Это статус. Внешний вид – это основа того как к тебе (и с тобой) будут обращаться. Единственное наше отличие от остальных гостей мероприятия – это фирменный бейдж, который говорит о непосредственной принадлежности к ARENA CS.

Поэтому, если клиенту предстоит организация корпоративов (Киев), организация праздников (Киев) он всегда выбирает лучшее event агентство, он выбирает ARENA CS! Заказчик понимает, что у него на мероприятии будет не только самый опытный ведущий на корпоратив (Киев), самые веселые игры для корпоратива, но и ивент менеджеры, от которых нельзя оторвать глаз!

Тарас, как стать частью звездной команды? Какие требования к кандидатам, которые хотят устроиться на работу?

Когда у нас появляется вакансия – следует ее заполнить. И наши требования к соискателю конкретно сформулированы должностными инструкциями. Набор команды – это бесконечный, ответственный процесс. Персонал мы набираем на конкурсной основе, подбираем таких людей, которые:

а) не боятся труда. Каждый соискатель должен понимать, что организация мероприятий – это сложный процесс, который порой затягивается на несколько дней, недель, может требовать круглосуточной вовлеченности. Организатор мероприятий, который не готов полностью отдаться работе, нам не подходит;

б) готовы отдаваться делу на 200%. Нужен ведущий на корпоратив? Игры на корпоратив не полностью продуманы? Организатор мероприятий не должен расслабляться до того, как все будет подготовлено, он должен быть уверен, что все пройдет, как запланировано.

Что нужно знать соискателям о работе? Часто ли бывает так, что организатор мероприятий надолго не задерживается в event agency? Если да, то с чем это связано?

Периодически мы находим людей, думаем, что они именно те, кто нам нужен, а в результате все происходит с точностью да наоборот. Люди часто, по истечении определенного срока, понимают, что это работа не для них. Типичный кандидат на вакансию готов на все, согласен со всем. Ты ему прямым текстом говоришь – уважаемый, у нас принято работать до седьмого пота. И он согласен. Но его ожидания не вписываются в действительность.

В первую очередь – это не просто работа в Арене. Это работа ОРГАНИЗАТОРОМ событий. Такова специфика профессии. И приходится очень много, тяжело, усердно работать. Одна из главных причин, по которой люди сидят без работы, – они ленивы. А ленивым людям никто не хочет платить. Не только мы. Лучшие ивент агентства Киева, как собственно и любого другого города, ищут настоящих специалистов, которые помогут им зарабатывать деньги, поддерживать репутацию, получать новых клиентов, а не терять постоянных заказчиков.

Команда будет постоянно меняться. Люди уходят и приходят. Единственное, что остается неизменным – это костяк. Есть такие качества, без которых человек просто не сможет работать в ARENA CS: стрессоустойчивость, трудолюбие и внимательность. Если соискатель обладает этими тремя качествами, то он справиться с работой в нашей компании.

У вас, наверное, очень много работы, как у директора по материально— техническому обеспечению. Как вы справляетесь? Не думали взять ассистента? Могут ли наши соискатели рассчитывать на такую должность?

У меня были попытки взять себе ассистента, но они не приживались. Почему?

  • Во-первых, я нетерпелив и крайне требователен, с самого начала. Все эти «не хочу», «не могу», «не получается» — ненужные сотрясания воздуха. Если у кого-то получается, то и у тебя получится, правильно? Ты же взялся за эту работу.
  • Во-вторых, я не могу позволить себе потратить достаточно большой отрезок времени на подготовку и тренировку ассистента. Так что, на данном этапе, мне проще справляться со всем самостоятельно.

Хороший ассистент, кроме того, что он должен быть стрессоустойчив, внимателен и трудолюбив, также обязан быть сообразительным, находчивым. Тогда, может быть, он смог бы ужиться со мной. Поэтому, если вы именно такой, готовы к трудностям, различным сложностям, то, возможно, вы смогли бы стать моим ассистентом.

Бывают ли случаи, когда, наняв человека на одну должность, вы раскрываете в нем особый талант, который приводит к немедленной смене должности?

Безусловно! Познакомившись с сотрудником, лучше узнав его и ознакомившись с его способностями и возможностями, нужно найти ему применение. Самое правильное применение. Иначе он будет крайне неэффективен, будет допускать огромное количество ошибок, которые не вписываются в политику нашей компании, да и в целом, работа будет идти неважно.

Бывает, что мы искали одно, а нашли совсем другое. И структура компании меняется. Очень часто происходит, что у нас вначале появляется продукт, а уже потом на него появляется огромное количество заказов. Так же и с людьми – у нас появляется новый creation-unit, который в результате оказывается загружен работой так, что мы вообще не понимаем, как мы без него справлялись раньше. Так происходит достаточно часто. И таких людей, своего рода «жемчужин», упускать ни в коем случае нельзя. Лучшие ивент агентства Киева «дерутся» за таких людей, так как упускать их просто недопустимо, глупо. Если ты искал секретаря, но поработав с ним неделю, понял, что это не только секретарь, а талантливейший бухгалтер, организатор мероприятий, человек, который идеально знает ивент маркетинг – срочно нужно менять структуру взаимодействия и дать человеку возможность раскрыть себя, дать ему возможность быть эффективным.

Какое самое важное правило должен соблюдать организатор мероприятий?

Каждый наш сотрудник постоянно должен находиться на связи. Ибо клиент не дремлет. Да и мы тоже, собственно. С телефоном не стоит расставаться ни в душе, ни в уборной, нигде! Мобильная связь – невероятно ценное достижение современных технологий, теперь уже неотъемлемый элемент современной жизни. Так что каждый сотрудник ARENA CS обязан быть на связи 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Неизвестно какие рабочие моменты могут возникнуть. Так что постоянная связь – залог нашей осведомленности и владения ситуацией. Любой ситуацией. Корпоратив (Киев), также как и организация мероприятий любого типа, может оказаться под угрозой, если event менеджер вовремя не ответит на звонок.

Естественно, в нашей практике случались обстоятельства, при которых отсутствие связи и своевременного информирования приводили к негативным последствиям. Следовательно, мы ужесточили требования во избежание таких ситуаций в будущем.

Можно даже привести пример подобной ситуации. Один организатор мероприятий, уже уволенный, находясь на обслуживании мероприятия в Краматорске, чудным образом пропал. Дело было так: господин заказчик звонит менеджеру по работе с клиентами и говорит: «Извините, пожалуйста, но наш менеджер по организации мероприятия пропал… И он не отвечает на звонки». То есть, он не на площадке с клиентом, связи с ним нет, клиенты в недоумении. Я звонил ему по рабочему телефону, писал в скайп, в вайбер – бесполезно. Ничего хорошего данная ситуация не предвещала и тучи сгущались над нашими головами…

Как же решилась ситуация? Ивент состоялся или пришлось отменить?

Через несколько часов, наш главный герой, он же организатор мероприятий по совместительству, выходит на связь и говорит: «Ребята, не переживайте, просто мой телефон лежал на зарядке. Все хорошо. Все супер». Но на самом деле ничего замечательного не произошло. За это время произошли следующие вещи:

  1. Клиент не мог найти менеджера для решения насущных вопросов, он начал переживать, что мероприятие не состоится.
  2. Клиент подумал, что не очень правильно иметь дело с человеком, который «ответственно» отнесся к своим служебным обязанностям.
  3. И проявил опасения по поводу корректного проведения мероприятия, позвонил менеджеру по работе с клиентами.
  4. Event агентство бросило массу сил и ресурсов на поиски пропавшего человека (ведь на самом деле с ним могло случиться что угодно – от несварения желудка до несчастного случая), хотя компания могла заниматься чем-то более полезным.

С точки зрения бизнеса – это провал. Это полная некомпетентность. Как следствие – нам пришлось уволить этого менеджера. Но, на самом деле, особенно сейчас, с менеджерами дела обстоят хорошо. Такие проблемы могут возникнуть как со стороны подрядчика, так и со стороны заказчика, и виноваты в этом не всегда вышеупомянутые. Так что грамотный организатор мероприятий всегда должен быть готов к разнообразному развитию событий. Например, иметь запасных подрядчиков, дополнительную связь с представителями либо коллегами заказчика, владеть оперативной ситуацией на дорогах города во избежание транспортных неурядиц и т.д. Благо, что современные технологии наделяют нас всеми этими умениями и возможностями.

Тарас, и еще один вопрос, неужели у вас никогда не случалось кризисной ситуации, которая заставила вас изрядно поволноваться?

Организация мероприятий – это не простая, рутинная задача, которая всегда выполняется по плану, иногда происходят форс-мажоры. Кризисные ситуации в трудовой практике подстерегали меня не так часто. Но был один день, который я с уверенностью могу назвать просто худшим днем в своей карьере.

Задача была такова: одна крупная международная организация проводила небольшое трехчасовое мероприятие во Львове, плюс – оно включало в себя комплекс услуг, а именно: поселение в отеле, организация питания, подготовка конференц-зала и техническое обеспечение. Вот техника меня и подвела.

«Монтирование оборудования пришлось отложить до позднего вечера, так как предыдущее мероприятие еще не закончилось. Соответственно, закончил я все около трех часов ночи. Я оставил микрофоны в зарядке и ушел спать».

Встаю я утром, завтракаю, спускаюсь в зал. Подхожу к розетке, от которой заряжались микрофоны, наблюдаю следующую картину: блок питания расплавлен. Когда я его вынул оттуда, замкнула вся электросеть, а от замыкания сгорело звукоусиление. Напрочь. Некоторое время спустя, после того как возобновили работу электричества, я понял, что все чертовски плохо. Через пятнадцать минут придет клиент, мне нужно начинать регистрацию участников, среди которых полно чиновников, международных экспертов, а у меня ничего не работает. Ни синхронизация, ни микрофоны.

Что мне нужно было сделать для того, чтоб мероприятие запустилось вовремя? Во-первых: поменять предохранитель в колонке. Во-вторых: восстановить питание на микрофонах, конкретнее – купить для них 25 автономных элементов питания типа «крона». Как вы уже поняли, я смог решить эту проблему. Из сложившейся ситуации вышел практически сухим, но изрядно исхудавшим на нервной почве.

Короче – это был самый-самый паршивый день за время моей работы в Арене. Я бегал перед клиентом, занимался абсолютно не тем, чем должен. Параллельно улыбаясь всем на своем пути, утверждая, что все в порядке, что им нужно подождать всего минуточку.

Я пережил это мероприятие с горем пополам. Оно не сорвалось, и это прекрасно. Срыв мероприятия – это самое страшное, что может случиться в нашем бизнесе. Так вот, ситуации действительно бывают разные, но каждый соискатель, который хочет стать профессионалом, должен знать, как решить любую проблему, выйти из кризисной ситуации победителем.

Тарас, вы, как профессионал, талантливый организатор мероприятий и коуч школы ивент менеджмента, что можете посоветовать соискателям?

Работать над собой, учиться преодолевать трудности, всегда стремиться к новым знаниям! Хотите стать частью команды ARENA CS? Хотите предлагать крутые идеи для корпоратива, мастерски организовывать мероприятия? Тогда вам нужно сделать вот что:

  • Обучение. В нашей компании принимают людей без опыта, но НЕ принимают ленивых соискателей, которые не удосужились даже потратить немного времени на собственное обучение. Курсы ивент менеджмента в нашей школе Great Event School – лучший вариант для быстрого получения необходимых знаний.
  • Резюме. Нужно составить крутое резюме, которое заставит работодателя получить навязчивую идею, постоянно думать о том, что именно вы тот человек, которого так не хватает команде.
  • Собеседование, испытательный срок. Этот этап может, как быть, так и отсутствовать в зависимости от того, как вами будут выполнены два предыдущих пункта.

Организатор мероприятий – ваша будущая профессия? Вы уверены? Если да, то дерзайте, будьте готовы ко всему, но не переживайте! В нашей компании вам помогут освоиться, помогут получить дополнительные знания, освоить профессию вдоль и поперек. НО, если не уверены, то не стоит тратить свое время и наше! Мы не работаем с теми, кто стремиться получить «халявное» место работы, мы не платим за лень и разгильдяйство, мы платим за талант, который человек не боится реализовывать на практике и делает это надлежащим образом!

Категория: Маркетинг, реклама, PR

Эксперты говорят, что поощрять персонал с помощью лишь денег неэффективно. А вот провести закрытую вечеринку, отправить служащих в путешествие за счет компании или устроить церемонию награждения — прекрасный способ поощрить коллектив.

Тот, кто много и результативно работает, должен хорошо отдыхать. В мире серьезного западного бизнеса это утверждение давно стало аксиомой и руководством к действию. Успешные предприниматели считают хорошим тоном укреплять корпоративный дух в своих фирмах посредством профессионально организованных развлекательных мероприятий. Но чтобы шоу для передовиков капиталистического труда удалось на славу, его должен устраивать обладатель еще достаточно редкой в нашем отечестве, но очень перспективной профессии — event-менеджер.

В условиях рыночной экономики нанимателям приходится бороться за грамотных специалистов и делать все, чтобы профессионалы не уходили к конкурентам, а, напротив, гордились своей фирмой. Поговорка, дескать, незаменимых людей у нас нет, уже давно неактуальна.

Причем многие эксперты говорят о том, что поощрять персонал с помощью лишь экономических бонусов неэффективно. А вот провести закрытую вечеринку для своих, отправить служащих в увлекательное путешествие за счет родной компании или устроить церемонию награждения лучших специалистов (в своей отрасли) — прекрасный способ поощрить коллектив.

Но все легко испортить, если подойти к организации подобного мероприятия дилетантски. Именно поэтому event-менеджера нельзя уподоблять тамаде, конферансье или массовику-затейнику из советского профилактория. Сравнивать нынешнего специалиста по проведению корпоративных мероприятий с постановщиком праздника Нептуна 20-летней давности — все равно что пытаться найти нечто общее между гроссмейстером и «третьеразрядником», знающим лишь, чем ферзь отличается от коня. Хотя, казалось бы, оба они шахматисты…

Сфера деятельности

Итак, event-менеджер — человек, который занимается организацией и координацией различных праздников в интересах компаний, групп людей или частных лиц. Event-менеджмент подразделяют на корпоративный и коммерческий. Понятно, что те, кто специализируется на первом, обслуживают фирмы, на втором — частных лиц. Обычно к «затейникам» обращаются те, у кого есть деньги, но нет свободного времени для осуществления своих планов, или же те, кто привык доверять выполнение таких задач профессионалам.

Что же входит в их компетенцию? Многие состоятельные люди предпочитают отмечать значимые для них события, вроде юбилея, свадьбы или профессионального триумфа, с размахом. И тут без помощи служащих специализированного агентства не обойтись.

Кстати, стоит сказать о том, что отечественные event-менеджеры с готовностью берутся реализовать самые оригинальные предпочтения клиентов. Концерт классической музыки на станции метро? Банкет по высшему разряду на льду финского залива? Это уже пройденные этапы в event-индустрии. Кто знает, возможно, в ближайшей перспективе такие специалисты станут отправлять состоятельных господ на пикник на вершину Эвереста или проводить экскурсии на околоземной орбите.

Конечно, в зоне особого профессионального интереса event-менеджеров находится корпоративный сектор. Это огромное поле деятельности: можно проводить различные презентации, деловые встречи, конференции, продвигать торговые марки с помощью ярких запоминающихся акций. Например, одна крупная западная компания устроила легкоатлетический праздник для всех желающих. Организаторы акции сумели сагитировать на воскресную пробежку почти 100 тыс. человек. В результате не только многие люди в той или иной степени приобщились к здоровому образу жизни, но и оказалось, что в последующие месяцы было зарегистрировано повышение спроса на продукцию фирмы. В общем, если раньше профсоюзные предшественники event-менеджеров выводили народ на беговую дорожку для галочки, то сегодня это стало частью маркетинговой стратегии.

Такие специалисты делятся на штатных сотрудников компаний (обычно подобную роскошь могут позволить себе достаточно крупные корпорации), работников специализированных агентств и «вольных художников», когда-то создавших себе имя и благодаря этому не испытывающих недостатка в клиентуре. Кроме того, к представителям данной профессии можно отнести арт-директоров ночных клубов, организаторов различных психологических мероприятий (например, тренингов общения или тренингов знакомств, цель которых — в непринужденной обстановке, допустим, загородного пансионата научить одиноких, подчас закомплексованных участников налаживать межличностные связи с незнакомыми людьми).

Стоит сказать и о том, что в отдельных фирмах роль еvent-менеджера берет на себя сам босс, менеджер по персоналу или штатный психолог. Но далеко не всегда подобный универсализм, особенно если он базируется на поверхностном (или дилетантском) понимании стоящей задачи, приводит к положительным результатам.

Профессиональные обязанности

Это только кажется, что нет ничего проще, чем устроить какой-нибудь праздник или презентацию. На самом деле за каждой удавшейся вечеринкой, какой-нибудь церемонией награждения или свадьбой стоит колоссальная организаторская работа. Судите сами: вначале еvent-менеджер должен выслушать массу более или менее внятных пожеланий заказчика, после чего составить и отдать на утверждение сценарный план мероприятия. А затем собрать воедино в нужный день и час все необходимые ресурсы, да так, чтобы качество оказалось на высоте, и к тому же уложиться в бюджет.

Тот, кто полагает, будто профессиональные будни «затейника» состоят из одних гламурных вечеринок, дегустаций изысканных гастрономических шедевров и вин, глубоко заблуждается. Поругаться с нетрезвым капитаном круизного кораблика, на палубе которого через несколько часов должна состояться театрализованная корпоративная вечеринка в пиратском стиле, до хрипоты торговаться с поставщиком воздушных шариков или роз, лично проинструктировать официантов, чтобы те подали гостям шампанское точно в момент боя курантов, ни раньше, ни позже, проконтролировать, как идут дела на кухне, — все это повседневная реальность для такого специалиста. Впрочем, как и яркие огни клубных залов и общение со звездами шоу-бизнеса.

Типичные обязанности еvent-менеджеров:

  • уметь найти общий язык с любым клиентом, чтобы совместно выработать план проведения акции;
  • иметь в запасе готовые программы-стратегии для корпоративных мероприятий: конференций, семинаров, тематических поездок, тренингов, чтобы при необходимости предложить их в качестве обкатанного на практике решения;
  • находить на оптимальных условиях подходящую площадку, оборудование, участников шоу и т. д.
  • договариваться и контролировать выполнение условий контракта с субподрядчиками, задействованными в реализации проекта;
  • управлять персоналом, участвующим в подготовке и проведении акции, а также эффективно взаимодействовать с собственной командой;
  • вовремя информировать заказчика о ходе подготовки мероприятия, психологически грамотно улаживать любые конфликты с клиентом в процессе сотрудничества;
  • осуществлять предварительный расчет бюджета проекта и контролировать его постатейное исполнение.

Тонкий вкус, стальная хватка

Все перечисленное — лишь небольшой список качеств, которыми должен обладать успешный еvent-менеджер. К тому же в этой профессии сложно обойтись без художественных, творческих способностей, однако нужно быть еще и немного технарем, чтобы понимать, как устроена аудио- и осветительная аппаратура, генераторы тумана, механика сцены и пр.

Ну и, конечно, само название данной профессии предполагает, что человек обязан быть прекрасным организатором. Менеджеру любого профиля не обойтись без умения расставлять приоритеты и любой ценой добиваться поставленных промежуточных и конечных задач, без способности работать с большим количеством разнообразной информации, везде поспевать и со всеми уметь договориться. Прибавьте сюда харизму (без нее профессиональному конферансье и арт-директору не обойтись), талант убеждения — и вы получите портрет успешного еvent-менеджера.

«Конкуренция на рынке достаточно жесткая, — рассказывает event-менеджер Ирина. — Чтобы потенциальный заказчик не направился в другое агентство, надо владеть информацией и уметь с ходу ответить на любой его вопрос. Если вы чего-то не знаете и попросите перспективного собеседника перезвонить попозже, скорее всего, он обратится к более компетентному специалисту. Так что вы обязаны иметь полные сведения обо всем и уметь доходчиво, буквально на пальцах, объяснить клиенту, что дешевый «звук» за пару сотен долларов только оглушит гостей вечеринки, и они не смогут нормально общаться. К тому же некачественные динамики в любой момент способны выйти из строя. Зато дорогая профессиональная аппаратура создаст совершенно особую, душевную атмосферу в зале и на танцполе. Причем подобным образом придется разжевывать для привередливого заказчика каждый нюанс».

Если же говорить о пятерке первоочередных качеств еvent-менеджера, то это:

  • коммуникабельность, открытый жизнерадостный характер, располагающая внешность;
  • высокая работоспособность и стрессоустойчивость;
  • креативное мышление;
  • стремление к постоянному самосовершенствованию;
  • врожденные лидерские качества.

Флегматикам, домоседам, людям, склонным к сидячей, строго регламентированной деятельности, лучше поберечь нервы и поискать более спокойный способ зарабатывать деньги.

Но надо сказать, что сейчас в профессию в большинстве случаев приходят люди, вообще не имеющие специального образования. Чаще всего среди event-менеджеров встречаются бывшие музыканты, актеры, художники, дизайнеры, журналисты, историки. Очень пригодятся и знания в области психологии.

Кстати, агентства сами готовят новых сотрудников, принимая на работу стажеров и зачисляя лучших из них в штат. Более того, во многих таких фирмах не слишком жалуют недавних выпускников с продюсерскими или режиссерскими «корочками», которые сразу претендуют на высокие позиции. Практика показывает, что ни в одном вузе не могут научить устраивать праздники, потому каждому дипломированному специалисту все равно придется осваивать профессию с азов. На самом деле успех в event-менеджменте определяется сочетанием накопленного жизненного опыта и имеющихся личных качеств. А еще очень важны практика, позволяющая со временем постичь все тонкости ремесла, и огромное желание добиться высот в любимом.