Эос дело

Информация о Компании ЭОС

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота, ECM-систем.

Компания ЭОС разрабатывает и внедряет современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией, знаниями и управление взаимодействием пользователей. Данные системы позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации.

Компания ЭОС разрабатывает и предлагает своим клиентам и партнерам современные и высокотехнологичные системы управления электронными документами.

Продукты ЭОС установлены в 5700 организациях на более чем 400 000 рабочих местах. ЭОС участвует в реализации крупнейших проектов построения систем электронного документооборота, каждый из которых охватывает десятки и сотни структурных подразделений территориально распределенных организаций.

ЭОС является стратегическим партнером крупнейших государственных проектов в области электронного документооборота, в том числе в проектах:

  • межведомственного электронного документооборота федеральных органов власти (МЭДО) оператором которого является ФСО,
  • облачной СЭД в рамках архитектуры электронного правительства и на национальной облачной платформе (совместно с Ростелеком),
  • построения системы оказания государственных услуг в электронном виде, системы по работе с обращениями граждан.

Продукты Компании ЭОС широко известны на рынке СЭД:

  • «ДЕЛО» – система для организации классического документооборота в электронном виде.
  • EOS for SharePoint – комплексная система управления документами и задачами на базе Microsoft Office SharePoint Server 2010.
  • eDocLib — универсальная ECM-система для оперативной работы с информацией/ знаниями и управления взаимодействием пользователей.
  • «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.
  • EDSIGN – программа для создания и подписания электронного документа электронной подписью.

С продуктами «ДЕЛО» и EOS for SharePoint ЭОС предлагает широкую линейку мобильных решений для работы с документами, ориентированных на сотрудников различного уровня. Поддерживаются все распространенные мобильные платформы – Windows 7,8, iOs и Android – «АРМ Руководителя», iEOS, «Мобильный кабинет».

Компания ЭОС осуществляет не только разработку программных продуктов, но и оказывает квалифицированные консалтинговые услуги в области документооборота:

  • Полный комплекс услуг по созданию и вводу в действие автоматизированной технологии обработки документов «под ключ» (обследование, разработка технологической схемы и регламентов работы, установка и настройка программного обеспечения, обучение персонала).
  • Консультирование по вопросам налаживания и оптимизации бумажного и электронного документооборота (обследование, экспертная оценка состояния, выработка рекомендаций и разработка нормативных документов).

В рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» Компания «Электронные Офисные Системы» много лет оказывает содействие отечественному образованию.

ЭОС предоставляет учебным заведениям России и стран СНГ по льготным ценам свои программные продукты для использования в учебном процессе.

На сегодняшний день в программе участвуют порядка 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана. Им было передано свыше 11 000 автоматизированных рабочих мест.

Компания «Электронные офисные системы»

107113, Москва, ул.Шумкина, д. 20 стр.1

Многоканальный телефон: +7 (495) 221-2431

Отдел продаж: sale@eos.ru

Отдел маркетинга: market@eos.ru

Отдел техподдержки: support@eos.ru

Сайт: https://www.eos.ru/

Продукты:

Система «ДЕЛО» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Она эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, распределенных холдинговых и ведомственных структурах.

Система «Дело» предназначена для управления электронными и бумажными документами, контроля за их прохождением и исполнением в структурных подразделениях любой организации. Разработанная на основании существующих законодательных и нормативно-методических требований в области управления документами, норм и стандартов документооборота российской и международной нормативной базы, система «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Техническая завершенность решения, простота и удобство интерфейса, готовность к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), системе оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ), легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика) делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для пользователей.

СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что система уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и надежную дальнейшую эксплуатацию.

Система «ДЕЛО»

EOSforSharePoint – комплексная система управления документами и процессами на платформе Microsoft SharePoint. Система является самой популярной в России и СНГ системой электронного документооборота на SharePoint.

EOS for SharePoint сочетает возможности и преимущества классических российских СЭД с функционалом, обеспеченным ECM-платформой Microsoft SharePoint – лидером на мировом рынке платформ, используемых для организации совместной работы сотрудников, управления документооборотом, проектами, задачами и информационными ресурсами организаций.

Документооборот на базе платформы MS SharePoint обладает рядом преимуществ по сравнению с «классическими» СЭД:

  • полноценные СЭД, созданные на базе SharePoint, являются комплексными ECM-системами с возможностью полной автоматизации всей деятельности офиса;
  • внедрение SharePoint предоставляет одновременно все возможности корпоративного портала, совместной работы с документами для подразделений и рабочих групп и средства аналитики, в том числе веб-аналитики (при реализации в среде SharePoint Server 2010 Enterprise);
  • Microsoft SharePoint – это web-система, и продукты на ее основе отличаются удобным интерфейсом, простотой внедрения, быстротой развертывания «с нуля» и разумной стоимостью обслуживания;
  • простота интеграции с другими информационными системами.

Система EOS for SharePoint отличается простым и удобным интерфейсом, высокой производительностью и возможностями по масштабированию, наличием мобильных решений, в том числе для iPAD, простой обслуживания и выгодными условиями поставки!

Платформа eDocLib (представляет собой универсальное средство для хранения, структурирования и обработки информации. Позволяет перейти от разрозненных информационных систем, бумажных архивов и файловых «помоек» к единому, надежному и упорядоченному хранилищу. Обеспечивает быстрый поиск, разграничение прав доступа пользователей, автоматизацию типовых бизнес-процессов и надежное хранение информации. Успешно используется для организации электронных архивов, автоматизации документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов, учета и обработки клиентских запросов и т.п.

Широкие возможности конфигурирования платформы eDocLib позволяют автоматизировать самые разнообразные задачи, создавать различные пользовательские модули, прописывать правила обработки любых, даже очень специфических информационных объектов, конструировать нестандартные документы, записи, картотеки, рубрикаторы, справочники, а в итоге – создавать прикладное решение, учитывающее все тонкости работы конкретного предприятия. Причем все это – без программирования.

Также платформа eDocLib позволяет независимым разработчикам в кратчайшие сроки создавать свои собственные специализированные решения.

Платформа eDocLib

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» — это тиражируемый, «коробочный» продукт, обеспечивающий автоматизацию архивного делопроизводства в полном соответствии с действующими нормативными положениями и сложившейся отечественной практикой. Реализует все необходимые операции по обслуживанию бумажных архивов организации, учету документального фонда организации, формированию и оформлению дел. В системе реализована подготовка отчетных форм, утвержденных Росархивом, а также возможность выгрузки сводной описи в формате, поддерживаемом системой «АРХИВНЫЙ ФОНД».

Возможности системы позволяют:

  • выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации
  • гибко настраивать классификацию дел и рубрикацию документов
  • вести учет различных видов документов
  • реализовать хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов и отсканированных изображений)
  • осуществлять поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
  • настраивать удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав
  • формирование основные отчетные формы, утвержденные Росархивом.

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Система EDSIGN представляет собой программную надстройку для MS Word, обеспечивающую встраивание электронной подписи в документы Word. Предоставляет возможность подписания документов и проверки электронной подписи, наглядной визуализации ЭП в документе, а также возможность редактирования заранее определенных элементов документа уже после подписания (например дата, регистрационный номер, и т.п.), т.е. она предоставляет возможность внести предусмотренные видом документа изменения в его текст и сохраняет все преимущества электронной подписи.

EDSIGN целесообразно использовать везде, где требуется подписывать и оформлять электронные документы. С помощью EDSIGN можно подписывать практически любые тексты. Следовательно, программа EDSIGN способна заменить бумажный документооборот электронным без потери качества и изменения сложившихся бизнес-процессов. Процесс подписания ЭД прост и нагляден, он осуществляется в привычном интерфейсе текстового редактора Microsoft Word.

Документ EDSIGN хранится в формате присоединенной электронной подписи. Данный формат обеспечивает хранение исходного текста документа и всех его электронных подписей в одном файле. Если продолжить аналогию с бумажным документом, то это будет соответствовать тому, что вместе прошиты все страницы документа и что все они скреплены каждой из электронных подписей документа.

EDSIGN подходит для любых систем автоматизации документооборота, в которых редактирование и просмотр текстов происходят в Microsoft Word. Кроме того, EDSIGN можно использовать и вне любой СЭД на отдельных компьютерах.

Документы с подписями, созданными с помощью EDSIGN, пригодны для юридически значимого документооборота, поскольку такие подписи будут эквивалентны собственноручным подписям лиц, сделавших их в электронной форме.

Система EDSIGN

«АРМ Руководителя» (Windows 8) — это оперативный доступ к документам и информации в любой точке мира для руководителей всех уровней, менеджеров по продажам, специалистов в области маркетинга, мерчендайзеров, консультантов и т. п. Приложение позволяет рассматривать, согласовывать и утверждать документы, а также выдавать инициативные поручения. АРМ Руководителя RT также поддерживает все возможности новой платформы Microsoft, в том числе визуальный интерфейс Modern UI (ранее известный как Metro) и технологию «семантического зума».

iEOS (Apple) — приложение iEOS предназначено для обеспечения взаимодействия пользователей с системами электронного документооборота ЭОС посредством iPad. Вместе с тем iEOS продолжает традицию минималистических и функциональных интерфейсов, привычных и понятных для пользователей. Продуманный до мелочей дизайн позволяет полностью сосредоточиться на самом документе и действиях с ним.

Основные особенности приложений «АРМ Руководителя» и iEOS:

  • Наглядное и интуитивно понятное представление документов с учетом специфики мобильной работы с документами
  • Рукописный ввод и добавление аудио-комментариев
  • Режим работы «без помощника» (автоматическое создание поручений в процессе пересылки документа)
  • Работа в любом месте и в любое время, в том числе и в автономном режиме

Подсистема «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами вне офиса в условиях отсутствия постоянного подключения к Сети, с ноутбука, из интернет-кафе и с помощью мобильных устройств, таких как iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны, работающие с электронной почтой, в том числе и на платформе Android. К тому же допустима любая операционная система.

Подсистема «Мобильный кабинет» – альтернатива кабинету системы «ДЕЛО-Web» для сотрудников, работающих вне офиса.

Данная подсистема нужна широкому кругу сотрудников, часто находящихся на различных объектах вне офиса и работающих там. В офисе они используют кабинет системы «ДЕЛО», а вне его – подсистему «Мобильный кабинет», установленную на своем мобильном устройстве.

1.1. Назначение и структура документа

Настоящий документ является инструкцией по обновлению сервера и удаленных клиентов сервера СЭД. Здесь подробно описана процедура локального обновления серверной части прикладного программного обеспечения «Автоматизированная система электронного документооборота Федерального казначейства (СЭД)» (далее – ППО «СЭД»), а также процедура удаленного обновления клиентских рабочих мест с сервера СЭД и процедура локального обновления на рабочем месте удаленного клиентского места сервера СЭД. Приведена настройка удаленного обновления на сервере СЭД для удаленных клиентских мест сервера.

Данный документ предназначен для администратора ППО «СЭД».

Структура руководства изложена в таблице 1.

Таблица 1. Структура документа

Глава

Глава 1 «Введение»

В данной главе представлено описание структуры документа и перечень терминов и сокращений.

Глава 2 «Сведения о процессе обновления»

В данной главе представлена информация о способах обновления СЭД и составе пакета обновления.

Глава 3 «Обновление серверной части сервера СЭД»

В данной главе представлено описание локального обновления серверной части ППО «СЭД».

Глава 4 «Обновление клиентских мест сервера СЭД»

В данной главе представлено описание удаленного обновления клиентских мест сервера СЭД, а также локального обновления вручную на клиентском рабочем месте.

Глава 5 «Использование ключей обновления»

В данной главе представлено описание использования специальных ключей обновления, обрабатываемых при запуске ППО «СЭД».

Глава 6 «Настройка рассылки обновлений для удаленных мест сервера СЭД»

В данной главе представлено описание формирования задания на удаленное обновление клиентских мест с сервера СЭД.

1.2. Перечень терминов и сокращений

Таблица 2. Перечень терминов и сокращений

Термин

АРМ

Автоматизированное рабочее место.

БД

База данных.

ППО

Прикладное программное обеспечение.

ППО «СЭД»

Модуль прикладного программного обеспечения «Казначейское исполнение доходов и расходов федерального бюджета и кассовое обслуживание территориальных бюджетов v. 101 (Центр-КС)», обеспечивающий гарантированную доставку электронных документов.

СУБД

Система управления базами данных.

СЭД

Система электронного документооборота.

2. Сведения о процессе обновления

Обновление ППО «СЭД» включает в себя два этапа, первый – это обновление сервера СЭД (смотрите пункт 3 «Обновление серверной части сервера СЭД»), второй этап – обновление удаленных рабочих мест сервера СЭД (смотрите пункт 4 «Обновление клиентских мест сервера СЭД»).

Обновление удаленных рабочих мест сервера СЭД может осуществляться двумя способами:

  1. Удаленное обновление. Включает в себя формирование задания на сервере СЭД, отправку и последующее его автоматическое прохождение на удаленных рабочих местах (смотрите пункт 4.1 «Удаленное обновление клиентских мест сервера СЭД»).
  2. Локальное обновление. Включает в себя процедуру ручного обновления на рабочем месте удаленного клиентского места сервера СЭД (смотрите пункт 4.2 «Локальное обновление клиентских мест сервера СЭД»). Следует отметить, что как для удаленного обновления клиентских мест сервера СЭД, так и локального используется одинаковое клиентское задание с обновлением.

Пакет с обновлением имеет название вида «NN.NN.NN.NN to MM.MM.MM.MM», где «NN.NN.NN.NN» – номер версии, с которой будет производиться обновление, а «to MM.MM.MM.MM» – номер версии, на которую будет переведено ППО «СЭД» в случае успешного выполнения обновления.

Состав пакета с обновлением

Каталог «SERVER\00NNNNNN» – содержит файлы для обновления сервера СЭД (где каталог «00NNNNNN» – номер версии, на которую осуществляется переход; если последние 3 цифры каталога отличные от нулей, то данное обновление содержит патч для версии, которая указывается в 5 – 6 разряде каталога обновления).

Каталог «CLIENT\00NNNNNN» – содержит файлы для обновления удаленных рабочих мест сервера СЭД (где каталог «00NNNNNN» – номер версии, на которую осуществляется переход, если последние 3 цифры каталога отличные от нулей, то данное обновление содержит патч для версии, которая указывается в 4, 5, 6 разрядах каталога обновления). Клиентское обновление может использоваться как для удаленного обновления с подготовкой на сервере СЭД, так и для процедуры локального обновления.

Файл README.TXT – содержит описание изменений, которые будут внесены в рабочую версию после применения обновления, кроме того, может содержать информацию по рекомендуемым настройкам, которые необходимо произвести до или после процедуры обновления. В конце файла README.TXT указывается информация о наличии в обновлении эталонной базы для дистрибутивов удаленных рабочих мест сервера СЭД. Если эталонные базы включены в обновление, то все последующие сгенерированные рабочие места будут иметь последнюю версию сервера СЭД. В случае если эталонные базы не входят в пакет обновления, то после следующей генерации и установки нового удаленного рабочего места сервера СЭД следует провести процедуру обновления, для синхронизации версии с сервером.

3. Обновление серверной части сервера СЭД

Задание на обновление сервера СЭД представляет некую совокупность файлов, при исполнении которых происходит обновление сервера СЭД. Задания на обновление предоставляются компанией-разработчиком или в некоторых случаях могут самостоятельно подготавливаться администраторами сервера СЭД.

Внимание! Если для сервера СЭД используются индивидуальные настройки в базе с эталонными клиентскими дистрибутивами, то следует обращать особое внимание, на сообщения в сопроводительном файле readme.txt относительно изменения дистрибутивных шаблонов, иначе, все произведенные ранее настройки будут потеряны.

Порядок обновления сервера СЭД:

  1. Стандартным образом останавливается работа сервера СЭД, а также выгружаются все дополнительные приложения, которые могут использовать в своей работе серверную базу (в том числе сетевые рабочие места, если такие имеются). Это производится завершением работы ППО «СЭД», сетевые рабочие места завершают свою работу по указанию администратора сервера СЭД.
  2. Создается резервная копия рабочей базы.

Замечание. Сохранение базы данных сервера СЭД следует производить штатными средствами СУБД, для получения более подробной информации по процедуре сохранения базы следует обратиться к руководству по администрированию СУБД.

  1. Создается резервная копия служебных файлов сервера СЭД. Для этого копируется директория сервера СЭД вместе со всеми подкаталогами.
  2. Из присланного каталога с обновлением SERVER\00NNNNNN копируется директория «00NNNNNN» вместе со всем содержимым в каталог <Каталог установки>\UPGRADE\ так, чтобы при этом получилась структура каталогов <Каталог установки>\UPGRADE\00NNNNNN\. Далее будет рассматриваться пример, где номер обновления NNNNNN равен 175003.
  3. Из каталога <Каталог установки>\EXE\ выполняется команда !cbank.bat с ключом /u<Имя директории с обновлением>, так чтобы получилась следующая строка выполнения !cbank.bat/u000NNNNN (например, !cbank.bat /u00175003).
  4. Перед началом процесса обновления на экране появится информационное сообщение «Будет проведено обновление ППО «СЭД». Номер обновления – NNNNNN, для запуска процесса обновления следует ответить «Да».

Рисунок 1. Запуск процесса обновления

  1. При достижении 50% обновления ППО «СЭД» запросит имя пользователя и пароль для подключения к базе (это произойдет только в том случае, если не происходит автоматическая авторизация в ППО «СЭД»), поэтому при появлении стандартного окна авторизации в него следует прописать администраторские имя пользователя и пароль, под которым осуществляется стандартный запуск сервера СЭД. После успешной авторизации в ППО «СЭД» продолжится процесс автоматического обновления, при этом он может продлиться длительное время и не должен прерываться.

Примечание. При некорректной попытке обновления (например, попытка обновления сервера клиентским обновлением или попытка обновления версии, на которую данное обновление не предназначено) ППО «СЭД» выдаст информационное сообщение (см. рисунок 2), и дальнейшее продолжение обновления станет не возможным. Содержание сообщения различается в зависимости от типа версии и типа клиента. После чего система предложит восстановить старые данные (выполнить откат обновления).

Рисунок 2. Некорректная попытка обновления

  1. В случае успешного завершения обновления на экран будет выведено сообщение (рис. 3).

Рисунок 3. Успешное заверешение обновления

После обновления серверной части в каталоге <Каталог установки>\UPGRADE\ остается файл Lock.dat, наличие которого не оказывает никакого влияния на работу ППО «СЭД». Данный файл не требуется для работы и может быть удален.

4. Обновление клиентских мест сервера СЭД

Задание на обновление удаленных рабочих мест представляет некую совокупность файлов, при исполнении которых обновляется программное обеспечение удаленного рабочего места сервера СЭД. Задания на обновление предоставляются компанией-разработчиком или в некоторых случаях могут самостоятельно подготавливаться администраторами сервера СЭД.

4.1. Удаленное обновление клиентских мест сервера СЭД

Замечание: В случае если необходимо произвести обновление удаленного рабочего места сервера СЭД сразу на несколько версий (например, с версии 60 на версию 80, а существует только два обновления с 60 по 70 версию и с 70 на 80), то на сервере СЭД можно подготовить подряд и отправить сразу несколько обновлений, при этом на стороне удаленного рабочего места они исполнятся строго в той последовательности, в которой они были ОТПРАВЛЕНЫ с сервера СЭД.

Внимание! Пришедшие на АРМ обновления на более новую версию, не предназначенные для обновления с текущей версии клиента, откладываются в очередь и не выгружаются для обновления, пока номер версии комплекса не станет исходным для обновления.

4.1.1. Последовательность действий на стороне сервера СЭД при подготовке обновления для удаленного рабочего места

  1. Копирование клиентского задания для удаленного обновления в специально предназначенную директорию сервера СЭД. Из присланного каталога с обновлением CLIENT\00NNNNNN необходимо скопировать директорию 00NNNNNN вместе со всем содержимым в каталог сервера СЭД <Каталог установки>\SUBSYS\UPGRADE\, так, чтобы при этом получилась структура каталогов <Каталог установки>\SUBSYS\UPGRADE\00NNNNNN\. Далее будет рассматриваться пример, где номер обновления NNNNNN равен 175003.
  2. Подготовка задания с обновлением. На сервере СЭД необходимо выполнить пункт меню «Системные – Задания на обновление клиентов». В раскрывшемся скроллере «Удаленные обновления» при помощи кнопки на панели кнопок или клавишей <Ins> на клавиатуре производится добавления новой записи. В появившемся диалоге «Задание на удаленное обновление» в поле «Номер обновления» автоматически подставится следующий порядковый номер задания. Далее в поле «Клиент» при помощи кнопки из справочника «Список АРМ» выбирается клиент, для которого подготавливается обновление. В строке «Каталог» кнопкой выбирается путь к директории с заданием. В раскрывшемся диалоге необходимо определить директорию с обновлением, для чего следует воспользоваться кнопкой «Найти…».

Рисунок 4. Директория обновления

В открывшемся окне выбирается каталог с заданием, так чтобы с правой стороны окна выбора отобразились файлы обновления, в которых должен обязательно присутствовать файл main.bll.

Рисунок 5. Выбор файлов обновления

Определив каталог с обновлением, кнопкой «ОК» следует закрыть диалог выбора задания. Затем в окне диалога «Директория обновления» кнопкой «ОК» подтверждается выбор директории, после чего в строку «Каталог» автоматически пропишется путь к выбранному заданию. В поле «Сообщение» может быть прописан любой текст, который будет использоваться в качестве комментария.

Рисунок 6. Выбор каталога обновления

Когда все настройки диалога будут заполнены, следует нажать кнопку «ОК», при этом в скроллере «Удаленные обновления» подготовится запись с обновлением в статусе «Новый».

Замечание: В случае если размер подготавливаемого обновления получится больше, чем значение параметра «Размер пакета обновления» в настройках рассылки удаленных обновлений (подробнее про настройку размера обновления можете найти в разделе 6 «Настройка рассылки обновлений для удаленных мест сервера СЭД» этой документации). На экран выведется сообщение «Задание на обновление для <Наименование удаленного рабочего места сервера СЭД> (@<Номер АРМ>) будет состоять из одной или нескольких частей размером не более <Размер одной части обновления>Кб. Продолжить?» и при утвердительном ответе не вопрос о подготовке (Yes/Да) в скроллере «Удаленные обновления» сформируется не одна запись с обновлением, а задание на обновление будет автоматически разбито на несколько частей, при этом, каждый фрагмент с обновлением будет равен параметру «Размер пакета обновления».

Рисунок 7. Задание на удаленное обновление

  1. Копирование подготовленного задания для списка рассылки АРМ. После того, как в скроллере «Удаленные обновления» появилась запись (или записи) с заданием на удаленное обновление в статусе «Новый», есть возможность скопировать подготовленное обновление другим обслуживаемым АРМ.

Замечание: Функция копирования задания предусмотрена только для записей на статусе «Новый», для всех остальных статусов эта возможность не доступна.

Для этого на панели кнопок следует нажать кнопку . Откроется окно «Скопировать задание №n для клиентов». Следует отметить флагом наименования клиентов, которым будет отправлено обновление, и нажать кнопку «ОК».

Рисунок 8. Выбор клиентов для обновления

Когда все необходимые организации будут выбраны, то при нажатии кнопки «ОК» произойдет копирование задания для всех АРМ.

  1. Отправка подготовленных заданий. После того, как задания были подготовлены и они находятся в статусе «Новый», их можно отправить клиентам одним из двух способов:

4.1 Ручная отправка. Позволяет заданиям на удаленное обновление подготовиться для текущей отправки на удаленные АРМ.

Ручная отправка производится стандартным способом отправки документов СЭД. Выберите в контекстном меню, вызываемом по правой кнопке мыши, действие «Подписать» над выделенной записью обновления, затем «К отправке» и «Отправить». После того как отработает процесс исполнения операции, все выделенные записи на статусах «Отправлен» или «Отправляется» (в зависимости от типа настроенного шлюза) будут доступны для получения удаленными АРМ.

4.2. Автоматическая отправка заданий по дням. Позволяет растянуть процесс отправки заданий, при этом через определенное количество дней заданное по настройке для каждого удаленного АРМ будет уходить только одна часть с обновлением. Данный вид отправки может быть востребован для снижения нагрузки на каналы связи при выполнении процедуры удаленного обновления.

Для подготовки заданий автоматической отправки по дням следует выделить записи с заданиями для обновления, которые должны быть отправлены АРМ (выделение одиночной записи осуществляется клавишей <Ctrl+Ins>, выделение всего списка документов <Ctrl+’+’>). Далее выберите в контекстном меню, вызываемом по правой кнопке мыши, действие «Подписать», после чего выделение с записей будет снято и все выделенные записи получат статус «Подписан».

Затем подписанные записи следует сделать доступными к отправке. Для этого выделите все записи списка, воспользовавшись сочетанием клавиш <Ctrl+’+’>, и в контекстном меню, вызываемом по правой кнопке мыши, выполните пункт меню «К отправке». При этом к отправке будут подготовлены только те записи, которые находились в статусе «Подписан». После исполнения операции задания получат статус «Ждет отправки» – это будет рабочий статус для процедуры автоматической отправки заданий по дням.

Более полное описание настройки и принципа работы автоматической отправки заданий по дням приведено в этой документации разделе 6 «Настройка рассылки обновлений для удаленных мест сервера СЭД».

При успешной проверке задания на удаленное обновление на стороне удаленного АРМ статус документа примет значение «Принят». При завершении обработки задания на удаленное обновление на клиенте СЭД статус Задания примет значение «Выгружен».

4.1.2. Последовательность действий на стороне удаленного АРМ для процедуры обновления полученного от сервера СЭД

Процедура обновления на рабочем месте АРМ в случае, когда задание на обновление формируется на сервере СЭД, полностью автоматическая, и не требует вмешательства со стороны клиента. Удаленное обновление АРМ спроектировано таким образом, что файлы с заданием приходят в фоновом режиме, затем, когда будут доставлены все части обновления, при следующем запуске рабочего места процедура с обновлением запускается автоматически.

Замечание: На стороне удаленного АРМ при доставке задания на удаленное обновление оно будет доступно к исполнению лишь в том случае, если в пункте меню «Системные – Задания на обновление клиентов» появились записи с заданием в статусе «Выгружен +», которые были подготовлены для этого АРМ на стороне сервера СЭД. Иначе обновление не запустится до того момента, пока на АРМ не придут все части сформированного задания.

После того как задание пришло на рабочее место и был произведен перезапуск программы, вместо привычного запуска системы появится меню запуска принудительного обновления, в котором есть возможность выбрать либо пункт «Произвести обновление (рекомендуется)» и начать процедуру автоматического обновления, либо выбрать «Отложить обновление до следующего запуска» и продолжить работать с необновленной версией. Тогда при следующем запуске программы таким же диалогом будет предложено произвести обновление повторно.

Рисунок 9. Принудительное обновление системы

Оставив выбранный пункт «Произвести обновление (рекомендуется)» для запуска процесса с обновлением, следует нажать кнопку «ОК».

На 50% обновления система запросит имя пользователя и пароль для подключения к базе (это произойдет только в том случае, если у Вас не происходит автоматическая авторизация в систему), поэтому при появлении стандартного окна авторизации в него следует прописать администраторские имя пользователя и пароль. После успешной авторизации в систему продолжится процесс автоматического обновления, при этом время обновления зависит от объема обновления и размера пересоздаваемых таблиц, и не должен прерываться.

Примечание. При некорректной попытке обновления (например, попытка обновления сервера клиентским обновлением или попытка обновления версии, на которую данное обновление не предназначено) система выдаст информационное сообщение (см. рисунок 10), и дальнейшее продолжение обновления станет не возможным. Содержание сообщения различается в зависимости от типа версии и типа клиента. После чего система предложит восстановить старые данные (выполнить откат обновления).

Рисунок 10. Некорректная попытка обновления

В случае успешного завершения обновления на экран будет выведено сообщение, после чего АРМ будет продолжать нормально функционировать.

Рисунок 11. Завершение принудительного обновления

4.2. Локальное обновление клиентских мест сервера СЭД

Порядок локального обновления на рабочем месте АРМ ПБС:

  1. Стандартным образом останавливается работа клиентского места, а также выгружаются все дополнительные приложения, которые могут использовать в своей работе серверную базу (в том числе сетевые рабочие места, если такие имеются). Завершение работы производится стандартным способом закрытия программы СЭД.
  2. Создается резервная копия рабочей базы.
  3. Создается резервная копия служебных файлов клиентского места сервера СЭД. Для этого копируется директория клиентского места СЭД вместе со всеми подкаталогами.
  4. Из присланного каталога с обновлением CLIENT\00NNNNNN копируется директория 00NNNNNN вместе со всем содержимым в каталог <Каталог установки>\UPGRADE\, так чтобы при этом получилась структура каталогов <Каталог установки>UPGRADE\00NNNNNN\. Далее будет рассматриваться пример, где номер обновления NNNNN равен 175003.
  5. Из каталога <Каталог установки>\EXE\ выполняется команда !cbank.bat с ключом /u<Имя директории с обновлением>, так чтобы получилась следующая строка выполнения !cbank.bat /u00NNNNNN (например, !cbank.bat /u00175003″).
  6. Перед началом процесса обновления на экране появится информационное сообщение «Будет проведено обновление системы. Номер обновления – NNNNN», для запуска процесса обновления следует ответить Yes/Да.

Рисунок 12. Запуск процесса локального обновления

  1. При достижении 50% обновления система запросит имя пользователя и пароль для подключения к базе (это произойдет только в том случае, если не происходит автоматическая авторизация в систему), поэтому при появлении стандартного окна авторизации в него следует прописать администраторские имя пользователя и пароль, под которым осуществляется стандартный запуск удаленного рабочего места сервера СЭД. После успешной авторизации в систему продолжится процесс автоматического обновления, при этом он может продлиться длительное время и не должен прерываться.

Примечание. При некорректной попытке обновления (например, попытка обновления сервера клиентским обновлением или попытка обновления версии, на которую данное обновление не предназначено) система выдаст информационное сообщение (см. рисунок 13), и дальнейшее продолжение обновления станет не возможным. Содержание сообщения различается в зависимости от типа версии и типа клиента. После чего система предложит восстановить старые данные (выполнить откат обновления).

Рисунок 13. Некорректная попытка обновления

  1. В случае успешного завершения обновления на экран будет выведено сообщение:

Рисунок 14. Завершение локального обновления

После обновления в каталоге <Каталог установки>\UPGRADE\ остается файл Lock.dat, наличие которого не оказывает никакого влияния на работу системы. Данный файл не требуется для работы и может быть удален.

5. Использование ключей обновления

Система СЭД позволяет при запуске системы поддерживать обработку специального ключа, который отвечает за реакцию на наличие нового обновления. Указание данных параметров производится в зависимости от потребности в обновлении версии ППО СЭД на данном АРМ. Ключи используются только при локальном обновлении АРМ СЭД.

Специальный ключ может быть трех типов:

– /m:i – не обновляться (ignore; без каких-либо сообщений);

– /m:n – уведомлять (notify; выводится информация о том, что есть новое обновление, но обновления не происходит);

– /m:u – обновляться (upgrade; запуск обновления).

Внимание! Ключи обновления не будут работать, если на данном АРМ отсутствует обновление. Ключи обновления также не будут работать, если использовать в одной команде сразу несколько ключей.

При запуске из командной строки следует прописывать ключи следующим образом:

– <каталог установки>\EXE\!cbank.bat /m:i –не обновляться;

– <каталог установки>\EXE\!cbank.bat /m:n– уведомлять;

– <каталог установки>\EXE\!cbank.bat /m:u– обновляться.

6. Настройка рассылки обновлений для удаленных мест сервера СЭД

Один из реализованных функционалов удаленного обновления АРМ сервера СЭД – это возможность автоматической отправки заданий обновления с заданным размером каждой части и настроенной периодичностью отправки в днях. Основным назначение данного функционала является снижения нагрузки на каналы связи при выполнении процедуры удаленного обновления.

Последовательность настройки:

  1. Активизация автопроцедуры отправки заданий.

Для активизации автопроцедуры отложенной отправки заданий на обновление, следует выбрать пункт меню «Сервис – Автопроцедуры – Настройка автопроцедур» и для автопроцедуры «Отправка подготовленных заданий на обновление» снять запрет ее исполнения. Для выполнения этого действия, выделите автопроцедуру курсором и при помощи кнопки , расположенной на панели кнопок раскройте ее свойства. В открывшемся диалоге настроек уберите признак » Запрещен», после чего выполните сохранение произведенных изменений при помощи кнопки «ОК». Далее следует произвести перезапуск автопроцедур для применения произведенных изменений. Выберите пункт меню «Сервис – Автопроцедуры – Останов автопроцедур», по заве

СЭД «ДЕЛО» — система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.

Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), — комплексное промышленное решение, обеспечивающее как сопровождение традиционно принятого в организации документооборота, так и ведение полностью электронного документооборота организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, как в небольших компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Сегодня «ДЕЛО» используют более 5700 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 400 000. Двадцать пять субъектов Российской Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». Сегодня система документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Совместно с СЭД «ДЕЛО» работают специально разработанные компанией ЭОС модули интеграции с системами Электронного межведомственного взаимодействия (СМЭВ) и Межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с её дальнейшей эксплуатацией.

Функциональные возможности системы

Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

  • Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции
  • Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью
  • Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации
  • Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям
  • Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам
  • Согласование документов любого типа, включая договоры
  • Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки документа, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
  • Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение
  • Автоматизация отправки исходящей корреспонденции

Работа с внутренними документами организации

  • Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
    • создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе, «во исполнение» распорядительного документа
    • изменение проекта с хранением предыдущих версий
    • согласование проекта документа
    • утверждение проекта документа
    • автоматическая регистрация документа, созданного на основе проекта
    • поиск по всем реквизитам РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
    • задание маршрута движения проекта документа и управление им
    • использование электронной подписи при согласовании и утверждении проекта документа
  • Формирование поручений по документам.
  • Передача подписанных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
  • Контроль прохождения и исполнения документов.
  • Управление доступом к документам.
  • Работа с шаблонами документов.
  • Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов.

Преимущества для государственных организаций

Для руководителей различных уровней:

  • отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла
  • эффективный контроль и отчетность по исполнению поручений (резолюций)
  • сокращение сроков подготовки и согласования документов
  • удобная работа над проектами документов
  • быстрый поиск документов
  • получение сводных отчетов
  • возможность делегирования полномочий
  • мобильный и удалённый (в том числе, офлайновый) доступ к документам

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

  • быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников
  • приём, регистрация и отправка документов через электронную почту
  • отслеживание хода исполнения поручений (резолюций)
  • удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов документов (РКПД)
  • журналы передачи, ознакомления и пересылки документов, внутренние и внешние реестры отправки, листы согласования
  • формирование отчетности

Преимущества для коммерческих компаний

Для руководителей:

  • эффективный контроль и управление документооборотом компании
  • быстрый поиск и доступ к документам на любом этапе его жизненного цикла
  • эффективный контроль исполнения поручений в бизнес-структурах компании
  • удобная работа над проектами документов, включая подготовку и согласование договоров
  • быстрый поиск документов и удобство оценки работы компании с помощью отчётности по документообороту, включая информационную аналитику по документам
  • мобильный и удалённый (в том числе, офлайновый) доступ к документам

Для помощников руководителя, секретарей-референтов, сотрудников секретариатов:

  • быстрая и удобная регистрация документов
  • эффективный контроль исполнения поручений, автоматизированная технология работы с поручениями, включая оповещение всех участников совместной работы о состоянии работы с документами
  • автоматическая рассылка документов с поручениями в рабочие кабинеты сотрудников, включая механизмы оповещений о поступлении новых документов в папки кабинета, рассылка напоминаний по поручениям
  • информирование о нарушении сроков рассмотрения или исполнения документов
  • удобная работа с электронными документами
  • упрощение процедур приема, отправки и регистрации документов, в том числе, с применением электронной подписи и шифрованием сообщений
  • возможность работать со всей информацией системы через Интернет

Преимущества для менеджеров и сотрудников компаний, работающих с документами:

  • полнофункциональное рабочее место для работы с поручениями и с проектами документов, включая договоры
  • распределение в рабочих кабинетах больших массивов документов по специальным папкам для упорядочивания и удобства дальнейшей обработки
  • распределение прав доступа к документам и функциями
  • расширенный поиск по произвольному сочетанию реквизитов значительно упрощает работу с документами, использование поисковых запросов любой сложности
  • эффективный контроль движения документов, организация хранения документов
  • информационные рубрики и связки между документами по конкретной тематике
  • автоматически создаваемые отчеты о состоянии работы с документами позволяют мгновенно получать данные по различным параметрам для последующего анализа и отчёта перед руководством

Преимущества для ИТ-специалистов:

  • лёгкая настройка под задачи любой организации, встроенные механизмы адаптации под особенности конкретной организации позволяют соблюдать требования существующих регламентов и стандартов
  • интеграция через API-интерфейс с любыми информационными системами и бизнес-приложениями
  • баланс между обеспечением удобства пользователей и надёжной защиты от неправомерного вмешательства в работу системы
  • автоматическое протоколирование наиболее важных действий пользователей в процессе работы с документами позволяет оперативно разрешать возможные непредвиденные ситуации

Система «ДЕЛО» – тиражируемый «коробочный» продукт, без каких-либо заказных доработок решает задачи электронного документооборота, автоматизации процессов делопроизводства, а также бизнес-процессов, связанных с документооборотом, любых организаций.

С помощью гибкой системы справочников она легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

Дополнительные модули к системе «ДЕЛО»:

1. ДЕЛО-WEB – полноценный доступ к документам и работа удаленного пользователя в СЭД (доступ к информации, хранящейся в базе данных, в соответствии с предоставленными правами) по сети Internet/Intranet через web-интерефейс. Сотрудники могут полноценно работать с документами, находясь как в командировке или вне офиса, так и за своим рабочим столом.

2. Подсистема оповещений и уведомлений — предназначена для автоматической рассылки уведомлений (информацию о совершенной в системе операции) и оповещений (информирование о приближении сроков исполнения определенной операции в системе) в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

3. «Электронная подпись и шифрование» – возможность подписания и проверки подлинности файлов документов, а также их шифрования, с помощью электронной подписи можно подписывать как файлы документов, так и резолюции.

4. «КАРМА» — предназначена для применения функций криптографической защиты информации и электронной подписи, а так же для защиты файлов и документов от несанкционированного доступа и изменений.
«КАРМА» делает максимально удобным применение электронной подписи различными сотрудниками, как пользователями СЭД, так и программистами любой квалификации. Для пользователей она дает возможность работы с электронной подписью файлов непосредственно из проводника Windows. Программисты могут быстро и просто встроить работу с электронной подписью в новые программы или модифицировать уже эксплуатируемые программы. Все эти программы смогут применять электронную подпись.

5. Поточное сканирование – автоматизированное сканирование и регистрация большого количества документов.

6. Защита от несанкционированного доступа – создает внешний защитный контур, предотвращая неправомерное использование документов.

7. ДЕЛО-1С – интеграционное решение наиболее популярных систем ERP и ДОУ, позволяющее автоматизировать документооборот финансовых документов в бумажном виде и организовать юридически значимый электронный документооборот финансовых документов.

8. «Мастер паролей» предназначен для авторизации пользователей в системе «ДЕЛО». Кроме того, обеспечивается авторизация при входе в корпоративную сеть и Интернет, а также практически в любые Windows-приложения, использующие авторизацию (например, Word, Excel и др.).

9.Мониторинг документов — продукт предназначен для уведомления должностных лиц о поступлении документов и резолюций, а также упредительного оповещения по контрольным срокам исполнения, визирования и подписания документов. По сравнению со стандартным «Оповещателем кабинетов» в СЭД, «Мониторинг кабинетов» предоставляет пользователям ряд дополнительных возможностей.

10. Опция «Поиск по штрих-коду». Возможность печати штрих-кода с регистрационной карточки документа на специальной ленте пользователем, имеющим доступ к функции «Печать штрих-кода». Обеспечена возможность открытия регистрационной карточки путем считывания штрих-кода с оригинала документа с помощью ручного сканера. Кроме того, существует возможность поиска документов по штрих-коду.

11. Подсистема «Управление процессами»

  • Предоставляет широкие возможности по описанию сложных процессов обработки информации в организации;
  • Предоставляет возможности для внедрения в организациях приложений, автоматизирующих разнообразные процессы обработки информации, а также возможности для внедрения технологий процессного управления;
  • Реализована на базе Microsoft Workflow Foundation – стандартной исполняющей среды входящей в Microsoft .NET Framework начиная с версии 3.0. Физически подсистема состоит из следующих компонентов: сервис управления процессами, хранилище данных процессов, приложение конфигурирования и мониторинга исполнения процессов;
  • В состав подсистемы также входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над объектами системы «ДЕЛО», и стандартные процессы согласования;
  • Наличие стандартных процессов согласования позволит пользователям начать работу с подсистемой сразу после установки и минимального конфигурирования. В случае если стандартные процессы не будут удовлетворять нуждам организации, клиент самостоятельно (или с привлечением специалистов ЭОС) может реализовать произвольный процесс.

Возможностями подсистемы также являются:

  • Синхронизация процесса обработки документов по времени и по событиям;
  • Возможность сочетания элементов жесткой и свободной маршрутизации электронных документов;
  • Динамическое изменение процесса обработки в зависимости от условий, возникающих в процессе обработки;
  • Создание библиотеки шаблонов процессов обработки информации в организации.

12. Утилита EOS Desktop Service — расширяет возможности работы в подсистеме «ДЕЛО-WEB»:

  • обеспечивает связь с системой сканирования (опция «Сканирование),позволяя сканировать и сразу прикреплять электронные образы документов к регистрационным карточкам непосредственно в режиме online-работы в подсистеме «ДЕЛО-WEB». Сканирование в «ДЕЛО-WEB» может проводиться как с помощью программы FineReader, так и напрямую со сканера (с помощью twain-драйверов),
  • позволяет прикреплять несколько образов документов одновременно к одной карточке документа или проекта документа через интерфейс подсистемы «ДЕЛО-WEB»,
  • предоставляет возможность редактирования файлов документов напрямую в базе данных системы «ДЕЛО» через интерфейс подсистемы «ДЕЛО-WEB».

13. Модуль сопряжения «ДЕЛО-МЭДО» и Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ).

СЭД «ДЕЛО» работает в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С помощью модуля сопряжения с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) или с помощью сервера электронного взаимодействия (СЭВ) выстраивается эффективный документооборот в организациях с территориально распределенной структурой.

Данные подсистемы решают следующие задачи:

  • автоматическая регистрация и обработка документов в СЭД, получаемых от других организаций – пользователей системы межведомственного или межкорпоративного документооборота. При этом под автоматической регистрацией и обработкой подразумевается, что их осуществляет полностью система МЭДО или СЭВ без участия пользователя СЭД,
  • автоматическое получение информации о прохождении и исполнении отправленного документа в СЭД других организаций – пользователей системы МЭДО или СЭВ и представление этой информации в удобной форме,
  • также подсистемы МЭДО и СЭВ позволяют полностью автоматизировать часть операций: таким образом, они будут проводиться подсистемами МЭДО или СЭВ без какого-либо участия пользователей системы «ДЕЛО». К таким автоматизируемым операциям, в первую очередь, нужно отнести следующие: получение документа, проверка на повторность (если документ повторный, то подсистемы МЭДО и СЭВ передают его на ручную регистрацию или осуществляют отказ в его регистрации; если документ не повторный, то система самостоятельно регистрирует его). Также две эти подсистемы автоматизируют связывание документов, создание внешних резолюций, формирование и отправку докладов, получение докладов корреспондентом и обработку докладов в СЭД корреспондента.

14. Система оказания государственных услуг (СОГУ) и СЭД «ДЕЛО»

Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается путем интеграции с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

СЭД «ДЕЛО» совместно с подсистемой СОГУ автоматизирует следующие специфические функции, необходимые для оказания государственных услуг в электронной форме:

  • автоматическую регистрацию заявок на оказание государственных услуг, поступающих с «Единого портала государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ), www.gosuslugi.ru;
  • прием заявок на оказание услуг через многофункциональные центры предоставления услуг (МФЦ);
  • рассмотрение и исполнение заявок;
  • контроль исполнения заявок (выдача поручений и контроль их исполнения);
  • создание запросов в другие ведомства на получение информации, необходимой для оказания услуги;
  • получение ответов по межведомственным запросам в автоматизированном режиме;
  • мониторинг хода обработки заявок (настраиваемые представления данных и отчетные формы);
  • формирование истории обработки заявок;
  • автоматическое обновление статуса заявки и направление ответа заявителю в электронной форме – через единый портал госуслуг;
  • возможности применения электронной подписи в любых процессах межведомственного взаимодействия.

15. Мобильные решения: «Мобильный кабинет», «АРМ Руководителя», решения для планшетов iPad («Портфель руководителя» и iSelf).

Мобильные решения ЭОС дают руководителям разных уровней технологию работы с документами, позволяющую использовать мобильные и планшетные устройства.

«Мобильный кабинет» позволяет работать с документами при помощи мобильных устройств (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны) на любой платформе через электронную почту. Данная подсистема полезна широкому кругу сотрудников, которые часто работают вне офиса, находясь на различных объектах. В офисе такие сотрудники используют кабинет системы «ДЕЛО», а вне офиса – подсистему «Мобильный кабинет» на своём мобильном устройстве. Работая в «Мобильном кабинете» через интерфейс электронной почты, сотрудник имеет возможность непосредственно на своём мобильном устройстве получать и отправлять документы, просматривать данные полученного документа, читать файлы документа, совершать необходимые действия над документами. После получения сервером электронной почты с мобильного устройства в системе «ДЕЛО» фиксируются все изменения, произошедшие с документом.

Подсистема «АРМ Руководителя» реализует все сценарии работы с документом для руководителей с помощью планшетных и любых мобильных windows-устройств (включая планшетные компьютеры, ноутбуки и т.д., работающие под Windows7 и выше). Руководители, использующие «Автоматизированное рабочее место Руководителя», получают документы на рассмотрение (с вынесением резолюций), на согласование и визирование, а также на утверждение и подписание. В связи с использованием специального облегчённого интерфейса рабочего места руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях. Важными особенностями подсистемы являются возможность останавливать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Интернет. Ключевыми являются возможности работы на одном и том же устройстве, а также использование технических возможностей самих устройств (возможности работы без клавиатуры, использование сенсорного экрана, стилуса, ввод аудио- и видеоинформации, а также традиционных способов введения информации).

Решение «Портфель руководителя», разработанное компанией «Бизнес-ИТ» на базе серверной составляющей решения «АРМ Руководителя», реализует функциональность мобильной работы с документами и позволяет оперативно получать документы на визирование, согласование и подписание, налагать необходимые резолюции (в том числе и голосовые), осуществлять поиск среди уже полученных документов, а также, при необходимости, использовать для визирования и подписания документов электронную подпись. Использование «Портфеля руководителя» возможно как при подключении к локальной сети или сети Интернет, так и в автономном режиме.

Решение iSelf, совместная разработка ЭОС и компании Flexis, обеспечивает наглядный и интуитивно-понятный интерфейс, привычный для пользователей iPad, предоставляющий возможность реализации всех типовых сценариев обработки электронных документов с простотой и удобством бумажных, включая редактирование документов с помощью возможностей рукописного ввода, наложение резолюций (в том числе графических и голосовых, а также с помощью выбора типовых резолюций из списка). Продуманный интерфейс приложения позволяет оперативно получить необходимую аналитическую информацию по документу, сделать подборку необходимой информации с помощью системы фильтров, выбрать подходящих исполнителей поручений и ознакомиться с результатами их выполнения.

Решения для планшетов iPad позволяют:

  • получать электронные документы на рассмотрение, подписание, согласование,
  • налагать на документы текстовые и аудиорезолюции,
  • использовать стандартные тексты и выбирать исполнителей из списка с фотографиями,
  • визировать и подписывать электронные документы,
  • вносить правки в проекты документов с помощью фукционала iPad (зачёркивать, подчёркивать в тексте документа, вписывать свои комментарии, включая аудио-запись),
  • быстро искать нужные документы (из тех документов, что уже были получены руководителем в подсистеме) по полнотекстовому поиску или с помощью фильтров.

Преимущества решений на iPad для руководителей.

Простота и удобство интерфейса. В связи с использованием специального интерфейса на планшете iPad руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях.

Удобство работы. Возможность работы на планшете iPad как в офисе, так и вне его.

Удобство ввода информации. Решения на iPad поддерживают все привычные варианты работы на планшете.

Возможность работы в offline-режиме. Можно прерывать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Internet. Отсутствие сети будет совершенно незаметно для пользователя, и при появлении сети занесённая руководителем информация будет автоматически переслана на сервер системы «ДЕЛО».

EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач. Портальное решение для создания единого информационного пространства компании, ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами, в том числе их согласования. Интерфейс продукта легко адаптируется под требования Заказчика и принятый фирменный стиль. Данная платформа – лидер на мировом рынке платформ для организации совместной работы сотрудников, управления корпоративным контентом, проектами, задачами и информационными ресурсами организаций. EOS for SharePoint обеспечивает создание хранилищ: документов, поручений и задач. Каждое такое хранилище содержит удобные механизмы группировки, сортировки и фильтрации, позволяющие представить его содержимое. Модуль Управление совещаниями позволяет оптимизировать процессы, связанные с подготовкой, проведением совещаний и заседаний.

EOS for SharePoint представляет собой «коробочное» решение, которое содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для организации электронного документооборота.

В решение EOS for SharePoint решены все вопросы по автоматизации электронного документооборота организации

  • автоматизация вопросов согласования и утверждения документов;
  • гибкие и удобные в работе средства настройки рабочих-процессов (workflow);
  • регистрация внешних, исходящих и внутренних документов;
  • картотеки проектов, документов и поручений;
  • журналы работы с документами и поручениями;
  • электронная подпись и шифрование;
  • возможность организовать юридически значимый электронный документооборот;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • отчёты по проектам, документам и исполнителям;
  • работа со сканерами, потоковыми сканерами и штрих-кодами;
  • необходимое разграничение прав доступа к проектам, документам, поручениям и пр.;
  • автоматизированное рабочее место пользователя;
  • АРМы руководителя как для Windows, так и iPAD.

Система предоставляет гибкие возможности для настройки структуры хранения путем создания хранилищ документов, поручений и задач в соответствии с внутренней структурой организации. Проекты и утвержденные версии документов создаются и обрабатываются в разных хранилищах, что обеспечивает удобство управления ими.

Система содержит готовые инструменты для автоматизации процессов совместной работы с документами «под ключ» – от момента создания проекта до регистрации утвержденного документа.

Такая возможность обеспечивается настройкой необходимого количества рабочих процессов (workflow), обеспечивающих автоматизацию процессов подготовки, рецензирования, сбора подписей, согласования и утверждения документов.

Система содержит базовые шаблоны процессов, на основе которых можно легко и быстро создавать конкретные варианты процессов для обработки различных типов документов. Набор стандартных процессов совместной работы включен в систему по умолчанию.

Автоматизация процесса регистрации документа путем создания карточек документов с автоматическим присвоением регистрационного номера в соответствии с настраиваемым шаблоном. Шаблон номера настраивается в пределах группы документов путем задания алгоритма номерообразования.

Система позволяет осуществлять сканирование и распознавание документов как с помощью персонального, так и с помощью поточного сканера. Файлы, полученные в результате процедуры сканирования (электронные образы и/или распознанный текст), автоматически прикрепляются к карточке документа в системе.

Система позволяет осуществлять пересылку документа между должностными лицами в масштабах организации с автоматическим фиксированием факта пересылки в его карточке. Рассылка документа осуществляется посредством создания ссылок на него на рабочих местах пользователей. Таким образом, обмен информацией происходит без ее физического копирования.

В системе обеспечивается централизованное ведение нормативно-справочной информации, необходимой для организации документооборота. Это позволяет определять значения атрибутов документов и поручений с использованием справочников.

Каждому пользователю система предоставляет удобное и гибко настраиваемое персональное рабочее место – личный веб-узел для хранения персональной информации.

На личный узел направляются все ссылки на документы и поручения, пересылаемые или назначаемые данному пользователю. Таким образом, каждый сотрудник имеет доступ ко всей необходимой информации из единого интерфейса своего личного узла.

Более того, имеются отдельные подсистемы, облегчающие работу пользователей, в том числе руководителей, как Windows-клиент («толстый» — клиент), так и решение для iPAD.

Среди клиентов как коммерческие, так и государственные организации.

Система EOS for SharePoint является самой популярной СЭД в России на платформе Microsoft SharePoint 2010, что подтверждает статистика за 2010 и 2011 года от независимой компании DSS Consulting.

Разработчиком системы является компания ЭОС, лидер отрасли автоматизации электронного документооборота, обладающая большой сетью региональных представителей (~260 партнёров по России и СНГ).