Доверенность на получение товара, зачем?

Наше предприятие сделало предоплату за товар. Получать его будет директор лично. Нужно ли на него выписывать доверенность?

ОТВЕТ: Нет, доверенность директору не нужна. Объясним почему.

Ранее доверенность на получение материальных ценностей выдавалась работникам предприятия, поскольку данное требование предусматривалась Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина от 16.05.1996 г. № 99 (далее — Инструкция № 99).

Однако с 01.01.2015 Инструкция № 99 утратила силу, и с этой даты в вопросах представительства и использования доверенностей нужно ориентироваться на общие нормы Гражданского кодекса Украины (далее —ГКУ). Если говорить о доверенности на получение материальных ценностей, то она не исчезла с бухгалтерской документации, просто ее форма теперь не имеет типового формата. Об этом читайте в публикации «С нового года доверенности станут необязательными и произвольной формы».

Однако и при действующей Инструкции № 99 для директора не нужно было выдавать доверенность. Это следует из нормы ч. 5 ст. 65 Хозяйственного кодекса Украины, в соответствии с которой руководитель предприятия действует от имени предприятия без доверенности и может представлять интересы в органах государственной власти, органах местного самоуправления, других организациях, в отношениях с юридическими лицами и гражданами.

Таким образом, когда руководитель лично получает оплаченный товар, достаточно будет паспорта (другого документа, удостоверяющего личность) и заверенной подписью руководителя (и при наличии — печатью предприятия) копии документа, подтверждающего статус руководителя (например, извлечения или выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, далее — ЕГР).

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу должны быть выданы соответствующие документы, подтверждающие его полномочия по получению и приемке ценностей.

При оформлении документов на получение материалов в силу требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны использовать утвержденные в установленном порядке унифицированные формы документов.

Документом, подтверждающим право представителя организации на получение товарно-материальных ценностей, является доверенность. В настоящее время такого рода доверенности оформляются по типовым формам № М-2 или № М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Оформляются эти формы в соответствии с Указаниями, утвержденными тем же Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а, а также с учетом положений п. 5 ст. 185 ГК РФ и Инструкции о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, сообщенной Письмом Минфина СССР от 14.01.67 № 17 (далее — Инструкция № 17). При этом данная Инструкция в настоящее время применяется в части, не противоречащей ГК РФ и Закону о бухгалтерском учете.

Рассмотрим порядок заполнения доверенности по форме № М-2. Указанная форма получила большое распространение, так как не требует заведения специального журнала учета выданных доверенностей. Доверенность же по форме № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. При этом выдачу доверенностей по форме № М-2а осуществляют с регистрацией в специально заводимом, пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Примерная форма такого журнала приведена в Инструкции № 17.

Отрывная часть доверенности, выдаваемая уполномоченному сотруднику организации

На лицевой стороне доверенности по строке «Организация» приводится полное или сокращенное (согласно учредительным документам) наименование организации, выписывающей доверенность.

По строке «Доверенность №» проставляется очередной номер выписываемой доверенности (следующий номер по книге доверенностей, определяемый по корешку предыдущей доверенности). Доверенности регистрируются бухгалтерией организации или иными подразделениями, уполномоченными на выписку доверенностей в соответствии со специальным приказом (распоряжением) администрации.

По строке «Дата выдачи» проставляется фактическая дата выдачи доверенности. Необходимо учитывать, что та доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, считается недействительной и соответственно представителю организации по этому основанию может быть отказано в получении материальных ценностей.

По строке «Доверенность действительна до» приводится дата, до которой действительна выдаваемая доверенность. При этом срок, на который может быть выдана доверенность, устанавливается организацией самостоятельно. Как правило, срок устанавливается до 15 календарных дней, а в случае постоянных (плановых) расчетов — до одного календарного месяца.

Как указано в Инструкции № 17, срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, например на систематическое получение продуктов питания для детских учреждений, допускается выдавать на весь календарный месяц.

При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, необходимо истребовать у такого лица ранее выданные доверенности. При этом необходимо также известить поставщиков об аннулировании выданных доверенностей.

По строке «Наименование потребителя и его адрес» указываются наименование и адрес организации или ее структурного подразделения, в пользу которого должны быть отгружены (выданы) поставщиком товарно-материальные ценности.

По строке «Наименование плательщика и его адрес» приводятся наименование и адрес организации или ее структурного подразделения, которое произвело (будет производить) оплату товарно-материальных ценностей.

По строке «Счет № в наименование банка» приводятся банковские реквизиты организации — плательщика поставляемых товарно-материальных ценностей.

В реквизите «Доверенность выдана» указываются должность, фамилия, имя и отчество уполномоченного лица, которому поручено получение от поставщика материальных ценностей.

При этом необходимо учитывать, что не допускается выдача доверенностей лицам, не работающим в организации.

В том случае, если материальные ценности будет получать непосредственно сам руководитель организации, доверенность не требуется. Однако полномочия руководителя придется подтверждать документом, удостоверяющим личность, а роспись в получении ценностей — оттиском печати организации.

По строке «Паспорт» приводятся реквизиты документа, удостоверяющего личность должностного лица, которому поручено получение от поставщика материальных ценностей.

В реквизите «На получение от наименование поставщика» указывается наименование организации, поставляющей товарно-материальные ценности, от которой будут получаться материальные ценности по доверенности.

По строке «Материальных ценностей по» достаточно указать наименование документа, определяющего обязанности поставщика отгрузить товарно-материальные ценности. Ими могут быть договор, счет, счет-фактура и т.п.

Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу. В случаях когда доверенное лицо должно получать требуемые товары, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности необходимо получать на нескольких складах.

Обратная сторона части доверенности, выдаваемой уполномоченному сотруднику организации

В графе «Номер по порядку» следует указать порядковый номер строки таблицы оборотной стороны доверенности.

В графе «Материальные ценности» приводится наименование материальных ценностей, подлежащих получению от поставщика. При этом перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренных на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т. п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество подлежащих к получению ценностей. Если же в указанных документах указанные данные (наименование и количество) приведены, то таблица на оборотной стороне доверенности может быть прочеркнута.

В графе «Единица измерения» указывается единица подлежащих к получению измерения материальных ценностей (шт. — штуки; к-т — комплект; м2 — метр квадратный и др.). Для сведения читателей — Общероссийский классификатор единиц измерения утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 366.

В графе «Количество прописью» приводится количество материальных ценностей, подлежащих получению от поставщика. При этом соответствующие данные приводятся в цифрах и после этого в скобках прописью.

В реквизите «Подпись лица, получившего доверенность» указывается образец подписи уполномоченного лица организации, которому поручено получение материальных ценностей.

Доверенность подписывается руководителем организации (строка «Руководитель») и главным бухгалтером (строка «Главный бухгалтер»).

Как указано в Инструкции № 17, доверенности могут подписываться руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером организации или же лицами, ими на то уполномоченными. В тех случаях, когда бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией, доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем (заместителем руководителя) организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.

При этом необходимо учитывать, что согласно п. 5 ст. 187 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати организации. Таким образом, подпись главного бухгалтера согласно ГК РФ не обязательна. Исключение составляет только один случай — доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, должна быть в обязательном порядке подписана также главным бухгалтером этой организации. На это также указано в ст. 187 ГК РФ.

Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным бухгалтером организации, оформляется приказом руководителя организации.

Подписи лиц скрепляются печатью организации.

Корешок доверенности, который остается в книжке доверенностей

Все реквизиты корешка должны быть идентичны данным, приведенным в основной (отрывной) части доверенности. Ответственность за несоответствие данных возлагается на должностное лицо, ответственное за выписку доверенностей.

В графе «Номер доверенности» проставляется номер доверенности согласно лицевой стороне отрывной части бланка.

В графе «Дата выдачи» указывается дата выдачи доверенности согласно ее отрывной части.

В графе «Срок действия» следует проставить дату, до которой действует выданная доверенность.

В графе «Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность» приводятся реквизиты уполномоченного лица организации, которому доверено получение материальных ценностей.

В реквизите «Расписка в получении доверенности» проставляется расписка должностного лица, которому поручено получение ценностей от поставщика и на которого оформлена доверенность. Выдача доверенности другим лицам не допускается.

В графе «Поставщик» указывается наименование поставщика, от которого подлежат получению материальные ценности.

В графе «Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения» проставляются реквизиты документа, подтверждающего права организации на получение материальных ценностей.

Графа «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения» оформляется уже после получения уполномоченным лицом материальных ценностей и представления им документов, подтверждающих получение ценностей (накладная, счет-фактура и т. п.).

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей. Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончанию года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

В соответствии с Инструкцией № 17 не допускается выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.

В рамках операций по использованию доверенностей главный бухгалтер организации обязан обеспечить:

  • контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
  • инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;
  • своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т. п.);
  • контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.

Если организации сами отпускают товарно-материальные ценности покупателям, то необходимо учитывать, что отпуск товарно-материальных ценностей не должен производиться в следующих случаях:

  • предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
  • предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
  • непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
  • окончания срока, на который выдана доверенность;
  • получения сообщения получателя об аннулировании доверенности.

При предъявлении представителем покупателя доверенности производящий отпуск товаров сотрудник организации должен испросить у принимающего лица удостоверяющий личность документ (паспорт или др.) и сверить его реквизиты с реквизитами документа, указанного в доверенности. Кроме того, необходимо проверить, не просрочена ли доверенность. Срок ее действия указывается на бланке доверенности. Если на бланке доверенности не указан срок ее действия, она признается ничтожной (ст. 186 ГК РФ).

Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются представителями поставщика при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемосдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой — подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю. По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Пример заполнения доверенности приведен далее.

Здравствуйте.
Какого-либо специального нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи доверенностей на получение товаров, в настоящее время не существует, поэтому организации, оформляя доверенности на получение товарно-материальных ценностей, могут руководствоваться ст. ст. 185 — 189 ГК РФ либо положениями Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 N 17.
Согласно п. 11 данной Инструкции при централизованном завозе и доставке товаров и материалов предприятиям, торговым и другим организациям отпуск товаров и материалов поставщиками (предприятиями, оптовыми организациями и т.п.) может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель товаров (материалов) обязан показать поставщикам образец печати (штампа), которой материально ответственное лицо, получившее завезенный товар (материал), скрепляет на экземпляре сопроводительного документа (накладной, счете и т.п.), остающемся у поставщика, свою подпись о получении названных ценностей.
Судебная практика считает доказанным факт поставки товара покупателю, если товар был получен работником покупателя, а на накладной имеется оттиск печати покупателя (Определения ВАС РФ от 29.11.2010 N ВАС-15924/10, от 26.02.2009 N 1812/09, Постановления ФАС ВВО от 01.12.2008 N А82-10250/2007-38, от 18.12.2008 N А43-30902/2007-15-792, от 20.11.2008 N А28-4380/2008-114/6, ФАС ЗСО от 09.06.2009 N Ф04-3061/2009(7274-А70-28) и др.).
Данный вывод судов различных инстанций основывается на ст. 402 ГК РФ, согласно которой действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника. Должник отвечает за эти действия, если они повлекли неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства.
В случае принятия товара работником покупателя, который в момент получения товара проставит оттиски печатей покупателя на накладных, доверенность на получение товара у такого лица не требуется. Не нужна доверенность и в случае приемки товара на складе покупателя. Однако поставщику необходимо удостовериться, что получатель товара является работником покупателя.
(из публикации «Печать заменит доверенность»,М. Галимов, опубликовано: 30.08.2011,КМ Консалтинг)

Заявление заполняется на русском языке родителем, имеющим (имевшим) право на материнский капитал, а при отсутствии права на материнский капитал – любым родителем, который записан в свидетельстве о рождении ребенка, или опекуном.
В заявлении указывается:

(1) Наименование территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации, в который подается заявление.

(2) Фамилия, имя, отчество заявителя – указываются фамилия, имя и отчество гражданина полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Отчество указывается при его наличии.

(3) Фамилия, которая была при рождении – указывается фамилия, которая была у заявителя при рождении, на основании данных свидетельства о рождении.

(4) Статус заявителя – заполняется в зависимости от того, кто является владельцем государственного сертификата на материнский капитал (мать; отец; мужчина – единственный усыновитель; ребенок), а при отсутствии права на материнский капитал – кто записан в свидетельстве о рождении ребенка или опекун.

(5) Страховой номер индивидуального лицевого счета заявителя (в формате ХХХ ХХХ ХХХ YY).

(6) Фамилия, имя, отчество получателя – значения фамилии, имени и отчества должны совпадать со значениями этих реквизитов владельца государственного сертификата на материнский капитал (представителя), родителя, который записан в свидетельстве о рождении ребенка, или опекуна.

(7) Номер телефона заявителя в формате код страны (+7 для России), код оператора (ХХХ) или код города (ХХХ), номер (ХХХХХХХ).

(8) Фамилия, имя, отчество представителя – указываются фамилия, имя и отчество физического лица полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Отчество указывается при его наличии.

Сведения о представителе (заполняются в случае, если заявление подается через представителя)

Данные законного представителя несовершеннолетнего или недееспособного лица заполняются в случае, если владельцем сертификата является ребенок (к законным представителям относятся опекун, попечитель, родитель, усыновитель). Данные доверенного лица заполняются в случае подачи заявления через доверенное лицо на основании доверенности.

(9) Почтовый адрес; (10) адрес места жительства; (11) адрес фактического проживания (заполняется одно из значений) — почтовый индекс, регион (для региональных центров наименования регионов могут не указываться), округ (автономия), район (для районных центров наименования районов могут не указываться), город, внутригородской район, населенный пункт, улица, номер дома, номер строения, номер владения, номер корпуса, квартира.

(12) Контактный телефон в формате код страны (+7 для России), код оператора (ХХХ) или код города (ХХХ), номер (ХХХХХХХ).

(13) Документ, удостоверяющий личность представителя (наименование документа, серия и номер, наименование органа, выдавшего документ, код подразделения, дата выдачи).

(14) Страховой номер индивидуального лицевого счета представителя (в формате ХХХ ХХХ ХХХ YY).

(15) Документ, подтверждающий полномочия представителя – наименование документа, серия и номер, наименование органа, выдавшего документ, дата выдачи (к таким документам относятся: нотариально удостоверенная доверенность или доверенность, приравненная к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации или решение уполномоченного органа в сфере опеки, попечительства и патронажа (в отношении недееспособных, ограниченно дееспособных граждан, а также детей, оставшихся без попечения родителей, детей, помещенных под надзор в организации для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, если таковые являются заявителем).

В пункте 8 «Прошу предоставить ежемесячную выплату на ребенка (детей)» в зависимости от того, на какое количество детей в возрасте до трех лет запрашивается выплата, указывается:

(16) Фамилия, имя, отчество ребенка – фамилия, имя и отчество ребенка полностью, без сокращений, в соответствии со свидетельством о рождении.

(17) Реквизиты актовой записи из свидетельства о рождении. При этом серия и номер свидетельства о рождении не указываются (дата документа «от» – дата составления акта о рождении в соответствии со свидетельством о рождении.

(18) Номер акта – номер записи акта о рождении в соответствии со свидетельством о рождении.

(19) Наименование органа ЗАГС, составившего запись в соответствии со свидетельством о рождении.

(20) Дата рождения – число, месяц, год рождения ребенка в соответствии со свидетельством о рождении.

(21) Место рождения – в соответствии со свидетельством о рождении.

(22) Гражданство ребенка – указывается на основании одного из следующих документов:

а) Свидетельство о рождении;

б) Штамп установленного образца, проставляемый в верхней части оборотной стороны свидетельства о рождении;

в) Запись о наличии у ребенка гражданства Российской Федерации в паспорте (или в заграничном паспорте) родителя – гражданина России, заверенного печатью ОУФМС;

г) Заграничный паспорт ребенка.

(23) Страховой номер индивидуального лицевого счета ребенка в формате ХХХ ХХХ ХХХ YY.
Если СНИЛС еще не оформлен, достаточно указать имя и дату рождения ребенка, после чего страховой номер будет найден автоматически по сведениям реестра ЗАГС и добавлен к заявлению.

Реквизиты кредитной организации:

(1) Наименование учреждения банка – полное или краткое наименование кредитной организации, в которой у заявителя открыт счет для перечисления ежемесячной выплаты.

(2) Банковский идентификационный код (БИК) в формате 9-знаков (ХХХХХХХХХ), начинается на «04».

(3) ИНН в формате 10-значного ИНН юридического лица (ХХХХХХХХХХ), начинается на 301.

(4) КПП в формате 9-значного КПП юридического лица (ХХХХХХХХХ).

(5) Корреспондентский счет в 20-значном формате.

Реквизиты получателя:

(6) Фамилия, имя, отчество получателя – значения фамилии, имени и отчества должны совпадать со значениями этих реквизитов владельца государственного сертификата на материнский капитал (представителя), родителя, который записан в свидетельстве о рождении ребенка, или опекуна.

(7) Счет в кредитной организации, открытый на имя владельца сертификата (представителя) – счет заявителя в банке (лицевой счет, карточный счет клиента, расчетный счет клиента).

Номер, написанный на лицевой стороне карты, не является номером счета. Номер счета карты – это двадцатизначное число, представляющее собой номер расчетного счета клиента банка, аналогичный любому другому банковскому счету. Для получения сведений о номере счета, необходимо обратиться в кредитную организацию, выпустившую данную карту.

Назначение платежа – Ежемесячная выплата.

Заявление о предоставлении ежемесячной выплаты