Деловое письмо по английски

Содержание

Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.

Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.

Формальный язык

To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).

Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).

Dear Mr./Ms./Mrs. Johns — Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).

Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).

Менее формальный язык

Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).

Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).

Начало переписки

Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.

Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…
Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами
With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…
With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…

В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:

I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Запрос/Просьба

За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.

Например:

We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…
We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…

Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Так, можно написать:

I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….

Хорошие новости

Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:

I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…
We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…
I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…

Плохие новости

Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.

Начать данную часть можно со слов:

We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…
This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.
I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…

Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.

Примеры фраз:

Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…

Завершение письма

Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.

Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).

Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).

Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).

Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.

Английский язык давно стал неотъемлемой частью нашей жизни. Этот международный язык, или лингва франка, как его также называют, нужен для поступления в заграничные университеты, во время командировок в другие страны, на отдыхе и, конечно, на рабочем месте. «Рабочее” общение с иностранными коллегами и партнерами может быть устным (например, по телефону) и письменным (например, по электронной почте). Если с устным общением все более-менее ясно, то деловая переписка на английском имеет ряд специфических особенностей. Каких именно? Давайте разбираться вместе!

Ключевое отличие деловой переписки от других способов коммуникации заключается в том, что она носит формальный, то есть официальный, характер. Деловые письма выдержаны в строгом стиле и заметно отличаются от дружеской переписки. Ниже мы обозначим некоторые моменты, которые важно учитывать при написании бизнес-писем.

  1. Краткость – сестра таланта

Главная функция деловой переписки – информативная. Это значит, что ваша цель – четко, емко и сжато изложить все необходимые факты, ни на йоту не отклоняясь от главной темы письма.

  1. Ничего личного!

Все деловые письма носят безличностный характер. Ни в коем случае нельзя задавать вопросов, которые не имеют непосредственного отношения к работе. Если вы лично не знакомы со своим иностранным партнером (или же начали сотрудничать с ним совсем недавно), будет крайне неуместно спрашивать его про то, как он провел выходные, есть ли у него жена и чем он занимается в свободное время.

  1. Шутки в сторону

Юмор – табу. Старайтесь быть максимально выдержанным и серьезным. Не всегда то, что хорошо во время общения с приятелями и родственниками, подходит для более серьезных ситуаций.

  1. Скажите «НЕТ” эмоциональности

Деловой этикет не предполагает излишней экспрессивности. Избегайте восклицательных знаков, сравнений и прочих средств речевой выразительности. Чем проще – тем лучше. Не стремитесь к украшательству! Особенно это касается тех случаев, если ваш уровень владения английским далек от совершенства.

  1. Грамматика, орфография и пунктуация

Семь раз отмерь – один раз отрежь. Это же правило действует и здесь. Прежде чем отправить письмо, проверьте его на наличие ошибок. Это очень важный момент. Вы можете быть очень талантливым специалистом в своей сфере, но, если вы пишете с ошибками на английском, это все равно будет красноречиво говорить о вашей некомпетентности.

  1. Не изобретайте велосипед

Формальные письма – царство клише. В деловой переписке постоянно используются устойчивые слова и фразы. Не пытайтесь быть оригинальными, пишите в наиболее подходящем для таких писем формате.

  1. Четкая структура.

Все деловые письма на английском языке имеют четкую структуру. Пожалуй, это самый главный пункт. Предлагаем вам подробнее рассмотреть, из каких частей состоит идеальное бизнес-письмо на английском.

Деловое письмо на английском языке: структура, готовые фразы и примеры

Начнем с того, что существует два основных типа писем. Во-первых, это уже не пользующиеся популярностью «живые” письма, которые посылаются адресату по почте. Во-вторых, это более привычные нам электронные письма, или emails. Рассмотрим каждый тип деловой корреспонденции.

«Обыкновенное” письмо

1. Информация об отправителе

Типичное официально-деловое письмо начинается именно с указания данных о его отправителе. Если письмо отправляете вы, то в правом верхнем углу листа укажите:

  1. Свою фамилию и имя (в любом порядке)
  2. Занимаемую должность
  3. Название организации, в которой вы работаете
  4. Номер вашего дома и улицу (или адрес вашего офиса)
  5. Город и почтовый индекс
  6. Страну

Например:

2. Дата

После указания страны в предыдущем разделе, сделайте отступ в три строки и напишите дату. В английском языке существует несколько способов обозначения дат, и все из них являются верными:

  • September 23, 2018;
  • 23 September, 2018;
  • 23thSeptember, 2018;
  • September 23th, 2018;
  • 23Sept. 2018;

Обратите внимание на последний вариант, где используется сокращение Sept. Если вы отдадите предпочтению этому способу указания дат, выучите сокращения для всех месяцев:

Соединяем 1 и 2 пункты:

Небольшое замечание: для обозначения дат лучше не использовать цифры. Это связано с тем, что в Европе и Америке могут по-разному интерпретировать вашу запись:

  • 10.2018 – 11 октября 2018 (Европа и Великобритания)
  • 10.2018 – 10 ноября 2018 (Америка)

3. Информация о получателе

Настало время переместиться из левого угла в правый. Здесь вам необходимо указать реквизиты получателя. Следуйте плану:

  1. Обращение, имя и фамилия.

Если вы адресуете письмо мужчине, то используйте обращение Mr., женщине – Mrs. (обращение к замужней женщине) или Ms (обращение к незамужней женщине). В связи с ожесточенными дискуссиями на тему равенства полов многие предпочитают применять Ms. в качестве универсального обращения к любой женщине, не зависимо от ее семейного положения.

  1. Занимаемая должность
  2. Название компании, в которой работает ваш адресат
  3. Номер дома и улица
  4. Город и почтовый индекс
  5. Страна

Приведем пример:

Mr. John Campbell
PR manager
Castrol Ltd.
99 Downs Road
Bristol BS6 0YW
United Kingdom

  1. Фраза–приветствие

При выборе приветствия важно учитывать, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. Для формального приветствия лица, чью фамилию вы знаете, используйте фразу:

Dear Ms. / Mr. + фамилия

Если фамилия вам неизвестна, то вы можете написать:

Dear Sir/ Madam или To Whom It May Concern

Более того, существует вариант обращения по должности:

Dear Mr. President

Если вы давно знакомы с этим человеком, допустим вариант, когда после Dear идет имя собеседника:

Dear Alice,

Обратите внимание, что после приветственной фразы ставится запятая. Например:

Dear Mr. Campbell,

I am writing to you…

Но, если вы пишете письмо коллеге из США или Канады, будет целесообразнее поставить двоеточие:

Dear Mr. Campbell:

I am writing to you…

4. Тело письма

Тело письма (то есть его основная часть) также состоит из нескольких пунктов. Как правило, оно включает в себя три части: вступительное предложение, информационное «ядро” и определенный призыв к действию.

Первое предложение обычно носит вводный характер. В нем мы начинаем отвечать на вопрос: «А зачем было написано это письмо?” Другими словами, здесь мы раскрываем цель нашего письма, будь то жалоба, извинение, выражение признательности, запрос определенной информации и так далее.

Приведем примеры вводных фраз (постарайтесь их выучить!):

После того, как мы кратко изложили цель письма, переходим к сути дела – информационному «ядру”. Здесь мы раскрываем все подробности, описываем те или иные детали, даем объяснения, задаем вопросы и так далее.

Проиллюстрируем это на примере:

Dear Ms. Crossley, (приветствие)

И, наконец, третья часть. Чаще всего она представляет собой некий посыл, просьбу или призыв к действию. Например:

Теперь, когда вы примерно понимаете, что такое тело письма, мы бы хотели рассказать о некоторых нюансах, которые также стоит знать. Итак, наши лайфхаки:

  • Откажитесь от сокращений. Никаких «don’t”, «isn’t” и так далее.
  • Следите за грамматикой. Используйте максимально вежливые формы. Например, вместо «Can you, please?” лучше употреблять «Could you, please?”.
  • Не забывайте о Linking words –словах-связках. Они делают нашу речь более структурированной, четкой и красиво оформленной. Советуем выучить следующие варианты:
  • Применяйте устоявшиеся клишированные фразы для выражения своей точки зрения

5. Заключение

В конце письма мы обычно выражаем благодарность или надежду на скорый ответ, желаем всего наилучшего, приглашаем к сотрудничеству и так далее. Как вы уже, наверное, догадались, все эти фразы также являются устоявшимися:

6. Подпись

Логическое завершение любого письма – подпись. Здесь есть следующие варианты:

  1. В обращении (в начале письма) вы указали фамилию адресата. →

Yours sincerely,
John Braun

  1. В обращении (в начале письма) вы не указали фамилию адресата→

Yours faithfully,
John Braun.

  1. Вы достаточно хорошо знаете своего адресата, общаетесь с ним давно и можете позволить себе менее официальную формулировку →

Best wishes / Kind regards / Best Regards,

Например:

Best wishes,
John Braun

Приведем пример полноценного делового письма на английском:

Электронное письмо

На самом деле структура любых деловых писем очень похожа. Однако стоит выделить несколько ключевых моментов, которые характерны только для формата электронных писем:

  1. В электронных письмах нужно указывать тему письма

Это очень важный аспект, который необходимо тщательно продумать. Тема письма должна быть связана с его содержанием. Увидев ее, ваш адресат должен уже примерно понять, о чем дальше пойдет речь. Постарайтесь сделать тему максимально краткой и емкой. Также будет невежливо проигнорировать этот пункт и не заполнить тему вообще.

  1. В электронном письме не нужно указывать реквизиты отправителя и получателя.
  2. Приветствие, тело письма и заключение ничем не отличаются от тех же разделов в «обыкновенном” бумажном письме(см.выше).
  3. В электронных письмах часто встречаются аббревиатуры.

Какие именно? Например, PTO – paid time off (отпуск), SOB –start of business day (начало рабочего дня), FYI – for your information (для вашего сведения) и так далее. Главное – никогда не используйте подобные сокращения не в электронных письмах.

Изучите пример делового электронного письма:

Надеемся, что теперь вы поняли, как нужно вести деловую переписку на английском языке. Осталось лишь ответить на один вопрос: «Что делать, чтобы научиться писать такие письма?” Дадим пару рекомендаций!

1. «Подтяните” грамматику

Для того чтобы ваши письма звучали убедительно, освойте все основные времена, изучите, почему и в которых случаях употребляются артикли и прочие, кажущиеся незначительными, однако, невероятно важные аспекты. Особое внимание необходимо уделить на модальные глаголы, условные и каузативные конструкции – они часто встречаются в официально-деловых документах.

2. Расширьте свой словарный запас

Для свободного выражения своих мыслей, необходимо знать соответствующие слова. Иначе, на написание одного короткого письмеца вы потратите целый день. Неинтересная перспектива, правда?

3. Пользуйтесь качественными англо-английскими словарями

Если вы владеете английским на достаточно хорошем уровне, попробуйте отказаться от англо-русских словарей. Еще один момент: если вы проверяете слово в словаре, смотрите, какая пометка там стоит. Во многих изданиях указывается, какой является эта лексическая единица–formal(«официально-деловой”), neutral (нейтральной) или informal(разговорной). При написании деловых писем вас должны интересовать фразы с пометкой formal или neutral.

4. Читайте больше бизнес-литературы

Чтобы вам было проще запомнить устоявшиеся выражения, читайте больше литературы по этой теме. Да, это немного скучно, зато полезно. Вы сами заметите, что перестанете долго думать над тем, как же сформулировать свои мысли.

5. Заведите словарик с полезными клише

Не всегда получается запомнить все фразы наизусть. Чтобы не совершить много досадных ошибок, выпишите самые полезные выражения и слова и всегда имейте их под рукой на своем рабочем месте.

6. Находите время для практики

Чтобы поднатореть в написании писем, нужно написать много писем. Можете придумать себе виртуального адресата из Лондона/Нью-Йорка и вести с ним одностороннюю деловую переписку. Поверьте, если вы составите 15-20 деловых писем у себя дома, вам станет гораздо проще и быстрее писать их и на рабочем месте!

Если вы все еще испытываете трудности при написании бизнес-писем на английском, не беда! Записывайтесь на занятия в Wall Street English! Наши опытные преподаватели восполнят ваши пробелы и научат вас общаться и вести полноценную переписку на языке Шекспира! Главное – не сдавайтесь, пробуйте и старайтесь. Мы уверены, что при желании любой человек может отлично овладеть английским!

Деловой английский язык весьма актуален в наше время. Современный ритм жизни требует умения написания делового письма на английском языке. Поговорим об основных пунктах написания делового письма на английском языке, рассмотрим примеры и образцы деловых писем.

Как писать деловое письмо на английском правильно?

Не стоит забывать, что деловое письмо не должно быть слишком длинным и пространным. Не нужно «растекаться по древу» или «лить воду», это отнимет много времени у получателя. Сразу приступите к изложению сути, будьте максимально точны и кратки. Помните, что «краткость – сестра таланта»! Также, не забывайте о правилах вежливости, не будьте резки и грубы, иначе это оттолкнет получателя.

По каким правилам пишется деловое письмо?

Итак, мы пишем деловое письмо. Мы уже упоминали на нашем сайте основные правила, которых требует написание бизнес корреспонденции на английском языке. Но если вы их забыли, то позвольте их вам напомнить. Итак, правила написания делового письма выглядят следующим образом:

  • Текст послания нужно разделить на абзацы, не соблюдая красную строку
  • Полное имя отправителя или название компании с ее адресом нужно указать в верхнем левом углу письма
  • Имя адресата и название компании нужно указать с новой строки
  • Через три строки или в верхнем правом углу послания нужно указать дату отправления
  • Основной текст помещается в центральной части письма
  • Главную мысль послания нужно начинать с причины обращения
  • Завершать письмо нужно словами благодарности
  • Через четыре строчки помещаются полное имя автора и должность
  • Подпись автора помещается между приветствием и именем.

Ну что же, мы вспомнили правила, теперь можем рассмотреть написание самого делового послания на английском языке.

Пишем деловое письмо на английском

Деловое письмо требует тщательного обдумывания того, что вы собираетесь сообщить получателю. Пишите кратко и по делу. Представляем вам образец делового письма или послания на английском языке, который поможет вам составить свое письмо:

Mrs Aman­da Way
Bridge-com­pa­ny
Office 708, Entrance 1D
Alley Street
Bris­tol
Great Britain

30 June 2008

Dear Mrs Way (Дорогая миссис Вэй),

I’m writ­ing to you to ask for your help (Я пишу вам, чтобы попросить о помощи). I know you said that Mr Green is your friend. (Я знаю, вы говорили, что мистер Грин ваш друг). I also know that he is a very good jour­nal­ist, that’s why I need his help in my activ­i­ty (Я также знаю, что он очень хороший журналист, поэтому мне нужна его помощь в моей деятельности). Please, can you intro­duce me to Mr Green? (Пожалуйста, могли бы вы представить меня мистеру Грину?) I would be very thank­ful to you! (Я был бы вам очень благодарен).

Please, write me if you agree and sched­ule an appoint­ment with me and Mr Green. (Пожалуйста, напишите мне, согласны ли вы и назначьте встречу со мной и мистером Грином).
I look for­ward to get your answer (Я жду вашего ответа). My best regards to your hus­band (Мои наилучшие пожелания вашему супругу).

Yours sin­cere­ly,
Dick Smith
Dc Col­lege Pro­fes­sor

Рассмотрим еще один пример того, как выглядит деловое письмо на английском языке. Пусть это будет пример ответа на предыдущее послание:

Mr Dick Smith
Dc Col­lege
Office 102, Entrance 1A
Main Street
Bris­tol
Great Britain

1 July 2008

Dear Mr Smith (Дорогой мистер Смит),

I’ve got your let­ter, and I am glad to help you (Я получила ваше письмо и буду рада вам помочь). I have spo­ken with Mr Green and he said that he is free on Sun­day at 12.00 (Я поговорила с мистером Грином, он сказал, что он свободен в воскресенье в 12 часов). You can come to the restau­rant «White Owl”, I will be there wait­ing for you and him. (Вы можете прийти в ресторан «Белая сова», я буду ждать вас и его там).

My best regards to your fam­i­ly (С наилучшими пожеланиями вашей семье).
Yours sin­cere­ly,
Aman­da Way
Bridge-com­pa­ny

Вот такой пример ответа у нас получился. В данном письме мы рассматриваем согласие. Если же нужен отказ, то напишите о том, что вы не согласны и причину вашего отказа.

Образец делового письма на английском – правила и примеры

Какие фразы использовать в деловом письме?

Деловые послания, как и все остальные документы, требуют определенной лексики. Следовательно, в этот раздел входят деловые выражения и фразы. Поговорим о выражениях, которые обычно входят в деловое послание на английском языке. Мы хотим предложить вашему вниманию общие примеры фраз, которые помогут вам в написании бизнес корреспонденции. Примеры этих предложений для такого послания — это выражение вежливости и лаконичности.

Примеры благодарности:

  • I am writ­ing to thank you for… — Пишу вам, чтобы поблагодарить вас за…
  • It was very kind of you to… – Было приятно с вашей стороны…
  • We appre­ci­ate your kind­ness… – Мы ценим вашу доброту…
  • I am grate­ful for your advice/help – Я благодарен за ваш совет/помощь

Примеры извинения:

  • I apol­o­gize for… – Я прошу прощения за…
  • Get our apolo­gies for… – Примите наши извинения за…

Пример выражения удовлетворения:

  • I take plea­sure of… – Я очень рад…
  • We are glad that you… – Мы рады, что вы…

Пример просьбы:

  • Please inform me about… – Пожалуйста, проинформируйте меня об…
  • We kind­ly ask you to… – Мы просим вас…
  • Please, let me know… – Пожалуйста, дайте мне знать…

Как вы можете убедиться, деловая корреспонденция – это не так уж и сложно, как может показаться на первый взгляд. Дерзайте, пишите деловые письма, пробуйте, и у вас все получится!

Из этой статьи вы узнаете:

  • Каковы общие правила написания деловых писем на английском

  • Какую структуру должно иметь деловое письмо на английском языке

  • Какие стандартные фразы используются для составления делового письма на английском

  • Как написать деловое электронное письмо на английском

  • Каких ошибок стоит избегать при написании делового письма на английском

Форма, а также содержание любого письма определяются его характером, целью и тем, к кому вы обращаетесь. Принято подразделять письма на деловые и личные. Они имеют единую структуру, однако деловое письмо должно удовлетворять некоторым требованиям, нарушение которых недопустимо в бизнес-среде. В данной статье мы разберемся, как написать деловое письмо на английском, чтобы оно соответствовало всем правилам делового общения.

Общие правила, как написать деловое письмо на английском языке

Составляя деловое письмо, стремитесь к тому, чтобы оно не походило на обычное персональное послание. Для этого строго придерживайтесь общепринятых правил и норм делового письма. Безукоризненность во всех смыслах — вот основная черта деловой переписки. Любое малейшее отступление от принятых правил может привести к тому, что деловое письмо утратит свою силу.

Главные отличительные свойства делового письма — это его структурированность и наличие разнообразных реквизитов, ясность, лаконичность, соблюдение логической последовательности, официальный стиль, сдержанность, смысловая завершенность, стандартизированность. В деловом письме не должны присутствовать просторечия, жаргон, модальные глаголы, междометия. Официально-деловой стиль помогает выразить непредвзятое мнение человека по какому-либо вопросу, показывает логичность текста, который не содержит в себе эмоциональной оценки и является объективным.

Как написать деловое письмо на английском языке правильно? Прежде всего, необходимо обеспечить смысловую точность используемых фраз. Чтобы не допустить появление двусмысленности, стоит использовать в официально-деловых документах речевые фразы-клише. Многолетняя практика послужила образованию множества общепринятых фраз-клише, которые способствуют написанию лаконичных деловых писем. Благодаря им вы напишите деловое письмо гораздо быстрее, и вам не потребуется затрачивать время на поиск верных и подходящих фраз. Используйте устоявшиеся выражения, составление делового письма по аналогии сильно упростит вашу задачу.

Существует ряд правил, соблюдая которые вы сможете написать деловое письмо на английском:

  1. Текст должен подразделяться на абзацы (без красной строки).

  2. Имя отправителя, а также наименование организации, ее контактные данные располагаются в верхнем углу справа страницы.

  3. Затем прописывается имя адресата, а также наименование фирмы, в которую вы отправляете деловое письмо, ее контактные данные (с новой строки).

  4. Опустившись на 3 строчки вниз страницы, пропишите дату отправления письма (можно указать дату также и в верхнем правом углу страницы).

  5. Текст делового письма размещается посередине.

  6. Основная мысль письма должна начинаться с фразы, указывающей на цель составления письма, например: «I am writing to you to …».

  7. Завершается письмо выражением благодарности: «Thank you for your prompt help…», а также словами: «Yours sincerely,», когда автор письма знает имя адресата, и фразой: «Yours faithfully», если имя адресата неизвестно.

  8. Опустившись на 4 строки вниз, укажите имя отправителя, а также занимаемую должность.

  9. Свою личную подпись отправитель может поставить между приветствием и именем.

Читайте материал по теме: Методика изучения английского языка: какую выбрать

Как написать деловое письмо на английском языке: структура письма

Чтобы написать деловое письмо на английском, вам необходимо изучить структуру стандартного делового письма, состоящую из фраз-клише. Текст делового письма в английском всегда строго подразделяется на смысловые абзацы, а красная строка не используется. Чаще всего деловое английское письмо пишется на фирменном бланке, где уже прописаны реквизиты компании-отправителя, стоит её эмблема, логотип, полное наименование, указаны контактные данные, банковские реквизиты.

Для наглядности приведем стандартную структуру делового письма на английском:

Адрес отправителя (sender’s address)

Информация об адресе отправителя располагается в верхнем правом углу письма, однако можно также размещать sender’s address и вверху слева. Обратите внимание на порядок написания адреса отправителя. Прежде всего, напишите номер дома, название улицы, затем через запятую номер квартиры. После этого можно указать населенный пункт и его индекс, только после этого прописывается страна.

17 Hillside Road, Apt. 12

London W13HR

5 Nelson Street, Apt. 5

Chicago 19 200

Дата (date)

Дату прописываем чуть ниже адреса. Далее приведены наиболее распространенные способы написания даты:

  • 21 December, 2018;

  • December 21th, 2018;

  • December 21, 2018;

  • 21th December, 2018.

Адрес получателя (inside address)

Логика составления блока с адресом получателя подчиняется тем же правилам, что и адрес отправителя, только размещается inside address слева.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

  • Как можно выучить английский язык: советы и рекомендации

  • Учитель английского языка онлайн: преимущества и особенности

  • Дистанционное обучение по английскому языку: почему стоит попробовать

Обращение (salutation)

Фраза обращения будет изменяться в зависимости от того, хорошо ли вы знаете адресата, а также от того, мужчина это или женщина. Так, к собеседнику, которому вы пишите впервые, следует обращаться:

  • (Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин;

  • (Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам;

  • Gentlemen, — Господа.

Используйте эти фразы, когда пишите собеседнику, которого знаете недостаточно хорошо:

  • Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер;

  • Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине);

  • Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер, (по отношению к замужней женщине).

Полуофициальное письмо может содержать в себе такие фразы, как, например:

  • Dear Colleague, — Уважаемый коллега;

  • Dear Editor, — Уважаемый редактор;

  • Dear Reader, — Уважаемый читатель.

Обращение размещается слева сразу под блоком с адресом получателя, после обращения необходимо поставить запятую.

Вступление (opening sentence)

Вступление представляет собой вводную фразу:

  • We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).

  • We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).

  • We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

Читайте материал по теме: Как выучить английский текст быстро и надолго

Непосредственно сам текст письма (body of the letter)

Главный текст пишется согласно всем законам логики, его можно подразделять на абзацы. Первый абзац содержит в себе информацию о цели написания письма.

  • We would like to point out that… — Мы хотели бы обратить ваше внимание на …

  • I’m writing to let you know that… — Я пишу, чтобы сообщить о …

  • We are able to confirm to you… — Мы можем подтвердить …

  • I am delighted to tell you that… — Мы с удовольствие сообщаем о …

  • We regret to inform you that… — К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

Следующий абзац содержит в себе подробное описание проблемы, которую стремится решить отправитель. В этом же блоке прописываются вопросы к адресату, также отправитель выражает свое мнение по поводу того, что обсуждается в письме.

  • I am a little unsure about… — Я немного не уверен в …

  • I do not fully understand what… — Я не до конца понял…

  • Could you possibly explain… — Не могли бы вы объяснить…

  • I am afraid that … — Боюсь, что…

  • We would also like to inform you … — Мы так же хотели бы сообщить вам о…

  • Regarding your question about … — Относительно вашего вопроса о…

  • In answer to your question (enquiry) about … — В ответ на ваш вопрос о…

  • I also wonder if… — Меня также интересует…

Третий абзац состоит из пожеланий, предложений и вариантов решения поставленной задачи, здесь же выражаются надежды на будущее сотрудничество с адресатом.

  • Could you possibly… — Не могли бы вы…

  • I would be grateful if you could … — Я был бы признателен вам, если бы вы …

  • I would like to receive… — Я бы хотел получить…

  • Please could you send me… — Не могли бы вы выслать мне…

Последний абзац включает в себя итоговое предложение, завершающее основной текст делового письма.

  • I would be delighted to … — Я был бы рад …

  • I would be happy to… — Я был бы счастлив…

  • I would be glad to… — Я был бы рад…

Заключение (closing sentence)

Завершающий этап составления делового письма — заключение (closing sentence). Этот блок состоит из благодарности адресату за его внимание, а также выражает надежду на продолжение общения.

  • I look forward to … — Я с нетерпением жду…

hearing from you soon — когда смогу снова услышать вас;

meeting you next Tuesday — встречи с вами в следующий вторник;

seeing you next Thursday — встречи с вами в четверг.

  • Please acknowledge receipt — Пожалуйста, подтвердите получение.

  • Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information — Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации.

Завершающая вежливая фраза (complimentary close)

Сomplimentary close составляется по тому же принципу, что и обращение, то есть в зависимости от адресата. Если вы обращаетесь к знакомому человеку, можно употребить фразу: «Yours sincerely», а если вы пишите малознакомому адресату, то «Yours faithfully».

Подпись отправителя (signature)

Signature располагается после завершающей фразы. Не забывайте, что подпись должна быть расшифрована, также ниже указывается занимаемая должность отправителя.

Приложение (enclosure)

Во вложениях к письму могут быть дополнительные файлы, о которых необходимо уведомить при помощи обозначения «Enc.».

Читайте материал по теме: Идиомы английского языка: секреты легкого общения

Как написать деловое письмо на английском языке, используя стандартные фразы-клише

1. Оpening sentence (вступление, в котором ссылаются на предыдущую коммуникацию):

  • Thank you for your e-mail of (date)…

Спасибо за ваше письмо от (числа)

  • Further to your last e-mail…

Отвечая на ваше письмо…

  • I apologise for not getting in contact with you before now…

Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

  • Thank you for your letter of the 5th of March.

Спасибо за ваше письмо от 5 Марта.

  • With reference to your letter of 23rd March.

Относительно вашего письма от 23 Марта.

  • With reference to your advertisement in «The Times».

Относительно вашей рекламы в Таймс.

2. Описание цели делового письма:

  • I am writing to enquire about

Я пишу вам, чтобы узнать…

  • I am writing to apologise for

Я пишу вам, чтобы извиниться за…

  • I am writing to confirm

Я пишу вам, что бы подтвердить…

  • I am writing in connection with

Я пишу вам в связи с …

  • We would like to point out that…

Мы хотели бы обратить ваше внимание на …

3. Используйте следующие фразы, чтобы попросить адресата о чем-либо:

  • Could you possibly…

Не могли бы вы…

  • I would be grateful if you could …

Я был бы признателен вам, если бы вы …

  • I would like to receive

Я бы хотел получить……

  • Please could you send me…

Не могли бы вы выслать мне…

4. Следующие фразы покажут адресату, что вы согласны с оговоренными условиями:

  • I would be delighted to …

Я был бы рад …

  • I would be happy to

Я был бы счастлив…

  • I would be glad to

Я был бы рад…

5. При помощи данных фраз-клише вы сможете сообщить адресату плохие известия:

  • Unfortunately …

К сожалению…

  • I am afraid that …

Боюсь, что…

  • I am sorry to inform you that

Мне тяжело сообщать вам, но …

  • We regret to inform you that…

К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

6. Какой фразой лучше всего указать на вложения к письму:

  • We are pleased to enclose …

Мы с удовольствием вкладываем…

  • Attached you will find …

В прикрепленном файле вы найдете…

  • We enclose …

Мы прилагаем…

  • Please find attached (for e-mails)

Вы найдете прикрепленный файл…

Читайте материал по теме: Как избавиться от русского акцента в английском

7. Показать свою благодарность можно следующими фразами-клише:

  • Thank you for your letter of

Спасибо за ваше письмо

  • Thank you for enquiring

Спасибо за проявленный интерес…

  • We would like to thank you for your letter of …

Мы хотели бы поблагодарить вас за…

8. Сделать плавный переход с одной темы на другую можно, используя такие выражения как:

  • We would also like to inform you …

Мы так же хотели бы сообщить вам о…

  • In answer to your question (enquiry) about …

В ответ на ваш запрос

  • I also wonder if…

Меня также интересует…

9. Уточнить детали по интересующему вопросу можно, с помощью фраз:

  • I am a little unsure about…

Я немного не уверен в …

  • I do not fully understand what…

Я не до конца понял…

  • Could you possibly explain…

Не могли бы вы объяснить…

10. Проинформировать собеседника о чем-либо:

  • I’m writing to let you know that…

Я пишу, чтобы сообщить о …

  • We are able to confirm to you…

Мы можем подтвердить …

  • I am delighted to tell you that…

Мы с удовольствие сообщаем о …

  • We regret to inform you that…

К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

11. Сообщить о том, что вы готовы помочь партнеру в какой-либо ситуации:

  • Would you like me to…?

Могу ли я (сделать)…?

  • If you wish, I would be happy to…

Если хотите, я с радостью…

  • Let me know whether you would like me to…

Сообщите, если вам понадобится моя помощь.

12. Напомнить адресату о встрече, договоренности, или о том, что вы ожидаете его скорейшего ответа на письмо:

  • I look forward to …

Я с нетерпением жду,

  • hearing from you soon

когда смогу снова услышать вас

  • meeting you next Tuesday

встречи с вами в следующий Вторник

  • seeing you next Thursday

встречи с вами в Четверг

13. Подпись:

  • Kind regards,

С уважением…

  • Yours faithfully,

Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)

  • Yours sincerely,

(если имя Вам известно)

Читайте материал по теме: Лучшие способы выучить английский язык

Шаблон делового письма на английском языке

Деловой стиль письма включает в себя множество видов и типов писем. Поэтому после знакомства со структурой, стоит приступить к изучению готовых образцов наиболее распространенных деловых писем.

Каждый вид делового письма обладает своими общепринятыми шаблонами, которые включают в себя устоявшиеся выражения и клише. Рассмотрим, как написать деловое письмо на английском языке в нескольких его вариантах.

Письмо-рекомендация на английском языке

Данный вид делового письма заключает в себе умения, теоретические знания, служебные обязанности сотрудника. Кроме того, в письме приводятся отзывы о его работе от прошлого работодателя. В таких деловых письмах на английской языке употребляются следующие устойчивые фразы:

  • I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…

  • …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.

  • …distinguished himself / herself b… показал себя как…

  • His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…

  • He/she is creative person… Он/она креативная личность…

  • His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…

  • While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…

  • His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было…

  • His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…

  • The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…

  • I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.

  • I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника

Письмо-поздравление на английском языке

Такое письмо составляется, когда человеку необходимо в официальной форме выразить свои поздравления деловому партнеру или же коллеге по работе. Основная часть текста в нем гораздо меньше, чем в письме-рекомендации. Однако особенность поздравительного письма заключается в его повышенной эмоциональной выразительности, это отличает его от других видов писем в деловой английской переписке.

В поздравительном письме можно использовать следующие фразы:

  • Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!

  • In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!

  • Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Для большей наглядности рассмотрим один пример английского поздравительного письма в деловой переписке.

Материал для скачивания: Пример письма-поздравления на английском языке

Сопроводительное письмо для резюме

Такой вид писем необходим при устройстве специалиста на новую должность. Первый блок делового сопроводительного письма на английском языке содержит в себе информацию о должности, которую планирует занять сотрудник, также можно сказать пару слов о том, откуда претендент узнал о вакансии.

Проследите, чтобы первая часть делового сопроводительного письма состояла максимум из 2-3 предложений. Следующий абзац посвящается образованию, которым обладает сотрудник, его опыту работы и полученным навыкам. В третьем абзаце стоит упомянуть о резюме, которое сопровождает деловое письмо. В этой же части делового сопроводительного письма лучше всего сообщить о том, что претендент на должность готов пройти собеседование и стремится занять вакантную должность. В завершение сопроводительного делового письма на английском языке важно выразить свою благодарность за то, что адресат прочитал письмо.

Перечислим наиболее часто употребляемые фразы сопроводительного делового письма на английском:

  • I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …

  • Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …

  • I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.

  • I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…

  • Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Письмо-приглашение в деловой переписке на английском

В бизнес-среде постоянно происходят разнообразные мероприятия, встречи, конференции или презентации. Чтобы создать дружественные отношения с компаниями-партнерами, пригласите руководителя на такое мероприятие или встречу, отправив ему деловое письмо-приглашение на английском.

При составлении письма-приглашения особое внимание уделите деталям, например:

  • Используйте полное имя делового партнера.

  • Пишите компактное деловое письмо, прочтение которого не займет много времени.

  • Используйте уместный юмор.

  • Высылайте письмо-приглашение заранее.

Основные фразы письма-приглашения:

  • You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…

  • Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Материал для скачивания: Пример пригласительного письма на английском языке

Деловое письмо-ответ на английском языке

Получая деловое письмо, компания непременно должна ответить на него. Структура письма-ответа в английской деловой переписке идентична структуре других типов писем.

Составляйте ответное письмо, используя такие фразы как:

  • Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.

  • We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…

  • We shall be only too pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить Вам…

  • Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Читайте материал по теме: Онлайн изучение английского языка: инструменты и сервисы

Как написать деловое письмо на английском для отправки по электронной почте

Современное деловое общение между компаниями зачастую происходит при помощи электронной почты. Проводя деловую коммуникацию через e-mail, можно решать разнообразные задачи, поставленные перед фирмой. Для того чтобы электронное общение происходило эффективно, придерживайтесь следующих советов по составлению делового письма на английском:

  1. Кто ваш адресат? Деловой партнер, с которым у вас дружественные отношения? Или же это человек, которому вы пишите впервые? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, должно ли ваше письмо быть максимально формальным или же его можно написать в более свободном стиле.

  2. Как написать деловое письмо на английском, чтобы оно произвело должный эффект на адресата? Ответ прост: сделайте его кратким и лаконичным. Все виды делового общения должны строиться согласно этому правилу, тем более деловая электронная переписка, потому что такой вариант письма будет восприниматься собеседником труднее. Позвольте адресату предоставить вам такой же краткий ответ. К примеру, используйте не фразу «Let me know what you think», а: «Is 3 PM or 5 PM best for you?».

  3. Тема делового электронного письма на английском должна в полной мере содержать в себе суть вашего вопроса.

  4. В обычной переписке приветствие можно опустить, в то время как написать деловое письмо на английском вам придется с использованием фраз «Dear Sir/Madam».

  5. Первые фразы делового электронного письма должны заключать в себе вашу цель: хотите ли вы ответить, назначить дату встречи, выразить свое мнение по какому-либо вопросу. К примеру: «I am replying to your letter dated 15 January 2018 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing».

  6. Акцентируйте внимание на основной мысли письма, выделив слово заглавной буквой.

  7. Чтобы не допустить искажения текста письма на различных электронных носителях, старайтесь делать строчки, содержащие в себе не более 65 знаков.

  8. Строго придерживайтесь структуры делового письма на английском. В нем обязательно должно быть вступление, основной текст с фактическими данными, а также выводы.

  9. Как написать деловое письмо на английском, которое произведет положительное впечатление на бизнес-партнера? Придерживайтесь принципа KISS (Keep it short and simple). Дело в том, что на почту вашего партнера наверняка приходит множество писем ежедневно. Не тратьте его время длинными и сложными для прочтения электронными письмами.

  10. Не стоит в деловой переписке использовать аббревиатуры, уместные только в неформальном общении как то «IMHO» (In My Honest Opinion) и так далее.

  11. Отправленное электронное письмо невозможно скорректировать или устранить ошибки в нем. Поэтому перед отправкой еще раз перепроверьте правильность всех данных и текстовое содержание письма.

  12. Адрес отправителя и контактные данные размещайте в конце делового электронного письма на английском. Это оптимальный вариант на тот случай, если ваше письмо будет распечатано в бумажном варианте.

  13. Деловое общение по e-mail должно происходить с повышенной активностью. Даже если вы не можете ответить на письмо сразу же, стоит уведомить отправителя, что вы получили его электронное письмо, указав срок, в течение которого можно ожидать ваш подробный ответ.

Читайте материал по теме: Сказуемое в английском языке: виды, правила, примеры

Как написать деловое письмо на английском без ошибок

Мы рассмотрели, как написать деловое письмо на английском, используя общепринятые шаблоны и наиболее распространенные фразы-клише. Однако чтобы выстроить долгосрочные деловые отношения, важно подойти к написанию письма на английском ответственно. Даже если вы отправите деловое письмо с логотипом вашей организации, на фирменном бланке, в стильном конверте, но при этом допустите ошибку, коммуникация с партнерами не будет выстроена.

Ошибка 1. Деловое письмо на английском содержит много воды

Чтобы деловое общение было максимально эффективным, проследите, чтобы объем текста был не больше стандартной страницы А4 и его можно было прочитать сразу же на «одном экране».

Важно, чтобы письмо вызвало интерес у адресата с самого начала его прочтения. Иначе человек не только не станет отвечать вам, но просто не захочет дочитывать письмо до конца и вникать в его смысл.

В той ситуации, когда с помощью делового письма на английском вы общаетесь с хорошим деловым партнером, которого давно знаете, краткость также будет способствовать поддержанию дружественных деловых отношений. Потому что в 21 веке самым ценным ресурсом является время. Не отнимайте его у делового партнера, отправляя ему длинные нечитабельные письма. Покажите ему свое уважение через краткое и лаконичное письмо. А для этого всегда делайте вычитку текста перед его отправкой. Так вы сможете не допустить появление неловких ситуаций, когда в тексте делового письма присутствуют фразы с подтекстом или неприемлемые выражения.

Ошибка 2. Приносить плохие новости

Говорить о плохом в самом начале письма — не самый лучший вариант начала деловой беседы, поэтому лучше не начинать деловое письмо на английском с таких фраз как «Unfortunately, I am afraid that», «I am sorry to inform you that», «We regret to inform you that» и прочее.

Даже если вам необходимо сообщить адресату о появившихся трудностях, ни в коем случае не делайте это сразу же после приветствия. В противном случае у вашего «Dear Mr. Smith» возникнет четкая ассоциация ваших писем с негативными событиями.

Ошибка 3. Сокращения

Недопустимо использовать в деловой переписке сокращения, даже если они уменьшают время прочтения письма. Такие аббревиатуры подходят исключительно для личного общения.

Например, нельзя использовать следующие сокращения:

  • CU (рус. Увидимся).

  • thx/TX (рус. спасибо)

  • RUOK? (рус. Ты в порядке?).

  • FYI (рус. для сведения).

Подобные аббревиатуры можно применять только в электронных деловых письмах, при условии, что вы хорошо знаете собеседника и уверены, что он поймет использованное вами сокращение.

В деловой английской переписке строго запрещается использовать смайлики. Включив их в ваше деловое письмо на английском, вы заработаете репутацию компании, которая относится к деловому партнеру несерьезно и безответственно.

Ошибка 4. Не уведомить адресата о вложениях

Как написать деловое письмо на английском с прилагаемыми файлами, чтобы адресат не обратил на них внимание? Просто не уведомляйте его о вложениях! Даже если вы отправляете деловое письмо в бумажном варианте с вложениями, вы должны дать краткое описание прилагаемых документов, которые могут быть достаточно объемными. Что уже говорить об электронных письмах, в которых вы не стали уведомлять собеседника о вложениях? Можно считать, что с вероятностью до 99 % адресат не станет просматривать их.

Поэтому, чтобы уведомить собеседника о вложениях, используйте следующие фразы:

Ошибка 5. Включать в письмо неуместные шутки

Сарказм и ирония будут восприняты адресатом как невежество. Деловое письмо на английском — не место для юмора и иронии.

Ошибка 6. Изменять формат письма

Не стоит форматировать деловое письмо, внося изменения в цвет текста, или использовать необычные шрифты. Стремясь достичь большей оригинальности, вы лишь получите репутацию легкомысленного делового партнера.

Ошибка 7. Нарушение субординации

Включать в деловое письмо на английском фразы «Best wishes / Best regards» (Всего хорошего), когда вы общаетесь с деловым партнером, неприемлемо. Несмотря на то, что вы можете переписываться с партнером ежедневно по электронной почте, это не значит, что человек стал вашим близким другом. Формальное общение допускает использование стилистически нейтральной фразы «Yours faithfully» (когда вы не знаете имени адресата) и «Yours sincerely» (когда имя адресата известно).