Делопроизводство и документооборот

Содержание

Задача каждого бизнесмена – правильно организовать работу. Только тогда будет развиваться дело. Документооборот – очень важный процесс, поэтому о нем должен знать не только руководящий состав, но и рядовые сотрудники.

Для правильной организации деятельности документооборота в организации помогут знания о разновидностях процесса и ознакомление с нормативными документами, согласно которых стоит придерживаться.

Понятие делопроизводства

В любой организации, не зависимо от формы собственности и выбранной отрасли наблюдается бумажная деятельность. Это всевозможные приказы, протоколы, письма. Все перечисленное – организационно-распорядительные документы.

Делопроизводство – процесс создания документации в организации, придерживающийся определенных требований и правил. Как правило, руководство создает целый штат работников, которые занимаются такой деятельность. Некрупные фирмы складывают подобные обязанности на любого сотрудника.

Термин «делопроизводство» говорит о фиксировании информации на материальном носителе. У истоков организации процесса на фирме создается организационно-распорядительный документ, который в последующем послужит отправной точкой для всех действий.

Термин заслужил всеобщее признание в середине прошлого века, после того, как его обозначили в нормативных документах государственного значения. «Делопроизводство» известно с более давних пор, но ранее оно не заслуживало внимания большинства.

Что такое делопроизводство и документооборот?

Организация существует в согласии с законодательством. В ней необходимы процесс делопроизводства и организация документооборота. Важно разобраться с вопросами – что это такое, в чем особенность осуществления и узнать существующие правила оформления документов. Такое дело возлагается на следующих специалистов: архивариуса, секретаря и работника отдела кадров.

Делопроизводство подразумевают фиксирование информации на бумажном или электронном носителе. Документооборот начинается с процесса создания акта и завершается его исполнением. Впоследствии, документ передается в архив или подлежит уничтожению.

Документооборот подразделяют на внешний и внутренний. Определение вида осуществляется путем обнаружения источника документа – места создания. В самом начале путь деловой бумаги задается создателем.

Внутренний вид документооборота подразумевает следующие шаги:

  • создание;
  • согласование;
  • создание номера регистрации (официальное признание созданного и принятого к исполнению) и указание даты;
  • подписание руководством;
  • оформление письма, распоряжения или приказа с целью дальнейшего хранения в соответствии со сроками и необходимостью;
  • возможность хранения в архиве или уничтожение по истечению срока.

Внешняя разновидность документооборота несколько отличается от внутреннего:

  • входящая документация, поступающая со стороны, ее могут посылать из филиалов, вышестоящих и нижестоящих предприятий, письма граждан, предписания с суда, а также нормативные акты от органов, представляющих власть РФ;
  • все документы, поступившиеся из-за пределов организации, подлежат обязательной регистрации, что доказывает поступлении бумаги в работу;
  • контроль документа, передача исполнителю, его ознакомление и ответ (если затребован);
  • завершающий шаг – перемещение в длительное хранение или архив, а также вероятно уничтожение документа.

Документооборот разделяют и на другие виды, по отношению к руководству фирмы:

  • восходящий – документ от рядового сотрудника и начальнику (объяснительная записка);
  • нисходящий – от руководящего состава к подчиненному (приказ);
  • горизонтальный – обмен между равнозначными должностями (протоколы, акты).

Каждое действие с созданным документом прослеживается. Для фиксации такой информации служат журналы. Варианты организации фиксации:

  • карточки движения;
  • журналы учета движения документов;
  • электронный документооборот (предпочтителен в большинстве предприятий).

Суть судебного делопроизводства

Судебное делопроизводство различно с общей организацией документов. Судебное дело представляет иной список документов и материальных подтверждений. Только верная организация хранения и перемещения предполагают чистоту работы правоохранительной системы. Этот вид делопроизводства обязателен. Такую деятельность осуществляют уполномоченные лица. Ведется постоянный контроль на высшем уровне. Судебный документооборот регламентируется нормативными документами и проходит обязательные этапы. Даже уничтожение документов должно быть в соответствии с определенным сводом правил.

Функции секретаря

Именно секретарь разбирается в бумажных делах лучше всех. Ведь это его профессиональная обязанность. Больше секретаря в организации вряд ли кто разбирается в оформлении документации, перемещении и прочих тонкостях процесса.

Секретариат занимается управлением документов. Организация работы такого состава представляет несколько видов, в зависимости от формы и особенностей деятельности:

  • централизованная – весь состав секретарей занимает отдельный кабинет, подчиняется ведущему секретарю или делопроизводителю;
  • децентрализованная – совместная работа секретарей и иных сотрудников, с обязанностями организации документооборота;
  • смешанная, отмечается на крупных предприятиях.

Тонкости той или иной формы секретариата зависит от выбранной разновидности в фирме.

Инструкция по делопроизводству

В каждой организации создается нормативный документ, не зависимо от масштабов бизнеса и формы собственности. Данный акт диктует правила организации движения документов. Как составить такую инструкцию зачастую не знает ни руководитель, ни секретарь.

Инструкция по делопроизводству – это нормативный акт, созданный для конкретного предприятия. Документ утверждается руководством в виде приказа или распоряжения, в бессрочное пользование. Здесь прописываются все этапы движения приказов, писем, распоряжений и прочих бумаг. В акте указан список должностных лиц, кто имеет право подписывать официальные документы. Здесь же представлены образцы бланков и формуляров.

Ведение делопроизводства

В малых организаций уровень документооборота не велик, примерно до 200 бумаг в год. Вопрос организации такой деятельности не уместен, так как с небольшим объемом справится любой сотрудник и даже руководство.

Ведение документооборота может не касаться прямых обязанностей сотрудника. Если в должностной инструкции это не указано, должен быть создан специальный указ. Здесь прописываются все дополнительно возложенные функции на работника, ответственность и метода поощрения.

Суть кадрового делопроизводства

При любом количестве работников на предприятии возникают трудовые взаимоотношения. Даже, если в штате фирмы всего один человек, ситуация также актуальна. Это дополнительное оформление бумаг и ведение дела. Вопросом организации кадрового делопроизводства больше задумываются небольшие фирмы с малым количеством работников. Так что же это такое и в чем его особенность?

Кадровое делопроизводство – это организация движения определенного вида документов, к которым относится вся трудовая деятельность между сотрудниками и предприятием. Таким видом работы наделяют чаще всего «отдел по персоналу». Сотрудники принимают, обрабатывают и хранят кадровые документы, включая работу с личными данными сотрудников.

Информация таких отделов засекречена, поэтому кадровый документооборот доступен определенному кругу лиц и ведется отдельно от основного.

Оптимизация делопроизводства

Автоматизация процессов на многих предприятиях еще не налажена. Фирмы не принимают новые технологии и ведут документооборот по старинке. На столах таких предприятий собираются кипы бумаг. Вся документация фиксируется в обычных журналах.

Выделяют несколько причин, почему предприятия не хотят использовать новые технологии:

  • негативное отношение сотрудников по отношении к любым нововведениям;
  • ограниченность в средствах.

К вниманию руководителей, стоит отметить, что автоматизация документооборота при серьезных вложениях приводит к значительному повышению экономического эффекта.

Устройство базы данных. Документы

Последнее обновление: 25.03.2018

Всю модель устройства базы данных в MongoDB можно представить следующим образом:

Если в реляционных бд содержимое составляют таблицы, то в mongodb база данных состоит из коллекций.

Каждая коллекция имеет свое уникальное имя — произвольный идентификатор, состоящий из не более чем 128 различных алфавитно-цифровых символов и знака подчеркивания.

В отличие от реляционных баз данных MongoDB не использует табличное устройство с четко заданным количеством столбцов и типов данных. MongoDB является документо-ориентированной системой, в которой центральным понятием является документ.

Документ можно представить как объект, хранящий некоторую информацию. В некотором смысле он подобен строкам в реляционных субд, где строки хранят информацию об отдельном элементе. Например, типичный документ:

{ «name»: «Bill», «surname»: «Gates», «age»: «48», «company»: { «name» : «microsoft», «year» : «1974», «price» : «300000» } }

Документ представляет набор пар ключ-значение. Например, в выражении «name»: «Bill» name представляет ключ, а Bill — значение.

Ключи представляют строки. Значения же могут различаться по типу данных. В данном случае у нас почти все значения также представляют строковый тип, и лишь один ключ (company) ссылается на отдельный объект. Всего имеется следующие типы значений:

  • String: строковый тип данных, как в приведенном выше примере (для строк используется кодировка UTF-8)
  • Array (массив): тип данных для хранения массивов элементов
  • Binary data (двоичные данные): тип для хранения данных в бинарном формате
  • Boolean: булевый тип данных, хранящий логические значения TRUE или FALSE, например, {«married»: FALSE}
  • Date: хранит дату в формате времени Unix
  • Double: числовой тип данных для хранения чисел с плавающей точкой
  • Integer: используется для хранения целочисленных значений, например, {«age»: 29}
  • JavaScript: тип данных для хранения кода javascript
  • Min key/Max key: используются для сравнения значений с наименьшим/наибольшим элементов BSON
  • Null: тип данных для хранения значения Null
  • Object: строковый тип данных, как в приведенном выше примере
  • ObjectID: тип данных для хранения id документа
  • Regular expression: применяется для хранения регулярных выражений
  • Symbol: тип данных, идентичный строковому. Используется преимущественно для тех языков, в которых есть специальные символы.
  • Timestamp: применяется для хранения времени

В отличие от строк документы могут содержать разнородную информацию. Так, рядом с документом, описанным выше, в одной коллекции может находиться другой объект, например:

{ «name»: «Tom», «birthday»: «1985.06.28», «place» : «Berlin», «languages» : }

Казалось бы разные объекты за исключением отдельных свойств, но все они могут находиться в одной коллекции.

Еще пара важных замечаний: в MongoDB запросы обладают регистрозависимостью и строгой типизацией. То есть следующие два документа не будут идентичны:

{«age» : «28»} {«age» : 28}

Если в первом случае для ключа age определена в качестве значения строка, то во втором случае значением является число.

Идентификатор документа

Для каждого документа в MongoDB определен уникальный идентификатор, который называется _id. При добавлении документа в коллекцию данный идентификатор создается автоматически. Однако разработчик может сам явным образом задать идентификатор, а не полагаться на автоматически генерируемые, указав соответствующий ключ и его значение в документе.

Данное поле должно иметь уникальное значение в рамках коллекции. И если мы попробуем добавить в коллекцию два документа с одинаковым идентификатором, то добавится только один из них, а при добавлении второго мы получим ошибку.

Если идентификатор не задан явно, то MongoDB создает специальное бинарное значение размером 12 байт. Это значение состоит из нескольких сегментов: значение типа timestamp размером 4 байта, идентификатор машины из 3 байт, идентификатор процесса из 2 байт и счетчик из 3 байт. Таким образом, первые 9 байт гарантируют уникальность среди других машин, на которых могут быть реплики базы данных. А следующие 3 байта гарантируют уникальность в течение одной секунды для одного процесса. Такая модель построения идентификатора гарантирует с высокой долей вероятности, что он будет иметь уникальное значение, ведь она позволяет создавать до 16 777 216 уникальных объектов ObjectId в секунду для одного процесса.

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

  • Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
  • Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
  • Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
  • Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
  • Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
  • Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

  • регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
  • передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
  • регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
  • получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
  • передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

  • назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
  • эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
  • регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Ответственность

Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Основная ответственность, связанная с ним, лежит в ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП: «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.».

Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные нормативные акты, например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых договорах, то штрафы назначаются за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор.

Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП, уклонение от оформления трудового договора или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Способы организации кадрового делопроизводства

В зависимости от масштабов деятельности компании, ее финансовых возможностей и количества работающих в ней сотрудников кадровым делопроизводством могут заниматься самостоятельное структурное подразделение или специалист по кадровому делопроизводству, также эта функция в компании может быть подработкой в виде совмещения для какого-то работника.

  • Самостоятельное структурное подразделение

Пожалуй, это самый удобный способ организации кадрового делопроизводства и самый простой для соблюдения трудового законодательства. В этом случае есть целое структурное подразделение с начальником отдела кадров во главе и несколькими подчиненными, которые занимаются исключительно вопросами трудовых отношений и кадровыми процедурами. В то же время это и самый затратный способ, который зачастую выбирают только крупные компании с большим штатом сотрудников.

  • Специалист по кадровому делопроизводству

Небольшие организации предпочитают не создавать отдельное структурное подразделение, а выделять отдельную штатную единицу, ответственную за кадровое делопроизводство. Например, это может быть специалист по кадровому делопроизводству.

  • Поручение работнику дополнительной работы в виде совмещения

Такой способ организации кадрового делопроизводства актуален для субъектов малого предпринимательства, которым даже отдельная штатная единица не по карману. Некоторые маленькие организации предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру. В таком случае всегда стоит помнить о требованиях ст. 60.2 ТК РФ:

  • выполнение дополнительной работы может быть поручено работнику только с его письменного согласия (из этого следует, что работодатель не может поручать дополнительную работу только по приказу; поскольку принудительный труд в России запрещен, то это будет считаться нарушением);
  • выполнение дополнительной работы осуществляется в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором;
  • выполнение дополнительной работы осуществляется за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ);
  • поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей).
  • срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника;
  • работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Итак, если вы собираетесь поручить ведение кадрового делопроизводства бухгалтеру, который работает с 9 до 18 часов, прежде всего нужно отразить в штатном расписании такую трудовую функцию, как специалист по кадровому делопроизводству, поскольку исходя из определения, которое дается в ст. 60.2 ТК РФ, это работа по другой профессии (должности), а другая должность, трудовая функция всегда отражается в штатном расписании. То есть единица вводится в штат, но отдельный трудовой договор не оформляется.

Вебинары по кадровому учету

Смотреть

При поручении дополнительной работы работодатель оформляет отдельное письменное соглашение. В письменном соглашении необходимо прописать следующие условия:

  • Срок. В силу ст. 60.2 ТК РФ работодатель обязан прописать срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, что вызывает определенные сложности. Прописать срок можно следующим образом — с такого-то числа до закрытия вакантной должности, при этом закрываться вакансия может по разным причиам: либо ее убирают из штатного расписания, либо другой работник принимается по трудовому договору.
  • Содержание и объем выполняемой работы. В письменном соглашении недостаточно прописать, что работнику поручается в течение установленной продолжительности рабочего времени дополнительная работа по должности специалиста по кадровому делопроизводству. Через двоеточие обязательно нужно раскрыть содержание и объем дополнительной работы: будет ли работник заниматься только приказами о приеме, переводе и увольнении работников или он еще будет вести трудовые книжки и разрабатывать проекты локальных нормативных актов, что будет входит в объем и содержание работы? Все это нужно прописать в дополнительном соглашении.
  • Дополнительная оплата. Так как работодатель не будет знакомить работника со штатным расписанием под роспись, то размер в рублях нужно определить в соглашении.

Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений

Единой классификации кадровых документах, которые появляются в работе, нет. Но можно выделить:

  • Локальные нормативные акты: обязательные; с учетом специфики; иные.
  • Документы по кадровым функциям: договорные документы; распорядительные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; информационно-справочные документы; «архивные» документы.

Разрабатывать документы может только работодатель. Кадровику или бухгалтеру могут поручить разработать проект документа. Самым главным при разработке документов, помимо Трудового кодекса, является ГОСТ р 6.30-2003, в котором рассматривается состав реквизитов документов, а также требования к их оформлению.

Кадровый учет без проблем и ошибок

Попробовать прямо сейчас

Существует пять обязательных реквизитов, которые встречаются почти на каждом виде документа в кадровом делопроизводстве:

1. Наименование организации

2. Дата документа

Проставляется двумя способами — цифровым или словесно-цифровым. В первом случае дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 07.12.2016.

При словесно-цифровом способе оформление даты осуществляется следующим образом — 07 декабря 2016 г. Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца — 2016.12.07.

Дата документа зависит от типа документа и может быть:

  • датой утверждения документа (локальные акты);
  • датой составления (акт, докладная записка, служебная записка);
  • датой подписания (приказ).

При разработке проекта документа дата не проставляется. Она появляется только после совершения определенного события.

3. Регистрационный номер документа

Часто у работодателей возникают вопросы: нужно ли регистрировать документы; нужен ли журнал регистрации приказов по личному составу, журнал регистрации трудовых договоров? Есть ряд журналов, наличие которых требует законодательство:

  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией).
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.

  • Журналы учета проведения инструктажей по охране труда.
  • Журнал учета мероприятий по контролю.

К этим журналам требований нет. Выбор за работодателем — вести журнал в бумажном или электронном виде. Но нужно помнить о том, что любой документ нужно регистрировать, так как без регистрационного номера он не будет иметь юридической силы. При этом нужно выбирать для себя тот способ, который будет не только удобен, но и позволит в случае возникновения спора с работником максимально доказать в какой именно момент наступило то или иное событие.

Регистрационную систему документов разрабатывает сам работодатель. Самое главное, чтобы по номеру было понятно: когда, в какой год создавался документ и в какой папке его можно найти.

4. Текст

Существует несколько важных документов, где прописываются требования к содержанию документа:

  • Трудовой кодекс РФ.
  • ГОСТ р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Прописывает требования, как должны выглядеть определенные реквизиты.
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

С 2013 года, с вступлением в силу Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация, если она не является государственной организацией, может разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Но в целях ведения бухучета эти формы должны утверждаться приложением к учетной политике. Либо можно просто брать те формы, которые предлагает Госкомстат.

  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения «». Дает информацию по срокам хранения документов.

5. Подпись

Этот реквизит состоит из трех элементов: название должности, личная подпись, расшифровка.

Минимум обязательных внутренних документов и локальных нормативных актов

Не любой обязательный внутренний документ будет являться локальным нормативным актом. Определение локального нормативного акта дается в ст. 8 ТК РФ. Прежде всего, он утверждается уполномоченным органом или должностным лицом, уполномоченным на утверждение локальных нормативных актов. Кроме того, нормативным локальным акт становится тогда, когда в нем есть нормы трудового права, заложены определенные правила поведения. Так, например, штатное расписание и график отпусков не являются локальными нормативными актами, хотя есть письма Роструда, говорящие об обратном.

1. Штатное расписание (ст. 15, ст. 57 ТК РФ). Можно использовать форму, которую предлагает Госкомстат, либо утвердить свою (не забудьте при этом о приложении к учетной политике).

2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 100, ст. 189, ст. 190 ТК РФ). Поскольку это обязательный локальный нормативный акт, то нужно убедиться в том, что правила в организации есть и они утверждены работодателем (утверждаются либо через гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, либо через приказ).

Трудовой кодекс предъявляет требования к тексту документа. В ст. 189 ТК говорится о том, что обязательно должно включаться в раздел правил внутреннего трудового распорядка.

3. Локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ). Требования по локальным нормативным актам, которыми установлены системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК. Относительно мотивирования работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.

Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. И если работник действительно работает в условиях, отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны обязано быть в организации.

Даже если в организации нет стимулирующих компенсационных выплат, все равно какой-то локальный нормативный акт по оплате труда в ней обязательно должен быть. Причем это не обязательно должен быть отдельный самостоятельный акт. Если организация небольшая и в ней нет серьезной дифференциации по оплате труда, это могут быть те же самые правила внутреннего трудового распорядка, но с хорошо прописанным разделом по оплате труда.

Важно обратить внимание на требования ст. 22 ТК РФ. Если у вас не было локального нормативного акта и вы его только принимаете, то документ начинает распространяться на работника с того момента, как он ставит роспись о том, что с актом он ознакомился. Ознакомить можно любым удобным способом — через журнал ознакомления, листы ознакомления.

Согласно требованиям ст. 68 ТК, до подписания Трудового договора работодатель обязан ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами. Именно поэтому важно понимать, какие внутренние документы являются локальными нормативными актами, а какие таковыми не являются. Так, если штатное расписание не является локальным нормативным актом, то знакомить с ним под роспись не надо.

4. Положение по защите персональных данных (ст. 86, 88 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В Трудовом кодексе требование о наличии документов, с которыми должны быть ознакомлены работники под роспись, содержится в ст. 86. Называть этот локальный нормативный акт можно как угодно: Положение по защите персональных данных, Положение о персональных данных. Основные вопросы, которые в нем должны быть отражены: какие персональные данные обрабатываются, способы обработки персональных данных, способы защиты персональных данных, каковы права, обязанности и ответственность сторон по участию в обработке персональных данных. С этим документом работники также должны быть ознакомлены под роспись. Наличие его в компании обязательно.

5. Правила, инструкции по охране труда (Раздел X ТК РФ).

6. Локальные нормативные акты вводящие нормы труда (гл. 22 ТК РФ). В соответствии со ст. 162 ТК у работодателя должны быть локальные нормативные акты по нормам труда, которыми вводится порядок изменения этих норм труда.

7. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). В соответствии со ст. 123 ТК должен утверждаться не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Правила внутреннего трудового распорядка

Прием на работу: 15 ошибок, которые допускают работодатели



В статье рассматриваются основные принципы построения системы делопроизводства в крупных коммерческих организациях. Дается классификация основных документов акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью, а также их роль и значение в управлении организацией.

Ключевые слова: документированиедеятельности крупных коммерческих организаций, корпоративная система документации.

Крупные коммерческие организации, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, имеют определенные особенности в организации работы с документами, требующие четкой регламентации. В нашем случае это могут быть акционерные общества (АО) — публичные и непубличные, а также общества с ограниченной ответственностью (ООО). В таких компаниях особое внимание уделяется унификации документационных процессов, замене устаревших методов и приемов работы с документами на более современные.

Процесс документирования повседневной деятельности крупной компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства. В условиях постоянно возрастающей конкурентной борьбы между коммерческими организациями особую актуальность приобретает совершенствование документационного обеспечения управления, которое во многом определяет качественную проработку документов и напрямую влияет на эффективность работы организации в целом.

Делопроизводство сегодня становится важнейшим инструментом эффективного управления организацией в целом. Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала. Обозначим основные из них.

Процесс унификации в современном делопроизводстве заключается в разработке правил выполнения определенных документационных операций. Второй принцип — стандартизация — является высшей степенью унификации и выражается в установлении и применении стандарта как образца, который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов.

Стандартизация и унификация — процессы взаимосвязанные, но не тождественные. Стандарт как нормативно-методический документ представляет собой комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом, в России — это Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

Единообразие состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, достигается за счет унификации документов. Унифицировать можно как отдельные документы, так и системы документации в целом. Работу по унификации систем документации проводят отдельные министерства и ведомства, разрабатывая и утверждая комплексы отраслевых унифицированных форм документов, отраслевые классификаторы технико-экономической документации, отражающих специфику конкретной отрасли.

Установление единых требований к организации делопроизводства осуществляется при помощи принципа системности нормативно-методического регулирования делопроизводства.

Корпоративная система документации коммерческой организации представляет собой документальный фонд и предназначена для реализации управленческих функций. В каждой конкретной организации имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, соответствующих сфере деятельности по отраслевой принадлежности.

В соответствии с установившимися правилами корпоративные документы можно условно разделить на группы структурных документов, процедурных документов, регламентирующих и инструментальных документов.

В группу структурных документов входят Устав (или Положение) организации; положение об общем собрании участников ПАО, НАО, ООО; положение о ревизионной комиссии; положение о совете директоров (для крупных компаний и АО); положения об исполнительных органах управления (правлении, генеральном директоре) и др.

Группу процедурных документов составляют различные положения, такие, как: о взаимодействии органов управления, об информационном обеспечении организации, о подготовке годового отчета, о процедурах структурных подразделений, о подготовке годового собрания акционеров (для ПАО, НАО) и др.

Группа регламентирующих документов представлена рядом регламентных положений: о регламенте собрания акционеров (для ПАО, НАО), о регламенте Совета директоров, о регламенте внутреннего инвестиционного фонда, о регламенте выдвижения представителей в органы управления (для холдинговых структур) и др.

В группу инструментальных документов входят стратегический план развития организации (в том числе концепция, миссия), дивидендная и инвестиционная политика, положение о методике оценки деятельности организации (подразделений), положение о мотивации персонала, положение об отчетности и др.

В отдельную группу документов, направленных на повышение инвестиционной привлекательности и устойчивости бизнеса, можно выделить кодекс корпоративного поведения (управления) и положение о социальной политике компании.

Структурные, процедурные и регламентирующие документы, в зависимости от принятой в организации системы оформления документов, могут относиться к одной структурной группе, т. е. определять структуру и порядок деятельности органов управления, или составлять различные группы, самостоятельно решающие вопросы организации деятельности по отдельным направлениям или процедурам.

Определяющими в системе корпоративного делопроизводства считаются инструментальные документы, именно они устанавливают правила и принципы деятельности для всех участников корпоративных отношений. Исходя из позиции необходимости соблюдения интересов акционеров (или участников ООО), целесообразно утверждать большинство этих документов общим собранием акционеров или Советом директоров.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются: классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов); табель и альбом форм документов; номенклатура дел организации; стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в том числе с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД); положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

При условии, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, организация рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам. Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в том числе на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Непременным условием такого рода нормативных документов является полное соответствие технологических процессов работы с документами конкретного бизнес-процесса общепринятой схеме организации работы с документами в организации.

В заключении следует подчеркнуть, что работа с документацией — важный аспект деятельности любой коммерческой организации. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в документах находят свое выражение планы организации, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая важная информация. От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и в целом эффективность работы организации.

Литература:

2. Крылова, И. А. Правовое и нормативно-методическое регулирование вопросов организации текущего хранения документов в коммерческих структурах. — 2003. — № 5. — С. 16–19.

3. Надершина, М. Д. Документационное обеспечение деятельности обществ с ограниченной ответственностью в современном российском законодательстве. — 2001. — № 2. — С. 30–32.

4. Энциклопедия делопроизводства EDOU.RU — http://www.edou.ru/enc/ (дата обращения 20.10.2016).