Что значит вакансия ушла в архив

Содержание

Мы переходим на систему публикаций

Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.

Места работы

Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

История профессии

Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.

Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.

Обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):

  • Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
  • Прием и внесение в архив входящей документации.
  • Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
  • Подготовка отчетности по документообороту в архиве.

Иногда функции архивариуса включают в себя:

  • Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
  • Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.

Требования к архивариусу

Основные требования к архивариусу (архивисту):

  • Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
  • Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
  • Навыки работы с офисной техникой.
  • Умение работать с большими объемами информации.
  • Высшее образование.
  • Грамотная устная и письменная речь.

Образец резюме архивариуса

Образец резюме

Как стать архивариусом

Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).

Зарплата архивариуса

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

Вопросы, связанные с приемом документов в архив, у компании могут возникнуть в двух ситуациях: если речь идет о ликвидации или реорганизации фирмы или если мы говорим о действующей организации.

Нюансы приема документов в архив

Прием документов в архив организации осуществляется в отношении законченных делопроизводством дел длительного или постоянного хранения. Кроме того, в архив сдаются дела по личному составу для хранения и последующего использования. Прием документов в архив организации в этом случае осуществляется исключительно по описям дел. Если же мы говорим про дела временного хранения (до 10 лет), то их можно сдавать в архив организации по решению руководителя, но обычно подобные дела хранят в тех структурных подразделениях, где они были сформированы.

Подготовка документов к сдаче в архив

Помимо перечня необходимых к сдаче документов, очень важно знать, каким образом готовятся к сдаче документы, каким образом определяется порядок приема документов в архив.

Профессия архивариус (архивист)

В любом случае, подготовка дел структурных подразделений подразумевает тщательную проверку оформления документов каждого дела. Также необходимо проверить правильное формирование дел. Если выявляются какие-либо недостатки, перед приемом документов в архив организации, эти недостатки следует устранить.

Прием документов в архив

Прием документов в архив осуществляется работников архива организации в присутствии работника структурного подразделения, который сдает документы. При реорганизации фирмы прием документов в архив организации осуществляется по другому сценарию. Сдачу документов в архив ликвидируемого предприятия, обязаны осуществлять  председатель ликвидационные комиссии(ликвидатор) или конкурсный управляющий.

Архивирование документов при ликвидации фирмы

В общем порядке списываются документы, сроки хранения которых стекли, с обязательным составлением акта на списание. Документы, не подлежащие уничтожению, хранятся до истечения сроков хранения.Документы  подлежащие обязательной передачи на гос.хранение, обрабатываются под правила принимающего архива.

Подготовка к приему документов в архив от нашей компании

Вне зависимости от того, о действующем или ликвидируемом предприятии идет речь, прием документов в архив должен осуществляться с обязательной описью на передаваемые документы. Процесс этот достаточно сложный, трудоемкий и длительный, поэтому все чаще фирмы, сдающие документы на архивное хранения, прибегают к помощи профессионалов.

Варианты порядка приема документов в архив

Еще один момент, который нужно учитывать: порядок приема документов в архив всегда определяет принимающая сторона: так, госархив устанавливает свои правила, частный архив — свои, внутренний архив организации, соответственно, свои. Это может создать определенные трудности для организаций, подготавливающих документы к сдаче в архив. И это еще один повод обратиться к профессионалам.

Осуществление приема и передачи в архив

Если вы не готовы тратить время и силы своих сотрудников, отвлекая их от своих прямых обязанностей, на подготовку к приему документов в архив, обращение в нашу компанию станет лучшим выходом из положения. Мы имеем большой опыт работы в своей области и можем гарантировать вам: прием документов в архив организации будет осуществлен в кратчайшие сроки и по всем правилам, с учетом требований принимающей стороны. Обращайтесь!

В результате экономической деятельности организации у нее собирается большое число документов, отражающих проведенные сделки, подписанные контракты, сданные отчеты и т.д. Одних только документов бухгалтерской отчетности и кадрового отдела собираются огромные стопки.

Отбор документов для передачи на хранение

Чтобы они не занимали место, организация должна передать документы на хранение в архив.

отклики на HH.ru не смотрят

Отбираются документы, оцениваются и передаются в архив в соответствии с правилами работы того архива, в который будут передаваться документы, а также с соблюдением указов Росархива.

Предоставление в архив подлинников документов

По правилам передачи документов на хранение в архив организация должна предоставить только подлинники этих бумаг. Только в редких случаях разрешается сдача заверенной копии.

Этапы передачи документов на архивное хранение

Перед тем, как документ попадет в архив, он должен пройти следующие этапы:

  • Экспертизу ценности документов, в которую включается, как практическая, так научная значимость передаваемой информации в архив. Для того, чтобы провести эту процедуру, нужно составить экспертную комиссию. Обычно это группа сотрудников организации. Минимальное число человек комиссии равно трем субъектам. Как и у любой комиссии, эта группа имеет своего секретаря.
  • Оформление документов при передачи документов в на хранение в архив происходит согласно правилам, которые выставляются главным архивом страны. Все документы должны иметь твердую обложку, пришитую очень прочными нитками. Каждый отдельный лист документа должен быть пронумерован простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Сдаваемый документ в архив не должен иметь более пятидесяти страниц. Весь документ в обязательном порядке в самом конце отмечается заверительной надписью, которая содержит подпись составителя документа и количество страниц документа. Обложка документов должна иметь всю информацию об организации, которую требует ГОСТ 17914-72.
  • Опись документов внутри организации. В нее попадают документы постоянного и временного хранения. Что касается дел, которые имеют характер временного хранения, а точнее менее 10 лет, то на них обычно составляется акт уничтожения. Они не передаются в архив. Остальные документы распределяются на личные дела, ценные документы, особо ценные документы и т.д.

Проверка документов архивными органами

После того, как документы прошли все три этапа оформления, они передаются в архив на хранение. Перед тем, как принять документы на хранение, архивные органы проверяют их на правильность оформления, но об этом будет сказано в отдельной статье.

Когда приходит время сдавать документы на архивное хранение , начинается суматоха и паника. Выясняется, что чего-то не хватает, что-то потерялось, что-то вообще давно пора было отправить на уничтожение. 

Прежде чем сдать документы в архив — правильно оформите их

Если в вашей организации есть свой архив, то прежде чем отнести туда собранные документы, необходимо их еще и правильно оформить. 

Столько головной боли сваливается на несчастного главного бухгалтера, что хочется оставить все как есть и хранить родную первичку на ее исконном месте. А именно – в бухгалтерии.  

Как хранить бухгалтерские документы

Так поступать категорически не рекомендуется. Вообще, хранить текущие бухгалтерские документы следует исключительно в специально отведенном месте, желательно, закрытом на ключ. Но редкая бухгалтерия может похвастаться бесконечными шкафами, которые вмещают  абсолютно всю бумажную жизнедеятельность организации. Рано или поздно все же придется освобождать бесценное место от устаревших бумаг. 

В каких случаях актуальна сдача документов в архив  

  • Нет места внутри организации; хочется освободить помещение
  • Происходит реорганизация; все документы передаются правопреемнику
  • Сдача в ведомственный архив; происходит в среднем раз в 3-5 лет
  • Сдача документов в архив при ликвидации организации: 

Специалисты ООО "Архивный Сервис"  оказывают услуги по всем видам сдачи в архив, включая согласование с принимающим архивом. 

Как же грамотно организовать процесс сдачи бухгалтерских документов в архив? 

Чтобы этот процесс не вызывал ассоциаций со стихийным бедствием, следует его четко систематизировать. 

Пошаговый план действий сдачи бухгалтерских документов в архив: 

 Шаг 1. Сортировка и оценка 

 Сначала стоит определить, какие документы отдаются на долгосрочное хранение, а какие – на временное. Для этого проводится экспертиза ценности документов. К примеру, сроки хранения первичной документации составляют не менее пяти лет, документация по списанию безнадежной дебиторской задолженности – свыше пяти лет, так как служит доказательством уменьшения налоговой базы для исчисления налога на прибыль.  

Такого рода нюансы следует учитывать, так как они порой значительно облегчают жизнь бухгалтеру.  

Шаг 2.

Вакансия в архиве, а звонка так и нет

Оформление дела

  

Далее из документов необходимо сформировать дела. Оформляются дела в соответствии с требованиями ГОСТ. Для это нужно их сложить в аккуратные стопки, пронумеровать листы и сброшюровать в твердую обложку.  

На обложке необходимо указать номер дела, тематический архивный индекс, название организации и период, к которому относятся документы. Составляется заверительная надпись с печатью организации и подписью ответственных сотрудников. 

Шаг 3. Передача в архив  

Документы принимаются в архив в соответствии с общей описью, которая составляется для дел, передающихся на хранение. Сотрудник архива сверяет данные в описи и на обложках дел, проверяет правильность оформления и в конечном итоге расписывается о принятии дел в архив.  

Вот и все. Следование этому несложному плану избавит главного бухгалтера от лишних проблем, а организованное таким образом правильное хранение документов спасет организацию от штрафов.

 Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

смотрите также:

Оперативное хранение документов

Систематизация кадровых документов

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов

Сканирование документов в pdf

Передача документов архива