Что такое переходящие дела в номенклатуре дел

Наталия Кондакова

Каким образом заполняется графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел?

Номенклатура дел состоит из 5 граф:

1. Индекс дела;

2. Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);

3. Кол-во дел (томов, частей);

4. Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;

5. Примечание.

Графы 1, 2, 4 заполняют при составлении номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» в течение делопроизводственного года делают отметки о заведении дел, переходящих делах (например, «Переходящие», «Ведется в электронном виде»), передаче дел в архив организации и др.

Графу 3 «Кол-во дел (томов, частей)» заполняют после окончания делопроизводственного года. В ней указывают количество дел (частей, томов), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком. Дело разбивается на тома (части) в том случае, если количество включенных в него листов превышает 300. Например, если в процессе ведения дела в него включено 298 листов, то такое дело на тома не делится; если включено 520 листов, то дело должно быть разделено на 2 тома; если 620 листов — на 3 тома и т.д. При этом толщина дела (если оно не делится на тома) или каждого его тома не должна превышать 4 см.

Если в течение года было заведено несколько томов данного дела, то по окончании года в графе 3 номенклатуры дел проставляется количество заведенных томов этого дела.

Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел в случае, если дело заведено в 2010 году и велось по 2015 год?

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет, называются переходящими и включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. Сведения о включении в номенклатуру дел на следующий год отражаются в графе «Примечание» (указывается «Переходящее»).

Следует помнить, что сведения о количестве сформированных в делопроизводственном году томов (частей) дела, указываемые в графе 3 «Кол-во дел (томов, частей)» номенклатуры дел, не связаны со сведениями о количестве переходящих дел, указываемых в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел.

В итоговой записи отражается количество переходящих дел, но не количество томов (частей) переходящего дела. Так, если в организации ведется одно переходящее дело, состоящее из любого количества томов (1, 2, 3), то в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи должна быть указана цифра «1».

При этом в графу 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел следующего года включаются все тома переходящего дела, если в истекшем году дело состояло из двух или более томов, а последний том не завершен делопроизводством.

Таким образом, если в организации в период с 2010 по 2015 год велось одно переходящее дело, то его заголовок должен был включаться во все номенклатуры дел, составленные за эти годы. В графе «Примечание» каждой из этих номенклатур дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться отметка «Переходящее». В графе 3 итоговых записей ко всем этим номенклатурам дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться цифра «1» (количество томов этого дела, сформированных за указанный период, значения не имеет). В графе 3 итоговой записи к номенклатуре дел 2015 года ставится прочерк, поскольку в 2015 году переходящее дело, которое велось с 2010 года, было завершено делопроизводством и дел, переходящих на 2015 год, не осталось.

Какие категории дел относятся к категории переходящих?

Переходящими называются дела, которые могут вестись в течение нескольких лет до их завершения. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения, например, журнал регистрации входящих документов, книга учета инструктажа по технике безопасности и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения определенного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы конкретного лица в организации.

Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в одно дело. В этом случае такое дело является переходящим, что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к номенклатуре дел.

Дела с организационными документами (уставами, положениями, инструкциями, правилами и т.п.) переходящими не являются, поскольку переходящие дела — это дела, которые ведутся делопроизводством на протяжении ряда лет, а в данном случае дела формируются и заканчиваются делопроизводством в год утверждения.

К какой категории дел — временного (свыше 10 лет) или временного (до 10 лет включительно) срока хранения — относятся дела, срок хранения которых устанавливается согласно следующим формулировкам: «До минования надобности», «До замены новыми»?

Дела с отметками «До минования надобности» и «До замены новыми» передаче в архив организации не подлежат. Поскольку в архив передаются только дела, срок хранения которых превышает 10 лет, то дела с названными формулировками в итоговой записи к номенклатуре дел следует учитывать как дела временного (до 10 лет включительно) хранения независимо от того, сколько лет реально эти дела были или будут востребованы в практической деятельности организации и ее структурных подразделений.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Значение номенклатуры дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке . В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование.

Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е. в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации. Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел. Индексы, присвоенные делам по номенклатуре, могут быть непосредственно использованы как основа (часть индекса) в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.

На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте – «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, вопросам, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением, классификатор сроков хранения документов организации, список/классификатор ответственных за обеспечение сохранности и т.п.

Номенклатура дел является также плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно изменяться в течение примерно 5 лет). Плановый характер номенклатуры дел (как и её значение в качестве одной из форм классификации документов) был заложен исторически в определение этого термина: «номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год» («Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». М., 1964)

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Следует отметить, что первый этап экспертизы ценности документов организации начинается в процессе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и намечаются сроки их хранения. Таким образом, номенклатура дел позволяет соблюдать принцип единства в учёте, систематизации, описании и поиске документов и в делопроизводстве, и в архиве организации.

Номенклатуру дел можно рассматривать и в качестве организационного документа. Классификационная схема (главная таблица) номенклатуры дел закрепляет организационный аспект формирования документального фонда организации, отражает или схему оргструктуры (но не всегда обязательно должна быть идентична ей) или основные направления (функции) её деятельности, фиксирует комплексы документов (дела), устанавливает сроки их хранения.

Номенклатура дел является обязательным для составления локальным нормативом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях, и органах местного самоуправления, документы которых подлежат передаче в установленном порядке в государственные или муниципальные архивы.

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, что соответствует концепции управления документами и требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Номенклатура дел структурного типа

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа.

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.

Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Департамент Генерального секретариата», «Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия».

Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости:

Структура по штатному расписанию:

1. Генеральный директор 2. Коммерческий директор 3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам 4. Заместитель генерального директора по качеству 5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям 6. Главный бухгалтер 7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления 8. Аппарат генерального директора 9. Склад сырья и готовой продукции 10. Отдел кадров 11. Отдел информационно-технологического обеспечения 12. Отдел логистики 13. Отдел бухгалтерского учета 14. Отдел сетевых продаж 15. Отдел региональных продаж 16. Отдел маркетинга 17. Финансовый отдел 18. Планово-экономический отдел 19. Лаборатория контроля качества сырья 20. Отдел контроля качества готовой продукции 21. Производственный отдел

Главная таблица номенклатуры дел структурного типа:

01. Аппарат 02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления 03. Отдел внутреннего аудита 04. Отдел кадров 05. Планово-экономический отдел 06. Финансовый отдел 07. Отдел бухгалтерского учета 08. Отдел информационно-технологического обеспечения 09. Отдел маркетинга 10. Производственный отдел 11. Лаборатория контроля качества сырья 12. Отдел контроля качества готовой продукции 13. Склад сырья и готовой продукции 14. Отдел логистики 15. Отдел сетевых продаж 16. Отдел региональных продаж

Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.

Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа

В номенклатуре дел производственно-­отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например:

Главная таблица номенклатуры дел производственно-отраслевого типа:

01. Организация деятельности 02. Управление кадрами 03. Правовое обеспечение …………………… 10. Производственная деятельность 10.1 ….по видам продукции

Главная таблица номенклатуры дел функционального типа:

01. Руководство 02. Подбор, прием, перемещение, увольнение и учет кадров 03. Контроль соблюдения действующего законодательства ……………………… 10. Производство … вида продукции 11. Производство …. вида продукции

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру и переработке в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно­-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.

Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);

-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;

-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.

Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.

В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента

При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:

ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.

ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации.

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения и № статей по перечню

Примечания

01. Организационно-распорядительная деятельность

Нормативные акты (постановления, распоряжения, решения) по вопросам организации работы

ДМН,
ст. 1-б

Касающиеся деятельности учреждения – постоянно

Устав

Постоянно,
ст. 13-а

Лицензии на право ведения образовательной деятельности, дополнительных образовательных услуг

Постоянно,
ст. 19

Свидетельство об аттестации и государственной аккредитации

Постоянно,

ст. 21

Договор с учредителем

Постоянно,

ст. 14

Приказы директора учреждения по основной деятельности

Постоянно,
ст. 6-а

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Постоянно
ст. 72-а

Хранятся в организации

Годовые планы работы учреждения

Постоянно,
ст. 90-а

Годовые отчеты учреждения

Постоянно,
ст. 114-б

Правила, инструкции, положения, регламенты, присланные для сведения

3 года,
ст. 10-б

После замены новыми

Правила, инструкции, положения, регламенты, разработанные в учреждении

Постоянно,
ст. 10-а

Протоколы совещаний у директора

Постоянно,
ст. 5-г

Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене директора

Постоянно,
ст. 36-а

Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене должностных ответственных и материально-ответственных лиц

5 лет,
ст. 36-б

После смены должностного, материально-ответственного лица

Протоколы заседаний совета учреждения

Постоянно,

ст. 5-в

Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности

5 лет,
ст. 6в

Переписка с организациями по основным вопросам деятельности

5 лет ЭПК,
ст. 12

02. Организация учебного процесса

Годовой план учебно-воспитательной работы

Постоянно,

ст. 90-а

Годовой отчет об учебно-воспитательной работе

Постоянно,

ст. 114-б

Годовые учебные планы (в том числе дополнительных образовательных услуг)

ДЗН,
ст. 273

Перечень просвещения, 1989 г.

Положения о введении единой формы в учреждении, о приеме в 1 и 11 классы, о дополнительных образовательных услугах, о факультативах

Постоянно,

ст. 16

Документы (планы, методические разработки, статьи, отчеты) об участии учреждения в федеральных программах, экспериментальных педагогических площадках, конференциях, конкурсах, грандах

Постоянно,

ст. 39

Годовые статистические отчеты о работе учреждения (ф. ОШ)

5 лет,
ст. 211

Перечень просвещения, 1989 г.

Протоколы заседаний педагогического совета учреждения

Постоянно,

ст. 5-в

Протоколы заседаний методических объединений учреждения

Постоянно,

ст. 5-в

Документы (сводки, аналитические таблицы, справки) по организации учебно-воспитательной деятельности учреждения, представляемые в муниципальный комитет по образованию и науке администрации г. Перми

Постоянно,

ст. 42

Документы (заявления, переписка, решения) о совместной работе учреждения и правоохранительных органов с несовершеннолетними детьми

5 лет, ЭПК,

ст. 58

Книга учета выдачи свидетельств об основном общем образовании (вторая ступень)

50 лет,
ст. 323

Перечень просвещения, 1989 г.

Книга учета выдачи свидетельств о среднем (полном) общем образовании (третья ступень)

50 лет,
ст. 322

Перечень просвещения, 1989 г.

Книга учета выдачи свидетельств о неполном среднем образовании

50 лет,
ст. 323

Перечень просвещения, 1989 г.

Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей

50 лет,
ст. 319

Перечень просвещения, 1989 г.

Книга учета пропущенных и замещенных уроков

5 лет,
ст. 337

Перечень просвещения, 1989 г.

Документы (фотографии, сценарии, тематические планы) о проведении конкурсов, концертов, фестивалей, олимпиад, викторин для учащихся

Постоянно,
ст. 383

Перечень просвещения, 1989 г.

03. Учебно-воспитательная деятельность

Расписание занятий

1 год,
ст. 380

Классные журналы

5 лет,
ст. 605

Перечень просвещен. 1989 г., изъятые сводные ведомости успеваемости – не менее 25 лет

Индивидуальные учебные планы педагогов

5 лет,
ст. 574

Т.П. 1989 г.

Приказы директора учреждения по движению учащихся

75 лет, ЭПК,

ст. 6-б

Алфавитная книга записи учащихся

50 лет,

ст. 329

Перечень просвещения, 1989 г.

Личные дела учащихся

3 года ,
ст. 330

После окончания учреждения. Перечень просвещения, 1989 г.

Экзаменационные работы учащихся

3 года,
ст. 328

Перечень просвещения, 1989 г.

Протоколы заседаний экзаменационных комиссий

3 года,
ст. 326

Перечень просвещения, 1989 г.

Документы (отчеты о проведении, сведения, ведомости оценок) по итогам проведения единого государственного экзамена (ЕГЭ)

5 лет,
ст. 327

Перечень просвещения, 1989 г.

Книга учета детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, воспитанников учреждения

5 лет,
ЭК

Журнал группы продленного дня

5 лет,
ст. 333

Перечень просвещения, 1989 г.

Журнал учета факультативных занятий

5 лет,
ст. 332

Перечень просвещения, 1989 г.

Журнал учета кружковой работы

5 лет,
ст. 332

Перечень просвещения, 1989 г.

04. Кадровое обеспечение

Типовые (примерные) должностные инструкции, разработанные в учреждении

Постоянно,
ст. 35-а

Персональные – в составе личных дел, решение ЦЭПК от 27.10.2003

Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении)

75 лет,
ст. 6-б

Приказы директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировок, дежурствах, взысканиях)

5 лет,
ст. 6-б, прим.

Личные дела педагогов и работников учреждения

75 лет, ЭПК,
ст. 337-б

Личные карточки Ф. Т-2 (в том числе временных работников)

75 лет, ЭПК,
ст. 339

Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 лет, ЭПК,
ст. 338

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий

15 лет, ЭПК,
ст. 359

Книга (журнал) регистрации приказов по личному составу

75 лет,
ст. 358-а

Книга (журнал) регистрации трудовых договоров

75 лет,
ст. 358-д

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования,
ст. 342

Невостребованные – не менее 50 лет

Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет,
ст. 358 е

Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и т.д.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет,
ст. 343

Графики предоставления отпусков

1 год,
ст. 356

05. Бухгалтерский учет и отчетность

Штатное расписание и изменения к нему

Постоянно,
ст. 32-а

Годовые сметы доходов и расходов, расчеты к ним

Постоянно,
ст. 112-а

Годовые бухгалтерские отчеты, документы (приложения, пояснительные записки, специализированные формы) к ним

Постоянно,
ст. 135-б

Годовые отчеты об исполнении сметы расходов

Постоянно,
ст. 140-б

Годовые отчеты по налогам

Постоянно,
ст. 170 а

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному)

Постоянно,
ст. 143

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов

5 лет,
ст. 145

При условии завершения проверки (ревизии)

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

5 лет, ЭПК,
ст. 186

После истечения срока действия договора

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)

5 лет,
ст. 148

При условии завершения проверки

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)

5 лет,
ст. 150

При условии завершения проверки

Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 лет,
ст. 192

При условии завершения проверки

Исполнительные листы

ДМН,
ст. 162

Не менее 5 лет

Книги (журналы, карточки) учета договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)

5 лет, ЭПК,
ст. 193-б

После окончания срока действия последнего договора, соглашения

Книги (журналы, карточки) учета основных средств (зданий, сооружений)

5 лет,
ст. 193-в

После ликвидации основных средств

Книги (журналы, карточки) учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 лет,
ст. 193-д

При условии завершения проверки

Книги (журналы, карточки) учета доверенностей

5 лет,
ст. 193-п

При условии завершения проверки

Положение о премировании работников

5 лет, ЭПК,
ст. 154

После замены новыми

Лицевые счета работников

75 лет, ЭПК,
ст. 153

Договоры о материальной ответственности

5 лет,
ст. 189

После увольнения материально-ответственного лица

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов

5 лет,
ст. 157

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

ДМН,
ст. 165

Не менее 5 лет

Листки нетрудоспособности

5 лет,
ст. 475

Графики учета рабочего времени

1 год,
ст. 281

06. Документационное обеспечение управления
и организация хранения документов

Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в школе

Постоянно,
ст. 10-а

Положения об ЭК и архиве учреждения

Постоянно,
ст. 16

Номенклатура дел учреждения

Постоянно,
ст. 67-а

Протоколы заседаний постоянно действующей ЭК

Постоянно,
ст. 5-в

Описи дел постоянного хранения

Постоянно,
ст. 74-а

Описи дел временного хранения

3 года,
ст. 74-б

После уничтожения дел

Дело фонда (исторические и тематические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)

Постоянно,
ст. 73

На муниципальное хранение передается при ликвидации

Журнал учета выдачи дел во временное пользование

3 года,
ст. 75-д

Журнал регистрации поступающих документов

3 года,
ст. 72-б

В электронной форме

Журнал регистрации отправляемых документов

3 года,
ст. 72-б

В электронной форме

Журнал регистрации телефонограмм

3 года,
ст. 72-г

В электронной форме

Обращения граждан, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

5 лет,
ст. 56-б

В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет,
ст. 72-в

07. Административно-хозяйственная деятельность,
материально-техническое обеспечение

Свидетельства на право оперативного управления зданием, пользования земельным участком

Постоянно,

ст.57

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год,
ст. 407

После замены новыми

Договоры по техническому обслуживанию здания и помещения, оргтехники и оборудования

5 лет, ЭПК,
ст. 186

После истечения срока действия договора

Договоры о водоснабжении, теплоснабжении и энергоснабжении

5 лет,
ст. 436

После истечения срока действия договора

Технические паспорта здания и оборудования

5 лет, ЭПК,
ст. 430

После ликвидации здания, списания оборудования

Технические паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств
ст. 451

Переписка об административно-хозяйственных расходах (о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи) и по вопросам материально-технического обеспечения

1 год,
ст. 420

Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах, оборудовании, продукции

5 лет,
ст. 394

Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов, продукции, оборудования

5 лет,
ст. 401

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий, помещений, занимаемых учреждением

5 лет, ЭПК,
ст. 434

Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов

Постоянно,
ст. 409

08. Охрана труда, техника безопасности

Документы (акты, предписания, справки и др.) по технике безопасности

5 лет, ЭПК,

ст. 295

Переписка с предприятиями, организациями, образовательными учреждениями по вопросам охраны труда и технике безопасности

10 лет,

ст. 299

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

ДЗН,

ст.309

Документы (программы, списки, переписка и др.) об обучении работников по технике безопасности

5 лет,

ст. 314

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 лет,

ст. 315

Книга учета инструктажа по технике безопасности

10 лет,

ст. 316-б

Журнал учета регистрации несчастных случаев, учета аварий

Постоянно,

ст.320

Документы (протоколы, акты, справки и др.) о производственных авариях и несчастных случаях

45 лет, ЭПК,

ст. 322-а

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о санитарном состоянии учреждения

5 лет,

ст.326

Документы (списки, справки, информации и др.) о проведении медицинских осмотров работников

5 лет,

ст.330

09. Библиотека

Инвентарные книги учета материалов библиотек и справочно-информационных фондов

До ликвидации

библиотеки,
ст. 819

Т.П. 1989 г.

Книги суммарного учета библиотечного фонда

До ликвидации

библиотеки,
ст. 820

Т.П. 1989 г.

Дневник учета работы библиотеки

До ликвидации

библиотеки,
ст. 820

Т.П. 1989 г.

Картотеки учета периодических изданий

До
ликвидации библиотеки,
ст. 824

Т.П. 1989 г.

Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступающую в библиотеку литературу

3 года,
ст. 825

Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда

Картотеки формуляров выданных книг

До
ликвидации библиотеки,
ст. 826

Т.П. 1989 г.

Книги учета литературы

3 года,
ст. 827

Т.П. 1989 г.

Списки литературы, изъятой из обращения

До
ликвидации библиотеки,
ст. 828

Т.П. 1989 г.

Акты списания книг и периодических изданий

10 лет,
ст. 831

Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда

Акты инвентаризационных проверок библиотеки

До
ликвидации библиотеки,
ст. 834

Т.П. 1989 г.

Каталоги книг (систематические, предметные, алфавитные)

До
ликвидации библиотеки,
ст. 836

Т.П. 1989 г.

10. Медицинская часть

Медицинские карты (истории болезней) детей

5 лет,
ст. 441

Перечень просвещения, 1989 г.

Документы (планы, справки, списки, графики, переписка) о периодических осмотрах и прививках учащихся

3 года,
ст. 691

Т.П. 1989 г.

Требования (заявки) на медикаменты

3 года,
ст. 724

Т.П. 1989 г.

СОГЛАСОВАНО

ЭПМК агентства

по делам архивов Пермского края

Протокол от 26.04.2007 № 4

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»

Протокол от 07.09.2006 № 10

Список сокращенных слов

ДЗН – до замены новыми

ДМН – до минования надобности

Т.П. – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989)

ЭК – экспертная комиссия

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

ЭПМК – экспертно-проверочная методическая комиссия