Что такое оплата ГСМ

» Казахстанский Бухгалтерский форум www.balans.kz

Как списать ГСМ, если сотрудник ТОО имеет свое авто.

 
Автор: Айсель
Добавлено: #1&nbsp&nbspПт Янв 22, 2010 01:43:51
Заголовок сообщения: Как списать ГСМ, если сотрудник ТОО имеет свое авто.
Добрый день, подскажите пожл, как правильно списать ГСМ, если ТОО заливает бензин сотруднику (директор), он часто ездит по рабочим вопросам, нужно ли с ним подписывать договор аренды или приказом можно обойтись, чтобы не платить налоги?
Автор: esiphi
Добавлено: #2&nbsp&nbspПт Янв 22, 2010 07:04:02
Заголовок сообщения:
Айсель
Айсель говорит:
как правильно списать ГСМ, если ТОО заливает бензин сотруднику (директор), он часто ездит по рабочим вопросам,

Предлагаю:
1.Приказ на использование личного транспорта в служебных целях.(марка ,гос номер,копия тех.паспорта)
2.Приказ на установление лимита ГСМ на месяц на данный автомомиль.
3.Путевой лист,для списание ГСМ по норме на 100 км, в пределах установленного лимита на месяц.
С ув.

Автор: AlinaN
Добавлено: #3&nbsp&nbspПт Янв 22, 2010 17:51:50
Заголовок сообщения:
esiphi говорит:
Айсель
Предлагаю:
1.Приказ на использование личного транспорта в служебных целях.(марка ,гос номер,копия тех.паспорта)
2.Приказ на установление лимита ГСМ на месяц на данный автомомиль.
3.Путевой лист,для списание ГСМ по норме на 100 км, в пределах установленного лимита на месяц.
С ув.

Хороший вариант. А я заключала договор об использовании личного автомобиля в служебных целях. Недавно хотела зарегистрироваться в НУ по месту регистрации авто для того, чтоб уплачивать платежи по загрязнению окружающей среды. Сначала нотариус не хотел заверять такой договор. Потом в налоговой нашли кучу нестыковок. Говорят обязательно должна быть плата за использование авто.

Добавлено спустя 2 минуты 14 секунд:

Айсель
Я думаю, раз Вы списываете ГСМ, возникает обязательство по плате за загрязнение окружающей среды. И дело не в приказе или договоре, а в том, что идет именно списание ГСМ.

Автор: Котеночек
Добавлено: #4&nbsp&nbspПт Янв 22, 2010 17:54:23
Заголовок сообщения:
AlinaN говорит:
Говорят обязательно должна быть плата за использование авто.

Где это написано? Пусть в НК предъявят НПА, где это прописано.

Автор: AlinaN
Добавлено: #5&nbsp&nbspПт Янв 22, 2010 18:03:55
Заголовок сообщения:
Котеночек
Я просила директора самого съездить по этому вопросу. Сначала там вообще не поняли что от них требуется. Потом сказали, что в договоре нет ключевого слова "безвозмездно", а значит должна быть четко указана сумма оплаты и т.д.

Автомобиль директора: служебный или личный?

и т.п. Сейчас я в раздумье. Может быть действительно обойтись приказами? Интересно, а в НК надо нести эти приказы чтоб на учет встать? Такое ощущение, что там еще многие в неведении по поводу оплаты по месту регистрации транспорта. Особенно оплат по экологии.

Автор: Solitary
Добавлено: #6&nbsp&nbspПн Янв 25, 2010 17:03:52
Заголовок сообщения:
Вопросы о необходимости ставить на рег. учет в НУ арендованную машину для сдачи отчетов по экологии обсуждается здесь http://balans.kz/viewtopic.php?t=16949
Автор: воробушек
Добавлено: #7&nbsp&nbspСр Мар 17, 2010 20:01:32
Заголовок сообщения:
Получается, если машина арендована у частного лица и уже стоит на учете по налогу на транспорт, то мы должны ее повторно поставить, как объек налогообложения на эмиссию. Масло-масленное. А завтра я откажусь от аренды, или вообще арендую на короткий промежуток времени, а затем мне нужна другая машина. Тогда опять на учет в НК? Ведь бензин, учтенный по с/ф, списывается и на это количество литров платятся налоги и отправляется отчет. Что еще нужно?
Автор: T U L P A N
Добавлено: #8&nbsp&nbspПт Июн 11, 2010 11:53:47
Заголовок сообщения:
Ситуация: бензин получаем по картам, 20 апреля продали авто,но продолжали заправлять личное авто директора по этой же карте.Списать в счет з/платы не могу так как ездит по делам фирмы,договор аренды заключить не можем,я списываю на 7212,но как вот оприходовать этот бензин на директора,чтобы списать?
Автор: Елена Т
Добавлено: #9&nbsp&nbspПт Июн 11, 2010 12:59:42
Заголовок сообщения:
T U L P A N
Перенесла в нужную тему, читаем с начала.
Автор: vahmerova
Добавлено: #10&nbsp&nbspЧт Июн 02, 2011 20:01:07
Заголовок сообщения:
Здравствуйте!
хочу прояснить для себя

esiphi говорит:
Айсель
Айсель говорит:
как правильно списать ГСМ, если ТОО заливает бензин сотруднику (директор), он часто ездит по рабочим вопросам,

Предлагаю:
1.Приказ на использование личного транспорта в служебных целях.(марка ,гос номер,копия тех.паспорта)
2.Приказ на установление лимита ГСМ на месяц на данный автомомиль.
3.Путевой лист,для списание ГСМ по норме на 100 км, в пределах установленного лимита на месяц.
С ув.
1.у нас есть договор на использование личного транспорта в служебных целях.
2 В приказе указывается кол-во литров на месяц или по нормам на 100 км?
3. мы путевой делаем на месяц, получается, что пробег служебный и личный в одной куче, это же неверно?

до меня бухгалтер в путевом листе просто указывала кол-во литров по распечатке от поставщика и все, ни приказа, ни норм нет.
подскажите, как все исправить?
прочла почти все темы, но так и не поняла, как быть с показаниями спидометра.
спасибо!

Служба поддержкиWWW.BALANS.KZ

ГСМ — определение и что относится к горюче-смазочным материалам

ГСМ расшифровывается как горюче-смазочные материалы

Периодические издания, техническая документация, нормативные документы часто содержат данную аббревиатуру.

Между тем она обозначает различные виды нефтепродуктов, которые широко применяются при эксплуатации транспортных средств.

Что это такое

К смазочным материалам относятся: моторные и трансмиссионные масла, жидкости для тормозной и охлаждающей системы.

Если организация принимает решение учитывать фактически понесенные затраты на топливо, то нужно утвердить их обоснованность на списание ГСМ.

Компенсация

В соответствии с общими правилами фирма может не брать за основу нормы топливных расходов, предложенных Минтрансом РФ: очень часто израсходованный объем по факту превышает рекомендуемый норматив.

Важно знать: компания имеет право устанавливать свои нормы расхода топлива, включая сезонные надбавки. Период и размер начисления зимних надбавок оформляются соответствующим распоряжением региональных властей. При его отсутствии эти данные может прописать работодатель в своем приказе.

В этом документе прописывается ссылка на распоряжение Минтранса России, указываются марки «служебных» машин, производится расчет ограничений. В процессе разработки собственных топливных нормативов следует учитывать транспортные условия, техническое состояние машины, степень загруженности.

Выплата

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,

как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (499) 703-15-47 — Москва
8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Действующие нормативные документы не содержат информации о включении данных затрат в состав соответствующей компенсации. Трудовым Кодексом разделены понятия компенсации (эксплуатация и амортизация) и возмещения затрат (ГСМ).

Выплаты за арендованный автомобиль производятся ежемесячно:

  • 1200 рублей: легковая машина с двигателем менее 2000 куб.

    см;

  • 1500 рублей: автомобиль с двигателем более 2000 куб. см;
  • 600 рублей: мотоциклы.

Приведенные суммы являются незначительными, принимая во внимание тот факт, что сюда входит износ, восстановление и сервисное обслуживание машины.

Расчет суммы

Компенсация за арендованный автомобиль не подлежит обложению НДФЛ, страховыми взносами в пределах размеров, определенных дополнительным соглашением сторон.

Для доказательства в целях компенсации нужно предоставить:

  1. Соглашение об аренде личного транспорта с целью организации служебных поездок.
  2. Документ о государственной регистрации автомобиля: выплата предусмотрена только за эксплуатацию личного имущества.
  3. Оформленный путевой лист установленного образца.
  4. Документы на приобретение ГСМ и другие затраты, понесенные при использовании личной машины для служебных поездок.

Обратите внимание: следует правильно оформить всю документацию: наличие ошибок может привести к начислениям со стороны налогообложения.

Порядок расчета суммы может быть определен соглашением или утвержденной в компании системой. Точная сумма возмещения прописывается в соглашении или приказе руководителя.

Периодичность

Если в обязанности работника не входят ежедневные служебные поездки, назначение фиксированного размера компенсации является экономически не выгодным вариантом . Обычно размер возмещения рассчитывается в соответствии с фактическим числом дней пользования автомобилем для служебных нужд фирмы.

Пример: сотруднику назначена выплата 2000 р. в месяц при 20 рабочих днях. Путевые листы оформлены лишь на 16 дней. В итоге, сумма компенсации без НДФЛ равняется 1600 р.

Выплаты назначаются при условии наличия всей необходимой документации.

Списание гсм по арендованному автомобилю

Назначение компенсации работникам за арендованный автомобиль является выгодным решением с налоговой точки зрения, если она соответствует «прибыльным» рамкам организации. В реальности это происходит крайне редко.

В настоящее время довольно распространена практика заключения соглашений об аренде автомобилей работников вместо возмещения затрат. Организации включают в расходы размер арендной платы, затраты по амортизации и ремонту арендованной машины.

Как проводится компенсация за ГСМ, если использовался личный автомобиль сотрудника, смотрите пояснения в следующем видео:

Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует — напишите вопрос в форме ниже:

Category: Банки

Similar articles:

оплата подписки WOW через кошелёк Battle.net — Форум World of Warcraft

Оплата штрафов ГИБДД со скидкой 50%

Оплата с телефона на телефон

Оплата государственной пошлины через интернет со скидкой 30%

Бесконтактная оплата от Сбербанка: порядок отключения функции

Ситуация

Директор организации издал приказ о том, чтобы бухгалтерия для целей бухгалтерского и налогового учета списания автомобильного топлива в расчет принимала показания систем GPS-навигации.

Вправе ли бухгалтерия принимать в расчет километраж, указанный системой GPS-навигации?

Сразу следует сказать, что:

• списание топлива необходимо вести по фактическому расходу;

• для контроля за количеством израсходованного топлива учет пробега автомобиля необходимо вести по спидометру.

Обоснуем данный ответ.

Списание топлива производится на основании первичного учетного документа

Подпунктом 1.1 п.1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Путевой лист предназначен для накопления и систематизации информации о показателях работы автомобиля и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности.

Путевой лист является также первичным учетным документом для списания топлива и контроля за количеством израсходованного топлива.

Инструкция о порядке оформления транспортных документов утверждена постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138.

Согласно п.4 названной Инструкции путевой лист должен содержать следующие сведения:

• период действия путевого листа;

• наименование (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика);

• марку и регистрационный знак автомобиля;

• данные о водителе;

• отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

• отметки о техническом состоянии автомобиля;

данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;

данные о движении топливно-смазочных материалов;

• отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

• штамп (печать) перевозчика;

• иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист.

Справочно

Спидометр — это техническое средство, устанавливаемое на механическое транспортное средство и предназначенное для непрерывного измерения и показания водителю пройденного расстояния и мгновенной скорости движения механического транспортного средства. Такое определение приведено в п.3 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1745-2007 «Спидометры автомобильные. Требования к эксплуатации и пломбированию», утвержденного и введенного в действие постановлением Госстандарта РБ от 12.04.2007 № 23.

Графа путевого листа «Показания спидометра» используется для определения и фиксации пробега автомобиля и контроля за списанием топлива. При этом графы путевого листа, в которых отражаются показания спидометра, обязательны для заполнения.

Вход на сайт

Следовательно, отсутствие показателей спидометра или указание иных данных и (или) иной системы учета в первичном учетном документе, которым является путевой лист, свидетельствует об отсутствии учета пробега автомобиля для списания израсходованных горюче-смазочных материалов, вследствие чего их списание на себестоимость неправомерно.

Списание топлива в состав затрат производится в пределах установленных норм

Списание топлива следует производить не по установленным нормам, а по фактическому его расходу.

При этом расход топлива в пределах установленных норм расхода списывается на себестоимость и включается в состав затрат по производству и реализации, учитываемых при налогообложении прибыли, а фактический расход топлива, превышающий расход, рассчитанный по установленным нормам, — списывается за счет виновных лиц либо за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Фактический расход топлива устанавливается путем ведения учета отпуска (заправки) топлива и проведения систематических замеров остатков топлива в баках. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Справочно

Порядок учета горюче-смазочных материалов регулируется Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133.

Контроль за обоснованностью расхода топлива производится исходя из пробега автомобилей согласно путевым листам и установленным в организации нормам расхода топлива.

При установлении норм расхода топлива следует руководствоваться Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141 (далее — Инструкция № 141).

При установлении норм расхода топлива используются линейные нормы расхода, утвержденные постановлениями Министерства транспорта и коммуникаций РБ для соответствующего вида автомобильной техники.

Нормы расхода топлива, рассчитанные в соответствии с Инструкцией № 141, предназначены для использования при учете и контроле расходования топлива механическими транспортными средствами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми организациями и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь.

Для автомобилей, работающих на бензине, дизельном топливе или сжиженном углеводородном газе, линейные нормы расхода топлива установлены в литрах на 100 км пробега (л/100 км).

Следовательно, норма расхода топлива также устанавливается для пробега автомобиля, рассчитываемого исходя из показаний спидометра.

Налоговый учет расходов на топливо

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п.1 ст.130 Налогового кодекса РБ).

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяются на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета).

Следовательно, стоимость автомобильного топлива, израсходованного при эксплуатации автомобилей при производстве и реализации товаров (работ, услуг), отраженная в бухгалтерском учете, включается в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Вместе с тем при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (подп.1.7 п.1 ст.131 Налогового кодекса РБ). Установленное требование распространяется в т.ч. на топливо для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования.

Аналогичная позиция изложена в письме МНС РБ от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль».

Таким образом, отсутствие норм расхода топлива или их утверждение в нарушение порядка, установленного Инструкцией № 141, а также недостоверный учет пробега автомобиля могут рассматриваться контролирующими органами как отсутствие надлежащего порядка учета израсходованных горюче-смазочных материалов для целей налогового учета. Как следствие, делается вывод о неправомерном включении расходов на автомобильное топливо в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли.

Татьяна Сукристик, аудитор

Учет топлива при служебных командировках

«Российский налоговый курьер», 2004 год, №12

Нередко организации направляют сотрудников в командировки на служебном транспорте. Как правильно учесть расходы на топливо, приобретенное во время командировки по России и за рубежом? Этому вопросу посвящена данная статья.

Согласно ст.166 ТК РФ "служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются". Поэтому не являются служебными командировками поездки, к примеру, водителей транспортных организаций, осуществляющих грузовые и пассажирские перевозки.

Когда сотрудник едет в командировку, ему возмещаются расходы по проезду, по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Об этом сказано в ст.168 ТК РФ.

Порядок возмещения работнику расходов, связанных с командировкой, регламентирован Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Следует отметить, что оплата стоимости приобретенного во время командировки топлива этим документом не предусмотрена. Тем не менее стоимость топлива, необходимого для проезда до места командировки и обратно, можно включить в состав командировочных расходов как расходы на проезд.

Обеспечение топливом в командировке

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему средства для приобретения необходимого количества топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего это наличные деньги.

При поездках по территории России сотрудник получает наличные рубли в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта. Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62.

Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России. Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием. Оно утверждено Банком России 09.04.1998 N 23-П.

Топливные карты или талоны на ГСМ организация приобретает по договору с владельцем сети АЗС. Выдавая карту или талоны командированному сотруднику, организация тем самым обеспечивает ему возможность заправки автомобиля во время командировки. Преимущество такой системы оплаты в том, что у организации — покупателя топлива возникает меньше проблем с вычетом НДС, уплаченного поставщику (этот вопрос рассмотрим ниже). А недостатком является то, что командированный сотрудник может приобрести топливо только на определенных автозаправочных станциях.

И, наконец, сотруднику можно выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество за наличные деньги, а также по банковской или топливной карте.

Документальное подтверждение расходов на ГСМ

Для целей налогообложения прибыли все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Об этом гласит п.1 ст.252 НК РФ.

Любая командировка должна быть экономически целесообразна, то есть она должна быть направлена на получение организацией дохода. Служебная командировка оформляется соответствующими документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Это унифицированные формы первичных документов по командировкам: N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение" и N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Содержащиеся в них сведения являются доказательством экономической обоснованности служебной командировки.

Подтверждением тому, что топливо, приобретенное во время командировки, израсходовано в производственных целях, служит путевой лист. Формы путевых листов для грузовых и легковых автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В путевом листе обязательно проставляют его порядковый номер, дату выдачи, печать организации, которой принадлежит автомобиль. Также в нем указывают марку автомобиля, место назначения (поездки автомобиля), марку и количество горючего при выезде и возвращении, расход горючего (по норме и фактический), а также показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. На основании данных путевых листов организация определяет количество и стоимость израсходованного во время командировки топлива.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить вместе с авансовым отчетом первичные документы на приобретение топлива. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Такими документами являются кассовые чеки и отчеты АЗС по заправленному в бак топливу. В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Таково требование п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Перевести документы можно своими силами или привлечь сторонних переводчиков. Расходы на перевод будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.

Признание расходов на топливо при командировках

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп.5 п.7 ст.272 НК РФ. Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

Рассмотрим вопрос о нормах расхода ГСМ подробнее. На сегодняшний день действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03). Они утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Но они обязательны для применения только предприятиями, подведомственными Минтрансу России. Для остальных организаций эти нормы носят рекомендательный характер. Налоговый кодекс не содержит ограничений на признание топлива в составе расходов. Однако если топливо израсходовано в размерах, превышающих нормативы, установленные Минтрансом России, налогоплательщикам придется подтвердить экономическую обоснованность таких расходов.

На основании Руководящего документа Минтранса России организации могут утвердить собственные нормы расхода топлива. Это позволит организации надлежащим образом организовать внутренний контроль за расходованием топлива, планировать предстоящие расходы на ГСМ и осуществлять иные управленческие задачи. Расчет собственных норм расхода ГСМ производится только на основании контрольных заездов и соответствующих расчетов. Разработанные нормы утверждаются приказом руководителя.

Возможна ситуация, когда количество израсходованного во время командировки топлива превысило установленные организацией нормы. В этом случае организация должна выявить причину перерасхода топлива и определить его стоимость и количество. Если установлено, что топливо потрачено на личные нужды сотрудника, то руководство организации должно принять меры к возмещению сотрудником стоимости израсходованного топлива. Сумма полученного возмещения признается доходом организации.

Обратите внимание: при налоговой проверке такую операцию налоговые органы будут расценивать как услугу по предоставлению физическому лицу транспортного средства в пользование. Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг. Затраты на содержание автомобиля (включая стоимость потраченного топлива) организация списывает на расходы.

А возникает ли при этом объект налогообложения по НДС? Да, возникает. Проанализируем эту операцию. Автомобиль, принадлежащий организации, предоставляется сотруднику в личное пользование. Во время личных поездок сотрудник использует топливо, приобретенное организацией. Сумма возмещения, которую получает организация, это не что иное, как оплата сотрудником услуги по предоставлению транспортного средства в пользование. Как видим, происходит возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. То есть налицо все признаки реализации, указанные в ст.39 НК РФ. А реализация товаров (работ, услуг) на территории России признается объектом налогообложения по НДС в соответствии с п.1 ст.146 Кодекса. Поэтому организация должна предъявить сотруднику к возмещению не только расходы на содержание автомобиля (включая стоимость топлива, израсходованного им в личных интересах), но и начислить на эту сумму НДС.

Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом. Здесь налицо безвозмездная передача имущества, стоимость которого в соответствии с п.16 ст.270 НК РФ не признается расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Теперь об НДС. Если сотрудник не возместил организации расходы на содержание автомобиля, значит, он пользовался им безвозмездно. В целях применения гл.21 НК РФ это признается реализацией (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Поэтому организация должна начислить НДС на стоимость ГСМ и других расходов с учетом требований п.2 ст.154 НК РФ. Что касается "входного" НДС по ГСМ и прочим расходам на содержание автомобиля, то этот налог можно принять к вычету.

А если перерасход является следствием поломки автомобиля? В этом случае организация должна принять меры для устранения неисправностей во избежание дальнейшего перерасхода ГСМ. Налогооблагаемую прибыль на стоимость фактически израсходованного топлива в данной ситуации уменьшить можно, если организация документально подтвердит причину его перерасхода.

Особенности признания расходов при зарубежных командировках

Перед зарубежными командировками сотрудники получают под отчет наличную валюту либо корпоративную валютную банковскую карту. Следовательно, у организации возникают расходы в иностранной валюте.

Согласно п.5 ст.252 Кодекса расходы налогоплательщика в иностранной валюте учитываются в совокупности с рублевыми расходами. Их пересчет организация производит в зависимости от выбранного метода признания доходов и расходов для целей налогообложения.

Если организация применяет метод начисления, то расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Об этом сказано в п.10 ст.272 НК РФ. Обратите внимание: в случае загранкомандировки суммы иностранной валюты, указанные в первичных документах, представленных сотрудниками, должны быть переведены в рубли по курсу Банка России не на день приобретения топлива, указанный в чеке АЗС, а на день утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Организации, применяющие кассовый метод, пересчитывают расходы в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, если командированный сотрудник отчитался по суммам, выданным ему перед командировкой. В случае возникновения задолженности организации перед сотрудником она сможет признать стоимость топлива в составе расходов только на дату погашения этой задолженности. Следовательно, пересчет расходов в иностранной валюте происходит по курсу Банка России на дату погашения задолженности организации перед сотрудником по приобретенному топливу (п.3 ст.273 НК РФ).

В связи с пересчетом расходов, выраженных в иностранной валюте, может возникнуть курсовая разница. Налоговым кодексом установлено, что положительная курсовая разница включается в состав внереализационных доходов (п.11 ст.250), а отрицательная — в состав внереализационных расходов организации (п.5 ст.265).

Особенности налогового учета ГСМ при командировках

На первый взгляд, порядок налогового учета расходов на топливо, израсходованное во время командировок, не вызывает особых проблем. На самом деле это не так. Порядок учета ГСМ зависит от вида деятельности организации, от цели поездки, от содержания хозяйственной операции. Покажем это на конкретных примерах.

Начнем с транспортных организаций, основным видом деятельности которых являются грузовые и (или) пассажирские перевозки. Бухгалтерам этих предприятий следует быть очень внимательными. Дело в том, что в транспортных организациях ГСМ являются основным производственным ресурсом, без которого услуги по перевозке осуществить невозможно. Поэтому ГСМ, потребленные в процессе основной деятельности, учитываются в транспортной организации в составе материальных расходов как затраты на приобретение сырья и материалов (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Как известно, эти затраты относятся к прямым расходам.

Если поездка сотрудника транспортной организации (водителя, экспедитора и т.п.) связана с осуществлением основной деятельности организации — оказанием услуг по грузовым и (или) пассажирским перевозкам в интересах заказчиков, то служебной командировкой она не является. В этом случае затраты на ГСМ учитываются как прямые материальные расходы (пп.1 п.1 ст.254 НК РФ). Иная картина складывается, если руководитель транспортной организации едет в командировку, например, с целью заключения договора на служебном автомобиле. Эта поездка отвечает всем признакам служебной командировки. Затраты на топливо, израсходованное во время командировки, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как командировочные расходы (пп.12 п.1 ст.264 НК РФ).

В торговых организациях существует своя специфика. Стоимость потребленного топлива относится к транспортным расходам. А в торговых организациях транспортные расходы на доставку покупных товаров до склада налогоплательщика — покупателя товаров признаются прямыми (ст.320 НК РФ). Это означает, что транспортные расходы (в состав которых включена и стоимость ГСМ) распределяются на остатки товаров на складе и на стоимость реализованных товаров. Если, к примеру, менеджер торговой организации едет в командировку с целью приобретения и доставки товаров, то стоимость израсходованного во время командировки топлива нельзя списывать как командировочные расходы. Ее надо учитывать как прямые затраты по статье транспортных расходов. В случае служебной командировки, не связанной с приобретением товаров и иных материальных ценностей, затраты на топливо списываются в обычном порядке.

А что такое "обычный порядок"? Существует ли какое-то общее правило списания ГСМ? Да, ответят многие бухгалтеры. Обычно стоимость ГСМ списывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп.11 п.1 ст.264 НК РФ. Если же топливо израсходовано во время командировки, такие затраты на ГСМ включаются в состав командировочных расходов и списываются в соответствии с пп.12 п.1 этой же статьи Кодекса. В данном случае расходы на топливо являются косвенными и в полной сумме включаются в затраты текущего периода.

В этом ответе все верно, кроме одного: такой порядок учета нельзя назвать единственным. Бухгалтеры должны квалифицировать затраты на топливо в зависимости от цели командировки. Специфику учета топлива во время командировки, предпринятой с целью покупки товаров, мы уже показали. Следует также отметить особенности учета ГСМ при командировке, связанной с приобретением основных средств или материалов. Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете действует правило: в первоначальную стоимость приобретенных объектов основных средств и материалов включаются затраты по приобретению этих материальных ценностей, в том числе и расходы на их доставку (п.2 ст.254, п.1 ст.257 НК РФ). Если командировка была предпринята с целью приобретения основных средств или материалов, то командировочные расходы (в том числе и расходы на израсходованное во время командировки топливо) нельзя списать на затраты текущего периода по нормам пп.12 п.1 ст.264 НК РФ. Их нужно включить в первоначальную стоимость приобретенных материальных ценностей.

Как видим, существует много вариантов учета топлива, затраченного во время командировки. Поэтому бухгалтеру следует быть очень внимательным и прежде всего правильно квалифицировать поездку (является ли она служебной командировкой), а также определить, с какой целью она предпринимается.

НДС по приобретенному топливу

Теперь поговорим про НДС. Командированные сотрудники приобретают ГСМ за наличные деньги или по банковской корпоративной или специализированной топливной карте. В каких случаях организация сможет принять к вычету НДС?

Если сотруднику выданы под отчет наличные деньги или банковская карта, по возвращении из командировки он представит в бухгалтерию кассовые чеки АЗС. При этом счетов-фактур, как правило, нет. АЗС как организации, оказывающие платные услуги населению, счета-фактуры не выставляют (п.7 ст.169 НК РФ).

Как списать гсм на использования личного автомобиля в служебных целях

Из-за отсутствия счета-фактуры при наличной оплате или оплате банковской картой НДС принять к вычету нельзя (п.1 ст.172 НК РФ).

Существует еще один нюанс. Если в кассовом чеке АЗС налог отдельной строкой не выделен, топливо учитывается в полной стоимости расходов. Хуже, если НДС в чеке выделен отдельной суммой или просто указана процентная ставка. Этот налог организация не сможет ни принять к вычету, ни уменьшить на эту сумму облагаемую базу по налогу на прибыль.

Обратите внимание: несмотря на то что расходы на приобретение топлива во время командировки относятся к расходам на проезд, на них не распространяется положение п.1 ст.172 НК РФ о возможности применения налоговых вычетов на основании "иных документов". Для принятия к вычету НДС по приобретенному топливу счет-фактура необходим, поскольку кассовый чек АЗС не является бланком строгой отчетности.

Топливные карты приобретаются, как правило, в безналичном порядке. Причем покупает их не сотрудник, а организация. Поэтому проблем с вычетом НДС при приобретении ГСМ по топливным картам обычно не возникает. Вычет производится на основании счетов-фактур топливной компании.

Андрей Викторович Комаров
Директор АКФ «ЦФО»

Н. В.Иволгина
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Предприятия, имеющие автомобили в собственности или аренде, неизбежно несут расходы, связанные с эксплуатацией этих автомобилей, в том числе на топливо. На практике возникают вопросы по документальному оформлению приобретения и списания ГСМ, бухгалтерским проводкам и признанию расходов для целей налогообложения.

Налог на прибыль

 

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

 

Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:

— информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;

— результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;

— методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)

Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.

Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.

По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.

Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.

О путевом листе

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование и номер путевого листа;

— сведения о сроке действия путевого листа;

— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

— сведения о транспортном средстве;

— сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление

 

В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:

— накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);

— чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:

1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;

2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;

3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);

4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.

Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами.

Использование личного автомобиля в служебных целях

Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?

Да, можно.

Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;

Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.

Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.

По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:

Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).

На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:

Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).

По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:

Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).