Что такое электронный документооборот между предприятиями

Содержание

В то время, как электронный документооборот уже давно получил широкое распространение в бизнесе и успел покорить не одну сотню компаний в самых разных профессиональных областях, к системам для автоматизации работы с юридически значимыми документами у бизнеса долгое время было настороженное отношение, и сейчас они пока только набирают популярность. Почему компаниям все же стоит обратить более пристальное внимание на решения в области цифровой обработки юридически значимой документации, рассказывает Антон Самойлов, генеральный директор компании «ЭвриТег».

Зачем это нужно?

Для начала компаниям, которые пока сомневаются, необходимо понять, что ЭДО юридически значимых документов, к примеру, первичной бухгалтерской отчетности, ни в коем случае не означает увеличения бюрократии при получении доступа к ним или усложнения работы с документами. Его внедрение, напротив, позволяет сотрудникам более эффективно тратить рабочее время и силы, а также значительно снижает вероятность фальсификации и кражи документа.

Вместе с тем, если организация уже использует систему электронного документооборота, но чувствует потребность в более глубокой и комплексной цифровизации процессов согласования и хранения корпоративного контента, ей вовсе необязательно полностью переходить на новое ИТ-решение. Например, уже сейчас рынок предлагает системы, которые становятся, по сути, промежуточным звеном между оператором электронного документооборота и внутренней системой бухгалтерского учета.

Как это работает?

Такие решения позволяют агрегировать все входящие документы (договоры, счета, накладные, расчетные ведомости и другие) с аккаунта компании в операторе электронного документооборота и создавать их образы. При этом решение автоматически определяет ответственного за обработку того или иного файла и отправляет его пользователю. В единой информационной инфраструктуре корпоративные пользователи, занятые в проекте, могут согласовывать документ, а также заверять его электронной цифровой подписью, которая и подтверждает его юридическую значимость. Количество необходимых подписей система определяет автоматически, анализируя тип первичного документа.

После того, как документ согласован, решение отправляет его в систему бухгалтерского учета для последующей обработки. Если у бухгалтерии возникнут замечания к документам, система позволит автоматически вернуть их соисполнителю на доработку или исправления.

В подобных решениях также предусмотрен механизм, обратный описанному. Так, они позволяют отправлять контрагентам документы, сформированные в системе бухгалтерского учета посредством используемого оператора электронного документооборота. В этом случае процесс также проходит этап согласования в подразделениях компании, которые имеют отношение к работе с этим документом.

Чем это удобно?

Вследствие того, что внедрение решения автоматизирует отправку бухгалтерской документации, ее согласование между департаментами организации и облегчает проставление электронной подписи. Система также позволяет контролировать и оптимизировать количество времени, которое необходимо для работы с конкретным документом.

Что нужно знать про обмен электронными документами

Параллельно с тем, как подразделения компании ведут работу с документацией внутри решения, оно автоматизирует ведение электронного журнала, в котором отражаются действия, произведенные с первичным документом. Таким образом, исключается сама возможность подлога либо преднамеренной передачи корпоративной документации третьим лицам, поскольку все операции протоколируются.

Как понять, что решение работает?

Оценить эффективность от внедрения такого решения ИТ-департамент компании сможет, проанализировав несколько параметров. Во-первых, большое значение имеет время, пройденное от получения бухгалтерией документа от контрагента до момента принятия его к учету в бухгалтерской системе (и наоборот: период между созданием документа в бухгалтерской информационной системе и его отправкой контрагенту). Чем меньше уходит на эти процессы времени, тем лучше.

Второй важный показатель – количество обработанных пользователем документов за определенный промежуток времени. Здесь напротив: чем больше документов пользователь может обработать и согласовать, находясь в системе, тем лучше.

Наконец, последний фактор – это количество замечаний, которые получают контрагенты. Их должно быть как можно меньше. Но этот показатель также обращает внимание и на качество проведенного для сотрудников тренинга по работе с решением, а не только на эффективность самой ИТ-системы.

Автоматизированные функции контроля исполнения документов

"При печатании книги в нее всегда вкрадывается несколько ошибок, которые никто не заметит."
Закон публикации

Автоматизируемые функции контроля

Поскольку мы собираемся автоматизировать контроль, то нам сначала необходимо определиться с функциями контроля, подлежащим автоматизации. При работе с бумажными документами в роли контролёра выступает человек, которому вменяется в обязанности осуществление функций контроля. Следует отметить, что контролёр, в большинстве случаев, работает только с документами, имеющими гриф «На контроль», или как ещё говорят «поставленными на контроль». Что происходит с другими исполняемыми документами в бумажном виде – известно только самому исполнителю. Если по такому неконтролируемому документу возникает проблема, то остаётся только её исправлять, нет никаких способов заранее диагностировать проблему, так же как и найти причины её возникновения.

В идеале, чтобы повысить исполнительскую дисциплину в целом, нужно все документы ставить на контроль. Но это, конечно, очень трудоёмко – осуществлять контроль всех документов. Поэтому мы и говорим об автоматизации контроля исполнения документов, так как видим решение проблемы в переводе трудоёмких процедур контроля на плечи автоматизированной системы.

Так какие же функции контроля исполнения документов мы хотим автоматизировать?

Формирование контрольной карточки

Контроль исполнения документа начинается с создания для него контрольной карточки. В неё заноситься информация о документе, поручениях, сроках исполнения, исполнителях. В ходе контроля в неё вносятся различные отметки о ходе исполнения. Работа это очень трудоёмкая. Но использование системы электронного документооборота может её облегчить. Если в систему уже имеется электронная регистрационная карточка документа, то для осуществления контроля в ней добавляются страницы «Контроль» и «Ход исполнения». Значит, вводить данные о самом документе уже не требуется, а достаточно указать сроки и исполнителей.

Однако, ведение вручную, контрольных карточек не позволяет отследить в динамике весь ход исполнения документа.

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Каждый из исполнителей может отписать документ на уровень ниже, в подчинённые ему подразделения, а те в свою очередь в подчинённые им подразделения. Ход исполнения получит несколько ветвей, а цепочки исполнения станут очень длинными. Для учёта статусов поручений и отслеживания сроков исполнения без автоматизированной системы контроля не обойтись. В электронной контрольной карточке документа автоматически будет отображаться весь ход исполнения документа. Все цепочки, статусы поручений, исполнители, сроки выдачи, сроки исполнения, текущее состояние и т.д., всё это становиться доступно сразу, из единой точки просмотра. Не нужно ничего и никого искать. Карточку любого электронного, поручения из любой цепочки можно открыть и посмотреть, как и кем и какая ведётся работа. Можно своевременно вмешаться и предотвратить срыв сроков исполнения документов. Система документооборота позволяет отправить любому исполнителю уведомление, прямо из карточки документа или из карточки его поручения. Можно поставить напоминание о данном документе. Это позволит не забыть про документ и вернуться к нему через некоторое время.

Учёт сроков исполнения документов

В чём заключается контроль срока исполнения документа? Во-первых, в том чтобы заранее сигнализировать и напоминать исполнителям и контролёру о его приближении. Возможно, что это позволит им своевременно приложить усилия и исполнить документ в срок. Если срок указан в бумажной карточке, то чтобы оповестить о его приближении исполнителя нужно ему позвонить. Целесообразно функции уведомления и напоминаний возложить на автоматизированную систему. Это снимет большой объём работы с контролёра. Кроме того автоматическая фиксация факта прочтения сотрудником уведомления позволяет не сомневаться что он теперь в курсе происходящего. Во-вторых, срок используется для контроля просроченности документа.

Формирование журнала «просроченные документы»

Если срок исполнения документа истёк, а по документу так и не был исполнен, например не подготовлен ответ, то документу нужно присвоить статус «Просрочен». Сделать это вручную по контрольным карточкам документов очень трудоёмкая операция. Система контроля исполнения документов позволяет автоматически присвоить не исполненным документам статус «Просрочен» и сформировать журнал из карточек просроченных документов. Наличие такого журнала позволяет руководителям принимать оперативные меры по исправлению ситуации.

Постановка документа на контроль

Контроль исполнения документов включает в себя важную процедуру постановки документа на контроль. Процедура заключается в занесении в контрольную карточку даты постановки на контроль, даты контроля и внесении записи о контролируемом документе в журнал контроля. При большом количестве контролируемых документов это достаточно трудоёмкое занятие. Система документооборота позволяет автоматизировать постановку документа на контроль. Если на этапе рассмотрения документа в карточке был включен признак «На контроль», то после отправке документа на исполнение он будет помещён в журнал контроля, а в карточку будет занесена отметка о постановке на контроль.

Формирование журнала «на контроле»

Как уже было сказано Выше, для особо важных документов устанавливается специальный признак «На контроль». Информация о таких документах вноситься в журнал вручную контролёром. Эту работу необходимо переложить на автоматизированную систему контроля исполнения. Она должна документы с признаком «На контроль» автоматически отображать в журнале контроля. Ведение журнала в электронном виде очень удобно и значительно облегчает работу контролёра. В карточке каждого контролируемого документа должна быть установлена дата контроля. Как правило, это несколько дней до срока исполнения документа. Электронный журнал контроля должен быть сгруппирован по датам контроля. Это позволит всем участникам процесса исполнения видеть документы, срок контроля которых наступает сегодня, завтра, на следующей неделе, в следующем месяце и т.д. и принимать меры к их своевременному исполнению.

Внесение в документ контрольных отметок

В ходе исполнения документа Контролёр может запрашивать у исполнителей информацию о ходе исполнения и вносить её в контрольные карточки документов. В автоматизированной системе это сделать прощё. Не надо звонить, разыскивать сотрудников и «пытать» их. Достаточно отправить прямо из электронной карточки контролируемого документа сообщение сотруднику и тот сможет на него ответить. Текст ответа из карточки сообщения можно перенести в специальный раздел «Контрольные отметки» в электронной карточке документа. Все заинтересованные лица могут просматривать карточку документа и видеть ход исполнения. Это позволяет проводить оперативный мониторинг исполнения документов без необходимости собирать всех участников процесса в одном кабинете.

Проверка отчётов исполнителей

Каждый из исполнителей документа может подготовить отчёт и прийти с ним на приём к руководителю в кабинет. Иногда это нужно и без этого не обойтись. Но по многим вопросам проверку отчётов можно организовать в системе контроля исполнения документов. Отчёт можно подготовить в электронном виде, отсканировать, прикрепить файлы к карточке поручения и отправить отчёт на проверку. В автоматизированной системе отчёт сначала поступает на предварительную проверку контролёру и после его одобрения отправляется Руководителю, выдавшему резолюцию.

Важно то, что в системе документооборота автоматически фиксируются все события. Так и событие отправки отчёта содержит запись даты и времени. Если отчёт будет отклонён и отправлен на доработку, то тоже будет записана дата этого события. Это важно для всех участников процесса.

Удобной функцией системы контроля исполнения является формирование версий документов. В данном случае, если исполнитель подготовил отчёт, а его вернули ему на доработку, то он может создать новую версию отчёта и в ней выделить свои доработки, исправления.

Все перечисленные возможности позволяют существенно снизить затраты на сбор и проверку отчётов исполнителей, а так же сделать этот этап прозрачным для всех участников процесса.

Учёт переносов срока исполнения

Важной процедурой контроля является учёт переносов срока исполнения документа. Такие факты вносятся в контрольную карточку документа и позволяют видеть, сколько раз уже срок переносился, как долго исполняется документ, насколько он был просрочен. Если внести отметку о переносе сроков в бумажную контрольную карточку ещё возможно, то учитывать вручную временные рамки работы с документом – практически не реально. Автоматизированная система позволяет решить эти проблемы, и в результате повысить эффективность контроля. При проверке отчёта и отправке его на доработку система контролирует срок исполнения документа и если он истёк, то предлагает проверяющему лицу выполнить перенос срока. Автоматически в карточку документа в специальный раздел «Учёт переноса срока исполнения» заноситься запись о событии: кем и когда был изменён срок, новый срок и старый срок исполнения.

Ну и конечно, для автоматизированной системы нет никакой проблемы вести учёт времени. Расчёт временных рамок осуществляется автоматически, и они отображаются в электронной карточке документа на странице «Контроль», например: «сколько времени осталось до срока исполнения», «сколько времени исполняется документ», «насколько времени документ просрочен».

Снятие документа с контроля

После того как отчёты по исполнению документа проверены и принимается решение, что документ исполнен и его нужно передать на архивное хранение, то перед этим нужно снять документ с контроля. Эту процедуру нужно выполнить только для документов, которые были ранее поставлены на контроль. Из чего же состоит эта функция?

Для снятия документа с контроля нужно найти его контрольную карточку, в карточке сделать соответствующую отметку и потом в журнале контроля то же сделать отметку. Вот вроде бы и всё. В принципе, действий у Контролёра по выполнению данной функции немного, но при большом количестве документов это может занимать достаточно времени. Чем же может помочь автоматизированное решение? В системе документооборота эта функция может быть автоматизирована. При нажатии на кнопку «Снять документ с контроля» в карточку контролируемого документа автоматически запишется дата и время снятия с контроля, кем снят документ с контроля. А вообще-то документ после проверки отчётов об исполнении может быть снят с контроля автоматически, если для него включен такой режим. И ни надо нажимать никаких дополнительных кнопок.

Снятие документа с контроля приводит к тому, что он автоматически перестаёт отображаться в журнале «На контроле». Система контроля исполнения присваивает документу статус «Исполнен» и его карточка перемещается в электронный архив документов. Однако вся информация о том что документ был на контроле и как он исполнялся, сохраняется в его карточке и её можно всегда посмотреть.

Резюме

Автоматизированный контроль исполнения документов однозначно может помочь в трудоёмких процедурах, таких как ведение карточек, контроль сроков, рассылка напоминаний, ведение журналов, постановке и снятии документа с контроля. Однако целиком и полностью система контроля исполнения не может заменить человека. Зато она может значительно облегчить его работу, а так же работу исполнителей, и как следствие повысить в целом эффективность контроля исполнения документов в организации.

Подробнее о контроле исполнения и других не менее важных и удобных функциях системы электронного документооборота Вы можете узнать на сайте www.escom-bpm.com

Возврат к списку

Электронный документооборот. Подключаем бухгалтерию

Электронный документооборот

На сегодняшний день в России произошли значительные изменения в законодательстве, которые позволяют на законных основаниях выстроить систему электронного документооборота (ЭДО) между организациями.

Уже сейчас организации могут обмениваться между собой практически любыми документами в рамках системы ЭДО: первичные бухгалтерские документы, распоряжения руководства организации и руководителей подразделений, а также любые другие документы, необходимые для ведения хозяйственной деятельности предприятия.

Реализовать юридически значимый электронный документооборот между организациями позволяет программный комплекс «Астрал Отчет».

Программа «Астрал Отчет» отлично зарекомендовала себя в сфере передачи налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в контролирующие органы. Более 300 000 организаций и индивидуальных предпринимателей на всех территории Российской Федерации передают отчетность через систему «Астрал Отчет».

Модуль электронного документооборота реализует следующие функции:

— Приглашения контрагентов к документообороту (обмен договорами, актами, счетами-фактурами и любыми другими документами);

— Адресная книга;

— Синхронизация адресной книги с сервером оператора связи;

— Интеграция с ПО «1С», позволяющая без труда импортировать подготовленные к пересылке документы в ПО «Астрал Отчет»;

— Подпись и шифрование исходящих документов;

— Функция проставления ответной подписи на документах;

— Учет и структуризация отправленной и принятой корреспонденции;

— Отслеживание статусов исходящих писем;

— Поддержка обмена как неформализованными документами, так и бизнес – документами в соответствии со стандартами электронной коммерции EDI* и CommerceML**.

* Electronic Data Interchange, EDI — наборы правил электронного оформления типовых деловых документов: заказов, накладных, таможенных деклараций, страховых форм, счетов и т. д.

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Главным положительным свойством EDI, привнесенным в мир электронной коммерции, является стандартизация всех процедур документооборота между компаниями.

** CommerceML — единый стандарт обмена коммерческой информацией в формате XML.

Документооборот в рамках системы ведется с применением электронной подписи, что позволяет обеспечить юридическую значимость передаваемых документов и максимальную надежность процесса их передачи. Все действия с электронной подписью проводятся с использованием сертифицированных ФСБ криптографических средств: СКЗИ «VipNet CSP» и СКЗИ «Крипто Про CSP».

Действия абонентов системы фиксируются Оператором системы электронного документооборота, что позволяет Оператору выступать в роли независимого эксперта при разборе спорных и конфликтных ситуаций, возникающих между абонентами.

Преимущества электронного документооборота

— Сокращение расходов на пересылку документов. Электронный обмен документами значительно сокращает расходы на почтовые услуги и услуги курьерской рассылки, ведь в них больше нет необходимости!

— Экономия места для хранения документов. Нет необходимости выделять отдельные помещения или площади под хранение бумажных копий документов. Все документы хранятся в электронном виде.

— Удобство и простота использования. Подготовка и отправка документа идет с одного рабочего места, по входящим и исходящим документам легко производить поиск, пользователю доступна информация по статусам отправленного документа (получен, принят и т.д.).

— Мгновенная доставка до адресата. Все документы доставляются до адресата в течение нескольких секунд.

Для подключения к Системе ЭДО Вам необходимо иметь действующую Лицензию на ПП «Астрал Отчет» или приобрести Лицензию на ПП «Астрал Отчет» по любому действующему тарифу.

При наличии Лицензии на ПП «Астрал Отчет» активация модуля ЭДО осуществляется бесплатно. Заключение отдельного договора не требуется, взаимодействие происходит в рамках договора на ПП «Астрал Отчет».

В данной статье рассмотрена сущность и преимущества перехода бумажного к электронному документообороту.

Во многих организациях происходит обмен документами на бумажных носителях, например, при заключении договора.

Электронный документооборот: как оформить?

Из-за этого увеличивается объем работ у сотрудников и повышается хранение архивов. Для того чтобы упростить себе работу и решить данные проблемы нам помогает электронный документооборот.

Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.

Электронный документооборот – это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

В соответствии с ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.11 г. электронные документы , которые подписываются электронной подписью руководителя организации (предприятия), обладают такой же юридической силой, как и документы, которые подписываются своеручно и заверяются печатью.

Система электронного документа оборота – это система, которая позволяет решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами (регистрация и ввод документов, поиск документов и ведение архива).

Виды электронного документооборота:

  1. В зависимости от степени интеграции:
    • Система управления групповой работой. Данная система создает условия для сортировочной работы с документами и данными группы пользователей;
    • Встроенные модули в составе информационных систем управления. У данных модулей имеется ограниченный функционал;
    • Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Системы, которые полностью предназначены для автоматизации процесса управления документацией.
    • В зависимости от применяемых технологий:
      • Системы на основе «облачных» технологий. Это те системы, которые похожи на системы с web технологиями;
      • Клиент-серверные системы. В этой системе на выделенном сервере распределяются основные модули управления данными и документацией. Надежность и быстрота являются плюсами системы клиент-сервер;
      • Системы на основе баз данных. Системы, которая интегрируется с базами данным типа Oracle или SQL. Вся информация хранится в этих базах данных. К плюсам этих систем относится возможность хранения большого объема информации;
      • Системы на основе web технологий. Данные системы работают на основе удаленного доступа к серверу. Право отказаться от клиентских приложений является преимуществом этой системы.

      Для того чтобы мы могли получить представление о возможностям систем, необходимо выделить решения задач от компаний-разработчиков, которые работают в сфере автоматизации работы с документами: Directum, DocVision, 1C:Документооборот 8 – Такском, E1:ЕВФРАТ- Документооборот, БОСС-Референт, ДЕЛО.

      Таблица 1. Основные возможности систем электронного документооборота.

      Параметры

      1C:Документооборот-8

      БОСС-Референт

      ДЕЛО

      Электронный архив

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Разграничение прав доступа

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Делопроизводство

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Использование ЭКП

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Общий документооборот

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Работа с обращениями граждан

      +

      +

      +

      +

      +

      Управление договорной деятельностью

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Управление проектами

      +

      +

      +

      +

      Изменение прикрепленных файлов

      +

      +

      +

      +

      +

      Генерация отчетов

      +

      +

      +

      +

      +/-

      +

      Маршрутизация

      +

      +

      +

      +

      +

      +

      Расшифровка таблицы:

      «+» — есть возможность, «-» — нет возможности, «+/-» — неполная функциональность возможности.

      Исходя из таблицы 1, можно сделать вывод о том, что все представленные системы стремятся идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.

      Выгоды от перехода на электронный документооборот:

      1. Снижение количества ошибок при вводе;
      2. значительное сокращение времени обмена документами;
      3. сокращение времени на ввод входящих;
      4. не требуется вести бумажный архив, документы не теряются;
      5. экономия на расходных материалах, курьерских и почтовых расходах.

      Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1C-Такском» нужно выполнить несколько шагов:

      1. Необходимо наличие у пользователя сертификата электронной подписи;
      2. нужно проверить, обновлена ли программа до той версии, в которой имеется возможность обмена;
      3. надо заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте http://users.v8.1c.ru;
      4. После обработки заявки в личном кабинете пользователю будет предоставлен идентификатор участника обмена электронными документами.
      5. Последний шаг – это настройка «1C: Предприятие 8»:
        • Надо указать в настройках программы «1C» полученный идентификатор и сертификат ЭЦП пользователя;
        • после этого следует отправить из программы приглашение контрагенту к обмену электронными документами;
        • в конце необходимо дождаться положительного ответа контрагента, который будет обработан в программе и завершит формирование соглашения об обмене электронными документами.

        Итак, теперь система технически готова к электронному документообороту.

        Статьи и интервью

        Электронный документооборот внутри организации

        В настоящее время постоянно расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии, корпоративные порталы для оперативного доведения информации до сотрудников. Однако само по себе использование электронной почты и других электронных каналов для доведения информации еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Его проблематика не ограничивается техническими аспектами передачи информационных сообщений (файлов документов) по каналам связи.

        Можно выделить два уровня внедрения и использования элементов электронного документооборота: документооборот внутри организации и ее внешние коммуникации.

        Безусловно, часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена. Однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном относятся к сфере корпоративного регулирования, а вопросы внешнего — выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, соглашениями сторон, участвующих в обмене электронными документами. В каждой организации циркулируют различные документы, поэтому ее документооборот можно условно подразделить на управленческий (обеспечивающий функционирование организации как управленческой системы) и технологический (связанный с осуществлением конкретных технологических процессов обработки информации подразделениями). Если для управленческого документооборота характерен значительный объем неформализованной и слабоструктурированной информации, то для технологического — как правило, высокая степень формализации информации и документов, а также процедур работы с ними. Следовательно, автоматизированную технологию работы с электронными документами гораздо проще реализовать в сфере технологического документооборота. Вместе с тем все больше ощущается потребность в применении технологий электронного документооборота для управленческих документов. В процессе управленческого документооборота осуществляются различные процедуры с официальными документами — их регистрация, передача на рассмотрение руководства, передача на исполнение, контроль за исполнением, организация оперативного и архивного хранения документов и др. Поэтому электронный управленческий документооборот не сводится лишь к передаче сообщений в электронной форме и не исчерпывается только возможностями электронной почты, Интернета и портальных технологий. Он должен представлять собой комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) или электронными копиями документов с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

        Всю совокупность электронных управленческих документов можно условно разделить на две группы:

        • документы, для которых электронная форма существования будет являться основной;

        • документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для них характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), но в обращении могут также находиться их электронные копии.

        Применительно к документам второй группы в настоящее время правильнее говорить о применении не электронного документооборота как такового, а его элементов.

        Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедре­нию и широкому распространению его элементов в сфере управления.

        Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он введен в систему). Таким образом, можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

        Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями данной корпоративной системы.

        Рассмотрим ключевые вопросы, которые приходится решать при организации внутреннего электронного документооборота (или документооборота в рамках одной корпоративной системы).

        Категории документов, для которых следует использовать электронный документооборот внутри организации

        В условиях применения корпоративных информационных систем электронные документы или электронные копии документов могут включаться в базы данных для обращения к ним пользователей из числа работников организации.

        Как показывает анализ деятельности отечественных и зарубежных учреждений и организаций, в настоящее время существует два основных подхода к использованию электронных файлов в корпоративных системах автоматизации документооборота:

        • ввод файлов для всех категорий доку­ментов (сканирование всех документов или использование файлов, полученных при компьютерной подготовке документов);

        • ввод файлов выборочно.

        Первый подход позволяет в полной мере использовать технологические и информационные возможности систе­мы, однако здесь присутствуют ограничения ресурсного характера (техническое обеспечение, трудозатраты персонала). Кроме того, востребованность отдельных групп документов в информационно-справочной работе может быть весьма низкой. Поэтому, на наш взгляд, сейчас более перспективным является подход, основанный на классификации документов и выделении тех их видов, потребность в обращении к которым возникает наиболее часто.

        Прежде всего, к ним относятся:

        • документы, поступающие из вышестоящих органов власти и управления;

        • документы, поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государственные организации ли особо важные партнеры, корпоративные клиенты);

        • распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения);

        • исходящая переписка (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам) и т.п.;

        • внутренняя переписка между подразделениями организации.

        Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию, например, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.).

        Что такое «Система электронного документооборота», и зачем она нужна?

        Можно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

        По мере внедрения внешнего электронного документооборота можно также организовать внутренний электронный документооборот для документов, поступающих в электронной форме.

        Форматы для создания и хранения электронных документов (либо электронных копий документов)

        Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа. При этом вопрос о выборе формата прикрепляемого файла, на наш взгляд, заслуживает особого внимания.

        Графические форматы (например, .tif, .pdj) дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по файлам в графическом формате типа .tif нельзя провести полнотекстовый поиск, поэтому использование графических файлов удобно, если аннотация документа в электронной регистрационной карточке достаточно подробно описывает его содержание.

        Текстовые форматы записи файлов (такие, как .doc, .rtf) позволяют провести полнотекстовый поиск в базе данных, но при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст. Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и формат, в котором они должны быть записаны. Целесообразно проанализировать, для каких документов, какие форматы файлов подходят больше (например, для внутренней переписки удобно использовать текстовый файл, созданный исполнителем). Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файл (или же использовать графические файлы первой и последней страниц документа с изображением его атрибутов в сочетании с текстовым файлом всего документа), что значительно расширяет возможности справочно-информационной работы. Решать вопрос надо с учетом состава документации учреждения, технической оснащенности, трудозатрат персонала организации на разных стадиях работы.

        Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. При этом исключается возможность пропустить трудно замечаемые погрешности в результатах распознавания (в частности, появление или пропуск запятой в многозначной сумме). Распечатанный графический, файл документа может быть при необходимости заверен традиционным способом (отметка о заверении копии и печать).

        Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, подготовленный исполнителем документа. Однако всегда существует вероятность ошибки относительно того, что будет передана какая-то из более ранних версий документа, а не окончательная, т.е. не тот текст, который, в конце концов, был подписан руководителем. Кроме того, в тексте подлинника могут быть отдельные рукописные правки (знаки препинания, исправление отдельных букв и т.п.).

        Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. Так, могут быть предложены следующие варианты регламентации. В случае осуществления сканирования документа работник, выполняющий сканирование и распознавание текста документа, несет ответственность за идентичность текста прикрепляемого к регистрационной карточке электронного файла и бумажного документа. Если в корпоративную систему вводится файл документа, подготовленный его исполнителем, то ответственность за качество подготовки текста и его соответствие бумажному подлиннику документа несет исполнитель.

        Все статьи и интервью