Что относится к канцтоварам

Расходы на канцелярские товары

Без канцелярских товаров не обходится ни одно предприятие. Как правильно отразить операции по их поступлению и списанию в расходы, читайте в настоящей статье.

Покупка канцтоваров

Покупка канцтоваров осуществляется как в безналичной форме, так и за наличный расчет (в этом случае деньги на покупку выдаются под отчет). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ <1> лица, получившие денежные средства под отчет, не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах (по форме N АО-1 <2>) и произвести окончательный расчет по ним. Предприятие приказом руководителя утверждает перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такой приказ отсутствует, по мнению Федеральной налоговой службы, считается, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо от 24.01.2005 N 04-1-02/704).

<1> Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

В бухгалтерском учете выдача денежных средств под отчет отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов <3>).

Учет канцтоваров в бухгалтерии

К учету канцтовары принимаются в качестве материально-производственных запасов, по фактической себестоимости, равной сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 <4>). Кроме авансового отчета, подотчетное лицо согласно п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов <5> должно представить оправдательные документы, подтверждающие покупку (счета и чеки магазинов, квитанцию к приходному кассовому ордеру). Причем, если к авансовому отчету прилагается товарный чек, он в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" должен содержать перечень канцтоваров, количество, стоимость. Часто же указывают только "канцтовары в ассортименте". В таком случае налоговые органы могут признать данные расходы неподтвержденными.

<3> Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
<4> Приказ Минфина России от 09.06.2001 N 44н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01".
<5> Утверждены Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Канцтовары, приобретенные через подотчетное лицо, принимаются к учету следующей записью: дебет счета 10 "Материалы", субсчет 10-9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" в корреспонденции с кредитом счета 71, приобретенные в безналичном порядке — в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Налог на добавленную стоимость по приобретенным канцтоварам отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в корреспонденции с кредитом счетов 71 или 60. Принять налог к вычету предприятие имеет право после постановки на учет товаров, при наличии счета-фактуры контрагента и первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). С вычетом НДС по канцтоварам, приобретенным за наличный расчет, могут возникнуть сложности, если налог выделен только в кассовом чеке, а счет-фактура отсутствует. Согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, определенные п. п. 3, 4 этой статьи по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур, считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Позиция Минфина и налоговиков основывается на том, что нормы п. 7 ст. 168 НК РФ применяются только в случае реализации товаров (работ, услуг) непосредственно населению, то есть лицам, не являющимся плательщиками НДС и не предъявляющим этот налог к возмещению из бюджета (Письма Минфина России от 19.03.2004 N 04-03-11/42, МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15@). Юридические лица и индивидуальные предприниматели при приобретении товаров в организациях розничной торговли имеют право на налоговые вычеты при наличии счетов-фактур и кассовых чеков с выделенной суммой НДС. При этом в строке 5 счета-фактуры должны быть указаны порядковый номер чека и дата покупки (Письмо УФНС по г. Москве от 04.11.2004 N 24-11/71008).

Несмотря на то что письма старые, арбитражная практика показывает, что позиция чиновников по данному вопросу до сих пор не изменилась. Однако судьи, опираясь на Определение КС РФ от 02.10.2003 N 384-О, в котором говорится, что счет-фактура не является единственным документом, служащим основанием для предъявления НДС к вычету, встают на сторону налогоплательщиков, указывая, что НДС к вычету можно принять и на основании чеков, выданных розничными магазинами (Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07, ФАС СЗО от 22.04.2009 N А56-29646/2007, ФАС ВСО от 31.07.2008 N А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08 <6>, Определение ВАС РФ от 05.03.2008 N 17718/07).

<6> Определением ВАС РФ от 22.10.2008 N 13065/08 в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора отказано.

Приходуем канцтовары. Как правило, канцтовары приходуются отдельно по каждой позиции, указанной в накладной или товарном чеке. Однако этот способ является довольно трудоемким. Иногда на практике канцтовары приходуют по группам, не разбивая по видам внутри группы (например, группы "ручки", "бумага"). Это не является ошибкой, поскольку в соответствии с п. 3 ПБУ 5/01 предприятие самостоятельно выбирает единицу учета МПЗ (может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.). Хотя этот способ тоже нельзя назвать менее трудоемким, так как необходимо провести деление по группам, определить общее количество единиц в группе, рассчитать среднюю цену единицы. В этом случае велика вероятность арифметической ошибки.

Еще одним способом, иногда применяемым на практике, является списание канцтоваров сразу в расходы (без отражения их на счете 10). Однако данный способ чреват налоговыми последствиями. Во-первых, проблемы возникнут с вычетом "входного" НДС, поскольку одним из условий, при выполнении которых налог может быть принят к вычету, является постановка товаров (работ, услуг) на учет (ст. 172 НК РФ). В этом случае формально налоговый орган может сделать вывод, что канцтовары на учет не принимались. Кроме того, в соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы всегда принимаются к бухгалтерскому учету и лишь потом отпускаются в производство (п. п. 5, 16).

Как известно, систематическое, два раза и более в течение календарного года, несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика в силу ст. 120 НК РФ квалифицируется грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (штраф — 5000 или 15 000 руб. <7>).

<7> Если нарушения совершены в течение более одного налогового периода.

Принимая канцтовары к учету, составляют приходный ордер по форме N М-4 <8>, а при отпуске в эксплуатацию — требование-накладную по форме N М-11. Списываются в затраты канцтовары одним из выбранных предприятием в учетной политике способов (п. 16 ПБУ 5/01, п. 8 ст. 254 НК РФ):

  • по себестоимости каждой единицы;
  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (способ ФИФО);
  • по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО) <9>.

<8> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
<9> Применяется только в налоговом учете, в бухгалтерском в соответствии с Приказом Минфина России от 26.03.2007 N 26н с 01.01.2008 данный способ не используется.

Пример. Администратору кафе 03.08.2009 выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2500 руб. В этот же день на приобретенные канцтовары он представил авансовый отчет (с приложением чека ККМ, товарного чека) на сумму 2360 руб. (без НДС). Остаток подотчетных сумм был внесен в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете ресторана будут сделаны следующие проводки.

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Выданы денежные средства под отчет для
покупки канцтоваров
71 50 2 500
Приняты канцтовары к учету 10 71 2 360
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма
подотчетных средств
(2500 — 2360) руб.
51 71 140

Налогообложение

В налоговом учете расходы на канцелярские товары относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ), и принимаются к учету по стоимости их приобретения (без учета НДС) (п. 2 ст. 254 НК РФ). Нормативов при принятии расходов на канцтовары Налоговый кодекс не устанавливает. Однако нужно помнить о том, что все расходы в силу п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Предприятия, перешедшие на УСНО, учитывают расходы на приобретение канцелярских принадлежностей и иного инвентаря в составе прочих расходов (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С 01.01.2009 <10> материальные расходы (в том числе по приобретению сырья и материалов) в силу пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ учитываются сразу же после оплаты независимо от факта их передачи в производство (Письмо Минфина России от 14.05.2009 N 03-11-06/2/91).

<10> В соответствии с Федеральным законом от 22.07.2008 N 155-ФЗ.

Т.В.Архипова

Эксперт журнала

"Предприятия общественного питания:

бухгалтерский учет и налогообложение"