Что делать если неправильно начислили зарплату

Содержание

Последнее изменение: Июнь 2020

Корректный и своевременный расчет зарплаты является прямой обязанностью работодателя. Если неверно выплаченная сумма стала результатам ошибки, это как правило, решается внутри компании. А вот умышленное занижение суммы доходов сотрудника вполне может стать причиной разбирательств со стороны компетентных органов.

Законодательные основы начисления заработной платы

Основы формирования, начисления и выплаты оплаты за труд заложены в гл. 21 ТК РФ. Более того, согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно должны содержаться положения о условиях начисления заработной платы:

  • Суммы тарифных ставки, окладов, или сдельных расценок;
  • Размер доплат, премий и иных стимулирующих выплат;
  • Надбавки и доплаты, связанные с различными условиями труда.

Если указанные положения не найдут своего отражения в трудовом договоре, он может быть признан незаключенным или расторгнут.

При определении системы заработной платы в компании работодатель обязательно закрепляет в локальных актах компании:

  • Состав элементов системы оплаты труда;
  • Порядок расчета всех частей заработной платы;
  • Условия и порядок применения стимулирующих выплат;
  • Порядок осуществления удержаний;
  • Условия возникновения нестандартных выплате не предусмотренных законодательством.
  • Сроки выплаты заработной платы.

Ответственность за ошибки в начислении заработной платы несут руководитель и главный бухгалтер компании. Ответственность бухгалтера за неправильное начисление зарплаты выражается в наложении на него дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей.

Закрепленные в локальных актах условия должны неукоснительно соблюдаться компаниями и любое отступление от них будет нарушением прав сотрудника.

Как формируется заработная плата?

В настоящее время наибольшее распространение получили повременная и сдельная, а также смешанная форма оплаты труда. В свою очередь каждая из форм имеет отдельные системы, которым присущи различные варианты расчета:

  1. Повременная:
    • Простая повременная система – включает только оклад или часовую ставку и начисляется строго за количество фактически отработанного сотрудником времени.
    • Повременно-премиальная система – помимо тарифной составляющей за отработанное время включает также стимулирующие выплаты, начисляемые по различным алгоритмам;
  2. Сдельная:
    • Простая сдельная система – расчет зарплаты происходит путем умножения количества произведенной продукции на единицу на определенный временной промежуток;
    • Сдельно-повременная помимо прямой сдельной оплаты за произведенную продукцию или работу включает стимулирующие выплаты рассчитываемые по разнообразным алгоритмам
  3. Смешанная система – наиболее сложные на практике варианты расчета заработной платы, включающие как повременный, так и сдельный заработок в сочетании со стимулирующими выплатами или без них.

Кроме этих систем существуют и другие специфические варианты: аккордная, бестарифная, комиссионная форма. Однако на практике их применение крайне ограничено.

Какие случаи некорректного начисления возможны?

В общем виде возможные ошибки могут приводить к 2 видам последствий:

  • Переплата сотруднику, этот факт несет негативные последствия для компании, так как просто так удержать подобные суммы невозможно;
  • Недоплата сотруднику, лишает работника части заработных средств к существованию и может стать потенциальным источником проблем для компании.

Оба варианта довольно часто встречаются на практике несмотря на автоматизацию большинства учетных процессов. При этом причины неправильно начисленной зарплаты также могут быть различными:

  • Счетная или механическая ошибка, вызванная сбоем программы или изначально некорректно прописанными в ней алгоритмами;
  • Небрежное отношение расчетчика к своим обязанностям, пренебрежение инструментами контроля выполненной работы;
  • Умышленное занижение или напротив излишнее начисление заработной платы.

Формально, не требующим разбирательств и применения наказания может быть только первый вариант. В остальных случаях требуется всестороннее расследование обстоятельств произошедшего и принятие со стороны работодателя мер к недопущению повторения подобных фактов в будущем.

При этом любая из указанных выше проблем может быть решена посредством переговоров между работником и нанимателем или если им не удастся прийти к обоюдному согласию способна перерасти в настоящий конфликт, порою доходящий до судебных разбирательств.

Как можно мирно решить вопрос с зарплатой?

Как правило, довольно быстро решаются вопросы по начислению заработной платы, связанные со счетными ошибками или недосмотром конкретного специалиста. К счетным относятся ошибки, вызванные неправильными арифметическими вычислениями. Однако к таковым нельзя причислить:

  • Задвоение суммы выплаты работника;
  • Неверное использование установленных тарифных сеток, системы окладов;
  • Некорректное применение законодательства в ходе выполнения вычислений.

Подобные ошибки может обнаружить как получающий зарплату сотрудник, так и бухгалтер ее считающий. В обоих случаях чаще всего происходит пересчет заработной платы и ее доплата, либо напротив удержание излишне выплаченных сумм с работника.

Удержание излишне выплаченных сумм с работника

Самостоятельно удержать сумму переплаты работодатель может только в течение месяца с момента ее проведения. При этом без согласия работника можно произвести удержания только в случаях оговоренных в ст. 137 ТК РФ, а именно:

  • Если выданный аванс не отработан;
  • Если сотрудник не отчитался по выданным ранее в подотчет суммам;
  • Если сотрудником были получен средний заработок за использованный отпуск, стаж для которого он не выработал;
  • В случае допущения счетной ошибки.

Размер разового единовременного удержание не может быть более 20% от суммы заработной платы.

Но даже в этом случае обязательно наличие письменного ознакомления сотрудника с приказом на возврат переплаты. В прочих ситуациях лучше получать его письменное согласие, в противном случае взыскивать ее с него придется через суд. А сделать это будет очень сложно так как согласно ст. 1109 ГК РФ не подлежит возврату заработная плата, переплаченная работнику в связи со счетной ошибкой при отсутствии недобросовестности и корыстного умысла с его стороны. Поэтому мирное решение в подобных обстоятельствах и в интересах работодателя. Лучше, если работник самостоятельно напишет заявление изъявив добровольное желание на удержание.

Добровольное доначисление заработной платы работодателем

В большинстве случаев вопросы по заниженному размеру выплат возникают у работника. Это происходит уже на стадии ознакомления с расчетным листком, еще до перечисления денежных средств на его счет. После этого сотрудник обращается в бухгалтерию. Если расчетчик видит, что была допущена ошибка с его стороны он, как правило, старается быстро провести доначисление и включить сумму платежное поручение для перевода на банковскую карту.

Иногда ошибка всплывает с опозданием в месяц, два или больше. Тогда сотрудник также приходит в бухгалтерию. При этом если претензии сотрудника правомерны, бухгалтер, сообщает работнику срок, в течение которого долг будет погашен. Чаще всего это ближайший день выплаты заработной платы. После этого он проводит пересчет и отправляет деньги сотруднику в назначенный срок.

Что делать и куда обращаться, если неправильно насчитали зарплату?

Нередко процесс выяснения причины не полностью начисленного заработка перерастает в конфликт и договориться с работодателем не удается. Имеют место ситуации, когда при увольнении с работниками не полностью производят расчет. В таком случае сотруднику не остается ничего иного, как обратиться в контролирующие органы.

Если конфликт не удается разрешить мирно, сотрудник имеет возможность:

  • Обратится в ГИТ;
  • Подать иск в суд;
  • Обратится в прокуратуру.

При этом никто не запрещает сотруднику обратиться одновременно в суд и в прокуратуру, а вот обратиться в ГИТ после подачи иска в суд уже нельзя.

Как обратится в ГИТ?

Согласно ст. 353 ТК РФ надзор за соблюдением ТК РФ осуществляется Федеральной службой по труду и занятости (Рострудом) и ее региональными отделениями. Подать жалобу можно лично, или по электронной почте, при этом в ней обязательно нужно указать:

  • Идентификационную информацию об органе, куда направляется жалоба;
  • ФИО и контактные данные обратившегося;
  • Суть претензий;
  • Дату и личную подпись заявителя.

Желательно, помимо этого, подготовить перечень документов для обоснования своих требований:

  • Расчетные листки за периоды, по которым возникли разногласия;
  • Трудовой договор, а также выписки из коллективного договора или положения по оплате труда в части положений, которым противоречат произведенные начисления.

Как правило, по итогам обращения ГИТ проводит внеочередную проверку работодателя и при обнаружении нарушений выносит предписание об устранении либо передает материалы проверки в суд.

Как обратиться в суд или прокуратуру?

На то, чтобы обратится в суд по вопросам не полностью выплаченной заработной у работника есть 1 год с даты наступления срока для ее выплаты. В исключительных случаях указанный срок может быть восстановлен судом (ст. 392 ТК РФ). Подобные споры, как правило, рассматриваются районными судами по месту расположения работодателя, однако иски по восстановлению трудовых прав могут быть рассмотрены по месту жительства работника.

Обращение в прокуратуру по сути аналогично порядку обращения ГИТ, заявление также составляется в произвольной форме с указанием того же набора информации. Прокуратура проведет проверку и по ее итогам внесен предписание об устранении нарушений либо передаст материалы для возбуждения дела в суд.

Бухгалтера считают наиболее компетентной человеком во всех вопросах, касающихся правового вопроса, человеком, который может ответить на вопросы интересны рабочим. Его называют пробивным специалистом, умеющим и знает, как правильно сделать определенные расчеты, а именно выплатить заработную плату.

Бухгалтер не машина, и как другой человек, он не застрахован от ошибок, которые он допускает в своей деятельности. Но ошибки бухгалтера могут много стоить и ему и учреждении самой. Итак, об ошибках при расчете заработной платы рабочим, а также о том, как эти ошибки устранить непреднамеренные ошибки просчета.

Наиболее весомыми документами, регулирующими вопросы отчисления из заработной платы является Кодекс различных законов. Работодатель вправе по осуществлению удержаний из заработной платы работодателей для того чтобы вернуть суммы, которые были выплаченными излишне вследствие ошибок, которые называют счетными.

Но существуют и технические ошибки, или как их еще называют печатными. Но независимо как эти ошибки возникли, для бухгалтера это не хорошо, и он несет за это ответственность перед директором предприятия и законодательством.

Законодательство не имеет таких определений, как ошибка счетная, но в соответствии с таких ошибок и возникают неправильности в расчетах и двукратное начисление заработной платы за один и тот же период времени.

Ошибок не считаются счетными в том случае, если эти же ошибки не имеют никакой связи с исчислением, или как говорят другими словами счетные ошибки — арифметические.

Понятие арифметической ошибки в действиях, например, получено неправильный результат при том как добавляли части заработной платы или оклада, или премии, рассчитанные отдельно правильно.

Технические ошибки, или как их еще называют — НЕ счетные — ошибки в которых неправильно применены законодательство, то есть большая продолжительность самой отпуска, чем нужно, при этом сумма отпускных получается выше чем ожидается.

При исчислении среднего заработка вычислено премию, начисляется уже после расчетного периода, и прочее.

Средства, которые были выплачены за счет бюджета, обязаны в бюджет вернуться.

В том случае, если рабочим не по закону полученная заработная плата, то она добровольно не возвращается, то есть с частью 1 статьи 132 за ущерб, который был причинен предприятию, организации, учреждении или при выполнении возложенных трудовых обязанностей, работник по вине которого причинен переплата, несет ответственность, которая называется материальной.

Бывают и другие случаи, когда фактически бухгалтер и несет вину за собой. В таком случае, если именно бухгалтер насчитывая плату за работу, допустил ошибку. Главным основанием работодателя в таком случае — выполнение трудовых обязанностей ненадлежащим образом (возмещение вреда, который был причинен организациям, учреждениям, предприятиям их работниками.

Когда уже сложились такие обстоятельства, тогда бухгалтер обязан возместить средства в размере прямого действительного ущерба, но которая составляет не больше часть от своей среднемесячной заработной платы.

Директор такого учреждения не позднее 2 (двух) недель с того дня, когда были выявлены нарушения должен выдать определенный приказ или распоряжение и предоставить для того чтобы его выполняли не ранее 7 (семи) дней с того дня когда было сообщено об этом работника. В данном приказе директор должен указать лицо, которое будет считаться виновным в совершении нарушения, также должна быть указана сумма возмещения.

В таком случае нужно помнить следующие правила:

  1. Если начислено лишние суммы зарплаты, то на эти суммы начислялись, а также из них удерживались взносы, которые называются страховыми, поэтому неправомерно зачислены суммы финансовых ресурсов необходимо исправить. Потому что для возвращения подлежит все деньги, которые были ошибочно потрачены, то есть сумма, получивший рабочий, удержанные с них суммы единого социального взноса и налога на доходы физических лиц
  2. Согласно части 1 статьи 128 и статьей 26 при каждом случае выплаты зарплаты общий размер отчислений (всех) не должен превышать 20%, а в случаях 50% зарплаты, которая должна выплачиваться работнику. Можно сделать вывод, что по правилу в общем с заработной платы рабочего можно отсчитывать не более 20 суммы, которая должна быть выплачена.
  3. Согласно статьи 129 и статьи 26 Закона № 108 не допускается то, чтобы проводилось отчисления по компенсационным выплатам, выходного пособия и другое, на которые не уделяется внимание в соответствии с законодательством.

Содержание заработной платы которая была излишне начисленная в соответствии с их заявлений начисляется путем так называемых сторнирующие проводок в ведомости содержания зарплаты и ее начисления.

В таком случае нужно учитывать, что в соответствии с Бюджетным кодексом бюджетный период составляет 1 (один) календарный год для всех бюджетов, который начинается с 1 января по 31 декабря, а потому 31 декабря и прекращается право бюджетных учреждений на их расходования бюджетных ассигнований. Какие предусмотренными в составленных сметах текущего года.

В таком случае перечислению в бюджет подлежит, как и сумма которая была безосновательно начисленной заработной платы так и сумма начислений за нее.

Бухгалтер должен возместить причиненный вред в пределах своей средней заработной платы (например, если с расчета двух месяцев последних она составила 2700). Поэтому излишне выплачена заработная плата не будет превышать (2567,14) НЕ будет превышать среднюю заработную плату бухгалтера, то есть он возмещает сумму переплаты в полном объеме.

Сумма зарплаты бухгалтера августа 2012 составила 2800 гривен. В соответствии со статьей 128 при каждом выплата зарплаты совокупный размер отчислений не должна превышать 20%, то по зарплате бухгалтера за сентябрь можно удержать не более 560 гривен, то есть 2800 х 20%.

Поскольку много выплачена заработная плата (2567,14 гривен) превышает этот уровень, то по зарплате бухгалтера за август можно удержать только 560 гривен. Вся сумма оставшейся для возмещения из его зарплаты будет взыскана с нее в течение следующих месяцев.

Другие материалы по теме:
выплата зарплаты, начислено, начисления,

Нередко выплаченный расчет при увольнении отличается от положенных по закону сумм. Причем отклонение возможно как в одну, так и в другую сторону. Рассмотрим, как поступить, если вы при увольнении переплатили сотруднику.

Почему возникает переплата

Возможны следующие причины, по которым возникает переплата уволенному сотруднику:

  1. Технические ошибки, выявляемые при аудите начисления зарплаты:
    • несвоевременное отражение информации по отработанному времени и различным отклонениям от обычного графика: больничным, отпускам, командировкам и т.п.;
    • незнание методов расчета зарплаты или их неверное применение;
    • искажение величины обязательных платежей как из-за ошибок в сумме самой зарплаты, так и из-за неверного начисления.

    Счетные ошибки при начислении заработной платы

  2. Увольнение после получения аванса.
    Если доля аванса в общей сумме зарплаты существенна, а сотрудник уволился сразу после его получения, то в итоге тоже может образоваться переплата.
  3. Отпуск авансом.
    Согласно ТК РФ, работник получает право на отпуск через 6 месяцев после начала работы на данном предприятии. А по договоренности с руководителем работник может отправиться на отдых и ранее. Если сотрудник отгулял полный отпуск, а затем уволился, не отработав год, то часть выплаченных отпускных подлежит возврату.

Расчет заработной платы при отпуске

Чем грозит неверный расчет при увольнении

Для работодателя опасны ошибки при расчетах с сотрудниками, совершенные в любую сторону.

Занижение выплат в пользу работников — это, в первую очередь, нарушение трудового законодательства. Более того, в подобной ситуации происходит недоплата НДФЛ и страховых взносов.

Ответственность работодателя за недоплату заработной платы

Переплата, кроме излишних расходов организации, тоже влечет за собой налоговые последствия. При этом занижается налог на прибыль и другие аналогичные налоги (УСН, ЕСХН).

Следовательно, в обоих случаях возникают штрафные санкции и пени.

Как взыскать излишне выплаченную заработную плату после увольнения сотрудника

Действия работодателя здесь во многом зависят от позиции самого работника: согласен он добровольно вернуть переплату или нет. Если сотрудник согласен, то проводки зависят от того, что возвращается: аванс или отпускные.

Аванс обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому проводка будет только одна:
ДТ 50 (51) — КТ 70

Если же речь идет об отпускных, то к моменту увольнения сотрудника их, естественно, уже начислили и «обложили» обязательными платежами. Все эти проводки на сумму возврата нужно сторнировать.

Пример 1

Сумма излишне начисленных отпускных — 10 000 руб. Тогда при добровольном возврате:
ДТ 50 (51) — КТ 70 (8 700) с возврат

ДТ 20 (23, 25…) — КТ 70 (-10 000) — сторнировано начисление отпускных

ДТ 70 — КТ 68.1 (-1300) — сторнирован НДФЛ

ДТ 20 (23, 25…) — КТ 69 (-3000) — сторнированы страховые взносы

Если же сотрудник не идет навстречу, то работодателю приходится идти в суд.

В этом случае взаимоотношения с бывшим работником переходят в другую плоскость, поэтому задействуется счет 73, относящийся к прочим расчетам.

Пример 2

ДТ 73 — КТ 70 (8 700) — претензия по взысканию переплаты

Если суд встанет на сторону работодателя:
ДТ 50 — КТ 73 (8 700) — возврат по решению суда

Сумма отпускных, НДФЛ и страховые взносы в этом случае сторнируются аналогично примеру 1.
Если же взыскать переплату не удалось, то ее сумму придется списать за счет прочих расходов:
ДТ 70 — КТ 73 (8 700) — суд принял решение отказать во взыскании

ДТ 20 (23, 25…) — КТ 70 (-10 000) — сторнирована ранее начисленная сумма

ДТ 91 — КТ 70 (10 000) — списана сумма переплаты

НДФЛ и страховые взносы в случае, если суд встал на сторону работника, считаются уплаченными правомерно и корректировке не подлежат.

Обращаясь в суд, работодателю надо иметь в виду, что перспективы здесь зависят от причины переплаты. Возврат «авансовых» отпускных, хотя и с ограничениями, прямо предусмотрен ст. 137 ТК РФ.

А вот при ошибках в расчете с возвратом уже могут быть проблемы. Та же статья 137 ТК РФ дает право работодателю вернуть переплату при счетных ошибках. Но судьи обычно понимают под ними только арифметические неточности (определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Поэтому, если были неверно применены нормы трудового или налогового права, то работодателю, скорее всего, придется взять лишние расходы на себя.

Как списать излишне выплаченную зарплату уволенному работнику

Долг сотрудника можно и простить. Так обычно поступают, если излишек невелик, и связываться с судебными разбирательствами нерационально. В этом случае сумма переплаты будет висеть на 70 счете в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ).

По истечении трехлетнего срока излишне выплаченная зарплата уволенному сотруднику может быть списана:

ДТ 91 — КТ 70

Расчеты по НДФЛ и страховым взносам в этом случае корректировать не нужно.

Как избежать проблем при расчетах с персоналом

Вопросы, связанные с переплатой аванса можно решить следующим образом: аванс является частью заработной платы и выплачивается за отработанный период с 1 по 15 число месяца. Соответственно, если сотрудникам выплачивать «расчетный аванс» проблем с переплатой за первую половину месяца не будет, так как сотрудник получит только свои честно заработанные.

Переплата отпускных относится скорее не к бухгалтерии, а к службе по работе с персоналом. Кадровик должен проверять наличие неиспользованных дней отпуска. Если выявлен «минус», следует уведомить руководителя о возможных рисках. Поэтому неожиданное увольнение после отпуска с образованием задолженности перед работодателем говорит о проблемах в этой области.

Но избежать и чисто технических ошибок при расчете с увольняемыми работниками тоже бывает непросто. Специалист по начислению зарплаты должен быть не только квалифицированным бухгалтером, но и хорошо разбираться в налогообложении и трудовом праве.

Наши сотрудники специализируются на расчете зарплаты. Они досконально изучили законодательство в этой области и всегда тщательно проверяют полученные результаты.

Наши кадровики отслеживают остатки отпусков по каждому сотруднику.

Чтобы исключить возможные ошибки, мы используем многоуровневую систему контроля, от сбора исходных данных и до момента перечисления платежей.

Глубокие знания и многолетний опыт позволяют нам разрешать любые спорные вопросы и оптимизировать обязательные платежи, не нарушая требований закона.

Вывод

Иногда при расчете с увольняемыми сотрудниками сумма выплат превышает положенную по закону. Причиной может быть как внезапное увольнение, например, сразу после отпуска, так и ошибки, допущенные при расчете.

Нередко взыскать переплату с работника не получается, что приводит не только к дополнительным расходам, но и к необходимости корректировать расчеты по налогам.

Заказать услугу

Зарипова М., эксперт журнала

Журнал «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений» № 10/2019

В соответствии со ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок. Что понимается под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения данного понятия. В статье на основе разъяснений Роструда и анализа судебной практики приведем ответ на этот и другие вопросы, возникающие у бухгалтеров при исчислении заработной платы.

Какие ошибки являются счетными?

При расчете заработной платы возникла переплата. Сразу возникает вопрос: как ее удержать? Как было отмечено выше, ст. 137 ТК РФ разрешает, в частности, производить удержания для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое.

Что нужно понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения данного понятия. Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Аналогичного мнения придерживается Роструд в Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1, указав, что счетной является ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.

В настоящее время заработная плата рассчитывается в компьютерных программах, а не «по старинке» (вручную, с использованием калькулятора). Поэтому счетные ошибки зачастую возникают при неверном введении данных в программу по расчету заработной платы. Признаются ли они счетными ошибками? Московский городской суд в Апелляционном определении от 08.02.2019 по делу № 33-5026/2019 рассмотрел счетную ошибку, которая образовалась вследствие неправильных действий бухгалтера, а именно при внесении данных в программе 1С не в ту графу произошло увеличение суммы, что повлекло излишнюю выплату заработной платы. Судьи отклонили довод работника о том, что начисление заработной платы в повышенном размере не является счетной ошибкой.

Следующий вопрос, возникающий в продолжение начатого разговора: возможно ли сбой компьютерной программы, в результате которого дважды была выплачена заработная плата, приравнять к счетной ошибке? Хабаровский краевой суд в Апелляционном определении от 28.11.2016 № 33-8775/2016 указал, что в условиях автоматизированного расчета счетной ошибкой является не только ошибка в арифметических действиях, но и ошибка, сопряженная со сбоем программного обеспечения.

Омский областной суд в Апелляционном определении от 26.04.2018 № 33-1865/2018 отметил, что понятие счетные ошибки законодательством не раскрывается. Но исходя из буквального толкования действующего законодательства счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (связанных с подсчетом). Вместе с тем ввиду повсеместной компьютеризации, внедрения в бухгалтерский учет программного обеспечения понятие «счетная ошибка» может включать в себя и ошибку, произошедшую вследствие неправильного алгоритма программы или ее сбоя.

Однако некоторые судьи высказали противоположное мнение: сбой программного обеспечения не является счетной ошибкой, поскольку под ней понимается только арифметическая ошибка, которая произошла вследствие неправильных математических действий (правил математики) (см. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 17.07.2018 № 33-13081/2018). Аналогичную позицию занял Мурманский областной суд в Апелляционном определении от 22.07.2015 № 33-2153-2015: технические ошибки, совершенные по вине работодателя, ошибки используемой им программы, неправильное применение норм права, неправомерное начисление излишних сумм счетными ошибками не являются. Таким образом, судьи считают, что удержать излишне выплаченную работнику зарплату вследствие сбоя компьютерной программы или технической ошибки без согласия работника нельзя, поскольку данные действия будут неправомерными.

Как удержать суммы, выплаченные вследствие счетной ошибки?

В силу положений ст. 137 ТК РФ удержание излишне выплаченных вследствие счетная ошибка при начислении сумм работодатель осуществляет при условии:

  • соблюдения месячного срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных сумм;

  • получения письменного согласия работника на удержание соответствующей суммы.

Как отмечает Роструд, решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Следует получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы (см. Письмо от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено (работник оспаривает удержание или истек месячный срок), то работодатель теряет право на удержание данных сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.

Если все перечисленные условия соблюдены, то удержание излишне выплаченных сумм производится в размере 20 % начисленной заработной платы при каждой ее выплате и не более (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Как отразить в учете удержание счетных ошибок?

Вне зависимости от причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете. Согласно п. 80 Инструкции № 162н, п. 102 Инструкции № 174н, п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему зарплаты, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:

  • Дебет счета 0 302 11 000

  • Кредит счета 0 206 11 000

Операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются аналогичными бухгалтерскими проводками методом «красное сторно».

Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой работнику зарплаты, отражаются записью (п. 86 Инструкции № 162н, п. 109 Инструкции № 174н, п. 112 Инструкции № 183н):

  • Дебет счета 0 209 34 000

  • Кредит счета 0 206 11 000

Заметим, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких-либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». В связи с этим данная корреспонденция счетов возможна по всем источникам финансового обеспечения.

Рассмотрим примеры отражения операций в учете.

В бюджетном учреждении при расчете зарплаты в сентябре 2019 года была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. работнику организации была начислена зарплата в размере 26 000 руб. В ходе рассмотрения причин возникновения ошибки было выявлено, что причиной стали неверные действия при сложении выплат. Возврат излишне начисленной работнику зарплаты был погашен путем удержания из зарплаты работника. Операции отражаются по КВФО 2 (приносящая доход деятельность).

В силу п. 18 Инструкции № 157н исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, производится согласно ФСБУ «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (Стандарт утвержден Приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н). Поскольку ошибка выявлена в текущем году, в соответствии с нормами данного стандарта ошибка исправляется методом «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения счетная ошибка при начислении (см. п. 28).

Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней отражается информация по обоснованию внесения исправлений. Кроме того, указываются (Письмо Минфина РФ от 10.12.2013 № 02-06-005/54148):

  • наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций);

  • его номер (при наличии);

  • период, за который составлен регистр.

Обратите внимание, что кроме корректировки начисленной заработной платы следует произвести пересчет суммы страховых взносов, начисленных на данные выплаты, и НДФЛ. Порядок исправления удержание счетной ошибки в начислении страховых взносов и НДФЛ аналогичен приведенному выше порядку. Нужно сторнировать ошибочные начисления и отразить в учете дополнительной записью суммы правильно начисленных обязательных платежей.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией № 174н будут сделаны следующие записи:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Операции по начислению заработной платы, сделанные до даты обнаружения удержание счетной ошибки

Начислена сумма зарплаты работнику

2 109 60 211

2 302 11 737

26 000

Удержан НДФЛ

(26 000 руб. x 13 %)

2 302 11 837

2 303 01 731

3 380

Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды

(26 000 руб. x 30,2 %)

2 109 60 213

2 303 00 731

(по соответствующим аналитическим счетам*)

7 852

Отражена выплата суммы заработной платы путем перечисления денежных средств на пластиковую карту сотрудника

(26 000 — 3 380) руб.

2 302 11 837

2 201 11 610

Забалансовый счет 18

22 620

Исправление счетной ошибки по выплате заработной платы на дату ее обнаружения

Исправлена способом «красное сторно» счетная ошибка при начислении заработной платы

2 109 60 211

2 302 11 737

(26 000)

25 000

Исправлена способом «красное сторно» счетная ошибка при начислении страховых взносов

(25 000 руб. x 30,2 %)

2 109 60 213

2 303 00 731

(7 852)

7 550

Исправлена способом «красное сторно» счетная ошибка при начислении НДФЛ

(25 000 руб. x 13 %)

2 302 11 837

2 303 01 731

(3 380)

3 250

Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно»

2 302 11 837

2 206 11 667

(870)

Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы

2 209 34 567

2 206 11 667

Операции по погашению суммы переплаты

Отражено удержание излишне выплаченных работнику сумм

2 302 11 837

2 304 03 837

2 304 03 737

2 209 34 667

* Счета 0 303 02 731, 0 303 06 731, 0 303 07 731, 0 303 10 731.

Изменим условия примера 1. Предположим, что ошибка была допущена в 2018 году, а обнаружена в сентябре 2019 года.

В соответствии с п. 298 Инструкции № 157н если счетная ошибка выявлена за прошлый финансовый год, то исправительные записи следует отражать с применением счета 0 401 28 200 «Расходы финансового года, предшествующего отчетному».

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Исправление счетной ошибки по выплате заработной платы
на дату ее обнаружения

Исправлена способом «красное сторно» счетная ошибка при начислении заработной платы

2 109 60 211

2 304 86 837

2 304 86 737

2 302 11 737

(26 000)

25 000

Исправлена способом «красное сторно» счетная ошибка при начислении страховых взносов

(25 000 руб. x 30,2 %)

2 109 60 213

2 304 86 831

2 304 86 731

0 303 00 731

(7 852)

7 550

Исправлена способом «красное сторно» счетная ошибка при начислении НДФЛ

(25 000 руб. x 13 %)

2 302 11 837

2 304 86 831

2 304 86 737

2 303 01 731

(3 380)

3 250

Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно»

2 302 11 837

2 206 11 667

(870)

Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы

2 209 34 567

2 206 11 667

Операции по погашению суммы переплаты

Отражено удержание излишне выплаченных работнику сумм

2 302 11 837

2 304 03 837

2 304 03 737

2 209 34 667

В автономном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За сентябрь 2019 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее был удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась по КВФО 4 – субсидия, выделенная для выполнения государственного задания.

Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.

В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.

По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы зарплаты, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.

В учете в соответствии с Инструкцией № 183н были сделаны следующие записи:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Операции по начислению заработной платы, сделанные до даты обнаружения ошибки

Начислена зарплата работнику

4 109 60 211

4 302 11 737

63 000

Начислены страховые взносы в ФСС, ПФР, ФФОМС

(63 000 руб. x 30,2 %)

4 109 60 213

4 303 00 731

19 026

Удержан из заработной платы НДФЛ

4 302 11 837

4 303 01 731

8 190

Перечислена заработная плата на банковскую карту

4 302 11 837

4 201 11 610

Забалансовый счет 18

109 620

Корректировка переплаты заработной платы

Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно»

4 302 11 837

4 206 11 667

(54 810)

Отражена компенсация затрат учреждения

4 209 34 567

4 206 11 667

Забалансовый счет 18

54 810

Операции по погашению суммы переплаты

Отражено внесение излишне выплаченной суммы в кассу организации

4 201 34 510

Забалансовый счет 17

4 209 34 667

54 810

Как было отмечено выше, если работодатель пропустил месячный срок либо не имеет добровольного согласия на погашение переплаты от работника, то спор решается в суде. Суд может вынести решение об отказе взыскания, тогда сумма переплаты подлежит списанию.

В учете бюджетного учреждения обнаружена переплата бывшему работнику зарплаты в сумме 15 890 руб. в рамках приносящей доход деятельности. Тот отказался возместить ее добровольно, учреждение обратилось в суд. Суд отказал в иске учреждению. На основании вынесенного решения учреждение приняло решение списать сумму переплаты в размере 15 890 руб.

В целях упрощения примера сторнирующие записи по уменьшению начислений по заработной плате, НДФЛ и страховых взносов в примере не приводятся.

В соответствии с п. 110 Инструкции № 174н суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным, отражаются по дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами». Обращаем внимание, что в силу п. 339 Инструкции № 157н при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность, признанная безнадежной к взысканию, к забалансовому учету не принимается. В данном случае у учреждения имеется судебное решение, где ему в иске отказано, следовательно, данная задолженность на забалансовый счет 04 «Сомнительная задолженность» не переносится.

В учете сообразно Инструкции № 174н делаются такие записи: