Автоматизация системы бюджетирования на предприятии

В основе постановки бюджетирования на предприятиях лежат методики, описанные в классических учебниках на эту тему. В то же время практический опыт реализации бюджетного управления и процесса постановки бюджетирования в большей или меньшей степени уникален для каждого предприятия. Постановка бюджетирования на газораспределительном предприятии ОАО «Свердловскоблгаз» явилась подтверждением из этого правила – на базе классической методики бюджетирования была разработана уникальная методика, учитывающая особенности деятельности газораспределительных организаций.

Особенности финансово-экономического положения

В апреле 2003 года руководство ОАО «Свердловскоблгаз» приняло решение внедрить у себя на предприятии систему бюджетирования, под которой понималась система сбалансированных бюджетов и показателей, позволяющих осуществлять планирование деятельности, её анализ и контроль. Для постановки указанной системы были приглашены консультанты из аудиторской фирмы «Экономикс Бюро». Изначально целью бюджетирования являлось повышение управляемости бизнеса предприятия.

Перед бюджетированием были поставлены следующие задачи:

  • создание системы стратегических и оперативных планов предприятия;
  • мониторинг и анализ финансового состояния;
  • эффективное использование ресурсов;
  • повышение ликвидности предприятия.

Справка

ОАО «Свердловскоблгаз» — одна из крупнейших газораспределительных организаций Свердловской области по объемам выручки. Основным видом деятельности является реализация сетевого и сжиженного газа потребителям. В настоящее время объемы поставки сетевого газа составляют более 2 млрд. куб.м. в год, протяженность трубопроводов — более 1500 км. В состав ОАО «Свердловскоблгаз” входят следующие производственно-эксплуатационные участки: Верхне-Пышминский, Березовский, Белоярский, Асбестовский, осуществляющие газоснабжение и эксплуатацию газового оборудования своих территорий; Свердловский участок; участок технического обследования, контроля и обслуживания оборудования и газовых сетей, осуществляющий наладку оборудования, установку и техническое обслуживание средств электрозащиты.

Кроме того, в состав ОАО «Свердловскоблгаз” входит строительно-монтажное управление, осуществляющее на территории эксплутационных участков и Свердловской области строительство новых газовых сетей, перевод квартир с емкостного газа на природный газ, а также проектирование систем газоснабжения.

Предприятие может быть охарактеризовано как прибыльное, динамично развивающееся. Распоряжением Правительства Свердловской области ОАО «Свердловскоблгаз» назначено уполномоченным представителем по поставкам сжиженного газа населению в Свердловской области. В течение последних четырех лет организации присуждалось звание «Лучшее предприятие газового хозяйства России» с вручением диплома 1 степени.

Предпосылки постановки бюджетирования.

До внедрения системы бюджетирования планирование деятельности ОАО «Свердловскоблгаз» велось в электронных таблицах Excel. Ввиду ограниченных возможностей электронных таблиц, планирование осуществлялось с минимальной аналитикой, число составляемых планов также являлось ограниченным. При планировании возникали следующие проблемы:

  • несовместимость плановых и фактических показателей по аналитическим признакам, отсюда сложность анализа фактических данных;
  • сложность получения фактических данных по требуемым аналитическим признакам;
  • трудоемкость планирования и высокая вероятность ошибок;
  • имеющаяся информация не обладала требуемой полнотой и оперативностью.

Кроме того, перед руководством предприятия, как и на многих других предприятиях, всегда стоял вопрос планирования и контроля за движением денежных средств. В результате сезонных колебаний объемов транспортировки газа и, как следствие, объемов денежных поступлений, у предприятия периодически возникают трудности по своевременным расчетам с поставщиками, снижаются темпы строительных работ. Для решения этих проблем предприятие вынуждено брать банковские кредиты и платить довольно высокие проценты.

Таким образом, назрела необходимость внедрения новой системы финансового планирования.

Система бюджетирования ОАО «Свердловскоблгаз»

Для постановки бюджетирования была выделена проектная группа, состоящая из сотрудников Планово-Экономического управления. Проектной группой совместно с консультантами был проработан план внедрения бюджетирования, который включал в себя следующие шаги:

  1. Определение миссии предприятия;
  2. Определение целей и задач постановки бюджетирования;
  3. Постановка аналитики бухгалтерского учета с учетом потребностей планирования;
  4. Организация автоматизированной обработки данных по объемам транспортировки газа;
  5. Изменение организационной структуры экономических служб предприятия;
  6. Определение финансовой структуры предприятия;
  7. Определение бюджетной структуры предприятия;
  8. Выбор автоматизированной системы бюджетирования;
  9. Настройка системы бюджетирования;
  10. Формирование положений по бюджетированию на предприятии, обучение пользователей.

При разработке плана внедрения учитывалась специфика (особенности) газораспределительных хозяйств, а именно:

  • тарифная система ценообразования;
  • различия форм взаимоотношений с предприятиями и населением (поставка сетевого газа населению, услуги по транспортировке газа предприятиям);
  • наличие норм потребления газа населением, устанавливаемых главами муниципальных образований и цен на газ, определяемых Региональной энергетической комиссией;
  • несовершенство законодательной базы, регулирующей механизм возмещения убытков от реализации сжиженного газа населению;
  • сезонный характер доходов от реализации сетевого газа при условно-постоянном характере затрат;
  • необходимость учета величины пиковой нагрузки газотранспортного оборудования;
  • наличие около 30 категорий населения, имеющих льготы по оплате за газ, поступления от компенсации по льготам по законам социальной направленности происходят с отставанием во времени;
  • отсутствие «свободного» рынка газа, наличие лимитов на поставки газа.

Ввиду специфичности деятельности, система бюджетирования для ГРО отличается от применяемых, например, в промышленности. Эти различия касаются видов бюджетов и финансовых показателей: для каждого вида деятельности необходимо разрабатывать бюджеты, контролируемые финансовые (и нефинансовые) показатели.

Миссия предприятия

Определение миссии предприятия заключается в установлении стратегических целей предприятия. Топ-менеджерами предприятия была сформулирована следующая миссия: «Безаварийное снабжение потребителей эффективным источником энергии». В соответствии с миссией предприятия основными задачами деятельности являются:

  • обеспечение потребителей сетевым и сжиженным газом;
  • обеспечение безаварийной работы газораспределительной системы;
  • обеспечение эффективной работы с минимальными издержками;
  • газификация жилищно-коммунального хозяйства Свердловской области.

Цели бюджетирования

После определения миссии предприятия были уточнены цели и задачи бюджетирования:

  • планирование и контроль стратегических и тактических планов предприятия;
  • контроль и управление затратами, в т.ч. через установление лимитов использования ресурсов;
  • контроль за состоянием ликвидности предприятия;
  • сравнительный анализ запланированных и полученных результатов;
  • анализ рентабельности (по норме прибыли) отдельных видов продуктов (услуг);
  • контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью;
  • контроль за доходностью общих активов.

Локальной целью бюджетирования являлась автоматизация расчетов тарифов по методике ФЭК РФ.

Постановка аналитики бухгалтерского учета с учетом потребностей планирования

Следующим этапом после определения целей была постановка аналитики бухгалтерского учета для обеспечения бюджетирования необходимыми данными. В процессе постановки бухгалтерского учета производилась оценка:

  • соответствия распределения накладных расходов в бухгалтерском и управленческом учетах,
  • аналитики для планирования и т.п.

Бухгалтерский учет на предприятии ведется в системе 1С Предприятие 7.7 с применением типовой бухгалтерской конфигурации, адаптированной под особенности учета в газораспределительных организациях.

В процессе постановки аналитики бухгалтерского учета были проведены следующие мероприятия (адаптация под нужды планирования):

  1. введение раздельного (обособленного) учета по видам деятельности и объектам строительства;
  2. классификация статей затрат в соответствии с отраслевыми методическими указаниями;
  3. распределение накладных расходов по видам деятельности и объектам строительства пропорционально выбранной базе;
  4. упорядочивание элементов справочников;
  5. автоматизация расчета калькуляций отпущенного сжиженного и сетевого газа;
  6. организация расчета с потребителями, имеющими льготы по оплате.

Параллельно возникла задача организации учета объемов реализации газа. Действующая программа по учету объемов не удовлетворяла потребностей предприятия. Была разработана и программно реализована в системе 1С Предприятие единая методика учета объемов газа. Программа позволяет организовать учет расчетов как с частными лицами (население), так и с организациями (коммунально-бытовыми и промышленными) на участках предприятия и организовать электронный документооборот с автоматической выгрузкой данных в Центральную Бухгалтерию.

Организационная структура экономических служб предприятия

Для организации работы по разработке и внедрению автоматизированной системы бюджетирования были проведены следующие мероприятия по реорганизации экономических служб предприятия:

  • организовано планово-экономическое управление (ПЭУ);
  • в состав ПЭУ включены отдел контроллинга и текущего планирования и отдел АСУ.

Финансовая структура предприятия

Основой постановки бюджетирования является финансовая структура. Она должна отражать, прежде всего, структуру бизнеса и видов деятельности, которыми занимается предприятие. Если предприятие ведет несколько бизнес-направлений, являющихся относительно самостоятельными источниками прибыли, то каждое из них должно иметь собственные бюджеты. Это необходимо для того, чтобы правильно оценить результаты деятельности по каждому из направлений, обеспечить эффективное управление.

В рамках бюджетирования предполагается, что бюджеты формируются и контролируются по объектам бюджетирования – центрам финансовой ответственности. Центры финансовой ответственности выделяются на основе организационной структуры и видов деятельности.

В финансовой структуре ОАО «Свердловскоблгаз» (рис. 1) выделены следующие центры финансовой ответственности:

Рисунок 1 Финансовая структура Свердловскоблгаз

Центр затрат (ЦЗ) образуют подразделения, которые для выполнения своих функциональных обязанностей потребляют различные ресурсы, что означает для предприятия затраты. Соответственно, они отвечают за величину произведенных (потребленных) в результате своей деятельности затрат.

Центры дохода (ЦД) отвечают за доход, который они приносят предприятию в процессе своей деятельности и определяют доходную часть бюджета. Центром дохода может выступать подразделение предприятия, занимающееся реализацией готовой продукции, товаров и услуг, т.е. функционально предназначенное для получения дохода в виде выручки

Центры маржинального дохода (ЦМД) несут ответственность за величину маржинального дохода. Создаются они по тем подразделениям, которые обычно осуществляют более, чем один вид деятельности, и ведут учет деятельности по каждому из бизнес-направлений, контролируют как расходную, так и доходную часть деятельности. Мерой эффективности деятельности направления являются не доходы или расходы по отдельности, а разница между ними — величина маржинального дохода.

Бюджетная структура предприятия

Определение бюджетной структуры предприятия заключалось в построении системы бюджетов предприятия и составлении алгоритмов расчета показателей бюджетов и финансовых показателей.

Бюджетная модель предприятия представлена на рис.2. К основным бюджетам предприятия относятся бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет по балансовому листу (ББЛ) и инвестиционный бюджет. Все основные бюджеты составляются на год и на квартал с помесячной детализацией.

Все вспомогательные бюджеты (натурально-стоимостные бюджеты) формируются на основе бюджета продаж. Бюджет продаж по реализации сетевого и сжиженного газа составляется отделом реализации газа; планы реализации по строительству, по прочим видам деятельности готовятся в соответствующих подразделениях и представляются в планово-экономическое управление. При составлении бюджета продаж контролируется соответствие бюджета плановой мощности существующим плановым объемам поставки газа. На основании бюджета продаж формируются планы производственных, вспомогательных, управляющих подразделений.

Опираясь на планы подразделений, планово-экономическое управление и финансовая служба составляют предварительные варианты БДР и БДДС, которые впоследствии рассматриваются и утверждаются комиссией по бюджетированию с учетом тактических и стратегических целей предприятия. Затем бюджеты корректируются с учетом замечаний комиссии и доводятся до ЦФО, которые также вносят изменения в планы своих работ, после чего составляются окончательные варианты вспомогательных бюджетов. Планово-экономическое управление совместно с финансовой службой в срок до конца каждого месяца готовят окончательные варианты планов основных бюджетов (Структура БДР приведена на рис.3).

Рисунок 2 Бюджетная модель Свердловскоблгаз
Рисунок 3 Структура бюджета доходов и расходов

Выбор системы бюджетирования

На российском рынке систем бюджетирования сейчас представлено более десятка программных продуктов автоматизации бюджетирования. Они различаются функциональными возможностями, а также стоимостью внедрения и масштабом предприятия, на котором могут работать.

Из западных систем наиболее известны на российском рынке:

  • Oracle Financial Analyzer (OFA);
  • Hyperion Pillar;
  • Adaytum e.Planning Analyst;
  • EPS Prophix Budgets;
  • Comshare MPS.

Из отечественных продуктов выделяются:

  • ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы и ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление;
  • Красный директор;
  • Bplan;
  • Кис: Бюджетирование.

В последние годы решения российских компаний, предлагающих свои автоматизированные системы бюджетирования, по своей функциональности приблизились к западным аналогам. Кроме того, отечественные системы обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интегрированностью с другими российскими пакетами.

Выбор автоматизированной системы бюджетирования для предприятия включал в себя оценку имеющихся на рынке программных продуктов для ведения бюджетирования по следующим критериям:

  1. Стоимость системы
  2. Возможность создания, анализа и контроля бюджетов предприятия
  3. Поддержка многопользовательской работы системы
  4. Импорт-экспорт данных в учетные (бухгалтерские) системы
  5. Возможности проведения анализа по принципу «если — то»
  6. Возможность внесения изменений в систему
  7. Наличие системы безопасности
  8. Наличие квалифицированной поддержки разработчика
  9. Наличие ряда успешных внедрений системы в России

Как показал анализ представленного на рынке программного обеспечения для автоматизации бюджетирования, требованиям предприятия наибольшим образом соответствовал продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы». Основными критериями выбора явились относительно невысокая цена внедрения (от 12 до 15 тыс. дол.), отличная интеграция с бухгалтерской системой «1С», работающей на предприятии, а также возможность довольно простой настройки системы под нужды предприятия.

Настройка системы бюджетирования

Настройка системы бюджетирования включала в себя следующие этапы:

  1. Настройка бюджетной модели:
    1. Выбор плана счетов управленческого учета.
    2. Настройка формирования бюджетов и финансовых показателей.
    3. Настройка автоматизации функций планирования – настройка шаблонов ввода данных (ввод данных копированием с предыдущего периода, ввод данных из таблиц Excel и т.п.)
    4. Настройка функций по закрытию периода (распределение накладных расходов, закрытие счетов)
  2. Настройка формирования фактических операций на управленческом плане счетов:
    1. Определение соответствия бухгалтерской базы управленческой (план счетов, подразделение – ЦФО и т.п.).
    2. Выбор необходимых для бюджетирования данных и степени их детализации, а также варианта группировки данных;
  3. Настройка переноса фактических данных из бухгалтерии в систему бюджетирования

Программа «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» предполагает 2 методики учета фактических данных: фактические данные ведутся либо параллельно с плановыми, либо раздельно. Ввиду того, что ведение бюджетирования в одной базе с бухгалтерией увеличивает объем бухгалтерской базы почти в 3 раза (добавляются операции по учету плановых и фактических данных), было решено организовать раздельный учет плановых и фактических данных. Таким образом, планирование в ОАО «Свердловскоблгаз» осуществляется в отдельной управленческой базе, с периодической выгрузкой данных из бухгалтерии по фактическим операциям. Для этого был разработан механизм выгрузки в систему бюджетирования, при этом предусмотрена возможность выгрузки данных, свернутых по требуемой аналитике, за определенный период и/или по дате.

  1. Настройка формирования БДДС

Для более точного формирования БДДС на краткосрочный период была разработана методика формирования бюджета на основе утвержденных заявок и договоров. Для этого в бухгалтерии предприятия организовано ведение базы по заключенным финансовым и хозяйственным договорам, а по отношениям, по которым не заключены договора, подразделения предприятия формируют заявки на расходы с указанием приоритетов расходов. Потребности в расходах анализируются с точки зрения их целесообразности и соответствия БДР, после чего, при наличии денежных средств, принимается решение по оплате расходов.

Ключевая особенность предлагаемой методики формирования БДДС на краткосрочный период заключается в том, что, в первую очередь, проводится анализ текущей потребности подразделений и сложившейся к концу периода структуры платежей по договорным взаимоотношениям. Только после этого заложенные в БДР и инвестиционный бюджет доходы и расходы сверяются с потребностями по текущему движению денежных средств. Результатом такой сверки может быть как корректировка БДДС, так и изменение БДР и инвестиционного бюджета.

Разработка регламента и методики планирования, обучение пользователей

Система бюджетирования была бы не полной без разработки и утверждения методик планирования. Согласно рекомендациям фирмы-разработчика программного обеспечения «ИНТАЛЕВ» на предприятии разрабатываются следующие положения:

  • Положение о финансовой структуре;
  • Положение о бюджетной структуре;
  • Положение об управленческой учетной политике;
  • Положение о планировании;
  • Положение о финансово-экономическом анализе.

Положения описывают как собственно систему бюджетирования, так и организационно-методические аспекты процессов составления бюджетов, а также контроль над ключевыми показателями деятельности.

Для обучения пользователей была предусмотрена серия семинаров по вопросам построения системы планирования на предприятии и практике планирования. В силу того, что система бюджетирования «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» полностью совместима с 1С, трудностей с обучением в программе у пользователей не возникает, все вопросы решаются в рабочем порядке.

Первые результаты бюджетирования

Важный фактор успеха бюджетирования – ясность целей внедрения системы. Зачастую это делается исключительно ради моды, руководство не задумывается, какие бизнес задачи должны быть при этом решены. Необходимо отметить, что при постановке бюджетирования ОАО «Свердловскоблгаз» цель ставилась конкретно – повышение управляемости бизнеса через систему сбалансированных бюджетных показателей, позволяющих осуществлять планирование, контроль и анализ своей деятельности.

Расчетный срок окупаемости финансовых инвестиций на создание автоматизированной системы бюджетирования составил 2,5-3 года. Да, это довольно большой срок, однако руководство предприятия убеждено, что без внедрения современных технологий управления предприятию будет сложно развиваться на динамично развивающемся газовом рынке, именно поэтому совершенствование системы управления входит в число наиболее приоритетных стратегических задач развития предприятия.

Можно отметить в качестве первых результатов бюджетирования:

  1. Появилась реальная возможность расчета многовариантных планов без привлечения дополнительных ресурсов;
  2. Проведение ежемесячного план-фактного анализа сократились до двух дней после закрытия баланса бухгалтерией;
  3. Экономия (до 20-30%) рабочего времени при повседневной работе пользователей по сравнению с прежней системой планирования;
  4. Появилась возможность мониторинга и оперативного управления затратами;
  5. Повысилась надежность и достоверность получения отчетной информации и, как следствие, улучшилась экономическая обоснованность принимаемых решений;
  6. Повысились профессиональные навыки персонала в области финансового управления.

Перспективы развития системы управления на предприятии

Внедрение системы бюджетирования демонстрирует направленность предприятия на долгосрочную перспективу и развитие бизнеса и является основой для применения в скором будущем новых инструментов управленческого контроля:

  • системы нормативного регулирования и внедрения на ее основе корпоративных стандартов;
  • системы сбалансированных показателей (построение стратегических карт);
  • реинжиниринга бизнес-процессов в строительстве и эксплуатации газовых сетей.

Постановка бюджетирования часто является следствием перехода компании в определенную стадию масштаба и развития. По мере увеличения количества учетных операций и ответственных за ввод данных, увеличивается потребность в оперативной обработке и автоматизации большинства операций. С ростом клиентской базы, ассортимента товаров и продукции, увеличения активов и финансовых ресурсов, растет объем анализируемой информации и количество пользователей, оперирующих этими данными.

На этапе образования компании, как правило, предприятие начинает ведение управленческого учета и планирование в MS Excel. Ведь в Экселе можно быстро настраивать и формировать различные виды отчетов. И до определенных пор это работает и устраивает практически все подразделения бизнеса.

Но с ростом предприятия резко возрастает количество финансовых и производственных операций. Неавтоматизированная система с применением электронных таблиц Excel начинает не поспевать за этим ростом, становится трудоемкой и неповоротливой. Для компаний актуальной становится автоматизация бюджетного процесса, так как планирование и учет в Excel не позволяет оперативно получать необходимую управленческую информацию, по крайней мере – в требуемом виде, с необходимым качеством и оперативностью.

Программы, подобные MS Exсel, при работе с таблицами имеют ограниченный набор инструментов для автоматизации, минимизации ручного и двойного ввода данных. При достижении запредельного количества ручного и двойного ввода данных, следующим этапом автоматизации «дозревшие» до определенного уровня развития предприятия стараются исключить двойной ввод данных и совместить их, например, бухгалтерского учета — с управленческим учетом. Но в результате, в угоду упрощения ввода данных, предприятие теряет на аналитичности, описании, точности и оперативности ввода информации.

Для получения нужной аналитичной и оперативной информации, компании в Москве и других городах РФ приходят к решению о постановке автоматизации бюджетирования на производстве или в торговле с использованием специализированных программ. Многие начинают вести учет в 1С Бюджетная отчетность или КИС Бюджетирование. Это рациональное, но не полное решение, так как перед предприятием встает проблема выбора:

  • Приобретать и внедрять комплексную ERP-систему, в составе которой, кроме всех прочих блоков, охватывающих абсолютно все аспекты деятельности компании, будет блок автоматизации бюджетирования?
  • Или приобретать и внедрять специализированное решение для автоматизации процесса, которое бы удобно вписалось в общую ИТ-архитектуру компании?

Программа «WA: Финансист» для бюджетирования

Существует большое количество программ, чтобы реализовать проекты с целью бюджетирования на производственных предприятиях и в торговле. Если автоматизация бюджетирования осуществляется в рамках комплексной ERP – системы, то, решая задачу автоматизации бюджетирования, Вам придется осуществить автоматизирование и всех остальных участков деятельности Вашей компании (включая бухгалтерский учет). То есть стоимость и срок проекта являются, как правило, крайне высокими, т.к. проект затронет не только данную автоматизацию, но и автоматизацию всех рабочих процессов предприятия. Бесплатно решить такие задачи невозможно, но сократить издержки – вполне реально..

Приглашаем на бесплатный вебинар 08 октября в 11:00 (Moskva g.) 1 час

Так стоит ли решать единственную задачу автоматизации бюджетирования путем глобального проекта автоматизации абсолютно всех участков бизнеса? Возможно — да. Но есть и альтернатива: когда бюджетирование в среде 1С автоматизируется с помощью специализированных программ. Таким решением является, к примеру, программа для бюджетирования — «WA: Финансист».

В числе преимуществ программы для бюджетирования «WA: Финансист» можно выделить:

  • Бюджетирование, учет и отчетность в разрезе целого набора стандартных и произвольных аналитик: организация (юрлицо), центр финансовой ответственности (ЦФО), сценарий планирования, статьи оборотов по смете, контрагент, договор контрагента, дополнительные аналитики (до 4 шт.), аналитики статьи оборотов (до 3 шт.). Полная поддержка мультивалютности.

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

  • Гибкая аналитика

Бюджетирование, учет и отчетность в разрезе целого набора стандартных и произвольных аналитик: организация (юрлицо), центр финансовой ответственности (ЦФО), сценарий планирования, статьи оборотов по бюджетам, контрагент, договор контрагента, дополнительные аналитики (до 4 шт.), аналитики статьи оборотов (до 3 шт.). Полная поддержка мультивалютности.

  • Удобная подготовка бюджетов

Подготовка интерактивных шаблонов бюджетов в MS Excel для их заполнения вручную, загрузка заполненных бюджетов из MS Excel. Возможность заполнения «WA: Финансист» из внешних систем. Согласование и утверждение (маршрутизация) бюджетов. Автоформирование мастер-бюджетов. Корректировка и актуализация бюджетов.

  • Разнообразное моделирование и планирование

Прогнозное планирование. Сценарное моделирование. Гибкая настройка формирования зависимых оборотов по статьям. Мощный инструмент «Расчет по модели бюджетирования» для формирования плановых показателей. Привязка курсов валют к сценариям планирования.

  • Учет графиков начислений и платежей по договорам

Автоматизация бюджетирования на примере программы для бюджетирования «WA.ФИНАНСИСТ». Регистрация договоров и дополнительных условий к ним. Ввод и корректировка графиков начислений и платежей по договору. Автоматическое заполнение бюджетов и формирование заявок на основе данных графиков.

  • Управление заявками на денежные средства

Согласование и утверждение заявок по сложным маршрутам, в зависимости от множества условий (маршрутизация). Автоматизированный контроль заявок на соответствие бюджетам и графикам платежей по договорам. Использование шаблонов заявок.

  • Получение фактических данных

Мощнейшие механизмы загрузки данных из любых систем на платформе 1С (в том числе и без плана счетов, например, из 1С Управление торговлей). Настройка соответствия НСИ баз источников данным текущей системы. Возможность ручной корректировки факта и ввода дополнительных данных..

  • Интеграция с системами «клиент-банк»

Загрузка выписок напрямую из различных систем «клиент-банк». Выгрузка в клиент-банки утвержденных платежных поручений.

  • Разнообразная отчетность

План-фактный анализ исполнения бюджетов. Платежный календарь (с интерактивным управлением и возможностью автоматизированного поддержания неснижаемого остатка денежных средств). Реестр платежей (с твердой копией и подписантами). Оперативная отчетность об остатках и движении денежных средств. Реестр договоров.

  • Excel-подобный конструктор отчетов

Не хватает основных отчетов? Стройте любые дополнительные отчеты привычным способом и в удобной форме, что осуществляется абсолютно без программирования!

  • Дополнительные возможности программы по бюджетированию

Гибкое разграничение прав доступа к данным. Удобная система оповещений в системе и по электронной почте. Система назначения заместителей. Механизм обмена дополнительной информацией по любым документам и их согласованию.

Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Бюджетирование»

Не стоит забывать, что программы для бюджетирования и автоматизация процессов бесполезны при отсутствии методологической концепции и сформированной информационной платформы. «WA:Финансист» — это готовая методология и коробка «2 в 1», доступное и практичное решение на базе надежной платформы «1С: Предприятие 8.3». Система внедрена на многих предприятиях в Москве и в других крупных города России. Благодаря гибким настройкам и обширному функционалу она обеспечивает высокое качество бюджетирования, как инструмента управления предприятием.

2020-07-02 668

Эффективное управление бизнесом — задача сложная и требующая вложения огромного количества времени руководителей. Для принятия управленческих решений необходимо выполнить анализ составляющих деятельности фирмы: управление продажами, закупками, сотрудниками, рекламой, инвестициями и их взаимосвязи. Влияние каждого фактора оценивается в первую очередь в денежном выражении, так как деньги — это «кровь бизнеса». Поэтому управленцам важно иметь достоверную и понятную финансовую модель функционирования компании. Управленческий учет позволяет сформировать финансовую модель компании, в которой будут учтены все внутренние взаимосвязи и представлены все аспекты деятельности компании.

Задачи управленческого учета

С помощью управленческого учета руководитель может получить детальную информацию по деятельности компании, ее подразделений и их взаимосвязи при достижении целей компании. Управленческий учет позволяет увидеть реальную ситуацию в компании и оперативно реагировать на текущие изменения, благодаря специализированной системе сбора информации и методик ее обработки. Автоматизация управленческого учета позволяет ускорить процессы сбора и обработки информации.

Перед автоматизацией управленческого учета необходимо определиться с перечнем задач, который предполагается решить с помощью управленческого учета. Основные задачи, которые можно решить:

  1. 1. Контроль прибыли, оптимизация затрат и повышение рентабельности с помощью управленческой отчетности.
  2. 2. Планирование деятельности компании, формирование стратегии управления за счет системы бюджетирования.
  3. 3. Оперативное управление финансовыми потоками компании, обеспечение компании деньгами для развития — казначейство.
  4. 4. Контроль производственных операций, себестоимости и плановых значений производства.
  5. 5. Формирование отчетности компании по международным стандартам.

Схема 1. Области управленческого учета

При этом необходимо учесть, что главная цель управленческого учета — предоставить информацию руководителям или собственникам для формирования эффективной стратегии управления и принятия бизнес-решений. Поэтому конкретный перечень функционала управленческого учета зависит от сформированных требований к предоставляемой информации.

Конкретные выгоды от автоматизации каждой области можно привести в виде таблицы:

Область управленческого учета Выгоды от автоматизации
Управленческая отчетность Если использовать специализированные средства для формирования отчетности, можно повысить оперативность, точность, корректность и отказоустойчивость по сравнению с Excel. Автоматизированные системы управленческого учета позволяют консолидировать информацию из разных источников в одной базе.
Бюджетирование Системы автоматизации бюджетирования позволяют формировать бюджеты в различных разрезах (по центрам финансового учета), контролировать их корректность, проводить их согласование и утверждение. Осуществлять оперативный контроль на соответствие целям компании, сформированных в бюджетах.
Казначейство Внедрение специализированных систем позволяет планировать денежный поток с необходимой детализацией, вносить оперативные изменения и существенно сократить финансовые риски. Для крупных компаний автоматизированные системы казначейства позволяют сформировать единый расчетный центр.
Оперативный (производственный) учет Автоматизация сбора, обработки и анализа информации по себестоимости и другим затратам компании не только в денежном выражении, но в качественно-количественных характеристиках.
Международный учет Автоматизированная система международного учета позволит сформировать единую методологию учета МСФО, план счетов, порядок формирования отчетности и корректировок МСФО. Это особенно важно крупным холдингам и представительствам иностранных компаний со сложной многопрофильной структурой.

Последовательность автоматизации управленческого учета

Что касается автоматизации управленческого учета в сегментах малого и среднего бизнеса, то можно определить четкую последовательность разработки методологии управленческого учета и его автоматизации. По мере роста компания проходит через три стадии постановки управленческого учета.

Стадия 1

Обычно постановку управленческого учета начинают с отчетности, а именно — с основных отчетов: Отчет по движению денежных средств, Отчет о прибылях и расходах, Управленческий баланс. Не стоит путать управленческие отчеты с бухгалтерскими. Несмотря на схожие названия, управленческие отчеты содержат расширенный перечень аналитик, составляются гораздо чаще и могут иметь специфическую форму, характерную для конкретной компании.

Совет

В случае, когда управленческий учет не ведется совсем — хорошим решением будет сначала попробовать сформировать все данные в Excel или Google таблицах. В этом случае практически сразу можно оценить эффект от управленческого учета, «пощупать» готовые отчеты, оценить трудоемкость их составления. После чего принять решение о дальнейшей автоматизации с помощью специализированных решений.

Стадия 2

Когда компания автоматизирует составление необходимых отчетов, можно приступать к планированию на основании этих отчетов. Таким образом, система бюджетирования является естественным продолжением автоматизации управленческого учета на основе отчетности. Для удачного завершения этого этапа необходимо определиться с:

  • финансовой структурой компании (ЦФУ)
  • бюджетным процессом (бизнес-процесс подготовки и утверждения бюджета компании)
  • ключевыми показателям компании (индикаторы деятельности компании и ее отдельных подразделений).

Совет

Для быстрого старта можно выбрать формирование бюджетов на основании сводных управленческих отчетов по компании. Такой способ планирования называется «сверху-вниз», когда сначала разрабатываются стратегические показатели по компании, а затем формируются цели отдельных ЦФУ. Однако он обладает определенными допущениями. Более точных результатов планирования можно добиться с помощью системы «снизу-вверх». Бюджетирование начинается с отдельных ЦФУ или подразделений организации и соединяется в общий бюджет по компании. Такой способ требует значительной проработки финансовой модели организации и структуры взаимодействия подразделений внутри компании.

Стадия 3

После формирования бюджетов компании (либо параллельно) возможна автоматизация казначейства. Поскольку основная функция системы казначейства — это оперативное управление денежными средствами, то автоматизировать его лучше всего после того, как разработана и внедрена методология формирования бюджета ДДС. Такая последовательность позволит не только осуществлять оперативное, ситуационное управление деньгами, но и контролировать отсутствие кассовых разрывов на более длительный период.

Совет

Формирование платежного календаря и прогнозирования денежного потока с помощью специализированных средств автоматизации возможно практически сразу после составления перечня статей движений денежных средств. Для этого существуют специализированные веб-сервисы по управлению денежными средствами, например, сервис «Управленка». Онлайн-сервисы поддерживают интеграции с банками, 1С бухгалтерией, позволяют автоматически формировать отчет по движению денежных средств, вводить плановые платежи и контролировать отсутствие кассовых разрывов.

Рис. 1. Платежный календарь в сервисе Управленка

Хотелось бы отметить, что в данной последовательности нет автоматизации операционного (производственного) учета. Зачастую такие системы не принято относить к управленческому учету. При этом в ряде компаний, например, производственных или торговых, они являются основными и функционирование компании без них невозможно. Системы оперативного учета, при их наличии, служат основным источником данных для управленческой отчетности.

В этой статье мы рассмотрели области управленческого учета и какие задачи можно решить с помощью их автоматизации. Определили последовательность проработки управленческого учета и возможные способы быстрого старта на каждом этапе.

В следующих статьях мы остановимся на конкретных этапах автоматизации управленческого учета и сравним программные продукты, с помощью которых можно автоматизировать учет.

Об авторе

Юрий Мартынов

Эксперт-практик в области управленческого учета, финансового управления и автоматизации бизнес-процессов. Руководитель проектов 1С-WISEADVICE
Профиль в Facebook

Опыт в сфере 15 лет:

  • консультант по методологии управленческого учета, аутсорсинга управления финансовой службой
  • руководитель проектов автоматизации финансового и управленческого учета
  • автор статей на тему учета и автоматизации

Бюджетирование – это инструмент, часть финансового управления, функции которого заключаются в согласовании деятельности подразделений внутри предприятия и подчинении ее общей стратегической цели. Бюджеты отражают цели и задачи компании, охватывая все стороны ее хозяйственной деятельности, и включают в себя плановые и отчетные (фактические) данные. С его помощью компания может максимизировать прибыль и оптимизировать расходы.

Автоматизация процесса бюджетирования – внедрение специализированного решения для системного построения бюджета, его планирования и контроля.

С развитием компании растет и объем информации, оперировать которым с помощью привычных инструментов на определенном этапе становится крайне проблематично. Комплексная автоматизация бюджетирования на предприятии позволяет ускорить поиск нужных данных, произвести их анализ в разных разрезах и выполнить консолидацию бюджетов без затрат времени и сил. При том, что у специалистов уходит меньше времени на учетно-отчетную и иную рутинную работу, качество и точность последней возрастает, поскольку снижается риск ошибок по причине человеческого фактора. То есть от этого процесса зависит, насколько точную и оперативную финансовую информацию будут получать менеджеры и руководители предприятия для принятия управленческих и стратегических решений.

Автоматизация бюджетирования на базе 1С для автоматического мониторинга и улучшения финансового результата

Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения

В основном используется один из двух вариантов проведения автоматизации бюджетирования на базе программ, созданных на платформе «1С:Предприятие».

  • Первый заключается в том, что постановку бюджетирования нужно сразу начинать с автоматизации, т.е. компания сначала выбирает программный продукт, который настраивается под конкретное предприятие. Данная модель используется чаще, потому что она выглядит проще и быстрее, но в некоторых случаях внедренную программу не получается приспособить под работу определенного предприятия, несмотря на потраченные средства и время.
  • Второй подход предполагает сначала разработку методологии и регламентов бюджетирования, которые отрабатывают какое-то время на предприятии, планирование ведут в электронных таблицах и только после этого переходят к автоматизации. На основе методологии создается техническое задание (ТЗ) для автоматизации, затем по ТЗ подбирается наиболее подходящая программа, и осуществляются доработки.

Рис.1 Модели автоматизации бюджетирования

Для того чтобы не ошибиться в выборе стратегии внедрения рассмотрим плюсы и минусы этих подходов.

Рис.2 Достоинства и недостатки моделей автоматизации бюджетирования

Надо отметить, что во втором подходе значительных усилий требует подготовительный этап – первоначальный даже при использовании электронных таблиц Excel для подготовки фактических данных, как правило, отнимает значительное время, поскольку эти данные не находятся в единой информационной системе, что затрудняет их обработку и анализ.

В любом случае, для автоматизации бюджетирования, необходимо выполнение некоторых условий.

Рис.3 Условия, необходимые для автоматизации бюджетирования

При выполнении этих условий можно ставить вопрос о запуске проекта автоматизации и выборе программного обеспечения. Это вполне можно сделать внутренними силами компании, но если структура предприятия сложная и компания достаточно крупная правильнее привлечь специалистов со стороны – консультантов и программистов, которые помогут определиться с выбором программы, внедрить ее на предприятии и поставить «на рельсы» процесс бюджетирования.

Бесплатная
консультация
экспертаНаталья Севорина Консультант-аналитик 1С Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Методологическая информация, необходимая для автоматизации бюджетирования

Концепция бюджетирования – описывает правила функционирования бюджетной системы.

Положение о финансовой структуре – описывает основные направления деятельности и виды затрат, структуру центров финансовой ответственности (ЦФО) и сферу их полномочий, структурный состав ЦФО – наименование структурных подразделений, основные статьи доходов, статьи затрат, поступления денежных средств и т.д.

Положение о бюджетировании включает в себя:

  • Методику бюджетирования – правила формирования плановых цифр в бюджетных статьях всех бюджетных форм;
  • Бюджетные формы – шаблоны представления бюджетов компании по статьям затрат, структуре доходов или другим аналитическим разрезам;
  • План-фактный анализ задает границы благоприятных, допустимых и неблагоприятных отклонений для разных бюджетных статей (например, благоприятное отклонение – 0-3%, допустимое – 4-7%, неблагоприятное – более 8%).

Бюджетный регламент – маршруты действий по разработке, согласованию, корректировке, анализу и утверждению бюджетов. Он должен отвечать на вопросы:

  • «Что делаем?» разрабатываем бюджет, согласовываем бюджет и т.п.;
  • «Кто это делает?» указываем ответственных сотрудников;
  • «Когда это делается?» указываем конкретные сроки исполнения.

Помимо того, у компании должна быть разработана управленческая политика, определяющая правила сбора фактической информации.

Проблемы в процессе автоматизации

На этапе подготовки к внедрению программы могут возникнуть следующие проблемы:

  1. Отсутствие вовлеченности персонала компании Заказчика, саботаж со стороны сотрудников, срыв сроков, отказ от выполнения заданий;
  2. Недостаточно квалифицированные, некомпетентные кадры со стороны компании Заказчика;
  3. Смена участников проекта, задействованных в процессе его подготовки;
  4. Недостаточность первичной информации, неверный подход к описанию задач, неоднозначная их трактовка;
  5. Продолжительные согласования ТЗ заинтересованными участниками процесса, изменение требований к проекту.

При внедрении программ автоматизации бюджетирования очень сложно четко выдержать все правила и это является одной из основных проблем. Чтобы минимизировать их, следует:

  • Установить временные рамки проекта;
  • Распределить зоны ответственности;
  • Создать инструменты контроля реализации системы;
  • Определить и утвердить методы решения нестандартных задач;
  • Провести дополнительное обучение персонала, принять дисциплинарные меры или нанять других людей.

Решение класса CPM 1С:Управление холдингом 8 для бюджетирования с бесплатной оценкой стоимости и сроков внедрения

Таким образом, внедрение системы бюджетирования на предприятии затрагивает множество моментов, касающихся вопросов управления всей компанией, поэтому их нельзя упускать из виду. В дальнейшем автоматизированный процесс бюджетирования будет способствовать развитию компании в целом, повысит производительность труда и эффективность управления, упорядочит бюджетную дисциплину, что, в свою очередь, поможет компании достичь стратегических целей и выведет ее на новый уровень.