Аутентичность электронного документа

М.П. Бобылева, канд. ист. наук, доцент

  • Различие между аутентичностью и подлинностью документов (аналоговых и электронных)

  • Обеспечение аутентичности и целостности электронных документов во времени (в процессе их жизненного цикла)

  • Непрерывность и дискретность аутентичности электронных документов

Понятия и характеристики подлинности и аутентичности в течение длительного времени формировались и применялись в отношении бумажных и других аналоговых документов. В условиях применения электронных документов эта система взглядов должна быть существенным образом пересмотрена и дополнена с позиций современного управления документацией, управления информационными системами, достижений современных информационных технологий. Кроме того, вопросы обеспечения аутентичности и целостности управленческих электронных документов должны рассматриваться с учётом особенностей их жизненного цикла. В современных условиях роль обеспечения аутентичности возрастает в связи с задачами долговременного хранения электронных документов.

Некоторые из указанных вопросов рассматриваются в настоящей статье.

Важно отметить, что требования аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования относятся к числу ключевых и тесно взаимосвязаны. Именно в таком сочетании они закреплены в стандартах ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и других1. В указанных стандартах, а также в международном стандарте ISO 15489-1:20162 (на его основе предполагается подготовка соответствующего российского национального стандарта) термин «аутентичность» применяется по отношению к документам независимо от носителя записи.

Аутентичным, то есть прошедшим аутентификацию, считается такой документ, в отношении которого может быть доказано:

  • что он является именно тем, чем он претендует быть,

  • его контент и метаданные не изменены;

  • что он был создан или послан именно тем агентом, который указан в качестве его создателя или отправителя;

  • что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.

При этом для обеспечения аутентичности документов следует внедрить и документировать деловые правила, процессы, политики и процедуры, контролирующие создание, захват и управление документами. Следует аутентифицировать и идентифицировать создателей документов.

Целостность документа, как записано в указанных стандартах, определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищён от несанкционированного изменения. Любые санкционированные изменения документа, добавления или удаления из документа следует чётко документировать и контролировать.

Таким образом, важно, чтобы официальный документ (в том числе электронный документ) был создан, подписан и введён в обращение «в установленном порядке», а все последующие стадии его обращения и хранения также соответствовали установленным нормам.

Терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 трактует понятие «аутентичность» более узко, только применительно к электронным документам, а для бумажных и иных аналоговых документов применяются понятия, связанные с их подлинностью. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 под аутентичностью понимается «свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному»3. При этом «подлинник документа» определён как «первый или единственный экземпляр документа»4. Здесь можно усмотреть некоторый «дефект определения»5. Приведённое определение подлинника документа не учитывает возможность и необходимость создания отдельных видов документов в нескольких экземплярах (например, договоров, актов и т. п.) и оставляет без внимания существование электронных документов.

Рассмотрим некоторые особенности применения понятий «аутентичность» (аутентичный документ), «оригинал» (подлинник), «копия» и «дубликат» документа с учётом применения электронных документов.

В законодательных и нормативных актах понятие «подлинник» применяется наряду с понятием «оригинал» документа и рассматривается как его синоним. Например:

1) «Если свидетельствуется верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи»6.

2) «Истребуемые документы представляются в виде копий, заверенных в установленном законодательством Российской Федерации порядке. В случае необходимости должностные лица антимонопольного органа, проводящие проверку, вправе ознакомиться с подлинниками документов»7.

Хотя понятия «подлинник» и «оригинал» документа часто рассматриваются как синонимы, некоторые смысловые оттенки всё же можно увидеть. Часто понятие «оригинал» применительно к деловым документам используется для характеристики исходного (подлинного) официального документа, с которого делается копия. Аналогично, как отмечено выше, существует соотношение «подлинник» и (или) «копия». Антонимом понятия «подлинник» являются также понятия «подделка», «фальшивка», «подлог». Под подлинником в широком смысле может пониматься «нечто, послужившее образцом при воспроизведении, копировании»8.

Для бумажных документов нормативно регламентированы признаки оригинала (подлинника), копии, заверенной копии и дубликата документа. В отличие от бумажного документа, электронный документ с носителем информации жёстко не связан. Электронный документ может быть скопирован сколь угодно много раз без отличий от исходного файла (файлов). Можно различать файлы электронных документов по времени их создания в сравнении со временем создания документа в информационной системе, где начался его жизненный цикл (в том числе с учётом метки времени и подписания документа электронной подписью). При передаче электронных документов из одной информационной системы в другую (включая системы, обеспечивающие архивное хранение) исходный файл документа может копироваться, либо он конвертируется в иной формат, соответствующий применяемой технологии информационного взаимодействия. Соответственно, даже при идентичности переданных файлов не приходится говорить о том, что в новой информационной системе будет сохраняться именно «подлинник» (в отмеченном выше понимании согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом переданный и сохраняемый электронный документ (соответствующий установленным требованиям аутентичности, достоверности и целостности) можно считать равнозначным «подлиннику», то есть исходному документу, созданному и подписанному в электронной форме в «родной» информационной системе9.

На практике в определённых случаях может возникнуть необходимость в дубликате документа, под которым понимается «повторный экземпляр подлинника документа»10. Используемый в традиционном делопроизводстве термин «дубликат» применительно к ситуациям, связанным с применением технологий электронного документооборота, пока не конкретизирован. Требования к электронным дубликатам бумажного документа, а также к дубликатам электронного документа и ситуациям их применения пока нормативно не закреплены11. Вопрос о практическом использовании электронного дубликата бумажного документа в настоящее время активно дискутируется. Безусловно, необходимо нормативное регулирование ситуаций так называемого замещающего сканирования, когда создание электронного дубликата документа позволяет прекратить хранение подлинника документа на материальном носителе (иными словами, его уничтожить) при условии выполнения комплекса легитимных процедур.

В процессах электронного документооборота и в системах хранения электронных документов приходится иметь дело не только с электронными документами, изначально созданными и подписанными в электронной форме и не имеющими бумажного оригинала. В настоящее время широко используются электронные копии документов, имеющих бумажные подлинники. Так, к примеру, в процессах внешнего электронного документооборота, в том числе с использованием системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), участвуют электронные копии бумажных документов, заверенные в установленном порядке (в том числе с использованием электронной подписи) и имеющие юридическую силу.

Для отдельных категорий документов (к примеру, документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку из документа. К примеру, такой подход применяется на практике при рассылке определённых видов документов некоторыми государственными органами.

Поэтому важно различать электронные документы в более узком смысле (то есть изначально электронные документы, не имеющие бумажного оригинала) и электронные документы в более широком смысле. В последнем случае применимо также понятие «документы в электронной форме» как обобщённое наименование изначально электронных документов, а также электронных копий документов, электронных выписок из документов и электронных дубликатов документов.

В связи с изложенным важно подчеркнуть, что требование аутентичности должно соблюдаться при официальном обращении и хранении всех категорий документов в электронной форме, а не только подлинно электронных документов, не имеющих бумажного оригинала.

Вместе с тем аутентичность электронного документа (как свойство, свидетельствующее о достоверности) является условием признания его юридической силы и значимости в правовых отношениях.

Важно отметить, что ещё в конце 1990-х — начале 2000-х гг., в период активного обсуждения проблем применения электронной цифровой подписи и подготовки к принятию соответствующего закона12, вопросы аутентичности стали рассматриваться как приоритетные, связанные с доверием к электронному документу. В настоящее время действует Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ13, которым предусмотрено использование трёх видов электронной подписи: простой электронной подписи и усиленной электронной подписи, которая в свою очередь делится на усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.

В случае создания и обращения электронного документа в границах только одной корпоративной системы документооборота может быть достаточно простой электронной подписи в сочетании с установленными способами аутентификации и если применение усиленной электронной подписи не требуется для отдельных видов документов в соответствии с установленным порядком. При взаимодействии информационных систем применение усиленной электронной подписи (основанной на использовании средств криптографической защиты информации) позволяет убедиться в отсутствии искажений в переданном документе (контейнере документов), то есть контролировать целостность и подтвердить автора и отправителя. В связи с этим установлено обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи при осуществлении межведомственного электронного взаимодействия, в том числе при предоставлении государственных или муниципальных услуг и исполнении государственных или муниципальных функций14. Использование меток (штампов) времени удостоверяет время подписания электронного документа и действительность сертификата пользователя на этот момент, исключая возможность совершения неправомерных действий путём установки локального времени, отличающегося от реального.

Вместе с тем, как уже неоднократно отмечалось, использование средств усиленной электронной подписи на начальных стадиях жизненного цикла (при визировании и простановке подписи автора документа) обусловливает потребность в применении специальных методов и технологических решений, позволяющих контролировать аутентичность и целостность документов после истечения срока действия сертификатов ключей электронной подписи, в процессе хранения15.

Приоритетное значение для обеспечения аутентичности управленческих электронных документов, в том числе в связи с задачами их долговременного хранения, имеет учёт особенностей их жизненного цикла. Некоторые из этих особенностей были рассмотрены нами в предыдущих публикациях. В рамках настоящей статьи важно подчеркнуть, что жизненные циклы бумажных и электронных документов, несмотря на общность основных стадий (создание, обращение, хранение и уничтожение), имеют существенные отличия, связанные, прежде всего, с физической средой обращения документа.

В силу неотделимости информации от её носителя для бумажных и иных аналоговых документов их жизненный цикл, осуществляемый в аналоговой среде, можно рассматривать как единый. При этом может происходить физическое перемещение подлинного документа (как носителя информации) не только внутри организации, где он был создан, но и между организациями (в том числе передача в составе комплекса документов из организации в государственный или муниципальный архив или другое архивное учреждение).

По отношению к электронным документам уместно говорить о сложном (комплексном) жизненном цикле, включающем жизненные циклы документа в информационной системе, в которой он был создан, а также в системах, куда был выполнен экспорт (миграция), осуществлена передача по телекоммуникационным каналам. Состояния экземпляров электронного документа, характеристики их аутентичности, состав метаданных, да и сама продолжительность жизненного цикла экземпляров электронного документа в разных информационных системах будут различаться16. Отсюда очевидна актуальность задачи обеспечения непрерывности комплексного жизненного цикла электронного документа, образующегося при взаимодействии нескольких информационных систем, включая систему архивного хранения.

Кроме того, при работе с электронными документами важно учитывать, что продолжительность жизненного цикла программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. В связи с этим применяются специальные способы обеспечения сохранности электронных документов (к примеру, конверсия, миграция, эмуляция), позволяющие продлить их жизненный цикл. Указанные события и изменения состояний электронных документов также подтверждают и иллюстрируют сложный (комплексный) характер их жизненного цикла, включающего ряд вложенных циклов, соответствующих периодам между проведениями процедур конверсии, миграции и др.

Рассмотренные выше характеристики аутентичности документов, в том числе электронных, ориентированы на её поддержание в течение всего жизненного цикла документа. Иными словами, одним из важнейших качеств аутентичности документа является её непрерывность, постоянство. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» содержит специальное понятие «аутентичный электронный документ» ― электронный документ, точность, надёжность и целостность которого сохраняются с течением времени17.

С другой стороны, для электронного документа с учётом событий его жизненного цикла и изменения состояний (в том числе выполнения процедур конверсии и миграции) поддержание аутентичности может рассматриваться как дискретный (от лат. discretus ― разделённый, прерывистый) процесс.

Аутентичность и целостность контента документа и его метаданных должна поддерживаться и контролироваться от одного состояния документа до другого. Важно различать метаданные, образующиеся в момент ввода документов в информационную систему (при создании или получении) и образующиеся уже после ввода документов18.

В числе событий жизненного цикла документа выделим следующие:

1. Добавление структурных метаданных документа в составе конкретной информационной системы ― при этом требуется сохранение в целостности сформировавшегося комплекса и легитимное добавление новых метаданных с последующим хранением всего комплекса.

2. Миграция документа из одной системы в другую ― при этом происходит наследование комплекса передаваемых вместе с документом метаданных, автоматическое (или автоматизированное) включение документа в информационную систему после подтверждения аутентичности, целостности, проверки на отсутствие вредоносного кода.

3. Конверсия документа из исходного формата в формат последующего хранения и дальнейшие повторения процедур конверсии. При этом потребуется чётко регламентировать порядок и процедуры конверсии, фиксировать в составе метаданных факт проведения конверсии, верифицировать её успешность, а также, возможно, сохранять файлы документа в исходных форматах «для истории». Для обеспечения непрерывности контроля аутентичности возможно определённым образом связывать исходные и конвертированные файлы документов и их метаданные в хранилище (например, связывать криптографически по принципу блокчейн).

4. Преобразование документа из бумажной в электронную форму (в том числе в случае так называемого «замещающего сканирования»). При введении в обращение полученных документов в электронной форме важно в составе процедур предусмотреть применение электронной подписи, а также отражение факта выполненной конверсии в составе атрибутов получаемой электронной копии или электронного дубликата документа (данное понятие ещё нуждается в нормативном определении).

Как видим, на практике возможно сочетание отмеченных событий в рамках жизненного цикла даже одного документа. При этом ситуация, выделенная в пункте 4, требует особого внимания, так как в случае уничтожения бумажного подлинника, по сути, завершается жизненный цикл этого документа. Далее мы имеем дело с «реинкарнацией» бумажного документа в форме электронного дубликата или заверенной электронной копии и их отдельным жизненным циклом. При соблюдении процедур преобразования документа из бумажной в электронную форму, включая подтверждение юридической силы документа, преемственность важнейших структурных метаданных с фиксацией факта и периода существования данного документа на бумажном носителе, жизненный цикл такого документа также может рассматриваться как комплексный, включающий в себя циклы документа на бумажном носителе и в электронной форме.

Сохранение аутентичности электронных документов позволяет подтвердить юридическую силу, которая имелась у документа в момент его создания и первичного введения в обращение. Подтверждение аутентичности сохраняемого документа на последующих стадиях его жизненного цикла позволяет использовать такой документ в юридически значимых ситуациях.

Дополнительно подчеркнём, что задача поддержания аутентичности является особенно сложной при долговременном хранении электронных документов. Обратим также внимание, что ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 содержит положение, что «аутентичные электронные документы ― это документы, которые являются именно тем, чем они претендуют быть, то есть это надёжная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени»19. При этом речь идёт, скорее, о хранении не документов в том виде, в котором они были первоначально созданы, а сохранении документированной информации20.

Важно учитывать, что абсолютно неизменным после проведения процедур конверсии и миграции электронный документ быть не может. Главное при этом ― сохранение документированной информации. Более того, рассматривая документ во взаимосвязи его «тела» и метаданных, следует отметить не неизменность, а приращение объёма и состава метаданных в процессе долговременного хранения документа. Вместе с тем необходимо обеспечить целостность «ядра» метаданных, включающего, в том числе, метаданные, подтверждающие юридическую силу документа при его создании и введении в обращение. Методы и способы обеспечения целостности метаданных при долговременном хранении электронных документов в Российской Федерации ещё нуждаются в дальнейшем нормативном урегулировании.

Обеспечение аутентичности и целостности электронных документов связано с применением на практике соответствующих программно-технических решений, комплекса мер обеспечения надёжности и непрерывности функционирования информационных систем, соблюдения требований информационной безопасности, включая при этом как технические, так и организационно-управленческие методы, формирование доверенной среды хранения электронных документов.

Важно учитывать, что аутентичность ― это не просто свойство, а такое качество документа (и электронного, и аналогового), которое должно достигаться благодаря совокупности мер и поддерживаться на протяжении жизненного цикла документа. Иными словами, требуется обеспечивать это свойство не только при создании документа, необходимо также поддерживать и контролировать аутентичность в течение всего жизненного цикла. При этом для электронного документа с учётом событий его жизненного цикла и изменения состояний поддержание аутентичности может рассматриваться не только как непрерывный процесс, но и как дискретный процесс, связанный с возможностью контролировать целостность сохраняемой информации в периоды времени от одного состояния (события) до другого. Именно эта задача применительно к хранению электронных документов является достаточно сложной и инновационной, требующей продолжения методологической проработки и оценки накапливаемого практического опыта реализации.

1 См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования; ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь; ГОСТ Р ИСО 30301-2014. Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования.

2ISO 15489-1:2016 Information and documentation – Records management – Part 1. – Concepts and principles.

3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

5 См. Храмцовская Н. Об оригиналах, копиях и архивной науке // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. № 12. С. 65.

6 Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1) (ред. от 03.07.2016). Ст. 77.

7 Федеральный закон Российской Федерации от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (ред. от 29.07.2017). Ст. 25.

10 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

11 См. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. С. 38-39.

12 Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

13 Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

14 Постановление Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи»; Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

16 Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. С. 79-100.

17 ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

18 ГOCT P ИCO 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы.

19 ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

20 На эту мысль наводит также оригинальное название стандарта на английском языке: технический отчёт ISO/TR 18492:2005. Long-term preservation of electronic document-based information.

С началом активного использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления (далее — ДОУ), появлением более совершенного программного обеспечения организации различных форм собственности активно переходят на электронный («безбумажный») документооборот. При этом в белорусском законодательстве можно встретить такие понятия, как «электронный документ» и «документ в электронном виде». В связи с этим возникает вопрос: а что же такое электронный документ и в чем принципиальная разница между электронными документами и документами в электронном виде?

Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон об электронном документе) дает следующее определение понятию «электронный документ»: документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.

В свою очередь, под подлинностью электронного документа понимается свойство электронного документа, определяющее, что он подписан действительной электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП). Целостность электронного документа — свойство электронного документа, определяющее, что в него не были внесены изменения и (или) дополнения.

Таким образом, для того, чтобы документ стал электронным, необходимо подтвердить его целостность и подлинность с помощью сертифицированной ЭЦП.

В соответствии со ст. 2 Закона об электронном документе действие указанного Закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи.

Таким образом, Закон об электронном документе вводит, но не дает определение понятия «документ в электронном виде».

В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ в электронном виде — это документ, для создания и воспроизведения которого требуются средства электронно-вычислительной техники и сопрягаемые с ними устройства.

Например, документом в электронном виде будет считаться документ, созданный в текстовом редакторе Microsoft Word.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Сегодня отношения в сфере обращения и использования электронных документов, а также документов в электронном виде регулируются следующими нормативными правовыми, инструктивно-методическими актами и стандартами:

  • Закон об электронном документе;
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству);
  • Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120;
  • Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121 (далее — Инструкция № 121);
  • Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 22.05.2000 № 14.

ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТАМ

В Законе об электронном документе закреплены основные требования, предъявляемые к электронным документам.

Электронные документы должны:

  • создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
  • иметь структуру, установленную Законом об электронном документе;
  • быть представляемыми в форме, доступной и понятной для восприятия человеком1.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких ЭЦП, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами2.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации. А формой внешнего представления является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком3.

Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа4.

При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка:

  • подлинности ЭЦП;
  • соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;
  • действительности сертификата ключа подписи5.

Проверка действительности сертификата ключа ЭЦП включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:

  • Portable Document Format/A (PDF/A);
  • Office Open XML (DOCX);
  • OpenDocument Format (ODT)6.

Используемые форматы документов в электронном виде должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации. Также они должны отражать полноту сведений о способах создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Исключение составляет изображение Государственного герба Республики Беларусь, а также оттиски печатей и штампов.

Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении (воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком) должно соответствовать требованиям, установленным в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»7.

Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Локальными нормативными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ. Аналогично и отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) — автора документа.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой. Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе8.

Документы в электронном виде подлежат регистрации аналогично требованиям, установленным для бумажных документов. Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.9

При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму10.

Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:

  • экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;
  • экспортировать в автоматизированную систему ДОУ;
  • распечатывать на бумажном носителе.

При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или автоматизированную систему ДОУ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата документа», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях11.

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде, определенных законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе: отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми). Перечень документов, создание и хранение которых возможно в электронном виде, указан в приложении 20 Инструкции по делопроизводству.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела (папки, директории на жестком диске компьютера) в соответствии с номенклатурой дел организации.

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ

Формирование и оформление электронных дел осуществляются с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях. В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка о том, что дело является гибридным.

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года из гибридного дела, подлежащего архивному хранению, формируется либо дело с документами на бумажном носителе, либо электронное дело. При формировании дела с документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством. При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются).

Недопустимо формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения12.

Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.

Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажных носителях, а также Инструкцией № 121.

Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и иных актов законодательства Республики Беларусь13.

1 Ст. 16 Закона об электронном документе.

2 Ст. 17 Закона об электронном документе.

3 Ст. 18 Закона об электронном документе.

4 Ст. 19 Закона об электронном документе.

5 П. 225 Инструкции по делопроизводству.

6 П. 218 Инструкции по делопроизводству.

7 Утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

8 П. 222 Инструкции по делопроизводству.

9 П. 227 Инструкции по делопроизводству.

10 П. 231 Инструкции по делопроизводству.

11 П. 232, 233 Инструкции по делопроизводству.

12 П. 237 Инструкции по делопроизводству.

13 П. 240 Инструкции по делопроизводству.