Архивы документов по личному составу лекции

Содержание

Обложка дела постоянного хранения образец скачать

———————————————————
>>><<<
———————————————————
Проверено, вирусов нет!
———————————————————
Описание оформления обложки дела: Оформляется синими или черными чернилами на обложке картонной папки. 243 листах. Хранить: постоянно. Приведенный образец включает все обязательные элементы оформления. Подскажите, пожалуйста, обложка дела постоянного хранения должна. В ПОМОЩЬ БУХГАЛТЕРУ :: Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Главная Образцы документов Опись дел постоянного хранения. Правила заполнения описи дел постоянного хранения. Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Образец обложки дела 17. Форма описи дел постоянного хранения 21. Примеры заголовков дел постоянного срока хранения и по личному составу. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения. Образец заполнения обложки (титульного листа) для документов. Форма внутренней описи документов дела. В делах длительных. Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела. Образец обложки дела, оформленной в процессе подготовки дела к. Порядку оформления дел посвящена глава 11 Инструкции по. оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. А вот дела постоянного хранения, состоящие из документов особой. возможность играть в слоты, а также бесплатно скачивать любой эмулятор. Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются в прочную картонную обложку в четыре прокола или. Образец договора о передаче документов на постоянное хранение в государственный архив 23. указателя 32; Образец обложки описи дел постоянного хранения 33. установленной формы и правильность их заполнения. Образец обложки личного дела оформляется в соответствии с ГОСТ 17914- 72. Приведен. Обложки личных дел постоянного или временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу составляются и. Скачать документ. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи. Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного. Также в качестве приложения дана форма листа использования. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Для неформатных дел обложка дела имеет размеры: длина обложки должна превышать размер длины формата дела на 20. Образец заполнения внутренней описи дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет). уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов. Дела. постоянного хранения. Дела по личному составу. Документы, подлежащие. Образец заполнения листа-заверителя. Лист-заверитель дела №______. Образец оформления обложки дела. Наименование исполнительного. Образец оформления обложки дела…. Постоянное хранение архивных документов – бессрочное хранение архивных документов в архиве, музее. Приложения форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Приложения · Персональный компьютер в работе. Внутренняя регистрация, учет, формирование дел и хранение договоров в. Оформление обложек дел постоянного хранения и по личному составу при. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по.

6.3. Правовое регулирование отношений в сфере формирования, хранения, учета и использования архивов и архивных фондов

Понятие, виды и состав архивных фондов. Организация хранения, учета и использования архивных документов выступает одним из важнейших направлений формирования государственных информационных ресурсов. Это направление составляет особую сферу общественных отношений, которая подвергнута правовому опосредованию специальным законодательством.

Основу указанного законодательства составляет Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

Согласно ст. 3 указанного Закона Архивный фонд РФ представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Приведенное понятие Архивного фонда РФ является видовым и выступает в качестве элемента более широкого понятия архивного фонда, под которым традиционно понимают совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени, способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе:

  • юридические акты;
  • управленческая документация;
  • документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ;
  • градостроительная документация;
  • кино-, фото-, видео- и фонодокументы;
  • электронные и телеметрические документы;
  • рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары;
  • копии архивных документов на правах подлинников;
  • архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

Архивные документы, составляющие Архивный фонд РФ, по форме собственности подразделяются на:

  • архивные документы, относящиеся к государственной собственности (федеральной и государственной собственности субъектов РФ);
  • архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности;
  • архивные документы, относящиеся к частной собственности.

К федеральной собственности относятся архивные документы:

  • хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации РАН на основании договора хранения без передачи их в собственность;
  • государственных органов и организаций (федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ);
  • бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории РФ, если иное не предусмотрено законодательством РФ о перемещенных культурных ценностях;
  • отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

К собственности субъекта РФ относятся архивные документы:

  • хранящиеся в государственных архивах субъекта РФ, музеях, библиотеках субъекта РФ (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
  • государственных органов и организаций субъекта РФ.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

  • органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
  • хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

К частной собственности относятся архивные документы:

  • организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений, со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях и религиозных объединениях после отделения церкви от государства;
  • созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Передача архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов РФ и (или) муниципальных образований осуществляется Правительством РФ по представлению Федерального архивного агентства.

Передача архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, в собственность РФ, других субъектов РФ и (или) муниципальных образований осуществляется в соответствии с законодательством РФ, законодательством субъекта РФ, муниципальными нормативными актами.

Согласно п. 3 ст. 10 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не полежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором РФ или федеральными законами.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.

Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, определены в ст. 11 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Понятие и виды архивов. Согласно ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. По сравнению с прежним определением архива, которое законодатель давал в ст. 1 Основ законодательства РФ об архивном фонде РФ, приведенное определение представляется более упорядоченным и точным и не ставит перед правоприменителями вопрос об отнесении архива к субъектам либо объектам права.

По смыслу действующего законодательства архивы могут быть государственными, муниципальными и частными, хотя определение последнего и отсутствует среди основных понятий, применимых в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации»

Государственный архив представляет собой федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ (федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ (государственный архив субъекта РФ), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Муниципальный архив представляет собой структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Действующее законодательство возлагает на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения.

Закон различает несколько видов хранения, а именно:

  • постоянное хранение документов Архивного фонда РФ без определения срока (бессрочное хранение);
  • временное хранение документов Архивного фонда РФ, под которым понимается хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
  • депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, под которым понимается хранение документов Архивного фонда РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями, в том числе академиями наук РФ, имеющими государственный статус, за исключением РАН, в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и Федеральным архивным активом;
  • временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

  • постоянно — в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях РАН;
  • временно — в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

  • постоянно — в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
  • временно — в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию РАН.

Согласно ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

  • для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, в том числе органов Прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций — 15 лет;
  • для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ — 10 лет;
  • для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;
  • записей актов гражданского состояния — 100 лет;
  • записей актов по личному составу, записей нотариальных нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
  • проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
  • технологической и конструкторской документации — 20 лет;
  • патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;
  • научной документации — 15 лет;
  • кино- и фотодокументов — 5 лет;
  • видео- и фонодокументов — 3 года.

Документы Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ регламентирован в настоящее время приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

Указанные документы (особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности) подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда РФ, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, не входят в состав имущества архивов, музеев, библиотек, организаций.

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами выступают государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы. При этом государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в эти архивы. Включение в списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами определены в ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Отношения, связанные с использованием архивных документов, регламентированы нормами, содержащимися в ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Для целей указанной регламентации законодатель вводит фигуру пользователя архивными документами, под которым понимает государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. Пользователь наделяется правом использования, передачи и распространения информации, содержащейся в предоставленных ему архивных документах, а также копий архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН должны обеспечивать пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивных документов платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях РАН определяется ими в соответствии с законодательством РФ, в том числе в соответствии с правилами, установленными Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ.

Действующим законодательством об архивном деле определены общие правила вывоза и ввоза архивных документов. Согласно ст. 29 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» вывоз за пределы РФ архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, запрещается. Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы РФ. При этом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности, которая проводится в порядке, установленном Правительством РФ.

Временный вывоз за пределы РФ архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

В РФ могут быть ввезены архивные документы, приобретенные и (или) полученные на законных основаниях.

Вывоз за пределы РФ и ввоз в РФ приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляется без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством РФ.

На шести этажах семиэтаэжного здания архива, построенного в 1967 году, располагаются шесть помещений архивохранилища, предназначенные для хранения архивных документов.

Все помещения архивохранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами. Архивные документы на бумажной основе размещены на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках и связках. Документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архиве определен схемой их размещения, утверждаемым директором архива.

Все помещения архива (архивохранилища и рабочие комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилище составлены пофондовые топографические указатели, которые составлены в карточной форме и составлены отдельно на каждый фонд.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, связка) снабжена ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Помещения архивохранилища имеют искусственную вентиляцию. Система кондиционирования обеспечивает рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима.

Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение в хранилище. Так постоянное хранение архивных документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в коробках и связках, а вместо окон используются стеклопакеты.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику.

Так для архивных документов на бумажной основе оптимальная температура воздуха 17 — 19 °C, относительная влажность 50 — 55%.

Температурно-влажностный режим контролируется 2 раза в неделю путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха. Показания контрольно-измерительных приборов (психрометров) фиксируются в специальном регистрационном журнале.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли, проводится систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, связок).

Строго соблюдается охранный режим архива. Здание архива оборудовано средствами охранной сигнализации, организован пост охраны, соблюдается пропускной режим. В конце рабочего дня опечатываются все помещения архивохранилища и рабочие комнаты.

Помещение архивохранилища в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, закрыто на ключ. Ключи в рабочее время находятся у начальника отдела или лица, его замещающего.

Также в архиве соблюдается противопожарный режим. Установлена система автоматического пожаротушения.

Требования пожарной безопасности к архивным помещениям

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива.

Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной.

Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Основные требования к помещениям

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания.

Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте.

Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин.

Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению.

В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Правила хранения документов

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией.

По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами.

При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

  • все электрооборудование отключается от источников питания;
  • один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
  • после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

  • 1 м от насадков и наросителей;
  • 0,5 м от лампочек;
  • 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

  • провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
  • закрыть каждое окно;
  • отключить освещение и все электрооборудование;
  • покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается.

Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

  • оставлять без контроля работу электроприборов;
  • перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
  • выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
  • курить.

Проведение анализа рисков

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц.

Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении.

При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей.

Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма.

По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения.

Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении.

Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.

оценок: 2, 1,00
Загрузка…

Требования к помещению архива | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться.

Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне.

Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как выбрать помещение для архива?
  • каковы правила организации хранения архивных документов?
  • как создать удобную навигацию по архиву?

Как выбрать помещение для архива

Создание архива — это комплекс мероприятий, цель которых — организовать хранение официальных документов, структурировать содержащуюся в них информацию, упростить их поиск и повторное использование, соблюдая при этом требования законодательства. Даже сравнительно небольшая организация обладает собственной документальной базой. Чтобы создать собственный архив компании необходимо:

  • выбрать и оборудовать помещение;
  • обеспечить его техническое оснащение;
  • создать нормативные условия хранения документации;
  • организовать архивные документы;
  • разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.

Первый вопрос, с которым сталкивается организация, планирующая создание собственного архивного хранилища, — это выбор помещения.

Требования к помещениям архива организации определены «Основными правилами работы архивов организаций».

Это нормативно-методический документ, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Вместимость архивного помещения

Для того чтобы выбрать оптимальное по размеру помещение, в первую очередь, необходимо рассчитать емкость архива.

При этом важно учитывать объемы имеющейся в компании документации и темпы документооборота. Размер помещения должен позволять рационально разместить как имеющуюся, так и новую документацию.

Таким образом, первое требование к помещению — его оптимальная вместимость.

Для определения оптимальных размеров помещения архива можно использовать номенклатуру дел компании.

В ней содержится перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению.

Она позволит подсчитать количество заведенных в году дел, определить их категории и объем.

«Правилами работы архивов» предъявляют строгие требования к их основным помещениям. В их число входят:

  • хранилище (изолированное помещение);
  • помещение для приема документации и ее первичной обработки;
  • помещение для работы (учетно-информационный отдел, читальный зал);
  • рабочие кабинеты персонала;

Отдельные помещения могут быть многофункциональны при условии, что участки отделяются перегородками.

Требования к безопасности архивного помещения

В помещении, отведенном под хранилище, должны быть созданы оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации. Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители, следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность от пожара.

Требования пожарной безопасности регламентируются действующими нормативными актами. Согласно «Правилам работы архивов», в хранилищах запрещено применять огнеопасные нагревательные приборы.

Существуют определенные требования к электропроводке: она должна быть скрытой. Рекомендуется использовать герметичные розетки, применять резиновую изоляцию.

Хранилище необходимо оснастить средствами пожаротушения.

Вторая задача по обеспечению сохранности бумажной документации — ее защита от влаги. Хранилище должно располагаться вдали от систем водоснабжения и канализации. Кроме того, необходим постоянный контроль уровня влажности. Архивное помещение должно хорошо проветриваться.

Если в помещении нет окон, необходимо создать принудительную вентиляцию, которая обеспечивает 2–3-кратную циркуляцию воздуха в час. Одним из главных требований к зданиям и помещениям архива является поддержание нормативной температуры (17-19 °С) и влажности (50-55%).

Для защиты хранилища от нежелательных вторжений, его можно обеспечить охранной сигнализацией.

На окна устанавливают металлические решетки, а двери защищают металлической облицовкой.

Кроме того, важно предусмотреть возможность экстренной эвакуации хранилища на случай форс-мажорных обстоятельств.

Скачайте документы по теме:

Организация хранения архивных документов

Задача любого архива — обеспечить сохранность документальной базы и предоставить сотрудникам компании возможность быстрого поиска.

В целях систематизации документы, исходя из их содержания, объединяют в дела.

Основные категории дел прописывают в номенклатуре с указанием рекомендованного срока хранения.

Среди категорий официальной документации можно выделить конфиденциальные дела или дела, связанные с коммерческой тайной. Требования к помещению архива, предназначенного для их хранения, включают соблюдение особого режима безопасности.

Другая категория — документы, необходимые для постоянной оперативной работы, например, первичная документация. Ее учет должен быть максимально упрощен. Целесообразно также облегчить доступ сотрудников к этому отделу.

Архивное хранение, как правило, осуществляется в несколько этапов.

Цикл жизни документа может включать его хранение в структурном подразделении, направление в общий архив компании до истечения срока хранения, передачу на государственное хранение или уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.

Правила хранения электронных документов

Электронные документы можно выделить в отдельную категорию официальной документации. Для них сохраняются те же требования к помещениям архивов, что и для бумажных документов, однако, добавляется ряд новых условий.

  • Архив должен быть оснащен необходимыми программно-аппаратными средствами, позволяющими не только хранить и воспроизводить электронную документацию, но и своевременно ее перезаписывать. Это связано с появлением новых форматов данных и недолговечным сроком жизни физических носителей.
  • Доступ к электронному архиву должен быть строго регламентирован.
  • С помощью современных программно-технических средств необходимо обеспечить режим хранения, не допускающих утрату, непреднамеренное уничтожение или искажение данных.
  • При создании электронного архива необходимо следовать требованиям действующих ГОСТов: 28388-89 «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях» и 50-524-84 «Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях».

Навигация по архиву

Для более эффективного поиска информации в архиве используются справочники и базы данных, в которых представлена вторичная информация о документальном массиве.

Оптимальным способом поиска и навигации по архиву являются архивные каталоги.

Весь массив официальной документации группируется по предметам, отраслям и темам, а затем располагается в соответствии с требованиями выбранной классификации.

К наиболее распространенным видам каталогов архива относятся:

  • тематический (по темам);
  • систематический (по отраслям деятельности или знаний);
  • хронологический (по времени создания);
  • именной (по авторам);
  • по личному составу данные о трудовой деятельности и заработной плате);

Существуют и другие виды архивных справочников: описи, указатели, обзоры. Предпочтительный способ навигации выбирается с учетом таких факторов как состав и содержание документации, подлежащей архивному хранению, требованиями поиска, интенсивностью использования единиц архива.

Организация хранения архивных документов требует решения множества задач. Одна из первоочередных — выбор помещения. При этом недостаточно просто выбрать место и перевезти туда документацию.

Соблюдение существующих требований к помещениям архива компании, способам его организации, методам обработки документов поможет избежать многих проблем. Порядок в документах — залог безопасности компании.

Именно поэтому при формировании архива и выборе помещения для него важно учитывать требования законодательства.

Положение об архиве

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Требования к зданиям и помещениям архива — Портал по безопасности

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Как его организовать

Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

  1. Потребуется выбрать подходящее помещение хранилища для хранения документов и правильно его оборудовать.
  2. Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
  3. Необходимо оснастить его с технической точки зрения — приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
  4. В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
  5. Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

Выполнение этих мероприятий обеспечивает сохранность архивных документов и поддержание их в требуемом состоянии.

Кто такой архивариус

А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

Архивариус — это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности.

За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность.

Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.

Его функции могут быть переданы другому сотруднику, что является работой по совместительству.

Как правило, обязанности архивариуса возлагаются на отдельного работника в том случае, когда объем сдаваемой на хранение документации достаточно велик. В крупных организациях штатным расписанием предусмотрена отдельная должность для этой цели.

В этом же случае обычно составляется должностная инструкция с указанием видов работ, возлагаемых на архивариуса, а также его обязанностей и прав.

Главное — порядок

Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику.

Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом.

Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации.

Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев — представителям сторонних структур.

Основные правила работы архивов организаций

Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций.

В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации).

К основным его задачам относится:

  1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
  2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
  3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
  4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

Его функционал

Функции архива планомерно вытекают из поставленных перед ним задач. Основными из них являются следующие:

  1. Вести списки источников собственного комплектования, то есть организаций либо структурных подразделений.
  2. Принимать от них в упорядоченном виде документы на хранение.
  3. Учитывать принятые материалы и обеспечивать их полную сохранность.
  4. Формировать и поддерживать в работоспособном состоянии справочную систему, относящуюся к архивной документации.
  5. Вести обслуживание информационного характера руководства и всех структурных подразделений своей организации.
  6. Организовать выдачу и использование документации согласно запросам частных лиц и сторонних организаций, учитывать и анализировать процесс данного использования.
  7. Готовить выписки и официальные ответы на запросы граждан социально-правового характера.
  8. Проводить мероприятия по экспертизе ценности того или иного документа, организовывать процедуру передачи их с целью постоянного хранения в муниципальный либо государственный архив (в том случае, когда данная организация входит в число источников комплектования вышеуказанных архивов).
  9. Проверять правильность оформления и формирования архивных дел в источниках комплектования — как в собственных структурных подразделениях, так и в других организациях.
  10. Организовывать работу по ведению деловой номенклатуры предприятия.
  11. Оказывать практическую и методическую помощь по работе с документацией каждому структурному подразделению.
  12. Участвовать в процессе разработки архивного дела и документационного обеспечения управления.
  13. Принимать участие в мероприятиях, проводимых с целью повышения квалификации архивных работников и служащих на должностях, имеющих отношение к документационному обеспечению управления.

Где его разместить

Рассмотрим теперь, какие же существуют требования к помещению архива.

Самое главное из того, что необходимо учитывать, — размещать его ни в коем случае не допускается в строениях ветхого характера, постройках из дерева, зданиях, в которых могут оказаться сырыми не только основные помещения, но и чердаки с подвалами, а также в зданиях, имеющих печное отопление.

Требования к архивным помещениям в организации — Пожарная безопасность

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Когда места не хватает.

В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае — изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил.

Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

Что говорят правила

Познакомимся с нормативными требованиями к зданиям и помещениям архива. Они таковы:

  1. Здание, где предполагается располагать будущее хранилище, обязано относиться к числу административных. Категорически запрещается размещение архива там, где находятся службы общепита, пищевые склады, хранятся вещества из разряда пожароопасных и агрессивных, а также применяются соответствующие химические технологии.
  2. Исключается размещение его в неотапливаемом помещении и том, где не соблюдаются санитарно-гигиенические требования. О недопустимости ветхости архивного здания уже было сказано выше.
  3. Особенно важно соблюсти пожарные требования к помещению архива. Безопасность его на предмет возможного возгорания — одно из самых основных условий надежного хранения документации. В январе 2009 года Министерство культуры России своим приказом номер 3 утвердило ряд нормативных требований, изложенных в специальных Правилах пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ. При устройстве хранилища документов данный регламент обязан неукоснительно соблюдаться.
  4. Конструкция здания должна гарантировать невозможность его затопления. Помещение обязано иметь запасной выход. Ни в коем случае не допускается прохождение сквозь него магистрального трубопровода (водонесущего или газового).