Архивное дело РФ

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН Об архивном деле в Российской Федерации Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года (в ред. Федерального закона от 4 декабря 2006 г. N 202-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 50, ст. 5280; Федерального закона от 1 декабря 2007 г. N 318-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 49, ст. 6079; Федерального закона от 13 мая 2008 г. N 68-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 20, ст. 2253; Федерального закона от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 19, ст. 2291; Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 227-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4196; Федерального закона от 11 февраля 2013 г. N 10-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 7, ст. 611; Федерального закона от 4 октября 2014 г. N 289-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 40, ст. 5320; Федерального закона от 28 ноября 2015 г. N 357-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 48, ст. 6723; Федерального закона от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 10, ст. 1317; Федерального закона от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 22, ст. 3097; Федерального закона от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 25, ст. 3596; Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19) Глава 1. Общие положения Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Статья 2. Правовое регулирование отношений в сфере архивного дела в Российской Федерации 1. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. 2. Органы местного самоуправления в пределах своих полномочий могут принимать муниципальные правовые акты, регулирующие отношения в сфере архивного дела в Российской Федерации. 3. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные настоящим Федеральным законом, применяются правила международного договора. (Статья 2 в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 25, ст. 3596) Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия: 1) архивное дело в Российской Федерации (далее также — архивное дело) — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; 2) архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства; 3) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем; 4) документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению; 5) особо ценный документ — документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования; 6) уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности; 7) архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой; 8) Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению; 9) архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; 10) государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (в ред. Федерального закона от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 19, ст. 2291); 11) муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (в ред. Федерального закона от 8 мая 2010 г. N 83-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 19, ст. 2291; Федерального закона от 28 ноября 2015 г. N 357-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 48, ст. 6723); 12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное); 13) временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами; 14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона; 15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 25, ст. 3596); 16) экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; 17) упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 25, ст. 3596); 18) владелец архивных документов — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором; 19) пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела (наименование в ред. Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19) 1. К полномочиям Российской Федерации в сфере архивного дела относятся (в ред. Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19): 1) разработка и проведение единой государственной политики в сфере архивного дела (в ред. Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19); 2) установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил; 3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек; б) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России) (в ред. Федерального закона от 1 декабря 2007 г. N 318-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 49, ст. 6079; Федерального закона от 11 февраля 2013 г. N 10-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 7, ст. 611); в) государственных внебюджетных фондов; г) (Подпункт «г» утратил силу на основании Федерального закона от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 22, ст. 3097) д) федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений (далее — федеральные организации), в том числе расположенных за пределами Российской Федерации; е) государственных корпораций, государственных компаний (подпункт «е» введен Федеральным законом от 11 февраля 2013 г. N 10-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 7, ст. 611); 4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований; 5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации. 2. К полномочиям субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела относятся (в ред. Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19): 1) проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории субъекта Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19); 2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации; б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации; в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее — организации субъекта Российской Федерации); 3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований. 3. К полномочиям муниципального образования в сфере архивного дела относятся (в ред. Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19): 1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек; б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее — муниципальные организации); 2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований. 4. Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в сфере архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 28 ноября 2015 г. N 357-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 48, ст. 6723; Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19). 5. Законом орган местного самоуправления муниципального района, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств. Глава 2. Архивный фонд Российской Федерации Статья 5. Состав Архивного фонда Российской Федерации В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации 1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов. 2. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 25, ст. 3596). 3. Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней (в ред. Федерального закона от 18 июня 2017 г. N 127-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 25, ст. 3596). 4. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела в пределах их компетенции (в ред. Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19). 4-1. Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов осуществляется также экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных или муниципальных библиотек, экспертно-проверочными комиссиями научных организаций, в том числе государственных академий наук, включенных в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации (далее — научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации) (часть 4-1 введена Федеральным законом от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 22, ст. 3097). 5. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов (в ред. Федерального закона от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ — Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 1, ст. 19). 6. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается. 7. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором

Организовываем хранение документов

В зависимости от объемов документации учреждения обязанности по ее хранению могут возлагаться на специальное подразделение (архив) или на одного из работников (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов можно поручить соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей.

Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства учреждения. В малочисленных учреждениях назначается лицо, ответственное за ведение архива учреждения (п. 8 разд. І Правил № 1000/5).

Если функции организации делопроизводства в учреждении или ведения архива учреждения возлагается на ответственное лицо, то в должностной инструкции должностного лица указываются такие обязанности, его права и ответственность (п. 9 разд. І Правил № 1000/5).

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и прочая отчетность подлежат обязательной передаче в архив.

До момента передачи в архив упомянутые документы хранятся в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положения № 88).

Руководствуясь положениями Закона № 3814, Перечня № 578/5 и других нормативно-правовых актов, процесс организации хранения документов можно условно разделить на 3 этапа (представлены ниже).

Этап 1. Разработка и утверждение номенклатуры дел (реестра)

Под номенклатурой дел в этом случае подразумевается обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел (папок), формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения таких дел (ст. 1 Закона № 3814).

Номенклатура дел разрабатывается в разрезе структурных подразделений учреждения (при наличии) и с учетом требований гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5, Перечня № 578/5 и Государственного классификатора управленческой документации ДК 010-98.

Номенклатура дел утверждается руководителем учреждения. При необходимости в номенклатуру могут вноситься изменения. Формы номенклатуры дел приведены в приложениях 10, 11 к Правилам № 1000/5.

Этап 2. Формирование дел, установленных номенклатурой

Обработанные документы группируются в дела в хронологическом или логическом порядке. Для удобства использования дел такая группировка осуществляется по периодам, в зависимости от количества документов (квартал, полугодие, год).

Как правило, в дела подшиваются оригиналы документов (если оригиналы отсутствуют – засвидетельствованные в установленном порядке копии).

В конце дела указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов. При формировании документов в дела следует учитывать требования гл. 2 разд. IV и гл. 3 разд. VI Правил № 1000/5.

Не допускается включение в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

Этап 3. Передача документов (дел) в архив

Документы учреждения за прошедшие периоды, не используемые в деятельности бухгалтерии (или используемые очень редко), целесообразно передавать в архив учреждения. Для определения ценности (сроков хранения) документов проводится их экспертиза.

Передача, как правило, осуществляется по акту, в котором перечисляются переданные дела. Акт подписывается ответственными лицами, которые приняли и передали документы. Особенности передачи дел в архив определены в гл. 4 разд. VI Правил № 1000/5.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности из бухгалтерской службы и архива учреждения работникам других структурных подразделений осуществляется по решению главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета учреждения (п. 6.8 Положения № 88).

Согласно нормам Закона № 3814 для оценки ценности документов в учреждении создается экспертная комиссия, которая в деятельности должна руководствоваться требованиями Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов и разд. V Правил № 1000/5.

Экспертная комиссия принимает решение об отборе документов для передачи в архив или для уничтожения. Состав комиссии утверждает руководитель учреждения своим приказом (распоряжением).

Как долго хранятся бумажные документы

В целом, сроки хранения документов регламентированы п. 44.3 НКУ и Перечнем № 578/5.

В частности, нормами НКУ определяется, что минимальный срок хранения документов составляет 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой такие документы использовались. Если же отчетность налогоплательщик не подавал, то отсчет 1095 дней начинается со дня предельного срока подачи такой отчетности.

Стоит помнить, что все юрлица, в том числе и учреждения, обязаны соблюдать требования Перечня № 578/5.

Приведенные в указанном Перечне сроки хранения документов минимальные, и их нельзя сокращать.

Большинство видов первичных бухгалтерских документов хранится 3 года (5 лет – если такие документы содержат информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, и 75 лет – для документов по вопросам оплаты труда).

При необходимости и по решению экспертной комиссии учреждения такие сроки могут быть продлены.

Согласно пп. 2.10 Перечня № 578/5 отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, делопроизводство которых завершено в 2017 году, начнется с 1 января 2018 г.

Сроки хранения наиболее распространенных учетных документов, формируемых в учреждении, приведем в таблицах: первая – по бумажным документам, вторая – электронным.

Здесь стоит отметить, что сроки хранения документов в данных таблицах дифференцируются по двум группам организаций. В первую группу входят организации, при деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ).

Государственные и коммунальные организации – источники формирования НАФ – передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы или архивные отделы городских советов в обязательном порядке, остальные организации – на основании соглашений между собственником документов и соответствующим архивным учреждением.

Вторая группа включает организации, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ.

Таблица 1

Наименование и виды документов

Сроки хранения

в учреждениях, в ходе деятельности которых создаются документы НАФ

в учреждениях, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ

Финансовая отчетность с примечаниями к ней:

а) сводные годовые

Пост.*

До ликвидации учреждения**

б) годовые

Пост.*

До ликвидации учреждения**

в) квартальные

3 г. (при отсутствии годовых – пост.)

3 г. (при отсутствии годовых – до ликвидации учреждения)

г) месячные

1 г. (при отсутствии годовых, квартальных – пост.)

1 г. (при отсутствии годовых, квартальных – до ликвидации учреждения)

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним

Пост.*

До ликвидации учреждения**

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении отчетов и балансов:

а) годовых

Пост.*

10 л.

б) квартальных

3 г. (при отсутствии годовых – пост.)

3 г. (при отсутствии годовых – 10 л.)

Аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т. п.) к годовым отчетам и балансам

Пост.

10 л.

Отчеты об операциях с драгоценными металлами и драгоценными камнями

5 л.

5 л.

Оперативные отчеты о расходовании валюты на заграничные командировки

3 г.

3 г.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета):

а) работников, аспирантов, студентов

75 л.

75 л.

б) получателей пенсий и государственного пособия (после завершения выплаты пенсий и пособия)

5 л.

5 л.

в) акционеров (после передачи права собственности на акции при условии завершения проверки (ревизии))

5 л.

5 л.

Ведомости на выплату денег

3 г. (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) – 75 л.)

3 г. (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) – 75 л.)

Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат

3 г.***

3 г.***

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате пособия, пенсий, оплате листов нетрудоспособности из Фонда социального страхования

3 г.

3 г.

Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, о получении льгот по налогам и т. п.

5 л.

5 л.

Отчеты (сведения) о начислении и перечислении страховых взносов на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, в связи с временной нетрудоспособностью и т. п.):

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.*

До ликвидации учреждения**

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.*

До ликвидации учреждения**

в) полугодовые

5 л. (при отсутствии годовых – пост.)

5 л. (при отсутствии годовых – до ликвидации учреждения)

г) квартальные

3 г. (при отсутствии годовых, полугодовых – пост.)

3 г. (при отсутствии годовых, полугодовых – до ликвидации учреждения)

ґ) месячные

1 г. (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – пост.)

1 г. (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных – до ликвидации учреждения)

Расчетные ведомости по уплате взносов в различные фонды

3 г.***

3 г.***

Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями

3 г.

3 г.

Протоколы взаимозачетов

3 г.***

3 г.***

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями (после погашения налогов (задолженности))

3 г.***

3 г.***

Погашенные казначейские векселя

3 г.***

3 г.***

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приеме-передаче векселей

3 г.***

3 г.***

Исполнительные листы

Пока существует необходимость (но не менее 5 л.)

Пока существует необходимость (но не менее 5 л.)

Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.) (после истечения срока действия договора, соглашения)

3 г.***

3 г.***

Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма относительно оформления договоров-обязательств

3 г.

3 г.

Договоры о полной материальной ответственности (после увольнения материально ответственного лица)

3 г.***

3 г.***

Имущественные доверенности, поручительства третьего лица

3 г.***

3 г.***

Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приеме выполненных работ

3 г.***

3 г.***

Документы (карточки, сведения, уведомления и т. п.) по организации финансового мониторинга субъектами первичного финансового мониторинга

5 л.

5 л.

Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

3 г.***

3 г.***

Регистры счетов к оплате

3 г.***

3 г.***

Налоговые накладные

3 г.***

3 г.***

Гарантийные письма

3 г.

3 г.

Образцы подписей (материально ответственных лиц)

Пока существует необходимость

Пока существует необходимость

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взимания налогов и т. п.

5 л.

5 л.

Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям (после проверки экспертно-проверочной комиссией)

5 л.

5 л.

Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения износа основных средств) по переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства

Пост.*

До ликвидации учреждения**

Документы (акты, ведомости) по переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного производства

5 л.***

5 л.***

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.

3 г.***

3 г.***

Документы (программы, инструкции, справки, письма) об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности (после проверки экспертно-проверочной комиссией)

5 л.

5 л.

Переписка об утверждении и уточнении финансовой отчетности

3 г.

3 г.

Переписка о выплате заработной платы

3 г.

3 г.

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и т. п.)

3 г.

3 г.

Переписка относительно сроков представления финансовой отчетности

1 г.

1 г.

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные ведомости, инвентарные карточки, разрабатываемые таблицы и т. п.)

3 г.***

3 г.***

Книги, журналы, карточки учета (после истечения срока действия последнего договора, соглашения):

а) ценных бумаг

Пост.*

До ликвидации учреждения

б) договоров, соглашений кредитных, поруки, залога, гарантии, перевода долга

5 л.***

5 л.***

в) договоров аудиторских, хозяйственных, операционных и т. п.

3 г.

3 г.

г) кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и т. п.)

3 г.

3 г.

ґ) погашенных векселей

3 г.

3 г.

д) исполнительных листов

5 л.

5 л.

Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов

3 г.***

3 г.***

* Срок хранения «Постоянно» означает, что такие документы относятся к НАФ и подлежат бессрочному хранению.

** Срок хранения «До ликвидации учреждения» означает, что документы бессрочно хранятся в учреждении, а при ликвидации учреждения документы подлежат повторной экспертизе ценности, и в зависимости от ее результатов те из них, которые касаются прав граждан, передаются по описям дел в местные архивные учреждения.

*** При условии завершения проверки ГФС, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных учреждений, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, получавших средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовавших государственное либо коммунальное имущество, – ревизии, проведенной Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производств по делам – хранятся до принятия окончательного решения.

При определении сроков хранения необходимо обращать внимание на примечания и отметки, приведенные в Перечне № 578/5. В частности, сроки хранения отдельных бухгалтерских документов конкретизируют такие примечания, как «после истечения срока действия договора», «после утверждения», «после замены на новые», «после введения объекта в эксплуатацию» и т. п. Они указывают на то, что именно с этого момента начинается отсчет срока хранения документов (пп. 2.11 Перечня № 578/5).

Как долго хранятся электронные документы

Среди прочего в Перечне 578/5 предусмотрены сроки хранения электронных документов. Для удобства мы выбрали из него наиболее распространенные бухгалтерские и смежные с ними документы (см. таблицу 2).

Таблица 2

Наименование и виды документов

Сроки хранения

в учреждениях, в ходе деятельности которых создаются документы НАФ

в учреждениях, в ходе деятельности которых не создаются документы НАФ

Договоры о закупке программного продукта (после истечения срока действия договора)

3 г.

3 г.

Сертификаты электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Пост.

До ликвидации учреждения

Сертификаты ключа ЭЦП на бумажном носителе

Пост.

До ликвидации учреждения

Усиленные сертификаты открытого ключа ЭЦП

Пост.

До ликвидации учреждения

Сертификаты ключа ЭЦП на электронном носителе

Пост.

До ликвидации учреждения

Договоры об обмене электронными документами между организациями (после истечения срока действия договора)

3 г.

3 г.

Договоры о предоставлении услуг ЭЦП

3 г.

3 г.

Двусторонние акты о готовности к обмену электронными документами (после истечения срока действия договора)

Пост.

До ликвидации учреждения

Порядки по защите информации при обмене ЭД:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До замены новыми

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

Доверенность на создание ключей ЭЦП, изготовление сертификатов, проведение работ по установке средств ЭЦП

10 л.

10 л.

Списки отозванных сертификатов ЭЦП (после проверки экспертно-проверочной комиссией)

5 л.

5 л.

Реестры полномочных лиц, которым выдаются сертификаты ключей ЭЦП

Пост.

До ликвидации учреждения

Заявки на регистрацию ЭЦП

3 г.

3 г.

Акты об уничтожении закрытых ключей ЭЦП

10 л.

10 л.

Акты о сдаче в эксплуатацию рабочего места со средствами ЭЦП

5 л.

5 л.

Акты о выполнении работ по установке и настройке комплектов средств ЭЦП

5 л.

5 л.

Экспертные заключения комплексной системы защиты информации (КСЗИ) (после снятия с эксплуатации)

5 л.

5 л.

Аттестаты соответствия КСЗИ (после снятия с эксплуатации)

5 л.

5 л.

Переписка о сертификатах ключей ЭЦП (после проверки экспертно-проверочной комиссией)

5 л.

5 л.

Уведомления о принятии и регистрации электронного документа

3 г.

3 г.

Уведомления об отклонении электронного документа

3 г.

3 г.

Для передачи архивных электронных дел архивом учреждения создаются электронные экземпляры описей дел (п. 1 разд. VIII Порядка № 1886/5).

Передача архивных электронных дел на постоянное хранение оформляется электронным актом о приеме-передаче документов юридического лица на постоянное хранение, который составляется учреждением-фондообразователем (приложение 18 к Порядку № 1886/5).

Для хранения и пересылки электронных актов приема-передачи документов учреждения на постоянное хранение в государственное архивное учреждение, архивный отдел городского совета архивом учреждения создается XML-документ по эталонной XML-схеме для архивного электронного документа, требования к которой определены в п. 9 гл. 2 разд. III Порядка № 1886/5, а для хранения и пересылки электронных экземпляров описей дел постоянного хранения – XML-документ, требования к которому определены в п. п. 1 – 10 гл. 6 разд. II данного Порядка.

Архивные электронные дела и дела с бумажными экземплярами архивных электронных документов передаются в государственные архивные учреждения или архивный отдел городского совета после истечения установленных для них предельных сроков хранения в учреждениях.

Когда документы подлежат уничтожению

Документы учреждения отбираются для уничтожения только по истечении установленных Перечнем № 578/5 сроков и только по завершении проверки налоговыми органами за соответствующий период.

Кроме того, необходимо учитывать практическую значимость документации для учреждения.

Запрещается уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности (пп. 2.13 Перечня № 578/5).

На основании представленных структурными подразделениями перечней (списков) дел, подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов в архиве учреждения составляется акт об изъятии для уничтожения документов, не включенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5 (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5).

Согласованные (одобренные) акты об изъятии для уничтожения документов, не включенных в НАФ, утверждаются руководителем учреждения, после чего учреждение имеет право уничтожить документы.

На эту тему могут быть интересны и следующие материалы:

«Как долго хранить протокол оценки деятельности главбуха-бюджетника»;

«Как долго хранить электронную налоговую отчетность?»;

«С уничтожением первички спешить не стоит: на что намекают в ГФС».

Архивное дело – профессиональная деятельность по хранению и использованию архивных документов. В соответствии с российским законодательством этой работой занимаются государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица и граждане. Между всеми названными выше составляющими существует функциональная взаимосвязь, объединяющая их в единую архивную отрасль. О том, что представляет собой организация архивного дела в Российской Федерации, рассказывает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Архивная сфера носит межотраслевой характер: нет направления деятельности общества и государства; отрасли; учреждения, организации или предприятия, в которых не создавались документы, которые со временем приобретают статус архивных документов.

В соответствии с законодательством архивное дело в Российской Федерации – это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Как следует из приведенного выше определения, выделяются четыре функции или генеральных направления в области архивного дела: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Организация управления архивной отраслью

В Российской Федерации существует трехуровневая система органов управления архивной отраслью: на федеральном уровне, уровне субъектов Российской Федерации и муниципальном уровне. Полномочия четко разграничены Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

При этом разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела, а также функция установления единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов закреплены за Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст.4, п. 1

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют Министерство культуры Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Компетенция и полномочия разграничены законодательно.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст.16

В настоящее время Росархив и подведомственные ему архивы не осуществляют функцию контроля за сферой документационного обеспечения управления (ДОУ) в организациях, как это было несколько лет тому назад. Архивные учреждения имеют право проверки архивного дела и делопроизводства только в организациях-источниках комплектования, т.е. в тех организациях, которые передают им документы на государственное хранение.

Правила организации хранения, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. — П.4.2.3

Сегодня Росархив ставит задачу разработки и принятия в Российской Федерации нормативного правового акта о наделении его полномочиями по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию, по контролю и надзору не только в сфере архивного дела, но и делопроизводства. Данная позиция Росархива отражена в Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Законодательством установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации постоянно. т.е. бессрочно хранятся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, в организациях Российской академии наук.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст.18, п.1,3

Эти учреждения представляют собой единую систему публичных архивохранилищ.

Хранение архивных документов, образующихся в деятельности юридических лиц

Современная нормативно-правовая база в архивной сфере направлена в первую очередь на обеспечение сохранности документов, в том числе архивных документов, образующихся в деятельности государственных, муниципальных и негосударственных организаций.

В соответствии с действующим архивным законодательством государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, а организации вправе создавать у себя архивы для хранения образовавшихся в их деятельности документов.

Но любая организация обязана обеспечить финансовые, материально-технические и иные условия для работы с архивными документами; предоставлять архивам (архивохранилищам) помещения, отвечающим нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — ст.13,15

Архивом в организации считается самостоятельное структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование. Учет использование архивных документов. Следовательно, архив должен быть указан как подразделение в утвержденной структуре организации и архив должен быть назван в штатном расписании организации (указывается должность руководителя архива). Если в организации имеется специальное оборудованное помещение для хранения архивных документов, но отсутствуют вышеуказанные признаки архива, то архива в организации нет, а создано архивохранилище.

Архивохранилище создается, как правило, при службе ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.). Руководитель службы ДОУ отвечает за работу сотрудников архивохранилища, которые по штатному расписанию относятся именно к этой службе.

Без наличия архива или архивохранилища в организации невозможно обеспечить сохранность архивных документов, рационально организовать их хранение и последующую передачу из структурных подразделений, наладить строгий учет и эффективное их использование.

В зависимости от состава документации в организации могут создавать различные архивы или структурные подразделения одного архива для приема управленческой документации, научно-технической документации, документации на электронных носителях или иной документации.

Бурова Е.М. к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

УДК 930.25(094)

Муниципальные архивы – важное звено архивной службы России, в котором формируется значительная часть Архивного фонда Российской Федерации. Поэтому направления развития, вопросы, связанные с их деятельностью, являются предметом широкого обсуждения.

Научно-методический совет архивных учреждений Приволжского федерального округа (ПФО) вынес на рассмотрение заседания 2019 г. вопрос об эффективности контрольных мероприятий в сфере архивного дела в отношении муниципальных архивов, которые проводят уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее – уполномоченные органы). Его подготовку, в том числе разработку анкеты-вопросника и анализ полученной информации за 2016 г. – первое полугодие 2019 г., осуществил Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики. В настоящей статье представим результаты выполненной работы.

Согласно полученным сведениям, в 14 регионах ПФО действуют 544 муниципальных архива с различным статусом: 460 структурных подразделений органов местного самоуправления (ОМСУ), из них 420 – структурные подразделения ОМСУ с функциями уполномоченных исключительно в сфере архивного дела, 40 (в Башкортостане, Нижегородской, Оренбургской, Пензенской, Самарской и Саратовской областях) выполняют и иные полномочия в сфере муниципального управления; 84 – муниципальные учреждения (52 – казенных, 31 – бюджетное, одно – автономное). В республиках Марий Эл и Удмуртия муниципальные архивы осуществляют деятельность только в форме структурных подразделений ОМСУ.

Полномочия на проведение контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации закреплены за уполномоченными органами статьей 16 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и конкретизированы в региональных правовых актах. Однако в одном из субъектов ПФО – Чувашской Республике – контрольные мероприятия в отношении муниципальных архивов, по информации Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела ЧР, не проводятся.

В соответствии с частью 1 статьи 5 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» во всех регионах ПФО определены должностные лица, уполномоченные на осуществление регионального государственного контроля в области архивного дела. Это 64 специалиста: 63 государственных гражданских служащих и один специалист, должность которого не отнесена к государственной гражданской службе (Республика Татарстан), т. е. 62 должностных лица. Вакантными числятся две должности уполномоченных на проведение контрольных мероприятий: ведущего специалиста-эксперта в Комитете по делам архивов Удмуртской Республики и старшего специалиста (не государственный служащий) в Государственном комитете Республики Татарстан по архивному делу. Наибольшее число должностных лиц, уполномоченных на осуществление контрольных мероприятий, предусмотрено в Самарской области (13), наименьшее – в Пермском крае (1). Самостоятельное структурное подразделение, исполняющее функции государственного контроля, есть только в Государственном комитете Республики Татарстан по архивному делу (сектор государственного контроля). В Башкирии, Удмуртии; Нижегородской, Оренбургской, Пензенской и Самарской областях полномочия по региональному государственному контролю осуществляют также и руководители уполномоченных органов.

Специалисты, проводящие контрольные мероприятия, обладают в основном большим стажем и высоким уровнем образования. Так, у 37 должностных лиц стаж государственной гражданской службы составляет свыше 10 лет, у 14 – от 5 до 10, у 11 – до 5 лет; все имеют высшее образование: 14 человек – высшее в области документоведения и архивного дела, 15 – историческое, пять – в сфере государственного и муниципального управления, 28 – по другим специальностям. В республиках Башкортостан и Удмуртия; Кировской, Нижегородской и Оренбургской областях должностные лица имеют ученую степень (всего таких пять).

При организации и проведении проверок должностные лица руководствуются утвержденными административными регламентами. Проверке подлежат обязательные требования, закрепленные федеральными нормативными правовыми актами. Это Федеральный закон № 125-ФЗ; приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила 2007 г.); приказ Минкультуры РФ от 10 сентября 2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», приказ Минкультуры РФ от 12 сентября 2009 г. № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (далее – Специальные правила); приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»; приказ Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (далее – Порядок использования).

Правовая основа организации контрольных мероприятий зависит от статуса муниципального архива. Так, при проверках муниципальных архивов, действующих в форме структурных подразделений ОМСУ, уполномоченные органы руководствуются статьей 77 Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Основой для организации и проведения проверок в муниципальных архивах, имеющих форму муниципального учреждения, служат Федеральный закон № 294-ФЗ, постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 г. № 489 «Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», приказ Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 27 марта 2009 г. № 93 о реализации Федерального закона № 294-ФЗ и др.

Проводить плановые проверки в отношении муниципальных архивов, являющихся структурными подразделениями ОМСУ, контролеры вправе через два года после завершения предшествующей проверки, а в отношении муниципальных учреждений – через три года. На практике периодичность плановых проверок в отношении одного муниципального архива в большинстве регионов составляет раз в пять лет и более, что явно недостаточно для систематической контрольной работы.

Всего за 2016 г. – первое полугодие 2019 г. проведено 223 плановых контрольных мероприятия, в том числе в республиках Башкортостан – 35, Марий Эл – 12, Мордовия – 28, Татарстан – восемь, Удмуртия – 18; Пермском крае – 32; Кировской области – 16, Нижегородской – 18, Оренбургской – четыре, Пензенской – три, Самарской – 22, Саратовской – 24, Ульяновской – три. Проверки согласовываются с органами прокуратуры до 1 сентября года, предшествующего плановому.

Распорядительными документами уполномоченных органов республик Татарстан и Удмуртия; Кировской, Нижегородской, Самарской и Саратовской областей определены порядок привлечения к контрольным мероприятиям экспертов и виды экспертиз. За рассматриваемый период в Удмуртской Республике (эксперты участвовали во всех проверках) и Нижегородской области (эксперты привлекались к трем проверкам в 2016 г. и трем – в 2017 г.) были составлены экспертные заключения, в которых, наряду с описанием текущего состояния и выявленных нарушений архивного законодательства в муниципальных архивах, давались рекомендации по совершенствованию архивного дела в конкретном архиве. В республиках Башкортостан и Татарстан; Пермском крае; Нижегородской, Пензенской, Ульяновской областях контролерами заполняются проверочные листы; их форма и перечень вопросов утверждены приказами уполномоченных органов регионов. В Саратовской области управлением по делам архивов для муниципальных архивов разработан и размещен на сайте список вопросов для самоконтроля, ответы на которые позволяют работникам архивов еще до предстоящей проверки выявить нарушения обязательных требований.

По результатам плановых проверок за 3,5 года обнаружено свыше 1010 нарушений законодательства в области архивного дела. Наибольшее их число выявлено должностными лицами Саратовской (420) и Нижегородской (164), наименьшее – Кировской (10) и Ульяновской (2) областей. В Республике Марий Эл нарушений не зафиксировано.

Нарушения касались, во‑первых, несоблюдения норм Федерального закона № 125-ФЗ, в том числе требований статьи 15 предоставлять архивам здания и (или) помещения (Нижегородская, Кировская области), а также статьи 22 в части соблюдения сроков передачи документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в муниципальный архив (республики Татарстан, Удмуртия; Самарская область).

Во-вторых, это несоблюдение Правил 2007 г., главным образом нарушение требований обеспечения сохранности архивных документов. Так, нарушения требований к зданиям и помещениям архивов (подраздел 2.11.1.1) имели место в республиках Татарстан и Удмуртия; Кировской, Нижегородской, Оренбургской областях; к нормативным режимам хранения (подраздел 2.11.2.1–2.11.2.5) – в республиках Башкортостан, Мордовия, Удмуртия; Кировской, Нижегородской, Самарской областях; к оборудованию архивохранилищ средствами хранения (подраздел 2.11.3) – в Башкирии и Нижегородской области; к организации хранения архивных документов в архивохранилище (подраздел 2.11.4) – в Башкирии, Мордовии и Кировской области.

Нарушения требований к ведению учета и учетных документов, установленных разделом 3 Правил 2007 г., выявлены в республиках Башкортостан, Мордовия, Татарстан, Удмуртия; Кировской, Нижегородской, Самарской, Саратовской областях. Несоблюдение требований к порядку взаимодействия с источниками комплектования (подраздел 4.2) отмечено в Башкирии, Кировской и Нижегородской областях; к порядку приема архивных документов (подраздел 4.4) – в ­Удмуртии; Кировской и Нижегородской областях. Порядок исполнения запросов пользователей (подраздел 5.8) нарушался в муниципальных архивах Кировской и Нижегородской областей.

В‑третьих, зафиксированы случаи несоблюдения требований Специальных правил (республики Мордовия, Удмуртия; Нижегородская, Оренбургская области).

Несоблюдение требований Порядка использования установлено в Саратовской области.

По результатам плановых проверочных мероприятий должностные лица составляют акты проверок, а в случае выявления нарушений оформляют предписания. И лишь в Республике Татарстан нарушения указываются только в акте проверки. Предписание выдается главе ОМСУ, если муниципальный архив является его структурным подразделением, или же руководителю архива, если это юридическое лицо (учреждение). Средний срок, на который выдается предписание, составляет от шести месяцев до года; в Нижегородской и Самарской областях – два года. В административном регламенте Комитета по делам архивов Нижегородской области предусмотрена возможность направления подконтрольными субъектами ходатайства о продлении срока исполнения предписания об устранении выявленных нарушений. Комитет может при наличии уважительных причин его удовлетворить и назначить новые сроки исполнения предписания. Представляется, что такой порядок целесообразно применять к тем ОМСУ и муниципальным архивам, где для устранения нарушений необходимо выделение значительных финансовых средств, например на строительство нового здания для муниципального архива.

Наряду с предписаниями должностными лицами уполномоченных органов составлялись протоколы об административных правонарушениях (в Кировской области – один раз, Нижегородской – восемь, Оренбургской – два, Пензенской – два, Саратовской – один) и возбуждались административные дела по статье 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП), которые направлялись для рассмотрения и вынесения решения в участки мирового суда. В результате в Кировской, Оренбургской, Саратовской областях должностным лицам, допустившим нарушения, назначены наказания в виде предупреждения, в Нижегородской области по результатам рассмотрения пяти административных дел судами вынесено предупреждение, еще по трем назначен штраф в размере 300 руб. (В анкете-вопроснике Пензенской области не указано, рассматривал ли суд административные дела и какое было вынесено решение.) Остальные уполномоченные органы отметили, что стараются избегать карательного уклона и отдают предпочтение профилактической работе.

Что касается контроля за устранением нарушений, то для муниципальных архивов, являющихся структурными подразделениями ОМСУ, внеплановые проверки на основании истечения срока, установленного предписанием, не пре­дусмотрены (это прописано в статье 77 Федерального закона № 131-ФЗ). По­этому рассматриваются лишь представляемые ОМСУ информации о выполнении требований предписания, а это не всегда позволяет оценить полноту устранения выявленных нарушений.

В отношении муниципальных архивов, являющихся учреждениями, в соответствии с п. 1 части 2 статьи 10 Федерального закона № 294-ФЗ организуются внеплановые проверки. Всего за 3,5 года уполномоченными органами Пермского края; Оренбургской и Саратовской областей их проведено одиннадцать. В Оренбургской области за неисполнение в установленный срок предписания (часть 1 статьи 19.5 КоАП) возбуждено два административных дела; по результатам их рассмотрения суд назначил наказание в виде штрафа в размере 10 тыс. руб. Комитет по делам архивов Оренбургской области в случае неисполнения предписания, выданного органам местного самоуправления, направляет письма в прокуратуру с просьбой принять меры прокурорского реагирования в целях обеспечения государственной информационной безопасности и предотвращения ущерба документам Архивного фонда Российской Федерации. Прокурор обращается с исковым заявлением о признании незаконным бездействия ОМСУ в районный суд, а тот обязывает устранить нарушения.

Уполномоченные органы практически всех субъектов ПФО отмечают, что проводимые в отношении муниципальных архивов проверки являются эффективным инструментом, способствующим сохранению документов Архивного фонда Российской Федерации. Подконтрольные субъекты принимают меры по выполнению требований законодательства об архивном деле как при подготовке к проверке, так и выполняя полученные предписания. Те нарушения, устранение которых не требует финансовых затрат и находится в компетенции работников муниципального архива, ликвидируются, как правило, быстро и в полном объеме. Но и в случаях, когда для обеспечения нормативных условий и режимов хранения документов необходимо выделение средств, руководители ОМСУ начинают действовать более активно, чтобы выполнить предписание. Так, в ряде муниципальных образований Удмуртии; Пермского края; Нижегородской и Самарской областей для архивов были выделены помещения большей площади или дополнительные помещения, организуется их ремонт, осуществляются замена устаревшего стеллажного оборудования, электропроводки, установка пожарной и охранной сигнализации, приобретаются приборы контроля за температурно-влажностным режимом, кондиционеры и т. д.

При этом обязательным условием достижения наибольшей эффективности контрольных мероприятий является одновременно проводимая профилактическая работа по разъяснению норм архивного законодательства, включая устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований в сфере архивного дела.

Среди трудностей и проблем, возникающих при проверках, участники анкетирования обратили внимание на отсутствие в уполномоченных органах ПФО структурных подразделений, наделенных только функциями контроля, а также незначительную численность должностных лиц, осуществляющих контрольные мероприятия. Комитет по делам архивов Нижегородской области обоснованно заметил, что назрела потребность в интеграции Федеральной государственной информационной системы «Единый реестр проверок» и государственной информационной системы «Типовое облачное решение по автоматизации контрольной (надзорной) деятельности» для исключения дублирования сведений о результатах проверок и в целях эффективного использования бюджета рабочего времени должностных лиц уполномоченных органов, в большинстве своем осуществляющих и иные должностные обязанности помимо контрольной деятельности.

Есть проблемы правоприменительной практики, так как большинство федеральных нормативных правовых актов в области архивного дела, обязательные требования которых подлежат контролю со стороны уполномоченных органов, ориентированы на архивные учреждения с большим объемом документов. Поэтому требовать от муниципальных архивов, к примеру, выполнения в полной мере пункта 2.11.1.1 Правил 2007 г., согласно которому архив должен иметь как минимум 11 помещений основного назначения (от архивохранилищ и рабочих кабинетов до отдельных помещений для акклиматизации, обеспыливания и реставрации документов и др.), некорректно.

Поскольку степень нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле тоже различна, например, утрата документов Архивного фонда Российской Федерации или же неправильно оформленный топографический указатель, меры ответственности должны быть сопоставимы с уроном, нанесенным противоправным деянием государству, обществу и гражданам. Дифференциацию нарушений нормативных правовых актов в области архивного дела целесообразно нормативно закрепить, утвердив на федеральном уровне единый перечень нарушений, по которым составляются протоколы об административных правонарушениях.

Таким образом, проведенное Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики анкетирование, обобщение результатов и обсуждение организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в муниципальных архивах показало, что контрольные мероприятия при решении ряда общих для всех субъектов Российской Федерации вопросов могут стать более эффективными.

В основе статьи – текст выступления автора на заседании НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа (г. Уфа, 15 октября 2019 г.).

Собр. законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169.