Акт передачи при увольнении

Содержание

Трудовая книжка — документ, содержащий в себе сведения о трудовой деятельности работника и его стаже. Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, таким образом, смена ответственного за их хранение лица должна фиксироваться посредством составления акта приема-передачи трудовых книжек.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи трудовых книжекОбразец акта приема-передачи трудовых книжек

Трудовое законодательство и трудовая книжка

Трудовой кодекс оговаривает обязанность работодателя:

  • оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
  • вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;
  • заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
  • выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.

В настоящее время трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, однако в 2020 году в обороте появятся и электронные трудовые книжки.

Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы). Трудовые книжки подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть зафиксирована документально.

В каких случаях составляется акт

Сразу отметим, что передача трудовой книжки работнику также должна фиксироваться документально, однако в этом случае составление акта не требуется. Законом определена обязанность работодателя выдавать работнику трудовую книжку в следующих случаях:

  • оформление пенсионного страхования (ст. 62 ТК РФ);
  • увольнение.

В остальных случаях работнику по его письменному заявлению выдается заверенная копия книжки.

Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там. В момент получения книжки работник проставляет в соответствующей графе дату и подпись, свидетельствующую о том, что книжка им получена. До момента возврата книжки (если книжка взята для оформления пенсии) ответственность за ее хранение несет работник.

Оформляется актом прием-передача трудовых книжек, как правило, при смене сотрудника предприятия или организации, отвечающего за их хранение, например, при увольнении или уходе в отпуск работника отдела кадров.

Передача трудовых книжек

Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.

Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.

После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи. С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.

Составление акта

Форма акта приема-передачи законом не оговорена и оставлена на усмотрение работодателя. Как правило, в организации существует разработанная форма, которая и заполняется при передаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

В общем виде акт приема-передачи книжек выглядит так:

  1. наверху документа находится «шапка», в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, дата и место составления акта;
  2. под «шапкой» по центру располагается название документа и его номер;
  3. ниже начинается текст документа. Он может выглядеть следующим образом: «На основании приказа от 25 марта 2020 года № 456 «О назначении лица, ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек ООО «Мамонт» начальник отела кадров Скромная А.Т. передает, а ведущий инженер отдела кадров Спесивцева Д.Л. принимает трудовые книжки и вкладыши к ним». Ниже под вводной частью располагается таблица с графами, в которые вносятся сведения о каждой книжке;
  4. завершают акт подписи и расшифровки подписей составивших его лиц.

Акт хранится в отделе кадров 3 года, после чего уничтожается в установленном в организации порядке.

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

ФАЙЛЫ
Скачать образец составленного акта приема-передачи дел .doc

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

  1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
  2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
  3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
  4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

  1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
  2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
  3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
  4. Прогул.
  5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
  6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
  7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
  8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
  9. Ликвидация организации.
  10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

  • совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
  • своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
  • участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

  • у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
  • собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
  • главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

  • основание передачи (статью увольнения);
  • сроки проверки и передачи дел;
  • состав комиссии, осуществляющей проверку;
  • личные данные принимающего лица;
  • подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

  • учет финансов, кассы;
  • госплатежи;
  • итог инвентаризации;
  • обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

  • балансовые и кассовые отчеты;
  • документы структурных подразделений;
  • банковские бумаги;
  • архивные документы со сроком до 5 лет;
  • ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации. Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»);

— приказы по личному составу — о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.;

— приказы по основной деятельности — об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.

Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы.

2. Проверяем оформление документов. Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа — это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются:

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Трудовой кодекс.

Примечание. Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации.

Обратите внимание! Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников. Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

3. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов — журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Регистрация документов — важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом (ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются).

Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет.

4. Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел — ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов. Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить:

— соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства;

— системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Если новый кадровик еще не подобран, рекомендуем оформить акт приема-передачи, по которому прежний кадровый работник сдаст документы отдела кадров без проверки их качества и полноты, например главному бухгалтеру или иному уполномоченному руководителем лицу, по количеству. Впоследствии, когда придет новый работник отдела кадров, он примет по акту все сданные документы и начнет аудит документации. По результатам кадрового аудита новый сотрудник может составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

В заключение

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

Кто обязан передавать дела

Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.

Что делать работодателю

Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.

Скачать

Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Скачать

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

  • учредительные (регистрационные);
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

  • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
  • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

  • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
  • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
  • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
  • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Данный образец рассчитан на заверение обоих экземпляров акта бывшим и новым генеральным директором и главным бухгалтером организации. При необходимости свои реквизиты на нем может проставить нотариус.

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

  • «Увольнение генерального директора по собственному желанию»;
  • «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.