Акт об обнаружении дефектов

Как составить дефектный акт

Унифицированной стандартной формы дефектного акта нет, поэтому организации могут писать его либо в свободном виде, либо по специально разработанному внутреннему шаблону. Обычно этот документ выглядит в виде таблицы или оформляется списком, который включает в себя все сведения о выявленных дефектах и вероятностях для их исправления. Если организация составляет документ самостоятельно, то она может оформить его как на фирменном бланке, так и на обычном листе А4. При этом акт в обязательном порядке должен содержать следующее:

  • название предприятия и данные о руководителе;
  • точное наименование оборудования или объекта, по которому проводится инвентаризационная проверка;
  • список должностных лиц, входящих в экспертную комиссию;
  • сведения о найденных дефектах;
  • рекомендации к устранению поломок и дефектов.

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое необходимо для всех заинтересованных сторон, при этом каждый из них должен быть заверен экспертной комиссией. Никаких расценок, стоимости оборудования в акте не указывается.

Инструкция по заполнению дефектного акта

  • В начале документа указывается дата и номер приказа по утверждению формы дефектного акта, принятой в данной конкретной организации.
  • Затем вписываются сведения о предприятии: его название с указанием организационно-правовой формы, а также структурное подразделение или отдел, в котором проводится проверка техники и оборудования на предмет выявления дефектов.
  • Далее вносятся фамилия, имя, отчество руководителя организации, с чьей санкции проводится инвентаризация имущества, а также ставится дата проверки и печать (печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как и индивидуальные предприниматели могут в принципе ее не использовать).
  • Ниже вписывают название документа, а также его номер по внутреннему документообороту. Затем опять же ставится дата составления документа и вносится адрес, по которому находится объект, подвергающийся проверке.
  • Следующим шагом вписывается дата и номер приказа, которой послужил основанием для работы экспертной комиссии, а также ее состав. Сотрудников, вошедших в комиссию, нужно указывать с полным наименованием должности, фамилии, имени и отчества.

  • Далее заполняются подробные сведения об оборудовании, которое проверялось: вносится его название, серия, номер и т.д., а также дата выпуска и ввода в эксплуатацию. Ниже указывается информация о выявленных неисправностях, вписываются единицы их измерения, и количество.

    Формулировки, отражающие суть поломок нужно тщательно продумать, они должны быть максимально четкие и правильные.

  • Затем предлагаются варианты по их устранению, а также, если это невозможно, то соответствующие причины.
  • В последнем разделе дефектного акта члены экспертной комиссии должны подтвердить внесенные в документ данные, поставив напротив указанных должностей свои подписи с обязательной их расшифровкой.

Когда нужен акт о выявленных дефектах оборудования

Необходимость оформить акт о выявленных дефектах оборудования может возникнуть на любом этапе работы с ним:

  1. При поступлении на склад.
    Обычно оборудование на склад поступает в упакованном виде, поэтому при его приемке могут обнаружиться дефекты, возникшие в процессе доставки от производителя к конечному покупателю. Этот путь включает множественные перемещения оборудования (например, при погрузочно-разгрузочных работах с одного вида транспорта на другой). В результате могут возникать внешние дефекты (трещины, вмятины, деформации и т. д.), которые выявляются при визуальном контроле.
  2. В процессе монтажа.
    При сборке и монтаже оборудования также возможно выявление дефектов, вызванных разными причинами: детали и комплектующие с заводским браком или неподходящей модификации, дефекты элементов оборудования, не выявленные при входном визуальном контроле и др.
  3. При испытании (наладке).
    На этом этапе выявляются дефекты, не обнаруженные при приемке и монтаже. Причиной их появления могут быть нарушения при изготовлении элементов оборудования, ошибки монтажа, а также выявленные во время испытаний внутренние дефекты в корпусных и комплектующих элементах оборудования. При испытании выявляются и технологические дефекты, при наличии которых не выполняются в полной мере заявленные производителем показатели (мощность, производительность и т. д.). В результате эксплуатация оборудования невозможна, в связи с чем принимается решение о ремонте, доукомплектации или замене.

Форма акта: бланк и образец

При оформлении акта можно использовать:

  • самостоятельно разработанный компанией документ;
  • акт унифицированной формы № ОС-16.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Применять исключительно унифицированную форму акта необязательно — в законодательстве такого требования нет. Если компания решит разработать свой бланк акта, за образец акта дефектовки оборудования можно взять акт о выявленных дефектах оборудования ОС-16, дополнив его необходимыми строками и таблицами. Если дорабатывать акт нет необходимости, можно воспользоваться унифицированной формой ОС-16, так как она содержит все необходимые реквизиты.

Образец заполнения акта ОС-16 смотрите ниже:

На нашем сайте вы сможете также скачать формы других актов, используемых в хозяйственной деятельности:

  • «Акт о причинении ущерба имуществу организации — образец»;
  • «Акт приема-передачи к договору аренды»;
  • «Как составить акт освидетельствования скрытых работ».

***

При обнаружении дефектов оборудования в процессе его приемки, монтажа, наладки или испытаниях оформляется акт по форме ОС-16 или заполняется самостоятельно разработанный бланк. При оформлении акта присутствуют представители заказчика и организаций, по вине которых возникли неисправности.

***

Еще больше статей по теме — в рубрике «Акт».

Заполняем акт о выявленных дефектах оборудования

Документ можно заполнить, используя бумажный бланк, или на компьютере, а затем распечатать и подписать. Не исключен и способ электронного документооборота, тогда документы подписываются электронной подписью. Но по требованию проверяющих органов нужно будет предоставить копии на бумажном носителе. Выбор за руководством компании.

Первым делом заполняют шапку бланка, отмечают:

  • наименование организации-заказчика;
  • наименование структурного подразделения;
  • коды ОКУД и ОКПО;
  • номер и дату составления заполняемого акта;
  • номер и дату составления акта, по которому приняли оборудование в монтаж;
  • адрес местоположения оборудования;
  • названия и коды ОКПО компании-изготовителя, компании-поставщика, компании-грузоотправителя, компании-грузоперевозчика, монтажной организации (кое-где названия могут совпадать, потому что грузоотправитель, перевозчик и поставщик могут быть одной компанией).

Затем указывают, во время какого процесса была выявлена поломка: монтаж, прием, наладка и т.д.

После этого заполняют таблицу. Что нужно отметить:

  1. Данные об оборудовании: название, номер паспорта или маркировку, марку, проектную организацию.
  2. Даты изготовления прибора и поступления его в компанию.
  3. Описание обнаруженных дефектов. Комиссия должна тщательно осмотреть оборудование и зафиксировать все найденные недостатки.

Таблица располагается на лицевой стороне и оборотной. Можно добавить необходимое количество строк, если единиц неисправного оборудования очень много.

После этого пишут, какие меры необходимо принять для устранения выявленных дефектов и в какие сроки.

В конце документа расписываются представители компании-заказчика и компании, осуществляющей монтаж, а также представитель компании-изготовителя. Также указывают даты, ставят печати (при их использовании).

Необходимо составить столько экземпляров акта, сколько сторон присутствовало при осмотре.

Важно! При обнаружении фактических ошибок их исправляют традиционным способом. Аккуратно зачеркивают и вносят верный вариант, заверяют исправление подписью, датой и пометкой «Исправленному верить». Если исправлений много, то целесообразнее распечатать новый экземпляр — исправленный, а старый уничтожить.

Основные средства, вышедшие из строя, не могут использоваться по назначению. Это необходимо подтвердить документально. Уполномоченный работник определяет, почему ОС вышло из строя, после чего формирует акт дефектовки спецоборудования.

Элементы документа

Акт состоит из нескольких частей. Шапка документа стандартна. В ней прописываются название компании, дата и место подписания акта, его полное наименование. С основной частью сложнее, т.к. в ней в относительно свободной форме должно быть изложено:

  • Какие обязательства на себя взял подрядчик. Для подтверждения изложенных фактов приводятся дата заключенного договора, его номер, условия относительно сроков и оплаты.
  • Какие недостатки выявлены. Если возможно, по пунктам и с цифровыми значениями.
  • Как выявленные недостатки влияют на возможности использования объекта заказчиком. Какие он понесет убытки в связи с эксплуатацией объекта в существующем виде и возможна ли она в принципе.

  • Какими документами подтверждается факт наличия недостатков и их объем. Если есть, то будет нелишней ссылка на заключение специально созванной для этого случая комиссии. Согласно законодательству в состав последней обязательно должны входить представители обеих сторон.
  • Если в договоре между сторонами (например, договоре подряда) были предусмотрены действия в случае выявления недостатков этого характера, то приводится ссылка на конкретный пункт договора.
  • К каким договоренностям удалось прийти сторонам в ходе ведения диалога. Возможна констатация факта отсутствия соприкосновения в точках зрения оппонентов.
  • Если речь идет о компенсационных механизмах за выявленные недостатки и стороны пришли к фиксированной их оплате, то в акте может присутствовать фраза, лишающая заказчика на дополнительные требования возмещения убытков, связанных с перечисленными в акте недостатками.

В конце акта обе стороны ставят свои подписи. Представители заказчика и подрядчика обязательно должны указать должности, на которых они состоят во взаимодействующих организациях.

Исправления и помарки в документе не приветствуются. Однако возможно незначительное исправление части текста с подписями рядом с исправлением.

Если подрядчик отказывается подписывать акт и мотивирует это отсутствием недостатков или другим их объемом, то есть основания для проведения специализированной экспертизы.

Сроки выявления недостатков работ

Заказчик имеет право на выявление недостатков в совершаемых работах на любых стадиях процесса. В начале, конце или по завершении. Даже если заказчик проверил и уже подписал окончательный акт сдачи-приемки работ. Судебная практика рассматривает случаи с претензиями по качеству, которые касаются:

  • Строительных работ любого характера. Об этом сказано в Информационном письме №51 Президиума ВАС от 24.01. 2000, в пунктах 12 и 13 «Обзор практики разрешения споров по договору строительного подряда».
  • Скрытых недостатков, проявляющихся по мере эксплуатации.
  • Если при подписании акта сдачи-приемки работ заказчиком было предложено (в письменной форме) устранить существующие недостатки, но исполнитель этого не сделал.
  • Если заказчик подписал акт сдачи-приемки работ, но не произвел оплату из-за того, что в последний момент заметил недостатки.

Таким образом, заказчик свободен в выборе срока предъявления претензий в достаточно большом спектре ситуаций. Другое дело – являются ли они обоснованными. Если сторонам не удается достигнуть договоренностей, то обращение в судебные инстанции неизбежно.

Юристы утверждают, что чем раньше предъявляются претензии и составляются акты о недостатках выполненных работ, тем лучше для заказчика. Он получает возможность частичной оплаты выполненных работ или отказа от подобных выплат вообще. Однако на практике гораздо быстрее и выгоднее договариваться и находить общие точки соприкосновения без обращения в суд.