Акт на списание топлива

На каждом без исключения предприятии Акт списания ГСМ (горюче-смазочных материалов) играет очень важную роль. Благодаря этому документу появляется возможность определить стоимость используемого горючего и отнять ее из полученных доходов, тем самым уменьшив размер налогов.

Этот акт составляется на основе путевых листов, которые выдаются водителю перед выездом из гаража. В нем указывается расход топлива, расстояние и маршрут движения.

Акт списания ГСМ заполняется специальной комиссией.

По причине того, что государством не установлен конкретный бланк акта, собранная комиссия сама решает какой внешний вид будет у акта списания ГСМ.

Несмотря на это существуют некоторые пункты, которые обязаны быть в конечном варианте акта списания ГСМ. Сюда относятся:
• данные о составе комиссии;
• данные о водителе автомобиля;
• расход ГСМ за определенный период;
• марка и номер автомобиля;
• временной период, за который будет производиться списание.

Акт списания ГСМ можно составлять не только на отдельный автомобиль, но и на весь автопарк предприятия в общем.

Скачать образец Акта списания ГСМ в формате Word (doc)

«Утверждаю»
должность____________________________________
наименование организации______________________
ФИО руководителя_____________________________
«_____»________________20__ год

А К Т
На списание ГСМ

Наименование ГСМ
Пробег км.
Расход фактически
Расход нормирован.
Экономия л.
Норма расхода
Топливо

Масло

Тормозная жидкость

Члены комиссии: ___________ ФИО
___________

Водитель: ___________ ФИО

Скачать образец Акта списания ГСМ в формате Word (doc)

Пардон, не увидела, что это погрузчик :eek:. Тогда вот так. «Вопрос потребления топлива, конечно же, один из первых, интересующих покупателя спецтехники с ДВС. Погрузчик необходимо ставить на баланс, списывать топливо согласно нормативам, рассчитывать себестоимость работ и товаров. Безусловно, расход топлива – один из важнейших показателей. Но погрузчик – не автомобиль, для которого существуют четкие нормы расхода бензина на 100 км. Производители же и вовсе указывают расход в граммах на единицу мощности. Поэтому, чаще всего, покупатели сначала удивляются тому разбегу цифр, которые оглашает продавец.
В чем же тут дело? Попробуем разобраться. Прежде всего, отметим, что формула расчета топлива на 1 моточас работы все-таки существует и выглядит следующим образом:
Расход топлива на один моточас (Q) = (мощность двигателя в л.с.(N) х удельный расход топлива (q)) / (1000 х плотность дизтоплива (R) х коэффициент k1)
Принимаем во внимание, что плотность дизтоплива – константа, равная 0,85 кг/дм3 . Теперь попробуем разобраться с остальными показателями. Мощность двигателя в лошадиных силах всегда указана в технических характеристиках завода-производителя. Удельный расход топлива – показатель данных кривой удельного расхода топлива для конкретного типа двигателя. Эта цифра не указана в общих технических характеристиках и ее необходимо уточнить у продавца. Данные продавцу предоставляет фирма – производитель по результатам испытаний работы двигателей в различных режимах. Зачастую, продавец не имеет понятия о том, как именно получена эта цифра. Самым важным моментом в этом расчете является определение коэффициента k1. Это – показатель работы двигателя погрузчика на максимальных оборотах. На самом деле эта цифра и есть – индивидуальная характеристика вашего рабочего процесса. По умолчанию, при стандартном расчете предполагается, что из 100% рабочего времени, на максимальных оборотах машина работает только 30%. Поэтому, k1 будет равен 70%/30% = 2,33. «

Иван Иванов

Расходы предприятия, связанные с горюче-смазочными материалами, должны быть отражены и учтены максимально правильно, т. к. в процессе экономических расчетов это позволит сократить налогооблагаемую базу и избежать лишних расходов.

Что такое ГСМ и какой порядок списания

В понятии ГСМ (горюче-смазочные материалы) объединены топливные ресурсы и прочие средства, требующиеся для бесперебойной работы транспортных единиц. К ним относятся:

  • основные топливные жидкости и газы;
  • вспомогательные вещества (смазки, масляные средства);
  • специальные материалы (тормозные, охлаждающие и другие жидкости).

Списание ГСМ осуществляется с применением нормативов, установленных Министерством транспорта РФ или организацией. При этом учитывается несколько факторов:

  • технические параметры транспортного средства;
  • время года и изменения сезонного характера;
  • акты замеров по расходованию топливных ресурсов (далее – ТР);
  • корректирующие коэффициенты, зависящие от условий эксплуатации.

Руководство издает приказ, и специалисты занимаются утверждение норм списания. Если наблюдается заметный перерасход, это может вызвать у налоговых служб дополнительные вопросы.

Со стороны ответственного специалиста в листе обеспечивается указание дня выдачи, номера документа, а также установление штампа и печати. Некорректное заполнение порождает искажение основных бухгалтерских и налоговых данных и последующие погрешности в расчетах.

Учетные действия по количеству топлива, подлежащего списанию, осуществляются на основании следующих факторов:

  • фактическая работа маршрута в процессе рабочего дня;
  • реальный пробег ТС, совершенный за смену;
  • количество потребленного за день топлива;
  • норматив расходования на 100 километров пути.

Также на практике используется несколько вариантов оценивания ТР для последующего списания:

  • на основании себестоимости единицы ресурса;
  • на базе среднего значения себестоимости;
  • посредством метода ФИФО (с учетом стартовой стоимости первых приобретенных ресурсов);
  • способом ЛИФО (учитывая себестоимость последних купленных ТР).

Метод определяется каждой организацией по отдельности и включает в себя несколько направлений действий.

Перечень механизмов

Горюче-смазочные материалы требуются для непрерывной и бесперебойной работы множества стационарных устройств и механизмов, а также для обеспечения автомобилей. Топливо в виде дизеля, бензина, газа актуально для легковых и грузовых автомобилей.

Масла и смазки имеют более широкий спектр действия и применяются не только для машин «на ходу», но и для единиц оборудования, инвентаря. Специальные жидкости имеют узкое назначение и приобретаются для конкретных видов устройств.

Чаще всего в рамках деятельности предприятий используются следующие виды техники:

  • грузовые и легковые автомобили;
  • автобусы;
  • погрузчики, оснащенные двигателем внутреннего сгорания;
  • трактора, грейдеры;
  • краны;
  • обогреватели;
  • бензопилы, газонокосилки;
  • автономные генераторы.

Списание затрат в бухгалтерском учете осуществляется на фактически израсходованный объем ТР.

Необходимость оформления

Акт нужен для того, чтобы все подсчеты были осуществлены максимально точно и предоставлены в проверяющие структуры в полном объеме. Вариантов учета существует несколько.

Если компания небольшая, и документов мало, составление акта осуществляется лицом, которое ответственно за формирование бланка акта списания. Чаще всего это главный бухгалтер или сотрудник, подчиняющийся ему. Если предприятие крупное, для этих целей формируется специальная комиссия.

Комиссионная группа – прерогатива крупных предприятий. Ее представители осуществляют сверку затрат с нормами, установленными в рамках организации, а также обеспечивают тестовые заезды с профессиональными водителями, чтобы проверить предполагаемые размеры ежедневно расхода топлива и других горюче-смазочных материалов.

Помимо этого, эксперты собирают все путевые листы, акты, отчетные документы в целях формирования новой месячной отчетности.

Правила составления

На базе учетной ведомости, путевых листов в рамках состава комиссии осуществляется оформление еще одного документа – акта. Законодатель не утвердил единую форму данной бумаги, поэтому ее разработка осуществляется по усмотрению специалистов предприятия.

Правила оформления подразумевают тот факт, что документ должен содержать следующие сведения:

  • материалы о членах комиссии, их личных данных и должностях;
  • сведения о водителях;
  • марки и модели транспортных средств, а также их эксплуатационные и технические критерии;
  • временные периоды списания;
  • информация по объемам конкретно затраченных ГСМ.

Подписание акта осуществляется со стороны главного бухгалтера, членов комиссии, водителя. На нем важно проставить дату составления (списания ГСМ). Бумага подлежит скреплению фирменной печатью предприятия, подшиванию и передаче для хранения в архив.

Форма и реквизиты

Со стороны законодательства РФ унифицированной формы заполнения бумаги не предусмотрено. Поэтому акты списания ГСМ разрабатываются руководителями и бухгалтерами в самостоятельном порядке.

Они и будут использоваться в ежедневной деятельности предприятия, а также предоставляться на проверку контролирующим структурам и службам.

Если говорить о реквизитах, то есть обязательный набор конкретных данных, которые нужно включить в документ:

  • материалы о составителе, а также обо всех экспертах, входящих в состав комиссии (они включают фамилию, имя, отчество, должность, подписи);
  • сведения о водителях, для которых происходит составление документа;
  • данные об автомобиле/автомобилях и прочих транспортных средствах, подразумевающих использование горюче-смазочных материалов, в частности необходимо указать модели и марки, номера, технические и эксплуатационные параметры (год выпуска, пробег, цвет, тип кузова и т. д.);
  • период, за который осуществляется списание, чаще всего он равняется сроку в 1 месяц, квартал, полугодие, год;
  • размер списания (учитывается общий расход по каждой отдельной группе ГСМ, затем они суммируются, получается итоговый результат);
  • дата составления документа, которая фактически представлена датой списания ТР.

Образец, несмотря на отсутствие унифицированной формы, упростит процедуру заполнения и поможет избежать ошибочных сведений в процессе.

Документы для скачивания (бесплатно)

Оформление справки о расходе топлива и ведомости

Ведомость о расходе топливных ресурсов включает в себя три основные части:

  1. Введение (сверху), содержащее данные о порядковом номере, наименовании организации, марке.
  2. Средняя область – таблица, включающая несколько граф для заполнения, сюда включаются данные по автомобилю, водителю, ГСМ, талонам на получение (при их применении).
  3. Заключительный этап располагается на обороте и включает фразу «всего по ведомости», а также подписи лиц, осуществляющих выдачу и сверку данных.

Хранение документов осуществляется на протяжении 5-ти летнего периода. Если обязанности сотрудника исполняются во вредных условиях, срок продлен до 75 лет.

Как избежать ошибок при составлении

Чтобы процесс заполнения не сопровождался ошибками, необходимо соблюдают ряд правил:

  • использовать специальный шаблон;
  • прописать данные карандашом, а затем исправить их на ручку;
  • правильно сравнить нормы с фактом;
  • сосредоточиться на основных моментах;
  • учесть влияющие факторы.

Таким образом, акт на списание ГСМ – важный документ, составляемый в большом количестве организаций, где используются топливные ресурсы и смазочные жидкости. Оформлением занимается компетентный специалист, обладающий теоретическими и практическими знаниями в этом направлении. Образец составления отсутствует, но есть шаблон, которого стоит придерживаться во избежание ошибок и помарок.

Учет ГСМ в 1С представлен ниже.

Иван Иванов

Списание горюче-смазочных материалов на предприятии – естественное мероприятие. В процессе его проведения немаловажную роль играет создание приказного документа. Рассмотрим нюансы и правила его составления.

Кто издает и зачем нужен

Под данной формой документации стоит понимать акт распорядительного характера, изданный со стороны руководящего звена субъекта хозяйствования. В соответствии с документацией производится регламентирование того, каким образом производятся расчетные мероприятия в отношении стоимости издержек на ГСМ для списания. Этот нюанс может быть фактическим или иметь нормативное значение.

По нормативам затраты подсчитывают автотранспортные компании. Что касается прочих субъектов, они наделены правом подсчета расходов по факту.

Нормы списания ГСМ

Прежде чем производить списание горюче-смазочных материалов с налогового или бухгалтерского учета, необходимо определиться с фактически израсходованным количеством сырья.

С этой целью по каждому автомобилю производится расчет, в котором остаток топливного ресурса на начало отчетного времени складывается с суммарным числом поступлений в него за весь период. А затем остается лишь вычесть топливо, которое осталось на конец года. Вся сумма в БУ может подлежать списанию в расход.

В процессе включения горюче-смазочного сырья в расходы для налоговых учетных мероприятий необходимо обеспечить выполнение требования обоснованности объемов. Обосновать расход можно путем его сравнения с нормативом, который должен иметь место в процессе выполнения определенных работ. Нормативные значения могут формироваться предприятием в самостоятельном порядке, однако чаще всего используются документы от Минтранса России.

В качестве ориентира нормативный расход целесообразнее всего применять не только для ведения налогового учета, но и для осуществления контроля расхода горючего со стороны водителя. Разумеется, отклонения неизбежны, но они не должны быть больше, чем разумные показатели. В случае образования существенных погрешностей должны присутствовать либо убедительные объяснения, либо водителю налагается ответственность за перерасход.

Чтобы избежать подобных неприятностей, следует грамотно проводить учет. Для несущественных отклонений принято применять проводку Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 10.3. Выбор конкретного счета затрат при этом осуществляется исходя из того, для каких именно задач применяется то или иное авто, и по какой схеме производится учет в фирме. Если перерасход необоснованный, принято использовать проводку Дт 73.2 Кт 10.3. Не принимаемые к учету расходы отражаются по записи Дт 91 Кт 10.3.

Вот еще несколько хозяйственных операций, используемых в процессе учета:

  • Дт 10.3 Кт 60 – оформление приобретения транспортного средства;
  • Дт 10.3 Кт 91 – при невозможности применения первого варианта;
  • Дт 90 Кт 10.3 – оформление операции по продаже.

Эти хозяйственные операции – лишь часть из всех проводок, применяемых в процессе бухгалтерского учета.

Составление и утверждение акта

Акт – важнейший документ, к содержанию которого предъявляется особый перечень требований. Обычно в нем производится отражение следующих моментов и нюансов.

Методология расчетных мероприятий

В этой ситуации речь традиционно ведется о методике на базе фактических параметров. При всем этом в ходе ее определения предприятие наделено правом ориентира на нормативную часть, согласно рекомендациям Министерства транспорта от 14.03.2008 г. №АМ-23-р.

К примеру, в приказном документе может быть прописан тот факт, что при выходе из строя средств техники измерения по расходу топлива (когда подсчет затрат осуществляется по факту) могут производиться на базе нормативов.

Положения о предоставлении полномочий

Речь идет о положениях, связанных с предоставлением тем или иным работникам нужного набора полномочий, а также возложением на них ответственности. Это необходимо в целях контроля реализационной процедуры в отношении принятой методики расчета расходов по ГСМ. Каждый из сотрудников обязуется провести ознакомление с этим приказным документом под расписку.

Образец документа и требования

Особых требований к заполнению бумаги не имеется. Тем не менее, существует образец, которого следует придерживаться во избежание внесения ошибочных сведений.

  1. По центру первой строкой указывается ООО в полном виде и наименование.
  2. Следующая строчка слева – указание города, справа – дата создания бумаги.
  3. По центру идет название документа и его номерное значение.
  4. Далее следует суть бумаги «Об утверждении…».
  5. Следующий этап – оформление текстовой части. В ней указывается цель (обычно это повышение результативности расходования ГСМ), а также обоснование расходных направлений Общества, учитываемых в процессе формирования базы налогообложения.
  6. В текстовой части указывается слово «приказываю:», а затем отображается перечень операций, которые приказаны (рассчитать объемы, согласно факту измерения, применять в случае поломки определенные нормы, производить ремонтные работы в указанные сроки, обеспечить контроль расходования ГСМ в пределах нормативов).
  7. Далее составитель отмечает, что контроль относительно исполнения приказа он осуществляет самостоятельно.
  8. Ниже следуют данные о дате составления, а также идет список с должностями, ФИО (точнее, пишутся фамилии и инициалы сотрудников), подписями ответственных работников, в отношении которых и будет действовать данный документ.

Документы для скачивания (бесплатно)

Таким образом, приказ на списание ГСМ по нормам – важнейший документ, позволяющий контролировать и регулировать определенные мероприятия. Существует образец, в соответствии с которым необходимо осуществлять его заполнение. Если следовать ему грамотно и безоговорочно, можно добиться оптимального результата и избежать трудностей, в частности – проблем с действующим законодательством.

Приказ об утверждении норм расхода топлива — это локальный нормативный акт, устанавливающий правила списания ГСМ, расходуемых при использовании служебного автотранспорта. Его издание необходимо, чтобы контролирующие органы не предъявляли претензий к объему списываемого топлива. Кроме того, нормирование позволяет контролировать использование ГСМ водителями.

Когда издается

Многие компании используют в своей деятельности автомобильный транспорт. При эксплуатации автотранспорта неизбежно возникновение затрат на приобретение горюче-смазочных материалов. Строго нормированного порядка списания для коммерческих организаций, установленного государством, сейчас не существует, и организация вправе установить собственные, издав приказ о нормах расхода ГСМ. Необходимость нормирования продиктована требованиями контролирующих органов: любые расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. С другой стороны, установление четких размеров списания бензина позволяет контролировать приобретение ГСМ ответственными лицами.

Нормативная база

Издавая приказ об утверждении нормы ГСМ, организация ориентируется на рекомендуемый распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-Р объем расхода топлива. В нем отражено нормирование ГСМ по видам автомобиля и порядок пересчета при особых условиях эксплуатации автомобиля.

Если автотранспортное средство не указано в распоряжении АМ-23-Р, ориентироваться следует на техническую документацию производителя.

Объем затрачиваемого топлива на любое транспортное средство зависит как от базового нормированного объема списания, так и от условий его эксплуатации. Приказ о нормах расхода ГСМ устанавливает объем списания, рассчитанный с учетом всех сторон.

Чтобы правильно сделать расчет, необходимо определиться с базовым нормированным объемом списания:

  • обратиться к распоряжению АМ-23-Р;
  • если автомобиль не упомянут Минтрансом в распоряжении, обратиться к технической документации завода-изготовителя;
  • если транспорт сильно изношен либо условия эксплуатации являются специфическими, организация вправе сама провести контрольные замеры и установить объем списания с учетом мнения внутренней комиссии.

Нормативный расход топлива корректируется на установленные коэффициенты, которые учитывают условия эксплуатации:

Условия эксплуатации Применяемые коэффициенты
Горная местность 5-20% в зависимости от высоты над уровнем моря
Населенные пункты 2-35% в зависимости от численности. Максимальный коэффициент применяется только в городах с численностью более 5 млн чел.
Новые автомобили До 10% на период обкатки
Эксплуатации более 5 лет или пробег более 100 000 км До 5%
Эксплуатации более 8 лет или пробег более 150 000 км До 10%
Использование системы климат-контроль До 7%

Особенности летней и зимней эксплуатации

При нормировании списания бензина рассчитывается летнее потребление. Издается приказ о летней норме расхода топлива. Распоряжение АМ-23-Р разрешает списывать бензин в большем размере в зимнее время. Для каждого региона РФ установлен особый повышающий коэффициент от 5 до 20% и сроки зимнего периода. Для центральной России он составляет 10%. Применять его допустимо с ноября по март.

Можно прописать нормирование летнего и зимнего расходования ГСМ в одном локальном нормативном акте. Тогда не придется издавать отдельный приказ о переходе на зимние нормы топлива.