2 105 95

4.1.2. Нумерация листов в делах

Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизации документов дела и обеспечения их сохранности.

Номера листов указываются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором валовым порядком.

Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практике работы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях, когда на них имеется текст, либо иная информация (например, лицевая сторона листа – 1. оборотная сторона листа – 1 об).

В целях избежания пропуска листов при проставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол.

Номер листа пишется чётко, аккуратно. Недопустимо подчеркивание, обведение номера в кружочек. Неверно указанные номера листов зачеркиваются, не стираются. Запрещается использовать при проставлении нумерации чернила, тушь, пасту, цветные или химические карандаши.

Номер листа не должен затрагивать текст документа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и учитываются в листе-заверителе отдельно от общего количества листов документов в деле.

Нумерация крупноформатных и сложенных листов. Крупноформатные, а также сложенные листы нумеруются развернутыми.

Нумерация листов, подшитых за середину. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и в этом случае нумеруется как один лист. При невозможности расшить дело лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

Нумерация неподшитых листов. Неподшитые листы нумеруются очередным номером и шифруются – в нижней части листа или на обороте указываются номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа.

Нумерация конвертов и вложений. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вложения в конверт также как и неподшитые листы шифруются.

Нумерация склеенных и наклеенных листов. Склеенные листы нумеруются как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист, приклеенный за край, нумеруется, как и лист, к которому он приклеен.

Нумерация фотографий в альбоме. Фотографии, наклеенные в альбом, нумеруются на листе альбома над правым верхнем углом документа. Количество приклеенных на листе фотографий отмечается в листе-заверителе. Фотографии, вставленные в прорези альбомного листа или держатели, считаются отдельными листами и шифруются на оборотной стороне.

Нумерация чертежей, диаграмм, рисунков. Чертежи, диаграммы, другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне.

Нумерация чистых листов. Чистые листы не нумеруются. В ряде архивов указывают их количество после соответствующего листа (например, 7 лл. после л.6). Чистые листы могут быть пронумерованы в случае необходимости отразить в листе-заверителе листы с филигранями.

Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.

Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы, содержащие информацию.

Литерные номера. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров, например 7а.

Оформление листа-заверителя.

Все особенности нумерации листов в деле отражаются в листе-заверителе дела.

Суммарное количество листов в листе-заверителе указывается цифрами и прописью. Все литерные и пропущенные номера листов (в т.ч. не внесенные в лист-заверитель ранее) включаются в лист-заверитель и учитываются при определении общего количества листов в деле. При обнаружении в деле литерных и (или) пропущенных номеров листов суммарное количество листов в деле пересчитывается: количество литерных листов прибавляется к общему количеству листов дела; количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общего количества листов дела.

В листе-заверителе дела кроме особенностей нумерации фиксируются:

— особенности формирования дела;

— особенности оформления документов;

-особенности физического состояния бумаги и текста.

Особенности формирования дела определяются наличием в деле следующих документов:

-почтовой продукции (конверты, открытки, незапечатанные письма, штемпели, марки и другие знаки почтовой оплаты);

— изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы, схемы, диаграммы);

-художественно-оформленных, специфических документов (визитки, меню, приглашения, билеты т.п.);

-типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);

-неправильно подшитых документов (за один край, за середину листа, сложенных по вертикали и горизонтали, наклеенных листов);

К особенностям оформления документов относятся оттиски печатей, сургучные печати, автографы, пометы, рисунки на полях документов.

К особенностям физического состояния относятся разрывы, отрывы, проколы, отверстия, загибы листов, угасающий текст.

Проверка нумерации листов. При проверке нумерации листов уточняется правильность существующей нумерации, общее количество листов, правильность отражения особенностей нумерации и других особенностей дела в листе заверителе.

Каждый непронумерованный лист и (или) лист пронумерованный повторно одним и тем же номером, нумеруется по возможности порядковым (если он не проставлен) или литерным номером.

В связи с изменением нумерации листов в деле, номера листов, имеющих особенности, сверяются с номерами листов, указанными в листе-заверителе. При несоответствии вносятся исправления в лист-заверитель.

Внесенные в лист-заверитель дела уточнения (дополнения) и изменения заверяются подписью лица, внесшего изменения.

Перенумерация листов.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые. Лист-заверитель дела переоформляется.

Помните, что каждое конкретное дело может иметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностями формирования дела.

Если дело имеет многочисленные особенности (формирования, оформления документов, физического состояния и нумерации) целесообразно указать их сначала на черновике листа-заверителя, а потом оформить лист-заверитель по установленной форме.

Приложения в дипломной работе – это справочные материалы/наглядные пособия большого формата, не уместившиеся в основной части документа. Не являются обязательной составляющей диплома, но помогают продемонстрировать глубину проработки выбранной темы исследования.

Для чего нужны приложения, какие они бывают?

Основные функции приложений – это:

  • улучшение общего качества дипломной (понятность, доступность, наглядность представленной информации);
  • демонстрация уровня компетентности автора в определенной тематике;
  • выявление масштабов проделанного исследования;
  • наглядное подтверждение обоснованности авторских рассуждений/выводов по проделанной работе;
  • объективная оценка практической значимости диплома.

Какие приложения могут быть?

  1. Обязательные. Сюда входит материал, непосредственно относящийся к основной теме диплома, без которого проделанная работа теряет смысл, не считается законченной. В эту категорию входят объемные/неформатные формулы, таблицы, вычисления и т.д. Чаще всего встречаются в дипломных инженеров, бухгалтеров, менеджеров и т.д.
  2. Информационные. Данный тип приложений может включать в себя схемы, иллюстрации, диаграммы, другой наглядный материал, позволяющий дополнить/подтвердить проведенные исследования.

Как оформлять приложения в дипломе по ГОСТу?

По требованиям ГОСТ 7.32–2001, приложения содержат дополнительные/вспомогательные материалы, связанные с темой работы, не внесенные в объем основной части по ряду причин – нестандартный формат, большой объем вычислений (таблиц, графиков, схем) и т.д. На все используемые приложения создается внутритекстовая ссылка – это упрощает восприятие требуемой информации по теме диплома.

Что можно использовать в качестве приложений?

  1. Математические формулы, расчеты и т.д.
  2. Таблицы основные/вспомогательных данных.
  3. Протоколы-отчеты проводимых испытаний.
  4. Иллюстрированные методики алгоритма работы, разработанного в процессе исследований.
  5. Вспомогательный наглядный материал.
  6. Акты внедрения полученных результатов на практике.
  7. Опросные листы, диаграммы, схемы, рисунки и т.п.

Требования к формату наглядного материала

В зависимости от специфики выбранной темы дипломной работы, приложения разрешается оформлять на листах разного формата (А1, А2,А3) при условии, если требуемая информация не умещается на А4.

9 правил оформления приложений по дипломной работе

  1. Приложения являются самостоятельным документом, поэтому не сшиваются вместе с дипломом, а размещаются в отдельной папке.
  2. Каждый наглядный материал начинается с нового листа, в центре верхней части страницы указывается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ».

Чтобы исключить вероятность отправки диплома на доработку, автору рекомендуется уточнить расположение надписи в методических рекомендациях своего учебного учреждения – в ряде ситуаций, нормы внутривузовских стандартов могут несущественно отличаться от требований ГОСТа.

  • Если приложения располагаются на нескольких листах, на второй и каждой последующей странице в правом верхнем углу указывается надпись «Продолжение приложения Б», а на последней – «Окончание приложения Б».
  • Обозначение – только заглавными русскими/латинскими буквами. По ГОСТу, запрещается использовать 8 букв русского алфавита (Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ъ, Ы) и 2 латинского I, O.
  • При большом объеме дополнительных материалов и использовании всех рекомендуемых букв для обозначения, в исключительных случаях разрешается обозначать их арабскими цифрами.
  • Если к дипломной работе прилагается единственное приложение, оно обозначается «ПРИЛОЖЕНИЕ А».
  • Материал, выполненный в текстовом формате, могут содержать дополнительные структурные элементы (параграфы, подпункты, пункты и т.д.).
  • Сквозная нумерация – обязательное условие при оформлении приложений.
  • Все заголовки составляются в одном стиле, запрещается использовать разные шрифты/выделение текста.

Как вставлять приложения в диплом?

Чтобы вставить готовые экземпляры наглядных пособий в диплом (копии бухгалтерской отчетности и т.д.), необходимо отсканировать документы в формате изображений и вставить в нужные места работы, предварительно подготовив необходимые заголовки. Основное условие – это подбор оптимального масштаба для хорошей читаемости представленных информационных сведений.

Если методические указания образовательной организации разрешают использовать неотсканированные материалы проведенных экспериментов, автор вручную черной ручкой подписывает листы, проставляя их нумерацию.

Как добавить приложение в содержание?

Существует два варианта добавления наглядных пособий в содержание дипломной – все зависит от специфики выполненной работы и требований учебного учреждения к оформлению документа.

Создание общего раздела – подойдет для случаев, если материалов много и нет физической возможности оформления каждого из них. В некоторых учебных заведениях разрешается не указывать начальный номер страницы размещения приложения.

При очень большом количестве наглядных пособий к диплому, раздел оформляется обособленно от всей работы – создается собственный титульный лист, содержание и сдается в отдельной папке.

При небольшом количестве дополнительных материалов, каждый из них указывается в содержании дипломной работы.

Как правильно нумеровать приложения?

Приложения в дипломной работе нумеруются вместе со всеми листами документа (сквозной принцип нумерации) и располагаются после списка литературных источников (библиографии).

Большой объем наглядных материалов выносится в отдельную брошюру с собственной нумерацией, не привязанной к количеству страниц написанного диплома (включая титульный лист, как первую страницу).

  1. Для нумерации используются русские буквы (по ГОСТу 7.32 – 2001, латиница и арабские цифры используются в исключительных случаях).
  2. Рисунки, таблицы, схемы, находящиеся в пределах одного листа формата А3,А2,А1, считаются как одна страница.
  3. Нумерации таблиц/формул/иллюстраций, размещенных в тексте основной части и вынесенных в приложения, обособленны друг от друга. Перед буквой (А,Б,В,Г и т.д) добавляется слово ТАБЛИЦА/ФОРМУЛА/РИСУНОК.

Если таблиц/формул/иллюстраций несколько, после буквенного обозначения проставляется порядковый номер, например, «Таблица/формула/рисунок Д.8». Единственная таблица/формула/изображение в дипломе нумеруется цифрой 1.

Стандартизация – это комплекс мер по разработке и установлению определенных требований, норм и нормативов, характеристик и правил, подлежащих обязательному исполнению либо рекомендованных, предполагающих обеспечение потребителю права на приобретение товаров надлежащего качества, а производителю безопасность и комфортность условий труда. Стандартизацию можно называть норматированием, она упрощает работу с деталями и изделиями, поскольку стандартизованные детали взаимозаменяемы. Именно для этого требования к основным свойствам стандартизованных деталей должны быть определены центральным органом (издателем стандарта) и должны соблюдаться всеми производителями и продавцами.

По аналите продаж можно с уверенностью говорить о том, что самый востребованный стандарт метизов и крепежа это DIN.

Собственно, само название стандарту DIN дал Институт по стандартизации Германии Deutsches Institut für Normung e.V. и являет собой его аббревиатуру.

Годом основания DIN считается 1917 году и в то время им велась стандартизационная работа отраслей промышленности внутри государства. В 1951 году DIN становится членом международной организации по стандартизации под названием ISO. С 1975 года DIN становится организацией по стандартизации представляющей интересы Германии.

Как это происходит? Каждое крепежное изделие получает порядковый номер по системе стандарта. В тех случаях, когда осуществляется доработки уже существующих крепежных изделий DIN, решение о присвоении нового номера или же закреплении за ними того же номера принимает специальная комиссия. Как правило, порядковый номер дополняется латинскими буквами (если изменения в изделии не носят кардинальный характер)

В настоящее время абсолютно любая организация-производитель имеет возможность подать заявку с просьбой зарегистрировать порядковый номер крепежного изделия стандарта DIN.

Справедливо считается, что метизы и крепеж стандарта DIN повышенного уровня надежности, именно по причине инноваций и новых разработок, с учетом новых технологий и материалов, работа по стандарту динамична, не стоит на месте в отличии от тех же ГОСТов, принятых десятки лет назад…но крепеж ГОСТ более дорогостоящий.

О чем говорит стандарт DIN?

Как и любой из существующих стандартов, DIN обеспечивает унификацию и простоту. В аббревиатуре изделия заключено множество его качественных характеристик и свойств. При запросе достаточно указать Так, чтобы определить множество свойств, при запросе достаточно указать, например, DIN 933, M12 x 40, A4-70, а не подробно расписывать размеры, покрытие, назначение и так далее… То есть благодаря стандарту клиент автоматически как бы уверен, что продавец предложит и поставит ему именно ту продукцию, которая необходима.

Какие характеристики (как минимум одна из) «зашифрованы» в стандарте изделия:

— форма головки/шлица (например, наружный или внутренний шестигранник, полупотайная головка);

— тип резьбы (например, стандартная метрическая ISO-резьба M, самонарезающая резьба для металла);

— длина резьбы

— шаг резьбы

— класс прочности

— защитное покрытие

Сокращение качественных характеристик изделия:

b = длина резьбы, не доходящей до головки (болты с частичной резьбой).

d = диаметр резьбы в мм.

e = расстояние между углами головки.

k = высота головки.

I = номинальная длина болта (одновременно показывает, как измеряется длина болта).

S = размер под ключ.

***

02.09.14 6 мин.

Для большинства научных дисциплин приложения являются важной составляющей научно-исследовательских работ, особенно дипломных работ и проектов. Они наглядно демонстрируют качество проведенных исследований и позволяют оценить уровень вашей подготовки по теме исследования. Поэтому подбор материалов для раздела приложения должен проводиться тщательно и скрупулезно, так как от этого зависит оценка вашей работы. Кроме того, после подбора необходимых данных и материалов их нужно правильно оформить. При оформлении приложений к диплому стоит опираться на ГОСТ 7.32–2001, а также методические рекомендации вуза или кафедры, т. к. они могут отличаться в связи со спецификой научной дисциплины.

Приложения: что включить?

В этом разделе должна содержаться информация, которая детализирует и уточняет разделы и подразделы дипломной работы, объясняет алгоритмы или авторские методики исследования. Но эта информация не может быть включена в основной текст по различным причинам (большой объем, нестандартный формат изложения). Вот перечень материалов, которые обычно используют в качестве приложений:

  • Таблицы (объем более 2/3 страницы формата А4)
  • Графики и диаграммы
  • Расчеты и формулы
  • Описание экспериментальных приборов и аппаратуры
  • Методики и инструкции, разработанные автором
  • Иллюстративный материал вспомогательного характера (рисунки, схемы, планы, карты, фотографии)
  • Справочные материалы (образцы документации предприятий, финансовая отчетность и т. д.)

Основные правила оформления:

1) Приложения чаще всего являются продолжением дипломной работы, но могут быть выпущены, как самостоятельный документ.

2) В содержании работы необходимо указать, что раздел приложений есть в наличии (после списка источников).

3) Между приложением и текстом диплома существует взаимосвязь, которая прослеживается в виде ссылок на материалы приложения. Приложения размещают по мере их упоминания в тексте.

Пример: В структуре сводного бюджета республиканский занимает около половины (см. Приложение А).

4) Если приложения являются продолжением диплома, то необходимо разделить основной текст и графические материалы. Для этого перед разделом приложений размещают лист бумаги, где пишут слово Приложения (положение на листе может быть различным, как и написание: Приложения или ПРИЛОЖЕНИЯ).

5) Нумерация приложений: могут иметь собственную нумерацию, либо сплошную нумерацию, которая идет по всему тексту работы, включая и раздел приложений.

6) Каждому приложению соответствует отдельная страница, на которой сверху посередине пишут слово Приложение, а также его номер. Также под словом Приложение с новой строки указывают заголовок, записанный с прописной буквы.
Пример:

Приложение А

Структура доходов бюджета Симферопольского района (2012)

Совет: внимательно изучите методические рекомендации вашей кафедры, т. к. оформление может варьировать. Положение слова Приложение на странице (в правом верхнем углу или посередине), написание – Приложение или ПРИЛОЖЕНИЕ, буквенное и цифровое обозначение приложений.

7) Согласно ГОСТу для обозначения приложений используют заглавные буквы русского алфавита, но есть исключения: Ё, З, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. Кроме того, можно использовать буквы латинского алфавита (исключения I и O). Если вы исчерпали буквенный запас, то можно обозначать приложения арабскими цифрами.

Совет: в разделе приложений не следует руководствоваться принципом, чем больше, тем лучше. Лучше отобрать действительно нужную информацию, которая раскрывает суть вашего исследования. Рекомендуют включать в диплом 8– 10 приложений.

8) Одно приложение в тексте обозначают, как Приложение А

9) Если текст приложения очень объемный, то его могут разделить на более дробные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). В пределах каждого приложения их нумеруют. Буквенное обозначение ставят перед номером.
Пример: Приложение В 1.1

10) Одно приложение может состоять из нескольких листов, тогда необходимо указать:
А) если 2 листа, то на втором листе указывают Окончание Приложения Б;
Б) если более 2 листов, то на втором и последующих необходимо указать Продолжение Приложения Б, тогда на последнем листе не забудьте указать Окончание Приложения Б.