1С 8 бюджетирование

Содержание

Бюджетный процесс в организации имеет циклический характер с периодом, равным временному интервалу, на котором осуществляется бюджетирование и для которого разрабатывается бюджет. Этот интервал называется бюджетным периодом. В большинстве случаев он составляет один год. В течение бюджетного периода основные вопросы планирования решаются бюджетным комитетом на своих регулярных совещаниях.

Бюджетирование, однако, касается не только периода, к которому относится план. Очевидно, что разработка плана должна начаться еще до начала бюджетного периода, а процедуры контроля — завершиться после него. Все эти составляющие формируют бюджетный цикл, который включает в себя следующие этапы:

  1. постановка целей на бюджетный период;
  2. сбор информации для разработки проекта бюджета;
  3. анализ и обобщение собранной информации, формирование проекта бюджета;
  4. оценка проекта бюджета и корректировка его при необходимости;
  5. утверждение бюджета;
  6. исполнение бюджета и текущая корректировка показателей,
  7. текущий и итоговый анализ отклонений;
  8. представление отчета о выполнении бюджета и анализ достижения целей организации за отчетный период;
  9. выработка рекомендаций для корректировки бюджета текущего периода и разработки будущих бюджетов.

Все эти этапы объединяются в три основные фазы, четко разграниченные по времени. До начала бюджетного периода этапы подготовки бюджета объединены в фазу планирования. С началом бюджетного периода начинается фаза реализации, которая включает помимо исполнения бюджета все текущие аналитические процедуры. Подготовка итоговых отчетов и анализ ex-post формируют завершающую фазу бюджетного цикла. Таким образом, бюджетный цикл, соответствующий одному бюджетному периоду, длится гораздо дольше, чем сам бюджетный период, поскольку начинается задолго до его начала и заканчивается после его завершения, когда уже длится фаза реализации следующего цикла. На практике получается, что через очень небольшой промежуток времени после завершения отчета об исполнении бюджета нужно начинать готовить следующий бюджет.

Предполагается, что бюджетный период длится один год — с 1 января по 31 декабря 01-го года (номер года условный и нужен для того, чтобы наглядно показать длительность бюджетного цикла по сравнению с бюджетным периодом).

Гибкий бюджет по своей форме и составу показателей совпадает с обычным бюджетом, однако составляется в нескольких вариантах, отражающих различные объемы деловой активности. В случае составления бюджета производства объемом деловой активности следует считать запланированный объем выпуска.

Постановка задачи.

Рассмотрим пример составления гибкого бюджета производства в 1С:УПП на примере следующих исходных данных:

Табл.1 Исходные данные: Затраты на производство 1 единицы продукции «Изделие 1».

Затрата Стоимость (руб.) Количество
Прямые затраты 4.76
Производственные материалы 2.95
Материал 1 (шт.) 1.45 1
Материал 2(м3) 1.5 10
Зарплата основных рабочих 1.81
Расценка по операции 1 0.36 1
Расценка по операции 2 1.45 1
Переменные накладные затраты 1.117
Зарплата вспомогательного персонала 1.1
Смазочные материалы 0.012
Обтирочные материалы 0.005
Электроэнергия 0.1
Итого: 5,977

Табл.2 Постоянные затраты цеха, в котором производится «Изделие 1».

Затрата Стоимость (руб.)
Постоянные затраты 11 750
Амортизация 2 000
Зарплата упр.персонала 9 500
Канц.товары 250

В зависимости от спроса на изделие месячный объем выпуска может колебаться в диапазоне от 400 до 1000 шт. Необходимо составить 4 варианта бюджета с шагом 200 шт. Необходимо составить гибкий бюджет на октябрь 2010.

Ввод данных в справочно-нормативную систему в программе 1С:УПП.

  • В справочник «Статьи затрат» введем статьи «Основные производственные материалы» и «Зарплата основных рабочих». В нашем примере эти данные будут использованы для связи данных нормативов к статьям бюджета.
  • В справочник «Номенклатура» введем позиции «Изделие 1″(вид номенклатуры — продукция), «Материал 1» и «Материал 2» (вид номенклатуры – материал, статья затрат «Основные производственные материалы»).
  • Зарегистрируем в системе плановые цены на выходное изделие и комплектующие. При этом дата документа установки цен не должна превышать дату составления бюджета (лучше всего начало года ).
  • Рис.1 Ввод в 1С:УПП сведений о плановой себестоимости.

  • В справочник «Спецификации номенклатуры» введем спецификацию (вид спецификации — сборочная, продукция — Изделие 1, активная). При заполнении таблицы «Комплектующие» автоматически должна подставиться статья затрат.

    Рис.2 Заполнение спецификации в 1С:УПП для «Изделия 1».

    После ввода спецификацию необходимо установить основной на дату, предшествующую дате составления бюджета (лучше всего начало года ).

  • Для спецификации введем технологическую карту:
  • Рис.3 Заполнение в 1С:УПП технологической карты для «Изделия 1».

  • При вводе расценок нужно указать величину расценки статью затрат:
  • Рис.4 Ввод расценок в 1С:УПП по производственным операциям для «Изделия 1».

  • В справочник «Сценарии» (интерфейсы «Планирование», «бюджетирование») введем 4 элемента, отражающие варианты гибкого бюджета «Гибкий 1″… «Гибкий 4» с настройкой: Детализация планирования – «Номенклатура», периодичность «месяц», валюта – руб., учет по суммам – вкл., учет по количеству – вкл.
  • Для наполнения бюджета, в нашем случае – бюджета производства необходимо предварительно описать показатели в справочнике «Статьи оборотов по бюджетам» введем статьи:
  • Табл.3 Статьи оборотов по бюджетам.

    Наименование статьи Учет по сумме Учет по количеству Учет по номенклатуре
    Объем деловой активности
    Прямые затраты
    Зарплата основных рабочих
    Основные материалы(расход)
    Переменные накладные затраты
    Зарплата вспомогательного персонала
    Обтирочные материалы
    Смазочные материалы
    Электроэнергия
    Постоянные затраты
    Амортизация
    Зарплата упр.персонала
    Канц.товары

    Рис.5 Пример настройки в 1С:УПП статьи оборотов по бюджетам.

  • Из созданных статей оборотов соберем бюджет производства. Для этого в справочнике «Бюджеты» создадим новый элемент (наименование – «Бюджет производства», тип бюджета – «Прочие оборотные бюджеты»). Затем по кнопке «Перейти» нужно перейти в справочник «Статьи бюджета», где составим бюджет из созданных ранее статей оборотов. При заполнении этого справочника большое значение имеет порядок ввода элементов. В каком порядке следуют элементы – в таком они будут выводиться на печать в различных отчетах по бюджету. В нашем случае для сортировки статей будем использовать код, поэтому рекомендую вводить элементы в порядке возрастания кода:

Табл.4 Заполнение справочника «Статьи бюджета».

Код Наименование Статья оборотов
000000001 Объем деловой активности Объем деловой активности
000000002 Прямые затраты
000000003 Зарплата основных рабочих Зарплата основных рабочих
000000004 Основные производственные материалы Основные материалы(расход)
000000005 Переменные накладные затраты
000000006 Зарплата вспомогательного персонала Зарплата вспомогательного персонала
000000007 Обтирочные материалы Обтирочные материалы
000000008 Смазочные материалы Смазочные материалы
000000009 Электроэнергия Электроэнергия
000000010 Постоянные затраты Постоянные затраты
000000011 Амортизация Амортизация
000000012 Зарплата упр.персонала Зарплата упр.персонала
000000013 Канц.товары Канц.товары

Настройка источников данных в 1С:УПП

В нашем примере нам потребуются 2 источника данных: планы производства, содержащие планы выписка Изделия 1, и данные справочно-нормативной системы, привязанные к планам производства.

  • Создание документов «План производства».
  • В соответствии с исходными данными нашего примера для сценария «Гибкий1» создадим план производства на 400 шт. Изделия 1. Для установки цен по кнопке «Цены и валюта» нужно указать тип цен – «Плановая себестоимость». В колонке «Спецификация» в нашем примере необходимо выбрать спецификацию «СП на Изделие 1». Дата планирования в соответствии с постановкой задачи – 01.10.2010.

    Рис 6. Заполнение в 1С:УПП документа «План производства».

    Далее аналогично (можно копированием) следует создать еще 3 документа: для Сценария «Гибкий2» на 600 шт., для Сценария «Гибкий3» на 800 шт. и для Сценария «Гибкий4» на 1000 шт.. Опишем источник данных для плана производства. Для этого в справочнике «Источники данных для расчетов бюджетирования» введем новый элемент «Планы производства: обороты». В качестве источника выберем одну из стандартных источников, предлагаемых типовой конфигурацией «1С:УПП 8 (ред 1.3)» — «Планы производства: обороты»(Разделы управленческого учета). При выборе автоматически установятся: наименование, границы данных, показатели. Далее необходимо установить связи с измерениями бюджетирования и условия на отбор.

    Рис. 7 Описание в 1С:УПП источника данных для планов производства.

    На закладке отбор обязательно нужно установить условие для сценария, так как в тех документах подсистемы бюджетирования, которыми мы будем пользоваться, нет возможности установить отбор по сценарию.

    Рис.8 Заполнение закладки «Отбор» для источника данных.

    Таким образом, в справочнике «Источники данных для расчетов бюджетирования» должно появиться 4 источника (по числу сценариев). После записи источника кнопкой «Проверить» можно посмотреть, какие данные будут выбраны системой для дальнейшей обработки в соответствии с настройкой источника.

  • Получение данных о затратах на производство продукции.
  • Для получения данных о затратах нам придется объединить данные 5-ти таблиц: планы производства, спецификации, плановая себестоимость, технологические карты, расценки. Логика выборки данных будет следующей: в планах производства есть количество выпускаемой номенклатуры, для которой указаны спецификации. В спецификациях указано количество комплектующих, статья затрат. Для каждой позиции комплектующих нами была установлена плановая себестоимость. Умножив себестоимость на количество комплектующих и количество изделий по плану выпуска получим сумму затрат по сценарию для материалов. К спецификации может быть привязана тех.карта из которой можно узнать сколько операций и по каким расценкам нужно выполнить для производства одного изделия. Умножив количество изделий на количество операций и расценку получим сумму затрат по сценарию для оплаты труда.

    Описать источник данных с таким сложным алгоритмом выборки можно только с произвольного запроса. На панели действий формы нажмите «Произвольный запрос» и введите текст запроса на закладке «Настройка/Запрос». На закладке «Настройка/Параметры» укажите значение параметра «Плановая Себестоимость» (Тип значения — справочник «Типы цен номенклатуры»).

    Рис.9 Заполнение закладки «Параметры».

    На закладке «Данные» нужно установить границы и связь с измерениями.

    Рис.10 Заполнение закладки «Данные».

    При помощи этого источника нам предстоит получить данные для 2-х статей бюджета («Зарплата основных рабочих» и «Основные производственные материалы») и 4-х вариантов сценария (Гибкий1…Гибкий4). Таким образом, в справочнике «Источники данных для расчетов бюджетирования» должны появиться 8 записей, отличающихся только закладкой «Отбор». Предположим, что расходы по статье затрат «Основные производственные материалы» у нас всегда соответствуют статье оборотов «Основные материалы(расход)», а расходы по статье затрат «Зарплата основных рабочих» всегда соответствуют статье оборотов «Зарплата основных рабочих».

    Рис 11. Пример заполнения закладки «Отбор» для варианта «Гибкий1, Основные производственные материалы».

    Следует отметить, что предлагаемая настройка запроса для статьи оборотов работает только в рамках нашего примера. Современные предприятия могут использовать сложные спецификации, включающие в себя полуфабрикаты и узлы. К спецификациям на полуфабрикаты могут быть привязаны дополнительные тех.карты. Процесс расчета затрат и разузлования спецификаций уже нельзя будет провести в рамках настройки произвольного запроса для источника данных. Кроме того, следует иметь в виду, что такой запрос будет занимать много времени на выполнение, и отчеты по статьям оборотов подсистемы бюджетирования будут строиться очень медленно. Решением этой проблемы могло бы стать хранение данных расчета затрат для себестоимости в регистрах «1С:Предприятие 8». С этой точки зрения можно взглянуть на документ «Расчет плановой себестоимости», который был добавлен разработчиками в ред.1.3.

  • Документ «Расчет плановой себестоимости» в 1С:УПП.
  • Этот документ позволяет рассчитать плановую себестоимость продукции в соответствии со спецификацией. То есть, для отобранной номенклатуры продукции по основной спецификации автоматически определяется состав и количество комплектующих, а стоимость комплектующих определяется по указанному типу цен. Таким образом, плановая себестоимость продукции рассчитывается равной суммарной стоимости комплектующих, входящих в основную спецификацию. Результаты расчета себестоимости при нажатии кнопки «Рассчитать» помещаются на закладку «Себестоимость», а данные для расчета – на закладку «Состав затрат».

    Рис.12. Форма документа «Расчет плановой себестоимости».

    К сожалению, данные о расценках из тех.карты, закрепленной за основной спецификацией автоматически на закладку «Состав затрат» не попадают, при необходимости можно добавить новые затраты вручную, при этом себестоимость будет автоматически пересчитана. При добавлении новых затрат для выбора доступен только справочник «Номенклатура», связь с расценкой тех.карты и статьей затрат на производство при этом теряется. В силу этих причин использовать перспективную задумку разработчиков с документом «Расчет плановой себестоимости» в рамках нашего примера не удалось.

Данные о переменных накладных расходах.

Для расчета сумм переменных накладных расходов удобно воспользоваться механизмом расчета оборотов зависимых статей по влияющей статье. Нам понадобится документ «Установка зависимостей оборотов по статьям».

Рис.13 Заполнение документа «Установка зависимостей оборотов по статьям».

В качестве влияющая статья выступает «Объем деловой активности». В нее из планов производства будет попадать количество выпускаемой продукции. Реквизит «Номенклатура» тоже следует заполнить, так как для других видов продукции величина переменных накладных расходов на единицу может отличаться.

В соответствии с постановкой задачи, данные по зависимым статьям не нужно детализировать с точностью до отдельной номенклатурной позиции – достаточно общей суммы по статье. Поэтому, кроме колонки «Статья оборотов» нужно заполнить колонки «Реквизит для суммы» и «К-т для суммы». Остальные колонки не заполняются. Наверное, было бы просто воспользоваться этим же документом и для регистрации прямых расходов. В этом случае в графе «Статья оборотов» было бы, например, «Основные производственные материалы», «Реквизит для суммы» – количество, «К-т для суммы» — 1.5, «Реквизит для количества» – количество, «К-т для количества» — 10, «Зависимая номенклатура» — Материал2. Это бы существенно упростило нашу задачу. Но в реальной жизни часто бывает так, что выпуск одной и той же продукции может быть запланирован сразу по нескольким спецификациям (допустим, если продукция выпускается с различными характеристиками). В этом случае прямые затраты для каждой спецификации будут различны, а документ может зарегистрировать только один вариант.

Заполнение бюджета «Гибкий 1».

  • Ввод данных по статье «Объем деловой активности».
  • Для регистрации оборота по этой статье создадим документ «Расчет по модели бюджетирования». В шапке документа укажем дату планирования – 01.10.2010, сценарий – «Гибкий1», основной источник данных – «Планы производства обороты (Гибкий1)»(источники данных для расчетов бюджетирования). На закладке «Параметры расчета (по строке таблицы)» установим связь с измерениями бюджетирования. В реквизите «Расчет количества» на этой же закладке выбираем показатель «Количество: оборот».

    Рис 14. Заполнение в 1С:УПП документа «Расчет по модели бюджетирования».

    По кнопке «Выполнить расчет» необходимо провести расчет. Результаты расчета можно посмотреть по кнопке «Просмотр операций». При просмотре операций видно, что одновременно с оборотом по статье «Объем деловой активности» сформировались так же зависимые обороты. Для записи получившихся результатов документ необходимо провести.

    Рис. 15 Просмотр операций для документа «Расчет по модели бюджетирования».

  • Ввод оборотов по статьям «Основные производственные материалы» и «Зарплата основных рабочих».
  • Для ввода этих оборотов, так же как и для статьи «Объем деловой активности», создадим документы «Расчет по модели бюджетирования». Основные источники данных выбираем из источников, созданных с использованием произвольного запроса. Для материалов в источнике должен быть отбор: сценарий – «Гибкий1», статья затрат – «Основные производственные материалы». Для зарплаты: сценарий – «Гибкий1», статья затрат – «Зарплата основных рабочих». На закладке «Параметры расчета (по строке таблицы)» установим связь с измерениями бюджетирования. В реквизите «Расчет количества» на этой же закладке выбираем показатель «Количество: оборот»(только для материалов), в реквизите «Расчет суммы» — «Стоимость:оборот».

  • Обороты по постоянным затратам зафиксируем при помощи документа «Бюджетная операция». Таких документов будет 3 (по числу статей в нашем примере).
  • Рис. 16 Заполнение в 1С:УПП документа «Бюджетная операция».

  • Проверку данных бюджета можно осуществить, сформировав отчет по бюджету.

Рис.17 Отчет по бюджету для сценария «Гибкий1» в программе 1С:УПП.

Формирование бюджетов для сценариев «Гибкий2», «Гибкий3», «Гибкий4».

При помощи обработки «Копирование данных бюджетирования» можно автоматически получить данные для других сценариев. Способ копирования – «Из интервала в интервал», копируемые документы: «Бюджетные операции», «Документы расчетов по моделям».

Рис.18 Настройка в программе 1С:УПП обработки «Копирование данных бюджетирования».

После нажатия кнопки «Выполнить» на закладках «Новые бюджетные операции» и «Новые документы расчетов по моделям», бюджетные операции нужно просто провести (на панели управления списком документов есть соответствующая кнопка). Документы «Расчет по модели бюджетирования» нужно предварительно исправить: открыть каждый документ и заменить в нем основной источник данных. После этого их нужно рассчитать и провести.

Печатную форму гибкого бюджета производства получаем при помощи отчета «Сравнительный анализ оборотов по бюджету». В окне настройки отчета указываем список сценариев, описывающий различную деловую активность.

Рис.20 Печатная форма гибкого бюджета производства, полученная при помощи отчета «Сравнительный анализ оборотов по бюджету».

Анализ отклонений гибкого бюджета для принятия управленческих решений.

По итогам работы за месяц станет известно количество и ассортимент фактически произведенной продукции. Для этих данных по нашей модели можно рассчитать плановые затраты, а затем сопоставить их с фактически понесенными затратами. Расчетные плановые затраты поместим в эталонный бюджет производства, для этого создадим новый сценарий «Эталон» и введем документ «План производства», указав в нем фактически выпущенную продукцию.

Рис.21 План производства в программе 1С:УПП для эталонного бюджета.

Далее описываем новые источники данных для сценария «Эталон» и обработкой «Копирование данных бюджетирования» наполняем эталонный бюджет данными.

Рис.22 Результат формирования эталонного бюджета.

Зарегистрируем в системе данные о фактически понесенных затратах и объеме выпуска при помощи документа «Учет фактических данных по бюджетам».

Табл.5 Заполнение табличной части документа «Учет фактических данных».

Анализ отклонений можно провести при помощи отчета «Сравнительный анализ оборотов по бюджету». Для этого предварительно настроим отчет.

Рис.24 Печатная форма для анализа отклонений, полученная при помощи отчета «Сравнительный анализ оборотов по бюджету».

В колонке «Эталонный период» находятся данные эталонного бюджета. В колонках отчета «Сравниваемый период 2» и «Сравниваемый период 3» можно увидеть управляемое отклонение связанное с изменением уровня деловой активности, запланированного по сценариям «Гибкий1» и «Гибкий2». В колонке «Сравниваемый период 1» выведены контролируемые отклонения. Например, в строке «Основные производственные материалы» увеличение суммы расходов связано с перерасходом материалов, в строке «Канцтовары» отклонения, возникшие за счет неэффективного контроля за издержками. Если добавить в отчет дополнительную группировку по номенклатуре, то будет видно, что увеличение расходов по статье «Основные производственные материалы» для Материала 2 связано с увеличением себестоимости материала, вызванного скорее всего ростом закупочных цен.

Таким образом, при помощи гибкого бюджета, реализованного средствами «1С:УПП 8» стал возможен факторный анализ фактических отклонений, вызванный изменением уровня деловой активности и неэффективного контроля за производственными затратами.

Спасибо!

На странице лишь часть возможностей подсистемы «Бюджетирование». С полными возможностями можно ознакомиться в документации. А с примерами применения в вебинарах «Решение практических задач с использованием 1С:ERP» и докладе «Сценарии использования подсистемы бюджетирования в 1С:ERP».

Книга Академии ERP «Финансовое планирование и бюджетирование»

Также рекомендуем книгу «Академия ERP: Финансовое планирование и бюджетирование». В книге рассматриваются теория и практика финансового планирования и бюджетирования в коммерческих организациях. Вопросы автоматизации процесса бюджетирования и казначейских функций иллюстрируются на примере 1C:ERP.

Финансовое планирование и бюджетирование являются неотъемлемой частью деятельности любой компании. Они обеспечивают прогнозирование деятельности, поддержку принятия управленческих решений, мотивацию и контроль работы подразделений и сотрудников.

Книга адресована специалистам, участвующим в бюджетных процессах в качестве исполнителей, а также отвечающим за процессы бюджетирования на стороне компаний, специалистам по внедрению систем автоматизации и пользователям программных продуктов «1С:Предприятие».

Демо версию книги можно посмотреть тут.

Основные возможности и преимущества «Бюджетирования»

Бюджетирование в «1С:ERP Управление предприятием» позволяет осуществлять финансовое планирование деятельности компании, вырабатывать оптимальные решения и контролировать достижение финансовых целей компании. Методы бюджетного планирования могут использоваться на стратегическом, тактическом и операционном уровнях. Ключевые особенности подсистемы «Бюджетирование» в «1С:ERP Управление предприятием» — это гибкость и масштабируемость для любого предприятия, удобный механизм настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.

Управление финансами и бюджетирование Преимущества подсистемы «Бюджетирование»:

  • это оперативно — не нужно ждать отчетов из соответствующих подразделений;
  • информация вводится только один раз — не нужно тратить время на ввод информации, полученной из других подразделений, в финансовые планы;
  • данные надежно защищены от потери и несанкционированного доступа;
  • широкие возможности финансового моделирования — планирование с учетом различных внешних и внутренних факторов;
  • гибкие отчеты в режиме онлайн, которые не надо «формировать» — они уже готовы.

Моделирование финансовых планов

В программе предусмотрен удобный инструментарий, позволяющий моделировать перспективные финансовые состояния предприятия с учетом имеющихся ресурсов, а также возможностей по привлечению дополнительного капитала. При построении бизнес-модели для нее предусмотрены следующие критерии:

  • регулируемая глубина детализации до организаций и подразделений предприятия;
  • индивидуальная настройка каждой из моделей с использованием подчиненных бюджетов произвольного уровня сложности;
  • неограниченное количество одновременно используемых моделей.

Производство стеллажей (модели бюджетирования)

Планирование оплат по планам продаж и закупок. Интеграционные возможности бюджетирования позволяют при построении бизнес-модели учитывать данные из других источников (например, планы продаж, закупок, производства). Предусмотрено автоматическое заполнение аналитик по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств из документов планирования, касающихся торгово-закупочной деятельности предприятия. Кроме того, возможно планирование оплат как по выбранной статье бюджета, так и раздельное планирование оплат на аванс и оплату после отгрузки.

Настройка автоматического заполнения аналитик

Контроль расходов денежных средств. Система позволяет обеспечить оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент формирования заявки на выплату денежных средств.

Классификация по типам имеет следующий вид:

  • разрешающий — разрешают проведение заявок на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам (если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано);
  • дополнительно ограничивающий — выполняют функцию задания дополнительного лимита к основному, например, определен лимит по выбранной статье денежных средств, а требуется дополнительно установить лимит на партнера;
  • информационный — информируют о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокируют ее проведение.

Контроль над использованием денежных средств может быть организован для произвольного периода (день, неделя, месяц, квартал, полугодие, год) по любым аналитикам доступным для документа Заявка на расходование денежных средств (например, статьи движения денежных средств, партнеры, подразделения и так далее).

Сравнение фактических и плановых данных

Сравнение прогнозных и фактических данных финансового состояния предприятия осуществляется в рамках бизнес-модели с возможностью использования различных сценариев (например, Квартальный план и Квартальный план с учетом внешних факторов) с оценкой итоговых сумм в валютах:

  • операции;
  • сценария;
  • управленческого/регламентированного учета.

Месячный план (сценарии бюджетирования) Источниками фактических данных для бюджетирования могут быть:

  • оперативный учет — источниками данных являются хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции;
  • регламентированный/международный учет — источниками данных являются остатки и обороты по счетам соответствующего плана счетов;
  • произвольные данные — позволяет настроить произвольную схему получения любых доступных в учетной системе фактических данных.

Оперативный учет

Скользящее планирование

В подсистеме «Бюджетирование» поддерживается скользящее планирование, отличительной особенностью которого является последовательный сдвиг периода планирования на величину, кратную периодичности планирования.

По прошествии одного периода в ранее введенные планы вносятся корректировки и добавляются новые периоды для сохранения итогового количества плановых периодов. Например, помесячный план на 3 месяца вперед каждый месяц уточняется на следующие 3 месяца.

Анализ бизнес-модели

Анализ может быть произведен с использованием трех различных типов бюджетных отчетов:

  • Бюджет — отображает только плановые значения;
  • Сравнение сценариев — позволяет сравнивать разные планы и контролировать отклонения по бюджетным статьям;
  • План-фактный анализ — позволяет сравнивать выбранный сценарий с фактическими данными, полученными за отчетный период.

При помощи данных типов отчетных форм доступно проведение анализа различного вида, например, план-факт и план-план с возможностью расчета отклонений в суммовом или процентом отношении.

БДР (с учетом внешних факторов) (Вид бюджета) Регламент бюджетного процесса

Ведение бюджетной компании на предприятии может быть реализовано с помощью автоматизации управленческих процессов. Регламенты бюджетирования могут быть обличены в строгие этапы бюджетного процесса с формированием задач ответственным исполнителям и контролем над исполнением.

Процесс подготовки бюджетов

Бюджетный процесс в системе предполагает описание бюджетного регламента в виде бюджетных этапов, определяющих ввод плановых данных, расчет планов, контроль над исполнением планов, факторный план-фактный анализ, предполагает персонифицированную ответственность исполнителей за выполнение задач.

Система позволяет высылать задачи исполнителям на электронную почту, контролировать исполнение.

Разработка плана производства

Оценка исполнения бюджетного процесса

Для упрощения контроля за своевременным выполнением бюджетного процесса предусмотрено отдельное рабочее место — Монитор бюджетного процесса.

Ключевым достоинством рабочего места является компактное представление больших объемов данных, облегчающее принятие управленческих решений, основанных на визуальной оценке. Визуальные средства управления позволяют увидеть отклонения от поставленных задач управления, отставание от сроков бюджетной кампании, установить причины, и принять меры по повышению эффективности.

Монитор бюджетных процессов

Кроме того, Монитор бюджетного процесса позволяет оперативно выявлять конфликты, заложенные при назначении нормативных сроков исполнения бюджетных задач. Например, процесс планирования инвестиционного бюджета на следующий месяц не будет завершен к его началу. Кроме этого возможно проведение комплексной оценки загруженности персонала, вовлеченного в бюджетный процесс, и анализ объемов поставленных пользователям задач.

Подробнее о возможностях подсистемы Бюджетирование см. доклад «Сценарии использования подсистемы бюджетирования в 1С:ERP».

На встречах с нашими клиентами мы часто сталкиваемся с тем, что до сих пор многие — даже крупные компании — ведут свой бюджет в Excel. Данная система хорошо знакома всем финансистам. Она позволяет вводить любые формулы и строить практически любые взаимосвязи и прогнозы.

Однако чем крупнее компания, тем сложнее ее бюджеты. В холдинговых компаниях с различными видами бизнеса собрать единую бюджетную модель часто очень затруднительно.

Обычно в практике компании имеют набор различных файлов по операционной, финансовой, инвестиционной деятельности в разрезе ЦФО, филиалов, номенклатуры, нормативов, договоров и другой аналитики. Все эти файлы служат для построения сводных бюджетов (БДР, БДДС и баланса) по одному прогнозному сценарию.

Редактировать данные в одном таком файле в один момент времени может только один финансист. Время на подготовку таких бюджетов, их корректировку и согласование уходит колоссальное. Бюджетная модель таких компаний очень трудоемкая и часто недостоверная.

Современные информационные системы

Современные информационные системы, в частности комплексные решения управления финансами линейки БИТ.ФИНАНС, позволяют формировать операционные бюджеты, бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, прогнозный баланс.

Программные продукты БИТ.ФИНАНС — это специализированная линейка удобных и надежных инструментов оперативного планирования и контроля финансовых средств и денежных потоков компании, бюджетирования и план-фактного анализа, ведения управленческого учета и учета по МСФО.

Решения линейки БИТ.ФИНАНС разработаны как интегрированные дополнения к наиболее популярным в России учетным системам на платформе «1С:Предприятие 8» — «1С: Бухгалтерия 8 ПРОФ/КОРП», «1С: Комплексная автоматизация 8», «1С: Управление производственным предприятием 8».

Бесшовная интеграция позволяет пользователям иметь одну точку ввода информации и получать полную управленческую отчетность по полному циклу деятельности предприятия.

Решаемые задачи:

  • Сбор и анализ мастер-бюджетов (БДДС, БДР, Баланс) компаний;
  • Получение фактических данных по бюджетам;
  • Повышение качества контроля за исполнением бюджетов;
  • Формирование отчетности, необходимой для анализа и принятия управленческих решений;
  • Интеграция подразделений в общую информационную модель в качестве участников процесса бюджетирования;
  • Снижение трудоемкости и сроков бюджетного процесса.

В программах линейки БИТ.ФИНАНС предусмотрены следующие разрезы планирования:

  • Период
  • Сценарии
  • ЦФО (Финансовая структура)
  • Статья оборотов по бюджету
  • Номенклатурная группа
  • Банковский счет
  • Проект
  • Произвольные аналитики (Склады, Организации, Объекты строительства, Вид деятельности и т.д.)

Программные продукты БИТ.ФИНАНС позволяют хранить в системе бюджеты с разной периодичностью планирования (месяц, квартал, полугодие, год и др.), а также несколько версий одного и того же бюджета на один период (оптимистический, пессимистический, актуализированный и др.).

В системе предусмотрена гибкая аналитическая наглядная отчетность, легко настраиваемая в режиме «1С:Предприятие».

Отчеты позволяют анализировать данные во всех имеющихся разрезах, с функцией «drill-down» (провалиться) до первичных документов.

В отчетах возможна произвольная группировка строк и колонок, настраиваемая в пользовательском режиме, расшифровка данных по любой аналитике, реквизитам справочников, регистратору, произвольные отборы и сортировка.

Инна Изотова,
руководитель отдела по работе с клиентами